DETERMINACIN DE CMO SE COMPORTA EL COSTO

CAROL MILENA PINILLA AFANADOR CLAUDIA PATRICIA NARANJO GARCIA

COD. 230478 COD. 230498

Presentado a: Dr. Jos Antonio lvarez Trillos

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTADAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES VIII SEMESTRE DE CONTADURA PUBLICA NOCTURNA SAN JOSE DE CUCUTA 2002

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN DETERMINACIN DE CMO SE COMPORTA EL COSTO DEFINICIN DE COSTO VARIACIONES EN EL COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS PATRONES DE COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS COSTOS FIJOS Y COSTOS VARIABLES RANGO RELEVANTE RELACIONES NO LINEALES COSTOS UNITARIOS VERSUS COSTOS TOTALES COSTOS SEMIVARIABLES (MIXTOS) IMPORTANCIA DEL COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS PARA LAS ORGANIZACIONES DE SERVICIOS IMPACTO DE LA MANUFACTURA AUTOMATIZADA INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIN SOBRE EL COMPORTAMIENTO DE COSTOS MEDICION DEL COMPORTAMIENTO DE COSTOS METODOS PARA MEDIR LAS FUNCIONES DE COSTOS PASOS EN LA ESTIMACIN DE UNA FUNCION DEL COSTO CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCIN

El comportamiento de los costos se relaciona con la manera en que los costos totales y los costos unitarios varan con los cambios en las actividades o en los volmenes. Si se desea estimar y controlar mejor los costos, entender su forma de comportarse es un aspecto esencial. Debido a las fuertes inversiones realizadas en equipo, la importancia del anlisis del costeo basado en las actividades (ABC) cuestiona el modelo tradicional que usa una dicotoma de costos fijos y de costos variables. El sistema ABC reporta la tasa a la cual las actividades consumen recursos as como la razn por la que usan estos ltimos. En lugar de suponer una sola mezcla de comportamiento de costos, el enfoque de la administracin de los costos examina la manera en que es posible mejorar las utilidades principalmente administrando las interrelaciones de los costos.

DETERMINACIN DE CMO SE COMPORTA EL COSTO

La medicin del comportamiento de costos significa comprender y de El conocimiento de los patrones del comportamiento de costos,

cuantificar como las actividades de una organizacin afecta los niveles costos.

proporcionan claves valiosas para la planeacin y el control de operaciones a corto y largo plazo. El conocimiento de cmo se comportan los costos, con frecuencia puede significar la diferencia entre decisiones prudentes e imprudentes. informacin es importante en las decisiones de planeacin y control. Esa El

conocimiento de los costos de una empresa en comparacin de cmo se comportan con respecto a la competencia es una informacin fundamental para las decisiones en esta rea.

DEFINICIN DE COSTO Por costo entendemos la suma de erogaciones en que incurre una empresa para la adquisicin de un bien o de un servicio, con la intencin de que genere ingresos en el futuro. El concepto de costo es uno de los elementos ms importantes para realizar la planeacin, el control y la toma de decisiones; adicionalmente, es un concepto que puede dar lugar a diferentes interpretaciones. VARIACIONES EN EL COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS Para la determinacin de las variaciones en el comportamiento de los costos es indispensable conocer los factores de costos que provocan que se incurra en costos.

Los factores de costos se definen como las actividades que afectan los costos. Una organizacin puede tener muchos factores de costos. Por ejemplo, costo que tiene una empresa de operar una bodega que recibe y almacena materiales y accesorios, estos costos pueden verse afectados por: el valor total de los artculos, peso de los artculos, nmero de distintas ordenes que se reciben, nmero de artculos, nmero de proveedores, etc. La comprensin del comportamiento de costos es fundamental en la contabilidad administrativa ya que al no tenerlo en cuenta los administradores llegan a tomar decisiones equivocadas como : eliminar lneas de productos, cerrar plantas manufactureras, dar cotizaciones demasiado altas o bajas etc. Esto porque contaban con informacin errnea de comportamiento de costos.

PATRONES DE COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS COSTOS FIJOS Y COSTOS VARIABLES Los costos variables totales varan en proporcin directa a los cambios en el generador de costos. Los costos fijos totales siguen siendo los mismos an a pesar de los cambios observados en el generador de costos; la depreciacin, las primas de los seguros, y los pagos de la renta son algunos ejemplos al respecto. Los costos semivariables (mixtos) se comportan como parcialmente variables y parcialmente fijos; es decir, varan, pero de una manera menos que proporcional. Los costos de los materiales indirectos, de la mano de obra indirecta y de los servicios pblicos en general pueden ser semivariables. Encontrar un costo que sea estrictamente fijo o variable es algo difcil en la prctica; muchos costos caen en un grupo semivariable que muestra caractersticas tanto fijas como variables. Por ejemplo en un ambiente graduado por la mano de obra, existe poca dificultad al determinar si el

costo de un material directo o el costo de cierta mano de obra directa es fijo o variable; comnmente, estos costos son variables. Los costos fijos pueden ser costos comprometidos o costos

discrecionales. Los costos comprometidos son el resultado de acciones administrativas previas. La depreciacin y los impuestos sobre la propiedad que se pagan sobre las instalaciones de manufactura son costos comprometidos. Despus de adquirir un activo, los costos comprometidos no cambian a menos de que las circunstancias econmicas indiquen un cambio en el mtodo de depreciacin o en la vida til, o que el activo se venda. Otros costos, como la supervisin de la fbrica, son costos discrecionales porque la administracin usa su juicio profesional cada perodo al decidir la cantidad de tales costos. Tambin se denominan costos programados o administrados. Muchos costos de comercializacin y de administracin son discrecionales. Los cambios en las condiciones econmicas y en la tecnologa as como la distribucin de la planta y la ubicacin de las instalaciones afectan las decisiones de la administracin respecto del nivel de los costos discrecionales.

RANGO RELEVANTE El rango revelante se refiere a un periodo especfico y a un rango designado en cuanto al volumen o actividades de produccin y es el que se usa para definir los costos fijos y variables. Si los costos fijos son de $ 100.000 para un ao, suponemos que permanecern iguales para cierto rango de volumen; por ejemplo, de 1.000 a 3.000 unidades. Cuando la administracin encuentra que es necesaria una expansin de las instalaciones de produccin, puede optar por una planta ms grande o

por usar las instalaciones actuales con algunos turnos adicionales. En cualquier caso, este cambio de las instalaciones de produccin o en el nmero de turnos laborales puede ocasionar una variacin en el rango relevante. Este cambio en el rango relevante puede afectar los costos fijos totales. Aunque algunos costos fijos, tales como la depreciacin, no cambian a menos de que una empresa adquiera un equipo o una planta ms grande, otros costos fijos pueden aumentar. Por ejemplo, una empresa puede contratar ms supervisores de planta. Cuando se comparan con los costos variables, los costos fijos totales se relacionan con el tiempo en lugar de relacionarse con las actividades productivas o con el volumen de produccin. Los cambios de precio experimentados en un periodo contable diferente afectan los costos fijos. Por ejemplo, aun si el mismo, el nivel de salarios pagados a los supervisores de planta o la renta pagada sobre las instalaciones actuales de la planta pueden aumentar. Este incremento puede afectar a los costos fijos totales. De tal modo, los costos fijos totales siguen siendo los mismos slo cuando suponemos que el rango relevante no cambia y que los precios permanecen constantes. Anlisis conceptual y prctico de los costos fijos CFT ($000) $ 108 100 80 CFT ($000) $ 108 100 80

Volumen (unds) Rango relevante 1.000 2.000 3.000

Como podemos observar en la figura, se muestran los costos fijos para actividades productivas en cualquier lado del rango relevante cuando las empresas hacen ajustes mayores a los salarios o cambios de importancia en las instalaciones de la planta. La funcin de costos fijos que se representa ah mismo se conoce frecuentemente como funcin escalonada. Toda vez que en la prctica los costos fijos no se grafican de acuerdo con este anlisis conceptual, la parte inferior de la figura muestra el anlisis prctico de los costos fijos. La probabilidad de que las actividades de una empresa se siten ms all del rango relevante es generalmente pequea y por lo tanto los $ 100.000 se convierten en el nivel de los costos fijos.

RELACIONES NO LINEALES El supuesto bsico del rango relevante se aplica a los costos variables como se muestra en la siguiente figura. Los contadores suponen que los costos variables son constantes (los cuales se representan grficamente mediante una lnea recta) mientras que los economistas suponen frecuentemente que una curva representa de manera ms exacta la relacin fundamental del costo variable a comparacin del volumen. De una manera del todo convincente, los economistas argumentan que a niveles ms altos de actividades de produccin, podra sobrevenir el hacinamiento, la fatiga o interrupciones en las comunicaciones y que tales situaciones podran ocasionar que los costos variables aumentaran por nivel de actividad en lugar de que se mantuviera la relacin constante (lineal) que los contadores generalmente suponen que existe

para propsitos de anlisis y de control de costos. Adems, cuando apenas estn aprendiendo a hacer sus trabajos, los trabajadores pueden desperdiciar ms materia prima o ms mano de obra a niveles ms bajos de actividades de produccin. Fuera del rango relevante, la materia prima, la mano de obra, los servicios pblicos usados y otros costos variables pueden comportarse de una manera directa con los cambios en el volumen. Los economistas grafican los costos variables como se muestra en la grfica superior de la figura, mostrando que los costos variables no se ven estrictamente afectados en una proporcin directa con el volumen fuera del rango relevante. La misma ilustracin muestra un incremento de costos a una tasa decreciente para volmenes hasta de 1.000 unidades; los costos de produccin aumentan ms rpido que la tasa lineal supuesta cuando se va ms all de 3.000 unidades. Sin embargo, entre 1.000 y 3.000 unidades, cada unidad parece contener la misma cantidad de costos. Este rango proporciona un comportamiento lineal en los costos; en la prctica, calculamos los costos variables totales como se muestra en la grfica inferior de la figura. Las economas y las deseconomas de escala pueden ocasionar un comportamiento no lineal en los costos. Sin embargo, hasta el punto en el que limitemos la toma de decisiones al rango relevante, no se incurrir en una interpretacin engaosa. Anlisis conceptual y prctico de los costos variables CVT ($)

CVT ($)

Volumen (unds) Rango relevante 1.000 3.000

COSTOS UNITARIOS VERSUS COSTOS TOTALES Costos fijos unitarios versus costos fijos totales. Los contadores expresan los costos fijos y los costos variables como costos unitarios o como costos totales. En la representacin grfica que veremos ms adelante muestra estos conceptos pero omite el rango relevante; el costo total fijo para la renta es de $ 100. Dividimos la suma acumulada del costo fijo entre el volumen para obtener el costo fijo unitario. Por ejemplo, si la compaa produce una camisa, el costo fijo es de $ 100; si produce dos camisas, el costo fijo unitario es de $ 50 ($ 100 de costo total fijo / 2 unidades); si produce 10 camisas, el costo fijo unitario es de $ 10 ( $ 100 de costo total fijo / 10 unidades); y as sucesivamente.

Costos variables unitarios versus costos totales variables. La representacin grfica que veremos ms adelante tambin grafica los costos variables y los costos unitarios variables. La relacin entre el costo total variable y el volumen es directa; los costos variables totales aumentan en proporcin a los incrementos observados en el volumen. Sin embargo, los costos variables unitarios permanecen constantes. Suponga que un trabajador usa tres metros de material para hacer cada camisa y que el costo total de los materiales es de $ 20 por camisa. La grfica muestra que los costos variables totales son de $ 20 por camisa. Los costos variables totales son de $ 200 cuando se producen 10 camisas; el costo variable unitario sigue siendo de $ 20 por camisa.

Costo total por unidad versus costo total . Graficamos el costo total aadiendo las curvas de costos fijos y variables. El costo total aumenta con la produccin debido a los costos variables. Calculamos el costo total por unidad, algunas veces denominado costo promedio, dividendo el costo total entre las unidades producidas. Por ejemplo, el costo total de producir dos camisas es de $ 140 ($ 100 de costo fijo + $ 40 de costo variable) o $ 70 de costo total por camisa ($ 140/2 unidades). El costo promedio unitario disminuye con la produccin porque repartimos los $ 100 de costos fijos entre un mayor nmero de camisas.

Resumen de los patrones de comportamiento del costo CTF Renta CFU Renta

100

100 50 10 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 . . 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Volumen (camisas) Volumen (camisas)

100

CTV Material de tela $200 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 . .

CVU Material de tela $200

20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

100 Volumen (camisas)

Volumen (camisas)

CT 300 140 120

CTU

120 70 30 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 . . 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Volumen (camisas) Volumen (camisas)

100

COSTOS SEMIVARIABLES (MIXTOS) Los costos semivariables o mixtos varan con los cambios de volumen, pero la relacin proporcional que se encuentra en los costos variables no existe en este caso. Una parte de los costos semivariables son costos en los que una compaa incurre indistintamente del nivel de trabajo que se desempee, tal como la supervisin, inspeccin o los sueldos de los reparadores de apoyo. El costo total aumenta a medida que la empresa alcanza niveles de actividades ms altos, puesto que se necesitar un nmero mayor de supervisores, de inspectores y de reparadores para dar apoyo a un nivel de produccin ms alto. Por consiguiente, en la realidad, los costos de procesamiento, de coordinacin y de expeditacin son frecuentemente funciones escalonadas. Los costos semivariables tambin se denominan costos semifijos. Costos semivariables de tipo escalonado. La siguiente ilustracin muestra un costo escalonado, una de las muchas formas que pueden asumir los costos semivariables. Suponga que una persona inspecciona

100 unidades por mes y que gana $ 2.000 mensuales. La compaa contrata un segundo inspector cuando el volumen aumenta ms all de 100 unidades, y los costos totales de inspeccin se vuelven de $ 4.000. La empresa contrata un tercer inspector cuando el volumen llega a 300 unidades, y as sucesivamente. Los $ 2.000 ganados por el primer inspector representan la porcin fija de los costos semivariables, reflejando el costo mnimo de suministrar un servicio de inspeccin. La diferencia entre los $ 2.000 ganados y el monto pagado es la porcin variable relacionada con el consumo.

Costos semivariables totales, tipo escalonado CFT ($) $ 6.000 4.000 2.000 Costo Fijo 0 100 200 300 Costo Variable

Volumen (unidades) El mantenimiento y la reparacin de la maquinaria de fbrica pueden seguir el patrn semivariable que se muestra en la siguiente ilustracin. La administracin puede decidir que una buena poltica de matenimiento preventivo consiste en mantener a un reparador en la planta y pagarle a esta persona $ 1.800 por mes. A medida que aumente el volumen, la

empresa necesitar ms reparadores y suministros adicionales para las reparaciones. El salario de $ 1.800 del primer trabajador es el componente fijo. El resto de los costos semivariables es la porcin variable que puede aumentar a una tasa constante o creciente. La porcin del costo variable que aparece en la grfica aumenta a una tasa constante. En la prctica, los patrones de comportamiento de los costos varan y muchas estructuras de los costos no son lineales. Por ejemplo, un costo semivariable como la electricidad aumenta a una tasa decreciente o creciente. Las compaas de servicios pblicos cargan una cuota fija mensual por sus servicios (un cargo bsico que es constante para el periodo) y un cargo por la demanda adicional que vara con el consumo. Al consumir cantidades crecientes de energa, los costos variables unitarios pueden disminuir. Por otra parte, un cargo adicional por un mayor consumo puede incrementar los costos variables a una tasa creciente. Total de costos indirectos de fbrica semivariables con un crecimiento a una tasa constante COSTOS TOTALES ($) Costo Total

Costo Variable $ 1.800 Costo Fijo 0 Volumen (unidades)

IMPORTANCIA DEL COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS PARA LAS ORGANIZACIONES DE SERVICIOS An cuando nuestra exposicin de los costos fijos y variables se basa en las empresas manufactureras, el anlisis del comportamiento de los costos es importante para toda las organizaciones, incluyendo a las industrias de servicios y a las empresas sin fines de lucro. Administrar de una manera efectiva universidades, hospitales y organizaciones de servicios sin fines de lucro requiere la comprensin de estos conceptos. Muchas de estas organizaciones tienen una mezcla nica de costos. Por ejemplo, los costos fijos dan cuenta de 60% a 80% de los costos totales de un hospital. Sin embargo, a diferencia de muchas organizaciones de este tipo, los costos de mano de obra forman una gran parte de los costos fijos de los hospitales. Los costos de mano de obra, a diferencia de la depreciacin, requieren de una salida de flujo de efectivo. sta es una caracterstica de las organizaciones que hacen un uso intenso de la mano de obra. Adems, los hospitales generalmente asignan de 10% a 15% de su espacio para la atencin de los eventos de emergencia y apoyo, lo cual les proporciona inherentemente una capacidad ociosa indispensable. Esto impide que los hospitales disfruten de las ventajas de obtener utilidades ms altas tal como las aprovecha una organizacin que hace uso intensivo del capital o volmenes ms altos y que van ms all del volumen correspondiente a su punto de equilibrio. De tal modo, la estructura de los costos de las instituciones dedicadas al cuidado de la salud implican algunos desafos para los contadores debido a sus caractersticas como instituciones que hacen un uso intensivo de la mano de obra y del capital. IMPACTO DE LA MANUFACTURA AUTOMATIZADA

En la grfica del resumen de los patrones de comportamiento del costo muestra que los costos fijos unitarios disminuyen a medida que aumenta el volumen. Si la planta produce slo una unidad, el costo fijo unitario es de $ 100. El impacto del costo resultante de la capacidad ociosa es de inters para los administradores porque a este volumen tan bajo los costos totales del producto pueden no ser recuperables a precios competitivos. A meda que las empresas producen ms unidades, los costos fijos unitarios disminuyen . Por tanto, los administradores de la actualidad han obtenido ms experiencia bajo una disciplina estricta basada en las economas de escala. INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIN SOBRE EL

COMPORTAMIENTO DE COSTOS Adems de medir y evaluar el comportamiento actual de los costos, la administracin puede tener influencia sobre el comportamiento de los costos a travs de decisiones respecto a factores como atributos del producto o servicio, capacidad, tecnologa y polticas para crear incentivos para controlar los costos. Decisiones Respecto a Productos y Servicios. Quiz la mayor

influencia sobre los costos de los productos y servicios est dada por la seleccin que hace el administrador en cuanto a la mezcla de productos, diseo, desempeo, calidad, caractersticas especiales, distribucin y as sucesivamente. Cada una de estas decisiones contribuye al desempeo de la organizacin debe tomarse dentro de un marco de trabajo de costo / beneficio. Decisiones respecto a la Capacidad. Las decisiones estratgicas Los

respecto a la escala y alcance de las actividades de una organizacin por lo general resultan en niveles fijos de costos de capacidad.

costos de capacidad son los costos fijos de poder alcanzar el nivel deseado de produccin o de prestar el nivel deseado de servicios, al tiempo que se mantienen las caractersticas del producto o del servicio, como la calidad. Decisiones Respecto a la Tecnologa. Una de las

decisiones ms crticas que toman los administradores es el tipo de tecnologa que usar la organizacin para producir sus productos o prestar sus servicios. La seleccin de tecnologa coloca a la No es sorprendente organizacin en una posicin en que puede cumplir con sus objetivos actuales y responder a cambios en el ambiente. los productos y servicios. Incentivos futuros para el Control de Costos. Los costos Los que la tecnologa pueda llegar a tener un gran impacto sobre el costo de

pueden verse afectados por los incentivos que crea la costos.

administracin para que los empleados controlen los

administradores utilizan sus conocimientos del comportamiento de costos para fijar expectativas de costos, y los empleados pueden llegar a recibir remuneraciones u otro tipo de premios que van ligados al cumplimiento de estas expectativas.

MEDICION DEL COMPORTAMIENTO DE COSTOS Las actividades de toma de decisiones, planeacin y control de la contabilidad administrativa requieren de estimaciones precisas y tiles de los costos fijos y variables futuros. Pasos para Prever o Estimar los Costos.

 El primer paso para estimar o prever los costos es la medicin de costos o la medicin del comportamiento de costos, en funcin a los factores de costos apropiados. El segundo paso es usar estas medidas de costos para estimar los costos a niveles futuros, esperados de actividad de los factores de costos. Por lo general es fcil medir los costos que estn obviamente vinculados a un factor de costos relativo al volumen. Esto porque se pueden rastrear tales costos a factores de costos especficos, y su medicin sencillamente requiere un sistema que identifique tales costos. Por ejemplo, los sistemas para controlar inventarios miden la cantidad de materiales usados para un producto o servicio en particular. De manera similar, los sistemas de nmina que utilizan registros de mano de obra o tarjetas de tiempo trabajado pueden detallar la cantidad de tiempo que cada trabajador emplea en un producto o servicio especfico. Por el contrario, en general es difcil medir los costos que no estn obviamente vinculados a los factores de costos o aquellos que estn vinculados a mltiples factores de costos. ausencia de un vinculo observable. Al estimar el comportamiento de los costos, los estudios de estimacin de costos tratan de predecir las relaciones basndose en el nivel de actividad o en el generador de costos que afecta a los costos. En la prctica, los administradores encuentran frecuentemente diversos generadores de costos como las horas-mquinas, las transacciones, las unidades de venta, las celdas de trabajo, los tamaos de los pedidos, las Con frecuencia se utilizan relaciones supuestas entre los costos y los factores de costos debido a la

horas de mano de obra directa, el valor de los materiales y los requerimientos de calidad. La funcin de estimacin de los costos es: y = a + bx Donde y representa el costo total, a es igual al componente fijo que no cambia con los niveles de actividad, b se refiere a los costos variables y x representa el volumen de actividad. Los costos pronosticados (la variable dependiente) equivalen a y en la frmula anterior; en la frmula, x representa la variable dependiente. Nos referimos a la variable independiente como el generador del costo. Generalmente es una medida de actividad controlable por quien toma las decisiones. En las estimaciones de costos, identificamos alguna variable dependiente (la actividad) y las relaciones funcionales que permiten el clculo del valor correspondiente de la variable dependiente (los costo). Los modelos del comportamiento de los costos son correlacionales ms que caussticos; en un modelo causstico, los valores de x dan como resultado los valores de y, mientras que en un modelo correlacional, las ocurrencias o los desplazamientos observados en y estn asociados con las ocurrencias o los desplazamientos observados en x. Funciones de Costos. Para describir la relacin que existe entre un

costo y sus factores de costos, los administradores a menudo utilizan un ecuacin algebraica llamada funcin de costos. Cuando solo existe un factor de costos, la funcin de costos es similar a las relaciones algebraicas de CVU. Criterios para la Seleccin de Funciones. y confiabilidad. Se deben aplicar dos

principios para obtener funciones de costos tiles y precisas: factibilidad

 La funcin de costos debe ser factible o creble.

La observacin

personal de los costos y las actividades, cuando es posible, proporciona la mejor evidencia de una relacin factible entre un costo y su factor de costos. Algunas relaciones de costos, por naturaleza, no son directamente observables, de manera que el analista de costos debe estar convencido de que la relacin propuesta sea lgica. Puede que muchos costos se muevan juntos con un nmero de factores de costos, pero que no exista una relacin de causa y efecto. para que las funciones de costos sean precisas y tiles. Adems de ser factible, las estimaciones de los costos realizadas con funciones de costos a niveles reales de actividad deben conformarse de manera confiable a los costos realmente observados. La confiabilidad se puede evaluar en trminos de precisin en el ajuste, es decir, lo bien que la funcin de costos explica el comportamiento pasado de los costos. Si el ajuste es bueno y las condiciones no cambian, la funcin de costos ser una proyeccin confiable de los costos futuros. En particular, todo administrador utiliza estos criterios al mismo tiempo para escoger una funcin de costos: cada una es una revisin de la otra. El conocimiento de las operaciones y de la manera en que se registran los costos es til para seleccionar una funcin de costos factible y confiable que vincule la causa y el efecto. Seleccin de Factores de Costos. incorrectas. para tal Los supuestos incorrectos Es deseable la existencia de una relacin de causa y efecto ( es decir, X causa a Y )

respecto al comportamiento de costos puede llevar a tomar decisiones Para evitar esta situacin es indispensable realizar una Como herramienta el anlisis de los administradores aplican revisin cuidadosa del comportamiento del costo. revisin,

actividades, que identifica los factores de costos apropiados y sus

efectos sobre los costos de fabricar un producto o prestar un servicio. El producto o servicio final puede tener varios factores de costos porque pueden estar involucradas varias actividades diferentes. El mayor beneficio del anlisis de actividades es que orienta a los contadores administrativos hacia los factores de costos apropiados para cada costo. El anlisis de actividades en particular importante para medir y prever los costos cuyos factores de costos no son obvios. La previsin de costos aplica medidas del costo a los niveles futuros y esperados de actividad para proyectar los costos futuros. El anlisis de las actividades examina la factibilidad y confiabilidad de varios factores de costos potenciales. Como siempre los beneficios esperados de tomar una mejor decisin por usar un comportamiento de costos mas preciso deben exceder los costos esperados por la bsqueda de factores de costos. La identificacin de los factores de costos apropiados es el punto ms crtico de cualquier mtodo para medir el comportamiento de costos. Con frecuencia, los analistas en compaas tanto manufactureras como de servicios encuentran que las actividades relativas a la complejidad de realizar las labores afectan a los costos mas directamente que el uso de la mano de obra u otros factores de costos relativos al volumen de actividades de produccin. METODOS PARA MEDIR LAS FUNCIONES DE COSTOS Una vez que los administradores de la empresa han determinado los factores ms factibles que estn detrs de diferentes costos, pueden escoger un mtodo para aproximar las funciones de costos, incluyendo: Anlisis de Ingeniera Anlisis de cuentas

 Anlisis de Mximo y Mnimo Anlisis del Ajuste Visual o grfica de dispersin La Regresin por Mnimos Cuadrados Estos mtodos no son mutuamente excluyentes; los administradores a menudo utilizan dos o ms mtodos para evitar cometer errores serios en la medicin del comportamiento de los costos. Algunas organizaciones utilizan cada uno de estos mtodos en sucesin a lo largo de los aos conforme se va haciendo evidente la necesidad de tener medidas mas precisas y conforme hay mayor disponibilidad de evidencia contundente. Los dos primeros mtodos solo dependen del anlisis lgico, mientras que los cuatro ltimos mtodos involucran el anlisis de costos pasados. Anlisis de Ingeniera. Este mtodo mide el comportamiento de

costos conforme a lo que deberan ser los costos y no conforme a lo que han sido los costos. Conlleva la revisin sistemtica de los materiales, suministros, mano de obra, servicios de apoyo e instalaciones necesarias para los productos y servicios. Los analistas tambin pueden utilizar el anlisis de ingeniera con xito para los productos y servicios nuevos, siempre y cuando la organizacin haya tenido experiencia con costos similares. Esto porque las medidas pueden estar basada en la informacin proporcionada por el personal que esta directamente involucrado con el producto o servicio. A parte de la experiencia real, los analistas obtienen informacin sobre los nuevos costos durante los experimentos realizados con prototipos, de la literatura de contabilidad e ingeniera industrial, de la experiencia de los competidores de los consejos proporcionados por los consultores administrativos. A partir de esta informacin, los analistas de costos determinan los que deberan ser los costos futuros. Si los analistas de costos tienen experiencia y conocen las actividades de la organizacin, entonces sus proyecciones

de costos obtenidas mediante el anlisis de ingeniera pueden llegar a ser bastante confiables y tiles para la toma de decisiones. Las desventajas del anlisis de la ingeniera de costos son que los esfuerzos por lo general son costosos y con frecuencia no oportunos. Ejercicio Prctico. En una clnica, una asistente del administrador de la clnica se entrevisto con el personal de mantenimiento de instalaciones y observo sus actividades durante varios das en forma aleatoria durante un mes. A partir de estos datos, ella confirmo que el factor de costos ms factible del costo por mantenimiento a instalaciones es el nmero de das/paciente. Ella tambin estimo a partir de los salarios actuales del departamento y cargos por equipo de los costos fijos mensuales eran de aproximadamente $10.000. A partir de la informacin obtenida durante las entrevistas y al aprovechamiento de los suministros durante el mes que observ, ella estim que los costos variables eran de $5 por da/paciente. Ella le informo de esto al administrador del hospital pero le advirti que podra haber un error en las medidas que realizo del costo porque: El mes que observo pudo haber sido un mes anormal El personal de mantenimiento a instalaciones pudo haber alterado sus hbitos normales de trabajo porque ella los estaba observando. El personal de mantenimiento a instalaciones pudo no haber dicho toda la verdad respecto a sus actividades porque estaban preocupados del uso que se fuera a dar a la informacin que revelaron. La asistente del administrador observo que estos problemas son

comunes en el mtodo del anlisis de ingeniera para medir los costos.

Ella recomend que se realizara un anlisis de datos ms objetivos para complementar su anlisis de ingeniera. Mientras tanto, el costo del mantenimiento de instalaciones durante cualquier mes entonces se podra calcular proyectando los das/paciente esperados para ese mes y luego incluyendo tal cantidad en la siguiente funcin algebraica de costos mixtos: Y = $10.000 por mes + $5 por dias/paciente Por ejemplo, si el administrador espera 4000 dias/paciente el siguiente mes, ella puede prever que el costos del mantenimiento a instalaciones ser: Y = $10.000 por mes + $5 X 4000 das/paciente Y = $30.000 Anlisis de cuentas. A diferencia del anlisis de ingeniera, los

usuarios del anlisis de cuentas buscan la informacin referente al comportamiento de costos dentro del sistema contable. El mtodo mas simple de anlisis de cuentas selecciona un factor de costos relativo al volumen y clasifica a cada cuenta como un costo variable o fijo. El analista de costos luego toma el saldo en cada cuenta de costos y estima ya sea el costo variable por unidad de actividad del factor de costos, o bien, el costo fijo peridico. Ejercicio prctico. Para ilustrar el mtodo del anlisis de cuentas, regresemos al departamento de mantenimiento a instalaciones de la clnica y analicemos los costos de enero de 2000. Recuerde que el factor de costos mas factible de estos costos es el nmero de dias/paciente

atendidos por mes. La siguiente tabla muestra los costos que se registraron en un mes de 3700 dias/paciente:

CANTIDAD ($) PARA COSTO MENSUAL Salarios y Prestaciones del supervisor Salarios por hora y prestaciones de los trabajadores Depreciacin y renta de equipo Reparaciones de los equipos Artculos de Limpieza COSTO TOTAL INSTALACIONES ENERO DE 2000 3,800 14,674 5,873 5,604 7,472 DE MANT. A 37,423

Luego, el analista determina qu tanto de cada costo puede ser fijo y qu tanto variable. CANTIDAD ($) VARIABL Salarios COSTO y Prestaciones ENERO/2000 del 3,800 14,674 5,873 5,604 5,873 5,604 7,472 3,800 14,674 FIJO E

supervisor Salarios por hora y prestaciones de los trabaj. Depreciacin y renta de equipo Reparaciones de los equipos Artculos de Limpieza

7,472 COSTO TOTAL 37,423 9,673 27,750 As, la medicin del costo total de mantenimiento a instalaciones solo requiere de aritmtica sencilla. Sume todos los costos fijos para obtener el costo fijo total por mes. Divida los costos variables totales entre las unidades de actividad del factor de costos para obtener el costo variable por unidad del factor de costos. Costo fijo por mes Costo variable por dia/paciente = $9,673 = $27,750/3,700 dia/paciente = $7,5 por dia/paciente La funcin algebraica de costos mixtos, medida segn el anlisis de cuentas es: Y = $9,673 por mes + $7,5 por dia/paciente Es menos caro llevar a cabo la medicin con mtodos de anlisis d cuentas que con los de anlisis de ingeniera, pero requiere el registro de las cuentas de costos y factores de costos relevantes. variable o fijo segn su juicio personal. Adems el anlisis de cuentas es subjetivo porque el analista decide si el costo es

Mtodos de Mximos-Mnimos, Ajuste Visual y de Regresin por mnimos cuadrados. Estos tres mtodos son ms objetivos que el mtodo del anlisis de ingeniera porque cada uno est basado tanto en evidencia contundente como en el juicio. Tambin pueden ser ms objetivos que el anlisis de cuentas porque utilizan la informacin referente a costos y actividad de

ms de un perodo. Sin embargo, debido a que estos mtodos requieren ms datos sobre costos pasados, el anlisis de cuentas y en particular, el anlisis de ingeniera, quiz siguen siendo los mtodos principales para medir el comportamiento de costos. respuesta a la mayor competencia global. Los productos, servicios, En algunos casos, para el tecnologas y organizaciones estn cambiando a gran velocidad en momento en que se recolectan suficientes datos histricos para apoyar estos anlisis, los datos son obsoletos, la organizacin ha cambiado. El analista de costos debe tener cuidado de que los datos histricos sean de un ambiente paseado que an se asemeje bastante al ambiente futuro para el cual se estn proyectando los costos. Otra preocupacin es que los datos histricos pueden esconder ineficiencias pasadas que podran reducirse si se identificaran. Ejercicio prctico. En el anlisis de los mtodos de mximos-mnimos, ajuste visual y regresin por mnimos cuadrados, seguiremos utilizando un solo ejemplo consistente: los costos del departamento de mantenimiento a La siguiente tabla muestra los datos instalaciones de la clnica.

mensuales recolectados referentes a los costos del departamento de mantenimiento a instalaciones y al nmero de das / paciente atendidos a lo largo del ltimo ao: No. DE COSTOS COSTOS Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio DEL DPTO (Y) 37,000 23,000 37,000 47,000 33,000 39,000 DIAS/PACIENT E (X) 3,700 1,600 4,100 4,900 3,300 4,400

Julio Agosto Septiemb re Octubre Noviembr e Diciembr e

32,000 33,000 17,000 18,000 22,000 20,000

3,500 4,000 1,200 1,200 1,800 1,600

Mtodos de mximo-mnimos. Cuando estn disponibles suficientes datos sobre los costos, el analista de costos puede utilizar los datos histricos para medir matemticamente la funcin de costos. Un mtodo simple para medir una funcin lineal de costos con datos pasados de costos es el mtodo de mximos-mnimos. El primer paso para analizar datos histricos es el de marcar los puntos en la grfica. Esta visualizacin ayuda al analista a ver si existen errores obvios en los datos. mnima actividad. A pesar de que se marcan muchos puntos, el mtodo de mximos-mnimos se enfoca a los puntos de mxima y Normalmente, el siguiente paso es que el analista trace una lnea entre estos dos puntos. Sin embargo, si uno de estos puntos est demasiado alejado del resto y por tanto, parece ser un error o no ser representativo de las operaciones normales, el analista usar el siguiente punto de mayor o menor actividad. Por ejemplo, no se debe usar un punto de un periodo con actividad anormalmente baja causada por una huelga o un incendio, porque tal punto no es representativo de la relacin normal que existe entre el costo y el factor de costos.

Despus de seleccionar los puntos mximo y mnimo representativos, el analista puede trazar una lnea entre ellos, extendiendo la lnea hasta el eje vertical (Y) de la grfica. Observe que est extensin en el ejemplo es una lnea punteada como recordatorio de que los costos no pueden ser lineales fuera del rango relevante. As mismo, los administradores por lo general se preocupan por saber cmo se comportan los costos dentro del rango relevante, y no por saber cmo se comportan a un nivel nulo de actividad o a nivel de actividad tan alto que sea imposible (dada la capacidad actual). Las mediciones de los costos dentro de un rango relevante quiz no son medidas confiables ni proyecciones de costos que estn fuera del rango relevante. El punto al cual la lnea se intersecta con el eje (Y) es la ordenada al origen F, o el costo fijo estimado. La pendiente de la lnea mide el costo variable, V, por da / paciente. mnimos es usando lgebra. No. DE COSTOS DEL DPTO COSTOS (Y) Mximo 47,000 Mnimo 17,000 Diferenci a 30,000 DIAS/PACIENT E (X) 4,900 1,200 3,700 La manera ms clara de medir la ordenada al origen y la pendiente usando el mtodo de mximos-

Costo variable por da / paciente: V = cambios en los costos cambios en la actividad V = $ 47,000-$17,000 4,900 1,200 das/ paciente

V = $ 8.108 por da/ paciente Costo fijo por mes, F = Costo mixto total Costo variable total En X (mximo): F = $47.000 - ($8.108 X 4,900 das/ paciente ) = $ 7.270 por mes En X (mnimo): F = $17.000 ($8.108 X 1,200 das/ paciente) = $7.270 por mes Por tanto la funcin de costos del departamento de mantenimiento a instalaciones, medida usando el mtodo de mximos-mnimos, es: Y = $7.270 por mes + $8.108 por das/ paciente El mtodo de mximos-mnimos es fcil de usar e ilustra

matemticamente cmo cambia el costo total por un cambio en el factor de costos. La funcin de costos que obtuvo en este caso es factible . Sin embargo, depende totalmente de los puntos mximo y mnimo seleccionados. Sin informacin adicional, por ejemplo, sobre si Observe que ambos meses, septiembre y cualquiera de ambos puntos representan un mes tpico, este mtodo puede no ser confiable. octubre, tuvieron volmenes de actividad igualmente bajos. La seleccin de cul de los dos meses se debe usar cmo el punto mnimo, es, sin informacin adicional, completamente arbitraria. Antes de la amplia disponibilidad de las computadoras, los administradores a menudo utilizaban el mtodo de mximos-mnimos para medir rpidamente una funcin de costos. Sin embargo, hoy en da no se utiliza con frecuencia este mtodo por su baja confiabilidad y porque hace un uso ineficiente de la informacin, ya que solo utiliza la experiencia en costos de dos periodos, independientemente de cuntos datos relevantes se hayan recolectado.

Mtodo del Ajuste Visual. Debido a que puede usar todos los datos disponibles, el mtodo del ajuste visual es ms confiable que el anterior. En el mtodo del ajuste visual, el analista de costos ajusta visualmente una lnea recta a travs de todos los puntos en una grfica y no solo entre los puntos mximo y mnimo. Si la funcin de costos es lineal, es posible visualizar una lnea recta pasando a travs de los puntos esparcidos que se acerque bastante a la mayora de estos y por tanto, capture la tendencia general de los datos. El analista extiende esta lnea hacia atrs hasta que se intersecte con el eje vertical de la grfica. La grfica nos muestra este mtodo aplicado a los costos del departamento de mantenimiento a instalaciones correspondiente a los ltimos 12 meses. Al medir donde se intersectan la lnea y el eje de costos, el analista puede estimar el costo fijo mensual que en este caso es de aproximadamente $10.000 por mes. Para encontrar el costo variable por da / paciente, se selecciona un nivel de actividad (digamos 1,000 das/ paciente) y se encuentra el costo total a ese nivel de actividad ($17.000). Luego se divide el costo variable (que es igual al costo total menos el costo fijo) entre las unidades de actividad. Costo variable por da/ paciente = ($17.000 - $10.000) / 1,000 das/ paciente = $7 por da/ paciente La funcin lineal de costos medida usando el mtodo del ajuste visual es: Y = $10.000 por mes + $7 por das/ paciente A pesar de que el mtodo del ajuste visual puede utilizar todos los datos, el trazo de la lnea y la medicin de los costos fijos y variables son subjetivos. Su dependencia de las habilidades del analista, quien trata

de trazar una lnea recta a ojo de buen cubero promedindola visualmente a travs de datos hace que el mtodo sea poco confiable. Al igual que con el mtodo de mximos-mnimos, diferentes analistas fcilmente podran encontrar distintas medidas del comportamiento de los costos. Esta subjetividad es la razn principal por la que el mtodo del ajuste visual casi no se utiliza en la prctica, a pesar de que el uso de las computadoras que marcan los puntos en la grfica y trazan lneas ha hecho que este mtodo sea ms fcil de implementar. Este mtodo es una buena introduccin a lo que la regresin por mnimos cuadrados logra con la estadstica. Mtodo de la Regresin por mnimos cuadrados: Este mtodo mide una funcin de costos con mayor objetividad (usando la estadstica en lugar de la vista humana) usando los mismos datos. El analista utiliza la estadstica para ajustar una funcin de costos a todos los datos. funcin de costos se conoce como regresin simple. regresin mltiple. El anlisis de regresin en general mide el comportamiento de costos de manera ms confiable que los dems mtodos para la medicin de costos. Adems, el anlisis de regresin proporciona informacin estadstica importante sobre la confiabilidad de las estimaciones de los costos, de manera que los analistas pueden evaluar la confiabilidad de las medidas de costos y seleccionar el mejor factor de costos. Una de tales medidas de la confiabilidad, o de precisin en el ajuste, es el coeficiente de determinacin, R-cuadrada, que mide qu cantidad de la fluctuacin en un costo se puede explicar por los cambios que ocurren en el factor de costos. El anlisis de regresin que utiliza un factor de costos para medir una El uso de mltiples factores de costos para un solo costo se conoce como

La grfica muestra la funcin lineal de costos mixtos correspondiente a los costos del departamento de mantenimiento a instalaciones medida usando el anlisis de regresin simple. La medida de costos fijos es de $9.556 por mes. La medida de costos variables es de $6.893 por da/ paciente. La funcin lineal de costos es: Costo del departamento = $9.556 por mes + $6.893 por das paciente Y = $9.556 por mes + $6.893 por das/ paciente Compare las medidas de los costos obtenidas mediante la aplicacin de cada uno de los cinco mtodos anteriores: COSTO FIJO POR METODO Anlisis de 10,000 9,673 7,270 10,000 9,556 5,000 7,500 8,108 7,000 6,893 MES COSTO VARIABLE POR DIA/PACIENTE

Ingeniera Anlisis de cuentas Mximo-Mnimos Ajuste visual Regresin

Para poder ver las diferencias en los resultados obtenidos al aplicar los diferentes mtodos, se deben utilizar las medidas obtenidas con el anlisis de cuentas y con el anlisis de regresin para predecir los costos totales del departamento de mantenimiento a instalaciones con 1,000 y 5,000 das/ paciente, que son los lmites aproximados del rango relevante: A. DE A. POR DIFERENCIA

CUENTAS 1.000 das/ paciente Costo fijo Costos Variables $7.500 X 1,000 $6.893 X 1,000 Costo total proyectado 5.000 das/ paciente Costo fijo Costos Variables $7.500 X 5.000 $6.893 X 5.000 COSTO TOTAL 9.673 7,500 17,173 9,673 37,500

REGRESIN 9.556

S 117

6,893 16,449 9,556

607 720 117

34,465

3,035

PROYECTADO 47,173 44,021 3,152 A menores niveles de actividad en das/ paciente, ambos mtodos originan previsiones de costos similares. Sin embargo, a niveles mayores de actividad en das/ paciente, la funcin de costos del anlisis de cuentas prev un costo mucho ms alto para el departamento de mantenimiento a instalaciones. La diferencia entre los costos totales proyectados se debe principalmente al mayor costo variable por da/ paciente (aproximadamente $0.61 ms) medido en el anlisis de cuentas, que aumenta la diferencia en los costos variables totales proyectados proporcionalmente al aumento en el nmero planeado de das/ paciente. Debido a que est fundamentado en el anlisis Los administradores tendran estadstico, las medidas de costos obtenidas mediante la regresin tal vez son ms confiables que las otras. funcin de costos de la regresin. GRAFICA DISPERSIN O DE AJUSTE VISUAL mayor confianza en las proyecciones de costos obtenidas al usar la

50,000 45,000 40,000 35,000 30,000 25,000 20,000 15,000 10,000 5,000 0 0 1,000 2,000 3,000 4,000 DIAS/ PACIENTE 5,000 6,000

DEPARTAMENTO

PASOS EN LA ESTIMACIN DE UNA FUNCIN DEL COSTO Existen seis pasos en la estimacin de una funcin del costo: a. Seleccionar el mtodo para medir las funciones del costo. b. Seleccionar la variable dependiente (costo a predecir), normalmente llamada Y, ser guiada por la decisin para la que se utilizar la informacin del costo. Por ejemplo, si la meta es predecir costos de gastos indirectos en una lnea de produccin, entonces todos esos costos que se clasifican como gastos indirectos con relacin a la lnea de produccin se deben incorporar a Y. Idealmente, todas las partidas individuales en la variable dependiente tendrn una relacin similar con las variables independientes. Cuando no existe una sola relacin se debe investigar la posibilidad de estimar ms de una funcin del costo. c. Seleccionar la(s) variable(s) Independiente(s), esta variable representada con frecuencia mediante X. En la contabilidad de

costos es una medida de volumen sujeta a la influencia de quien toma las decisiones. Las variables independientes seleccionadas deben ser factibles econmicamente y deben ser exactamente medibles. La escala de la variable independiente para la que es vlida la relacin expresada por la funcin del costo se conoce como la escala relevante. d. Recopilar informacin sobre las variables dependientes e independientes. Con frecuencia ste es el paso ms difcil en el La base de informacin ideal contendra

anlisis de costos.

numerosas observaciones para una empresa cuya operacin no ha recibido la influencia de cualquier cambio econmico o tecnolgico. Ms an, el periodo utilizado para medir las variables tanto dependientes como independientes, sera idntico.

e. Presentacin Grfica. relaciones del costo.

Este paso es crtico en la estimacin de las La relacin general entre la variable

independiente y la variable dependiente se puede observar con facilidad en una grfica de la informacin. La presentacin grfica de la informacin tambin proporciona conocimientos sobre la escala relevante de la funcin del costo. f. Evaluar la funcin estimada del costo. Al evaluar una funcin de costo el analista debe conservar las siguientes perspectivas: Factibilidad econmica. La relacin entre las variables dependientes e independientes tiene que ser factible. Es decir, tienen que ser lgicas y de acuerdo al sentido comn. evidencia de una relacin vlida. Lo adecuado del ajuste. El analista de costos comprueba la En informacin pasada para ver cules de las funciones de costo factibles describen mejor los patrones de comportamiento del costo. ocasiones en estas pruebas se utilizan medidas tales como el coeficiente de determinacin (R-cuadrada). La factibilidad econmica y lo adecuado del ajuste sirven como verificaciones entre s. Cuando resulta posible la observacin fsica, como es el caso de un estudio de ingeniera, proporciona la mejor

CONCLUSIONES

Dadas las facilidades que han ofrecido los sistemas CIM en lo que se refiere a los sistemas flexibles de manufactura, los contadores de costos estn reconsiderando actualmente el supuesto de las economas de escala y estn estudiando con mayor detalle el comportamiento de los costos cuando cambia el volumen. En la prctica, pocos costos son estrictamente fijos porque un sinnmero de factores afectan al comportamiento del costo. La mano de obra directa es verdaderamente un costo variable slo si la compaa paga a los trabajadores a destajo y si mantiene un control estrecho sobre los costos de la mano de obra. Los costos de la mano de obra indirecta frecuentemente caen dentro de la categora semivariable porque las empresas necesitan algunos empleados de mano de obra indirecta para cubrir los servicios de apoyo. Las compaas adquieren materiales directos a medida que los necesitan y por tal razn los materiales se convierten en un costo variable. Aun cuando hemos demostrado el funcionamiento de varas tcnicas como el mtodo punto alto y punto bajo, el mtodo de las grficas de dispersin y el mtodo de mnimos cuadrados para segregar los costos en sus componentes fijos y variables, en la prctica tal tarea es ms compleja. Los costos pueden variar debido a varios factores adems de los cambios de volumen. Los mtodos que estn disponibles para los contadores de los costos pueden ser algunas veces inadecuados para obtener ms de un indicio acerca de los factores caussticos. En el caso de algunos conjuntos de datos, todo lo que se puede obtener son coeficientes incluso relativamente pequeos. Sin embargo, esto es mucho mejor que amontonar irresponsablemente los costos en categoras variables o fijas sin haber realizado ningn anlisis previo.

BIBLIOGRAFA

HARGADON JR., Bernard J. y MUNERA CARDENAS, Armando. Contabilidad de Costos, Editorial Norma 2da. Edicin GAYLE RAYBURN, Letricia. Contabilidad de Costos, Editorial Mc Graw Hill GARCIA COLIN, Julin. Contabilidad de Costos, Editorial Mc Graw Hill