Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

REGIONAL CUNDINAMARCA CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA

Sistema de Gestin de la Calidad

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Programa de formacin: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA

La responsabilidad

es un compromiso individual y genera respeto por lo que se hace

1. GUIA DE APRENDIZAJE N.0 3

PROYECTO DE FORMACION TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Cdigo del programa:122121 Nombre del Proyecto: Calidad administrativa para I.E.D BACHILLERATO TECNICO COMERCIALDE TOCANCIPA Fase del Proyecto: ANALISIS Nmero de horas: 20 HORAS Cdigo de la Gua Competencia:. 210601008 122121-03 Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin

Equipo Ejecutor: Diana Milena Tierradentro instructor sena Docente tcnica Resultados de Aprendizaje COD. 21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la legislacin vigente.

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2.INTRODUCCION AL TEMA

Apreciado aprendiz: Esta gua es fundamental para su proceso de formacin integral como tcnico y como persona, le permitir dentro del entorno social en el cual desarrolla sus actividades diarias mejorar su conocimiento y manejo de las tcnicas de archivo siendo esto la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento de la misma. Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen una gestin ordenada y . .Seguramente, si le pone todo el entusiasmo y las ganas al desarrollo de esta gua, al alcance del resultado de aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la gestin de su propio proceso de aprendizaje), impactar positivamente sobre su proceso de aprendizaje y el del resto de su grupo como Tcnicos Profesionales en LA TECNICA ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA. .

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3. CONOCIMIENTOS PREVIOS

Contextualice el resultado de aprendizaje por alcanzar dando respuesta a los siguientes interrogantes. A travs de ellos se identificaran conocimientos que usted ha adquirido anteriormente, de manera que logremos complementar y actualizar la informacin para transformarla en conocimientos prcticos.

Qu importancia tiene el manejo de documentos de forma ordenada para m?

Que aspectos quisiera aprender y mejorar en cuanto al proceso de recibo y despachos de documentos?

Qu importancia tiene el manejo de las tcnicas de archivo en mi aprendizaje?

Como puedo utilizar las tcnicas y herramientas de manejo de archivos para mejorar la calidad en los procesos administrativos de la institucin?

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4. MATERIAL DE CONSULTA
http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/sistemas-clasificacion-archivos

http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacionarchivos2.shtml http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf 5.. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1: Descripcin: Presentacin tema Duracin de esta actividad: 40 minutos Presentacin por parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es presentar la gua y los conceptos bsicos que el aprendiz debe conocer sobre el tema. Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas. Proveer informacin de acuerdo con la legislacin y polticas de la organizacin.

1. 2. Investigacin y bsqueda de informacin y aprendizaje autnomo .

Temas: Necesidad de conservar la documentacin Concepto de archivo y tipos de archivos segn el ciclo vital del documento y procesos que se desarrollan del programa de gestin documental Archivo de documentos: captacin, elaboracin y custodia Organizacin del archivo. Sistemas de ordenacin del archivo: Convencionales, microfilme, informticos, digitalizacin Funcionamiento habitual del archivo y normas prcticas de utilizacin, control del archivo, confidencialidad de la informacin y documentacin, ficheros, destruccin y purga de los archivos Tablas de retencin concepto, importancia y ejemplos

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Manual de archivo Normatividad legal vigente para el manejo de documentacion Duracin 3 a 4 horas El estudiante de manera individual y grupal busca la informacin en libros de la biblioteca y por internet, recopilando la mayor cantidad posible sobre el tema ya sea en fsico (fotocopias), o en una memoria Ambiente(s) requerido:Aula de clase , biblioteca,cartulina, marcadores guias,video ben Material (es) requerido: documentacin sobre el tema( artculos , material didctico( carteleras, fotografas) videos relacionados con el tema. Instructor (es): Instructor SENA y docente de tcnica.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2: Descripcin: Taller Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la legislacin vigente.

Duracin de esta actividad: 60 minutos a. Presentacin del video parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es presentar este material audiovisual para que el aprendiz conozca y contextualice su conocimiento a partir de este tema y pueda generar aportes y reflexiones sobre el mismo a travs de un debate, grupal y comentarios en foro subido al LMS de la plataforma sofia. b. Actividad N 2 TALLER Resuelve las siguientes preguntas
1. Explica la necesidad de los archivos en las empresas

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2. Define que se entiende por archivo a travs de un cuadro sinoptico 3. Cules son los tipos de archivos segn el ciclo vital del documento y qu procesos se desarrollan al interior de cada uno de ellos, . 4.Explica el proceso de archivo de documentos. Mediante un diagrama 5.Describe el proceso de organizacin del archivo 6.Explica Funcionamiento habitual del archivo y normas prcticas de utilizacin, control del archivo, confidencialidad de la informacin y documentacin, ficheros, destruccin y purga de los archivos.mediante un mapa conceptual. 7.Define, explica y establece la importancia de: Tablas de retencin documental y el manual de archivo en una empresa. 8. Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan
para su funcionamiento.

Ambiente(s) requerido: saln de clase, aula audiovisual, guas .internet Instructor y Docente de Tcnica
. 6. EVIDENCIAS Y EVALUACION EVIDENCIA: Tipo de Evidencia:

Desempeo

. Un ejercicio sobre los sistemas de ordenacin en el archivo Presenta un ejercicio de foliacin. E Presenta una tabla de retencin documental y la explica

Conocimiento Explica Funcionamiento habitual del archivo y normas prcticas de utilizacin, control del archivo, confidencialidad de la informacin y documentacin, ficheros, destruccin y purga de los archivos.

Producto Elabora un Mapa conceptual sobre la normatividad bsica que regulan los archivos en el pas. Elabora un diagrama de flujo donde se refleje el proceso de recibo de documentos en una organizacin. Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan para su funcionamiento

Define, explica y establece la importancia de: Tablas de retencin documental y el manual de archivo

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Lee y explica la normatividad legal vigente para el archivo. Explica el proceso de organizacin archivstica denominado foliacin,

. Tipo Instrumento de Evaluacin: Cuestionario Lista Chequeo Taller x x x Cdigo

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7. GLOSARIO
Archivstica: . Archivo: Catlogo: Certificacin de documentos: . Ciclo vital del documento: . Clasificacin documental: Foliar Gestin documental Recepcin de documentos

Tabla de retencin documental: Unidad administrativa 8. CIBERGRAFIA http://sturizo.blogspot.es/ http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_1638_reglamento-archivo.pdf . http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/radicacion-repartoT-734.page

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