Microsoft Excel

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Dar formato a una tabla de Excel

Microsoft Office Excel proporciona un gran nmero de estilos de tabla (o estilos rpidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato rpidamente a una tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado. Aunque slo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos. Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones de estilos rpidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de totales, la primera y la ltima columna, y las filas y columnas con bandas.

Seleccionar un estilo de tabla al crear una tabla

1. En la hoja de clculo, seleccione el rango de celdas al que desea aplicar rpidamente el formato de tabla. 2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.

3. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.

Convertir una tabla de Excel en un rango de datos

Despus de crear una tabla en Microsoft Office Excel, es posible que no desee seguir trabajando con la funcionalidad de tablas que incluye. O bien, es posible que prefiera usar un estilo de tablas sin la funcionalidad de tablas. Para dejar de trabajar con los datos en una tabla sin perder el formato de estilo de tabla aplicado, puede convertir la tabla en un rango de datos comn en la hoja de clculo.

Docente: Jos Adrin Marn Peuela

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1.

Haga clic en cualquier lugar de la tabla para asegurarse de que la celda activa se encuentra en una columna de la tabla.

SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada.

2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Convertir en rango.

NOTA Las caractersticas de tabla no siguen estando disponibles despus de convertir la tabla

nuevamente a un rango. Por ejemplo, los encabezados de fila ya no incluyen las flechas de ordenar y filtrar, y las referencias estructuradas (referencias que usan nombres de tablas) que se usaban en frmulas se convierten en referencias normales de celda.

Validacin de datos a celdas

La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que solo se escriben nmeros enteros positivos.

Qu es la validacin de datos?
La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede

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permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir nicamente nmeros de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no vlidos en la celda, como un nmero de dos o de cinco dgitos, puede mostrarles un mensaje de error especfico. En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de datos para calcular el valor mximo permitido en una celda segn un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dlares en la celda E7, lo cual supera el lmite mximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nmina, el mximo permitido en E7 tambin aumentara o se reducira automticamente.

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Los comandos de validacin de datos se encuentran en la pestaa Datos, en el grupo Herramientas de datos.

La validacin de datos se configura en el cuadro de dilogo Validacin de datos.

Cundo es til la validacin de datos?

La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organizacin y desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes. Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

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Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico Por ejemplo, puede especificar un lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero de hijos en una celda especfica. Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes. Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas despus. Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), ms 10 caracteres. Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un mensaje de validacin.

Mensajes de validacin de datos

Lo que los usuarios vean al escribir datos no vlidos en una celda depende de cmo se haya configurado la validacin de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse para ofrecer a los usuarios orientacin acerca del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione Esc.

Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecer cuando el usuario escriba datos no vlidos.

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Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error: ICONO TIPO Detener SE USA PARA Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla. Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.

Advertencia

Informacin

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios vern un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error solo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido. Una macro introduce datos no vlidos en la celda.

Material tomado desde: http://office.microsoft.com

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