MODELO PARA AUDITAR LA GESTIN DE MANTENIMIENTO DE PDVSA

Emiro J., Vsquez G., C.I.: 8.394.659 (*) Sallik T., Villamizar R., C.I.: 11.021.860 Resumen: El presente trabajo de investigacin tuvo como objetivo general: Disear un Modelo para Auditar la Gestin de Mantenimiento de PDVSA. Este modelo plante la visin de disear una herramienta gerencial que permita determinar la gestin, el grado de madurez e identificar las reas de mejora potencial de la organizacin de mantenimiento, permitiendo a la Gerencia tomar decisiones que lleven a optimar el desempeo de la organizacin y la consecucin de sus objetivos, garantizando la continuidad operacional y el uso eficiente de los recursos. Esta enfocado en la Filosofa de W. Edwards Deming de mejoramiento continuo, visualizando la unidad de estudio de forma sistemtica y basndose en los 4 pasos: 1. Planificar. 2. Hacer. 3. Verificar. 4. Actuar. El tipo de investigacin utilizada es Proyecto factible, ya que propone un modelo operativo viable, se realiz una prueba piloto en la Refinera San Roque mediante una investigacin de campo, que permiti a travs de observaciones de los procesos, entrevistas y encuestas realizadas a todo el personal de la organizacin de mantenimiento evaluar si la gestin de mantenimiento cumple con lo establecido en la Norma de PDVSA MM-01-01-00 Modelo de Gerencia de Mantenimiento, para lo cual se dise un instrumento de medicin basado en la Norma COVENIN 2500-93 y tambin determin cualitativa y cuantitativamente el grado de madurez de la organizacin a travs de metodologas existentes. De esta forma se identificaron oportunidades de mejora de la Gestin de Mantenimiento proponiendo un plan de accin (objetivos y metas) que debe cumplir la gerencia auditada para encaminar su gestin a lograr el Mantenimiento Clase Mundial. Motivacin: La Gestin de Mantenimiento es de vital importancia para el proceso productivo de la Corporacin, puede llegar a convertirse en un elemento generador de valor agregado, ya que una adecuada gestin de mantenimiento garantiza la utilizacin de los activos de modo eficaz, seguro y rentable, sin afectar la

continuidad operacional. Las consecuencias de la Gestin de Mantenimiento desde el punto de vista operacional podran resumirse en: fallas de equipos, cada del desempeo, aumento de costos de produccin por paradas de plantas, efectos en el ciclo de vida de los equipos, inadecuada inversin de capital e incumplimiento de leyes, lo que impacta directamente sobre el riesgo operacional, cantidad y calidad de produccin, publicidad adversa, costos operacionales, seguridad y medio ambiente. Petrleos de Venezuela S.A. (PDVSA) a travs de la Gerencia Corporativa de Auditora Interna elabora un plan anual de auditora por medio del desarrollo de un anlisis de riesgos aplicando la metodologa COSO (Committee Of Sponsoring Organizations). Este anlisis de riesgo se desarrolla para identificar los procesos de mayores riesgos de la empresa. Un riesgo que no tiene un efecto significativo sobre la entidad y una baja probabilidad de ocurrencia, generalmente no justifica atencin seria, sin embargo, cuando presenta una alta probabilidad de ocurrencia usualmente demanda

considerable atencin. Este plan anual 2010, detect que una de las organizaciones con mayores riesgo tanto operacional, financiero, estratgico y de cumplimiento para la Corporacin, es la Gerencia de Mantenimiento. En Febrero del 2011 durante la ejecucin de una Auditora de la Gestin Operacional Refinera San Roque perteneciente a PDVSA Refinacin Oriente, la Gerencia de Auditora Interna de Puerto La Cruz, determin que uno de los mayores costos operativos esta directamente relacionado con la gestin de la Gerencia de Mantenimiento siendo una amenaza directa para el proceso productivo. Esto hace necesario la generacin de metodologas y herramientas que auditen la Gestin de Mantenimiento a fin de localizar el problema, evaluar las causas y buscar una mejora sustancial que permita obtener resultados operacionales y financieros, analizando no solo lo que hace mantenimiento si no qu tan bien lo hace. La auditora de la Gestin de Mantenimiento permitir diagnosticar el pasado, apreciar el presente y asesorar sobre la evolucin futura; evaluando constantemente la gestin de mantenimiento para tomar decisiones que permitan implementar un sistema adecuado de gestin. Por tal motivo este trabajo propone un Modelo para Auditar la Gestin de Mantenimiento de PDVSA, caso de estudio: Refinera San Roque, generando

una metodologa que sirva de instrumento de colaboracin en la toma de decisiones que le permitir a la Gerencia disponer de l en un momento determinado, implantar estrategias destinadas a mejorar de manera sistemtica los niveles de calidad y productividad y aplicar nuevas tcnicas que les permita ser altamente competitivos. La aplicacin del modelo requiere del compromiso por parte de la direccin de la Corporacin, no slo necesita disponer de una serie de recursos, sino que adems necesita ser impulsada desde la propia Direccin General hacia todos y cada uno de los responsables de la gestin de mantenimiento. Este Modelo orienta sus esfuerzos a crear el orden necesario que permita responder las siguientes interrogantes: Cules son los procesos que conforman la Gestin de Mantenimiento en PDVSA? Qu metodologa utiliza PDVSA para realizar auditoras? Qu metodologas, tcnicas y herramientas se utilizan para auditar el mantenimiento? Cmo y bajo qu metodologa funcionar el diseo del modelo? Cul es la importancia de generar un Modelo para Auditar la Gestin de Mantenimiento de PDVSA? Antecedentes: Actualmente las auditoras de mantenimiento en PDVSA son enfocadas al proceso de mantenimiento preventivo, mientras que esta idea es enfocada en la gestin de la gerencia de mantenimiento o un departamento de esta evaluado de forma sistmica. Descripcin del diseo o desarrollo: VISIN ESPERADA DEL MODELO Ser una herramienta gerencial que permita determinar la gestin, el grado de madurez e identificar las reas de mejora potencial de la gestin de mantenimiento, permitiendo a la Gerencia tomar decisiones que lleven a optimar el desempeo de la organizacin y la consecucin de sus objetivos, garantizando la continuidad operacional y el uso eficiente de los recursos. FILOSOFA DEL MODELO Este modelo esta enfocado en la Filosofa de W. Edwards Deming, que se resume de la siguiente manera: Mediante la adopcin de los principios adecuados de gestin, las organizaciones pueden aumentar la calidad y al mismo tiempo reducir los costos. La clave est en la prctica de la mejora

continua y pensar en la unidad de estudio como un sistema. Por tal motivo se basa el modelo en la metodologa de mejoramiento continuo, diseada por el Dr. Walter Shewhart en 1920 y presentada por Deming a partir del ao 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act), tambin conocido como Circulo de Deming y cuya aplicacin continua hasta la fecha. OBJETO DEL MODELO Disponer de una herramienta eficaz y confiable en apoyo de las polticas y controles de gestin de mantenimiento, proporcionando informacin sobre la cual la Gerencia de Mantenimiento puede actuar para mejorar su desempeo. OBJETIVOS DEL MODELO Los objetivos del Modelo para Auditar la Gestin de Mantenimiento en PDVSA son: a. Evaluar la gestin de mantenimiento mediante la Norma PDVSA MM-01-0100, apoyndose en la Norma Covenin 2500-93. b. Determinar el grado de madurez del sistema de gestin de mantenimiento. c. Identificar las reas de mejora potencial del sistema de gestin de mantenimiento. METODOLOGIA DE FUNCIONAMIENTO DEL MODELO La metodologa para desarrollar el modelo para auditar la Gestin de Mantenimiento de PDVSA, se desglosa en los pasos del crculo de Deming. En la siguiente figura se muestra la metodologa del modelo para auditar la Gestin de Mantenimiento de PDVSA. 1. Planificar: Designacin del lder del equipo auditor, Seleccin de auditores, Definicin del Alcance, Definicin de los criterios y Establecimiento de recursos. 2. Hacer: Elaboracin de programa de actividades de auditora en sitio, Establecimiento del contacto con el auditado, Revisin de la

documentacin, Determinacin de la viabilidad auditora, Asignacin de las tareas al equipo auditor, Preparacin de los documentos de trabajo, Realizacin de la reunin de apertura y Realizacin de trabajo de auditora en sitio. 3. Verificar: Notificacin de avance durante la auditora y Evaluacin y comprobacin de la informacin.

4. Actuar: Generacin de observaciones de la auditora, Elaboracin de documentos de observaciones de la auditora, Discusin del documento de observaciones, Preparacin del informe final de auditora, Aprobacin del informe de auditora, Realizacin de la reunin de cierre y Finalizacin de la auditora Resultados y discusin: Se aplico el modelo en la Refinera San Roque de la siguiente manera: UNIDAD DE ESTUDIO: Fuerza laboral adscrita al Departamento de Mantenimiento de la Refinera San Roque y procesos de Mantenimiento. (27 mantenedores y 3 administradores) VARIABLES: 1. Filosofa de gestin (nivel estratgico), 2. Dinmica organizacional (nivel tctico), 3. Procesos de mantenimiento (nivel operativo), 4. Mantenimiento operacional, 5. Mantenimiento predictivo, 6. Mantenimiento preventivo, 7. Sistema de control y gestin de mantenimiento, 8. Planificacin y programacin de mantenimiento, 9. Personal (Captacin, formacin e incentivos), 10. Costos de mantenimiento, 11. Repuestos, 12. Ordenes de Mantenimiento (ODM). TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS Observacin: Mediante una Gua de Observacin para la Medicin de la Norma PDVSA MM-01-01-00. Cuestionario: Mediante la aplicacin de los cuestionarios MES, MQS Entrevista no Estructurada: Mediante la aplicacin de la Matriz de factores MCM. TCNICAS DE ANLISIS DE DATOS Estadstica Descriptiva: Frecuencias Acumuladas y relativas, promedios y grficos radar. RESULTADOS Resultados de la aplicacin del instrumento de medicin de la Norma PDVSA MM-01-01-00:
N 1 2 3 FACTORES Filosofa de Gestin (Nivel Estratgico) Dinmica Organizacional (Nivel Tctico) Procesos de Mantenimiento (Nivel Operativo) TOTAL % TOTAL 43 53 58 54

Resultados de la aplicacin del cuestionario MES:

N 1 2 3 4 5

FACTORES Gerencia de los Recursos Gerencia de la informacin Mantenimiento Preventivo /Predictivo Planificacin y Programacin Soporte de Mantenimiento TOTAL

% TOTAL 58.9 26.8 24.0 63.5 48.3 44.3

SUP 53.6 25.0 5.6 51.4 47.2 36.5

PL 66.7 47.2 19.4 72.2 55.6 52.2

PR 31.0 13.9 44.4 63.9 30.6 36.7

MANT 84.5 21.0 26.4 66.7 59.7 51.7

Grfico Radar MES:

Gerencia de los Recursos
100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0

Soporte del Mantenimiento

30,0 20,0 10,0 0,0

Gerencia de la Informacin

Planificacin y Programacin

Mantenimiento Preventivo/Predictivo

Resultados de la aplicacin del cuestionario MQS:

N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 FACTORES Vnculos entre Operaciones y Mantenimiento Percepcin del Mantenimiento por la Gerencia Percepcin del Mantenimiento por Departamento de Mantenimiento Disponibilidad Costos de Mantenimiento Preparacin del Trabajo Planificacin, Programacin y Ejecucin Manejo de Repuestos Quin esta haciendo, Qu dentro de la Organizacin? Personal Recursos Adiestramiento TOTAL % 50.00 50.00 38.46 40.91 32.50 45.45 80.43 67.86 74.14 79.41 85.19 52.78 58.09

Grfico radar de MQS

Vinculos entre Operacin/Produccin y Mantenimiento

90,00

Adiestramiento

80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00

Percepcin del Mantenimiento por la Gerencia

Recursos

Percepcin del Mantenimiento por Departamento de Mantenimiento

Personal

0,00

Disponibilidad

Quien esta haciendo, Que dentro de la Organizacin?

Costos de Mantenimiento

Manejo de Repuestos

Preparacin del Trabajo

Planificacin, Programacin y Ejecucin

Resultados de la aplicacin de la Matriz de Factores MCM:

N 1 2 3 4 5 6 7 Actitud Gerencial Estatus de la Organizacin de Mantenimiento Costos Totales de Mantenimiento / Costos Totales de Produccin Formas de Resolver los Problemas Posicin de la organizacin en relacin al Mantenimiento Manejo de Informacin y Toma de Decisiones Calificacin y Adiestramiento del Personal de Mantenimiento TOTAL FACTORES UBICACIN EN ETAPA Conciencia Conciencia Inocencia Conciencia Conciencia Inocencia Conciencia Conciencia % SEGN AUDITOR 65.25 55.75 37.50 55.75 60.50 37.50 60.50 53.25

Grfico radar MCM:

Resumen de hallazgos obtenidos:

Criterio Instrumento de medicin Norma PDVSA MES MQS MCM Valor obtenido (%) 58.00 44.30 58.09 53.25 Etapa Obtenido (Evidencia) Conciencia Inocencia Conciencia Conciencia Etapa deseada > 81 % (Criterio) Competencia Competencia Competencia Competencia Diferencia de Etapa (Hallazgo) 2 3 2 2

Criterio N 1 Criterio N 2

Finalmente se presenta un informe con un plan de accin (objetivos y metas) a corto y mediano plazo para cerrar las brechas detectadas durante la auditora. Conclusiones: Auditar la gestin de mantenimiento permite diagnosticar la situacin actual de la organizacin de mantenimiento, determinando el grado de madurez de la gestin, identificando los hallazgos y proponiendo acciones que permitan a la organizacin planear, ejecutar, evaluar y corregir situaciones prioritarias que repercuten en su eficiencia y competitividad. Auditar la gestin de mantenimiento es un examen crtico, sistmico y sistemtico de cada rea de la organizacin que permite comprobar cmo se gestiona cada uno de los subprocesos de mantenimiento, mientras que la metodologa de Auditora Interna utilizada actualmente en PDVSA es para realizar Auditoras de los Sistema de Control Interno (SCI), evaluando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categoras: efectividad y eficiencia de las operaciones (solo orientada a los objetivos bsicos de negocios de una entidad, incluyendo los objetivos de desempeo y rentabilidad y la salvaguarda de recursos), confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. El modelo para Auditar la gestin de mantenimiento esta enfocado en la filosofa del Mejoramiento Continuo, basado en los cuatro (4) pasos del circulo de Deming: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, y hace referencia a la Norma ISO 19011 (Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental), tambin determina si la organizacin de mantenimiento auditada cumple con las normativas de PDVSA y las mejores prcticas de Mantenimiento Clase Mundial. El modelo de auditora de Gestin de Mantenimiento propuesto, es flexible y adaptable al contexto donde se aplique, producto de que las organizaciones de mantenimiento son dinmicas, interactivas y responde a los cambios. El xito de la aplicacin del modelo depende de la veracidad del dato, por lo tanto es importante al realizar las actividades de auditoria en sitio, no solo contar con las fuentes de informacin de datos histricos e informacin de los auditados, sino contar con la experiencia y nivel tcnico del equipo auditor.

Se seleccionaron los instrumentos de medicin de la metodologa MES, MQS y MCM porque permiten determinar el grado de madurez de la gestin de mantenimiento evaluando todos los procesos de mantenimiento y todo el personal implicado en ellos, desde la perspectiva del personal

gerencial/administrativo y ejecutor, comparando los resultados con la percepcin del equipo auditor. Los instrumentos de medicin seleccionados para realizar el diagnstico de la situacin actual de la gestin de Mantenimiento de la RSRQ, dieron resultados muy similares, evidencindose as la correlacin entre estos instrumentos y su efectividad. Aun cuando el modelo se concibi para ser aplicado bajo la responsabilidad de la Gerencia de Auditora Interna, la Gerencia de Mantenimiento podra aplicarlo directamente como herramienta gerencial para evaluar la gestin de todos sus procesos, visualizar oportunidades de mejora, tomar decisiones apropiadas, adoptar la filosofa de Mejoramiento Continuo, Confiabilidad Operacional y llevar sus prcticas hacia el Mantenimiento Clase Mundial. Segn el diagnstico aplicado en este trabajo de investigacin, la Gestin de Mantenimiento de la Refinera San Roque se encuentra en una etapa de conciencia, por lo que existe un sistema de mantenimiento bsico, pero se desconocen las mejores prcticas de Mantenimiento Clase Mundial o de las Filosofas de Mantenimiento existente, por lo tanto se considera que su gestin carece de procesos definidos que les permita controlar la Gestin a travs de los Sub-Procesos de Mantenimiento definidos en la Norma de PDVSA (MM-01-01-00, Modelo de Gerencia de Mantenimiento); por lo tanto implantar esta propuesta representa oportunidades de mejora.

Con la implantacin del Modelo para Auditar la Gestin de Mantenimiento de PDVSA propuesto, se lograr una visin de carcter gerencial, que le permita capturar las oportunidades de mejora de la organizacin para: Asegurar la disponibilidad mxima de las Plantas Operacionales, al menor costo dentro de los requisitos de confiabilidad, cantidad y calidad de produccin, costos operacionales, seguridad y medio ambiente. Aumentar los tiempos entre fallas de equipos crticos.

Incrementar el Mantenimiento Preventivo y disminuir el Mantenimiento Correctivo. Prolongar la vida til de los activos. Adecuar la estructuracin de la Base de Datos de Mantenimiento para la generacin de los informes de Gestin. Maximizar la productividad. Bibliografa: Norma COVENIN 93-2500 Norma ISO 19011-2002 Normas PDVSA: MM-01-01-00 Modelo de Gerencia. MM-01-01-01 Definiciones. MM-01-01-02 Indicadores de Gestin. MM-01-01-03 Niveles. MM-01-01-04 Guas de los niveles. MM-01-01-05 Roles y responsabilidades. MM-01-01-07 Estructura de activo. MM-01-01-08 Gua para estructura de activo. MM-02-01-00 Contexto operacional (Cap y diag). MM-02-01-01 Jerarquizacin segn criticidad (Cap y diag). MM-02-01-02 Avisos de mantenimiento (Cap y diag). MM-02-02-00 Anlisis de la funcin del activo. MM-02-02-01 Elaboracin de planes de mantenimiento preventivo. MM-02-02-02 Administracin de planes de mantenimiento preventivo. MM-02-02-03 Ordenes de mantenimiento (Planif). MM-04-00-00 Ejecucin de mantenimiento ordinario. Metodologa MES. HTTP://WWW.MARSHALLINSTITUTE.COM). Metodologa MQS. HTTP://WWW.ABSCONSULTING.COM/SVC_TRAININGPT.CFM). Metodologa MCM. ELABORADA POR RRG RELIABILITY AND RISK GROUP JBFA TRAINING. Respaldo de la propuesta: Se anexa en otro archivo, el documento completo del modelo con los anexos: instrumento de medicin para la norma PDVSA MM-01-01-00, las metodologas MES, MQS y MCM existentes.