AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP 7.

2 : 01 PROCEDIMIENTO DE REVISION DEL CONTRATO FECHA DE EDICIN: ENERO 21/ 2002 NMERO DE HOJA: 1 de 3 1. OBJETIVO Definir las actividades necesarias para estandarizar la revisin de las exigencias, que el cliente plantea al solicitar un pedido, asegurando que la empresa tiene la capacidad de cumplirlas. 2. ALCANCE Se aplica a todas las solicitadas de compra y/o contratos presentados por los clientes, antes de ser aceptados. 3. RESPONSABLES Subgerente Contadora Administrador y gerencia 4. DEFINICIONES REVISION DEL CONTRATO: Actividades sistemticas efectuadas por el proveedor antes de firmar el contrato, para asegurarse que los requisitos de calidad se definan en forma adecuada, que estn libres de ambigedad, documentados y que sean realizables por parte del proveedor. 5. DOCUMENTO REFERENCIADO FO 7.2:01 Pedido FO 7.2:02 Cotizacin 6. POLITICA REFERENCIADA NTC ISO 9001- 2000 Numeral 7.2 7. PROCEDIMIENTO 7.1 RECEPCION Y ANLISIS DE PEDIDOS Secretaria Recibir los pedidos y registrar en un cuaderno de control de pedidos FO 7.3 :02 Clasificados por vendedor donde registra la fecha llegada, nombre del cliente, ciudad, numero del pedido, numero de prendas y la forma en que llego el pedido ya sea por correo o fax. Entrega el pedido FO 7.2: 01 a la auxiliar de cartera. Analizar el pedido FO 7.2:01, verificando que corresponde a Confecciones Nogal verificar si el cliente aparece registrado en la tarjeta kardex o buscarlo sistema. Clasifica si es cliente nuevo o antiguo teniendo en cuenta : Cliente antiguo: revisa en la tarjeta de kardex o en el sistema si el cliente esta a paz y salvo con los pagos anteriores, si es le caso que saldo pendiente tiene y las referencias comerciales que ha tenido con los anteriores pedidos.

Auxiliar de cartera

AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP 7.2 : 01 PROCEDIMIENTO DE REVISION DEL CONTRATO FECHA DE EDICIN: ENERO 21/ 2002 NMERO DE HOJA: 2 de 3 Cliente nuevo: Verifica las referencias comerciales dadas por el cliente telefnicamente como son: que tipo de ropa vende, la forma de pago, devoluciones de ropa, y el tiempo como vendedor en la empresa. Auxiliar de cartera Reporta a la gerencia la informacin obtenida de los clientes para hacer el anlisis y toma de decisiones.

Administrador Aprueba o rechaza el pedido, solicitado por los clientes para esto exige: Cliente nuevo: revisa la informacin de las referencias comerciales verificadas por la auxiliar de cartera, la cantidad del pedido, la forma de pago y las especificaciones requeridas por el cliente en el pedido. Cliente antiguo: revisa la tarjeta kardex del vendedor, los pagos realizados por el cliente, la forma de pago, devoluciones de pedidos que haya tenido anteriormente, la experiencia con la empresa; de acuerdo con esta recopilacin de informacin, analiza y determina aprobar o rechazar el pedido FO 7.2: 01 solicitado por el cliente. Firma y entrega el pedido FO 7.2: 01 a la auxiliar de cartera los pedidos aprobados si hay observaciones en cuanto a la cantidad aprobada lo registra en el pedido. Los cambios en el diseo de la prenda solicitados por el cliente son consultados con la Subgerente antes de ser aprobados. Con el fin de evaluar si es posible cumplir con los requerimientos especificados por el cliente. Confecciones el Nogal tiene parmetros establecidos registrados en el pedido FO 7.2:01 para con el cliente como son: Condiciones de pago: 30 das 10% descuento, 30 a 60 das Neto ms IVA despus de esta fecha se cobrara el 3.5% de inters de moratorio. La mercanca es elaborada de acuerdo a su pedido por lo tanto no aceptamos devoluciones salvo imperfectos de calidad 15 das despus de recibida la mercanca. Todos los despachos inferiores a $ 500.000 debern ser cancelados antes de 30 das. 7.2 RECEPCION Y ANLISIS DE COTIZACIONES Secretaria Recibe las cotizaciones de los clientes que requieren prendas de vestir para dama, infantil o uniformes, entrega las cotizaciones a la contadora. Contadora Analiza las especificaciones requeridas por el cliente, con el fin de evaluar si es posible cumplir con los requerimientos especificados por el cliente. Si el cliente manda diseo o muestra de la prenda debe detallar el diseo, color de la tela,

AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP 7.2 : 01 PROCEDIMIENTO DE REVISION DEL CONTRATO FECHA DE EDICIN: ENERO 21/ 2002 NMERO DE HOJA: 3 de 3 accesorios y dems especificaciones que el cliente requiera para la prenda, en base a esto se realiza la cotizacin solicitada por el cliente. Si el cliente no tiene diseo establecido, solicita a la diseadora elaborar diseos para prendas con la funcionalidad que el cliente requiera por ejemplo uniformes para dama entre otros, anexa la muestra de la tela que ser elaborada la prenda. Para la evaluacin de las cotizaciones de los clientes se tiene en cuenta: Capacidad productiva de planta y tiempo de entrega: Solicita al Subgerente el programa de produccin de manera que con este pueda analizar conjuntamente ( produccin administracin) si la empresa puede cumplir tanto en cantidad como el tiempo de entrega a las solicitudes presentadas. Tiempos productivos de trabajo: Solicita al jefe de produccin el tiempo total requerido para elaborar la prenda (s) y la eficiencia de las operarias de planta. Inventario de materia prima y tiempo de entrega: Solicita a la Subgerente el calculo de la cantidad y el valor de materia prima requerida para la elaboracin de la prenda (s) y cumplir con las especificaciones requeridas por el cliente. Contadora Para determinar el costo de la cotizacin solicitada por el cliente, realiza un anlisis interno de factibilidad para las prendas requeridas por el cliente. Teniendo en cuenta la informacin de la cantidad y valor de tela, accesorios, el tiempo total requerido para elaborar la prenda. Solicita a la Subgerente la revisin de la cotizacin realizada, si existe un cambio se realiza en comn acuerdo con la gerencia. Entrega la informacin a la secretaria si es el caso explica verbalmente la elaboracin de una nota importante en la cotizacin FO 7.2 : 02. Elabora la cotizacin FO 5.6: 01 registrando: fecha, cliente, direccin, atencin, precios, condiciones, para entregar en, con plazo aproximado de, referencia, cantidad, tallas, descripcin, valor unitario y valor total. Entrega la copia original de la cotizacin FO 7.2 : 02 al cliente personalmente o por correo, la copia verde es archivada en la carpeta del cliente, si es cliente nuevo abre una nueva carpeta para el cliente, la copia rosada la archiva en un carpeta general para llevar un consecutivo por el numero de la cotizacin. Recibe la notificacin del cliente en caso de salir favorecido para la elaboracin de la prenda de vestir.

Secretaria

Contadora

Recibe la orden de compra elaborada por el cliente y la archiva en la carpeta Correspondiente al cliente, si es cliente nuevo abre una carpeta al cliente. Cuando el cliente comunique a la empresa su decisin de modificar el contrato ya establecido, la gerencia analiza y autoriza estos cambios; para esto exige que sean notificados en la orden de compra. ELABORO REVISO APROBO Claudia Milena Hernndez Myriam de Gonzlez Fabio Josu Cceres Asesora del sistema de la calidad Administrador

FG 04. FLUJOGRAMA DEL PROCESO

INICIO

Analizar las solicitudes de las cotizaciones

No

Nuevos productos

Evaluar si es posible cumplir con requerimientos

Si
Realizar anlisis de factibilidad

Viable

No Si

Notificar al cliente

Enviar solicitud de cotizacin

Si
Solicitar retroalimentacin de Informacin

Negociaci n formal

No
Recibir y analizar orden de compra

La orden de compra cumple con requisitos

Si

No
Comunicar al cliente no conformidad

Notificar al cliente

Archivar la orden de compra

Fin