La Mecnica administrativa

Los tres elementos que integran la "mecnica administrativa" son: La PREVISIN. La PLANIFICACIN. La ORGANIZACIN. El primer elemento es la PREVISIN (pre: antes, y visin): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, segn Steward Thompson, "la previsin identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas". Dentro de la previsin consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es mxima en la Administracin, porque el resto de los elementos habr de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organizacin moderna que no las realice para saber con qu elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. As, se investigan los mercados, los crditos, los nuevos productos, los avances cientfico-tcnicos, al personal que asumir, etc. Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, est vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisin implica necesariamente elegir entre dos o ms alternativas. El segundo elemento es la PLANIFICACIN (plan deriva de plano). La etimologa indica, as, que lo que hacemos es fijar "planos" para orientar nuestra accin. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. Todos pueden tener relacin con la Administracin, mencionaremos para entender mejor los ms referidos a la Administracin que son: los programas, los presupuestos, los procedimientos y las polticas. Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea, fijar tiempos precisos a cada actividad concreta, y asegurarnos despus de que estos tiempos se cumplan con exactitud. De ah, que los programas sean una de las actividades esenciales en la administracin. Uno de los errores ms comunes, y a la vez de los ms graves, que suelen cometerse en la direccin es el de dejar "abierto" el tiempo en que cada actividad debe realizarse. "Lo ms rpido que se pueda", "lo ms pronto posible", "a la mayor brevedad que sea factible"; son expresiones muy frecuentemente utilizadas y, que, pese a que indican aparentemente urgencia, dejan a una interpretacin subjetvale qu debe entenderse por "pronto, rpido, breve", ms efectivo sera decir: "para hoy mismo", "para dentro de ocho das", "para el prximo da diez". Los programas establecen, adems, para cada tiempo, la lista de funciones y actividades que deben realizarse. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administracin.

Los presupuestos: son planes estimados en cantidades, ya sea que estas se fijan en nmero, como es frecuente hacerlo en los departamentos de produccin por ejemplo: mil unidades diarias, cien kilos al mes, etc., o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al ao, reducir el diez porciento de los costos. Los presupuestos representan uno de los aspectos ms tiles en la Administracin, estos pueden determinar de manera general o por toda precisin y tcnica. Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijacin de pasos y secuencias, es decir, por el "como" concreto de cada actividad. Las polticas: son cursos generales de accin. Son como las llama R. Terry, "Los objetivos en accin". Esto significa que la poltica contiene, no solo la orden de alcanzar el objetivo, sino, inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo, en forma tal que pueda existir una adecuada delegacin de autoridad. Dado que la delegacin adecuada es uno de los requisitos de la Administracin, fcilmente se comprender el papel que tiene la fijacin de polticas, ya que la delegacin de autoridad no puede realizarse eficazmente sin polticas bien establecidas. El tercer elemento es la ORGANIZACIN, existen tres grandes campos de la organizacin vinculadas a la Administracin, estos son: - la determinacin y divisin de las funciones. - la fijacin de niveles jerrquicos. - el anlisis de los puestos. La determinacin y divisin de las funciones, tendrn muchas veces que cambiarse o suprimirse, al establecer un sistema de Administracin. La fijacin de niveles jerrquicos equivale a la determinacin de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel, lo que es indispensable para la Administracin. Finalmente el anlisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente, especialista y a cada trabajador. A diferencia de lo que algunos autores especializados sealan, confundiendo a nuestro juicio el anlisis de puestos, que surgi de la valuacin de los puestos, con su concepto integral, el anlisis es un aspecto clave en la Administracin. Esto lo entendemos por supuesto, del anlisis que se realiza, no para valuar puestos, sino para el funcionamiento de la Administracin.