OFICINA VIRTUAL Introduccin La capacidad de la oficina automatizada para vincular a las personas electrnicamente ha abierto nuevas posibilidades en la forma

como se lleva a cabo el trabajo de oficina. Dicha capacidad incluso ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una oficina. En vez de ello, ese trabajo puede efectuarse en cualquier lugar en el que el empleado se encuentre. El nombre que se da a esta extraordinaria capacidad es la de oficina virtual, trmino que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente en cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo est vinculado con uno o ms de los sitios fijos de la compaa por medio de algn tipo de comunicacin electrnica. Las primeras actividades de oficina virtual tuvieron lugar durante la dcada de los setenta acompaando la aparicin de las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo, haciendo factible que las personas trabajaran desde sus hogares. Ello acapar rpidamente la atencin de programadores, pero tambin de arquitectos, ingenieros, abogados, y analista econmicos-financieros entre otros. Qu es? El trmino Oficina Virtual se corresponde con aquellos servicios que, siendo propios de cualquier despacho fsico, se pueden prestar a distancia y se confan al personal de un Centro de Negocios. Una oficina virtual es un espacio virtual, es decir, que la informacin de tus servicios y/o productos con tus datos de contacto y catlogo estn en la Internet, en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. La mayora de los organismos pblicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicacin en el acceso a informacin y la prestacin de servicios. Asimismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costes de estructura de una multinacional, pequea y mediana empresa, y emprendedores o autnomos. Gracias a la domiciliacin de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina fsica, que pueden ser a menudo costosos. Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio fsico y la domiciliacin de sociedades son la eleccin ideal para negocios de reciente implantacin en un territorio concreto. El servicio virtual no tiene fronteras. Una persona utilizando este tipo de servicio puede sin problema conducir su empresa desde otro pas. Por ejemplo, un cliente de Virtual Office podra utilizar este servicio en China. Si este cliente quiere reducir los costes y no quiere arriesgar su capital con la creacin de una empresa en otro pas, eso podra ser una muy buena solucin. Ventajas Menor costo de instalacin. La empresa no tiene que contar con tanta capacidad de oficinas, ya que algunos empleados estn trabajando en otro lugar. Esto permite reducir los costos de renta y expansin de oficinas.

Menor costo de equipo. En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus recursos. Red formal de comunicaciones. Debido a la necesidad de mantenerse informados y receptar instrucciones, se est concediendo mayor atencin a las redes de comunicaciones, dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas de comunicacin. Menos interrupciones del trabajo. Cuando las tormentas, la lluvia, las inundaciones u otros inconvenientes, inclusive enfermedades, impiden viajar al lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las actividades, tanto por parte del individuo como de la empresa. Contribucin social. La oficina virtual permite a las empresas contratar personas que de otra forma careceran de oportunidades laborales, ya se trate de discapacitados, ancianos o padres con hijos pequeos. Pero tambin personas de alto valor ubicados geogrficamente lejos de las oficinas de la compaa.

Desventajas Sensacin de aislamiento. Al no tener un contacto asiduo con el resto del personal de la empresa, pierden la sensacin de ser parte de dicha organizacin. Estas desventajas tienen relacin con aspectos motivacionales y psicolgicos, razn por la cual deber prestarse especial atencin tanto a la etapa de seleccin de los aspirantes a trabajar como teletrabajadores (trabajadores de oficinas virtuales), como en las actividades de apoyo, retroalimentacin, motivacin y comunicacin. La aparicin de muchas empresas con una misma direccin. El cual trae como consecuencia un poco de confusin para los que no trabajan con esta informacin. Existe poca regulacin gubernamental, lo que causa que existan proveedores irresponsables y que empresas fraudulentas hagan disposicin de ellas.

Actividades que se ajustan a las exigencias de la oficina virtual Ventas Consultora Digitadores Contabilidad y facturacin Desarrollo del software Programacin informtica Trabajos editoriales Periodismo y publicidad Enseanza y formacin Mercadeo

Hacer factible la oficina virtual implica crear una estrategia viable, siendo los puntos a tomar en consideracin los siguientes: Proporcionar recursos de cmputos. La empresa debe proporcionarles equipos adecuados para el mejor desarrollo o desempeo de sus funciones.

Proporcionar acceso a las fuentes de informacin. Si el empleado requiere de informacin para las labores de investigacin, la corporacin debe proporcionarle las fuentes que el empleado requiera para cumplimentar sus actividades. Proporcionar suministros diferentes de los de cmputo. Implica suministrar regularmente todos los dems elementos de papelera propios de las actividades de oficina. Tomar medidas para remitir las llamadas telefnicas. Gestionar eficazmente desde la oficina fija las llamadas de su personal a distancia resulta esencial. Utilizar llamadas de conferencia. De tal modo se permite a ms de dos personas participar simultneamente de una conversacin telefnica. Programar reuniones peridicas. La compaa debe programar reuniones a las que se espera que todo el personal asista. El propsito de tales reuniones es fomentar un sentido de comunidad entre los empleados, y deben programarse con la frecuencia necesaria para lograr ese resultado. Seguir una rutina de trabajo. Los trabajadores a distancia deben comprometerse a trabajar durante ciertas horas del da, idealmente en una habitacin alejada de las distracciones. Los amigos y parientes deben entender que el empleado est trabajando aunque est en su casa.

En un entorno cada da ms competitivo la oficina virtual brinda la posibilidad de expandir la magnitud de las actividades con un incremento menos que proporcional en los costes. La oficina virtual brinda sus beneficios no slo a empresas del rubro servicios, sino tambin a empresas manufactureras en todo lo que atae a las labores de oficina. La oficina virtual representa una importante posibilidad de mejorar la productividad en las oficinas y de reducir sus costes. Clases de la oficina virtual Individual: Autnomos, profesiones liberales, particulares, etc. Grupos: PYMES, asociaciones profesionales, organizaciones, clubes, etc. Personalizada: Portales, operadoras de telecomunicacin, asociaciones, grandes empresas, PYMES, etc. Educacin: Instituciones de educacin, de las escuelas a las universidades

La sociedad de informacin de la oficina virtual Esencial y tcnicamente la oficina virtual, no es ms que la unin de un computador generalmente porttil, con capacidad para comunicaciones, un telfono digital mvil, software de red, componentes multimedia y algunos programas especficos segn la labor que desempea el trabajador. Pero este pequeo equipo permite a los trabajadores realizar las labores desde su casa, automvil o donde a bien lo crean conveniente. Esta situacin trae consigo un cambio radical en las pautas de trabajo, y revoluciona el mundo empresarial y profesional, con incrementos de productividad y ahorro de tiempo y dinero. Para poder ampliar un poco ms esta definicin un poco tcnica, debemos abordar otros aspectos y conceptos, que son el verdadero sentido de la oficina virtual, y que asocindolos a lo anteriormente descrito, conforman la realidad de todo lo que es ella.

La Sociedad de la Informacin.- La sociedad de la oficina virtual; sociedad de la informacin es en la que vivimos hoy en da, y que se distingue por una serie de rasgos caractersticos, como son: La materia prima es la Informacin: En esta nueva sociedad, la informacin sustituye a los antiguos factores de produccin y creacin de riqueza. El trabajo manual cede su puesto al trabajo intelectual. El poder se basa cada vez ms en la capacidad para almacenar, gestionar, distribuir y crear informacin. La tercerizacin: La sociedad de la informacin es un estado evolutivo de las sociedades avanzadas. En ellas, el nmero de los trabajadores ocupados en el sector terciario supone, como mnimo, el 50% de la poblacin ocupada y, dentro de ellos, el nmero de los que trabajan en la informacin supera al de los que trabajan en las dems profesiones. Esta desproporcin a favor de los trabajadores de la informacin se incrementa da a da. (Vase Figura 1.)

60 50 40 30 20 10 0 1880

1900

1920

1940

1960

1980

2000

Agricultura

Industria

Servicios

Informacin

Fuente: A.L. Robinson, Electronics and Employment: Displacement Effects, en The Microelectronics Revolution, 1980. Figura 1. Cambios en la estructura ocupacional de EE.UU.

La automatizacin: La mayor parte de las tareas laborales estn automatizadas y definen no desde el punto de vista de fabricacin, sino en trminos de captura informacin, solucin de problemas, produccin de ideas creativas y capacidad responder flexiblemente a situaciones nuevas o de actuar flexiblemente cuando interactua con otros. El trabajo puramente mecnico lo hacen mquinas.

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La globalizacin: La sociedad de la informacin tiene vocacin de sociedad global; es una sociedad de estructura y mbito mundiales. Esta globalidad es fcil de constatar, ya que cosas que slo se podan comprar en el mercado local se pueden ahora adquirir instantneamente en cualquier lugar del mundo. Igualmente, hoy se puede ser espectador universal, mediante las comunicaciones; es as como los medios de telecomunicacin han dado al ser humano el don de la ubicuidad.

La interactividad: Con el nacimiento y extensin de las redes de telecomunicacin, de las llamadas autopistas de la informacin, las telecomunicaciones imponen ya una interconexin de tipo multidireccional, lo cual ofrece la posibilidad de que aparezcan y existan tantas fuentes y motores de informacin que conformen una gran variedad de posibilidades que pueden llegar a ser infinitas; esto dado que cada empresa, persona o institucin se convierte en emisor y difusor de informacin, transformndose as en un foco de poder. La complejidad: La sociedad de la informacin es una sociedad muy compleja. Dicha complejidad surge, en gran parte, a que los cambios se dan en forma simultnea, como ocurre en todo periodo revolucionario o de innovacin. Por doquier encontramos nuevas formas de organizacin, fruto de la incidencia de las tecnologas de la informacin sobre todo tipo de organismos y estructuras. El dominio de los medios de comunicacin: Teniendo en cuenta todo lo anteriormente descrito como caractersticas de la sociedad de la informacin, y evidenciado, adems, la necesidad e importancia de la informacin, es prcticamente visible que a esta nueva sociedad la dominan los medios de comunicacin y sus adelantadas e innovadoras tecnologas. La televida o vida virtual: La sociedad de la informacin se caracteriza por la infinidad de posibilidades que las autopistas de la informacin aportan a la vida de los ciudadanos, donde ellos pueden actuar como: Proveedores, incorporando al mercado de las redes un producto o servicio. Clientes, acudiendo a la red para todo tipo de actividades de trabajo, diversin, cultura, entre otros. Con estas condiciones, podemos hablar de una televida o vida virtual; donde las labores del hogar estn controladas por una unidad central, las compras se hacen por la red directamente, las transacciones bancarias no necesitan de papeleo y largas filas, se tiene un medico disponible en la red siempre listo para las emergencias, y en fin se realizan cantidad de negocios y transacciones por la red, y todo esto trabajando, obviamente, desde el hogar.

Teletrabajo.- Es aqu donde la definicin tcnica que se mencin en lneas pasadas comienza a tomar un valor y un sentido mucho ms amplio. El teletrabajo es el objetivo real de la oficina virtual, y a grandes rasgos es la gran innovacin que trae consigo la oficina virtual. El primer paso para explicar el teletrabajo es definirlo y esto es ms difcil de lo que parece. La mayora de la gente entiende que la palabra implica trabajo a distancia pero eso no es, evidentemente, todo. En la actualidad existen multitud de definiciones del trmino teletrabajo y de ah que sea difcil cuantificar y/o conocer su implantacin real. As, si se examina la literatura sobre el tema, se puede comprobar que adems de teletrabajo, se utilizan, adems, otros trminos como teledesplazamiento (telecommuting), trabajo en red (networking), trabajo a distancia (remote working), trabajo flexible (flexible working), y trabajo en el domicilio (homeworking). Sin embargo en la mayora de las definiciones existentes siempre aparecen tres conceptos claves: organizacin, localizacin y tecnologa. As pues, el teletrabajo es tambin una forma de organizar el trabajo de manera que este se realiza, con la ayuda de tecnologas de la informacin y las comunicaciones, en un lugar distinto y alejado de las oficinas centrales o de las instalaciones de produccin. El teletrabajo, as pues, supone una ruptura con el concepto tradicional de <trabajador = lugar de trabajo> y

<trabajo = horario de trabajo>. podramos decir que:

Para sintetizar todos aspectos es una sola definicin,

El teletrabajo es una forma flexible de organizacin del trabajo que consiste en el desempeo de la actividad profesional sin la presencia fsica del trabajador en la empresa durante una parte importante o la totalidad de su horario laboral. Engloba una amplia gama de actividades y puede realizarse en tiempo completo o parcial. La actividad profesional en el teletrabajo implica el uso frecuente de mtodos de procesamiento electrnico de informacin, y el uso permanente de algn medio de telecomunicacin para el contacto entre el teletrabajador (trabajador virtual) y la empresa. Las Modalidades del Teletrabajo.- Las modalidades de teletrabajo son prcticamente definidas por el lugar en donde se trabaja, as estas modalidades son: Domicilio. Es la modalidad ms genuina. Sin embargo, dentro de ella caben muchas modalidades tendentes, por una parte, a evitar los principales inconvenientes del trabajo en casa, como puede ser el aislamiento. Por otra, a satisfacer la necesidad de la empresa de racionalizar costes y seguir contando con la presencia de su personal, al menos de vez en cuando. Teniendo en cuenta estos condicionantes, pueden darse las siguientes situaciones: Trabajo en el domicilio todo el tiempo. Es decir, toda la jornada y todos los das de la semana. Este tipo de situaciones son ms frecuentes, lgicamente, en las personas que trabajan por cuenta propia y venden sus servicios a las empresas (free lances). Parte del trabajo en el domicilio y parte en la empresa. Cuando los trabajadores pertenecen a la nmina de una empresa, esta suele buscar combinaciones, de manera que se conjuguen las ventajas que para ella y sus trabajadores pueda tener el trabajo a distancia con la necesidad de mantener la cohesin de los frutos del trabajo y el espritu de pertenencia de sus trabajadores a la institucin. Las Oficinas Satlites. Estos son lugares de trabajo que pertenecen a la misma empresa, pero son independientes de la sede corporativa. En estas oficinas satlites para teletrabajo situadas en puntos estratgicos, no tienen porque ubicarse, de modo fijo, unos departamentos concretos. En ellas prima no la organizacin funcional, sino la geogrfica. Se abren para que acudan a trabajar a ellas los trabajadores que viven ms cerca, con independencia del puesto de trabajo que ocupen o de las tareas que desempeen. Los Telecentros. Fundamentalmente son centros compartidos por varias empresas, fundamentalmente medianas. El principal criterio que agrupa a los trabajadores en ellos, al igual que en las oficinas satlites, es geogrfico. Se trata de prestar un servicio a personas que viven en las proximidades, de modo que no tengan que efectuar un largo viaje para ir a trabajar. Estos telecentros han de tener el equipamiento suficiente para realizar las funciones que en ellos se pretende. Los telecentros pueden ser propiedad de empresas o asociaciones de empresas que comparten costos. Puede ser tambin propiedad de empresas de telecomunicaciones y/o empresas de informtica, que los crean con la intencin de incentivar el consumo tanto de equipos como de lneas. Las Telecabaas (Telecottages). Son centros de teleservicios asociados, generalmente, a instalaciones en haciendas, pueblos pequeos, en sntesis zonas rurales. Con este sistema se busca retener a la poblacin autctona y atraer incluso a poblacin ms preparada, que suele servir en los grandes centros urbanos.

Mviles o nmadas. Quiz la mxima expresin de la oficina virtual y el teletrabajo la constituya el trabajador mvil o nmada. Es decir, el que trabaja donde esta, donde surge la necesidad de trabajar. Son trabajadores que realizan su labor desde su casa, telecentros, oficinas satlites, telecabaas, desde el lugar donde se encuentra su cliente, en su lugar de descanso e incluso en el camino a cualquier lugar. COMPAIA VIRTUAL Como es visible, las tecnologas de la informacin han permitido hoy un nuevo concepto de las empresas, llamadas Compaas virtuales, o empresas en red, no ligadas a un espacio fsico, sino conformadas por una red de relaciones telemticas. La compaa virtual est compuesta de una red temporal de socios de negocios independientes, clientes, proveedores e incluso antiguos competidores. Estos estn conectados por tecnologa informtica que les permite compartir recursos administrativos, experiencia en investigacin y desarrollo, mercados y costos. Este nuevo modelo, tiende un poco a desvanecer la nocin de la empresa como una organizacin jerrquica estructurada. La compaa que en el pasado pareca una impresionante estructura de clases, ha empezado a dividirse en piezas ms pequeas: las unidades independientes de negocios. Adems, las teoras organizacionales actuales indican que slo un ncleo de actividades debe permanecer dentro de un centro corporativo reducido. El resto debe descentralizarse o realizarse a travs de alianzas, lo que afianza aun ms la filosofa de la oficina y compaa virtual. Debido a estos cambios radicales en la organizacin y en los negocios, en la actualidad se estn dando cambios muy significativos en la industria de la manufactura, en los servicios, mercadeo y finanzas. Caractersticas de la Compaa Virtual.- Los siguientes son los atributos clave de una empresa de este tipo: Excelencia. Debido a que cada socio aporta su habilidad, puede ser posible crear una organizacin que sea lo mejor en todo. Todas las funciones y procesos podran ser de nivel mundial, algo que ninguna compaa podra llegar a lograr sola. Tecnologa. Las redes de informacin permiten que las compaas y empresarios, sin importar su ubicacin geogrfica, se unan y trabajen como uno slo. Existe utilizacin intensiva de las tecnologas de informtica y telecomunicaciones. Sentido de la oportunidad. Las sociedades son menos permanentes, menos formales y tienen un mejor sentido de la oportunidad. Las empresas se colaboran para aprovechar una oportunidad especfica ofrecida por el mercado y, casi, siempre, se disgregaran nuevamente cuando la necesidad se acabe. Confianza. Estas relaciones obligan a las compaas a depender mucho ms unas de otras y exigen un nivel de confianza mucho ms alto. Comparten un sentido de objetivo conjunto, lo cual significa que el destin de cada socio depende del otro. Ausencia de Fronteras. Este nuevo modelo corporativo redefine las fronteras tradicionales de la empresa. La mayor cooperacin entre competidores, proveedores y clientes hace difcil determinar dnde termina una empresa y comienza otra.

Otras caractersticas implcitas son:

Flexibilidad de estructura Descentralizacin de decisiones Alta dispersin de empleados y recursos Concentracin en una actividad muy especializada Fuerte nivel de subcontratacin (Outsourcing)

La compaa virtual puede tener enormes ventajas competitivas en este nuevo mundo, su flexibilidad y ligereza puede darle enorme capacidad para capturar mercados emergentes, de rpido desarrollo y demandantes de soluciones con un contenido tecnolgico muy elevado. Campos especialmente abandonados en este sentido son los que se dedican a la gestin y elaboracin de informacin, siendo uno de los ms importantes la consultora, en su concepto ms amplio, como suministradora de informacin, experiencias y conocimiento. TECNOLOGIAS RELACIONADAS CON EL DESARROLLO Y APLICACION DE LA OFICINA VIRTUAL A continuacin se describen algunas de las tecnologas que tienen relacin directa con la oficina virtual. Es as como se explica cada uno de estos elementos, para as, llegado el momento, tener una excelente visin del entorno tecnolgico que rodea esta nueva forma de organizacin. Redes.- La palabra red tiene varias definiciones. La ms comn describe los mtodos que la gente utiliza para mantener sus relaciones con amigos y contactos de negocios. Aplicada a computadores, tiene mucho ms significado. Una red es una manera de interconectar computadores de tal forma que estn conscientes unas de otras y puedan unir y compartir sus recursos. Cabe anotar que esta comunicacin es lograda gracias a los Protocolos, que son un conjunto de normas o procedimientos necesarios para iniciar y mantener una comunicacin. Los principales protocolos son, TCP/IP, SNA, NetBEUI, IPX/SPX. Ventajas En los negocios, educacin y muchos otros tipos de organizaciones, las redes ofrecen enormes beneficios, de los cuales los ms importantes son: Acceso simultaneo. Una realidad de las empresas con computadores es que la mayora de sus empleados de oficina utilizan los mismos programas. Con una red, las empresas pueden ahorrar bastante dinero al comprar versiones especiales para red de los programas ms comnmente utilizados, en lugar de reproducciones por separado de la informacin en diferentes discos duros. Esto mismo sucede con la informacin en si. La informacin que cada empleado necesita, estar disponible siempre, sin la antigua necesidad de tener que trasladar constantemente los archivos con informacin de un equipo a otro. Dispositivos Perifricos Compartidos. Compartir dispositivos, especialmente como las impresoras lser o el escner, con una red es relativamente fcil. Esto al igual que el acceso simultneo trae consigo beneficios muy importantes en el ahorro de costos. Respaldo ms fcil. En las empresas, la informacin puede ser extremadamente valiosa, de tal forma que es imperativo asegurarse de que los empleados respalden su informacin. Una forma de dar solucin a este problema es manteniendo toda la informacin de valor en un dispositivo de almacenamiento compartido al cual los empleados tienen acceso mediante la red. De esta forma, a una persona se le puede asignar la tarea de hacer respaldos frecuentes de la informacin en el dispositivo de almacenamiento compartido.

Transferencia de datos. Es decir, la posibilidad de establecer comunicacin entre computadores e intercambiar informacin.

Tipos de Redes. La distancia entre los computadores que integran una red no es obstculo para obtener un buen funcionamiento de esta. Dependiendo de dicha distancia, las redes de computadores presentan la siguiente clasificacin. LAN.- Una LAN (Red de Area Local) es una red de computadores de cualquier variedad que estn ubicadas relativamente cerca una de otras y conectadas por un cable contiguo (o por enlace inalmbrico). Una LAN puede estar por slo dos o tres computadores interconectados para compartir recursos, o puede incluir varios cientos de ellos. Cualquier red que resida dentro de una sola edificacin, edificaciones contiguas, o incluso un campus se considera una LAN. Una LAN permite a todos los computadores conectados a ella compartir el hardware, software e informacin. Los recursos ms compartido a menudo son los dispositivos de disco de almacenamiento e impresoras. Un disco de almacenamiento compartido en una LAN es llamado Servidor de Archivos o Servidor de la Red. WAN. Una WAN (Red de Area Extendida) es comnmente dos o ms LAN interconectadas, generalmente a travs de una amplia zona geogrfica, por ejemplo un banco con sucursales en diferentes zonas del pas. Cada sucursal necesita recursos, informacin y programas a nivel local, pero tambin necesita compartir informacin con las otras sucursales o con la oficina central, para poder llevar con eficacia sus operaciones a nivel nacional. Tipos de Conexin. Existen tres tipos de conexin a una red: la conexin punto a punto, la conexin multipunto y la conexin inalmbrica. Punto a Punto. Es una conexin de dos dispositivos entre ellos y nadie ms. Por ejemplo, una conexin de dos computadores mediante fibra ptica o un cable paralelo. Multipunto. Utiliza un slo cable para conectar ms de dos dispositivos. Por ejemplo, un cable coaxial, que tiene varios dispositivos conectados al mismo. Inalmbrica. Como su nombre lo indica es una red que casi no utiliza cables. Bsicamente, las redes inalmbricas se basan en el uso de dos tecnologas: Ondas de radio y Luz infrarroja, que tienen sus pros y contras, especficamente en trminos de la velocidad de transmisin, compatibilidad y medio en el cual se instala. Estos pros y contras los podemos resumir as: Ventajas. Buenas caractersticas de desempeo Resistencia a la interferencia externa Seguridad Bajos costos de operacin Facilidad de instalacin Facilidad de mantenimiento y deteccin de fallas Menor tiempo de instalacin Buen nivel de integracin con redes tradicionales existentes

Limitaciones. Potencia y distancia limitada Velocidad de transmisin limitada Alto costo por unidad

Internet.- Una de las muchas definiciones que se le han asignado a Internet es la de ser una red de redes, cuyos elementos (computadores y/o usuarios) se encuentran distribuidos por todo el mundo. Tambin puede considerarse como un conjunto de recursos de informacin a nivel mundial. Concretando, la definicin ms universal y concisa sobre Internet es: Internet es una red de redes, lo que significa que muchas redes operadas por una multitud de organizaciones estn interconectadas para conformarla. Permite comunicarse, compartir recursos y datos con personas ubicadas en la calle de enfrente o al otro lado del planeta. Su mayor ventaja radica en que es una herramienta que permite tener acceso a enormes cantidades de informacin en todo el mundo . Internet es el banco de datos ms grande en la actualidad; en ella podra encontrarse gran cantidad de informacin acerca de cualquier tema, lo que la hace de gran utilidad para maestros, estudiantes, cientficos, msicos, nios y en general para cualquier persona. En la actualidad la velocidad de crecimiento de Internet es bastante grande debido a la cantidad de usuarios individuales e instituciones que se conectan da a da . Al trabajar en Internet, es posible efectuar una infinidad de operaciones relacionadas con el manejo de la informacin, es decir, existe la posibilidad de establecer comunicacin con cualquier lugar del planeta en donde exista un computador conectado a Internet. Pueden transmitirse archivos entre computadores, consultar informacin actualizada sobre algn tema determinado y mucho ms. A diferencia de otras redes, Internet no posee un administrador central que tenga un control sobre su totalidad; en lugar, existe un grupo de usuarios identificados como la sociedad Internet ISOC, que cumple con las siguientes funciones: Promover el intercambio de informacin utilizando Internet. Identificar estndares tecnolgicos para utilizacin de Internet en lo referente al hardware y al software.

Debido al gran tamao y a la incontable cantidad de usuarios de Internet, resulta imposible decir que posee un sistema operativo definido. Pero, en el momento de la creacin de Internet y aun en la actualidad, la mayor parte de los computadores conectados con esta red utiliza el sistema operativo UNIX; por este motivo en algunas ocasiones se requerir de conocimientos bsicos sobre este sistema operativo sin que esto signifique que saber UNIX sea necesario para navegar en Internet. Servicios y Herramientas de Internet. Existen en Internet elementos que vale la pena tener claros, para una mejor comprensin de lo que es en si la superautopista de la informacin. Correo Electrnico (e-mail). Si se utiliza este servicio, cualquier usuario puede intercambiar mensajes con otros usuarios conectados a Internet sin importar la distancia que existe entre ellos. Cuando se enva un mensaje este se guarda temporalmente en un buzn electrnico que forma parte del sistema de almacenamiento del proveedor de acceso a Internet, por lo tanto, el usuario se conecta con su proveedor y lee sus mensajes.

Usenet. Red que permite crear o tener acceso a grupos de usuarios que tengan algn inters en comn, y as poder discutir o intercambiar ideas. FTP (File Transfer Protocol; Protocolo de Transferencia de archivos). Esta herramienta se utiliza para listar y copiar archivos de un computador a otro. Para esto se debe conectarse con un computador servidor de archivos y de all gracias a esta herramienta se pueden bajar los archivos que se deseen. Archie. Debido a la gran cantidad de computadores servidores de archivos FTP annimos, es necesario contar con la ayuda de otras herramientas para encontrar un archivo especfico. Archie permite realizar la bsqueda de dichos archivos. IRC (Internet Relay Chat; Conversacin Transmitida por Internet). Conecta a un computador con muchos otros, con el objetivo de intercambiar mensajes interactivamente en tiempo real, sin que importe la distancia entre ellos; as pueden desarrollarse conferencias. Esta herramienta ha evolucionado bastante, hasta el punto de la videoconferencia. Ghoper. A travs de los Ghoper de Internet puede accederse a informacin de diferentes organizaciones mediante mens, que van de lo general a lo especifico. Cada computador en el que exista un sistema Ghoper pone a disposicin de los usuarios una cantidad de informacin clasificada por mens, permitiendo as una bsqueda ms fcil. Vernica. Esta herramienta permite localizar ttulos y direcciones de Ghoper, de una que facilita aun ms la bsqueda. WAIS (Wide Area Information Server; Servidor de Informacin de rea amplia). Al utilizar WAIS, puede encontrarse fcilmente informacin, en bases de datos que ponen a disposicin organizaciones e institutos por todo el mundo. Word Wide Web (WWW). Este servicio utiliza el concepto de hipertexto, es decir, texto en el cual se encuentran enlaces que pueden ser palabras resaltadas, imgenes o iconos, y al seleccionar algunos de estos se obtiene una explicacin adicional, una definicin o simplemente un nuevo texto relacionado con la palabra seleccionada. En la mayor parte de los casos se integran a esta herramienta imgenes, animaciones, videos y sonidos. Debido a esto, este servicio es el de mayor acogida y crecimiento, gracias a su facilidad y lo agradable de su consulta. Telnet. Con el uso de este servicio, es posible conectarse con un computador remoto para emplear de esta forma sus recursos de software como programas, bases de datos, etc.

Seguridad en Internet. La filosofa con al que creci Internet, permitir la mxima conectividad, ha admitido que cualquier persona pueda tener acceso tanto a la informacin que permanece en los diferentes puntos de la red como la informacin que viaja por los canales de comunicacin. Es precisamente esta filosofa la que ha empezado a ser un verdadero problema para el almacenamiento y/o transferencia de cierto tipo de informacin sensible a ser observada, capturada o deteriorada por personas diferentes a los verdaderos propietarios de ella. Como resultado de estas necesidades que surgen da a da por la introduccin de ciertos servicios en la red (servicios bancarios, pagos por la red, etc.), surge un concepto que es la seguridad en Internet.

Mecanismos de Seguridad. Los principales servicios de seguridad que debe ofrecer una red de computadores son: autenticacin, integridad, confidencialidad, control de acceso y no rechazo estos servicios de seguridad necesitan para su implementacin de mecanismos y tcnicas tales como: la criptografa, firmas digitales, funciones de transformacin y tcnicas de control. Los mecanismos de mejor desempeo en la actualidad son los siguientes: PGP (Pretty Good Privacy). PGP es un software de encriptacin de alta seguridad, disponible para varios sistemas operativos. Bsicamente ofrece los servicios de confidencialidad y autenticacin aunque, adems, tiene posibilidades para ofrecer comprensin de datos y gran compatibilidad con el funcionamiento y manejo de mensajes de correo electrnico. En resumen PGP permite a los usuarios intercambiar archivos o mensajes con privacidad y autenticacin de una manera conveniente. Muros de Seguridad (firewalls). Estrictamente hablando un muro de seguridad puede ser definido como una coleccin de componentes que se coloca entre dos redes; donde todo el trfico en cualquier direccin debe pasar a travs del muro de seguridad, nicamente al trfico autorizado por las polticas locales de seguridad se le permitir el paso y el juro de seguridad por si mismo es inmune a la penetracin . Ms especficamente y en teora el firewall sencillamente bloquea o restringe cierto tipo de comunicaciones no autorizadas entre computadores en la organizacin y computadores en las organizaciones externas; en trminos generales este mecanismo ofrece un buen grado de aislamiento, y si se maneja y configura adecuadamente, puede tambin ofrecer un grado alto de seguridad. SSL (Secure Socket Layer). Es un protocolo diseado para proveer privacidad sobre Internet. El protocolo permite que aplicaciones cliente/servidor se comuniquen de tal forma que no exista riesgo de ser espiados. El servidor es autenticado siempre y los clientes opcionalmente. Este sistema es compatible con prcticamente todo el manejo de Internet.

Intranet.- A raz del xito de Internet, nace Intranet como una herramienta para las organizaciones y empresas que queran hacer uso de las ventajas que Internet brinda pero con un enfoque ms interno. Esto es, una red con las mismas caractersticas de Internet a la cual slo tiene acceso el personal de la organizacin, clientes de la misma, etc. Es aqu donde radica la diferencia entre estos dos tipos de redes, que en Internet el acceso a la informacin es pblico, y en Intranet se restringe a determinados usuarios. Intranet es una nueva alternativa para las empresas que necesiten compartir informacin que se genera al interior de su organizacin. En otras palabras, es hacer uso y distribuir la informacin dentro de la empresa pero a la manera Internet. El uso e implementacin de la Intranet trae consigo ventajas tales como: Capacidad de acceso a bases de datos sin importar el lugar en donde se encuentre la computadora, ni su arquitectura, ni su sistema operativo. Disponibilidad de la informacin a cualquier hora y desde cualquier lugar. Aprovechamiento de recursos tales como: multimedia, hipertexto y otras facilidades de la red corporativa como navegadores, herramientas de Java, etc., para desarrollar aplicaciones en la Intranet. Intranet es una manera rpida y eficaz para realizar transacciones internas. til en la comunicacin con trabajadores, proveedores y clientes. Facilita a los empleados las consultas de informacin. Auxiliar eficiente en la planeacin de citas y reuniones.

Promueve el desarrollo del personal y su capacitacin, as como tambin impulsa el trabajo en grupo. Es ideal para difundir informacin interna, tales como polticas, promociones, etc. Distribucin de software de trabajo. Presentacin de productos a clientes sin tener que desplazarse. Mensajera eficiente, por medio de correo electrnico.

Telecomunicaciones.- Es natural que las telecomunicaciones sean parte esencial de la nueva forma de trabajo en la oficina virtual. Ya que como hemos visto en la descripcin de las anteriores tecnologas, todas ellas tienen como principal eje la comunicacin, que a la postre es tambin el pilar de la cultura del teletrabajo. En este campo de las telecomunicaciones existe diversidad de sistemas, como las microondas, la fibra ptica, el satlite, y ltimamente hasta la misma red energtica. Pero sin lugar a dudas las lneas telefnicas y sus sistemas de comunicacin (que en muchos casos son de alguno de los tipos mencionados anteriormente), son los abanderados en los sistemas que tienen que ver con la oficina virtual. Fibra ptica. La fibra ptica son filamentos de vidrio de alta pureza extremadamente compactos: El grosor de una fibra es similar a la de un cabello humano. Fabricada a alta temperatura con base en silicio, su proceso de elaboracin es controlado por medio de computadoras, para permitir que el ndice de refraccin de su ncleo, que es la gua de la onda luminosa, sea uniforme y evite las desviaciones, entre sus principales caractersticas se puede mencionar que es compacta, ligera, con bajas prdidas de seal, amplia capacidad de transmisin y un alto grado de confiabilidad debido a que es inmunes a las interferencias electromagnticas de radio-frecuencia. La fibra ptica no conduce seales elctricas por lo tanto son ideales para incorporarse en cables sin ningn componente conductivo y pueden usarse en condiciones peligrosas de alta tensin. Tienen la capacidad de tolerar altas diferencias de potencial sin ningn circuito adicional de proteccin y no hay problemas debido a los cortos circuitos Tienen un gran ancho de banda, que puede ser utilizado para incrementar la capacidad de transmisin con el fin de reducir el costo por canal. De esta forma es considerable el ahorro en volumen en relacin con los cables de cobre. Con un cable de seis fibras se puede transportar la seal de ms de cinco mil canales o lneas principales, mientras que se requiere de 10,000 pares de cable de cobre convencional para brindar servicio a ese mismo nmero de usuarios, con la desventaja que este ltimo medio ocupa un gran espacio en los ductos y requiere de grandes volmenes de material, lo que tambin eleva los costos. Comparado con el sistema convencional de cables de cobre donde la atenuacin de sus seas, (decremento o reduccin de la onda o frecuencia) es de tal magnitud que requieren de repetidores cada dos kilmetros para regenerar la transmisin, en el sistema de fibra ptica se pueden instalar tramos de hasta 70 km. Sin que haya necesidad de recurrir a repetidores lo que tambin hace ms econmico y de fcil mantenimiento este material. Originalmente, la fibra ptica fue propuesta como medio de transmisin debido a su enorme ancho de banda; sin embargo, con el tiempo se ha planteado para un amplio rango de aplicaciones adems de la telefona, automatizacin industrial, computacin, sistemas de televisin por cable y transmisin de informacin de imgenes astronmicas de alta resolucin entre otros. Es as como ahora se utiliza para Internet y sus ventajas son grandsimas. Por ejemplo, mientras que con el mejor de los mdems se transmiten 56.600 bits por segundo, la fibra ptica puede transmitir 10 millones de bits por segundo; lo que genera videoconferencias ms rpidas y reales, transmisiones de archivos ms rpidas, consulta de bases de datos mucho ms gil. La fibra es el soporte ideal por todas las ventajas que brinda, tales como:

Supresin de ruidos en las transmisiones. Red redundante. Conexin directa desde nuestras centrales hasta su empresa. Alta confiabilidad y privacidad en sus comunicaciones telefnicas. Posibilidad de dao casi nula. Tiempos de respuesta mnimos en la reparacin de daos. Mayor nmero y rapidez en la solicitud y entrega de nuevos servicios. Gran ancho de banda Transmisin de datos de Alta Velocidad Satlites. La carrera espacial ha dejado como resultado y beneficio a la comunidad el avance de las comunicaciones gracias a la aparicin del satlite. Pues bien, en los ltimos tiempos este sistema ha incursionado en el mbito de la teleinformtica con una buena aceptacin. Multimedia.- Es una coleccin de tecnologas basadas en la utilizacin de la computadora que da al usuario la capacidad de acceder y procesar informacin en por los menos tres de las siguientes formas; texto, grficas, imagen fija, imagen con movimiento y audio. Cuando se permite al usuario controlar ciertos elementos y el momento en que deben presentarse, se le llama Multimedia Interactiva. Si se incluye una estructura de elementos relacionados a travs de los cuales el usuario puede navegar, entonces hablamos de Hypermedia. Producto Multimedia.- Es la presentacin de una determinada informacin, mediante la integracin de diferentes medios a travs de una computadora, donde el usuario puede interactuar con dicha informacin. Un elemento imprescindible en todo Producto Multimedia es la INTERACCION, esta se basa en el principio de que el usuario puede decidir a donde ir, o que es lo primero que quiere ver entre una serie de opciones que se le ofrecen en la pantalla. La interaccin implica tres conceptos bsicos Inmersin. Porque la presentacin debe ser tan interesante que debe sumergir o atrapar al usuario para que est lo suficientemente interesado en ver la presentacin. Navegacin. El recorrido no debe ser lineal, es decir, el usuario puede elegir si desea ir al final regresarse ir al principio, etc. Puede ir viajando de acuerdo al inters que le susciten las diferentes opciones. Manipulacin. Inherente al anterior, el sistema le debe dar diferentes acciones para que el usuario pueda interactuar con las opciones que se le presenten de la forma ms fcil e intuitiva posible.

Bases de Datos.- Son todos los registros de informacin operacional necesarios para manejar los negocios de una compaa. Esta coleccin de tems no redundantes (informacin comn a varios archivos)e interrelacionados, son procesables por medio de programas hechos para este tipo de aplicacin. De este modo se comparten archivos comunes y se reducen en buena parte los problemas de manipulacin de informacin, lo cual es relevante para el buen desempeo del sistema de oficina virtual. Existe software especializado para operar con las bases de datos, se llaman manejadores de bases de datos, y entre los principales podemos contar: Oracle Acces

Foxpro Paradox Dbase Ventajas. Mantener una sola fuente de informacin para el procesamiento y retiro preciso y completo de datos. Reducir el tiempo de procesamiento en el computador. Centralizar archivos para todas las aplicaciones. Eliminar duplicidad de tiempo y esfuerzo

La mayora de las ventajas se basan en la nocin de que las bases de datos se almacenan una sola vez en el sistema y quedan accesibles fcilmente cuando se necesiten. Desventajas. El costo relativamente alto de personal especializado entrenado y la compra de dispositivos de almacenamiento de acceso directo. Ineficiencias en la administracin de archivos de cada usuario. Problemas con mantener datos dispuestos para acceso de usuarios no autorizados.

ALGUNAS APLICACIONES DE LA OFICINA VIRTUAL La era de la informacin en la cual vivimos ha llevado a la comercializacin electrnica y virtual de productos, algo que se ha denominado E-Business o Negocios Virtuales . Dentro de esta rea de servicios virtuales encontramos toda clase de aplicaciones de la oficina virtual, a continuacin se describirn brevemente algunas de las ms importantes y mayor desarrollo. Mercadeo Virtual.- Llevar la imagen de la empresa, sin catlogos desactualizados y sin muestras fsicas de productos, es posible para el empleado de hoy. Basta con acudir a la tecnologa de Internet y/o multimedia, y entrar en la era del mercadeo virtual: un servicio ms en la oficina virtual que asegura el buen desarrollo de la organizacin, para dar versatilidad y agilidad al servicio. Los tipos de mercadeo virtual disponibles incluyen kioscos (para uso pblico), sistemas de asistencia para ventas profesional, catlogos de servicios o productos, directorios, presentacin corporativa y sistemas de induccin y capacitacin. Los programas para el mercadeo virtual estn diseados para cualquier usuario, sin conocimiento previo del tema, pueda mediante guas lograr cualquier informacin de la empresa en forma detallada. Tambin las presentaciones pueden hacerse en videobeam para grupos en recinto cerrado, y ser trasladados a cualquier parte. Esta tecnologa en ltimas, es una opcin eficaz para reflejar una imagen de vanguardia perdurable, mientras abre a la gerencia de hoy el camino para llevar esa presentacin por Internet al mundo, sin salir de la sala de juntas. Es as, como hoy, gracias a Internet, la competencia en cuestiones de tamao y presupuestos ya no es tan desigual. Ahora la red de redes permite que cualquier empresa pueda desarrollar una estrategia de mercadeo y promocin de productos que le permita no slo aumentar las ventas y productividad sino reducir costos y ampliar cobertura. Esto ha hecho que Internet se convierta en una herramienta til a la hora de hacer publicidad y mercadeo.

Desarrollo del Mercadeo virtual. Internet se convierte en una herramienta de trabajo de la oficina virtual, para el mercadeo, desde el mismo momento en que se realiza la investigacin de mercados, en labores como recoleccin de opiniones y estudio de nuevas ideas. Luego, en la elaboracin de un plan estratgico de mercadeo la red ofrece completa informacin sobre la competencia, el sector y posibles consumidores. Una vez tomada la decisin de anunciar o promocionar un producto en Internet, es necesario tener en cuenta que al igual de cualquier otro medio, el objetivo es mostrar que es y que hace una empresa. Los beneficios para las empresas que utilicen el mercadeo virtual se traduce en la posibilidad, actualizada y dinmica, de ofrecer a los clientes la razn comercial, historia de la empresa, la estructura organizacional, las reas de trabajo, la informacin financiera y ofrecer la gama de productos de la empresa con las especificaciones, y una explicacin de cmo utilizarlos con imgenes en movimiento y un sin nmero de posibilidades, que dependen ya en gran parte de la creatividad de la empresa. Banca Virtual.- La banca virtual brinda mayor comodidad al cliente y reduccin de costos a las empresas, lo cual redunda en ms beneficios para el usuario. Un Ciberbanco es una agencia bancaria establecida en el ciberespacio, por lo cual puede ser accesado desde cualquier localizacin geogrfica, adems, provee servicios operacionales a travs de una red de comunicaciones conectada a Internet generalmente, permitiendo a sus clientes llevar todas sus usuales operaciones bancarias en la red, o va redes privadas. El mercado para el Ciberbanco es posible, gracias a que la venta de computadores para el hogar aumentan da con da, incluso ya se venden en los sitios donde se encuentran los artculos tradicionales para el hogar, tambin existe un buen acceso a lneas telefnicas, y debido a los inconvenientes de trfico, parqueadero, tiempo, entre otras, desde un empresario hasta un ama de casa preferira ir lo menos posible a una oficina bancaria. Las transacciones virtuales son cada vez ms seguras, ya que los productores de tecnologa para este servicio, incrementan cada vez ms los mecanismos de seguridad, llegando al punto que en la actualidad se verifican casi por tres sistemas la legitimidad de la transaccin, que, adems, es verificada por un tercero o compaa que ofrece el sistema de identificacin y autenticacin de la transaccin. Este servicio bancario ha revolucionado el sector, ya que las operaciones se estn realizando ms rpidamente, hasta el punto de ser posible eliminar el engorroso tiempo de canje de un cheque, ya que los cheques no pasaran ms por la comisin de aceptacin, sino que, sern autentificados directamente por el banco a que pertenecen, gracias a la banca virtual. Adems, da a da, esta aplicacin crece, ya que casi la totalidad de los servicios de una agencia fsica, son ofrecidos a travs de la red, lo que convierte a la banca virtual en una de las ms promisorias aplicaciones dentro del campo la oficina virtual. Universidad Virtual.- Es un programa que integra toda una infraestructura tcnica, que garantiza la simultaneidad, interactividad y virtualidad, para llevar educacin a un alumno en un rea geogrfica diferente a la del maestro o la institucin universitaria. En el mundo contemporneo, los estudiantes y docentes ya no necesitan estar en un mismo lugar y al mismo tiempo; precisamente la Universidad Virtual busca transmitir educacin desde lugares centrales hacia las localidades ms remotas. Dentro de esta organizacin, el alumno ser adems del tradicional, la persona que no ha tenido acceso a la educacin superior gracias a la tecnologa ya que siendo un modelo sencillo de masificar, la tendencia ser que los

costos educativos bajen. En este mecanismo de universidad virtual, la educacin se vuelve personalizada y el alumno es el protagonista y quien impone el ritmo de aprendizaje. Pero no es slo el estudiante el que tiene que ver en el cambio, como la estructura involucra nuevas tecnologas y un esquema de interactividad el profesor tambin tiene que prepararse para asumir el reto. Se ha considerado que los medios y las nuevas tecnologas desplazan los docentes y es todo lo contrario, es una oportunidad para su transformacin y fortalecimiento. As, cada da ser ms comn encontrar sitios en Internet que permitan navegar por la biblioteca, el campus o los laboratorios de prestigiosas universidades.- Este proceso para ser global, debe reunir varios atributos entre los que sobresalen el estudiantado de por lo menos dos pases, profesorado con experiencia internacional, planes de estudio con enfoque mundial, y estructuras (institucionales y tecnolgicas) que soporten la cobertura nacional y transnacional. Dentro del proceso educativo virtual estn las modalidades de enseanza dentro del mismo pas, y el de transferencia de conocimientos entre universidades alrededor del mundo. La implementacin de este sistema se basa en tres categoras: La experiencia ha demostrado que es ms fcil en este proceso el acceso electrnico para los estudiantes individuales que la coordinacin para grupos de trabajo, especialmente por los disimiles horarios de trabajo de sus miembros. Para atender estas necesidades se han creado espacios que van, ampliamente desde las informales discusiones sobre un tpico (cafs electrnicos) pasando por las reuniones estructuradas para terminar en intercambios de estudios acadmicos, conversaciones acadmicas privadas y el acceso a miembros y materiales del profesorado. Las limitantes para este proceso son muchas, entre las que se encuentran el entrenamiento para la enseanza con nuevas tecnologas, los nuevos mtodos de trabajo, las adecuadas evaluaciones a los estudiantes, los procedimientos burocrticos adicionales, el rechazo hacia a l, ya que la poblacin no acepta fcilmente el modelo porque desde que nace cuenta con un gua, mientras que perteneciendo a la universidad virtual el instructor puede estar a muchos kilmetros de distancia y lo est recibiendo por una pantalla, tambin influye la baja rentabilidad del proyecto a corto plazo y la prevencin de los estudiantes por la acreditacin de estos estudios en el mercado laboral. En sntesis, la Universidad Virtual, que tiene sus pilares en la Universidad a Distancia, es una nueva y prometedora alternativa tanto para estudiantes como docentes.