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A GESTO ARQUIVISTICA E O MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Gesto arquivstica de documentos

No Brasil a gesto de documentos foi institucionalizada em 1991, com a Lei 8.159 de 8 de janeiro e dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Entende-se como arquivo pblico ou privado os documentos que surgem por razes funcionais administrativas ou legais (BARATO; MORENO, 2008, p. 83), chamados de documentos de arquivo. O earq-Brasil (2006, p.17) compreende a gesto arquivstica de documentos como o tratamento dado aos documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um rgo ou entidade, independentemente do suporte em que se apresentam, registram suas polticas, funes, procedimentos e decises. Para Vanderlei Batista dos Santos juntamente com a ISO 15489-1:2001 record management a

gesto de documentos: campo da Administrao responsvel pelo controle eficiente e sistemtico da criao, recepo, manuteno, uso e destinao de documentos, incluindo processos para capturar e preservar evidncia de e informao sobre as atividades e transaes registradas.

Da mesma forma, o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005, p. 100) define gesto de documentos como conjunto de operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento. Um estudo publicado na revista Cincia da Informao assegura que a gesto de documentos pode conceber o desenvolvimento de algumas tarefas, dentre elas:

estudo da tipologia documental, seu valor, vigncia, classe e qualidade de sua informao; normalizao de documentos para simplificao de etapas administrativas, inclusive as repetitivas, e de formulrios para remessa e estatsticas (investigao, emprstimos); informatizao de processos de tramitao documental; coordenao e colaborao entre organismos produtores e arquivo; regulamentao das transferncias que possibilitam a reclamao dos produtores em caso de no se fazerem as remessas nos prazos estabelecidos; estudo da classificao em cada caso, materializada na adoo de um quadro, resultado de um organograma estabelecido; eleio da ordenao mais adequada, segundo as sries, nas organizaes e em reas de uma informao mais efetiva e rpida. (CALDERON; CORNELSEN; PAVEZI; LOPES. 2004. p. 101)

Percebendo isso Linete Bartalo e Ndina Moreno (2008, p. 73) citam em sua obra a gesto documental ou gesto de documentos surge como uma ferramenta indispensvel otimizao do uso das informaes contidas nos mais variados suportes. Alegando ainda, que a gesto arquivstica de documentos assegura que a informao seja administrada com economia e eficcia; que seja recuperada, de forma gil e eficaz, subsidiando as aes das organizaes com decises esclarecidas, rpidas, seguras.

Gesto da informao e do conhecimento.

A informao um instrumento modificador da conscincia humana e do grupo social em que o homem est inserido. Atravs da informao o sujeito procura relatar a sua experincia vivenciada para outras pessoas; transferir a experincia experienciada da esfera privada da criao individual para a esfera pblica da significao coletiva. (BARRETO, 2003, p.60). Vanderlei Batista, Innarelli e Souza (2008, p.192) acreditam que este registro que configura os documentos no sentido lato da palavra -, objeto tradicional do trabalho dos arquivistas. Sabe-se que as organizaes utilizam a informao como recurso para a tomada de decises. Conseqentemente os administradores contam com a informao para gerir eficazmente as suas empresas, para aumentar a produtividade e para assegurar o seu crescimento. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 55) Segundo Luis Carlos Lopes (2000, p. 48) a idia de gesto pode ser igualmente lida

como de administrao, isto , pensou-se em um profissional capaz de administrar os contedos informacionais dos documentos. O conhecimento gerado a partir de um conjunto de informaes. Para Batista et alii (2005, p.88), o conceito de gesto do conhecimento refere-se ao processo que uma organizao adota para gerenciar seus ativos intelectuais implica a adoo de um enfoque integrado para gerenciar. Para Thomas Davenport e Laurence Prusak o conhecimento dentro das organizaes, na maioria das vezes no est contido apenas nos documentos, mas tambm nas rotinas organizacionais, processos, prticas e normas daquela instituio.

Gesto de processo

Todo trabalho realizado nas empresas faz parte de algum processo. No existe um produto ou servio oferecido por uma empresa sem um processo organizacional. (MAXIMIANO, 2008) Define-se gesto por processos um conjunto de aes sistemticas, baseadas em fatos e dados (geralmente traduzidos por indicadores), que permite manter estvel a rotina e implantar melhorias. Um processo deve ser discutido, tratado e melhorado com esforo conjunto com seus fornecedores, gerentes, executores, e clientes. (CANO, 2006) A busca por essa gesto se d quando um organizao deseja a melhoria e a otimizao da cadeia de seus processos e, esta, desenvolvida para atender as necessidades e expectativas das partes interessadas. Para Cano (2006) uma gesto de processos eficaz melhora a capacidade de uma organizao de antecipar, gerir e responder s mudanas no mercado e a maximizar as oportunidades empresariais. A metodologia da melhoria de processo imprescindvel para o desenvolvimento desses processos.

Processo

Para Davenport (1994, p. 7) processo uma ordenao especfica das atividades de trabalho no tempo e no espao, com um comeo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados: uma estrutura para a ao. Enquanto para Valeriano (1998, p. 6) processo um conjunto de recursos e atividades interrelacionadas (os subprocessos) que transformam insumos em produtos ou resultados, onde insumos so chamados de entrada (input) e os produtos, a sada (output). Atividade conforme a ISDF (2007, p. 13) define-se como tarefa

desempenhada por uma atividade coletiva para realizar cada uma de suas funes. [...] atividades abarcam transaes que, por seu turno, produzem documentos. Igualmente Linete Batalo e Ndina Moreno (2008, p. 21) compreendem atividade como um conjunto de tarefas/aes caracterizando pelo consumo de recursos e orientando pra um objetivo definido, de carter global. Em resumo, um conjunto de procedimentos necessrios para execuo de uma funo. Funo, portanto, corresponde a qualquer objetivo de alto nvel,

responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuio de uma entidade coletiva pela legislao, poltica ou mandato. (ISDF, 2007, p. 13) Para Cury (200, apud BARTALO; MORENO, 2008, p. 20) funo

uma agregao de atividades analgicas, independentes, que se encadeiam num nico campo especializado de trabalho, devendo, consequentemente, para uma maior eficcia, ter o desenvolvimento alocado unidade organizacional especfica.

Um processo um conjunto de atividades, e por isso, est relacionado com o objetivo essencial de uma organizao. Dessa forma, as informaes assumem um papel fundamental nos processos organizacionais em virtude de possibilitarem tornar os processos mais eficientes e eficazes, podendo inclusive levar a melhorias radicais de desempenho. (DAVENPORT, 1994, p. 85)

Sabe-se que as pessoas so os principais elementos de um processo, pois so elas que criam, modificam e melhoram os mtodos de trabalho. Assim, para entender um processo necessrio realizar uma pesquisa para compreender o que acontece dentro da organizao e em suas diversas e distintas atividades e/ou tarefas. Esse levantamento, segundo Lus Carlos Lopes (2000, p.163) pode ser feita atravs da aplicao de formulrios: eles devem ser concebidos de modo padronizado, destinado ao caso especfico (...) fruto de entrevistas com os responsveis e da observao direta no local.

Mapeamento de processo

Atravs do mapeamento de processos de uma organizao pode-se perceber o desenho sistmico das atividades, e descobrir que reas ou funes participam do processo, incluindo o trajeto fsico, onde muitas vezes a informao (documento), transita um longo caminho, muitas vezes tortuoso, para chegar ao destino final. Deve-se considerar o volume da atividade, a sequncia das atividades, as duraes do ciclo, as entradas e sadas, os sub-processos, as relaes e suas dependncias e as pessoas. (SANTOS, 2008) Assim, o mapeamento torna-se relevante, pois, atravs do desenho da sequncia de processos e tarefas, a organizao ser capaz de entender e documentar suas funes e finalidades. O mapeamento, segundo Ball (1987 apud CURY, 2006, p. 332)

funciona de acordo com o seguinte princpio: fazem-se anotaes de cada operao, e, posteriormente, o processo representado por peas fsicas que podem ser reorganizadas de maneira diferente de acordo com a especificidade do processo. Como cada operao representada por uma anotao, possvel visualiz-la e disponibiliz-la em um fluxo concernente ao processo.

Alm disso, esta ferramenta possibilita a simplificao das prticas de trabalho acrescentando mais eficincia ao processo, utilizando-se de ferramentas, como por exemplo, os fluxogramas. Alm de permite identificar mais facilmente

oportunidades para a racionalizao e aperfeioamento dos processos de trabalho em uma organizao. (UNICAMP, 2003) O mapeamento de um processo fornece uma representao grfica das aes executadas, evidenciando a seqncia de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de entradas e sadas, informaes e documentos em uma organizao ou unidade. Isso permite identificar mais facilmente oportunidades para a racionalizao e aperfeioamento dos processos de trabalho em uma organizao.

Grficos de fluxo ou de processo

Conhecidos tambm como fluxogramas so grfico que buscam representar, de maneira dinmica ou analtica, a seqncia lgica das fases, etapas ou passos de um trabalho desenvolvido em um escritrio [...] por meio de simbologias. (ROCHA, 1991, p. 98). O mesmo autor ainda afirma que o fluxograma tem por finalidade colocar em evidncia a seqncia lgica de um trabalho, de modo que haja uma viso para a execuo de suas fases, dando condio, caso seja necessrio, para uma anlise sobre as mesmas. Ou seja, um diagnstico que permita a melhora do mtodo utilizado na execuo das tarefas. Para Oakland (1994, p. 80) o prprio ato de elaborar o fluxograma vai melhorar o conhecimento do processo e comear a desenvolver o trabalho de equipe necessrio para descobrir aprimoramentos. O profissional que milita nessa rea um especialista de Organizao e Mtodos, cuja habilitao requerida no Brasil, pela lei n 4.796, de 9 de setembro de 1965, e por seu regulamento, Decreto n 61.934, de 22 de dezembro de 1967.(ROCHA, 1991, p. 18) Entretanto, na pesquisa que segue far-se- os fluxogramas voltados exclusivamente para o conhecimento dos fluxos documentais. Para uma fidedigna representao das atividades concernentes ao

funcionamento de uma instituio ou organizao imprescindvel que os grficos dos processos mostrem exatamente como as coisas esto sendo feitas e no o modo pelo qual o chefe diz aos funcionrios. (ROCHA, 1991, p.98) Logo, Luis

Oswaldo da Rocha (1991, p. 98) apresenta os procedimentos essenciais para a elaborao dos fluxogramas:
Defina com melhor preciso possvel o que ser estudado; defina os pontos de incio e trmino do processo; identifique e numere cada uma das fases descritas pelos funcionrios; assinale ou faa a simbologia mais adequada a cada fase ou etapa; e identifique os documentos componentes do fluxo.

Segundo Luis Oswaldo da Rocha (1991, p. 98) os fluxogramas quando utilizados corretamente podem apresentar inmeras vantagens, dentre elas possibilitar uma viso geral do conjunto [...] fornecer condies para simplificar o trabalho atravs da eliminao ou reposicionamento das etapas, de modo a obter melhor seqncia para o desenvolvimento das mesmas.

A classificao de documentos

Classificao, definida pelo Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica DBTA (2005, p. 49) organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. Segundo ANA (2005, p. 31) a classificao uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, o qual inclui procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes, ou seja, que se planeje, conforme afirma Lopes (2000, p. 251), desde o nascimento da informao at o seu destino final. A classificao para Gonalves (1998, p. 11) corresponderia s operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter corrente, a partir da anlise das funes e atividades do organismo produtor de arquivos. Segundo Schellenberg (2006, p. 83-86) devem ser considerados trs elementos essenciais na classificao dos documentos:

as funes toda a organizao ou entidade criada para um fim, para o qual se dota de atribuies ou competncias suficientes para atingir esse fim, ou seja, rodeia-se de uma srie de competncias, e cada uma decompe-se em diferentes atribuies; a estrutura orgnica qualquer organizao precisa de uma estrutura organizativa que permita o funcionamento idneo; e os assuntos este elemento no advm directamente da entidade, mas da percepo que se tem da mesma, ou seja, dos assuntos ou matrias que cada unidade cria nas suas actividades e na sua organizao

Lopes (2000, p. 309-310) afirma que quando se pensa em classificar informaes contidas em documentos de arquivo, quer-se que os nomes das unidades intelectuais de arquivamento sejam representativos das caractersticas das organizaes, em especial, de suas atividades. Seguindo o princpio da provenincia a classificao dividida por Heredia Herrera (1991, apud SOUSA, Renato Tarciso B, 2006, p. 130)

em dois nveis: o primeiro identificado pela estrutura ou funcionamento da instituio e corresponde s sees e subsees; o segundo nvel equivale s sries documentais, isto , aos testemunhos de atividades derivadas daquela estrutura. Esse entendimento vai de encontro com a definio de classificao que a autora espanhola trabalha, isto , o agrupamento hierrquico das sries documentais relacionadas aos rgos ou funes desenvolvidas por uma instituio ao longo de sua gesto.

Renato Tarciso Barbosa de Sousa (2006, p. 136-137) abrange que a estrutura hierrquica e lgica da classificao de documentos arquivsticos parte do total para o particular, isto , o todo (o arquivo) dividido em partes (classes ou grupos). A hierarquia , na verdade, o reflexo da estrutura, das funes e das atividades da entidade. Dessa forma, o arquivista que exerce uma atividade intelectual capta as informaes do sujeito acumulador de documentos (a entidade) e constri uma representao ideolgica, que revela o sentido e o contedo das relaes entre os documentos. Entretanto esta representao limitada pela gnese dos documentos, ou seja, pela maneira que eles surgem, como resultado de uma misso institucional.

A Norma Internacional de Descrio de Funes - ISDF

Elaborada pelo Comit de Boas Prticas e Normas na Alemanha em 2007, na cidade de Dresden, foi publicada no Brasil pelo Arquivo Nacional em 2008 e aborda a descrio de funes em sistemas arquivsticos de informao. A norma tem por objetivo auxiliar na preparao de descries de funes para a produo e manuteno dos arquivos. A NP 4041 define a descrio documental arquivstica como uma operao que incide na
representao das unidades arquivsticas, acervos documentais e coleces factcias, atravs da sua referncia e de outros elementos, nomeadamente os atinentes sua gnese e estrutura, assim como, sempre que for o caso, produo documental que as tenha utilizado como fonte. A descrio arquivstica tem como objectivo o controlo e/ou a comunicao dos documentos. (2005, p. ??)

Por outro lado, Pedro Lpez e Olga Gallego (apud BONAL ZAZO, 2001) fazem referncia no s descrio fsica e ao contedo dos documentos, mas tambm a uma caracterstica fundamental na Arquivstica, o contexto de criao dos documentos: a sua provenincia, o tempo e lugar em que foram criados, bem como as suas origens funcionais. A norma ISDF objetiva contemplar o controle da criao e caracterizao de relaes entre as funes/atividades, autoridades arquivsticas e a prpria documentao. A descrio das funes/atividades auxilia nas etapas do levantamento documental e, consequentemente nas etapas iniciais para realizao da classificao arquivstica. A anlise das funes bastante importante para a organizao de um arquivo. De acordo com a norma ISDF os documentos arquivsticos so o produto direto do exerccio das funes, enquanto as relaes entre os documentos de arquivo e as entidades coletivas podem variar ao longo do tempo devido s alteraes orgnicas J as relaes entre os documentos e as funes permanecem constantes. Deste modo a descrio das funes contextualiza a produo dos documentos: como e porque os documentos foram produzidos, usados e a sua relao com outros documentos.

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Os elementos de descrio de funes organizam-se na norma ISDF em quatro reas: rea de identificao (identifica a funo e define um ponto de acesso normalizado), contextualizao (informao sobre a natureza e contexto da funo), relacionamentos (as relaes com outras funes ou suas subdivises so registradas e descritas) e a rea de controle (a descrio de uma funo especificamente identificada, tal como a informao sobre como, quando e por qual instituio arquivstica foi criada a descrio). A norma tambm fornece diretrizes para associar descries de funes a registros de autoridade que descrevem produtores de documentos e/ou a descries de documentos arquivsticos. (2008, p. 14) Outrossim, no obrigatrio preencher todos os elementos, a natureza da funo que determina que elementos de descrio devem ser usados. No entanto, h trs elementos essenciais: tipo, forma autorizada do nome e identificador da descrio da funo.

Concluso

As organizaes procuram a melhoria contnua: melhor qualidade do produto final ou servio, melhor qualidade do trabalho e dos processos executados e melhor explorao do seu negcio. Procuram maneiras de se tornar competitivas, de obter maior proximidade com seus clientes, maior satisfao interna e externa, melhor desempenho financeiro e menor tempo para absoro de mudanas. Para isto, deve haver sistemas que agilizem e otimizem o processamento de informaes e o fluxo de trabalho da organizao. O trabalho arquivstico vem sendo mais reconhecido pelas empresas e pelos administradores destas instituies. Levando-se em considerao a contnua inovao do mercado de trabalho os arquivistas necessitam, por conseqncia, seguir essas mudanas para se inserir e destacar-se nessa rea competitiva. A excelncia do desempenho profissional e o sucesso de um negcio dependem de diversos fatores, dentre eles, o uso de diferentes ferramentas de trabalho. O que pode ser de grande amparo na gerncia dos arquivos.

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