Liderazgo empresarial para el desarrollo sostenible

CASO PRCTICO Definicin, desarrollo e implantacin de un sistema de gestin medioambiental en una industria lctea

Caso prctico: sistema de gestin medioambiental en la industria lctea

ndice
1. Definicin, desarrollo e implantacin de un sistema de gestin medioambiental en una industria lctea
1.1. Descripcin general de la industria.............................. 3 1.2. Objetivos y alcance del SGMA....................................... 3 1.3. Los recursos disponibles y las necesidades.................. 4 1.4. Desarrollo de la implantacin del SGMA....................... 7 1.5. Ayudas para la implantacin de SGMA.......................... 14

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1.1.

Descripcin general de la industria

La industria Lcteos Otero se encuentra en la ciudad de Oviedo, Comunidad Autnoma de Asturias. En origen, se trataba de un pequeo negocio ubicado en el centro urbano. La mejora del negocio y el crecimiento de la ciudad, hicieron que los propietarios decidieran el traslado del negocio a un polgono industrial situado a las afueras de la ciudad, aunque manteniendo los almacenes originales, que se destinaron a almacenes para suministro al por menor. Hoy en da, la empresa tiene 39 empleados y factura 1,5 millones de euros al ao. La Direccin de la empresa est decidida a implantar un sistema de gestin medioambiental en su organizacin. La Direccin ha tomado conciencia de que las instalaciones y actividades de la empresa s afectan al medio ambiente y de que una adecuada gestin de la actividad es clave para controlar las posibles afecciones. No son ajenas a esta decisin algunas consideraciones, tales como: Los problemas legales y administrativos que pueden generarse como consecuencia de la demanda (por gestin ilegal de residuos peligrosos.) Las exigencias ambientales de los clientes. La presin del entorno. Las oportunidades y ventajas competitivas, sobre todo al nivel de marketing.

Objetivos y planificacin inicial

En primer lugar, los responsables de Lcteos Otero deben plantearse algunas cuestiones importantes: Qu objetivos se pretenden lograr con el sistema de gestin medioambiental? Qu partes de la organizacin se van a ver afectadas por dicho sistema? Cmo se va a desarrollar la implantacin? Qu recursos se necesitan y de cuales se dispone? Quin y cmo va a controlar el proceso?

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1.2.

Objetivos y alcance del SGMA

El objetivo fundamental de un sistema de gestin medioambiental es la prevencin y el control de la incidencia que una empresa tiene sobre el medio ambiente. Este control debe permitir: Asegurar que la empresa tiene un buen comportamiento medioambiental. Cumplir con la legislacin medioambiental vigente (y, como condicin previa, conocer la legislacin que afecta a la empresa). Demostrar a terceros, como por ejemplo clientes, que la empresa tiene un buen comportamiento medioambiental y que est decidida a mejorarlo. Sus responsables han decidido aplicar el sistema a toda la instalacin industrial. Otro detalle importante es el Modelo de Sistema que se va a adoptar. El Comit de Direccin ha decidido acogerse al sistema comunitario EMAS, ya que presenta un mayor inters para sus clientes. Una vez que el sistema de gestin medioambiental haya sido implantado, se auditar y verificar de acuerdo con este Reglamento Europeo.

1.3.

Los recursos disponibles y las necesidades

Para planificar la implantacin del Sistema hay que conocer la estructura de la empresa y el personal que forma la plantilla y sus caractersticas. La organizacin de la empresa Lcteos Otero se recoge en el organigrama anexo. La cabeza visible de la organizacin es el Director de la empresa. De l dependen el Director de Administracin, el Director de Produccin y el Director Comercial, que, adems, es el Representante de la Direccin para la Calidad. El Director de Produccin tiene cuatro subordinados: el Jefe de Fabricacin de Leche, el Jefe de Fabricacin de

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Yogur, el Jefe de Compras y Almacenes y el Jefe de Mantenimiento. Este ltimo subcontrata una parte de los trabajos, en particular el mantenimiento preventivo. A su vez, existen varios encargados de cada una de las secciones de la fbrica. Organigrama de Lcteos Otero
Comit de Direccin

Direccin

Calidad

Medio Ambiente

Administracin

Comercial

Produccin

Recursos Humanos

Financiero

Mantenimiento

Fabricacin Leche UHT

Fabricacin Yogur

Compras Almacn

La mayora de la plantilla tiene contrato indefinido y una edad media baja. Aparte de los puestos directivos, el grado de formacin es medio o bajo. Actualmente en Lcteos Otero conocen lo que es un sistema de gestin estructurado, dado que lo han implantado para Calidad. Cuando se plantea la necesidad de implantar un SGMA, la primera medida que se toma es designar a un miembro de la organizacin como Representante de la Direccin para la Gestin Medioambiental. En este caso, se decidi que este representante fuera el Director de Produccin, por varias razones: Conoce bien todos los detalles de la actividad, instalaciones, servicios y productos de la empresa. Tiene una buena formacin acadmica y profesional y adems conocimientos del tema, ya que ha realizado

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varios cursos de gestin medioambiental y participado en charlas y seminarios. De su gestin directa dependen varios de los residuos generados e impactos potenciales de la empresa. Asimismo, se ha creado la figura de Coordinador Medioambiental que ha recado en los Jefes de fabricacin, correspondientes a las dos lneas de produccin, leche UHT y yogur. Los coordinadores, bajo la direccin y supervisin del Director de Produccin, van a llevar al da el sistema desde sus inicios. Entre los temas a tratar por el Comit de Direccin, mencionado anteriormente y constituido por Direccin y los Directores de los departamentos Administrativo, Comercial y de Produccin, estn los de ndole medioambiental. Desde este punto de vista medioambiental, es el rgano ejecutivo encargado de: Planificar y promover todas las acciones necesarias para el desarrollo e implantacin del SGMA. Canalizar todas las propuestas relacionadas con el desarrollo del SGMA. Proporcionar los recursos internos necesarios para el desarrollo e implantacin del SGMA. El seguimiento y el control del proceso de desarrollo e implantacin del SGMA. Tambin se decidi que el Director de Produccin, en su condicin de Representante de la Direccin para la Gestin Medioambiental, actuara como Secretario del Comit de Direccin y que se responsabilizara de la coordinacin y supervisin de las distintas actuaciones medioambientales aprobadas por el Comit. Asesora externa Sin embargo, lo que realmente sabe hacer el personal de Lcteos Otero es fabricar leche y yogur, y sus conocimientos en temas de medio ambiente y sistemas de gestin medioambiental son limitados. Por ello, eran conscientes de la necesidad de disponer de asesoramiento externo, para lo cual contactaron con una consultora especializada en sistemas de gestin medioambiental, con objeto de que realizara una primera revisin de la situacin ambiental de la empresa (el Anlisis Medioambiental) y que asesorara en: la formacin y sensibilizacin del personal. la definicin del SGMA. la implantacin del SGMA. la realizacin de una evaluacin final del SGMA una vez implantado, es decir la Auditora interna para

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comprobar que el sistema est bien implantado y responde a los objetivos previstos (previa a la visita del Verificador externo acreditado).

1.4.

Desarrollo de la implantacin del SGMA

Una vez tomada la decisin y habiendo contratado al asesor externo, el Comit de Direccin de Lcteos Otero estableci un plan de implantacin por fases. Prepar un cronograma, con un tiempo total previsto de doce meses, y comenz su desarrollo.

Cronograma de implantacin del SGMA en Lcteos Otero Fase 0 1 2 3 4 Actividad 1 Compromiso de la Direccin Definicin de Poltica Medioambiental Anlisis Medioambiental Definicin del modelo de SGMA Elaboracin documentacin bsica SGMA Elaboracin documentacin detalle SGMA Revisin documentacin SGMA Implantacin SGMA Auditora implantacin SGMA Preparacin de la Declaracin Medioambiental Verificacin, validacin y registro Formacin SGMA 2 3 4 5 Meses 6 7 8 9 10 11 12

6 7 8 9

10 F

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El compromiso de la Direccin

El arranque del proceso de implantacin ha sido la toma de conciencia de los responsables de la empresa de la importancia del factor medioambiental en la gestin de Lcteos Otero, que se ha plasmado en un Compromiso de la Direccin en relacin con el medio ambiente. Esto lleva a formular y poner por escrito una Poltica Medioambiental, en virtud de la cual Lcteos Otero se compromete con una serie de principios generales de gestin medioambiental. Dicha poltica cumple los requisitos exigidos por la Norma UNE-EN ISO 14001. La siguiente fase es realizar el denominado Anlisis Medioambiental. Este trabajo es realizado por la consultora externa, la cual enva a dos tcnicos que, acompaados, por los Jefes de Fabricacin (como coordinadores de la gestin medioambiental), entrevistan a cada uno de los directivos y responsables funcionales, visitan las instalaciones comprobando sus caractersticas y funcionamiento, revisan los documentos existentes (muestran especial inters por el "registro de aspectos medioambientales" que haban realizado los Jefes de Fabricacin y el Jefe de Mantenimiento), los objetivos o planes de mejora, la gestin de residuos existente, la documentacin del Sistema de Calidad y otras cuestiones. Solicitan, incluso, la realizacin de algunos anlisis de aguas residuales y mediciones de ruido (que efectan laboratorios o empresas autorizadas) y recaban informacin del Ayuntamiento, de la Comunidad Autnoma y de otras partes interesadas. Estudian, adems, la legislacin medioambiental que afecta a la empresa y evalan su grado de cumplimiento. Al cabo de un cierto tiempo, entregan un informe donde se relacionan de forma ordenada todas estas cuestiones. Este informe constituye la base para abordar las siguientes etapas del proceso de implantacin. La Direccin de Lcteos Otero tiene relativamente claro el modelo de SGMA que quiere implantar y, adems, cuenta con la asesora externa. No obstante subsisten algunas dudas acerca de su relacin con el sistema de calidad. El Director, preocupado por la competencia de fabricantes ya certificados, quiere desarrollar el SGMA rpidamente y opina que lo mejor para ello es integrar ambos sistemas. Sin embargo, el Director Comercial (como representante de calidad) teme que la integracin suponga una

Anlisis Medioambiental

Definicin del modelo de SGMA

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complicacin mayor, al tener que revisar algunos procedimientos de calidad recientemente implantados. Por ello, prefiere sistemas independientes. Por otro lado, el Director de Produccin (y representante de medio ambiente) considera que es importantsimo integrar desde el principio ambos sistemas, pues aunque suponga un esfuerzo inicial mayor, a medio plazo redundar en mayores beneficios (simplificacin de documentacin, evitar duplicidades, mayor facilidad a la hora de integrar otros sistemas, etc.) Finalmente, se decide que los coordinadores medioambientales consulten y estudien algunos casos de empresas, a poder ser del mismo sector, que hayan implantado el SGMA. Con tal motivo, acudieron a una sesin de benchmarking convocada por una asociacin empresarial del sector lcteo, en la que dos empresas con sistema ya certificado exponan las caractersticas de sus sistemas de gestin medioambiental, el grado de integracin que haban adoptado en relacin con el sistema de calidad y los problemas que haban encontrado durante la fase de implantacin, para consultar cual era la mejor va de integracin en su caso. Los Responsable de gestin medioambiental de ambas empresas (con los dos sistemas integrados) coincidieron en que aunque la definicin de la documentacin del sistema fue ms compleja, el sistema final es ms coherente y su implantacin fue relativamente fcil, evitando as problemas de duplicidades y contradicciones que pudieran retrasar el proceso de implantacin y la consecuente certificacin. Por otro lado, el asesor externo comparti sus experiencias contradictorias en otras empresas con sistemas de calidad segn el modelo ISO que abordaron la implantacin de un sistema de gestin medioambiental. Con esta informacin, en Lcteos Otero decidieron adoptar un sistema de referencias cruzadas, lo que supone la elaboracin independiente de la documentacin general de referencia del SGMA y la integracin de ambos sistemas a nivel de procedimientos operativos e instrucciones tcnicas, con registros comunes e independientes.

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El documento bsico es el Manual de Gestin Medioambiental, cuyo fin es "traducir" el Reglamento EMAS y la norma ISO 14001, para adaptarla a la situacin real de Lcteos Otero. Este documento es el primero en elaborarse. A partir de l van a elaborarse los procedimientos bsicos del SGMA (a excepcin de control operacional). Entre los procedimientos que ya existan en el Sistema de Calidad, destacan: Formacin. Elaboracin y control de la documentacin. Compras. Recepcin, manipulacin y almacenamiento productos y materiales. Evaluacin de Proveedores. Mantenimiento. Seguimiento y medicin. No conformidades. Acciones correctoras y preventivas. Auditoras internas. Control de los registros.

Documentacin bsica del SGMA

de

Se acord con el auditor externo la revisin de estos procedimientos y, si proceda, la modificacin de los mismos o la elaboracin de instrucciones de control operacional que los complementaran desde el punto de vista medioambiental. Una vez realizado el Manual de Gestin Medioambiental, se procedi a elaborar los procedimientos necesarios para el SGMA, como los relativos a: Identificacin, evaluacin y registro de aspectos medioambientales directos e indirectos, que inclua condiciones normales y anmalas de operacin, nuevos proyectos, situaciones de emergencia y actividades histricas. Identificacin y registro de los requisitos legales medioambientales aplicables a la empresa. Comunicacin interna. Comunicacin externa y declaracin medioambiental. Control operacional. Respuesta a emergencias medioambientales e investigacin de incidentes/accidentes. Revisin por la Direccin.

Documentacin de detalle del SGMA

A partir de estos procedimientos, empez la revisin de las instrucciones de trabajo. Tambin se identificaron los

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registros a mantener, modificando en algunos casos los existentes (del sistema de calidad) y creando otros nuevos. Esta fase se acort con respecto al plazo inicialmente previsto, realizndose en tan slo mes y medio. Sin embargo, esta estrategia de reducir plazos, debida en buena parte a la presin del Director (que tena mucha prisa en obtener la certificacin para incluirlo en la publicidad de la empresa y hacerlo valer ante algunos clientes), se demostr al final desacertada, como se ver ms adelante. Implantacin del SGMA La implantacin fue relativamente sencilla, y se hizo en un plazo de tiempo inferior al previsto (cinco meses) por las mismas razones. Sin embargo, pronto se observ que haba algunas instrucciones y procedimientos de difcil cumplimiento. Por ejemplo, la Instruccin de Control de Consumos exiga un control de temperaturas en el tratamiento UHT de la lnea de fabricacin de la leche con frecuencia diaria, con una toma de datos cada 2 h. El Jefe de Fabricacin correspondiente (coordinador de medio ambiente) no aplicaba este procedimiento de forma adecuada, ya que, no poda dedicar un trabajador casi en exclusiva a la toma de datos de temperatura. Otro procedimiento que result inadecuado fue el de Evaluacin de Proveedores y Contratistas. Una de las instrucciones del sistema indicaba que la subcontrata de limpieza de las instalaciones y equipos deba comprometerse a retirar los envases vacos de los productos de limpieza, as como posibles partidas caducadas. Sin embargo, dicha subcontrata se mostr reticente a cumplir dicha condicin, ya que, tena que darse de alta en la Consejera de Medio Ambiente de la Comunidad Autnoma de Asturias como gestor autorizado de residuos peligrosos. Por esta razn, se tuvo que modificar esta Instruccin y la Instruccin para la gestin de residuos peligrosos, donde se tuvo que contemplar la gestin de los residuos de envases que haban contenido un producto peligroso, siendo sta responsabilidad de la empresa. Otros problemas vinieron de la resistencia del personal a cambiar de hbitos. As, fue muy fcil convencer al personal de mantenimiento para que recogiera los envases de productos peligrosos vacos y los llevara al correspondiente contenedor, como indicaba la Instruccin anteriormente citada, pero no suceda lo

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mismo a la hora de segregar los residuos slidos urbanos en orgnicos, material plstico y papel y cartn que se depositaban todos juntos, an existiendo contenedores especficos. Auditora de implantacin del SGMA Una vez se consider que el SGMA estaba implantado, la consultora externa realiz una auditora previa. En general, el resultado fue bueno, pero se encontraron diversas No Conformidades: La Instruccin para la gestin de residuos peligrosos estableca que los residuos generados se pesaran una vez por semana, sin distinguir entre tipos. Sin embargo, el Jefe de Mantenimiento observ que, en este plazo, la cantidad de envases de productos peligrosos generados como consecuencia de sus actividades, era muy pequea y decidi pesarlos una vez al mes, dejando en blanco los correspondientes cuadros de los impresos de control. La instruccin de gestin de residuos slidos urbanos indicaba que en cada seccin exista un contenedor de residuos urbanos (RU) de 220 l de capacidad y de color negro. Sin embargo, en la realidad se utilizaban bidones, contenedores de diverso tamao y color e incluso bolsas de basura sin soporte. El Representante de Medio Ambiente explic que, aunque estaban previstos los contenedores, no haba presupuesto para comprarlos. Otra No conformidad detectada fue el incumplimiento legal en relacin al vertido de aguas residuales de proceso, ya que en la ltima analtica realizada se ha detectado un valor de DBO5 (indicador de la carga orgnica del vertido) muy superior al lmite fijado en la Autorizacin de vertido concedida por el Ayuntamiento de Oviedo dos aos atrs. Los resultados de la analtica no haban sido contrastados con los lmites de la Autorizacin y en consecuencia no se haba tomado ninguna accin correctora al respecto, cuyo responsable era el Director de Produccin (representante de Medio Ambiente). A causa de estas deficiencias, y de otras ms, hubo que revisar el conjunto del SGMA y reconsiderar algunos procedimientos e instrucciones. Por ello, se retras la fase de verificacin. Obtencin de la certificacin Una vez resueltos estos problemas, se decidi solicitar los servicios de un Verificador Medioambiental acreditado.

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Esta etapa del proceso no careci de importancia, pues tras la apertura del mercado, existan varias empresas acreditadas para tal fin. As, se solicitaron varias ofertas de empresas verificadoras acreditadas y se procedi a su estudio. El Comit de Direccin de Lcteos Otero emplearon como criterios a la hora de evaluar las ofertas, el grado de experiencia del verificador en el sector, su reconocimiento en el mercado y, por supuesto, el coste econmico del proceso. Una vez evaluadas las ofertas se opt por el verificador que contaba con ms experiencia en el sector, reconocido en Europa y que result ser uno de los ms baratos. Para iniciar el proceso de verificacin, se dirigi la solicitud pertinente al verificador seleccionado, que fue admitida a trmite, se les remiti una copia de la documentacin del sistema, y una vez sta fue dada por vlida, se realiz la verificacin del sistema implantado, del programa de auditoras y de la Declaracin Medioambiental (preparada por los coordinadores de Medio Ambiente, con la aprobacin del Director). El verificador entreg un Informe al Director donde se relacionaban diversas No Conformidades. Lcteos Otero prepar un plan de acciones correctoras, que remiti al verificador. Esta entidad, considerando que el plan de acciones correctoras era vlido, y que las No Conformidades detectadas no tenan carcter crtico, decidi la validacin de la declaracin. Formacin en el SGMA A la hora de abordar la formacin del personal durante esta primera fase de implantacin del sistema, se distingui entre tres niveles organizativos, elaborndose cursos especficos para cada uno de ellos que fueron impartidos por la asesora externa: Formacin de Directivos: durante media jornada se abordaron principalmente aquellos temas relacionados con el cumplimiento estricto de la legislacin medioambiental aplicable a la empresa y las responsabilidades inherentes a la Direccin. Formacin dirigida a Jefes de Departamento: durante una sesin de aproximadamente media jornada se inici a los jefes de departamento en el funcionamiento del Sistema de Gestin Medioambiental, las caractersticas principales del Reglamento EMAS y su aplicacin en la empresa y

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las responsabilidades derivadas de la implantacin del sistema. Formacin al resto del personal: durante dos horas y media su formacin se centr especialmente en la interrelacin del sistema implantado y sus puestos de trabajo, haciendo especial hincapi en las modificaciones que se hayan producido en sus tareas habituales.

1.5.

Ayudas para la implantacin del SGMA

El proceso de implantacin del SGMA ha sido relativamente caro. Adems de la factura presentada por el consultor, que ha ascendido a 17.000 , hay que contar con el tiempo dedicado por la direccin y los jefes de departamento, que no se ha valorado, y los costes de formacin, tanto en el precio pagado como en horas de trabajo consumidas y los gastos derivados de las medidas implantadas (mediciones, compra de contenedores, contratacin de gestores autorizados de residuos, etc.) El Director de Administracin ha estimado los siguientes costes: Consultora Formacin Varios Total 17.000 4.500 2.000 23.500

Como ya se prevea que el coste poda ser elevado, se pens desde un principio buscar ayudas oficiales. As, tras una pequea investigacin en la Cmara de Comercio e Industria y en varias Administraciones, se encontraron varias vas de subvencin: El FORCEM subvencion el 60% de los costes de formacin del personal. La Comunidad Autnoma de Asturias subvencion un 15% del coste de la asesora externa, adems del coste de la verificacin externa.

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