Conceito: Uma organizao uma unidade social coordenada conscientemente que funciona numa base relativamente continua para

a alcanar um objectivo ou um conjunto de objectivos [Greenberg e Baron, 1995]. Sintese: A organizao composta por indivduos ou grupos que agem de forma coordenada para obter uma finalidade. Convir, contudo ter presente que, sendo composta por vrios stakeholders (accionistas, gesto, empregados, clientes, etc.) com objectivos prprios, a organizao um espao social de tenso e de equilbrios dinmicos entre os interesses dos grupos que integra; e a meta ou objectivo organizacional um reflexo deste equilbrio e tem como finalidade superar divergncias e congregar esforos entre stakeholders.

Matria ORGANIZAO, SISTEMAS E MTODOS Mdulo: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - UM ENFOQUE GERENCIAL

SISTEMAS E SEUS ASPECTOS BSICOS

EVOLUO HISTRICA Com o avano da Fsica, da Mecnica e da Matemtica no sculo XVII, os homens passaram a interpretar a si prprios e a sociedade sob o prisma dos mesmos mtodos, conceitos e suposies que tais cincias utilizavam, passando a rejeitar, em parte, a teologia, o misticismo e o antropomorfismo de outras formas de interpretao do homem e da sociedade. Surge o Modelo Mecnico de Interpretao Social Ao e reao - Identificao dos elementos e seus relacionamentos. Atravs deste modelo se encara as sociedades como espcie de mquinas complicadas, cujas aes e processos podem ser analisados na ao recproca das causas naturais, na possibilidade da plena identificao dos elementos componentes e de seus diversos inter-relacionamentos, bem como na previso dos efeitos da decorrentes. Posteriormente, os progressos da Biologia inspiraram o modelo orgnico da sociedade.

 Sociedade se define como um organismo vivo Princpios do moderno enfoque sistmico: Complexidade Empresarial Interdependncia das Partes Dinamismo dos Processos e das Partes

O moderno enfoque dos sistemas procura desenvolver: uma tcnica para lidar com a grande e complexa Empresa; um enfoque sinttico do todo, o qual no permite a anlise em separado das partes do todo, em virtude das intrincadas inter-relaes das partes entre si e com o todo, as quais no podem ser tratadas fora do contexto do todo: e o estudo das relaes entre os elementos componentes, em preferncia ao estudo dos elementos entre si, destacando-se o processo e as probabilidades de transio, especificados em funo dos seus arranjos estruturais e da sua dinmica. CONCEITOS Sistema um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo.

Para melhor compreenso da idia de sistemas, exemplificaremos sua definio atravs do automvel: Um veculo se alimenta de combustvel e tem como resultado a locomoo. Observaremos, no entanto, que entre se alimentar e se locomover, existe uma srie de processos de transformaes, diretos e indiretos. Este processo de transformao o Sistema. Peguemos tambm uma indstria que recebe frutas para serem transformadas em doces, embalados e entregues ao comrcio, teramos a, tambm, caracterizado um sistema, pelo simples fato do processo de transformao.

Peguemos, ainda, um jornal, atividade que capta informaes e as transforma em notcias. ASSIM, FICA CLARO QUE SISTEMAS SO DE FATO UM PROCESSO DE TRANSFORMAO DE ENERGIAS. E, POR QUE ENERGIAS? DADA A VARIEDADE DE INPUTS PASSVEIS DE TRANSFORMAO, MATRIAS, PALAVRAS, PENSAMENTOS, ETC., SERIA IMPOSSVEL GENERALIZAR ESTE UNIVERSO EM UM NICO TERMO QUE NO FOSSE "ENERGIA". Os componentes de um sistema so: os objetivos, que se referem tanto aos objetivos dos usurios do sistema, quanto aos do prprio sistema, ou seja, a finalidade para a qual o sistema foi criado; as entradas do sistema, cuja funo caracteriza as foras que fornecem ao sistema o material, a informao e a energia para a operao ou processo, o qual gerar determinadas sadas do sistema que devem estar em sintonia com os objetivos estabelecidos; o processo de transformao do sistema, que definido como a funo que possibilita a transformao de um insumo (entrada) em um produto, servio ou resultado (sada). Esse processador a maneira pela qual os elementos componentes interagem no sentido de produzir as sadas necessrias; as sadas do sistema, que correspondem ao resultado do processo de transformao. As sadas podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos, atributos e relaes do sistema. As sadas devem ser, portanto, coerentes com os objetivos do sistema: e, tendo em vista o processo de controle e avaliao, as sadas devem ser quantificveis, de acordo com parmetros previamente fixados; os controles e avaliaes do sistema, propiciam a checagem da relao Sada X Objetivos, a fim de medir o desempenho do sistema de forma padronizada. a retroalimentao, ou realimentao, ou feedback do sistema, que pode ser considerado como a reintroduo de uma sada sob a forma de informao. A realimentao um processo de comunicao que reage a cada entrada de informao, incorporando o resultado da "ao resposta" desencadeada por meio de nova informao, a qual afetar seu comportamento subsequente, e assim sucessivamente. Essa realimentao um instrumento de regulao retroativa, ou de controle, em que as informaes realimentadas so resultado das divergncias verificadas entre as respostas de um sistema e os parmetros previamente estabelecidos. Portanto, o objetivo do controle reduzir as discrepncias ao mnimo, bem como propiciar uma situao em que esse sistema se torne auto-regulador. CARACTERSTICAS DOS SISTEMAS O OBJETIVO Todo sistema tem um objetivo, um fim ou resultado. Ele nunca trabalha para si, ou voltado para dentro; e aquele sistema que assim o fizer, tende a sucumbir - Processo de "Entropia". Da, entendemos que : se a organizao um sistema, se ela no for voltada para um objetivo ou fim, estar irremediavelmente fadada extino. A DIVISIBILIDADE DO SISTEMA

Todo sistema sempre subdivisvel e sempre ser parte de um sistema maior. Exemplo: No caso do sistema veculo, dividimo-lo em seus subsistemas: o sistema eltrico, o sistema de suspenso, o sistema de freios, o sistema de direo, que, se vistos individualmente, sero sistemas e no subsistemas. E, se novamente o subdividirmos, teremos outros tantos sistemas. Ao contrrio, se agruparmos os subsistemas, teremos outra vez o sistema veculos. Peguemos outro exemplo: - O sistema de materiais de uma organizao e o agrupemos ao sistema de produo, ao sistema de RH, ao sistema financeiro e a outros e teremos, ento, um sistema industrial. Da mesma forma, se olharmos o sistema de materiais acima, podemos desagreg-lo em vrios subsistemas, o de almoxarifado, gesto de estoques, compras e recebimentos, que poderiam, por sua vez, serem novamente transformados em outros tantos subsistemas. Regra para o dimensionamento do trabalho de OSM: A amplitude, ou seja, o tamanho de um trabalho (sistema) de OSM, pode torn-lo inexeqvel. A Interdependncia dos Sistemas Todo sistema se inicia e termina dentro de um ou mais sistemas. Desta forma, eles nunca tero limites absolutos e claros, no haver divisores de gua. As delimitaes sero questo de bom senso de quem as estiver fazendo. Como um sistema sempre compreender parte ou partes de outros, se alterarmos um subsistema estaremos alterando diretamente outros e indiretamente muitos e, fatalmente, afetando o sistema maior.

Ambiente de um Sistema Ambiente de um sistema o conjunto de elementos que no pertencem ao sistema, mas: qualquer alterao no sistema pode mudar ou alterar os elementos; qualquer alterao nos elementos pode mudar ou alterar o sistema. Observar que a segunda situao mais fcil de ocorrer que a primeira.

Hierarquia dos Sistemas So trs os nveis a serem considerados na hierarquia dos sistemas: sistema: o que se est estudando ou considerando; subsistema: so as partes identificadas de forma estruturada, que integram o sistema; e supersistema ou ecossistema: o todo e o sistema um subsistema dele.

NATUREZA DOS SISTEMAS Quanto natureza os sistemas podem ser considerados como abertos ou fechados: FECHADOS No apresentam intercmbio com o meio-ambiente, no influenciando nem recebendo influncia do mesmo. No existe, no entanto, sistema totalmente fechado, na concepo exata da palavra. Os autores tm assumido para este tipo de sistema tudo aquilo que rigidamente determinado, ou seja, os chamados sistemas mecnicos.

ABERTOS So aqueles que so influenciados e influenciam o ambiente atravs das entradas e sadas, sejam elas quais forem. Trocam matria e energia constantemente com o meio ambiente.

A Teoria de Sistemas uma forma de melhor conhecer, analisar, intervir e racionalizar os sistemas administrativos, bem como cri-los e implant-los. Ela propicia ao profissional um mtodo de lidar com organizaes com elevado grau de complexidade e diferenciao, fornecendo subsdios ao tratamento planejado da deciso.

SISTEMAS EMPRESARIAIS Sistemas abertos so empresas que esto em permanente intercmbio com o seu ambiente e se caracterizam por equilbrio dinmico. Esse intercmbio constitudo de fluxos contnuos de entradas e sadas de matria, energia e/ou informaes, caracterizando, dessa forma, o equilbrio dinmico, a partir de uma adaptao da empresa em relao ao seu ambiente. As empresas so sistemas planejados, que mantm a integridade de sua estrutura interna por meio de laos psicolgicos. Tal integridade conseguida por intermdio de padres formais de comportamento, obtidos pela imposio de regras e normas que, por sua vez,

so justificadas pelos valores. Assim, funes, normas e valores fornecem bases interrelacionadas para integrao, o que no ocorre com os sistemas fsicos. Dentro dessa viso, poderamos conceituar os Sistemas Administrativos como o desenvolvimento ou adequao dos processos administrativos, financeiros e operacionais necessrios ao funcionamento racional da Empresa. As informaes e os relatrios constituem a sada dos sistemas administrativos; e freqentemente essas sadas servem de entrada para outros sistemas da Empresa. Os subsistemas desses sistemas administrativos podem variar de empresa para empresa, pois a natureza das mesmas a mais diversa possvel, demandando, portanto, os mais variados tipos de subsistemas, os quais contribuem para que os objetivos empresariais sejam alcanados com a mxima eficincia. Porm, tem-se uma classificao genrica, comumente aceita, como se segue: Subsistemas principais: subsistema tcnico de produo, e subsistema mercadolgico. Subsistemas complementares: subsistema contbil; subsistema financeiro; e subsistema de recursos humanos. Subsistemas de apoio: subsistema de processamento de dados; subsistema de organizao e mtodos; subsistema jurdico; etc.

A EMPRESA COMO UM SISTEMA ABERTO A Empresa, que uma organizao social com objetivos prprios e motivada econmica ou "monetariamente", recebe insumos da sociedade em forma de pessoas, materiais, dinheiro e informao, e transforma esses recursos em sadas de produtos ou servios que so distribudos ao mercado. O dinheiro e o mercado constituem o mecanismo de reciclagem de recursos entre a empresa e o ambiente. Um sistema aberto existe, e somente pode existir, pelo intercmbio de materiais com seu ambiente. Ele importa materiais, transforma-os por meio de processos de converso, consome parte dos produtos da converso para sua manuteno interna, e exporta o restante. Direta ou indiretamente, ele intercambia seus resultados (outputs) para obter novos insumos (intakes), incluindo recursos adicionais para manter-se. Esses processos de importao-converso-exportao constituem o trabalho que a empresa tem de fazer para viver.

A teoria dos sistemas oferece um esquema conceitual que permite, ao mesmo tempo, a anlise e a sntese da organizao em um ambiente complexo e dinmico. As partes da organizao so vistas como subsistemas inter-relacionados dentro de um supra-sistema, de modo que o todo maior do que a soma das partes ou, pelo menos, diferente dela.

Por outro lado, a organizao um sistema aberto que interage dinamicamente com o ambiente. OUTROS CONCEITOS SOB O ENFOQUE SISTMICO EMPRESARIAL Equifinalidade - Segundo esse conceito, um mesmo estado final pode ser alcanado, partindo de diferentes condies iniciais e por maneiras diferentes. Sinergia - Inter-relao dos elementos, de tal forma, que a ao em um dos elementos ou partes, provoca a ao em cadeia nos demais, uma vez que esses elementos esto unidos em funo de um objetivo comum. Entropia - Tendncia natural ao desgaste que todos os sistemas apresentam. medida que a entropia aumenta, os sistemas se decompem e se movem para a desorganizao e morte, existindo uma tendncia para que este estado ocorra em funo do tempo. Por outro lado, medida que aumenta a informao, diminui a entropia, pois a informao a base da configurao e da ordem organizacional. A utilizao da informao como ordenadora do sistema, recebe o nome de Negentropia. Portanto, a negentropia o antdoto para a entropia. bsico nas organizaes se ordenar as informaes. O conhecimento da existncia do desgaste provoca uma permanente reviso do sistema para equilibr-lo, ocorrendo a homeostasia. Os sistemas abertos podem gerar entropia negativa, que mostra o empenho dos sistemas em se organizarem para a sobrevivncia. Apesar da possibilidade dos sistemas empresariais poderem deter o processo entrpico, h um grande nmero de Empresas que ao longo da histria deixa de existir. A realidade das empresas extremamente dinmica, alterando-se a cada instante, por intermdio de modificaes ocorridas nos nveis de influncia e nos elementos condicionantes e componentes da estrutura organizacional. Desse modo, o planejamento organizacional um instrumento de fundamental importncia, pois visa antecipar-se s alteraes da realidade, por intermdio do planejamento da mudana (evoluo dos sistemas). Quando se considera a Empresa como um sistema, pode-se visualiz-la como composta de vrios subsistemas: de coordenao das atividades para que os resultados sejam alcanados; o decisrio sobre as informaes existentes, para que as aes sejam desencadeadas visando aos resultados a serem alcanados; e o de realizao das atividades operacionais, que vo tocar a empresa no seu dia-a-dia. SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAIS - SIG

A identificao dos fatores envolvidos no desenvolvimento de sistemas de informaes tem sido objeto de inmeros estudos. Isto porque as constantes alteraes nos planos econmico, social, poltico e fiscal, entre outros, tm provocado a necessidade de constante evoluo do conceito dos instrumentos organizacionais que permitam uma contnua e efetiva adaptao e gerenciamento das empresas. Para facilitar esse processo, imprescindvel um melhor entendimento da empresa, atravs das informaes e de como elas fluem dentro de um processo.

CONCEITOS O que distingue um dado ou conjunto de dados de uma informao, que auxilia no processo decisrio, o conhecimento que ela propicia ao tomador de decises. Dado qualquer elemento identificado em sua forma bruta, que por si s no conduz a uma compreenso de determinado fato ou situao. Informao a ordenao de forma lgica dos dados, transformando-os em algo identificvel e compreensvel, ao mecanismo de deciso. Cabe ao executivo, obter o conhecimento a partir do dado transformado, o que lhe propicia um processo dinmico ou um elemento de ao, permitindo-lhe posicionar-se diante de um problema ou situao qualquer. Exemplo de dados numa empresa: quantidade de produo, custo de matria-prima, nmero de empregados. A informao seria o resultado da anlise desses dados, ou seja, capacidade de produo, custo de venda do produto, produtividade do funcionrio, etc. Essas informaes, ao serem utilizadas pelo executivo, podem afetar ou modificar o comportamento existente na empresa, bem como o relacionamento entre as vrias unidades organizacionais. Sistema de Informaes o processo de transformao de dados em informaes. E quando esse processo est voltado para a gerao de informaes que so necessrias e utilizadas no processo decisrio da empresa, diz-se que esse um sistema de informaes gerenciais.

O processo de tomada de deciso implica o conhecimento prvio das condies bsicas na empresa e de seu ambiente, bem como uma avaliao das conseqncias futuras advindas das decises tomadas; e esse conhecimento propiciado pelas informaes de que o executivo dispe sobre as operaes da empresa, de seus concorrentes, fornecedores, mercado financeiro, mercado de mo-de-obra, decises governamentais, etc.

IMPORTNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS PARA AS EMPRESAS Geralmente, tem-se dificuldade de avaliar, de forma quantitativa, qual o efetivo benefcio de um sistema de informaes gerenciais, ou seja, a melhoria no processo decisrio. Destacam-se, no entanto, os seguintes benefcios para a empresa: reduo dos custos das operaes; melhoria no acesso s informaes, propiciando relatrios mais precisos e rpidos, com menor esforo; melhoria na produtividade; melhoria nos servios realizados e oferecidos; melhoria na tomada de decises, atravs do fornecimento de informaes mais rpidas e precisas; melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informaes; reduo do grau de centralizao de decises na empresa. ALGUNS ASPECTOS QUE PODEM FORTALECER O SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAIS NA EMPRESA Para que a empresa possa usufruir das vantagens bsicas do sistema de informaes gerenciais, necessrio que alguns aspectos sejam observados, entre os quais podem ser citados: o envolvimento adequado da alta e mdia administrao com o SIG; caso contrrio, pode provocar uma situao de descrdito para com o sistema; a competncia por parte das pessoas envolvidas no SIG; o uso de um plano-mestre, observadas as aes e os resultados esperados; a ateno especfica ao fator humano da empresa, propiciando a participao efetiva dos funcionrios envolvidos no processo; a habilidade dos administradores em identificar a necessidade de informaes, condio essencial para implantao do SIG; o apoio global dos vrios planejamentos da empresa; o apoio da estrutura, baseado em normas e procedimentos adequados; o apoio de um sistema de controladoria (contabilidade, custos e oramento), que um instrumento de consolidao do SIG na empresa; o conhecimento e a confiana no sistema de informaes gerenciais, atravs de treinamento dos usurios e administradores dos sistemas considerados; a existncia de dados/informaes relevantes e atualizados; a adequada relao custo x benefcio. ASPECTOS BSICOS DA DECISO

So as decises empresariais o principal resultado do SIG. E o sucesso de uma deciso pode depender de um processo de escolha adequada, inclusive quanto s suas fases bsicas, apresentadas a seguir: identificao do problema; anlise do problema, a partir da consolidao das informaes sobre o problema; estabelecimento de solues alternativas; anlise e comparao das solues alternativas, atravs do levantamento de vantagens e desvantagens de cada uma, em relao ao grau de eficincia; seleo de alternativas mais adequadas, de acordo com critrios preestabelecidos; implantao da alternativa selecionada, incluindo treinamento dos envolvidos; avaliao da alternativa selecionada atravs de critrios devidamente aceitos pela Empresa. CLASSIFICAO DAS DECISES

Decises programadas So aquelas decises caracterizadas pela rotina e repetitividade, para as quais possvel estabelecer um procedimento padro.

Decises no programadas So as no estruturadas e caracterizam-se, basicamente, pela novidade, no existindo procedimento padro.

ELEMENTOS DO PROCESSO DECISRIO

Alguns dos elementos que o administrador pode considerar no processo decisrio so: A incerteza - Esta incerteza ocorre tanto no conhecimento da situao do ambiente que envolve a deciso, quanto na identificao e valorao das conseqncias decorrentes da opo por um curso de ao, em detrimento de outros alternativos. Os recursos - Os recursos do tomador de deciso normalmente so limitados, prejudicando a correspondente ao. Esta uma das razes da necessidade de estabelecer planos de ao inerentes s principais decises da empresa.

ESQUEMA BSICO DE INFORMAES GERENCIAIS

O esquema bsico pretende identificar uma rede de sistemas (ou subsistemas) de informaes, que demonstre as interaes entre eles, em termos de tratamento de dados e troca de informaes. O sistema de informaes representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma integrada e capazes de gerar informaes necessrias ao processo decisrio. O Sistema de Informaes Gerenciais - SIG pode identificar as seguintes reas funcionais: marketing; produo; administrao financeira; administrao de materiais; administrao de recursos humanos; administrao de servios; e gesto empresarial. Estas reas funcionais se subdividem em funes que em seu interior agrupam atividades relacionadas, necessrias ao funcionamento de uma empresa qualquer.

DESCRIO DE FUNES E ATIVIDADES As funes e atividades bsicas so identificadas e agrupadas em dois tipos de reas funcionais, conforme exemplo a seguir: REAS FUNCIONAIS FIM (Marketing e Produo) Funes e atividades envolvidas diretamente no ciclo de produo e colocao do produto no mercado.

REAS FUNCIONAIS MEIO (Adm. Financeira, Adm. de Materiais., Adm. de R.H., Adm. de Servios, Gesto Empresarial) Funes e atividades que proporcionam os meios para que haja a transformao de recursos em produtos e servios e sua colocao no mercado.

DECOMPOSIO DAS REAS FUNCIONAIS Para a decomposio de cada rea funcional, observa-se o objetivo e afinidade de cada uma, analisando-a dentro de um enfoque sistmico para identificao dos relatrios, documentos e formulrios necessrios ao sistema de informaes gerenciais. importante lembrar que essas reas funcionais correspondem a sistemas e no a unidades organizacionais. Cada rea funcional formada por um conjunto de funes mediante as quais a empresa consegue atingir seus objetivos. Por sua vez, em cada funo existem grupos de atividades especficas e inter-relacionadas que compem a sua estruturao. Assim, Materiais caracteriza uma rea funcional, na qual existe a funo Gesto de Materiais e Equipamentos. Uma das atividades atravs da qual esta funo exercida o controle de estoque. MARKETING Produto, distribuio, promoo, preos. PRODUO Fabricao, qualidade, manuteno. ADMINISTRAO FINANCEIRA Planejamento de recursos financeiros, captao de recursos financeiros, gesto de recursos disponveis, seguros, contabilidade geral, contabilidade de custos. ADMINISTRAO DE MATERIAL Planejamento de materiais e equipamentos, aquisies, gesto de materiais e equipamentos. ADMINISTRAO DE RECURSOS HUMANOS Planejamento, suprimento do quadro, gesto de recursos humanos, desenvolvimento de recursos humanos, pagamentos e recolhimentos, benefcios. ADMINISTRAO DE SERVIOS Transportes, servios de apoio, patrimnio imobilirio. GESTO EMPRESARIAL Planejamento e controle empresarial, sistema de Informaes.

ESTRUTURAO DOS RELATRIOS GERENCIAIS - BASE PARA A FORMULAO DE DECISES

Toda a atuao do administrador deve basear-se em fatos e dados. As decises sero sempre pautadas em informaes histricas, mensurveis, qualitativas e/ou comparativas. Para a anlise de situaes e planejamento de atuao o executivo dever contar com relatrios gerenciais, que devero ser estruturados considerando-se alguns aspectos bsicos: Nmeros - Os nmeros devem apresentar a situao atual, o perodo anterior, o mesmo perodo no exerccio anterior, a situao desejada. Grficos - Devem indicar os nveis da tomada de deciso, atravs da apresentao da situao mxima, mdia ou mnima. Comentrios - Espao reservado ao gerente para apreciao de dados e fatos, evitandose diferentes interpretaes dos relatrios gerenciais. Decises/Aes - Explicitar as decises/aes tomadas em relao a determinado assunto e os recursos para a implementao. Resultados - Explicitar os resultados que se deseja alcanar, decises e aes executadas. BIBLIOGRAFIA

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas - Sistemas, Organizao e Mtodos BALLESTEROS, A., Maria Ermelinda - Organizao, Sistemas e Mtodos MIRANDA, Mac Dowell dos Passos - Organizao e Mtodos http://jwnovato.sites.uol.com.br/Sistemas.htm