Guideline de Relevamiento

G u i d e l i n e

DATOS DE LA EMPRESA CIENTE

Empresa Telfono Tipo de Desarrollo Desarrollo de Intranet

Sitio Web Direccin

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Objetivos y Racional
Una buena estrategia siempre comienza con la comprensin del negocio de nuestro cliente. Esto requiere slo de unos pocos prrafos describiendo el core-business. Algunas de estas preguntas pueden ser omitidas por el cliente.

Podra definir el Core Business de este nuevo desarrollo?

Cul es el beneficio principal a enfatizar en esta nueva intranet? Cules son las oportunidades de la empresa que se buscarn desarrollar con la implementacin de una Intranet corporativa? Cules son los riesgos de la empresa que se deberan evitar con la implementacin de la Intranet Corporativa? Desde donde se origina la necesidad interna de contar con este sistema? Cules seran las funcionalidades claves de la Intranet Corporativa? Quines seran los usuarios de la aplicacin? Quienes administraran la Intranet? Cul es el rea de la empresa que ms se ver beneficiada con la implementacin de este sistema? Cules seran los circuitos o procesos internos que se podrn optimizar con este sistema? Que ventajas ms sobresalientes reconoce a priori gracias a la implementacin de este sistema? Cul es la reaccin y los cometarios que a Ud. le gustara recibir de usuarios acerca del desarrollo?

Quines son las personas que Ud. piensa que usarn el nuevo sistema? Con que fin desea que los usuarios o clientes ingresen a la Intranet Corporativa? En que orden Ud. cree que ellos querrn visitar la informacin, los nuevos mdulos o las nuevas secciones de la Intranet Corporativa?

Mdulos y Funcionalidades Claves

Est comprobado que el resultado exitoso de este tipo de aplicaciones est ntimamente relacionado con el nivel de participacin y compromiso de los empleados administradores de los contenidos. Esta es la clave para generar convocatoria a la Intranet, ya que con un alto nivel de compromiso en la elaboracin de contenidos se garantiza la permanente actualizacin de los mismos, se genera un dinamismo que transmite la sensacin de permanente

Guideline de Relevamiento actualizacin y por sobre todas las cosas se producen contenidos que reflejan la situacin actual de la empresa. Definiendo los nuevos objetivos. Los siguientes son objetivos que se pueden enumerar como los que regularn las funcionalidades que se definan para la nueva Intranet Corporativa. El Cliente A Deber analizar si son los objetivos que representan sus intereses y necesidades.
Participacin proactiva en la carga de contenidos: Una manera de lograr este objetivo es establecer un mecanismo de actualizacin dinmica descentralizada permitiendo la participacin de diferentes reas de la compaa para producir la generacin de contenidos. Temas de mayor inters: es importante que los contenidos sean de inters para los empleados de la empresa. Para lograr este objetivo muchas veces hay que recurrir a la generacin de contenidos de ndole ms superficial, es decir de tinte social, de esparcimiento o de entretenimientos. Canal de Comunicacin Interna: contar con una solucin que le permita a la empresa establecer un canal de comunicacin con sus empleados donde centralizar la informacin debera ser uno de los objetivos ms importantes. Esto unificara la comunicacin institucional. Mejorar los niveles de comunicacin: canalizando parte de ellos a travs de la intranet. Integrar algunos de los procesos internos: como por ejemplo de atencin a empleados, mesa de ayuda, etc. Adquirir un desarrollo propietario: escalable en el tiempo, que permita la incorporacin de nuevos desarrollos y funcionalidades.

Definiendo las funcionalidades de la Intranet corporativa. Las siguientes son funcionalidades que se podrn implementar dentro de la Intranet del cliente A. Ser de utilidad que el cliente A analice cada una para poder armar el mejor proyecto a medida de las necesidades de la empresa.

Content Management System (CMS)

Mantener actualizado los contenidos mediante la publicacin dinmica de los mismos a travs de un administrador de contenidos descentralizado que permitir la publicacin de forma autnoma por cada departamento de la empresa es una manera de generar la participacin proactiva de las diferentes reas para intervenir en el proceso de generacin de contenidos. Una herramienta importante para la bsqueda de los objetivos anteriormente enumerados es el desarrollo de un sistema de administracin de contendidos dinmico. Un sistema de administracin de contenidos que permita la descentralizacin de la carga de trabajo. Actualmente se implementan editores HTML para la

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confeccin de los contenidos ya que permiten una flexibilidad variada a la hora de generar contendidos dinmicos. Contar con diferentes perfiles de administracin para descentralizar la carga de trabajo de administracin de contenidos. Estos sistemas trabajan con un administrador de perfiles y usuarios para establecer los diferentes permisos de accesos al sistema de administracin.

Mdulo de administracin de contenidos dinmicos de la Intranet Para canalizar la publicacin de contenido dentro de las diferentes secciones de la intranet podra existir un Back Office al cual se podr ingresar mediante una previa validacin de usuarios a travs del log in y desde este mdulo se podrn administrar dinmicamente los contenidos por secciones en la Intranet. Editor para la publicacin de los contenidos dinmicos Se podra implementar un editor de HTML Web dentro del Back Office para permitir una fcil y dinmica diagramacin de cada contenido dinmico. Este editor permitir publicar contenidos de manera muy flexible sin limitarse a templates o plantillas predefinidas para la confeccin de las pginas dinmicas. Las variadas funcionalidades que este editor resuelve a la hora de la diagramacin del contenido posibilitan la publicacin del mismo diseando libremente cada pgina dinmica. La interfase grfica de este editor est basada en la misma interfase del Microsoft Word para que resulte amigable y conocida para los usuarios administradores que la utilicen. Dentro de las funcionalidades ms destacadas se encuentran las siguientes, se podr:

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Seleccionar entre varias tipografas. Seleccionar entre varios tamaos de tipografas. Aplicar estilos a los textos de negrita, subrayado e itlica. Determinar entre las opciones de alineacin marginada a la izquierda o a la derecha, centrada o justificada. * Numerar las frases o resaltar los tems con Bullets. * Marginar los prrafos con sangra. * Seleccionar diferentes colores para los textos y fondos. * Incorporar un link a un prrafo, texto, palabra o imgen. * Diagramar tablas dentro de un contenido. * Insertar textos a las tablas dentro de sus celdas y seleccionar colores para sus fondos y textos. * Utilizar imgenes para la confeccin de los contenidos. * Lo ms sobresaliente, interpretar Cdigo HTML, es decir que se podrn disear pginas directamente con cdigo y esta herramienta las publicar resolviendo el cdigo como un editor de pginas HTML.
Creacin dinmica de categoras y subcategoras

Las categoras y subcategoras del Front End se podran crear dinmicamente desde el Back Office a travs de este mdulo de alta y edicin. De esta manera se podra crear dinmicamente el men principal del portal, desde este mdulo se determinan los diferentes accesos de forma jerrquica a las distintas secciones y subsecciones. Este mdulo determina de forma dinmica el rbol del sitio, la estructura de categoras y subcategoras.

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Mdulo de administracin de perfiles del Back Office

Se podran crear diferentes perfiles a travs del administrador de perfiles y usuarios, cada usuario administrador pertenecer a un perfil y este ltimo limitar sus tareas de administracin dentro del sistema de administracin o Back Office. Los usuarios asignados a cada perfil se encargaran de la Administracin de los contenidos correspondientes a su perfil, es decir slo podrn tener acceso al mdulo de confeccin y publicacin de la seccin que les corresponda. La metodologa de publicacin de los contenidos de las secciones determina habitualmente que los perfiles habilitados para publicar contenidos estarn relacionados a las secciones del portal. Permitindoles administrar el contenido de las secciones en las que su perfil estar asociado, para las dems secciones tendrn el acceso restringido. La metodologa de administracin de las aplicaciones como Encuestas, Clasificados, etc. funcionar de la misma manera, es decir que los usuarios que administrarn las aplicaciones sern aquellos que pertenezcan a los perfiles de administracin asociados a las diferentes aplicaciones. La cantidad de perfiles que se podrn crear dentro del backoffice ser equivalente a la cantidad de combinaciones de secciones que existan dentro de la intranet. Mdulo de administracin de usuarios del Back Office

Por medio de este mdulo se podran dar de alta usuarios para la administracin de los contenidos del portal. A los usuarios que se den de alta se les asignar un User y un Password con los cuales podrn ingresar al Back Office por medio del log in inicial. Estos usuarios Administradores de contenidos debern pertenecer siempre a un perfil. Mdulo de administracin de usuarios del Front End

Dentro de la intranet podran existir secciones y contenidos de acceso restringido. Esto determinar que slo aquellos usuarios que tengan acceso a estos contenidos podrn visualizarlos. Es decir que ser necesario un mdulo de alta de usuarios con claves personales que determinar aquellos usuarios que podrn ingresar a las secciones de de acceso restringido. Mediante esta posibilidad se podrn publicar contenidos dentro de secciones que sern privadas, es decir que slo aquellos usuarios que pertenezcan al perfil indicado podran ingresar a este tipo de secciones para visualizar los contenidos.

Sistema de validacin de usuarios para el ingreso a las reas restringidas

El sistema de validacin de usuarios ser nico para todas las secciones que componen el portal. El mdulo de login de usuarios que validar los datos de los mismos se podr presentar antes del ingreso a las diferentes secciones de acceso restringido o desde la home del portal al iniciar la sesin. Este sistema validar si los datos de user y password son correctos para ingresar a la seccin requerida. Los encargados de determinar cules sern las secciones de acceso restringido sern los propios usuarios administradores que publiquen contenido dentro de la intranet. Aquellos responsables de crear las secciones dinmicas dentro del men sern los que determinarn el acceso pblico o privado a las secciones. Creacin de perfiles para el Front End

Se podra desarrollar un mdulo que permita la creacin de perfiles de usuarios para el Front End. De esta forma se evitara la tarea de asignar de a uno los usuarios a las secciones de acceso restringido. Se podrn crear diferentes perfiles de usuarios del Front End y los perfiles se podrn asociar a las secciones. De esta manera al dar de alta una seccin de acceso restringido dentro del portal debern asignarle sus correspondientes perfiles para determinar los usuarios que podrn ingresar.

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Mdulos y aplicaciones

Existen mdulos que promueven la participacin de los empleados de la compaa como pueden ser los Foros, Encuestas, Weblogs, mdulos de Rendiciones de Gastos, mdulos de Presentacin de proyectos internos, o diferentes aplicaciones que permiten que los usuarios puedan establecer por medio de la intranet un vnculo con otros usuarios de la empresa, como puede ser la posibilidad vender pertenencias por medio de la aplicacin de Clasificados de publicar Fotos Personales dentro de un lbum de fotos, Publicacin de Cumpleaos con un destacado de los cumpleaos de la fecha y una opcin para enviarle de forma gil una tarjeta de salutacin, Aplicaciones de Self Service para gestionar trmites relacionados al legajo de cada empleado de forma online, mdulo de presentacin de proyectos, etc. Mdulo para la publicacin de cumpleaos Se podran publicar los cumpleaos de los empleados de la empresa dentro de la intranet. Podra existir un mdulo para buscar los cumpleaos de los empleados que permitir ingresar el nombre y el apellido del empleado para encontrar su fecha de cumpleaos. La carga a travs del Back Office de este mdulo se podr realizar mediante el desarrollo de un mdulo de ABM de cada cumpleaos o por medio de un mdulo que permita cargar de forma masiva los cumpleaos. Mdulo directorio telefnico Se podran publicar los nmeros telefnicos de los internos de cada empleado de la empresa dentro de la intranet. Existir un mdulo para buscar los internos de los empleados que permitir ingresar el nombre y el apellido del empleado para encontrar su nmero de interno telefnico. La carga a travs del Back Office de este mdulo se podr realizar mediante el desarrollo de un mdulo de ABM de cada dato o por medio de un mdulo que permita cargar de forma masiva los datos. Mdulo de reservas de salas de reuniones Desde la intranet se podran reservar las salas de reuniones de la empresa. A partir del sistema de administracin de este mdulo, que se encontrar en el Back Office del sitio, se podran dar de alta las diferentes salas de reuniones de la empresa para luego poder visualizarlas en el Front End del Portal. Frecuentemente las salas de reuniones tienen una persona responsable que administra los horarios, por lo tanto se permitir cargar un responsable por cada sala. La modalidad de reserva de un horario disponible para una sala de reunin permitir que un empleado ingrese por medio de este mdulo a una sala y visualice un calendario con las diferentes posibilidades de horarios disponibles. Al ingresar a un horario seleccionado se presentar un formulario que le permitir a los empleados ingresar la solicitud de reserva de salas. Este pedido se almacenar dentro de la base de datos del portal y a travs del Back Office el administrador de las salas podr visualizar, aprobar o rechazar las solicitudes. Los horarios tomados para las reuniones se visualizarn dentro de este calendario como no disponibles. Mdulo de Encuestas Por medio de este mdulo se podran crear y publicar encuestas en la intranet. Las encuestas podran estar conformadas por preguntas y opciones de respuestas. Cada encuesta podr estar compuesta por ms de una pregunta y cada pregunta podr tener como respuesta ms de dos opciones. Los usuarios del Front End podrn visualizar cada encuesta dentro de las secciones de encuestas y se podr presentar una encuesta desde la home a criterio de los administradores responsables de este mdulo. Para votar se deber marcar alguna de las opciones de las preguntas de cada encuesta. Las encuestas podrn publicarse de forma privada o pblica. Es decir que las encuestas pblicas sern presentadas para todos los usuarios de la intranet y todos podrn participar de ellas. En cambio las encuestas de acceso privado sern restringidas slo para aquellos perfiles para los que se haya publicado la encuesta. El propio

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administrador que crea una encuesta ser el encargado de designar el o los perfiles que podrn participar de la encuesta. Reportes y resultados de la encuesta Se podran emitir reportes de los resultados de las encuestas. Se podran visualizar online al finalizar de votar. Los histricos de los resultados de los votos de las encuestas se podrn visualizar desde el Back Office o desde el Front End en alguna seccin especial para esto. Los resultados se podrn mostrar porcentualmente en modo de grficos de barras. Mdulo de publicacin de clasificados Este podra ser un mdulo en el que los usuarios de la intranet podrn publicar en un catlogo de productos aquellos objetos personales que deseen vender. Este mdulo funcionar como un canal de venta interno para los empleados de la empresa. La modalidad de publicacin no ser directa, es decir que no sern los empleados los que publiquen directamente los productos en el catlogo. Debern ingresar a un formulario de carga desde el Front End y completar los campos, esta informacin se almacenar en la base de datos y existir un administrador que ingresando al Back Office visualizar todos las solicitudes de los empleados y se encargar de publicar los productos. Los objetos que se publiquen estarn disponibles para la venta, aquellos empleados que estn interesados en algn objeto en particular debern seleccionarlo y por medio de este mdulo se enviar un mail al dueo del producto publicado con la especificacin de la oferta. Mdulo de personalizacin de contenidos (Mi intranet) Desde este mdulo cada usuario podra personalizarse la intranet con los accesos a los contenidos a los que ms recurre habitualmente. Desde un mdulo de personalizacin el usuario podra seleccionar las categoras o subcategoras que habitualmente visita. De esta forma podra personlizarse su propia intranet. Self Service Este mdulo permitira a los empleados gestionar algunos trmites en lnea directamente impactando contra el sistema central de Recursos Humanos. Por supuesto que debera establecerse un proceso de actualizacin de datos totalmente controlado, y que requiera aprobaciones previas antes de impactar contra el sistema de RRHH (para definir correctamente la modalidad de interfase de informacin es recomendable relevar el punto Integracin con otros Sistemas y Aplicaciones que se encuentra ms adelante). Los empleados podran informar de forma proactiva algn cambio de datos dentro de su legajo, o solicitar la aprobacin de sus vacaciones por medio de un work flow de aprobacin, etc. Rendicin de gastos Desde esta aplicacin se podran definir diferentes work flows para la aprobacin y rendicin de gastos internos. Aprobacin de presupuestos de compras Desde esta aplicacin se podran definir diferentes work flows para la aprobacin y rendicin de gastos internos. Actualmente dentro de la intranet se encuentra publicado un instructivo para gestionar de manera correcta los diferentes procesos de compras. Por medio de este tipo de aplicaciones se podra optimizar parte del proceso y llevarlo a un ambiente controlado que almacene las solicitudes y permita gestionarlas de forma ms gil por medio de una aplicacin web. Aplicacin para el envo de Newsletters Por medio de esta aplicacin los administradores de la intranet podran enviar ciertos contenidos de forma proactiva a las casillas de correos electrnicos de los empleados. De esta forma se deriva usuarios a la aplicacin para que ingresen a ver las novedades.

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Aplicacin para mesa de ayuda Actualmente el departamento de sistemas recibe, por mail o por telfono, las solicitudes dirigidas a mesa de ayuda. Esto se podra convertir en una aplicacin de recepcin, almacenamiento y seguimiento de los casos para mesa de ayuda. De esta forma se podra tener un mejor control sobre los diferentes casos y se podra almacenar un histrico de los mismos. De cara al empleado solicitante este tipo de aplicacin le permite estar enterado de los tiempos de resolucin del caso que ha solicitado. Desarrollo del buscador de contenidos publicados en el Front End Desde un formulario compuesto por varios campos y filtros se podrn ingresar datos de bsqueda para hallar contenidos publicados en el Front End. Este buscador se ubicar en un lugar estratgico dentro del portal y aparecer siempre presente para poder realizar bsquedas de contenido desde cualquier lugar de la intranet.

Integracin con otros sistemas y aplicaciones

El objetivo de este apartado es comprender la utilidad y la real ventaja de la integracin de sistemas que actualmente se estn utilizando dentro de la compaa que son relevantes en la interaccin con la Intranet corporativa. Para lograr esto ser necesario comprender y relevar a nivel funcional y tcnico, cada uno de los sistemas de la empresa que alimentarn o sern alimentados con informacin y contenidos la de Intranet.
Existir algn sistema del que habr que sacar informacin o ingresarla desde el nuevo desarrollo? Podra describir las funcionalidades ms importantes y las caractersticas del sistema del que se deber extraer o ingresar datos desde este nuevo sistema a desarrollar? Cul es la utilidad de este sistema del que habra que extraer informacin o ingresar informacin para la empresa? Cules son los principales servicios que le brinda este sistema a la compaa? Cules son las falencias que pudieran llegar a existir ante la posibilidad de integracin o de desarrollar una interfase con sistemas externos? Podra describir las caractersticas tcnicas relevantes del o de los sistemas que se debern interfasear? Es factible implementar una interfase entre este sistema y otros? o o o o Cmo sera el esquema a utilizar? Cmo sera la dinmica? Que datos seran los que ms interesaran exportar o importar de este sistema hacia otros? Por qu y para qu sera til la exportacin de esos datos?