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R ECOMENDAES PARA A P RODUO E O A RMAZENAMENTO D OCUMENTOS DE A RQUIVO

DE

R IO
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DE

J ANEIRO 2005

Copyright by Conselho Nacional de Arquivos CONARQ Praa da Repblica, 173, 20211-350, Rio de Janeiro RJ Telefones: (21)3806-6171; 2516-1834 - Fax: (21)2232-8430 E-mail: conarq@arquivonacional.gov.br

Presidente da Repblica Luiz Incio Lula da Silva Ministra-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica Dilma Vana Rousseff Secretria-Executiva da Casa Civil da Presidncia da Repblica Erenice Alves Guerra Presidente do Conselho Nacional de Arquivos Jaime Antunes da Silva Coordenadora do Conselho Nacional de Arquivos Marilena Leite Paes Cmara Tcnica de Conser vao de Documentos Membros da Cmara Tcnica de Conservao de Documentos que colaboraram na construo das presentes recomendaes: Antonio Gonalves da Silva, Cludia Rodrigues Carvalho, Franciza Toledo, Ingrid Beck (presidente), Lygia Guimares, Maria Aparecida Remdio, Norma Cassares Reviso Alba Gisele Gouget Projeto Grfico Maria Judith Azevedo Vieira Capa Sueli Arajo Agradecimentos especiais a Maria Izabel Oliveira, coordenadora-geral da Coordenao de Gesto de Documentos do Arquivo Nacional, pela valiosa contribuio na elaborao deste documento, e a Elizabeth Maulo, pela normalizao da bibliografia .
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Conselho Nacional de Arquivos. Recomendaes para a produo e o armazenamento de documentos de arquivo/Conselho Nacional deArquivos Rio de Janeiro: O Conselho, 2005. 20p.; 20cm. ISBN 85-7009-077-3 1. Documentos Preservao e conservao. 2. Gesto de documentos. 3. Normas tcnicas. 4. Arquivologia. I. Ttulo CDD 025 . 8

SUMRIO

A PRESENTAO O BJETIVO E SCOPO E STRUTURA

Produo e Acesso reas de Armazenamento Condies Ambientais Acondicionamento Manuseio e Transporte Segurana

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B IBLIOGRAFIA

A PRESENTAO
O presente documento, Recomendaes para a produo e o armazenamento de documentos de arquivo , elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) por meio da sua Cmara Tcnica de Conservao de Documentos, um guia geral que indica os procedimentos mais adequados para o armazenamento e a preservao de documentos, em consonncia com os prazos de guarda e destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao do CONARQ. As recomendaes tm como objetivo possibilitar o planejamento de estratgias de guarda e de preservao d e d o c u m e n t o s d e a r q u ivo, d e a c o r d o c o m s u a temporalidade e destinao. A essas recomendaes gerais, a Cmara Tcnica de Conser vao de Documentos do CONARQ pretende anexar, progressivamente, guias especficos mais detalhados sobre mtodos e procedimentos.

O BJETIVO
O objetivo deste documento fornecer subsdios tcnicos para a preservao de acervos documentais a partir de sua produo, garantindo o seu ar mazenamento adequado e seguro.

E SCOPO
A preser vao de documentos de arquivo, em qualquer suporte, depende dos procedimentos adotados em s u a p r o d u o, t r a m i t a o, a c o n d i c i o n a m e n t o e armazenamento fsico. As recomendaes aqui apresen-

tadas estabelecem os requisitos para a produo e o a r m a ze n a m e n t o f s i c o d e d o c u m e n t o s t e x t u a i s, cartogrficos, iconogrficos, cinematogrficos, microgrficos e sonoros, mas no cobrem os aspectos da preservao de documentos digitais. As diretrizes para o gerenciamento e preser vao de documentos digitais so tratadas na Carta de preser vao do patrimnio arquivstico digital, da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do CONARQ.

ESTRUTURA
A estrutura contempla seis princpios que devem ser obser vados para assegurar a preservao dos documentos de arquivo, a saber: Produo e acesso reas de armazenamento Condies ambientais Acondicionamento Manuseio e transporte Segurana

Produo e Acesso
Nos processos de produo, tramitao, organizao e acesso aos documentos, devero ser observados procedimentos especficos, de acordo com os diferentes gneros documentais, com vistas a assegurar sua preservao durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinao. Alguns documentos, conforme as nor mas vigentes, devero ser produzidos em formatos padronizados. Os documentos identificados nas tabelas de temporalidade e destinao como de valor permanente devero ser produzidos em papis alcalinos.

Como exemplo, pode-se citar a portaria n 2, de 26 de fevereiro de 2003, do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao, que dispe sobre os procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para a utilizao do nmero nico de processos e documentos, e orienta no sentido de que as capas de processos contenham fibra longa (papel Kraft branco KB 125, com 125 g/m) para que tenham resistncia ao manuseio. Cabe acrescentar que: - Os papis das capas de processos devem ser alcalinos; - As presilhas devem ser em plstico ou metal no oxidvel; - As prticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas; - Os dossis, processos e volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimenses. Todos os documentos devem ser preservados em condies adequadas ao seu uso, pelos prazos de guarda estabelecidos nas tabelas de temporalidade e destinao de documentos. A informao deve estar adequadamente identificada, classificada e controlada, para que a localizao e a devoluo ao local de depsito sejam realizadas de forma gil e sem riscos de danos ou extravios. Para que esses procedimentos sejam efetivos e possam assegurar a manuteno das condies de acesso, eles devem ser regularmente revistos. importante que os registros relativos aos documentos sejam incorporados a um sistema de infor maes, como um banco de dados, e que os sistemas de recuperao sejam amplamente compatveis.

reas de Armazenamento
Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condies ambientais apropriadas s suas necessidades de preservao, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinao. reas Externas A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurana contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: - reas de risco de vendavais e outras intempries, e de inundaes, como margens de rios e subsolos; - reas de risco de incndios, prximas a postos de combustveis, depsitos e distribuidoras de gases, e construes irregulares; - reas prximas a indstrias pesadas com altos ndices de poluio atmosfrica, como refinarias de petrleo; - reas prximas a instalaes estratgicas, como indstrias e depsitos de munies, de material blico e aeroportos. reas Internas As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender s necessidades de funcionalidade e conforto, enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. O manual Recomendaes para a construo de arquivos , publicado pelo CONARQ em 2000, rene as indicaes para a construo, reforma e adequao de edifcios de arquivos. reas de Depsito Nas reas de depsito, os cuidados devem ser dirigidos a:
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- evitar, principalmente, os subsolos e pores, em razo do grande risco de inundaes, dando preferncia a terrenos mais elevados, distanciados do lenol fretico. No caso de depsitos em andares trreos, prever pisos mais elevados em relao ao solo e com boas condies de drenagem deste, pelas mesmas razes; - prever condies estruturais de resistncia a cargas, de acordo com as Recomendaes para a construo de arquivos , do CONARQ; - a rea dos depsitos no deve exceder a 200 m 2 . Se n e c e s s r i o, os depsitos d e ve r o ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferncia, tambm com sistemas independentes de energia eltrica, de aerao ou de climatizao; - evitar tubulaes hidrulicas, caixas dgua e quadros de energia eltrica sobre as reas de depsito; - evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagao de fogo ou formao de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; - aumentar a resistncia trmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas ao direta de raios solares, por meio de isolamento trmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Alm dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possvel, posicionar os depsitos nos prismas de menor insolao; - promover a ventilao dos ambientes de for ma natural ou artificial com solues de baixo custo, inclusive com a disposio adequada do mobilirio, de forma a facilitar o fluxo do ar;

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- evitar a presena de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes; - manter suprimento eltrico de emergncia. Nas reas de depsito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber: - documentos textuais, como manuscritos e impressos; - documentos encadernados; - documentos textuais de grande formato; - documentos cartogrficos, como mapas e plantas arquitetnicas; - documentos iconogrficos, como desenhos, gravuras e cartazes; - documentos em meio microgrfico; - documentos fotogrficos; - documentos sonoros; - documentos cinematogrficos; - documentos em meios magnticos e pticos. Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser ar mazenados separadamente, de acordo com sua base e condio de preservao.

Condies Ambientais
Quanto s condies climticas, as reas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das reas dos depsitos, as quais, por sua vez, tambm devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades especficas de preservao para cada tipo de suporte. Recomenda-se um estudo prvio das condies cli11

mticas da regio, nos casos de se elaborar um projeto de construo ou reforma, com vistas a obter os melhores benefcios, com baixo custo, em favor da preservao dos acervos. A deteriorao natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reaes qumicas, que so aceleradas por flutuaes e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposio aos poluentes atmosfricos e s radiaes luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A adoo dos parmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15 e 22 C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e midos, o emprego de meios mecnicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manuteno e energia. Os ndices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variaes bruscas e a falta de ventilao promovem a ocorrncia de infestaes de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as propores dos danos. Com base nessas constataes, recomenda-se: - ar mazenar todos os documentos em condies ambientais que assegurem sua preser vao, pelo prazo de guarda estabelecido, isto , em temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental; - monitorar as condies de temperatura e umidade relativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente definida; - utilizar preferencialmente solues de baixo custo direcionadas obteno de nveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na mdia, evitando variaes sbitas;

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- reavaliar a utilidade de condicionadores mecnicos quando os equipamentos de climatizao no puderem ser mantidos em funcionamento sem interrupo; - proteger os documentos e suas embalagens da incidncia direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas; - monitorar os nveis de luminosidade, em especial das radiaes ultravioleta; - reduzir ao mximo a radiao UV emitida por lmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou s luminrias; - promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas reas de armazenamento; - manter um programa integrado de higienizao do acervo e de preveno de insetos; - monitorar as condies do ar quanto presena de poeira e poluentes, procurando reduzir ao mximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas; - armazenar os acer vos de fotografias, filmes, meios magnticos e pticos em condies climticas especiais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados, sobretudo para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber: fotografias em preto e branco T 12C 1C e UR 35% 5% fotografias em cor T 5C 1C e UR 35% 5% filmes e registros magnticos T 18C 1C e UR 40% 5%

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Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros apropriados, que assegurem sua preser vao. A escolha dever ser feita observando-se as caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. A confeco e a disposio do mobilirio devero acatar as normas existentes sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho. O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteo contra danos fsicos, qumicos e mecnicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armrios ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato. Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser ar mazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em carto alcalino e acondicionados em armrios ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o cho. As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnticos que possam causar a distoro ou a perda de dados. O ar mazenamento ser preferencialmente em mobilirio de ao tratado com pintura sinttica, de efeito antiesttico. As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variaes externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por gua e fogo em casos de desastre. As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e presso, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condi-

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es de conser vao e limpeza, de forma a proteger os documentos. As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores s dos documentos que iro abrigar. Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estveis ao longo do tempo, no podendo provocar quaisquer reaes que afetem a preservao dos documentos. Os papis e cartes empregados na produo de caixas e invlucros devem ser alcalinos e corresponder s expectativas de preservao dos documentos. No caso de caixas no confeccionados em carto alcalino, recomenda-se o uso de invlucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instveis.

Manuseio e Transporte
O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos tcnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos usurios, merecendo recomendaes afixadas nas salas de trabalho e de consulta, a saber: - manusear os documentos originais com mos limpas, de preferncia fazendo uso de luvas. Alm de luvas, os tcnicos devem tambm utilizar guardaps, e mscaras para o manuseio de documentos. Esta recomendao atende sade de usurios e tcnicos, considerando-se que no passado foi freqente o uso de inseticidas, que em muitos casos a i n d a p r e s e r va m e l e va d o s n v e i s d e t ox i d e z . Esporos de microorganismos tambm podem ser fatores de contaminao e toxidez; - utilizar tambm luvas e mscaras ao manusear fo15

tografias, filmes, microfilmes, discos e suportes magnticos e pticos, considerando-se a fragilidade desses materiais e a necessidade de proteo dos usurios; - manusear documentos de grandes for matos em mesas de grandes dimenses; - utilizar escadas seguras, especialmente desenhadas para a retirada de documentos das estantes, bem como carrinhos, para o seu transporte entre o depsito e a sala de consulta, visando segurana no trabalho e integridade dos documentos; - transportar documentos entre sees, para exposies ou para emprstimos externos ou ser vios de terceiros, como microfilmagem e conservao, seguindo procedimentos padronizados de embalagem, transporte e manuseio, visando preservao e segurana dos documentos.

Segurana
Toda instituio arquivstica deve contar com um Plano de Emergncia escrito, direcionado para a preveno contra riscos potenciais e para o salvamento de acervos em situaes de calamidade com fogo, gua, insetos, roubo e vandalismo. Este plano deve incluir: Um programa de manuteno do edifcio, partindo de um diagnstico prvio do prdio e de sua localizao, para identificar: - riscos geogrficos e climticos que possam ameaar o prdio e o acervo;
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- vulnerabilidades do edifcio, quanto sua funo de proteger os acer vos;

- nveis de vulnerabilidade dos materiais que compem o acervo; - vulnerabilidades administrativas (ex.: seguro, segurana). Um plano de metas concretas e cronograma de prioridades para a eliminao do maior nmero possvel de riscos: - inspecionar regularmente o prdio; - manter em perfeitas condies de funcionamento os sistemas eltrico, hidrulico e de esgoto do prdio; - implantar um programa integrado contra pragas; - instalar sistemas confiveis de deteco e combate de incndio e de suprimento eltrico de emergncia; - manter todo o acervo documental identificado e inventariado; - implantar procedimentos de segurana e de limpeza peridica nos depsitos. Um plano de salvamento e de segurana humanos: - formar e treinar periodicamente a brigada de incndio; - utilizar sinalizao de segurana e de escape para casos de emergncia; - efetuar treinamentos e simulaes peridicas de emergncia. Um plano de salvamento de acervos (plano de emergncia): As instituies depositrias de acervos devero ter um plano de emergncia escrito para salvamento do acer vo
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em casos de calamidade, atendendo s especificidades de seu acervo e s condies de localizao do mesmo em suas dependncias. Uma vez elaborados, os planos de emergncia iro requerer recursos materiais e humanos, sendo interessante poder organiz-los de forma cooperativa, entre instituies de uma mesma cidade ou regio. Um plano de emergncia contm as providncias necessrias para o salvamento dos documentos. Entre os preparativos esto os de minimizar ao mximo os riscos de fogo, por meio de sistemas de alarmes e supresso automtica, e todos os outros riscos potenciais, como vimos, por meio de vistorias e manuteno peridicas. Acervos de grande importncia para a instituio devero ser identificados com antecedncia. O ideal que este procedimento inclua uma planta baixa que indique claramente a localizao dos acer vos prioritrios para efeito de resgate. O plano de emergncia contar com uma equipe tcnica e uma administrativa com atribuies especficas, para as vrias atividades que iro demandar a pronta resposta e a recuperao dos acervos atingidos, no caso de algum sinistro. Cada instituio dever ter o seu prprio coordenador de emergncia, mesmo que esteja organizada em um plano cooperativo. a) Coordenador tomar as decises e ir interagir com os demais membros do grupo, com as equipes de resgate tcnica e administrativa e com as reas tcnicas e administrativas da instituio; b) Agentes de comunicao faro contato com: 18

autoridades policiais, Corpo de Bombeiros ou Defesa Civil;

reas tcnicas da instituio; demais instituies, imprensa; empresas fornecedoras de materiais.

c) Especialistas de conservao, para os diferentes tipos de acervo, que podero ser da prpria instituio ou externos, dentro de um programa de cooperao entre instituies. d ) Equipe tcnica substituta quando os integrantes da equipe titular no conseguirem chegar ao local a tempo. Esta equipe dever participar de todos os treinamentos e simulaes. O plano deve ser testado e revisto em intervalos regulares, e todo o pessoal da instituio precisa estar familiarizado com ele, seja tendo participado de sua elaborao, ou pelo treinamento nos procedimentos de emergncia.

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B IBLIOGRAFIA
ARCHIVES NEW ZEALAND. NAS-9901 : standard for the storage of Public Records and Archives. Wellington, 2000. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Recomendaes para a construo de arquivos . Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000. MAEKAWA, S.; TOLEDO, F. Controlled ventilation and heating to preserve collections in historic buildings i n h o t a n d h u m i d r e g i o n s. I n : I C O M - C C TRIENNIAL MEETING, 13., 2002, Rio de Janeiro. Preprints Rio de Janeiro, 2002. p. 58-65. NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Standard for the physical storage of Commonwealth Record . Camberra, 2001.

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