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REGLAMENTO OPERATIVO PARA EL MANEJO DE FONDOS CON CARGO A CUENTA DOCUMENTADA

Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------INDICE Captulo I. Artculo 1. Artculo 2. Artculo 3. Artculo 4. Artculo 5. Artculo 6. Captulo II. Artculo 7. Artculo 8. Artculo 9. Captulo III. Artculo 10. Artculo 11. Artculo 12. Artculo 13. Artculo 14. Disposiciones Generales. Concepto Cargos de Cuenta Objetivo del Reglamento Marco Legal Disposicin Interna Alcance del Reglamento Responsables Disposiciones Administrativas. Autorizacin Cuanta y Certificacin Presupuestaria Aplicacin de Fondos. Informes de Ejecucin y Aprobacin. Perodo de Descargo Del Procedimiento de Descargo De la Recepcin del Descargo Del Informe de Recepcin del Descargo De las acciones por incumplimiento de los descargos 7 6 4

Captulo IV. Prohibiciones y Sanciones Artculo 15. Artculo 16. Artculo 17. De la Ejecucin de la Cuenta De las Sanciones Del Proceso de Seguimiento y Control

Procedimientos Diagrama de Flujo Glosario de Trminos Tcnicos

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artculo 1 (Concepto Cargos de Cuenta) Entrega de fondos o recursos que realiza la Administracin de la Gobernacin a un Servidor pblico (personal de planta), formalmente autorizado para que realice una gestin determinada observando los procedimientos establecidos en el presente reglamento para su apertura y descargo o rendicin de cuenta. Artculo 2 (Objetivo del Reglamento) Reglamentar para la Gobernacin del Departamental de Tarija, el uso adecuado de los fondos otorgados en calidad de Cargos de Cuenta y/o fondos en avance y establecer los procedimientos de descargo de cuentas. Facilitar el seguimiento al cumplimiento de los tiempos de descargo de conformidad a los procedimientos de control interno. Establecer los lineamientos generales para la aplicacin de las acciones que exijan el cumplimiento de los descargos. Facilitar la continuidad de las operaciones contables y de seguimiento para el manejo de los Cargos de Cuenta Documentada.

Artculo 3 (Marco Legal) La base legal del presente reglamento es el siguiente: Ley 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales.i Ley N 31 Ley Marco de Autonomas y Descentralizacin Andrs Ibez de 19 de julio de 2010. Ley 004 Ley de Lucha Contra la Corrupcin, Enriquecimiento ilcito e Investigacin de Fortunas Marcelo Quiroga Santa Cruz. Decreto Supremo No 23318 A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la funcin pblica y Decreto Supremo No 26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica. Decreto Supremo No 181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB SABS). Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Gobernacin Tarija.

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Artculo 4.- (Disposicin Interna) Se aprobar segn Resolucin Administrativa de la Gobernacin. Artculo 5.- (Alcance del Reglamento) De uso y aplicacin exclusiva para las unidades operativas dependientes de la Gobernacin de Tarija y de cumplimiento obligatorio para los servidores pblicos de la Gobernacin responsables de la administracin de recursos de fondos en avance. ARTICULO 6.- (Responsables). Son responsables del cumplimiento del presente reglamento las siguientes instancias: Secretario Departamental de Hacienda, que aprobar la asignacin de recursos en el marco de las disposiciones descritas en el presente reglamento. Los Ejecutivos Seccionales, que aprobarn la asignacin de recursos dentro de su rea de jurisdiccin en el marco de las disposiciones descritas en el presente reglamento. El Director de Finanzas que aprobar cuando corresponda la solicitud de asignacin de recursos dentro de esta modalidad, as como instruir la aplicacin del presente reglamento. Secretarios Departamentales, Directores Departamentales, Directores de Servicios, Jefes de Programas y Proyectos y Servidores Pblicos que tengan a su cargo un fondo con cargo de Cuenta Documentada. El titular del rea solicitante, el mismo que debe firmar el requerimiento y supervisar la aplicacin del Cargo de Cuenta. El servidor pblico responsable de la ejecucin del gasto y del correspondiente descargo.

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------CAPITULO II DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS ARTCULO 7 (Autorizacin). La ejecucin de los Cargos de Cuenta ser autorizada por el titular de la Secretaria Departamental de Hacienda o Ejecutivo Seccional, a requerimiento del Responsable de la Unidad Solicitante, mediante nota de solicitud, el mismo que debe consignar: Nombre del Servidor Pblico Objeto del Cargo de Cuenta. Fecha. Presupuesto por objeto de gasto. Certificacin presupuestaria ARTCULO 8 (Cuanta). Se establece como monto mximo para la entrega bajo la modalidad de Fondos de Avance la suma de 20.000.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos). La autorizacin debe cumplir lo siguiente: De 1 a 20.000 Bs. Corresponder la aprobacin al Secretario Departamental de Hacienda. Para las Unidades Seccionales, los montos debern ser establecidos y aprobados por el Ejecutivo Seccional. Excepcionalmente, previa justificacin documentada y autorizacin a travs de Resolucin Expresa de la Gobernacin, se proceder a la entrega de Cuenta Documentada por un monto superior a 20.000.- (Veinte mil 00/100 bolivianos). El Gobernador, mediante Resolucin Expresa delegar la autorizacin para la entrega de Cuentas Documentadas por un monto superior a 20.000.- (Veinte mil 00/100 bolivianos) a las Unidades Desconcentradas.

Artculo 9.- (Aplicacin de Fondos). Para la aplicacin de los recursos de Fondos en Avance y/o Cargos de Cuenta se deber observar lo siguiente: Los recursos solicitados dentro de esta modalidad debern estar previstos en el POA del rea organizacional requirente.

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Los recursos debern aplicarse exclusivamente al objeto del gasto registrado en la solicitud. CAPITULO III INFORMES DE EJECUCION Y APROBACIN ARTCULO 10.- (PERIODO DE DESCARGO). El tiempo mximo previsto para el descargo del Cargo de cuenta es de treinta das hbiles, tiempo que deber ser computable a partir de la fecha de entrega del fondo. La ampliacin del plazo de presentacin del descargo podr considerarse en las siguientes situaciones: El Informe de Descargo este observado por lo que se otorgar un plazo adicional de cinco das para su ajuste y rectificacin. El servidor pblico responsable de la administracin del fondo, considere insuficiente el tiempo otorgado para el cumplimiento de su descargo, por lo que podr presentar solicitud de ampliacin de descargo (hasta un mximo de cinco das) debidamente sustentado a la Direccin de Finanzas.

ARTICULO 11.- (DEL INFORME DE DESCARGO). El Informe de Descargo deber ordenarse de conformidad al monto asignado y ajustarse a los procedimientos establecidos en el Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios. Para las cuantas de gasto de los fondos de cargo de cuenta, deber considerarse los procedimientos establecidos en el Decreto Supremo No 0181, de 28
de junio de 2009, Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NBSABS).

ARTICULO 12.- (De la Recepcin del Descargo). La documentacin de descargo o legajo, se recepcionar por las instancias operativas de la Secretaria Departamental de Hacienda, las mismas que procedern a la revisin de la ejecucin de la cuenta documentada de acuerdo a lo siguiente: Revisin de la ejecucin de conformidad al objeto de gasto, sustentada en la solicitud de apertura de Cuenta Documentada.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Apropiacin correcta de los gastos en cada una de las partidas presupuestarias. Verificacin de las facturas y documentos de sustentacin del gasto (se debe considerar la presentacin de las facturas dentro del mes en el que se realiz el gasto). Verificacin de los depsitos realizados por saldos no utilizados, segn boleta bancaria.

Una vez verificada la documentacin, el tcnico responsable de la revisin de los Cargos de Cuentas en un tiempo mximo de diez das proceder a emitir Informe sin Observacin y/o Informe con Observacin segn corresponda. ARTICULO 13. (Del Informe de Recepcin del Descargo). Corresponder Informe con Observaciones en las siguientes situaciones: Cuando la ejecucin de los descargos no tengan relacin con el objeto solicitado en la apertura de la cuenta. Cuando la documentacin no cumpla con los requisitos establecidos en el presente reglamento. En ausencia de las firmas responsables, en los formularios de solicitud, y del visto bueno del Director Departamental, Jefe de Proyecto, Jefe de Unidad, etc, que corresponda. No se adjunte la correspondiente Factura, emitida en las fechas de ejecucin del gasto. Los gastos no estn sustentados por las correspondientes hojas de cotizaciones, las mismas que debern consignar: nombre o razn social del proveedor, sello de la Casa Comercial o nmero de carnet de identidad del proveedor (si corresponde).

Estas situaciones ocasionarn Informe de Recepcin de Descargo con Observaciones, donde el Tcnico de Cargo de Cuenta, a travs del Director Financiero, devolver el legajo al Titular de la Unidad Solicitante, responsable del manejo de la cuenta, solicitando en detalle la documentacin adicional faltante y establecindose un plazo de cinco das hbiles para la complementacin del descargo. El Director de Finanzas har llegar una copia de la nota de devolucin del legajo al Tcnico de Cargo de Cuenta para el cmputo del tiempo de descargo.

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------El informe de recepcin sin observaciones se emitir cuando la documentacin o legajo no genere las observaciones anteriormente sealadas, para cuyo efecto deber emitirse Informe de Recepcin sin Observacin. Este Informe se adjuntar al Comprobante de Contabilidad registrndose la baja del mismo y remitindose constancia del Informe sin Observacin al responsable de la ejecucin del fondo. Artculo 14.- (De las acciones por incumplimiento de los descargos). Los incumplimientos de los procedimientos y plazos establecidos dentro del manejo de fondos en avance y/o fondos con cargo de cuenta documentada, generan responsabilidad segn lo establecido en las normas legales en actual vigencia. Identificados los incumplimientos, segn reporte tcnico, la Direccin de Finanzas y sus similares dentro del Nivel Territorial notificarn al Titular de la Unidad solicitante y al responsable de la cuenta documentada y/o fondos en avance el incumplimiento incurrido, haciendo conocer a los interesados la remisin del Informe por incumplimiento a la Direccin de Auditora Interna y a la Direccin Jurdica. CAPITULO IV PROHIBICIONES Y SANCIONES ARTICULO 15.- (De la Ejecucin de la Cuenta). Se establecen las siguientes prohibiciones: Reconocer compromisos asumidos por un monto superior al desembolso. Uso de los fondos para pago de los Bienes y Servicios no reconocidos por el Estado como ser: Clnicas, atenciones, obsequios, premios, salutaciones, condolencias y padrinazgos, ayudas econmicas, subsidios, subvenciones, donaciones o cualquier otro gasto extra presupuesto. Aperturar otro cargo de Cuenta para aquel servidor pblico que tenga pendiente un cargo anterior. Responsable de la cuenta de gasto, entregue a terceras personas para el gasto.

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------ARTICULO 16.- (De las Sanciones ). Los responsables de la ejecucin de la Cuenta Documentada sern pasibles a sanciones disciplinarias segn Reglamento Interno de la Gobernacin y el marco normativo definido en el artculo 3 del presente reglamento y para los siguientes casos: Por incumplimiento de descargos efectuados dentro de los perodos establecidos en el presente reglamento. Por manejo discrecional de los fondos entregados.

Artculo 17.- (Del Proceso de Seguimiento y Control). El Secretario Departamental de Hacienda a travs de su Direccin de Finanzas y/o sus similares dentro del nivel desconcentrado y territorial (Unidades Seccionales, Programas y Proyectos, Servicios) a travs de sus unidades operativas correspondientes establecer las acciones necesarias para organizar el seguimiento y control a la ejecucin de los Fondos de Cargo de Cuenta en funcin a las siguientes acciones: A travs del Sistema de Contabilidad, Cuenta de Fondos de Avance, efectundose el registro y estado de las rendiciones de cuenta. Registro especfico sobre las observaciones realizadas a los informes presentados. Se realizar conciliaciones de saldos de la cuenta Fondos en Avance a travs de Contabilidad. Remisin de Informe por incumplimiento a los plazos otorgados a travs de los equipos tcnicos de Auditora de los niveles desconcentrado y territorial a la Direccin de Auditoria Interna de la Gobernacin.

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PROCEDIMIENTOS

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hoja N PROCEDIMIENTO APERTURA DE CARGO DE CUENTA DOCUMENTADA 1 de 3 N Procedimiento: N Actividades 5 Procedimiento: Corresponde al Sistema: Apertura de Cargo de Cuenta Documentada Sistema de Tesorera, Sistema de Administracin de Bienes y Servicios. Tiempo: 9 das

Objetivo: Operativizar y atender actividades especiales e inmediatas, contempladas en el POA y que sean de inters de la Gobernacin, mediante la Apertura contable de un Cargo de Cuenta Documentada.

Caractersticas: Rene los documentos oficiales necesarios que los niveles organizacionales autorizados elaboran para solicitar, verificar, aprobar, instruir y efectuar el registro contable del Cargo de Cuenta Documentada Responsables: rea Solicitante, Secretaria Departamental de Hacienda, Ejecutivos Seccionales, Gobernador del Departamento. Activ. N 1.1 1 Descripcin de la Actividad La Unidad Solicitante considera la necesidad de apertura de Cargo de Cuenta Documentada. Verifica registro de las actividades dentro del POA de la Unidad, considera niveles de autorizacin y escala de cuanta aprobada. Emite Nota de solicitud en Original y Copia y remite: Responsable Documento Utilizado 1. Carta oficial de solicitud de Apertura de cargo de cuenta documentada Original Dirigida a la Instancia correspondiente Copia Archivo de la Unidad Solicitante Tiempo (Estim.) 1/2 da

reas Solicitantes: Secretaras Dptales. Ejecutivos Seccionales Unidades Ejecutoras de Proyectos

Solicitud con los antecedentes que sustente la necesidad del requerimiento, registro en el POA, monto requerido desglosado en partidas presupuestarias y nombre del servidor pblico responsable de la administracin del fondo. 1.2. El legajo de requerimiento se remite segn los niveles de aprobacin a las siguientes instancias: Secretaria Departamental de Hacienda: Para solicitudes hasta Bs.20.000. Gobernador del Departamento: Para solicitudes mayores a Bs. 20.000. 2.1. Recibe Nota de Solicitud y antecedentes de Apertura de Cargo de Cuenta, considera la necesidad y procede: (De conformidad a los Niveles de Autorizacin) Montos de 1 a 20.000. Aprueba o rechaza la solicitud. Rechazo se archiva el requerimiento. Aprueba se emite Memorndum, firma documento y se remite a la Secretaria Departamental de Hacienda para su ejecucin.

Gobernador Departamento

del

1. Resolucin de Gobernacin. Memorndum Original Legajo Copia Servidor Pblico Resp. Del Fondo.

Secretario Departamental de Hacienda Ejecutivo Seccional

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Procedimiento Apertura de Cargo de Cuenta documentada Activ. N 3 Descripcin de la Actividad 3.1 Recibe Solicitud, documentacin adicional que sustenta el requerimiento, documento de aprobacin. Considera requerimiento, autoriza e instruye:

Hoja N: 2 de 3 Responsable Documento Utilizado Circular Interna

1 das Tiempo (Estim)

Secretario Departamental de Hacienda

Procesar Certificacin Presupuestaria, Elaborar Informe de Contabilidad situacin Cargos de Cuenta. Direccin de Finanzas. Circular Interna

3.2 Recibe e instruye a Presupuestos procesar Certificacin Presupuestaria Instruye a Contabilidad elaborar Informe de Contabilidad sobre Cargos pendientes. 3.3 Procesa Certificacin Presupuestaria

Responsable de Presupuestos.

1. Certificacin presupuestaria. Original Legajo de Requerimiento

3.4. Elabora Informe de Contabilidad

Responsable de Contabilidad

2. Informe de Contabilidad Original Legajo Copia Archivo Contabilidad

4.1Valida la Informacin correspondiente a la Certificacin presupuestaria, Informe de Contabilidad, Autorizacin, instruye la liquidacin.

Jefe de Contabilidad y Tesorera

Legajo del Requerimiento. Carta de Solicitud. Antecedentes Documento de Aprobacin. Certificacin Presupuestaria. Informe de Contabilidad Comprobante de Contabilidad Original-Legajo

da

5.1Procesa Comprobante de Contabilidad - Egreso, afecta el sistema contable, registra la operacin, requiere firmas. Se aplica Formulario de Cargo de Cuenta.

Contabilidad

da

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Procedimiento Apertura de Cargo de Cuenta documentada Activ. N Descripcin de la Actividad Responsable Hoja N: 3 de 3 Documento Utilizado
Tiempo (Estim)

5.2. Procesa Cheque, requiere firmas y se entrega al servidor pblico: Cheque Copia del Formulario de Apertura de Cargo Reglamento de Fondos en Avance

Contabilidad Tesorera

Comprobante de Contabilidad

da

5.3. Se archiva transitoriamente el Legajo de la Operacin Contable. FIN DEL PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE CARGO DE CUENTA.

N Actividades:

Tiempo mximo: Procedimiento Concluido Fecha de Aprobacin: (sello fechador)

3 Das

Fecha de elaboracin:

rea responsable de actualizacin: DIMODI

Nota: Las operaciones contables solo estn representadas referencialmente.

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------APERTURA DE CARGO DE CUENTA DOCUMENTADA

FORM ACD-01
N Orden: Gestin:

rea solicitante: Servidor de Cuenta: Declaro, que en la fecha he recibido de la Gobernacin del Departamento de Tarija, la suma de: Bs. . . . . . . . . . . . 00/100 (. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .00/100 Bolivianos), Segn Comprobante de Cuenta documentada N. . . . . . . . . . . . ,Gestin . . . . . . . . para realizar los siguientes gastos: PARTIDA OBJETO DEL GASTO IMPORTE (Bs) Pblico Nombre(s) Ap. Paterno Ap. Materno Carnet Identidad

responsable del Cargo

TOTAL Me comprometo a presentar el descargo respectivo a la Secretara Departamental de Hacienda de la Gobernacin del Departamento de Tarija, con la documentacin autntica y fidedigna de acuerdo a preceptos legales en vigencia, en el trmino de . . . . . . . (. . . .) das hbiles a partir de la fecha, que podr tener una prrroga de . . . . . . . . ( . . . ) das por motivos justificados. Si no presentase el descargo mencionado en el trmino estipulado o en la prrroga obtenida, me confieso deudor de la cantidad recibida o saldo resultante que devolver a la Gobernacin del Departamento a simple notificacin, sujetndome en caso contrario a las sanciones de Ley, declarando conocer las reglamentaciones vigentes sobre manejo de fondos fiscales. Para el fiel cumplimiento de lo estipulado, afianzo esta obligacin con todos mis bienes habidos y por haber. Tarija,. . . . . de. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . . ...................... DEUDOR

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------PARA CONOCIMIENTO DEL DEUDOR 1ro. Los fondos entregados deben invertirse precisamente en el objeto que se indica, lo contrario significar malversacin de fondos, sancionada por leyes vigentes. 2do. La Gobernacin del Departamento, no reconoce saldos acreedores, por consiguiente no debe erogarse mayor suma que la recibida. 3er. Todo saldo sobrante debe devolverse a la Gobernacin del Departamento, acompaando el recibo de depsito bancario en tres ejemplares, en la rendicin de cuentas respectiva.

....................... Director de Finanzas Original = Trmite, Copia 1 = Servidor pblico

............................ Secretario Dptal. De Hacienda

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------EJECUCION CARGO CUENTA Hoja N: 1 de 2 Tiempo: 4 das (*) N Procedimiento: N Actividades 3

Procedimiento: Corresponde al Sistema: Modalidad: Objetivo:

Ejecucin Cargo de Cuenta Sistema de Tesorera, Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Compras Directas / Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo (ANPE). Caractersticas: El responsable del Cargo de Cuenta, quin acta como RPA, aplica internamente los procedimientos establecidos para la modalidad de Compra Directa o ANPE, dependiendo de la cuanta en cuestin; debiendo documentar el proceso mediante los formularios de Cotizacin, Cuadro Comparativo, Orden de Compra/Trabajo, Factura, Acta de Recepcin, Nombre del evento, Lista y Firma de asistentes e Informe Final, segn corresponda.

Establecer los procedimientos para el cumplimiento de las normas de adquisicin de bienes y servicios para la aplicacin de los fondos en los fines previstos en el objeto del gasto autorizado.

Responsable: Servidor Pblico a cargo de la Apertura de Cuenta Documentada. Activ. N Descripcin de la Actividad Responsable Documento Utilizado Tiempo (Estim.) da

(viene del procedimiento 5.2 Apertura del Cargo de Cuenta Documentada) 1 1.1 Recibe el cheque del cargo de cuenta documentada e inicia la aplicacin de los fondos para atender requerimientos internos expuestos en su programa/plan de trabajo. Compras de Bienes y/o Servicios hasta bs. 20.000.2 2.1 Elabora la Orden de Compra o de Trabajo segn corresponda de conformidad a los datos y caractersticas requeridas por el solicitante. Valida Orden de Compra/Trabajo. 2.2 Cancela la adquisicin y recibe la Factura verificando el registro del NIT de la Gobernacin y datos necesarios. 2.3 Rene en un legajo clasificando todos los formularios, actas, facturas, listas, firmas de asistencia y otros que respalden la adquisicin de bien y/o servicio para continuar con el procedimiento de Descargo o Rendicin de Cargo de Cuenta documentada. 2.4. Valida el procedimiento firmando la documentacin y archiva transitoriamente la documentacin.

Servidor Pblico a cargo de la Cuenta documentada

Servidor pblico a cargo de la Cuenta documentada

Formulario. Orden de Compra/Trab ajo (1) Origin al Factura Legajo: Orden de C. Orden de T. Facturas Hojas de Asistencia a Talleres, etc.

1 da

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Procedimiento Ejecucin del Cargo de Cuenta documentada Activ. N Descripcin de la Actividad Compras de Bienes o Servicios de Bs. 20.001.adelante. 3 3.1 Solicitud de cotizacin o propuesta, acompaando con las especificaciones Tcnicas o trminos de Referencia. 3.2 Elaboracin del Documento Base Contratacin (DBC) y publicacin (si corresponde). 3.3 Recaba tres cotizaciones de proveedores legalmente establecidos, detallando con claridad las caractersticas de los bienes y servicios a adquirir y/o contratar: Cantidad, Unidad de manejo, dimensiones y cmputo mtrico, material, color, unidad de medida, cobertura de servicio, tipo de garanta y otros detalles, de acuerdo al tipo de contratacin. 3.4 Elabora el Cuadro Comparativo evala y califica propuestas. 3.5 Adjudica a la oferta con el precio ms bajo y se ajuste a las especificaciones tcnicas exigidas. 3.6 Elabora Contrato u Orden de Compra o de Trabajo segn corresponda de conformidad a los datos y caractersticas de la cotizacin y cuadro comparativo. 3.7 Elabora Acta de Recepcin. 3.8 Procesa Factura. liquidacin contraprestacin de Documentacin Legajo Id Servidor Pblico asignado para administracin del fondo Formularios de: Cotizaciones (3) DBC Responsable Hoja N: 3 de 3 Documento Utilizado
Tiempo (Estim)

Id

Formulario de: Cuadro Comparativo. (1) Original Formulario de Cuadro Comparativo (1) Original Orden de Compra (1) Original

Id

id

id

Formulario de Acta de Recepcin. (1)Original

3.9. Valida firmando la documentacin del proceso de adjudicacin y archiva transitoriamente el legajo. 4 4.1. Documentacin en Archivo Transitorio Modalidad Compras Directas Modalidad ANPE 20.001 adelante FIN PROCEDIMIENTO EJECUCION DE LOS RECURSOS DE FONDOS CON CARGOS A CUENTA. Servidor Pblico asignado para administracin del fondo.

da

Legajo 1 Legajo 2 Legajo 3

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------SOLICITUD DE BIENES Y/O SERVICIOS GENERALES

ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE CUENTA SOLICITANTE: rea Solicitante: Destino del Bien y/o Servicio General: (Justificacin de uso en Programa, Proyecto, Uso interno del rea)
PRECIO REFERENCIAL Bs.

N Control Interno

Hoja 1 de 1

FECHA:

Cantidad

Unidad

DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO

.................................................................... Especificaciones Tcnicas .................................................................... .................................................................... ................................................................... ................................................................... ................................................................... .................................................................... Especificaciones Tcnicas .................................................................... ....................................................................

Especificaciones Tcnicas

Firma Solicitante del Bien y/o Servicio

Servidor Pblico Responsable de Cargo de Cuenta

VB Secretario Dptal. o Autoridad alterna

Nota: Los Servidores pblicos que solicitan bienes y/o servicios son responsables de las especificaciones tcnicas

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------N
COTIZACION

ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE CUENTA

Fecha:

Seor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Solicito a usted(es) cotizar los siguientes Bienes y/o Servicios.

Cantidad Unidad Manejo Descripcin (Especificaciones Tcnicas) Precio Unitario Bs.

Fecha de Presentacin:

Total Bs.

Plazo entrega (das)

Especificaciones Tcnicas

..................................................................... ..................................................................... .....................................................................

Especificaciones Tcnicas

..................................................................... ..................................................................... .....................................................................

Especificaciones Tcnicas

..................................................................... ..................................................................... .....................................................................

Especificaciones Tcnicas

..................................................................... ..................................................................... .....................................................................

Validez de la oferta (DIAS)

Nombre Comercial: Direccin:

NIT: Telef/Fax e-mail:

Resp. Cargo de Cuenta

Firma (sello)

Datos del Oferente Firma (Sello)

Nombre Propietario:

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE CUENTA N: APERTURA DE CUENTA REA SOLICITANTE:
OFERENTE 1 N ITEM DESCRIPCION DEL ITEM COTIZADO CANT. UNID PRECIO UNIT Bs. PRECIO TOTAL Bs. OFERENTE 2 PRECIO UNIT Bs. PRECIO TOTAL Bs.

N Prenumerado

FECHA APERTURA:
OFERENTE 3 PRECIO UNIT Bs. PRECIO TOTAL Bs.

OBSERVACIONES

1 2 3 4 5 6 7 PRECIO TOTAL OFERTADO Bs. (VALIDEZ DE LA OFERTA) O PLAZO DE ENTREGA EN DIAS SUGERENCIA DE ADJUDICACION: OFERTANTE: OFERTANTE: IMPORTE Bs. IMPORTE Bs. SECRETARIO DEL REA SOLICITANTE (FECHA) FECHA ADJUDICACION

RESP. CARGO DE CUENTA (FECHA) Si existen ms de tres cotizaciones, adicionar formulario y continuar el registro

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ORDEN DE COMPRA
ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE CUENTA

FECHA EMISIN

Seores: (Nombre o Razn Social del Proveedor)

Persona Contacto: Telef./Fax:

Direccin:

Plazo de entrega:

Agradecemos a Uds. proveernos los bienes y/o servicios detallados a continuacin: La factura deber detallar los bienes y/o servicios adquiridos y el NIT del Gobierno Autnomo Departamental de Tarija # 178928029
CANTIDAD PEDIDA DESCRIPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO PRECIO Bs. UNIT TOTAL

COSTO TOTAL: LITERAL:

Aprobacin del Inmediato Superior Nombre y Firma

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------ACTA DE RECEPCIN

ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE CUENTA

FECHA ELABORACION

NOMBRE DEL SERVIDOR PBLICO RESPONSABLE DEL CARGO DE CUENTA:

DEPENDIENTE DEL REA SOLICITANTE:

La Gobernacin del Departamento de Tarija, por intermedio del Servidor pblico citado, mediante la presente ACTA, certifica la conformidad por la recepcin de los siguientes Bienes y/o Servicios adquiridos por Administracin interna de Cargo de Cuenta.
CANT UNID DESCRIPCION

Especificaciones Tcnicas

....................................................... ....................................................... ....................................................... .......................................................

.................................. .................................. .................................. ..................................

Especificaciones Tcnicas

....................................................... ....................................................... ....................................................... .......................................................

.................................. .................................. .................................. ..................................

Especificaciones Tcnicas

....................................................... ....................................................... ....................................................... .......................................................

.................................. .................................. .................................. .................................. RECIBI CONFORME

ENTREGUE CONFORME

PROVEEDOR

RESPONSABLE DE CARGO DE CUENTA

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hoja N: PROCEDIMIENTO RENDICION DE FONDOS EN AVANCE Y/O CARGOS DE CUENTA Procedimiento: Corresponde al Sistema: Modalidad: Rendicin de Cuenta Documentada Sistema de Tesorera, Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Compra Directa / Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo (ANPE) Caractersticas: La informacin que alimenta este procedimiento se encuentra descrita en los procedimientos anteriores. 1 de 3 Tiempo: 10 das N Procedimiento: N Actividades 5

Objetivo: Ordenar la documentacin de descargo estableciendo un legajo en forma cronolgica, sistemtica y tabulada de manera que se exponga claramente los gastos realizados en las partidas presupuestarias aprobadas.

Responsable: Servidor pblico a cargo de la Apertura de Cuenta Documentada. Activ. N Descripcin de la Actividad Viene del Procedimiento 4.1 Ejecucin del Cargo de Cuenta Documentada. 1 1.1 Procesa Informe de Rendicin de Documentada, en original, copia 1, copia 2. Cuenta Servidor pblico a cargo de la Cuenta documentada. Informe Original legajo de Descargo. Copia 1 Archivo Unidad Solicitante Copia Servidor Pblico Resp. 2. Responsable Documento Utilizado Tiempo (Estim.) da

1.2 Adjunta documentacin de conformidad al proceso ejecutado (Legajo 1, Legajo,2, Legajo 3) 1.3 Valida la informacin, firma nota y remite al inmediato superior para su aprobacin.

Legajo de Ejecucin del Fondo. 1.4 Jefe de la Unidad Solicitante, considera informe, revisa valida el mismo y emite Nota a la Secretara Departamental de Hacienda en Original y Copia. Adjunta Legajo y detalle del mismo en la nota de remisin. Jefe Unidad Solicitante Nota de remisin. Original SH. Copiaarchivo unidad solicitante

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Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Procedimiento Rendicin de Cuenta Documentada Activ. N Descripcin de la Actividad Responsable Hoja N: 2 de 3 Documento Utilizado
Tiempo (Estim)

2.1.Recibe Nota de presentacin de Informe de Descargo de Cargo de Cuenta y Legajo Carta a Secretaria Dptal. de Hacienda. Copia Apertura de Cargo de Cuenta. Orden de Trabajo /Orden de Compra Cotizaciones (1) Cuadro Comparativo (1) Adjudicacin (1) Facturas, recibos, pasajes. Lista de Asistentes a Talleres con la firma de Superior / Ejecutivo Seccional - Acta de Recepcin - Papeleta de Depsito (1) Cuando corresponda segn el monto 2.2 Remite a la Direccin de Finanzas.

Secretaria Departamental de Hacienda.

Legajo de documentacin (1) Original.

2 das

Secretaria Dptal. de Hacienda Direccin de Finanzas.

Circular Interna Legajo.

2.3 Considera descargo, verifica e instruye al Responsable Contable para la emisin del Informe de Aprobacin/Observacin. 3. 3.1. Procede a la revisin del descargo Verifica: - Revisin de la ejecucin de conformidad al objeto de gasto, sustentada en la solicitud de apertura de Cuenta Documentada. - Apropiacin correcta de los gastos en cada una de las partidas. - Verificacin de las facturas y documentos de sustentacin del gasto. - Verificacin de los ingresos realizados por resultado de saldos, segn ingresos bancarios. - Firma en los documentos de descargo 3.2. Elabora Informe con Observacin y devuelve al Servidor Pblico responsable del Cargo de Cuenta.

Circular Interna Legajo.

Responsable Tcnico para la revisin de los Informes de Cargos de Cuenta.

Legajo de Descargo

3 das

Responsable Tcnico para la revisin de los Informes de Cargos de Cuenta.

Informe Original Servidor Pblico Copia 1- Archivo

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Reglamento Operativo para el Manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Procedimiento Rendicin de Cuenta Documentada Activ. N Descripcin de la Actividad Responsable Hoja N: 3 de 3 Documento Utilizado
Tiempo (Estim)

3.3. Adjunta informacin, ajusta descargo y procesa descargo (vuelve a la actividad 1 del presente procedimiento).

Responsable ejecucin del fondo.

Legajo de documentacin (1) Original Ajustada. Informe Original Legajo Copia 1- Servidor Pblico Copia 2 - Archivo

3.4. Elabora Informe sin Observacin, firma, adjunta legajo y remite a la Direccin de Finanzas.

Responsable Tcnico para la revisin de los Informes de Cargos de Cuenta.

4.1. Recibe, revisa informe, aprueba y firma formulario Rendicin de Cuentas y Comprobante de Contabilidad y remite a la Secretara de Hacienda. 4.2. Revisa, firma Formulario de Rendicin y Comprobante de Contabilidad y remite a la Direccin de Finanzas

Director de Finanzas Secretario Dptal. de Hacienda

Legajo de Descargo Comprobante de Contabilidad. Legajo de Descargo Comprobante de Contabilidad

3 das

5.

5.1. Remite al rea Contable e instruye registro, foliado y archivo del legajo y entrega del Formulario de Rendicin de Cuentas Aprobado al responsable del cargo de cuenta. 5.2. Entrega formulario de Rendicin de Cuentas Aprobado.

Director de Finanzas.

Legajo de Descargo y Comprobante de Contabilidad. Copia Formulario de Rendicin de Cuentas Aprobado. Legajo de Descargo y Comprobante de Contabilidad.

2 das

Responsable Tcnico para la revisin de los Informes de Cargos de Cuenta. Responsable del Archivo Contable

5.3. Registro y Archivo documentacin

PROCEDIMIENTO CONCLUIDO DE LA ADMINISTRACIN, EJECUCIN Y DESCARGO DE RECURSOS DE FONDOS EN AVANCE Y/O CARGOS DE CUENTA.

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------N Orden:

DESCARGO O RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA

FORM RCD-02
rea que presenta el descargo: Gestin:

Servidor Pblico que presenta el Descargo de Cuenta: Nombre(s) Apellido Paterno Carnet Identidad

Rendicin de Cuentas que presenta el suscrito Servidor pblico, por fondos recibidos de la Gobernacin del Departamento de Tarija en la Apertura de Cargo de Cuenta Documentada, conforme al siguiente detalle: IMPORTE IMPORTE DESCARGO (Bs.)

Fecha

CONCEPTO

CARGO (Bs.)

TOTAL Bs. El detalle de los formularios administrativos, recibos, facturas que se adjuntan a la presente Rendicin de Cuentas son autnticos y corresponden a las partidas que motivaron el pago, en fe de ello protesto de su veracidad.
Tarija, . . . . . . de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . . ...................... DEUDOR
SIGUE AL REVERSO

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Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------VIENE DEL ANVERSO

DESCARGO O RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA

Informe tcnico de rea Contabilidad: Revisada la documentacin que sustenta la presente Rendicin de Cuentas, se deja constancia de la conformidad del descargo, de acuerdo a disposiciones legales en vigencia, correspondiendo su aprobacin por la suma de Bs. . . . . . . . . . . . . (. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .00/100 Bolivianos)

Tarija, . . . . . . de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . . ..................................................... RESPONSABLE DE LA REVISIN DEL DESCARGO

Dictamen de Aprobacin: En atencin al informe tcnico del rea de Contabilidad, se Aprueba el Descargo o Rendicin de Cuentas presentado por el Servidor pblico citado.

RESPONSABLE CONTABILIDAD

Tarija, . . . . . . de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . .
VB ........................... Director de Finanzas .............................. Secretaria Dptal. De Hacienda

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Reglamento Administrativo para el manejo de Fondos con Cargo a Cuenta Documentada

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DIAGRAMA DE FLUJO

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GLOSARIO DE TRMINOS TECNICOS

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Procedimiento Sucesin cronolgica y secuencial de operaciones administrativas relacionadas entre s, que describen cada una de las tareas. Diagrama de Flujo Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales en donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen en cada operacin descrita. Fondos en Avance Recursos financieros que se entregan en forma excepcional y con la debida justificacin a un servidor pblico, con la finalidad de atender ciertos pagos autorizados. Documentos de Respaldo Constituyen el respaldo documentado de las transacciones registradas en los comprobantes contables tales como: contratos, facturas, planillas, informes, autorizaciones escritas, etc. Rendicin de Cuentas Es la presentacin de descargos documentados por parte del cuentadante que evidencian o demuestran el pago o transaccin efectuada en los fines autorizados dentro de los plazos establecidos.

(1) Las Unidades Seccionales, Programas y Nivel Desconcentrado podrn hacer uso de los formularios establecidos y/o ajustar de conformidad a su ordenamiento organizacional, considerando todos los campos establecidos en los anexos del presente reglamento.
i

Especialmente en sus Art. 27 Inc. c), Art. 28 Inc. a), b) y c), Art. 36 y 38

36

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