Remplir un document Word partir d'un formulaire

Avec cette brochure, vous apprendrez crer un formulaire simple sous Word. Celui-ci peut tre destin, une fois rempli, garnir des zones du document que vous aurez au pralable dfinies ... On pourrait imaginer, par exemple, de crer un formulaire pour remplir l'adresse du destinataire, mais les applications sont quasiment infinies ... Concrtement, chaque fois que vous ouvrez le document (il est possible de faire appel un modle), un formulaire se prsentant sous la forme dune bote de dialogue souvre, lutilisateur remplit alors les champs quon lui propose, puis valide le formulaire : les contenus des rubriques se disposent automatiquement aux endroits prvus par avance lors de la conception du document Nota : ce guide concerne les versions de Word allant de 2000 2007 (les illustrations sont ralises sous Word 2007).

Etape 1 Afficher longlet dveloppeur

Important : seuls les utilisateurs de Word 2007 sont concerns par cette partie. En effet, Word 2007 naffiche pas par dfaut les fonctions permettant daccder lditeur Visual-Basic ou la gestion des macros. Pour savoir comment afficher longlet dveloppeur donnant accs ces fonctions, consultez larticle je souhaite accder aux fonctions de macros ou de visualbasic editor, or je ne trouve pas le menu correspondant comment faire ? dans la rubrique questions frquemment poses ( http://www.landespublic.org/article/articleview/3947 )

Etape 2 Autoriser lexcution de macros

Lutilisation de macros est ncessaire pour mener bien le projet, or, certains virus sont conus laide de macros. De ce fait, depuis quelques temps dj, les logiciels Office (dont Word) bloquent leur excution. Pour remdier ce problme, choisissez le menu Outils , l'option Macro puis Scurit . Il est conseill de choisir le mode Moyen , puis cliquez sur OK . Si vous utilisez Word 2007 , choisissez alors loption Dsactiver toutes les macros Allez dans longlet dveloppeur et cliquez sur avec notification , de cette faon, vous pouvez choisir d'activer ces macros au cas par cas. Pour navoir aucun message davertissement lors de la prsence de macros, slectionnez Activer toutes les macros .

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Etape 3 Cration du document et mise en place des signets

- Crez un nouveau document Word, Enregistrez le sous le nom de Formulaire , par exemple. Si vous utilisez Word 2007 Du fait que nous allons utiliser des macros, il convient de changer le type du fichier. Dans la rubrique Type , en bas de la fentre, slectionnez Document Word prenant en charge les macros (figure ci contre). - Aprs lenregistrement, appuyez sur la touche "Entre" trois ou quatre fois afin de crer des marques de paragraphes. Elles seront visibles l'cran si vous avez activ l'icne qui permet dafficher les caractres invisibles ( ).

- Cliquez au niveau de la premire marque, et slectionnez le menu Insertion Signet comme le montre la figure ci dessous (1).

Un signet est un repaire invisible pour lutilisateur, chaque repre correspond lemplacement o doit apparatre le contenu dun champ du futur formulaire. Nommez votre signet Text1 et cliquez sur le bouton Ajouter (2). Faites la mme chose au niveau de la troisime marque, nommez cette fois - ci votre signet Text2 et cliquez sur le bouton Ajouter . Ne soyez pas surpris(e), les signets napparaissent pas sur votre feuille

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Etape 4 La cration du formulaire

Pour crer notre formulaire de renseignements, nous allons utiliser un UserForm . Allez dans le menu Outils - Macros - Visual Basic Editor . Si vous utilisez Word 2007 Allez dans longlet dveloppeur et cliquez sur licne Visual Basic . Lorsque l'diteur est lanc, choisissez Insersion - User Form . IMPORTANT : avant de lancer cette commande, assurez vous que la ligne Project (Formulaire) ou Project (Document1) est bien slectionne (figure ci-contre). Si ce nest pas le cas, un message derreur erreur 424, objet requis apparatra au moment de lexcution du formulaire.

La grille de cration du formulaire nomm UserForm1 apparat maintenant, nous allons crer deux zones de texte dans lesquelles lutilisateur pourra saisir de linformation. , puis cliquez dans le fond du formulaire Cliquez sur licne lendroit o vous souhaitez crer la zone. Rptez une fois l'opration pour avoir deux zones, cliquez deux fois (pas de double - clic) dans la premire zone et inscrivez par exemple : Votre nom ici. Rptez l'opration sur la deuxime zone en inscrivant cette fois - ci : Votre prnom ici (voir figure ci contre). Bien sr il existe de nombreuses autres possibilits de champ et Slectionnez ensuite l'outil Bouton de commande cliquez sur le formulaire. Ce bouton servira valider la saisie.

Une fois mis en place, faites un double - clic sur le bouton, une fentre apparat indiquant : Private Sub CommandButton1_Click() End Sub Cliquez entre ces deux lignes afin d'y insrer le texte suivant (vous pouvez le copier coller) : With ActiveDocument .Bookmarks("Text1").Range _ .InsertBefore TextBox1 .Bookmarks("Text2").Range _ .InsertBefore TextBox2 End With UserForm1.Hide Bien sr, lorsque vous souhaiterez plus tard insrer vos propres formulaires, il conviendra dadapter ce code. Pour information, Bookmarks signifie Signet , InsertBefore, insre avant , UserForm1.Hide masque le formulaire nomm UserForm1

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Modifiez la lgende du bouton en inscrivant dans la proprit Caption , le mot Valider en lieu et place de CommandButton1 . Fermez la fentre Visual Basic : vous retrouvez votre document Word (enregistrez le ventuellement)

Etape 5 La cration de la macro de lancement

Nous allons maintenant crer une macro destine lancer le formulaire (une macro est une fonctionnalit permettant dautomatiser des oprations simples). Slectionnez le menu Outils - Macro - Nouvelle macro . Nommez la macro Affiche_form , slectionnez Formulaire (le nom de votre document) dans la zone de liste Enregistrer la macro dans , et enfin cliquez sur le bouton Barres d'outils . Si vous utilisez Word 2007 Allez dans longlet dveloppeur et cliquez sur licne . Dans la fentre Enregistrer une macro , le bouton Barres d'outils se nomme dsormais Bouton . IMPORTANT : avant de lancer cette commande, assurez vous que dans la ligne Enregistrer la macro dans : Formulaire ou Document est bien slectionn (figure ci-contre). Si ce nest pas le cas, un message derreur erreur 424, objet requis apparatra au moment de lexcution du formulaire. Une fentre s'affiche : cliquez et faites glisser l'lment : Project.Newmacros.Affiche_form vers une barre d'outils en haut de votre cran (un bouton sera cr lorsque vous relcherez le bouton de la souris). Notez que le curseur se transforme en I si vous pouvez dposer l'lment ... Plus tard, vous pourrez modifier laspect de la barre doutils en cliquant dessus laide du bouton droit de la souris et en choisissant le bouton Personnaliser . Si vous utilisez Word 2007 La fentre des options Word saffiche la rubrique Personnaliser . Cliquez sur llment Project.Newmacros.Affiche_form , et cliquez sur le bouton Ajouter llment apparat dans la liste de droite, cliquez alors sur OK Stoppez alors lenregistrement de la macro laide de licne .

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Ouvrez ensuite le menu Outils Macro Macros . Si vous utilisez Word 2007 Dans longlet Dveloppeur , cliquez sur licne La fentre de gestion des macros souvre, slectionnez la macro Affiche_form , puis cliquez sur le bouton Modifier .

La fentre Visual basic souvre nouveau, avec en avant plan la fentre de macro NewMacro.Affiche_form . Dans cette fentre, on trouve les bornes de la procdure : Sub Affiche_form() End Sub Insrez le texte entre les bornes : Load UserForm1 UserForm1.Show Afin d'obtenir ceci : Sub Affiche_form() Load UserForm1 UserForm1.Show End Sub Fermez la fentre Visual basic et sauvegardez votre document Word

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Pour lancer le formulaire, cliquez sur le bouton (*) que vous aviez cr prcdemment dans la barre doutils. Le formulaire apparat, garnissez les rubriques et cliquez sur Valider . Les zones de signet que vous aviez dfinies reoivent les valeurs saisies. A vous maintenant dadapter cette technique vos besoins

(*) Si vous navez pas pu crer ce bouton, vous pouvez tout de mme lancer la macro : ouvrez le menu Outils Macro Macros . Si vous utilisez Word 2007 Dans longlet Dveloppeur , cliquez sur licne La fentre de gestion des macros souvre, slectionnez la macro Affiche_form , puis cliquez sur le bouton Excuter .

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