Pliego de Condiciones

PLIEGO DE CONDICIONES
PREPLIEGO DE CONDICIONES
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO
PROCESO DE SELECCIN ABREVIADA - SUBASTA INVERSA PRESENCIAL AGN SIP-No.- 01- DE 2013
OBJETO:
Adquisicin a titulo de compraventa de material de archivo.
BOGOT D.C., ABRIL DE 2013
RECOMENDACIONES SEOR PROPONENTE
a. Lea cuidadosamente el contenido de este documento. b. Examine rigurosamente el contenido del pliego de condiciones y los documentos que hacen parte del mismo. c. Verifique no estar incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para participar en licitaciones, convocatorias pblicas y para celebrar contratos con las entidades estatales segn lo dispuesto en la normatividad legal vigente. d. Cercirese que cumple las condiciones y rene los requisitos aqu sealados. e. Proceda a reunir la informacin y documentacin exigida y verifique la vigencia para los documentos que la requieran. f. Tenga en cuenta el presupuesto oficial total establecido para esta Convocatoria pblica. g. Cumpla las instrucciones que en este pliego de condiciones se imparten para la elaboracin de su propuesta. h. Identifique su propuesta, tanto el original como las copias en la forma indicada en este documento. i. Presente su propuesta y la copia debidamente foliada con ndice. Revise las copias de manera que su contenido sea idntico al original. j. Revise los anexos y formatos contenidos en este pliego de condiciones, y diligncielos correctamente. k. Tenga presente la fecha y hora previstas para el cierre de la convocatoria pblica, en ningn caso se recibirn propuestas radicadas o entregadas fuera del trmino previsto. El proponente deber contemplar los tiempos que requiere para el ingreso al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, y las medidas de seguridad para ello. l. Toda observacin, e inquietudes respecto al presente proceso de seleccin debern ser enviadas a la Oficina Asesora Jurdica en cualquiera de las siguientes formas: a) por escrito radicado en el Grupo de Archivo y Gestin Documental, en el primer piso. b) Al correo electrnico contratacin@archivogeneral.gov.co m. Sern a cargo del proponente, todos los costos asociados a la preparacin y elaboracin de su propuesta. n. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, podr verificar cualquier informacin que se allegue con la propuesta a travs de la autoridad o institucin que considere pertinente.
CAPTULO I CONDICIONES GENERALES DEL PROCESO 1.1 DEFINICIN DE LA NECESIDAD ESTATAL
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, requiere la adquisicin de MATERIAL DE ARCHIVO para adelantar procesos de preservacin, conservacin y restauracin de los soportes documentales para dar cumplimiento a los objetivos previstos en el proyecto Preservacin del Patrimonio Documental Colombiano dentro del eje Realizar procesos de Prevencin, Diagnostico y Recuperacin y Conservacin del Patrimonio Documental Colombiano, igualmente dar cumplimiento a los contratos de venta de servicios suscritos por el AGN con cargo a la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos, los cuales se enmarcan en el plan de accin institucional dentro del proyecto de inversin Implantacin del Sistema Nacional de Archivos en el eje estratgico Fomentar el desarrollo de proyectos archivsticos y desarrollo de proyectos venta de servicios; adems para el funcionamiento de las dependencias de la entidad.
1.2 OBJETO Adquisicin a titulo de compra venta de material de archivo. 1.3 DESCRIPCIN TCNICA DEL OBJETO A CONTRATAR:
Las especificaciones tcnicas de los bienes a suministrar son los establecidos en las Fichas Tcnicas ( Anexo 10), las cuales hacen parte integral del presente Pliego de Condiciones. El contratista deber ceirse estrictamente a dichas especificaciones tcnicas, cualquier otro ofrecimiento no ser tenido en cuenta y en caso de ser adjudicado el contrato debe entregar conforme a las cantidades establecidas en el pliego de condiciones.
Soporte Tcnico Descripcin del Bien y Especificaciones Tcnicas Unidad de Medida Cantidad Soporte Econmico (*) Valor Unitario con IVA($) Valor Total con IVA ($)
tem
CARTULINA DESACIDIFICADA 720 gramos por m2. CARTULINA gramos DESACIDIFICADA 240
$ PLIEGO 900
22.968
$ 20.671.200
$ PLIEGO 50
4.408
220.400
CARTULINA PROPALCOTE gramos por metro cuadrado.
320 ROLLO
$ 1.566.000 TOTAL
$ 1. 566.000 $ 22.457.600
Para establecer el valor del contrato a celebrar y/o valor estimado del proceso de seleccin se opt por el siguiente mtodo: Se consult la base de datos de proveedores del AGN; as como tambin se envi solicitud de informacin de precios va correo electrnico a los posibles oferentes que suministran los bienes objeto de contratacin, se recibi informacin de precios con las siguientes empresas: BRISMAR INTERNACIONAL, y OFFIPRIX LTDA. No obstante lo anterior y por la diferencia de precios entre las dos empresas se solicit concepto al rea tcnica, tomndose como referencia la que cumple con las caractersticas tcnicas del producto y ofrece un valor favorable a la entidad, se promediaron los valores y se estableci el presupuesto oficial.
Consulta a reconocidos expertos en el tema Consulta a proveedores de los productos o servicios Se acudi a estudios de entidades que provean informacin de precios Anlisis Histricos de los bienes y/o servicios adquiridos por la Entidad Estudios de expertos Otra. Especifique cul? X X
1.4 PLAZO DE EJECUCIN DEL CONTRATO
Plazo de Ejecucin: SESENTA (60) DAS CALENDARIO, contados a partir de la fecha de suscripcin del acta de inicio.
1.5 PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO El presupuesto mximo oficial estimado para la futura contratacin es la suma de VEINTIDOS MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL SEISCIENTOS PESOS M/CTE ($ 22.457.600). INCLUIDO IVA, y todos los dems impuestos, tasas, contribuciones de carcter nacional y/o distrital legales, costos directos e indirectos, de conformidad con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.1703 del 02 de abril de 2013. 1.6 FORMA DE PAGO
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, pagar al contratista en un solo pago correspondiente al 100% del valor del contrato una vez se entreguen a satisfaccin la totalidad de los bienes objeto del contratado. El pago se efectuar dentro de los treinta (30) das calendario siguientes a la ejecucin previo cumplimiento de los requisitos para realizar el mismo (presentacin de la factura por parte del contratista, certificacin de cumplimiento expedida por el supervisor, certificacin expedida por el revisor fiscal de la empresa (Si lo tiene) o por el representante legal acreditando el pago de aportes parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Compensacin Familiar) y patronales (Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales de los empleados de la empresa), en cumplimiento del Artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y disponibilidad de PAC.
1.7 REGIMEN JURIDICO APLICABLE Ser aplicable las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decretos 019 de 2012, 734 de 2012 y las dems normas civiles y comerciales concordantes vigentes. 1.7.1 MODALIDAD DE SELECCIN Teniendo en cuenta el objeto a contratar, las caractersticas y el valor del contrato a celebrar, la modalidad de seleccin a utilizar es la Seleccin Abreviada - Subasta Inversa Presencial, establecido en el Captulo II Subseccin I, del Decreto 0734 del 13 de abril de 2012 "Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones ; por lo tanto se aplicar el procedimiento estipulado para esta modalidad y se tendr en cuenta como factor de seleccin slo el precio, de conformidad con lo sealado en el numeral 1 del artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012. 1.7.2 MANIFESTACIONES DE INTERS DE MYPES Y MIPYMES De conformidad con lo establecido en los artculos 4.1.2 y 4.1.3 del Decreto 734 de 2012, las Mypes y las Mipymes interesadas en participar debern manifestar su inters, entre los das comprendidos del 16 al 25 de abril de 2013 para lo cual debern diligenciar el anexo No. 3 de este pliego de condiciones y anexar los siguientes documentos: Certificacin expedida por Contador Pblico o revisor fiscal, segn sea el caso, en el que seale la condicin de Mype o Mipyme, acreditndose mnimo un ao de su constitucin o existencia. Para el caso de las Mypes deber indicarse su tamao empresarial (micro o pequea empresa) segn sea el caso. Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido por la Cmara de Comercio, donde se acredite que su duracin no es inferir a un ao a partir de la fecha de cierre.
En la convocatoria limitada a Mypes y a Mipymes podrn participar uniones temporales o consorcios, los cuales debern ser integrados nicamente por Mypes o Mipymes, segn sea el caso. Para efectos de la limitacin de la convocatoria, cada consorcio o unin temporal se contar por s mismo y no por el nmero de los integrantes que lo componen, quienes debern cumplir de manera individual los requisitos mnimos sealados para acreditar su condicin de Mype o Mipyme. La manifestacin de inters de las Mypes y Mipymes (Anexo No. 3) deber estar debidamente suscrita por el interesado (si es persona jurdica deber suscribirla el representante legal) y ser enviada, junto con sus anexos a la Oficina Asesora Jurdica del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, para lo cual deber ser radicado en el Grupo de Archivo y Gestin Documental del AGN, ubicado en la carrera 6 No. 6-91, piso1, de la ciudad de Bogot podr ser enviada al correo electrnico: contratacin@archivogeneral.gov.co Nota 1: nicamente se permitir la participacin de las Mypes siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en el artculo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012, esto es: que se reciban mnimo tres (3) manifestaciones de inters de Mypes solicitando limitar la convocatoria y que se haya acreditado la existencia de las Mypes que manifestaron su inters por el trmino de mnimo de un (1) ao.
Nota 2: Para que la convocatoria se limite a Mipymes se requerir que al menos tres (3) Mipymes presenten manifestaciones de inters de convocatoria limitada. Si no se presentan como mnimo tres manifestaciones de inters de MYPES solicitando la convocatoria limitada a estas, la convocatoria podr ser limitada a MIPYMES siempre y cuando se presenten como mnimo tres (3) manifestaciones de inters de convocatoria limitada a MIPYMES. NOTA 3: La convocatoria proceder sin limitacin, solo en el caso de que no se cumpla con los requisitos establecidos en los artculos 4.1.2 o 4.1.3., del Decreto 734 de 2012. 1.8 DISPONIBILIDAD DE CONSULTA DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES Y DEMS DOCUMENTOS De conformidad con lo establecido en el artculo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012, el AGN publica el proyecto de los pliegos de condiciones a partir del 16 de abril de 2013 y por el trmino de cinco (5) das hbiles en la pgina web: www.contratos.gov.co, con el propsito de suministrar a los oferentes, a las veeduras y al pblico en general la informacin sobre la presente contratacin y de recibir las observaciones que se presentaran en relacin con dicho documento. 1.9 APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIN La apertura del proceso de seleccin del contratista se llevar a cabo el 26 de abril de 2013 por medio de acto administrativo motivado el cual ser publicado en la pgina www.contratos.gov.co 1.9.1 PUBLICACIN Y CONSULTA DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO De conformidad con lo establecido en la ley 1150 de 2007 y Decreto 734 del 2012 y con el fin de que el pblico en general conozca el contenido y alcance del Pliego de Condiciones Definitivo y se formulen las observaciones que se estimen pertinentes, se publican estos Pliegos para los efectos previstos en la norma citada. El Pliego de Condiciones podrn ser consultados a partir del 26 de abril de 2013, en la Oficina Asesora Jurdica, ubicada en la Carrera 6 No. 6-91 piso 2, en el horario de 8:00 a.m. a las 5:00 p.m., as como en la pgina web: www.contratos.gov.co 1.10 MECANISMOS DE COMUNICACION Para efectos del presente proceso de seleccin se establece la siguiente direccin: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO, Oficina Asesora Jurdica - Segundo Piso, Carrera 6 No. No. 6-91, en Bogot D.C. Las observaciones e inquietudes respecto al presente proceso de seleccin debern ser enviadas a la Oficina Asesora Jurdica en cualquiera de las siguientes formas: a) Por escrito radicado en el Grupo de Archivo y Gestin Documental en el primer piso. b) Al correo electrnico contratacin@archivogeneral.gov.co . Es necesario que las observaciones e inquietudes lleven el nombre del remitente, forma de contacto (telfono, fax, e email etc) nombre y nmero del proceso de seleccin. Las observaciones debern ser presentadas dentro del trmino previsto en el cronograma del proceso. NOTA 1: Todos los documentos que indica el artculo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012 debern ser publicados por la entidad a travs del Portal nico de Contratacin. NOTA 2: Si algn proponente encuentra una inconsistencia, error u omisin en los d ocumentos de la presente convocatoria o requiere una aclaracin de cualquier estipulacin contenida en los Pliegos de Condiciones, deber formular al AGN las consultas a travs del correo: contratacion@archivogeneral.gov.co y/o presentarlas por escrito dirigidas a la Direccin General de la entidad previa radicacin en la entidad, ubicada en la Carrera 6 No. 6-91. La consulta o su respuesta no producirn efecto suspensivo sobre el plazo de presentacin de propuestas, y
en consecuencia las condiciones del pliego y sus adendas habrn de tomarse como se expidieron originalmente, si el interesado antes del cierre de la convocatoria no recibe respuesta del AGN ante cualquier sugerencia, manifestacin de supuestas inconsistencias, errores u omisiones. El AGN, se reserva la facultad de hacer las aclaraciones o adendas que considere necesarias HASTA EL DIA 08 de mayo de 2013, en cuyo caso las publicar en la pgina Web www.contratos.gov.co. ( S E C O P ) . En consecuencia ser responsabilidad del proponente conocer sus adendas e informaciones sobre preguntas y respuestas (si los hubo) y los dems documentos relacionados con la convocatoria y que acepta todos los requisitos en ellos exigidos. Toda modificacin a las condiciones previstas en el presente pliego de condiciones se har mediante ADENDAS, numeradas en forma consecutiva, las cuales formarn parte integral del mismo. Cada proponente deber anotar en el espacio respectivo de la carta de presentacin de la propuesta que ha recibido la informacin sobre preguntas y respuestas y que su propuesta ha sido preparada de acuerdo con las mismas. En caso de Consorcio o de Uniones Temporales, la informacin sobre preguntas y respuestas se entregar a una de las partes que conforman el Consorcio o la Unin Temporal y se considerar como recibida por todos los integrantes. Las adendas o la informacin sobre preguntas y respuestas se enviar y/o publicar en la pgina web: www.contratos.gov.co., antes del cierre de la convocatoria y dicha informacin deber ser tenida en cuenta para la presentacin de las propuestas respectivas. 1.11 PARTICIPANTES En el presente proceso de seleccin podrn participar personas naturales, personas jurdicas nacionales o extranjeras, conformando consorcios o uniones temporales, que cumplan los requisitos sealados en e l presente Pliego de Condiciones, limitndose a MYPES en consecuencia de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 590 de 2000, 905 de 2004, 1450 de 2011 y Decreto 734 de 2012. 1.12 CARCTER PBLICO DE LA INFORMACIN El proponente conoce y acepta que, en desarrollo de los principios de transparencia, igualdad e imparcialidad, toda la informacin incluida en su propuesta para acreditar el cumplimiento de los requisitos para participar y para efectos de la evaluacin, es pblica y cualquier persona podr obtener copia de la misma. El proponente ser responsable por el manejo de la informacin que reciba de parte del AGN y, de acuerdo con la Constitucin y la Ley, deber guardar la confidencialidad que sea requerida y respetar los derechos de autor, morales y patrimoniales. Pargrafo: Las propuestas presentadas son pblicas y slo existir confidencialidad o reserva del documento especifico de las mismas cuando la Constitucin o la ley lo establezca; por lo tanto, cuando en la respectiva propuesta se incluyan textos de reserva o confidencialidad sin soporte normativo se entender como no escritos. 1.13 CRONOGRAMA DEL PROCESO
ACTIVIDAD FECHA Y LUGAR Aviso de convocatoria pblica. Se publicar en Portal 16 abril de 2013 www.contratos.gov.co nico de contratacin - SECOP y en la Pgina web del y www.archivogeneral.gov.co AGN.
Publicacin y Consulta en Internet del Proyecto de Del 16 de abril al 22 de abril de 2013 Pliegos de Condiciones (5 das hbiles) Trmino para presentar observaciones a los proyectos de pliegos de condiciones Trmino para manifestar inters por parte de Mypes y Mipymes solicitando convocatoria limitada, adjuntando soportes. Del 16 de abril al 22 de abril de 2013 Del 16 al 25 de abril de 2013, Se deben presentar mediante escrito dirigido a la Oficina Asesora Jurdica del AGN Carrera 6 # 6-91 o al Correo electrnico contratacion@archivogeneral.gov.co 24 de abril de 2013 www.contratos.gov.co SECOP 26 de abril de 2013 www.contratos.gov.co SECOP Desde el 26 de abril de 2013 www.contratos.gov.co SECOP, Oficina Asesora Jurdica Carrera 6 # 6-91 AGN Bogot.
Respuestas observaciones al proyecto de pliego de condiciones. Resolucin que ordena la iniciacin y apertura del proceso de seleccin bajo la modalidad de seleccin abreviada por subasta inversa presencial. Consulta y acceso a los Pliegos de Condiciones Definitivos.
Observaciones o solicitudes de aclaracin a los Pliegos Del 26 de abril al 03 de mayo de 2013 de Condiciones Definitivo. contratacion@archivogeneral.gov.co Oficina Asesora Jurdica Fax 3372019 Carrera 6 # 6-91 de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Respuesta observaciones o solicitudes de aclaracin a Del 08 de mayo de 2013 los Pliegos de Condiciones Definitivos y fecha mxima www.contratos.gov.co SECOP. para expedir adendas. - Lugar, fecha y forma de presentacin de los El 09 de mayo de 2013 hasta las (3:00 documentos que acreditan el cumplimiento de p.m.)
los requisitos habilitantes (sobre No.1) y de la propuesta econmica (sobre No.2) los Radicacin en el Grupo de Archivo y proponentes debern entregar los dos sobres Gestin Documental ubicado en la cerrados en el Grupo de Archivo y Gestin Carrera 6 # 6-91. Piso 1. Documental con destino a la Oficina Asesora Jurdica - Carrera 6 No.6-91 segundo piso
Cierre 09 de mayo de 2013 a las (3:00 p.m.) Oficina Asesora Jurdica Carrera 6 # 691. Piso 1. Del 10 al 15 de mayo de 2013 de Del 16 al 20 de mayo de 2013 www.contratos.gov.co SECOP Hasta el 17 de mayo de 2013 hasta las 4:00 p.m. Oficina Asesora Jurdica Carrera 6 # 6-91.
Verificacin de los requisitos habilitantes. Publicacin informe preliminar requisitos habilitantes. de verificacin
Trmino para subsanar requisitos habilitantes
21 de mayo Verificacin definitiva de los requisitos habilitantes, publicacin de Informe definitivo de verificacin de www.contratos.gov.co requisitos habilitantes y observaciones al mismo hasta la 5:00 p.m.
de SECOP
2013
Audiencia de Subasta Inversa presencial y Adjudicacin 23 de mayo de 2013 a las 10:00 a.m. del contrato. Sala Alterna DPE segundo piso. Carrera 6 # 6-91, AGN. Suscripcin del contrato Dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la realizacin de la Audiencia Pblica de Adjudicacin, Oficina Asesora Jurdica Carrera 6 # 691 AGN.
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, convoca a las veeduras ciudadanas para que intervengan y desarrollen su actividad durante la etapa pre - contractual, contractual y pos - contractual en el presente proceso de seleccin, para lo cual pueden consultar este proceso en el Portal nico de Contratacin www.contratos.gov.co. 1.15 DE LOS RIESGOS:
Riesgo AGN: Que el CONTRATISTA no cumpla dentro del plazo estipulado con el objeto y/o obligaciones y especificaciones tcnicas de lo contratado. Riesgo Contratista: Que el AGN incumpla con lo que se compromete en las obligaciones y en la oportunidad necesaria, que le impida el cumplimiento del objeto contractual. RIESGOS OPERATIVOS:
ESTIMACION DEL RIESGO TIPIFICACION DEL RIESGO ASIGNACION DEL RIESGO PROBABILIDAD DE OCURRENCIA VALORACION
No disponibilidad de los bienes y/o servicios necesarios para cumplir con el bien objeto del contrato. Contratista CALIDAD E IDONEIDAD DEL BIEN y/o SERVICIO (Por idoneidad de un bien y/o servicio, se entiende la aptitud del mismo para satisfacer las necesidades para las cuales ha sido producido el bien y/o servicio, as como las condiciones bajo las cuales se debe utilizar en orden a la normal y adecuada satisfaccin de dichas necesidades). Medio 100%
Contratista
Medio
100%
Recepcin de los bienes y/o servicios en el tiempo acordado. Contratista Medio 100%
RIESGOS FINANCIEROS: ESTIMACION DEL RIESGO TIPIFICACION DEL RIESGO ASIGNACION DEL RIESGO PROBABILIDAD DE OCURRENCIA VALORACION
Falta de pago o retrasos en pagos del valor del contrato Sbito incremento de los precios o tarifas de cualquiera de los bienes y/o servicios prestados por el contratista.
Contratante
bajo
100%
Contratista Incrementos de impuestos que afectan a todos los contribuyentes y a todas las actividades. Contratista
Medio
100%
Bajo
100%
RIESGOS JURIDICOS: ESTIMACION DEL RIESGO TIPIFICACION DEL RIESGO ASIGNACION DEL RIESGO PROBABILIDAD DE OCURRENCIA VALORACION
Riesgo por cambio del rgimen de contratacin que afecte el contrato y las condiciones pactadas en l. Contratista No firma del contrato dentro del trmino establecido para ello. Contratista Incumplimiento total del contrato. Contratista Incumplimiento parcial del contrato. Contratista Que el supervisor del contrato no cumpla con los deberes de supervisin y vigilancia. Contratante Medio 100% Bajo 100% Bajo 100% Medio 100% Medio 100%
CAPTULO II INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES
2. REQUISITOS HABILITANTES Los evaluadores jurdico, financiero y tcnico segn sea el caso, determinarn si las propuestas presentadas cumplen con los requisitos habilitantes. De acuerdo con el artculo 3.2.1.1.5. del Decreto 734 de 2012, si slo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad adjudicar el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones y ajuste su oferta a un descuento mnimo. 2.1. DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURIDICO
2.1.1. Carta de presentacin de la propuesta La Carta de Presentacin de la Propuesta (anexo 1 ) deber estar debidamente diligenciada segn la informacin del modelo suministrado por el AGN y firmada por el proponente. En caso de ser una persona jurdica, unin temporal o consorcio, deber venir firmada por el representante legal, debidamente facultado en los trminos de la ley. En esta carta el proponente deber manifestar bajo la gravedad de juramento que l o sus integrantes si el mismo es un consorcio o una unin temporal no se encuentra(n) incurso(s) en las causales de inhabilidades o incompatibilidades, prohibiciones o conflictos de intereses, establecidos en la Constitucin Poltica, la Ley 80 de 1993 y dems normas pertinentes. Igualmente deber efectuar las dems manifestaciones sealadas en el formato de carta de presentacin de la propuesta. Si estas manifestaciones no se realizan en la carta de presentacin, las mismas se entendern efectuadas con la presentacin de la propuesta respectiva. No se aceptarn propuestas parciales y tampoco propuestas alternativas. Los proponentes deben ceirse a los requisitos exigidos en el Pliego de Condiciones. PODER: Cuando el proponente acte a travs de un representante o apoderado debe acreditar mediante documento legalmente expedido, que su representante o apoderado est expresamente facultado para presentar oferta. 2.1.2. Existencia y Representacin Legal 2.1.3. Las personas naturales ( E n c a s o d e s e r c o m e r c i a n t e s ) deben presentar el certificado de matrcula mercantil expedido por la Cmara de Comercio respectiva, dentro de los 30 das calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre de la presente Convocatoria. 2.1.4. Las personas jurdicas deben acreditar su existencia legal mediante los siguientes documentos: Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido dentro de los 30 das calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre de la presente Convocatoria, expedido por la Cmara de Comercio respectiva, en el cual conste que la sociedad est registrada o tiene sucursal domiciliada en Colombia, las facultades del representante legal y que el trmino de duracin de esta no es inferior a la duracin del contrato y un ao ms. As mismo, su objeto social debe corresponder al objeto de la convocatoria o actividades afines. En el evento de existir limitante del representante legal para contratar, se debe presentar copia del acta expedida como lo determina el Cdigo de Comercio, en la que se seale que ha sido facultado por el rgano social competente, para comprometer a la sociedad como mnimo hasta por el valor de la oferta presentada, o en su defecto presentar la certificacin del Secretario de la Junta u rgano social
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competente donde conste la autorizacin correspondiente. En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, este requisito proceder de igual forma para cada una de las sociedades o personas jurdicas que los integren. 2.1.5. Propuestas Conjuntas
En el evento que la propuesta sea presentada en consorcio o unin temporal deber adjuntar con su propuesta debidamente diligenciado y firmado para cada caso en particular el documento de conformacin del consorcio o la unin temporal, de conformidad con lo establecido en el artculo 7o. de la Ley 80 de 1993. Los consorcios o uniones temporales constituidos se comprometen, en caso de ser adjudicatarios de la Seleccin Abreviada, a permanecer consorciados o unidos durante el tiempo de vigencia del contrato y un ao ms, por lo tanto, deber indicarse expresamente que el consorcio o unin temporal no podrn ser liquidados o disueltos durante la vigencia o prrrogas del contrato que se suscriba, y a obtener el nmero de identificacin tributario (NIT). En ningn caso podr haber cesin del contrato entre quienes integren el consorcio o unin temporal. En caso de cesin la misma se har a un tercero, previa solicitud por escrito al AGN. Es de aclarar, que el cesionario deber cumplir con la totalidad de las exigencias del presente pliego de condiciones, en cuanto a capacidades. Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, cada sociedad integrante de los mismos, deber comprobar su existencia y representacin, mediante certificado expedido por la Cmara de Comercio, el cual deber contener la informacin y cumplir las mismas exigencias anteriormente citadas. Seor proponente: Estos documentos deben haber sido expedidos dentro de los 30 das calendario anteriores a la presen tentacin de la oferta. En caso de consorcio o unin temporal se debern presentar los anteriores documentos para todos y cada uno de sus integrantes. Las personas jurdicas extranjeras con actividades permanentes en Colombia debern estar legalmente establecidas en el territorio nacional de acuerdo con los artculos 471 y 474 del Cdigo de Comercio. Si la oferta es suscrita por una persona jurdica extranjera a travs de la sucursal que tenga abierta en Colombia, se deber acreditar la capacidad legal de la sucursal y de su representante o mandatario, mediante la presentacin del original del certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio de la ciudad de la Repblica de Colombia en la cual se encuentre establecida la sucursal, dentro de los 30 das calendario anteriores a la presentacin de la oferta. Cuando el representante legal de la sucursal tenga restricciones para contraer obligaciones, deber acreditar autorizacin suficiente del rgano social competente para contraer obligaciones en nombre de la sociedad. Dicha autorizacin debe haber sido otorgada previamente al cierre del presente proceso de seleccin. AUTORIZACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA U RGANO SOCIAL COMPETENTE Cuando el representante legal de la persona jurdica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deber adjuntar el documento de autorizacin expresa del rgano social competente, en el cual conste que est facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la propuesta. Los consorcios y uniones temporales debern suministrar estos documentos para todos y cada uno de sus integrantes, cuando esto se requiera. DOCUMENTO DE CONSTITUCIN DE CONSORCIO O UNIN TEMPORAL Las personas naturales y jurdicas que participen en el presente proceso de seleccin bajo la modalidad de consorcios o uniones temporales, debern adjuntar el documento de su constitucin el cual deber ser elaborado de conformidad con el Artculo 7 de la Ley 80 de 1993. En todo caso los consorcios y uniones temporales deben reunir como mnimo los siguientes requisitos: 1. Los proponentes indicarn si su participacin es a ttulo de consorcio o unin temporal y, en ste ltimo caso sealarn los trminos, extensin de su participacin en la propuesta y en la ejecucin del contrato, los cuales no podrn ser modificados sin el consentimiento previo del AGN. 2. Los miembros del consorcio o unin temporal deben designar la persona que para todos los efectos los representar y sealarn las reglas bsicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.
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3. Se debe anexar el documento de constitucin del consorcio o unin temporal, segn el caso. En este documento deber quedar consignado, cuando menos: (1) Los integrantes del consorcio o unin temporal, sean personas naturales o jurdicas; (2) El porcentaje de participacin de cada uno de ellos; (3) Las reglas de funcionamiento y obligaciones para sus integrantes; (4) La responsabilidad, los trminos y extensin de la misma; (5) El representante del consorcio y/o Unin temporal para los fines contractuales; (6) Duracin del consorcio y/o Unin temporal que no podr ser inferior al trmino de ejecucin del contrato y un ao ms; (7) Las dems normas que sus integrantes acuerden para el normal desarrollo y cumplimiento de sus fines. Seor proponente: Para efectos impositivos, a los consorcios y uniones temporales se les aplicar el rgimen previsto en el Estatuto Tributario. 2.1.6. Verificacin de no inclusin en el boletn de responsables fiscales
El artculo 60 de la Ley 610 de 2000, por medio del cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contraloras, exige como requisito indispensable para nombrar, dar posesin o celebrar cualquier tipo de contrato con el Estado, verificar que la correspondiente persona natural o jurdica segn se trate, no se encuentra reportada en el boletn de responsables fiscales que publica la Contralora General de la Repblica con periodicidad trimestral. Con el fin de acreditar el cumplimiento de la anterior obligacin, el AGN, verificar en el ltimo boletn de responsables fiscales expedido por la Contralora General de la Repblica que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un consorcio o una unin temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho boletn. 2.1.7. Verificacin de Antecedentes Disciplinarios
Verificacin de Antecedentes Disciplinarios vigente del proponente o del Representante Legal de la empresa expedido por la Procuradura General de la Nacin. En el caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes cuando los mismos sean personas jurdicas constituidas en Colombia, se les verificaran sus antecedentes. 2.1.8. Certificacin del pago de Parafiscales y Aportes al Sistema de Seguridad Social S el proponente es persona jurdica debe adjuntar con su propuesta, una certificacin en la cual acredite el pago de los aportes realizados durante los seis (6) meses anteriores a la fecha definitiva de cierre de la presente convocatoria, a los Sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos L a b o r a l e s , Cajas de Compensacin Familiar, ICBF y SENA, de acuerdo con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y en la Ley 828 de 2003. Dicha certificacin debe venir suscrita por el Revisor Fiscal de la sociedad, si el proponente de acuerdo con la Ley lo requiere, o en caso contrario la certificacin debe venir suscrita por el Representante Legal de la sociedad proponente. (Anexo No. 6)
Dicha certificacin debe venir suscrita por el Revisor Fiscal de la sociedad, si el proponente de acuerdo con la Ley lo requiere, o en caso contrario la certificacin debe venir suscrita por Representante Legal.
En el evento en que la sociedad no tenga ms de seis (6) meses de constituida, deber acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitucin. Nota: Esta disposicin aplica tambin para el caso de los miembros de consorcios o uniones temporales, en donde cada integrante dependiendo de su naturaleza jurdica, deber acreditar este requisito. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas el proponente deber manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al da en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente deber anexar copia del acuerdo de pago correspondiente y el comprobante de pago soporte del mes anterior al cierre del proceso de seleccin. Cuando el proponente sea una persona natural, deber presentar una declaracin en original, bajo la gravedad de juramento donde certifique el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos
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laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe certificar que, a la fecha de cierre del presente proceso de seleccin, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nmina de los ltimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligacin de efectuar dichos pagos. En caso que el proponente, persona natural o jurdica, no tenga personal a cargo y por ende no est obligado a efectuar el pago de aportes parafiscales y seguridad social debe, tambin bajo la gravedad de juramento, indicar esta circunstancia en la mencionada certificacin, pero deber acreditar su afiliacin como persona natural al sistema de seguridad social integral, segn lo previsto en el artculo 9 de la Ley 828 de 2003. Tratndose de proponentes extranjeros en cuyo pas de origen no exista la obligacin de realizar aportes parafiscales y/o al sistema de seguridad social, se deber indicar esta circunstancia en documento suscrito bajo la gravedad del juramento por el proponente persona natural o por el representante legal de la persona jurdica, consorcio o unin temporal. 2.2. DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO
2.2.1. Diligenciar la Solicitud de Informacin Personal y Tributaria (Anexo No.7)
2.2.2. Registro nico de Proponentes El proponente deber presentar LEGIBLE EL RUP ACTUALIZADO con Balance General a 31 de diciembre de 2012. Para el caso de las propuestas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deber allegar la misma documentacin y requisitos mencionados en este numeral, segn lo indicado en el mismo. 2.2.3. Registro nico Tributario- RUT El proponente deber presentar copia del Registro nico Tributario - RUT, actualizado. 2.2.4. Copia del Registro de Informacin Tributaria- RIT, expedido por la Secretara de Hacienda Distrital, para el caso de las personas jurdicas o naturales domiciliadas en Bogot D. C. 2.3. 2.3.1. DOCUMENTOS DE CONTENIDO TCNICO Requerimientos Tcnicos Mnimos
LA OFERTA COMO MNIMO DEBE CONTENER LA INFORMACIN REQUERIDA EN EL SIGUIENTE FORMATO REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS DE LA PROPUESTA ANEXO 7 Y CUMPLIR CON LAS ESPECIFICACIONES ALL INDICADAS Y EL FORMATO ESTABLECIDO EN EL NUMERAL 5 DEL ECYO, CUMPLIENDO CON LA T O T A L I D A D D E L A S C A N T I D A D E S Y E SPECIFICACIONES T E C N I C A , ALL INDICADAS.
Si en la propuesta se omiten una o varias de las especificaciones tcnicas sealadas en el Formato Requerimientos Tcnicos Mnimos de la Propuesta , fichas tcnicas o no se cumplen las especificaciones tcnicas all indicadas, la misma ser calificada como NO CUMPLE TECNICAMENTE. 2.3.2. Condiciones de experiencia objeto de evaluacin:
Condiciones de Experiencia: 13
Se requiere acreditar en mximo DOS (2) contratos, cuyo objeto est relacionado con el objeto de la presente contratacin, en entidades pblicas y/o privadas, que estn suscritos y liquidados dentro del periodo comprendido entre el 01 de enero de 2009 y hasta la fecha de cierre del presente proceso de seleccin, una experiencia por valor igual o superior al presupuesto oficial estimado para el presente proceso de seleccin; tal o tales certificaciones debern ser expedidas por el contratante, a nombre del proponente o de algunos de sus integrantes en el caso de consorcios o uniones temporales, que contengan como mnimo la siguiente informacin: Nombre de la entidad o empresa contratante Nombre o razn social del contratista con su respectiva identificacin (Nit o cdula de ciudadana) Fecha de suscripcin del contrato Fecha de iniciacin Fecha de terminacin Objeto del Contrato Valor del contrato Cargo, nombre y firma de la persona que certifica: debe ser el representante legal de la empresa o quien haya ejercido las funciones de supervisin Fecha de la Certificacin
NOTA: No se tendr en cuenta para su evaluacin las ofertas que omitan alguno de los requisitos exigidos. El AGN se reserva el derecho a verificar o solicitar durante la evaluacin y hasta la aceptacin de la oferta la informacin y documentos que se considere convenientes para confirmar la informacin suministrada por el proponente, para lo cual podr solicitar aclaraciones a los documentos aportados con la oferta. En caso de que el proponente allegue ms de dos (2) certificaciones, para efectos de la evaluacin se tendrn en cuenta nicamente las dos (2) certificaciones con mayor valor. NOTA: No se tendr en cuenta para su evaluacin las ofertas que omitan alguno de los requisitos exigidos.
El AGN se reserva el derecho de verificar o solicitar durante la evaluacin y hasta la adjudicacin, la informacin y documentos que considere convenientes para confirmar la informacin suministrada por el proponente, para lo cual podr solicitar aclaraciones a los documentos aportados para acreditar la experiencia, mediante los cuales se especifiquen o aclaren los datos requeridos para acreditar la experiencia del proponente segn lo indicado en el presente documento. Cuando cualquiera de los miembros del consorcio o de la unin temporal proponentes acredite experiencia mediante la participacin en contratos bajo la modalidad de consorcio o unin temporal o a su nombre, se le acreditar en la evaluacin de la oferta el valor que corresponda al porcentaje de la experiencia certificada a favor del proponente miembro del consorcio o la unin temporal. El AGN podr solicitar aclaraciones a los documentos aportados para acreditar la experiencia, mediante los cuales se especifiquen o aclaren los datos requeridos para acreditar la experiencia del proponente segn lo indicado en estos Pliegos de Condiciones, si no se presenta esta informacin dentro del trmino legal para el efecto ser calificada como NO CUMPLE TCNICAMENTE. Aspectos Comunes a las Certificaciones de Experiencia del Proponente
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El ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO, se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, para lo cual podr solicitar aclaraciones a los documentos aportados para acreditar la experiencia, mediante los cuales se especifiquen o aclaren los datos requeridos para acreditar la experiencia del proponente segn lo indicado en el presente documento. En las certificaciones expedidas por entidades oficiales bastar para su validez la firma del funcionario que las suscriba. Se acepta como equivalente a la certificacin de cumplimiento los contratos ejecutados, copia de los mismos, siempre que se acompaen con la respectiva acta de liquidacin, y de tales documentos se derive la informacin requerida en este pliego de condiciones para las respectivas certificaciones. Si el valor del contrato se expresa en dlares dicho valor se convertir a la tasa de cambio de la fecha de iniciacin del contrato. Los valores de las certificaciones deben ser expresados en pesos colombianos, no obstante si dichos valores se expresan en dlares americanos los mismos se convertirn a la tasa de cambio del dlar americano a la fecha de iniciacin del respectivo contrato. Cuando cualquiera de los miembros del consorcio o de la unin temporal proponentes acredite experiencia mediante la participacin en contratos bajo la modalidad de consorcio o unin temporal o a su nombre, se le acreditar en la evaluacin y la ponderacin de la oferta el valor que corresponda al porcentaje de la experiencia certificada a favor del proponente miembro del consorcio o de la unin temporal. 2.3.3. Capacidad de organizacin de los proponentes: Registro nico de Proponentes (RUP) De acuerdo con lo establecido en el artculo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artculo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el Artculo 6.1.2.2 del Decreto 734 de 2012, todas las personas naturales o jurdicas nacionales que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales debern estar inscritas en el Registro nico de Proponentes. Para tal efecto, el interesado deber presentar el documento correspondiente expedido por la Cmara de Comercio de su jurisdiccin, con fecha de expedicin no mayor a treinta (30) das de anterioridad al cierre del presente proceso, en el cual conste su inscripcin y clasificacin como proveedor en el Registro nico de Proponentes (RUP). En el presente proceso de seleccin, podrn participar independientemente o en Consorcio o en Unin Temporal, las personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, que a la fecha de presentacin de la propuesta se encuentren debidamente inscritas, y clasificadas en el Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio, segn el Decreto 734 de 2012 y/o se encuentre renovada la misma en vigencia del Decreto 1464 de 2010 y vigente a la fecha del cierre del presente proceso, en la actividad, especialidad y grupo que se relaciona a continuacin:
ACTIVIDAD 3 Proveedor
ESPECIALIDAD
GRUPO
10 - Pastas de madera o de otras 02 papel y cartn; materias fibrosas celulsicas; manufacturas de pasta desperdicios y desechos de papel o celulosa, de papel o de cartn; papel cartn y sus aplicaciones cartn
SISTEMA DE CLASIFICACIN INDUSTRIAL INTERNACIONAL UNIFORME - CIIU As mismo quien tenga actualizada la inscripcin o renovacin con base en los artculos 6.1.2.2, 6.1.2.4, 6.2.3.1, 6.2.3.2, 6.2.3.3 y 6.4.6 del Decreto 734 de 2012, en las Secciones, divisin , grupo y clase, que se
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sealan a continuacin, acorde con el Sistema de Clasificacin Industrial Internacional Uniforme - CIIU Rev. 3 y 4 A.C., publicado por el DANE as; SISTEMA DE CLASIFICACIN INDUSTRIAL INTERNACIONAL UNIFORME - CIIU CIIU Rev. 4 A.C. SECCIN G: COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR; REPARACIN DE VEHCULOS AUTOMOTORES Y MOTOCICLETAS
DIVISIN 47: COMERCIO AL POR MENOR (INCLUSO EL COMERCIO AL POR MENOR DE COMBUSTIBLES), EXCEPTO EL DE VEHCULOS AUTOMOTORES Y MOTOCICLETAS GRUPO 476: COMERCIO AL POR MENOR DE ARTCULOS ENTRETENIMIENTO, EN ESTABLECIMIENTOS ESPECIALIZADOS CULTURALES Y DE
CLASE 4761: COMERCIO AL POR MENOR DE LIBROS, PERIDICOS, MATERIALES Y ARTCULOS DE PAPELERA Y ESCRITORIO, EN ESTABLECIMIENTOS ESPECIALIZADOS
CIIU Rev. 3.1 A.C. SECCIN G: COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR; REPARACIN DE VEHCULOS AUTOMOTORES, MOTOCICLETAS, EFECTOS PERSONALES Y ENSERES DOMSTICOS
DIVISIN 52: COMERCIO AL POR MENOR, EXCEPTO EL COMERCIO DE VEHCULOS AUTOMOTORES Y MOTOCICLETAS; REPARACIN DE EFECTOS PERSONALES Y ENSERES DOMSTICOS GRUPO 524: COMERCIO AL POR MENOR DE OTROS NUEVOS PRODUCTOS DE CONSUMO, EN ESTABLECIMIENTOS ESPECIALIZADOS CLASE 5244: COMERCIO AL POR MENOR DE LIBROS, PERIDICOS, MATERIALES Y ARTCULOS DE PAPELERA Y ESCRITORIO, EN ESTABLECIMIENTOS ESPECIALIZADOS En el evento en que expire su vigencia durante el perodo de adjudicacin del proceso, se deber allegar la renovacin ajustada a las nuevas deposiciones, so pena de quedar excluido del proceso. NOTA: Los proponentes; (las personas naturales o jurdicas extranjeras que no tengan domicilio o sucursal en Colombia) no se les exigir el RUP conforme lo indicado en el Artculo 6.4.5 del Decreto 734 de 2012. Sin embargo los proponentes extranjeros sin domicilio o sucursal en Colombia deben acreditar los requisitos habilitantes para demostrar su capacidad jurdica, condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organizacin, conforme se seala en la presente convocatoria.
Nota 1: De conformidad con lo consagrado en el artculo 6.1.2.2 del Decreto 734 de 2012, la inscripcin del proponente debe encontrarse vigente y en firme para el momento de la verificacin de este requisito. Nota 2: De acuerdo con lo sealado en el inciso tercero del Artculo 6.1.2.6 El Certificado constituye plena prueba respecto de la informacin verificada documentalmente y cuyo registro se encuentre en firme. La firmeza de la inscripcin se adquiere pasados diez (10) das hbiles siguientes a la publicacin sin que se haya presentado recurso de reposicin en contra de la informacin inscrita. No obstante lo anterior, el inciso segundo del citado artculo, seala que cuando se renueve o actualice el Registro nico de Proponentes, la informacin que ha sido objeto de modificacin continuar vigente hasta que el acto de inscripcin correspondiente de la nueva informacin quede en firme. Nota 3: Cuando el proponente sea un Consorcio o Unin Temporal, para la verificacin de cumplimiento de los requisitos exigidos por la Entidad en el RUP, todos los miembros debern acreditar la inscripcin y clasificacin
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en el Registro nico de Proponentes como Proveedores y al menos uno de los miembros deber estar inscrito en la especialidad solicitada. Nota 4: Para la presentacin de los documentos que se enuncian como requisitos habilitantes del pliego de condiciones, cada uno de los integrantes del Consorcio o de la Unin Temporal debern acompaarlos y/o acreditarlos en forma individual, sin perjuicio del documento de constitucin del Consorcio o Unin Temporal. 2.4. CAUSALES DE RECHAZO: Cuando se presenten dos o ms propuestas por un mismo oferente ya sea directamente o por intermedio de otra persona. Cuando no se presenten las aclaraciones y/o documentos habilitantes requeridos por la entidad, dentro del plazo establecido por el AGN. Cuando de acuerdo con los documentos presentados, el Representante Legal del proponente o apoderado carezca de facultades suficientes para presentar la propuesta y el interesado no presente los documentos necesarios para acreditar que su representante o apoderado dispone de las facultades necesarias. Presentacin de los precios en moneda distinta a pesos colombianos. El mayor plazo ofrecido para la ejecucin. No cumplir con los indicadores financieros sealados en el Pliego. Cuando la carta de presentacin de la propuesta no est firmada. La presentacin de ofertas parciales por lote. Si el (los) proponente(s) expresa(n) algn tipo de ajuste o incremento a los valores de la oferta. Cuando la inscripcin y clasificacin contenida en el RUP no est en firme o el documento RUP no se aporte dentro del trmino establecido en el pliego de condiciones. Cuando el valor de la propuesta, supere el presupuesto oficial. Cuando la oferta se presente en forma extempornea. El hecho de que un proponente se encuentre dentro de las instalaciones no lo habilita para que se le reciba la propuesta despus de la hora fijada. El proponente deber presentarse al AGN previendo los trmites que debe adelantar para el ingreso al mismo. En ningn caso el AGN se har responsable del retraso en la entrada de algn proponente, por lo que es de nica y exclusiva responsabilidad de este, disponer del tiempo necesario para la asistencia oportuna a la diligencia del cierre del presente proceso. No cumplir dentro del plazo otorgado por la Entidad, para subsanar la ausencia de requisitos o la falta de documentos, segn lo establece el artculo 2.2.8 del Decreto 734 de 2012. Cuando el valor de la propuesta resulte artificialmente bajo, y analizadas las explicaciones del proponente, el comit asesor considere con fundamentos objetivos y razonables que esa propuesta econmica pone en riesgo el proceso y el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de resultar favorecida con la adjudicacin y no se soporte el valor ofrecido por el proponente, conforme lo establecido en el artculo 2.2.10del Decreto 734 de 2012.
2.5 CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO DE SELECCIN El AGN declarar desierto el proceso de seleccin: 1. por motivos o causas que impidan la seleccin objetiva. 2. Si no se presenta ningn proponente para participar en la subasta despus de ampliado el plazo para la presentacin de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precios. 3. Si fracasa la negociacin contemplada en el pargrafo 2 del artculo 3.2.1.1.5 y por las dems razones o
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circunstancia indicadas por las disposiciones que rigen la contratacin estatal. La declaratoria se har mediante acto administrativo en el cual se expresarn detalladamente las razones que condujeren a esa decisin. (Numeral 18, artculo 25 de la Ley 80 de 1993). Dicha decisin se comunicar a todas las personas que participaron en el presente pliego de condiciones. 2.6 VERIFICACIN DE REQUISITOS HABILITANTES. Con base en el artculo 3.2.1.1.5, del Decreto 734 de 2012 para que la subasta pueda llevarse acabo, debern resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos proponentes. Si solo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad adjudicar el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el Pliego de Condiciones y se ajuste su oferta a un descuento mnimo. Si no se presentara ningn proponente para participar en la subasta, la entidad ampliar el plazo para la presentacin de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio hasta por la mitad del trmino inicialmente previsto. Si en este evento no se presentara ningn proponente, la entidad declarar desierto el proceso de seleccin. 2.7 AJUSTE DE LA OFERTA Acorde con el pargrafo 1 del artculo 3.2.1.1.5 la oferta a que se refiere el presente artculo, el AGN invitar al proponente habilitado a una negociacin en la que, en aplicacin de los principios de econmica y transparencia, obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada por parte del nico habilitado, cuyo rango de mejora no podr ser inferior al descuento mnimo indicado en el pliego. Si fracasa la negociacin, la entidad declara desierto el proceso contractual. 2.8 JUSTIFICACIN DE LOS FACTORES DE SELECCIN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA
OFERTA MS FAVORABLE: (Artculo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artculo 88 Ley 1474 de 2011 y artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012). Para dar cumplimiento con el presente numeral debern tener en cuenta la normatividad en mencin. La escogencia recaer sobre aquella oferta con el menor precio, siempre que satisfaga los requerimientos tcnicos y necesidades de la Entidad.
CAPTULO III EVALUACION
3.3.1 EVALUACIN JURDICA - FACTOR HABILITANTE Se efectuar sobre los documentos de contenido jurdico objeto de evaluacin sealados en el numeral 2.1 del presente documento, de acuerdo con los criterios establecidos para cada uno de ellos. 3.3.2. EVALUACIN FINANCIERA - FACTOR HABILITANTE INDICADORES FINANCIEROS
La evaluacin financiera de las propuestas, no tiene ponderacin alguna se efecta con el fin de garantizar la solvencia econmica y patrimonial del proponente, para tal efecto, se examinar la informacin del RUP actualizado con Balance a 31 de Diciembre de 2012 con el fin de analizar el Patrimonio, ndice de liquidez y nivel de endeudamiento. Cuando la propuesta sea presentada por consorcios o uniones temporales, igualmente la evaluacin financiera se realizar aplicando los factores sealados, sobre la composicin agregada, el 18
proponente deber presentar LEGIBLE EL RUP ACTUALIZADO con Balance General a 31 de Diciembre de 2012. Para el caso de las propuestas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deber allegar la documentacin y requisitos mencionados en este numeral, segn lo indicado en el mismo." Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, los indicadores se calcularn con base en informacin del RUP actualizado con el Balance a 31 de Diciembre de 2012, solicitado en el presente pliego de condiciones, sobre la composicin agregada de cada uno de los miembros del Consorcio o Unin Temporal; en este ltimo caso, el indicador se establecer de acuerdo con el porcentaje de la participacin de cada uno de los proponentes en la Unin Temporal.
LOS FACTORES A EVALUAR SON: Patrimonio Se determina este indicador de dividir el valor del Patrimonio, valor reportado en el RUP actualizado a con Balance General a 31 de Diciembre de 2012, en SMMLV ($589.500), el cual debe ser igual o mayor a 76 SMLV. Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, el Patrimonio se calcular con base en informacin del RUP actualizado a 31 de Diciembre de 2012, solicitado en el presente pliego de condiciones, sobre la composicin agregada de cada uno de los miembros del Consorcio o Unin Temporal; en este ltimo caso, el indicador se establecer de acuerdo con el porcentaje de la participacin de cada uno de los proponentes en la Unin Temporal. ndice de Liquidez Se determina con los datos tomados del Registro nico de Proponentes actualizado con Balance General a 31 de Diciembre de 2012, solicitado en el presente pliego de condiciones. Se concepta aceptable que los proponentes demuestren un respaldo de 1,0 es decir, que por cada $1.5oo de obligaciones a corto plazo (pasivo corriente), disponga de $1.5 de sus activos corrientes, para atender los compromisos exigibles a corto plazo. El ndice de liquidez del proponente deber ser de $ 1,5 Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, el Patrimonio se calcular con base en informacin del RUP actualizado con Balance General a 31 de Diciembre de 2012, solicitado en el presente proceso de condiciones, sobre la composicin agregada de cada uno de los miembros del Consorcio o Unin Temporal; este ltimo caso el indicador se establecer de acuerdo con el porcentaje de la participacin de cada uno de los proponentes en la Unin Temporal. El ndice de liquidez del consorcio o unin temporal, deber ser de $1,5. Nivel de Endeudamiento Se obtiene el porcentaje de endeudamiento con los datos tomados del Registro nico de Proponentes actualizado con Balance General a 31 de Diciembre de 2012, solicitado en presente proceso, y el resultado se multiplicar por 100. El proponente debe demostrar un nivel de endeudamiento total (NET), menor o igual al 60%.
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Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, se calcular el nivel de endeudamiento con base en la sumatoria simple del Pasivo Total y del Activo Total, que se registre en el Registro nico de Proponentes actualizado con Balance General 31 de Diciembre de 2012, solicitado en el presente pliego de condiciones, sobre la composicin agregada de cada uno de los miembros del Consorcio o Unin Temporal, en este ltimo caso el indicador se establecer de acuerdo con el porcentaje de la participacin de cada uno de los proponentes en la Unin Temporal. El nivel de endeudamiento obtenido del consorcio o unin temporal debe ser menor o igual al 60%.
EVALUACIN TECNICA FACTOR HABILITANTE
Se efectuar sobre los documentos de contenido tcnico objeto de evaluacin, de acuerdo con los criterios establecidos para cada uno de ellos. 3.3.3 DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES DE ESCOGENCIA - ANEXO 2 . El nico documento para presentar la propuesta inicial de precio es el anexo No. 2 el cual debe allegarse en sobre separado, FORMATO PRESENTACIN DE LA PROPUESTA ECONOMICA O PROPUESTA INICIAL DE PRECIO el cual deber ser entregado, en la fecha establecida en el cronograma del proceso; esto para poder participar en la puja de la Audiencia de Subasta. En el sobre original que contiene la propuesta econmica deber sealar el valor ofertado en nmeros y letras. La propuesta econmica ser una sola por el valor de las cantidades especficas y por la totalidad de los bienes contenidos en las fichas tcnicas. El proponente deber indicar en forma clara y precisa cul es el valor total incluido el IVA por cada tem. En todo caso se entender que el valor ofertado incluye el IVA y todos los costos directos e indirectos en que incurra el contratista para el cumplimiento del contrato. Si se presenta alguna discrepancia entre los valores expresados en letras y nmeros, prevalecern las cantidades expresadas en letras. Ser de exclusiva responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurra al indicar el valor de su propuesta, debiendo asumir los mayores costos y/o prdidas que se deriven de dichos errores u omisiones, sin que por esta razn haya lugar a alegar ruptura del equilibrio contractual. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, no acepta la presentacin de propuestas parciales. La propuesta econmica debe ser una sola, y por el valor de las cantidades especificadas en las fichas tcnicas que hacen parte integral del presente pliego de condiciones. El anexo No. 2 debe allegarse, en sobre separado, se debe diligenciar tal y como aparece en el presente pliego, por lo tanto no debe incluirse informacin diferente a la que all se solicita, como tampoco se debe digitar o escribir especificaciones de los bienes a contratar, es decir, si dentro del anexos No.2, se mencionan, describe bienes sobre los cuales est ofertando, estas NO sern tenidas en cuenta pues se entiende que el valor plasmado en el formato de propuesta inicial del precio para el ANEXO 2 es por la totalidad de los bienes solicitados en el pliego de condiciones y por las especificaciones exactas de las fichas tcnicas. El Sobre No.2 que se presente, debe contener la propuesta econmica y solo ser abierto al momento del inicio de la puja de precios en la audiencia de subasta inversa. En la Subasta, solamente participara el o los proponentes que hayan ofertado y presentado el Anexo No. 2. 3.3.4. PRESENTACIN DE LAS PROPUESTAS. Partes que conforman la propuesta:
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De conformidad con el artculo 3.2.1.1.4 del Decreto 734 de 2012 y el cronograma del proceso, se debern presentar en la misma fecha: 1- El SOBRE No 1, que contendr todos los documentos que soportan la capacidad jurdica, las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organizacin de los proponentes. 2El SOBRE No 2, que contiene la propuesta inicial de precio, debidamente identificado.
El Sobre No1, debe ser presentado en Original y Dos (2) copias, tanto el original como las copias deben presentarse foliados, escrita en cualquier medio mecnico, en espaol, sin enmendaduras, tachones, y entregarlas en sobre cerrado. Los proponentes deben adjuntar todos los documentos exigidos en el presente pliego de condiciones, tanto en el original como en las copias, de tal manera que el nmero de folios de los cuadernillos coincidan exactamente. El Sobre No 2, se abrir nicamente en la audiencia de subasta inversa, justo antes de iniciar la puja, segn fecha establecida en el cronograma. 3.3.4.1 CARTULA DE LAS PROPUESTAS ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO SUBASTA INVERSA PRESENCIAL AGN- 001 DE 2013 PROPONENTE DIRECCIN TELFONO FAX E.mail Los sobres sern entregados dentro del plazo fijado en el presente proceso, en la siguiente direccin: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO Grupo de Archivo y Gestin Documental, con destino a la Oficina Asesora Jurdica Carrera 6 No 6-91 Segundo Piso Bogot D.C En los sobres el proponente deber incluir los documentos que se relacionan ms adelante. La Entidad no tendr en cuenta las propuestas allegadas por correo o las radicadas en dependencia diferente al Grupo de Archivo y Gestin Documental, dichas propuestas sern devueltas al remitente en el estado recibido. El sobre No.1, que contiene la propuesta sobre capacidad jurdica, financiera y organizacin del proponente, se abrir en la fecha de cierre establecida en el cronograma. El formato de propuesta inicial de precio (Anexo No.2), deber presentarse en el sobre No. 2. Este es el nico documento que debe ir en el sobre y nicamente en original no requiere copias. El sobre No. 2 (ANEXO 2 ) que contiene la propuesta de tipo econmico ser abierta nicamente en la audiencia de subasta inversa justo antes de iniciar la puja, de acuerdo con lo establecido en el artculo 3.2.1.4 del Decreto 734 de 2012. El proponente debe plasmar NICAMENTE los datos all solicitados y el valor de la propuesta, no debe incluir informacin de los bienes ofrecidos porque se entiende que su oferta es por la totalidad de las cantidades solicitadas en los pliegos de condiciones y por la totalidad de los bienes contenidos en las fichas tcnicas, las cuales hacen parte integral del pliego de condiciones. No se aceptarn propuestas enviadas por correo, va fax o entregadas en otras oficinas del AGN, dife rente a la estipulada en el pliego de condiciones, ni entregadas despus de la fecha y hora sealada.
CAPTULO IV FACTORES DE ESCOGENCIA
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1.
FACTORES PUNTUABLES DE EVALUACIN:
De acuerdo con el numeral 3 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2011 para la contratacin cuyo objeto sea la adquisicin o suministro de bienes de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin las entidades incluirn como nico factor de evaluacin el menor precio ofrecido , concordante con el artculo 3.2.1.1.2 del Decreto 734 de 2012 que establece: Aplicacin de la subasta inversa en la contratacin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. En las subastas inversas para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a que se refiere el inciso 2 del literal a) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, se tendr como nico criterio de evaluacin el precio. 4.1 PRECIO De acuerdo con lo establecido en los artculo 2.2.9 numeral 1 y 3.2.1.1.2 del Decreto 734 de 2012 el ofrecimiento ms favorable para la entidad es el menor precio. Lo anterior, en concordancia con el artculo 5 de la Ley 1150 de 2007, el cual determina que en la SUBASTA INVERSA, la oferta ms favorable a la entidad para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, la oferta ms favorable a la entidad ser aquella con el menor precio. Este ser el nico factor de escogencia. De acuerdo con el numeral 3 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2011 para la contratacin cuyo objeto sea la adquisicin o suministro de bienes de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin las entidades incluirn como nico factor de evaluacin el menor precio ofrecido. 4.2 CRITERIOS DE DESEMPATE Pargrafo artculo 3.2.1.1.8 Decreto 734 de 2012. Cuando no haya ms lances de mejora de precio y exista empate, se proceder de la siguiente manera: 1. Se adjudicar el contrato al que present la menor propuesta inicial. De conformidad con el pargrafo del artculo 3.2.1.1.8 del Decreto 734 de 2012, en caso de existir empate entre los proponentes se adjudicar el contrato al proponente que present la mejor propuesta econmica inicial en cuyo caso y para efectos del contrato se tomar el ltimo valor ofertado que motiv el empate. De persistir el empate: 2. Se desempatar por medio de sorteo. De persistir el empate este se dirimir mediante sorteo, para lo cual en audiencia los proponentes de las propuestas empatadas procedern a escoger la balota, se enumeran de acuerdo a la cantidad de proponentes. En primer lugar se realizar un sorteo para establecer cul ser el orden en que cada proponente escoja la balota. Realizado este primer sorteo los proponentes procedern a escoger balota en el orden que se haya determinado y se adjudicar al proponente que saque la balota con el nmero mayor. ADJUDICACION De acuerdo con el literal h del artculo 3.2.1.1.8 del Decreto 734 de 2012, se har dentro del procedimiento de audiencia de la subasta inversa presencial. Se har all pblico el resultado del certamen, el equipo evaluador, y se aplicarn los criterios de desempate, en caso de que sea necesario. Por lo tanto se notificara en la audiencia el acto administrativo de adjudicacin y se publicara posteriormente en la pgina web www.contratos.gov.co dentro del trmino establecido por el artculo 2.2.5 pargrafo 2 del Decreto 734 de 2012.
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CAPTULO V REGLAMENTO DE LA AUDIENCIA DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
5.1 PERSONAS AUTORIZADAS PARA PARTICIPAR EN LA AUDIENCIA DE SUBASTA Las personas que en nombre del proponente est autorizada para participar en la audiencia de subasta inversa presencial y realizar los lances y comprometer al oferente ser la persona natural autorizada; el representante legal si la oferta la presenta una persona jurdica; el representante del Consorcio o Unin Temporal si el ofrecimiento es presentado bajo esta modalidad conjunta o el apoderado, si la propuesta se present por medio de apoderado. Si el proponente decide que sea otra persona diferente a las mencionadas con antelacin la que lo represente en la audiencia , participe en la misma y presente los lances, deber presentar poder con presentacin personal ante notario en el que se seale en forma clara esta facultad, el nombre y nmero del presente proceso, la entidad ( Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado ) e identificacin completa de la persona a quien se le otorga poder . Caso contrario, se entender que el proponente no efectuar durante la audiencia lances sobre su precio inicial o nuevas posturas de precio y dicho precio inicial se considerar como su propuesta final. 5.2 MRGENES MNIMOS DE MEJORA DE LAS OFERTAS: En el presente proceso de subasta presencial, solo sern vlidos los lances que observando el margen mnimo uno por ciento (1%) mejoren el precio de arranque o el mejor lance de la ronda anterior. 5.3 PROCEDIMIENTO PARA LA AUDIENCIA PBLICA DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL La subasta inversa presencial se llevar a cabo en la fecha y hora sealada en el cronograma del proceso. En este mismo acto, y de acuerdo con lo establecido en el artculo 3.2.1.8 del Decreto 734 de 2012 se adelantar el siguiente proceso: Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirn sobres y formularios para la presentacin de sus lances. En dichos formularios se deber consignar nicamente el precio ofertado por el proponente o la expresin clara e inequvoca de que no se har ningn lance de mejora de precios. 5.4 REGLAS PARA LA REALIZACIN DE LA AUDIENCIA DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL La subasta inversa presencial se desarrollar en audiencia pblica bajo las siguientes reglas: 5.4.1 La entidad abrir los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicar a los participantes en la audiencia cul fue la menor de ellas; 5.4.2 La Entidad otorgar a los proponentes un trmino comn de cinco (5) minutos luego de entregados los sobres con los formatos para realizar cada lance para que mejore las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior; 5.4.3 Los proponentes harn su lance utilizando los sobres y los formularios suministrados. De acuerdo a lo establecido en el artculo 3.2.1.1.7 del Decreto 734 de 2012, la entidad establece como margen de mejora de las ofertas equivalentes al uno por ciento (1%); 5.4.4 Los proponentes harn sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados por el AGN; 5.4.5 Luego de transcurrido cinco (5) minutos, un funcionario de la Entidad recoger los sobres cerrados; 5.4.6 El AGN registrar los lances vlidos y los ordenar en forma descendente. Con base en este orden, dar a conocer nicamente el menor precio ofertado. Se entender que el proponente ha presentado un lance vlido cuando fue presentado dentro del trmino otorgado para hacer la postura y adems dicho lance iguale o supere el fijado;
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5.4.7 Los proponentes que no presentaron un lance vlido no podrn seguir presentndolos durante la subasta, y se tomar como oferta definitiva el ltimo valido; 5.4.8 El AGN repetir el procedimiento descrito en los anteriores numerales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningn lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior; 5.4.9 Una vez adjudicado el contrato por Lote, la Entidad har pblico el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes. CAPTULO VI CONDICIONES PARTICULARES DEL CONTRATO 6.1. PLAZO, LUGAR DE EJECUCIN Y VIGENCIA DEL CONTRATO 6.1.2 PLAZO DE EJECUCION: SESENTA (60) DAS CALENDARIO para la ejecucin del contrato a partir del acta de inicio. 6.1.3 Lugar de ejecucin: Bogot D.C., Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado carrera 6 No. 691 6.1.4 Vigencia del contrato: La vigencia del contrato es de cuatro (4) meses contados a partir vencimiento del plazo de ejecucin. 6.2 FORMA DE PAGO El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado pagar al contratista en un solo pago correspondiente al 100% del valor del contrato una vez se entreguen a satisfaccin la totalidad de los bienes contratados. El pago se efectuar dentro de los treinta das calendario siguientes a la ejecucin previo cumplimiento de los requisitos para realizar el mismo ( presentacin de la factura por parte del contratista, certificacin de cumplimiento expedida por el supervisor, certificacin expedida por el revisor fiscal de la empresa (Si lo tiene) o por el representante legal acreditando el pago de aportes parafiscales (Sena, ICBF, Caja de Compensacin Familiar) y patronales (Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales de los empleados de la empresa), en cumplimiento del Artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y disponibilidad de PAC. 6.3 OBLIGACIONES DE LAS PARTES CONTRATANTES. 6.3.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 1. Realizar en una sola entrega en las instalaciones del Archivo General de la Nacin la totalidad de del
2.
3. 4. 5.
6.
los elementos requeridos por la entidad, con la calidad, cantidad y caractersticas solicitadas de acuerdo con lo establecido en las Fichas Tcnicas. Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del Representante Legal o del Revisor Fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, riesgos profesionales y parafiscales (Caja de Compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del CONTRATISTA, de conformidad con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002, concordante con el 1 de la Ley 828 de 2003. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN por conducto del supervisor. Suministrar los elementos en las cantidades solicitadas por el Archivo General de la Nacin. Suministrar la informacin correctamente, sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), No. de Cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por transferencia electrnica. El proveedor garantiza que reemplazar los elementos que resulten defectuosos, sin costo adicional para la entidad, dentro de los dos (2) das siguientes al requerimiento por parte del supervisor del contrato.
6.3.2 OBLIGACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
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1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del
CONTRATISTA.
2. Pagar en la forma establecida en la clusula FORMA DE PAGO, la factura presentada por el
contratista, sujeta a la disponibilidad del PAC. 3. Informar al contratista sobre los aspectos tcnicos que ste requiera para la debida y oportuna ejecucin del contrato. 4. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte. 5. Vigilar la debida y oportuna ejecucin del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones pactadas. 6. Garantizar al contratista el acceso a sus dependencias, cuando as lo requiera para la ejecucin del contrato.
6.4 GARANTAS EXIGIDAS El cumplimiento del contrato: Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato incluyendo en ellas el pago de multas, clusula penal pecuniaria e indemnizacin a que hubiere lugar, la cual ser equivalente al diez por ciento(10%) del valor total del contrato y vigente por el trmino de ejecucin del contrato y cuatro (4) meses ms. Calidad de los bienes: la cual ser por un valor equivalente al diez por ciento (10%) de su valor del contrato con una duracin igual a la ejecucin del contrato y cuatro (4) meses ms. En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspenderla ejecucin del contrato resultante, o de cualquier otro evento, el contratista se obliga a modificar la garanta nica de acuerdo con las normas legales vigentes. La garanta no podr ser cancelada sin la autorizacin escrita del AGN. EL CONTRATISTA deber cumplir con todos los requisitos necesarios para mantener vigente la garanta a que se refiere el contrato. Ser a cargo del CONTRATISTA el pago oportuno de todas las primas y erogaciones de constitucin y mantenimiento de la garanta. 6.5 SUPERVISOR La Supervisin del contrato estar a cargo de la Coordinadora del Grupo de Conservacin y Restauracin del Patrimonio Documental y/o quien designe el Director General. 6.5.1 Obligaciones del Supervisor. Proyectar y suscribir el acta de Iniciacin, liquidacin del contrato, entre otras. Verificar el cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios, en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002, Ley 828 de 2003 y dems normas concordantes. En general todas las que se desprendan del ejercicio de la Supervisin. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista. Informar cualquier inconsistencia que se presente que impida la normal ejecucin del contrato.
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ANEXOS: ANEXO No 01 CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA SOBRE No. 1
Ciudad y fecha Seores ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN Bogot D.C. REFERENCIA: SELECCIN ABREVIADA SUBASTA INVERSA PRESENCIA AGN- SIP.001-2013 Respetados seores: Por medio de los documentos adjuntos me permito presentar propuesta para participar en el proceso de seleccin tendiente a contratar de conformidad con lo establecido en el presente pliego de condiciones As mismo, en el evento de resultar favorecido con la adjudicacin, me comprometo a presentar los documentos requeridos para la suscripcin del contrato, a suscribir el mismo y a efectuar los trmites para la legalizacin y ejecucin del contrato, dentro de los plazos establecidos por la entidad y/o los presentes pliegos. Igualmente, me comprometo a ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte del proceso de Seleccin Abreviada de Menor Cuanta-Subasta Inversa presencial as como los del contrato, los precios de esta propuesta y las dems estipulaciones de la misma, en las partes aceptadas por EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO. En mi calidad de proponente declaro: 1. Que conozco el pliego de condiciones del proceso de seleccin en referencia e informaciones sobre preguntas y respuestas, as como los dems documentos relacionados con el objeto a desarrollar y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos. 2. Igualmente, declaro bajo la gravedad del juramento que toda la informacin aportada y contenida en mi propuesta es veraz y susceptible de comprobacin. 3. Que acepto las condiciones y dems exigencias para la ejecucin del contrato. 4. Que en caso de que se me adjudique el contrato me comprometo a suscribir el acta de iniciacin con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO y a terminar el contrato dentro de los plazos contractuales, de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso de seleccin. 5. Que conozco y acepto en un todo las leyes generales y especiales aplicables a este proceso contractual. 6. Que con la firma de la presente carta bajo la gravedad del juramento, manifiesto que el proponente (o los integrantes del proponente si el mismo es un consorcio o unin temporal) que no se encuentra incurso dentro de las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o conflictos de intereses, establecidos en la Constitucin Poltica, la Ley 80 de 1993 y dems normas pertinentes. 7. Que el proponente (ni los miembros que lo integran si fuere el caso) no est (n) reportado (s) en el ltimo Boletn de Responsables Fiscales, expedido por la Contralora General de la Repblica. 8. Que le cuidadosamente el pliego de condiciones, los soportes, documentos previos y elabor mi propuesta ajustada a los mismos. Por tanto, conoc y tuve las oportunidades para solicitar aclaraciones, formular objeciones, efectuar preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes. 9. Que he recibido y conozco las siguientes adendas:
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________de fecha____________________________________ 10. Que he recibido y conozco los siguientes documentos sobre preguntas y respuestas: ________de fecha____________________________________ ________de fecha____________________________________ 11. QUE MI propuesta SE RESUME ASI: Nombre completo del proponente Cdula de ciudadana o NIT Representante legal (En caso de Consorcio o Unin Temporal, se debe indicar el nombre de cada una de las partes que lo conforman) PLAZO PARA EJECUTAR EL CONTRATO Nos comprometemos a ejecutar el contrato, en los plazos establecidos en la presente convocatoria
12. Que los siguientes documentos de nuestra propuesta cuentan con reserva legal:..................................., segn las siguientes normas:.................................. 13. Que la presente propuesta consta de 1 original y 2 copias (___) folios cada una, debidamente numeradas por folio (Una sola hoja). 14. Me permito informar que las comunicaciones y relativas a este proceso de seleccin las recibir en las siguientes direcciones: Direccin: __________________________________________________ Ciudad: __________________________________________________ Telfono(s): __ __________________________________________________ Fax: ___________________________________ Correo Electrnico: _______________________________________________________ Atentamente, Nombre o Razn Social del Proponente: ________________ Nit:_______________ Nombre del Representante Legal: _____________________ C.C. N ______________________ de _________________ FIRMA: _______________________ NOMBRE DE QUIEN FIRMA:
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ANEXO No. 2 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA ECONMICA AGN- SIP.001-2013
(SOBRE #2.)
Bogot, (fecha de presentacin) Seores ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO Bogota ________________de acuerdo con las El suscrito _______en nombre y representacin de: normas que se establecen en los pliegos de condiciones definitivos y documentos de la presente subasta inversa presencial, hago la siguiente propuesta: Propuesta inicial de precio _____________(valor en letras) ($ ) incluido IVA y todos los costos directos e indirectos, la cual incluye la totalidad de los bienes requeridos con base en el soporte tcnico del pliego de condiciones definitivo. En caso de que me sea adjudicado me comprometo a firmar el contrato correspondiente, constituir las garantas exigidas en el contrato y a cumplir con todas las obligaciones sealadas en los pliegos de condiciones definitivos. Declaro as mismo: 1. Que he tomado nota cuidadosa de las condiciones de los pliegos de condiciones, los es tudio s y doc um entos pr evios y acepto todos los requisitos contenidos en la presente convocatoria pblica. 2. Que no me encuentro incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades consagrados en la ley 80 de 1993, y dems normas vigentes. 3. Que me comprometo a ejecutar totalmente el objeto del contrato en un plazo de ejecucin establecido en el pliego de condiciones definitivo. Que conozco las disposiciones legales que rigen la presente convocatoria pblica. Direccin: Ciudad: __________________________________________________ Telfono(s): __ __________________________________
Fax: ___________________________________ Correo Electrnico: _______________________________________________________ Atentamente, Nombre o Razn Social del Proponente: ________________ Nit:_______________ Nombre del Representante Legal: _____________________ C.C. N ______________________ de _________________ FIRMA: NOMBRE DE QUIEN FIRMA:
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PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
ANEXO No. 3
FORMATO MANIFESTACIN DE INTERS MYPES / MIPYMES Para participar en el Proceso de Seleccin Abreviada Subasta Inversa Presencial No. SIP-007-2012, cuyo objeto consiste en: Adquisicin a ttulo de compraventa de material de archivo. solicito limitar la convocatoria a MYPES__________ a MIPYMES _________ DECLARO QUE TENGO INTERS EN PARTICIPAR EN EL PROCESO ENUNCIADO Y CUMPLO CON LOS REQUISITOS PARA PARTICIPAR EXIGIDOS EN EL DECRETO 734 DE 2012. QUE LOS DATOS PARA SER CONTACTADO SON LOS SUMINISTRADOS A CONTINUACIN:
Persona Natural:
Nombre del proponente: ___________________________________________________________ C.C. No. ________________________________________________________________________ Calidad del proponente: Mype:_______ Mipyme:________ (seale con una equis) Telfono (s) ___________________ Celular: ________________ Fax:_______________________ Direccin: _______________________________________________________________________ Correo Electrnico: ________________________________________________________________ Ciudad: _____________________________ Pas: ______________________________________ ADJUNTO: 1. Certificacin expedida por contador o revisor fiscal,( segn sea el caso), en la que se sealo tal condicin, el tamao empresarial es (Micro), (Pequea) o (Mediana Empresa) 2. Certificado de Cmara de Comercio o por la autoridad que sea competente para acreditar su antigedad.
Persona Jurdica:
Nombre o Razn Social: ___________________________________________________________ NIT. No. _________________________________________________________________________ Calidad del proponente: Mype: _______ Mipyme: ________ (seale con una equis) Telfono (s) ____________________________ Fax: ____________________________________ Direccin: ______________________________________________________________________ Correo Electrnico: ________________________________________________________________ Ciudad: _____________________________ Pas: ______________________________________ Nombre del Representante Legal: ___________________________________________________
Firma: ___________________________________________________ C.C: No. _________________________________________________
ADJUNTO: 1. Certificacin expedida por contador o revisor fiscal,( segn sea el caso), en la que se sealo tal condicin, el tamao empresarial es (Micro), (Pequea) o (Mediana Empresa) 2. Certificado de Cmara de Comercio o por la autoridad que sea competente para acreditar su antigedad.
(Firma de la persona natural o firma del representante legal en caso de persona jurdica)
DECLARO QUE LA INFORMACIN CONTENIDA EN EL PRESENTE ANEXO ES CIERTA.
En caso de que el proponente sea un consorcio o unin temporal, estos deben estar integrados nicamente por Mypes o Mipymes y cada uno de los miembros que lo integren debe cumplir de manera individual los requisitos mnimos sealados.
ANEXO No. 4 -
FORMATO COMPROMISO CONSORCIAL Entre, (persona jurdica) --------------------, domiciliados en ----------------, constituida mediante Escritura No. -------- otorgada ende --- en la Notara ---- de --------, representada en ste acto por --------, mayor de edad y vecino de -----, identificado con la cdula de ciudadana No. ------------ de -------, quien obra en su carcter de --------------, con amplias atribuciones al efecto, por una parte, y (persona jurdica)--------------------------------, domiciliada en ---------, constituida mediante Escritura No. --------- otorgada el --- de ---- de ---- en la Notara -----de----------------- representada en este acto por -----------------, mayor de edad y vecino de ------------, identificado con la cdula de ciudadana No. -------------- de -------------, quien obra en su carcter de ---------------------------, con amplias atribuciones, hemos determinado celebrar un compromiso o convenio consorcial que se regir por las siguientes clusulas: PRIMERA.-Este compromiso se celebra con el fin de integrar, como en efecto se integra por medio del presente documento, un consorcio entre ------------- y ------------------------- y ------------------------ y ------------------------------- para efectos de presentar una oferta conjunta para la SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA - SUBASTA INVERSA PRESENCIAL AGN-SIP- N.001 de 2013, cuyo objeto es _______, de conformidad con lo establecido en el presente pliego de condiciones. SEGUNDA.- Por virtud de lo anterior nos comprometemos desde ahora, por medio del presente documento, tanto a presentar una oferta conjunta, como a celebrar y ejecutar el contrato respectivo en caso de seleccin, igualmente en forma conjunta y dentro de las condiciones exigidas por EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO. TERCERA.- Queda expresamente convenido que los consorciados respondemos solidariamente por el cumplimiento total de la oferta y de la ejecucin del contrato; en consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de los citados eventos, afecta a todas las personas que lo conforman. CUARTA.- Celebrado el contrato, queda convenido que no podr haber cesin del mismo entre los miembros que integren el consorcio. Cuando se trate de cesin a terceros, se requerir de la autorizacin previa, expresa y escrita del AGN. QUINTA.- Se hace constar, adems que quienes estamos suscribiendo este compromiso disponemos de atribuciones suficientes para representar a nuestras firmas y para contratar en nombre suyo, no solamente para los efectos del presente convenio sino tambin para la ejecucin y celebracin de todos los actos y contratos que se deriven tanto del compromiso consorcial como de la adjudicacin del contrato que de ella se derive. SEXTA.- DURACIN: que la duracin del compromiso consorcial se extender desde la firma del presente compromiso, por todo el plazo de ejecucin del contrato que nos sea adjudicado y un (1) ao ms. No obstante lo anterior, en el evento en que no ocurriere la liquidacin dentro del ao siguiente a la terminacin del contrato, la duracin se extender hasta la liquidacin del contrato. SPTIMA.- DIRECCIN: Para todos los efectos ante EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN, se consignan a continuacin las direcciones donde funcionan las oficinas de los consorciados, a saber: -----------------------------. No obstante lo anterior, se acepta desde ahora que EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN, puede dirigirse al consorcio a la siguiente direccin: ---------------------------------. Para todos los efectos los integrantes del Consorcio designamos de comn acuerdo a ------------, identificado con C.C. No............. como representante del mismo. Para constancia se firma a los __________ FIRMAS DOCUMENTO DE IDENTIFICACIN
ANEXO No. 5 COMPROMISO UNIN TEMPORAL Entre, (persona jurdica) -----------------, domiciliados en --------------- constituida mediante Escritura Pblica No.-------otorgada en ------- de --- en la Notara ---- de -----------, representada en ste acto por -------------------------------- mayor de edad y vecino de --------------, identificado con la cdula de ciudadana No.-------------------- de -----------, quien obra en su carcter de ------------------ con amplias atribuciones al efecto, por una parte, y (persona jurdica) --------------------------------, domiciliada en -----, constituida mediante Escritura No.-------------- otorgada el ----- de ----, mayor de edad y vecino de ---------- identificado con la cdula de ciudadana No. -- de --------, quien obra en su carcter de -----------, con amplias atribuciones hemos determinado celebrar un compromiso de unin temporal que se regir por las siguientes clusulas: PRIMERA.- Este compromiso se celebra con el fin de integrar, como en efecto se integra por medio del presente una oferta conjunta para la SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA - SUBASTA INVERSA PRESENCIAL AGN-SIPN 001 de 2013, SEGUNDA.- Por virtud de lo anterior nos comprometemos desde ahora, por medio del presente documento, tanto a presentar una oferta conjunta, como a celebrar y ejecutar el contrato respectivo en caso de seleccin, igualmente en forma conjunta y dentro de las condiciones exigidas por EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN. TERCERA.- Queda expresamente convenido que las personas que integramos esta Unin Temporal respondemos solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y de la ejecucin del contrato, en consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de los citados eventos afecta a todos los integrantes que la conforman. Para efectos de la aplicacin de las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y de la orden, convenimos que los trminos y extensin de nuestra participacin de la ejecucin del contrato, es la siguiente: ______________________________. Igualmente nos comprometemos a no modificar los trminos y la extensin de las actividades sealadas anteriormente sin el consentimiento previo y escrito del AGN. CUARTA.- Celebrado el contrato, queda convenido que no podr haber cesin del mismo entre los miembros que integren la Unin Temporal. Cuando se trate de cesin a terceros, se requerir de la autorizacin previa, expresa y escrita del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN. QUINTA.- Se hace constar, adems que quienes estamos suscribiendo este compromiso disponemos de atribuciones suficientes para representar a nuestras firmas y para contratar en nombre suyo, no solamente para los efectos del presente convenio sino tambin para la ejecucin y celebracin de todos los actos y contratos que se deriven tanto de la Unin Temporal como de la seleccin y del contrato que de ella se derive. SEXTA.- DURACIN: que la duracin del compromiso de unin temporal se extender desde la firma del presente compromiso, por todo el plazo de ejecucin del contrato que nos sea adjudicado y un (1) ao ms. No obstante lo anterior, en el evento en que no ocurriere la liquidacin dentro del ao siguiente a la terminacin del contrato, la duracin se extender hasta la liquidacin del contrato. SPTIMA.- DIRECCIN: Para todos los efectos ante EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, se consignan a continuacin las direcciones donde funcionarn las oficinas de las personas que integran la Unin Temporal a saber: -----------. No obstante lo anterior, se acepta desde ahora que El Archivo General de la Nacin, puede dirigirse a la siguiente direccin-----Para todos los efectos los integrantes de la Unin Temporal de comn acuerdo designamos a -------- como representante de la misma. Para constancia se firma en -------------------a los -------FIRMAS. DOCUMENTO DE IDENTIFICACIN
ANEXO No. 6 CERTIFICACION DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES ARTICULO 50 LEY 789 DE 2002 (PERSONAS JURDICAS) [Use la opcin que corresponda, segn certifique el Representante Legal o el Revisor Fiscal] Yo, __________________, identificado con _____________, en mi condicin de Representante Legal de (Razn social de la compaa) identificada con Nit ________ , debidamente inscrito en la Cmara de Comercio de ________ certifico el pago de los siguientes aportes, pagados por la compaa durante los ltimos seis (6) meses calendario legalmente exigibles a la fecha de presentacin de nuestra propuesta para el presente proceso de seleccin, segn se indica en el cuadro que abajo aparece. Lo anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002. Yo, __________________, identificado con _____________, y con Tarjeta Profesional No._________ de la Junta Central de Contadores de Colombia, en mi condicin de Revisor Fiscal de (Razn social de la compaa) identificada con Nit ________ , debidamente inscrito en la Cmara de Comercio de ________, luego de examinar de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas en Colombia, los estados financieros de la compaa, certifico el pago de los siguientes aportes, pagados por la compaa durante los ltimos seis (6) meses calendario legalmente exigibles a la fecha de presentacin de la propuesta para el presente proceso de seleccin, segn se indica en el cuadro que abajo aparece, los cuales corresponden a los montos contabilizados y pagados por la compaa durante dichos 6 meses. Lo anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002.
APORTE PARAFISCAL MESES ==== Sistema de Seguridad Social: Salud Riesgos Profesionales Pensiones Aportes Parafiscales: Cajas de Compensacin Familiar Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
MARQUE CON UNA (X) EN CADA CASILLA.
INDIQUE LOS SEIS LTIMOS MESES CALENDARIO LEGALMENTE EXIGIBLES A LA FECHA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA PARA EL PRESENTE PROCESO
Nota: Para relacionar el pago de los aportes correspondientes a los Sistemas de Seguridad Social, se debern tener en cuenta los plazos previstos en el Decreto 1406 de 1999 artculos 19 a 24. As mismo, en el caso del pago correspondiente a los aportes parafiscales: CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR, ICBF y SENA, se deber tener en cuenta el plazo dispuesto para tal efecto por el artculo 10 de la ley 21 de 1982, reglamentado por el Decreto 734 del 2012. EN CASO DE PRESENTAR ACUERDO DE PAGO CON ALGUNA DE LAS ENTIDADES ANTERIORMENTE MENCIONADAS, SE DEBER PRECISAR EL VALOR Y EL PLAZO PREVISTO PARA EL ACUERDO DE PAGO, CON INDICACION DEL CUMPLIMIENTO DE ESTA OBLIGACION. EN CASO DE NO REQUERIRSE DE REVISOR FISCAL, ESTE ANEXO DEBERA DILIGENCIARSE Y SUSCRIBIRSE POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA COMPAA, CERTIFICANDO EL PAGO EFECTUADO POR DICHOS CONCEPTOS EN LOS PERIODOS ANTES MENCIONADOS. Dada en _____, a los ( FIRMA NOMBRE DE QUIEN CERTIFICA )__________ del mes de __________ de ________ ________________________________ ___________________________________
ANEXO 7
SOLICITUD DE INFORMACIN PERSONAL Y TRIBUTARIA Apreciado contratista: Para dar cumplimiento a la Ley 863 del 29 de diciembre de 2003 y al Acuerdo 65 del 27 junio de 2002, normas que establecen la obligacin de efectuar las retenciones en los impuestos de IVA, INDUSTRIA Y COMERCIO e IMPUESTO A LA RENTA, favor suministrar la siguiente informacin la cual permitir efectuar correctamente sus pagos. FECHA:________________________________ Nombre y razn social:_____________________________________________ Direccin Comercial: _______________________________________________ Ciudad de Operacin:________________________ Telfono:_______________ Correo electrnico:_______________________ C.C. NIT Fax:___________________ No. ___________________
Identificacin Tributaria y bancaria
Rgimen Comn
Rgimen Simplificado
Gran Contribuyente SI Autoretenedor SI NO
NO
Resolucin No:_______ Actividad econmica (ICA) _____________ Cdigo ______ Entidad Bancaria _____________________Sucursal _________________ Cta Corriente: Cta Ahorros No. _________________
_________________________ Nombre y firma del Responsable
ANEXO No.8
FORMATO NICO
ENTIDAD RECEPTORA
HOJA DE VIDA
PERSONA JURDICA
(LEYES 190 DE 1995 Y 443 DE 1998) RESOLUCIN 580 DEL 19 DE AGOSTO DE 1999
I. I D E N T I F I C A C I N
RAZN SOCIAL O DENOMINACIN SIGLA
PARA ENTIDAD O SOCIEDAD PBLICA, DETERMINE ORDEN Y TIPO :
NIT No.
PARA ENTIDAD O SOCIEDAD PRIVADA, DETERMINE CLASE :
ORDEN
NAL. DPTL. DIST. MPL. OTRO
TIPO CUL?
(VER AL RESPALDO)
CLASE
(VER AL RESPALDO)
DOMICILIO PARA CORRESPONDENCIA PAS MUNICIPIO TELFONOS DIRECCIN FAX
DEPARTAMENTO
APARTADO AREO
II. S E R V I C I O S
RELACIONE LOS PRINCIPALES SERVICIOS QUE OFRECE SU ENTIDAD O SOCIEDAD 1 3 5 2 4 6
III. E X P E R I E N C I A Y S I T U A C I N A C T U A L
RELACIONE LOS CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS QUE HA CELEBRADO, EMPEZANDO POR EL ACTUAL O LTIMO :
ENTIDAD CONTRATANTE
PUB
PRIV
TELFONO
FECHA TERMINACIN
VALOR
IV. R E P R E S E N T A N T E L E G A L O A P O D E R A D O
PRIMER APELLIDO DOCUMENTO DE IDENTIFICACIN C.C. C.E. PASAPORTE SEGUNDO APELLIDO (O DE CASADA) NMERO NOMBRES CAPACIDAD DE CONTRATACIN Apoderado ACTA EN CARCTER DE : Representante Legal
ACTUANDO EN CALIDAD DE REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO, MANIFIESTO BAJO LA GRAVEDAD DEL JURAMENTO QUE :
SI
NO
ME ENCUENTRO INCURSO DENTRO DE LAS
CAUSALES DE INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD DEL ORDEN CONSTITUCIONAL O LEGAL PARA CELEBRAR UN CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS (ART. 1o. LEY 190 DE 1995).
OBSERVACIONES : PARA TODOS LOS EFECTOS LEGALES, CERTIFICO QUE LOS DATOS POR MI ANOTADOS, EN EL PRESENTE FORMATO SON VERACES (ART. 5o. LEY 190 DE 1995). FIRMA FECHA DE DILIGENCIAMIENTO
V. O B S E R V A C I O N E S D E L A E N T I D A D C O N T R A T A N T E
CERTIFICO QUE LA INFORMACIN AQU SUMINISTRADA HA SIDO CONSTATADA FRENTE A LOS DOCUMENTOS QUE LA ENTIDAD O SOCIEDAD HA PRESENTADO COMO SOPORTE (ART. 4o. LEY 190 DE 1995).
NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL RESPONSABLE
CIUDAD Y FECHA
ANEXO No. 8
ANEXO No. 9
REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS DE LA PROPUESTA

Soporte Econmico (*) Unidad de Medida Cantidad Valor Unitario con IVA($) Valor Total con IVA ($)
Soporte Tcnico Descripcin del Bien y Especificaciones Tcnicas
tem
CARTULINA DESACIDIFICADA 720 gramos por m2. CARTULINA gramos DESACIDIFICADA 240
$ PLIEGO 900
22.968
$ 20.671.200
$ PLIEGO 50
4.408
220.400
CARTULINA PROPALCOTE gramos por metro cuadrado.
320 ROLLO
$ 1.566.000 TOTAL
$ 1. 566.000 $ 22.457.600
Nota: Mi propuesta cumple con la totalidad de los requerimientos tcnicos exigidos en el Presente Pliego de Condiciones y con la totalidad de las especificaciones de las FICHAS TECNICAS DEL ANEXO 8 en que presento mi propuesta.
ANEXO No. 10
FICHA TECNICA DEL PRODUCTO O BIEN REQUERIDO
FICHA DEL PRODUCTO O BIEN REQUERIDO NOMBRE DEL PRODUCTO O DEL BIEN 1. Nombre comercial del producto o bien 2. Requisitos generales: con los que debe cumplir el producto o bien CARTULINA DESACIDIFICADA CARTULINA DESACIDIFICADA 720 gramos por metro cuadrado Cartulina desacidificada de color gris perla. Elaborada con pulpas deslignificadas Dimensiones: 85x1.30 cm de 720g/m 3. Requisitos especficos: descripciones de diseo tamao tipo que lo individualiza conforme con los requisitos de la entidad etc.
2
Material: La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas.
Deber tener PH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina. Deber estar libre de partculas metlicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, perxidos y sulfuro. Resistente al doblez y al rasgado. 4. Empaque y rotulado: indicacin sobre cmo se debe entregar cada artculo y la totalidad del producto 5. Presentacin: entidad como se recibir por la La cartulina debe empacarse de forma tal que no sufra daos y conserve su calidad en condiciones adecuadas de manejo, almacenamiento y transporte. Por unidades, embaladas en las cantidades que se ajusten a los requerimientos de comprador. Entregar ficha tcnica del producto ofrecido por el oferente para su evaluacin por el AGN. Cumplir con todos los requisitos establecidos en la presente ficha tcnica y la NTC 5397 Hacer entrega de los bienes requeridos en las instalaciones del Archivo General de la Nacin, dentro del trmino de ejecucin del contrato y cumpliendo con las especificaciones tcnicas y caractersticas solicitadas. Suministrar la ficha tcnica del producto. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN por conducto del supervisor. Constituir las plizas requeridas. Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del Representante Legal o del Revisor Fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (en salud y pensiones), riesgos laborales y parafiscales (Caja de Compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del CONTRATISTA, de conformidad con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002, concordante con el 1 de la Ley 828 de 2003. Suministrar la informacin correctamente, sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), No. de Cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por transferencia electrnica Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento del objeto contractual a cargo del CONTRATISTA. Pagar en la forma establecida en la clusula FORMA DE PAGO, la factura presentada por el contratista. Informar al contratista sobre los aspectos tcnicos que ste requiera para la debida y oportuna ejecucin del contrato. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte. Vigilar la debida y oportuna ejecucin del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones pactadas. Garantizar al contratista el acceso a sus dependencias, cuando as lo requiera para la ejecucin del contrato. . Que el CONTRATISTA no cumpla con las condiciones tcnicas exigidas. . Que el CONTRATISTA no entregue a tiempo ni de manera oportuna los bienes contratados.
6. Otros? Especifique cual (es) 7. Calidad: debe cumplir con todos los requisitos establecidos en la presente ficha tcnica, de acuerdo con las especificaciones requeridas
8. Obligaciones a exigir al contratista. Detalle cada una de ellas
9. Obligaciones del AGN, definirlas en el caso que el producto o el bien exija especificaciones por parte de la entidad.
10. Riesgos probables: Se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, tienen la potencialidad de alterar el
equilibrio econmico del contrato. El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
. Que la calidad del bien no sea la esperada.
FICHA DEL PRODUCTO O BIEN REQUERIDO
NOMBRE DEL PRODUCTO O DEL BIEN 10. Nombre comercial del producto o bien
CARTULINA DESACIDIFICADA 240 gr. CARTULINA DESACIDIFICADA 240 gr. Cartulina desacidificada, color amarilla, tipo plegable con capacidad de doblarse completamente sobre un pliegue sin presentar fisuras visibles.
11. Requisitos generales:
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas. La cartulina debe estar en perfecto estado, sin rasgos de maltrato, lisa, bordes limpios y ntidos. Cartulina desacidificada de 240 g, pH neutro y/o reserva alcalina, resistente al rasgado. Dimensiones 1 metro x 0.70 cms. La cartulina deber empacarse de forma tal que no sufra daos y conserve su calidad en condiciones adecuadas de manejo, almacenamiento y transporte.
12. Requisitos especficos.
13. Empaque y rotulado:
14. Presentacin:
LMINA DE 1 m. x 0.70 m. Empaque por unidad. Cartulina Desacidificada 240 gr. Amarilla. Se deber entregar el da del cierre de la presentacin de las propuestas una muestra de los materiales solicitados, tal y como se detalla en la ficha tcnica del bien. Una vez se efecte la entrega de cada bien o artculo, se constatar la calidad del mismo. Hacer entrega de los bienes requeridos en las instalaciones del Archivo General de la Nacin, dentro del trmino de ejecucin del contrato y cumpliendo con las especificaciones tcnicas y caractersticas solicitadas. Suministrar la ficha tcnica del producto. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN por conducto del supervisor. Constituir las plizas requeridas. Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del Representante Legal o del Revisor Fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (en salud y pensiones), riesgos laborales y parafiscales (Caja de Compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del CONTRATISTA, de conformidad con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002, concordante con el 1 de la Ley 828 de 2003. Suministrar la informacin correctamente, sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), No. de Cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por transferencia electrnica
15. Otros? Especifique cual (es)
16. Calidad:
17. Obligaciones a exigir al contratista.
18. Obligaciones del AGN:
Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento del objeto contractual a cargo del CONTRATISTA. Pagar en la forma establecida en la clusula FORMA DE PAGO, la factura presentada por el contratista. Informar al contratista sobre los aspectos tcnicos que ste requiera para la debida y oportuna ejecucin del contrato. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte. Vigilar la debida y oportuna ejecucin del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones pactadas. Garantizar al contratista el acceso a sus dependencias, cuando as lo requiera para la ejecucin del contrato.
10. Riesgos probables:
Entrega no oportuna del producto o bien solicitado. No cumplimento de las especificaciones tcnicas. Las caractersticas del producto o bien requerido, corresponden a las solicitadas.
no
FICHA DEL PRODUCTO O BIEN REQUERIDO CARTULINA PROPALCOTE CARTULINA PROPALCOTE 320 gramos por metro cuadrado Cartulina propalcote de color amarillo. Elaborada con pulpas deslignificadas Dimensiones: 1000 m x70 cm de 320g/m
2
NOMBRE DEL PRODUCTO O DEL BIEN 19. Nombre comercial del producto o bien 20. Requisitos generales: con los que debe cumplir el producto o bien
Material: La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas. 21. Requisitos especficos: descripciones de diseo tamao tipo que lo individualiza conforme con los requisitos de la entidad etc. Deber tener PH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina. Deber estar libre de partculas metlicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, perxidos y sulfuro. Resistente al doblez y al rasgado. Las anteriores caractersticas se encuentran bajo las especificaciones requeridas y dadas en la NTC 5397. 22. Empaque y rotulado: indicacin sobre cmo se debe entregar cada artculo y la totalidad del producto 23. Presentacin: entidad como se recibir por la La cartulina debe empacarse de forma tal que no sufra daos y conserve su calidad en condiciones adecuadas de manejo, almacenamiento y transporte. En bobina de 1000 metros Entregar ficha tcnica del producto ofrecido por el oferente para su evaluacin por el AGN. Cumplir con todos los requisitos establecidos en la presente ficha tcnica y la NTC 5397.
24. Otros? Especifique cual (es) 25. Calidad: debe cumplir con todos los requisitos establecidos en la presente ficha tcnica, de acuerdo con las especificaciones
requeridas Hacer entrega de los bienes requeridos en las instalaciones del Archivo General de la Nacin, dentro del trmino de ejecucin del contrato y cumpliendo con las especificaciones tcnicas y caractersticas solicitadas. Suministrar la ficha tcnica del producto. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN por conducto del supervisor. Constituir las plizas requeridas. Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del Representante Legal o del Revisor Fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (en salud y pensiones), riesgos laborales y parafiscales (Caja de Compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del CONTRATISTA, de conformidad con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002, concordante con el 1 de la Ley 828 de 2003. Suministrar la informacin correctamente, sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), No. de Cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por transferencia electrnica Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento del objeto contractual a cargo del CONTRATISTA. Pagar en la forma establecida en la clusula FORMA DE PAGO, la factura presentada por el contratista. Informar al contratista sobre los aspectos tcnicos que ste requiera para la debida y oportuna ejecucin del contrato. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte. Vigilar la debida y oportuna ejecucin del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones pactadas. Garantizar al contratista el acceso a sus dependencias, cuando as lo requiera para la ejecucin del contrato.
26. Obligaciones a exigir al contratista. Detalle cada una de ellas
27. Obligaciones del AGN, definirlas en el caso que el producto o el bien exija especificaciones por parte de la entidad.
10. Riesgos probables: Se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio econmico del contrato. El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
. Que el CONTRATISTA no cumpla con las condiciones tcnicas exigidas. . Que el CONTRATISTA no entregue a tiempo ni de manera oportuna los bienes contratados. . Que la calidad del bien no sea la esperada.
ANEXO No. 11
MINUTA CONTRATO ESTATAL DE COMPREVENTA No.DE 2013 SUSCRITO ENTRE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO y xxxxx
Entre los suscritos a saber: XXXXXXXXX, mayor de edad, con domicilio en Bogot D.C., identificado con la cdula de ciudadana nmero XXXXXX, nombrado mediante Decreto N XXXXXX del XX del XXX de 20XX en el cargo de Director General y posesionado mediante Acta N XXX del XX de XXXXl de 20XX, actuando en su
calidad de Director General y Representante Legal del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO con NIT: 800.128.835-6, establecimiento pblico del orden nacional, adscrito al Ministerio de Cultura mediante Decreto 1746 del 25 junio de 2003 y quien en adelante para todos los efectos legales se denominar EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN, por una parte y por la otra parte, XXXXX, mayor de edad identificado (a) con cdula de ciudadana nmero XXXXX, quien bajo la gravedad de juramento manifiesta no hallarse incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar, previstas en el artculo 8 de la Ley 80 de 1993 y artculo 18 de la Ley 1150 de 2007, igualmente no estar reportada como responsable fiscal en el Boletn de la Contralora General de la Repblica, de acuerdo con la Ley 610 de 2000, en su condicin de Representante Legal de XXXXX, con XXXX y matrcula mercantil No. XXXXX del XX de XXX de XXX, renovada el XX de XXX de XXX de la Cmara de Comercio de Bogot, sociedad constituida por escritura pblica No.XXX del XXXXX de XXX otorgada en la XXXX del Circulo de XXX, XXXX el XXX de XXX de XXX, bajo el nmero XXXXX del Libro XXX , que la ltima reforma registrada se realiz mediante escritura pblica XXX de fecha XXXXX de XXX de la Notaria XXX del Circulo de XXX, inscrita el XXX de XXX de XXX bajo el No.XXX, quien en adelante se denominar el CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato de compraventa, como resultado del proceso de Seleccin Abreviada - Subasta Inversa Presencial AGN SIP No. 001 de 2013, que se regir por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 captulo VII, Decreto Ley 019 de 2012 y Decreto 0734 de 2012 y las dems normas civiles y comerciales concordantes, previas las siguientes consideraciones: 1) Que la Subdirectora de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos y la Coordinadora del Grupo de Conservacin y Restauracin de Patrimonio Documental, mediante Estudio de Conveniencia y Oportunidad No. 109 de 2013, manifiestan que se requiere celebrar el presente contrato de compraventa para la adquisicin a ttulo de compraventa de material de archivo, el cual cuenta con la autorizacin del Director General de la Entidad. 2) Que el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado requiere la adquisicin de MATERIAL DE ARCHIVO para adelantar procesos de preservacin, conservacin y restauracin de los soportes documentales para dar cumplimiento a los objetivos previstos en el proyecto Preservacin del Patrimonio Documental Colombiano dentro del eje Realizar procesos de Prevencin, Diagnostico y Recuperacin y Conservacin del Patrimonio Documental Colombiano, igualmente dar cumplimiento a los contratos de venta de servicios suscritos por el AGN con cargo al Grupo de Gestin de Proyectos, los cuales se enmarcan en el plan de accin institucional dentro del proyecto de inversin Implantacin del Sistema Nacional de Archivos en el eje estratgico Fomentar el desarrollo de proyectos archivsticos y desarrollo de proyectos venta de servicios; adems para el funcionamiento de las dependencias de la entidad. 3) Que para amparar el presente compromiso el Coordinador del Grupo de Gestin Financiera expidi el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.17013 de fecha 02 de abril de 2013. 4) Que se adelant el proceso de Seleccin Abreviada - Subasta Inversa Presencial AGN SIP No. 001 de 2013 la cual finaliz con la adjudicacin de la misma mediante la Resolucin XX DEL XXX DE XXX de 2013. CLAUSULA PRIMERA.OBJETO: Adquirir a titulo de compraventa material de archivo. De conformidad con el Estudio de Conveniencia y Oportunidad, Pliego de Condiciones definitivo, especificaciones tcnicas y fichas tcnicas. CLAUSULA SEGUNDA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: 1) Hacer entrega de los bienes requeridos en las instalaciones del Archivo General de la Nacin, dentro del trmino de ejecucin del contrato y cumpliendo con las especificaciones tcnicas y caractersticas solicitadas. 2) Suministrar la ficha tcnica del producto. 3) Garantizar la calidad de los elementos entregado, en caso de que alguno salga defectuoso o de mala calidad deber reemplazarlo en un tiempo no mayor a ocho (8) das hbiles, contados a partir de la comunicacin escrita que le curse el supervisor, sin ningn costo adicional para la entidad. 4) Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN por conducto del supervisor. 5) Constituir las plizas requeridas.6) Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del Representante Legal o del Revisor Fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, Riesgos Laborales y parafiscales (Caja de Compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del CONTRATISTA, de conformidad con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002, concordante con el 1 de la Ley 828 de 2003 y Ley 1562 de 2012. 7) Suministrar la informacin correctamente, sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), No. de Cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por transferencia electrnica. CLUSULA TERCERA.-NDEMNIDAD: Conforme al artculo 5.1.6 del Decreto 734 de 2012, el CONTRATISTA se obliga a mantener indemne al AGN de cualquier reclamacin proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. CLUSULA CUARTA.- OBLIGACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. 1) Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA. 2) Pagar en la forma establecida en la clusula FORMA DE PAGO, la factura presentada por el contratista. 3) Informar al contratista sobre los aspectos tcnicos que ste requiera para la debida y oportuna ejecucin del contrato. 4) Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte. 5) Vigilar la debida y oportuna ejecucin del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones pactadas. 6) Garantizar al contratista el acceso a sus dependencias, cuando as lo
requiera para la ejecucin del contrato. CLAUSULA QUINTA.- VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO. El valor del presente contrato, es de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PESOS MCTE ($ XX.XXX.XX) INCLUIDO IVA, y los dems valores y costos directos e indirectos en que incurra el contratista para el cumplimiento del contrato, que el AGN pagar con cargo a los recursos provenientes del Presupuesto para la vigencia fiscal de 2013 Posicin, Catalogo de Gasto C-310-1603-1 IMPLANTACIN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS EN COLOMBIA, Fuente Propios, Recurso 20, SITUAC CSF; Posicin Catalogo de Gasto C-310-1603-2 PRESERVACIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO, Fuente Nacin, Recurso 10, SITUAC CSF, de conformidad con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 17013 de fecha 02 de abril de 2013 expedido por el Coordinador del Grupo de Gestin Financiera del AGN. FORMA DE PAGO: El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado pagar al contratista en un solo pago correspondiente al 100% del valor del contrato una vez se entreguen a satisfaccin la totalidad del objeto contratado. El pago se efectuar dentro de los treinta (30) das calendario siguientes a la ejecucin previo cumplimiento de los requisitos para realizar el mismo (presentacin de la factura por parte del contratista, certificacin de cumplimiento expedida por el supervisor, certificacin expedida por el revisor fiscal de la empresa (Si lo tiene) o por el representante legal acreditando el pago de aportes parafiscales (Sena, ICBF, Caja de Compensacin Familiar) y patronales (Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales de los empleados de la empresa), en cumplimiento del Artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y disponibilidad de PAC. PARGRAFO PRIMERO RETENCINES: Para efecto del impuesto a las ventas, el CONTRATISTA manifiesta estar inscrito al rgimen XXX, XX gran contribuyente, XX auto retenedor y estar obligado a declarar renta, actividad Econmica Comercial XXXX, tarifa correspondiente al XXXX X 1.000. Para cumplir con las obligaciones fiscales de ley, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION efectuar las retenciones que surjan del presente contrato las cuales estarn a cargo del CONTRATISTA, de conformidad con la informacin suministrada. PARGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA deber presentar para el pago la correspondiente factura y suministrar el nmero de cuenta. CLAUSULA SEXTA.- PLAZO DE EJECUCIN Y VIGENCIA. El presente contrato tiene un plazo de ejecucin de SESENTA (60) DAS CALENDARIO, contados a partir de la suscripcin del acta de inicio. Para la suscripcin del Acta de Inicio se requiere el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y y legalizacin para la debida ejecucin del contrato. Su vigencia ser igual al trmino de duracin del contrato y cuatro (4) meses ms. CLAUSULA SEPTIMA.IMPUTACION PRESUPUESTAL. Los pagos a que se obliga el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION por el presente contrato se sujetarn a la apropiacin presupuestal del ao fiscal 2013, segn el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 1703 de fecha 02 de abril de 2013, expedido por el Coordinador del Grupo de Gestin Financiera. CLAUSULA OCTAVA.- GARANTIAS: EL CONTRATISTA se obliga a constituir a su consta y a favor del Archivo General de la Nacin, una garanta que avalar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, y podr optar alguno de los siguientes mecanismos de cobertura de riesgos: pliza de seguros, fiducia mercantil en garanta, garanta bancaria a primer requerimiento, endoso en garanta de ttulos valores o depsito de dinero en garanta. El AGN, verificar el cumplimiento de los requisitos del mecanismo empleado de acuerdo con lo establecido en el Decreto 734 de 2012 y en todo caso deber contener las siguientes coberturas: a) Cumplimiento del contrato: dicho amparo se solicita para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del contrato, por un valor equivalente al 10% del valor del contrato, por un trmino de vigencia del mismo y cuatro meses ms. b) Calidad de los bienes: por el valor equivalente al 10% del valor total del contrato por el trmino de duracin del mismo y cuatro (4) meses ms, la cual deber aportar para su aprobacin previamente a la suscripcin del acta de inicio. PARGRAFO PRIMERO: Ser obligacin del contratista mantener las garantas otorgadas a favor del AGN en razn de este CONTRATO indemnes de cualquier reclamacin proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. CLAUSULA NOVENA.- MULTAS: En caso de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN, podr imponer multas as: a) Por no constituir la Garanta nica, un (1) Salario Mnimo Legal Diario Vigente por cada da de retraso; b) Por no cumplir cada una de las obligaciones contenidas en la clusula segunda del contrato, un (1) Salario Mnimo Legal Diario Vigente, por cada da de retraso. El pago o deduccin de las multas que se llegaren a imponer no exonerar al Contratista del cumplimiento de las obligaciones de este contrato, ni suspender o extender el plazo de ejecucin del mismo. El valor mximo que podr imponerse por concepto de las multas ocasionadas en el incumplimiento de las obligaciones del contrato corresponder hasta el 15% del valor del contrato, cumplido este porcentaje el AGN podr declarar la caducidad del contrato. Para todos los efectos de este contrato se entender que las multas pactadas entre las partes, son mecanismo de apremio al Contratista y no pretende indemnizar de manera anticipada los perjuicios que se lleguen a causar al AGN como consecuencia de los eventuales incumplimientos por parte del CONTRATISTA. PARGRAFO: PROCEDIMIENTO PARA IMPONER LAS MULTAS. En caso de incumplimiento, el procedimiento para aplicacin de multas ser el sealado en el artculo 86 de la Ley 1474 de 2011 y las dems disposiciones legales vigentes aplicables. CLAUSULA DCIMA.- PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento definitivo por parte del contratista, de cualquiera de las obligaciones contradas con el contrato
o en caso de declaratoria de caducidad, el contratista pagar al AGN, a ttulo de tasacin anticipada de perjuicios, una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, lo cual no lo exime del pago de los perjuicios causados en exceso de dicha tasacin. Para hacer efectiva la clusula penal pecuniaria por incumplimiento definitivo de obligaciones la Secretaria General o el Director General, segn sea el caso, expedir resolucin motivada declarando el incumplimiento y ordenando hacer efectiva esta Clusula. En firme el acto administrativo, y de existir saldos a favor del contratista, el Supervisor verificar que el CONTRATISTA haya incluido el correspondiente descuento o compensacin dentro de la siguiente factura. De no existir saldos a favor del CONTRATISTA, el valor de la clusula penal se cobrar contra la Garanta nica si hay lugar a ello, o por va ejecutiva. CLAUSULA DECIMA PRIMERA.- CADUCIDAD: EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION podr declarar la caducidad administrativa del presente contrato mediante resolucin motivada de conformidad con lo previsto en el artculo 18 de la ley 80 de 1993, el artculo 1 de la ley 828 de 2003 y el presente contrato. CLAUSULA DECIMA SEGUNDA.- APLICACION DE LAS CLAUSULAS EXCEPCIONALES: A este contrato le son aplicables, por pacto expreso entre las partes las clusulas de interpretacin, modificacin y terminacin unilaterales y de caducidad de acuerdo a lo establecido por la ley 80 de 1993, artculos 14 numeral 2, 15, 16,17 y 18. CLUSULA DECIMA TERCERA.SUSPENSION: Las partes de comn acuerdo podrn suspender el plazo del contrato cuando se presenten circunstancias que as lo justifiquen, siempre y cuando con ello no se causen perjuicios ni se causen mayores costos para el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO. De la suspensin las partes suscribirn acta en la que se sealarn las fechas durante las cuales estar suspendida la ejecucin del contrato. En el evento de ser determinable la fecha de levantamiento de la suspensin, se suscribir acta de reanudacin de la ejecucin del contrato. CLUSULA DECIMA CUARTA.TERMINACION: El presente contrato se termina por las siguientes razones: a) Por cumplimiento del objeto contractual; b) Por vencimiento del plazo pactado y/o cumplimiento del objeto; c) Cuando surjan razones de fuerza mayor o caso fortuito que hagan imposible el cumplimiento del objeto; d) Por mutuo acuerdo de las partes. CLUSULA DECIMA QUINTA.- SUPERVISION: El ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO AGN ejercer la vigilancia sobre la ejecucin del presente contrato a travs de las coordinadoras de los Grupos de: Conservacin y Restauracin de Patrimonio Documental y de Gestin de Proyectos Archivsticos o quien designe el Director General, quien deber colaborar con el CONTRATISTA para la correcta ejecucin del contrato: a) verificar que el CONTRATISTA cumpla con sus obligaciones contractuales oportunamente; b) Formular requerimientos escritos al CONTRATISTA en caso de incumplimiento o cumplimiento tardo o deficiente de sus obligaciones y de iniciar los trmites tendientes a las sanciones previstas en este contrato; c) Expedir los documentos inherentes al cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA para efecto del pago; d) Suscribir con el CONTRATISTA El Acta de inicio y las que sean requeridas. CLUSULA DECIMA SEXTA.- CESION. El CONTRATISTA no podr ceder el presente contrato sin la autorizacin previa y escrita del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN, pudiendo este reservarse las razones para negarla. CLUSULA DECIMA SEPTIMA.- SUBCONTRATOS: El CONTRATISTA no podr subcontratar total o parcialmente la ejecucin del presente contrato. CLUSULA DECIMA OCTAVA.- LIQUIDACION DEL CONTRATO: Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminacin del plazo del contrato, este deber liquidarse en los trminos previstos en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007 y en la forma y trminos establecidos en los artculos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993. CLUSULA DECIMA NOVENA.- DECLARACION DE HABILIDAD: El CONTRATISTA declara que no se encuentra incurso en ninguna de las inhabilidades o incompatibilidades para contratar con el Estado previstas en el artculo 8 de la ley 80 de 1993 y dems normas vigentes. CLUSULA VIGSIMA.REGIMEN LEGAL Y JURISDICCION APLICABLE: El presente contrato se rige por la ley colombiana y por las disposiciones civiles y comerciales en todo aquello que no est regido de manera expresa por la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. Las controversias que surjan entre las partes sern competencia de la Jurisdiccin Contenciosa Administrativa sin perjuicio de lo previsto en la clusula vigsima. CLUSULA VIGSIMA PRIMERA.- SOLUCION DE CONFLICTOS: Las partes acuerdan que para la solucin de las diferencias que surjan con ocasin de la ejecucin del presente contrato acudirn a los mecanismos de solucin de conflictos previstos en la Ley 80 de 1993. CLUSULA VIGESIMA SEGUNDA.LUGAR DE EJECUCION: Para todos los efectos legales el lugar de ejecucin del contrato ser la ciudad de Bogot, D.C. Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado. CLUSULA VIGESIMA TERCERA.INTERPRETACIN: El contrato prevalecer ante la ocurrencia de discrepancias interpretativas surgidas en la ejecucin del contrato. CLUSULA VIGSIMA CUARTA.- PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIN Y REQUISITOS DE EJECUCION: El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes. Para la legalizacin del contrato se requiere del registro presupuestal por parte del AGN. Y para su ejecucin y suscripcin del acta de inicio, se requiere la presentacin por parte del CONTRATISTA y aprobacin por parte del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN de la garanta nica. CLUSULA VIGSIMA QUINTA.- PUBLICACIN: De conformidad con lo establecido en el artculo 223 del
Decreto Ley 019 de 2012 su publicacin se efectuar a travs del Sistema Electrnico de Contratacin Pblica - SECOP-. Para constancia se firma en la ciudad de Bogot D.C. a los, EL AGN EL CONTRATISTA

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO

Adquisicin a titulo de compraventa de material de archivo.

BOGOT D.C., ABRIL DE 2013

RECOMENDACIONES SEOR PROPONENTE

CARTULINA PROPALCOTE gramos por metro cuadrado.

1.4 PLAZO DE EJECUCIN DEL CONTRATO

Trmino para subsanar requisitos habilitantes

CAPTULO II INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES

2.2.1. Diligenciar la Solicitud de Informacin Personal y Tributaria (Anexo No.7)

CAPTULO IV FACTORES DE ESCOGENCIA

FACTORES PUNTUABLES DE EVALUACIN:

CAPTULO V REGLAMENTO DE LA AUDIENCIA DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL

6.3.2 OBLIGACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del

ANEXOS: ANEXO No 01 CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA SOBRE No. 1

ANEXO No. 2 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA ECONMICA AGN- SIP.001-2013

PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

DECLARO QUE LA INFORMACIN CONTENIDA EN EL PRESENTE ANEXO ES CIERTA.

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Identificacin Tributaria y bancaria

Gran Contribuyente SI Autoretenedor SI NO

_________________________ Nombre y firma del Responsable

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DOMICILIO PARA CORRESPONDENCIA PAS MUNICIPIO TELFONOS DIRECCIN FAX

ME ENCUENTRO INCURSO DENTRO DE LAS

NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL RESPONSABLE

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REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS DE LA PROPUESTA

Soporte Tcnico Descripcin del Bien y Especificaciones Tcnicas

CARTULINA PROPALCOTE gramos por metro cuadrado.

Material: La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas.

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8. Obligaciones a exigir al contratista. Detalle cada una de ellas

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. Que la calidad del bien no sea la esperada.

FICHA DEL PRODUCTO O BIEN REQUERIDO

11. Requisitos generales:

12. Requisitos especficos.

13. Empaque y rotulado:

15. Otros? Especifique cual (es)

17. Obligaciones a exigir al contratista.

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18. Obligaciones del AGN:

10. Riesgos probables:

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26. Obligaciones a exigir al contratista. Detalle cada una de ellas

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