Indice

1. Introduccin 2. Ciclo de Trabajo para Gestionar Fichas de Contratos 3. Iconografa de Navegacin 4. Aplicacin de Gestin de Contratos (on line) 4.1 Generacin de la Ficha de Contrato 4.2 Buscar Items Adjudicados 4.3 Creacin de la Ficha de Contrato 4.4 Gestin de Ficha de Contratos 4.4.1 Bsqueda de Ficha de Contrato 4.4.2 Visualizacin de la Ficha de Contrato 4.4.3 Configuracin de Alerta de Contratos 4.4.4 Contrato Conexo 4.4.5 Pantalla de subida de Ficha de Contratos 4.4.6 Pantalla para la Publicacin de Ficha de Contratos 4.4.7 Bsqueda Pblica de Ficha de Contratos 5. Aplicacin en Computador del Usuario (off line) del Editor de Ficha de Contrato 5.1 Instalacin del Editor de Ficha de Ficha de Contrato 5.2 Abrir Ficha de Contrato 5.3 Visualizacin de Informacin Precargada de la Ficha de Contrato 5.4 Informacin General 5.5 Visualizacin de informacin General 5 7 8 10 11 12 13 14 14 14 15 15 16 17 18 22 22 23 26 28 30

5.6 Informacin Contable y Unidad Requirente 5.6.1 Agregar Nuevos Registros Contables 5.6.2 Modificar Registros Contables 5.6.3 Eliminar Registros Contables 5.7 Vigencia 5.7.1 Renovacin de un Contrato 5.7.2 Modificar Vigencia 5.7.3 Eliminar Vigencia 5.8 Trmino Anticipado 5.8.1 Agregar Trmino de Contrato 5.8.2 Modificar Trmino Anticipado 5.8.3 Eliminar Trmino Anticipado 5.9 Pagos 5.9.1 Agregar Pagos 5.9.2 Modificar Pagos y Eliminar Pagos 5.9.3 Ejecutar Pago 5.10 Garantas 5.10.1 Agregar Garantas 5.10.2 Modificar Garantas y Eliminar Garantas 5.10.3 Devolucin de Garantas 5.11 Sanciones 5.11.1 Agregar Sancin 5.11.2 Modificar y Eliminar Sanciones

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1. Introduccin
La Gestin de Contratos en lnea permite a los compradores pblicos llevar en forma ordenada sus contratos y poner esta informacin a disposicin de la comunidad, aumentando en forma relevante los niveles de transparencia y eficiencia en el sistema de compras pblicas. A su vez, los proveedores podrn acceder a informacin asociada a los contratos, identificando nuevas oportunidades de negocio. Felipe Goya Director de ChileCompra. La Direccin ChileCompra pone a disposicin de los usuarios de la plataforma de licitaciones www.mercadopublico.cl la Aplicacin de Gestin de Contratos, con el objetivo de entregar una nueva herramienta que contribuye a la modernizacin del Estado al aumentar en forma exponencial los niveles de transparencia y eficiencia en las compras pblicas. Gracias a esta aplicacin, la ciudadana y los proveedores pueden acceder a todos los contratos asociados a procesos de compra, conocer su seguimiento y qu sucede en caso de existir contratos conexos, por ejemplo. Beneficia asimismo a los 850 organismos pblicos que operan en el mercado pblico, al poder contar los funcionarios con un sistema en lnea que les permite gestionar sus contratos, realizar seguimiento y control de los contratos que se encuentran en ejecucin, llevar un registro detallado y actualizado de la informacin relevante para la vida de un contrato, como fechas de vencimiento, boletas de garanta, hitos de pagos, multas, entre otros. El ciclo de compras en el mercado pblico, que concluye actualmente en la adjudicacin y generacin de la orden de compra, se extiende ahora hasta la incorporacin del contrato y toda su gestin posterior, que incluye pagos, manejo de garanta, aplicacin de sanciones, recepciones conforme, entre otras gestiones. Esta aplicacin surgi producto de un diagnstico realizado el ao 2010, en el cual se evidenci la falta de herramientas de gestin asociadas a contratos en los organismos pblicos, y la necesidad de incorporar nuevas funcionalidades que permitieran centralizar y compartir la informacin, como asimismo, agilizar la gestin de contratos, desde la firma hasta el cierre y finalizacin del contrato. Una vez que un contrato se encuentre aprobado por resolucin o decreto, segn corresponda, el administrador de dicho contrato deber elaborar una Ficha de Contrato, con toda la informacin bsica del mismo, la que posteriormente ser gestionada, actualizada y publicada en www.mercadopublico.cl para quedar a disposicin de cualquier interesado. Dentro de las funcionalidades que permite esta nueva aplicacin, se encuentran: la generacin de una ficha en www.mercadopublico.cl; la configuracin de alertas para vigencias, pagos y garantas; el registro de los hechos relevantes de los contratos; facilitando a las entidades los procesos de administracin, coordinacin y/o supervisin de cada uno de sus contratos, entre otros. El uso adecuado de esta aplicacin requiere de un proceso de capacitacin y el acompaamiento de un manual que permita acceder en forma rpida a los procedimientos para la realizacin de ciertas tareas claves en la gestin de contratos. El objetivo de este manual es graficar la secuencia de pasos que permitan realizar dicha gestin, por lo cual le invitamos a leer atentamente este documento, como asimismo, conservarlo como material de consulta y referencia futura.

2. Ciclo de Trabajo para Gestionar Fichas de Contratos

La aplicacin trabaja en dos ambientes diferentes:

Trabajos On Line
Generacin de la ficha del contrato se realiza en ambiente web.

Trabajos Off Line

Gestin de la ficha de contrato se realiza en el computador del usuario.

Los siguientes diagramas muestran el Ciclo de Trabajo para Gestionar las Fichas de Contratos. El primer Diagrama muestra el caso de la Creacin de una Ficha de Contrato por primera vez y el segundo Diagrama muestra el ciclo de trabajo requerido para actualizar una Ficha de Contrato, una vez que sta ya ha sido creada.

Creacin de Ficha de Contrato

Actualizacin de Ficha de Contrato

Para ver en detalle los pasos a seguir para Crear una Ficha de Contrato, consultar los puntos 4.1 al 4.3 de este Manual. Para ver los pasos a seguir para completar o actualizar la informacin de una Ficha de Contrato, consultar los puntos 5.4 al 5.11 del presente Manual. Y define dos nuevos roles: Crea la ficha de contrato (ficha resumida de contrato a partir de los datos adjudicados) Gestiona la informacin contenida en la ficha de contrato.

1) Administrador de Contrato:

2) Supervisor de Contrato:
Valida las modificaciones realizadas por el administrador de contrato en la aplicacin off-line y publica los cambios realizados en Mercado Pblico. El presente manual contiene la informacin necesaria para el correcto manejo de la aplicacin y desarrollar con calidad la gestin de contratos.

Observe
Estos roles pueden ser asignados a usuarios existentes en Mercado Pblico, o a nuevos usuarios, decisin que quedar a cargo de cada organismo comprador.

Beneficios
Utilizando la aplicacin de gestin de contratos usted podr obtener los siguientes beneficios: Contar con una ficha de contrato, que tendr toda la informacin asociada a la licitacin y su correspondiente contrato. Contar con un sistema que le enviar alertas para recordar plazos de contratos vencidos, realizar renovaciones de estos, entre otras. Llevar un registro organizado de las garantas entregadas por cada uno de sus proveedores. Saber oportunamente, si es necesario imponer sanciones o trmino anticipado a un contrato. Verificar las fechas de cumplimiento de sus proveedores. Verificar si las condiciones del contrato se cumplen cabalmente. Consultar aspectos especficos de cada uno de los contratos que se encuentra gestionando. Pagar oportunamente a sus proveedores.

3. Iconografa de Navegacin
Estos conos indican si el contrato se encuentra vigente (verde), por vencer (amarillo) o vencido (rojo), segn su fecha de finalizacin. La configuracin de estas alarmas se realiza en la opcin Contratos / Configuracin de Alerta de Contratos del men superior de su escritorio.

Este cono permite realizar la descarga de la ficha de contrato en su computador personal.

Si el cursor est activo respecto de este cono, ello significa que podr ser descargado a su computador personal y se abrir una ventana donde solicita al usuario seleccionar la ruta donde guardar la informacin. Si el cursor est inactivo, ello indica que la ficha est siendo utilizada por otro usuario y por lo tanto no podr realizar ninguna accin al respecto.

Este cono permite volver a subir a www.mercadopublico.cl la ficha trabajada desde el computador personal.

Este cono permite visualizar la ficha de un contrato y su gestin.

Permite generar el contrato conexo asociado a un contrato.

Recuerde que si el cursor est activo respecto de cada uno de estos conos, usted podr realizar las acciones correspondientes.

Acciones Adicionales
El usuario con el rol de Supervisor de contratos podr realizar las siguientes acciones: Publicar es la accin que permite que la ficha del contrato y todos los adjuntos sean visibles desde el ambiente pblico por todos los ciudadanos. El cono slo es visible para el usuario que cuente con tal rol. Una misma persona puede tener el rol de administrador y de supervisor de contratos.

Liberar es la accin que permite recuperar una ficha que fue descargada a el computador del usuario y que por algn motivo no se ha vuelto a subir a www.mercadopublico.cl.

Abrir/Editar es la accin que permite abrir y editar una ficha que est publicada y que por algn motivo (error, omisin, correccin u otro) necesita editarse. Con este paso se habilita el cono de edicin en su escritorio.

Para ingresar la ficha a www.mercadopublico.cl, debe realizarlo mediante la opcin Subir

Recuerde

Es conveniente esperar unos minutos para realizar el acto de publicar por parte de un usuario supervisor. De esta manera se asegura que el proceso sea el correcto y que la informacin actualizada pueda visualizarse.

4. Aplicacin de Gestin de Contratos (on line)

Cuando ingrese a www.mercadopublico.cl con su nombre de usuario y clave, podr ver la nueva opcin de men de contrato en su escritorio.

Una vez adjudicada la licitacin,la aplicacin de gestin de contratos permite generar la ficha de contratos de manera automtica y transparente al usuario, heredando los datos de la adjudicacin (la cual contiene datos de la licitacin y de las(s) oferta(s). En el caso de existir ms de una oferta adjudicada, se generarn tantas opciones como ofertas adjudicadas haya.

La aplicacin de contrato slo permite la gestin de contratos generados a travs de la plataforma www.mercadopublico.cl, incluidos los de compra urgente o convenio marco, donde se emita una orden de compra. El usuario debe tener asignado el rol de Administrador de Contrato y/o Supervisor de Contrato. Una vez ingresado al escritorio de www.mercadopublico.cl el usuario podr encontrar en su men principal la opcin Contratos que, al presionarla, se desplegar la subopcin generar Ficha de Contrato.
Contratos
Buscar F cha de Contratos Generar F cha de Contrato Con gurar alarmas Con gurar Ficha de Contratos

Importante

Contratos

Buscar Ficha de Contratos Generar Ficha de Contrato Con gurar alarmas Con gurar Ficha de Contratos

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4.1 Generacin de Ficha de Contrato

La Ficha de Contrato puede provenir ya sea desde el ID (identificador) de una licitacin o desde el ID (identificador) de una orden de compra. a) Si proviene desde una licitacin, se debe hacer ingreso del ID de la licitacin. Luego se debe presionar el botn Buscar el cual nos redirigir a una nueva pgina, en donde se deben seleccionar l o los tems adjudicados por proveedor para la generacin del contrato. Ver Buscar Fichas de Contrato.

Recuerde

Buscar
b) Si proviene desde una orden de compra, se debe ingresar el Identificador de la orden de compra:

La numeracin correlativa de la ficha de contrato asignado se genera una vez adjudicada la licitacin o aceptada la orden de compra. Esta codificacin est relacionada con el rea a cargo de la administracin del contrato.

2142-10-CM11

Buscar
El resultado de la bsqueda se refleja en una tabla de la siguiente manera: Cuando una ficha de contrato se genera a partir de una orden de compra hay que presionar el cono Editar para acceder a la pgina que permite completar los datos bsicos.

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4.2 Buscar tems Adjudicados

A continuacin se muestra un ejemplo de una bsqueda por tems adjudicados:

Rut Proveedor

Items Adjudicados

Seleccione un Item

Al realizar la bsqueda se debe seleccionar el o los tems de la licitacin adjudicada, correspondiente al proveedor respecto del cual se desea generar una ficha de contrato. En el caso de ser varios los tems adjudicados y que se seleccionen algunos, al presionar el botn Generar Contrato, la aplicacin muestra el siguiente mensaje:

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4.3 Creacin de la Ficha de Contrato

A continuacin se procede a ingresar la informacin bsica necesaria para crear la ficha del contrato mediante el siguiente formulario: Primer Paso: Generacin del encabezado de la ficha del contrato.

Es importante sealar que las Clusulas se deben seleccionar en esta pantalla en base al contrato que se est gestionando, pues esas caractersticas se heredarn como funcionalidades en la ficha que se descargue al computador personal del administrador del contrato. Por ejemplo, si se selecciona la clusula Tiene Clusula de Renovacin, se podr realizar esta operacin; de lo contrario aparecer bloqueada dicha opcin en el Editor off line. Similar situacin suceder con el trmino anticipado y con la modificacin de contrato. Segundo Paso: Adjuntar Anexos. En esta etapa se facilita adjuntar los documentos que respaldan la creacin del contrato.

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4.4 Gestin de Ficha de Contratos

4.4.1 Bsqueda de Ficha de Contrato
Desde el buscador de su escritorio en www.mercadopublico.cl, podr buscar la ficha de los contratos generados por su institucin o publicados en www.mercadopublico.cl.

4.4.2 Visualizacin de la Ficha de Contrato

La informacin bsica extrada de la adjudicacin, ms la informacin completada por el usuario y la informacin peridica de la gestin se muestran en la ficha siguiente:

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4.4.3 Configuracin de Alerta de Contratos

El usuario puede configurar el umbral de los vencimientos de las garantas, vencimientos de contratos e hitos de pago.

Nota: esta configuracin se aplicar a todos los contratos que administra, no pudiendo realizar una configuracin particular para cada ficha de contrato.

En cada casilla se deber indicar el N de das corridos previos a los respectivos vencimientos, en que el usuario desea que la aplicacin active la alarma para avisar de que prximamente se cumplir: la vigencia del contrato, de la garanta o la fecha de los pagos, segn sea el caso

4.4.4 Contrato Conexo

Si usted desea efectuar la ficha de un contrato conexo debe ingresar al buscador de fichas de contrato y realizar la bsqueda de la ficha del contrato relacionado. Debe entonces seleccionar el icono, y acceder a la siguiente pantalla.

Agregar
Presione el botn Agregar y se desplegar un formulario para ingresar la informacin asociada a la ficha del contrato conexo, siguiendo los mismos pasos realizados con la ficha de contrato original

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4.4.5 Pantalla de subida de Ficha de Contratos

Para subir la ficha de contratos trabajada en el computador del usuario, se debe acceder al escritorio del Comprador a travs de www.mercadopublico.cl, luego seleccionar la opcin Buscar Ficha de Contrato, a travs del ID del Contrato o el ID de la respectiva Licitacin u Orden de Compra, y una vez seleccionado el respectivo contrato, presionar la opcin Subir.

Subir Ficha de Contrato

Cuando la ficha es subida exitosamente, la aplicacin devuelve este mensaje:

Una vez realizado este paso, la ficha quedar en estado Por Publicar, por lo cual ser necesario que el Supervisor ingrese a la aplicacin con su clave para revisar la ficha de contrato y si toda la informacin est correcta, proceder a la publicacin de la ficha actualizada en www.mercadopublico.cl

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4.4.6 Pantalla para la Publicacin de Ficha de Contratos

Una vez que el Administrador de Contrato ha subido la Ficha de Contrato con las actualizaciones realizadas, el usuario con el perfil Supervisor puede realizar la publicacin de una Ficha de Contratos. En tal caso, la Ficha de Contratos debe estar en estado por publicar.

POR PUBLICAR

Las acciones a realizar son: Ingresar a opcin de men Contrato, Publicar Ficha de Contrato. Se selecciona una bsqueda rpida, ingresando el ID de Contrato o por el buscador avanzado ingresando el ID Licitacin, Id Orden de Compra, por RUT del proveedor o por rango de fechas de vigencia del contrato.

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Publicar
El usuario Supervisor puede verificar antes de publicar si los cambios son correctos, revisando la ficha de contrato. Si est de acuerdo, debe Aceptar. En este ejemplo, el supervisor verifica a travs de la ficha si las actualizaciones realizadas por el usuario administrador son pertinentes:

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Si el Supervisor est de acuerdo con las actualizaciones realizadas a la ficha, presiona el botn Publicar y de esta manera la Ficha de Gestin de Contratos est en estado publicado.

Publicado
Las fichas de contrato una vez publicadas quedan disponibles para ser visualizadas por toda la ciudadana a travs de www.mercadopublico.cl.

Importante

4.4.7 Bsqueda pblica de Fichas de Contratos

Una vez que las fichas de contratos se encuentran publicadas en www.mercadopublico.cl quedan disponibles para que cualquier interesado pueda acceder a esta informacin. Para esto, se debe acceder al sitio web www.mercadopublico.cl y seleccionar en su portada la opcin: Ir a Buscar Contratos:

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Luego, se puede hacer la bsqueda de Fichas de Contratos por: ID de Contrato Comprador Proveedor Fechas de Vigencia

Luego, una vez realizada la bsqueda, aparecer la opcin seleccionada, tal como aparece a continuacin:

Y al presionar en el Nmero de Ficha de contrato, se podr acceder al detalle de la misma:

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Note que para hacer esta bsqueda no es necesario que el interesado sea usuario de Mercado Pblico, puesto que no se le exige nombre de usuario ni contrasea, por tanto, se facilita el acceso de la informacin de contratos para toda la ciudadana, aumentando la transparencia del mercado de compras pblicas.

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5. Aplicacin en Computador del usuario (off line) del Editor de Ficha de Contrato
5.1 Instalacin del Editor de Ficha de Contrato
En el sitio de ChileCompra http://www.chilecompra.cl/gestiondecontratos.html encontrar el link para descargar la aplicacin Editor de Ficha de Gestin de Contrato.

Importante
Requerimientos Tcnicos Sistema Operativo Microsoft Windows XP, Vista y 7, con los ltimos services pack instalados. Microsoft Framework .NET 2.0 con los ltimos services pack instalados. Espacio en disco: 100 MB al menos. Memoria RAM: 512 MB o superior. Microsoft Internet Explorer 5.0.1 o Superior.

EDITOR DE GESTIN DE CONTRATOS

Para descargar la aplicacin, presione el botn Editor Gestin de Contratos, luego presione la opcin Guardar y finalmente para instalar, abra este archivo y siga las instrucciones de instalacin que le sugerir la aplicacin. El instalador de la aplicacin EditorFichaContrato.zip sugiere la siguiente estructura de almacenamiento, que facilita la posterior bsqueda de las Fichas de Contrato almacenadas: a) El software del EditorFichaContrato.zip se descargar en la siguiente carpeta de su computador: C:\MercadoPublico\Software de Editor Fichas de Contrato

C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\

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b) En la siguiente carpeta se almacenarn por defecto las carpetas con los documentos asociados a cada contrato que usted bajar de Mercado Pblico: C:\MercadoPublico\Software de Editor Fichas de Contrato\Documentos de Contrato c) El usuario descargar las fichas desde Mercado Pblico y stas se almacenarn en su computador en la siguiente carpeta: C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\Repositorio de Fichas De esta manera se instal en su computador la aplicacin O Line y la estructura de carpetas que permitir la gestin de las chas de contrato de manera local.

5.2 Abrir Ficha de Contrato

Para comenzar a trabajar en las fichas de contratos en forma offline, el usuario debe abrir la aplicacin de gestin de contratos desde el escritorio de su computador, tal como se muestra a continuacin:

Para abrir una ficha de contrato existen 2 opciones: a) Opcin 1 desde barra de herramientas. 1.En la barra de herramientas vaya al icono de abrir contratos como se muestra en la siguiente imagen:

Observe
La ficha es un archivo XML. Se sugiere no editar el archivo desde fuera de la aplicacin, dado que cualquier alteracin generar que la plataforma desconozca el archivo y no pueda subir la informacin trabajada en su computador a la plataforma www.mercadopublico.cl

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2. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo solicitando seleccionar la ficha que desea abrir como se muestra en la siguiente imagen:

3. Seleccione el archivo y presione abrir. Con esto se cargarn las distintas secciones del contrato. b) Opcin 2 desde Men de Contrato. 1. En el men de contratos haga clic sobre la opcin abrir tal como se muestra en la siguiente imagen:

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2. Se exhibir el siguiente cuadro de dilogo solicitando seleccionar la ficha que desea abrir, como se muestra en la siguiente imagen:

Si al descargar la Ficha de Contrato, presion cancelar, no bajar a su computador ningn archivo (ficha de contrato), pero la ficha quedar en estado Descargado de esta manera no se podr volver a bajar. Para resolver esta situacin, DEBE el usuario Supervisor buscar la ficha en el buscador rpido o en el avanzado y presionar la accin Liberar. 3. Seleccione el archivo y presione abrir. Con esto se cargarn las distintas secciones del contrato.

Importante

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5.3 Visualizacin de informacin precargada de la ficha de Contrato

Una vez que el usuario abre la ficha de contrato en su computador se proceder a visualizar todo el contenido de la ficha en las distintas secciones que conforman el rbol de navegacin. Por defecto la primera pgina que muestra la aplicacin, contiene informacin precargada desde la web, como se muestra a continuacin:

Cada vez que actualice la informacin del contrato, baje la ficha desde www.mercadopublico.cl, complete la informacin mediante el Editor de Gestin de Contrato y suba esa ficha a www.mercadopublico.cl

Recuerde

Reglas de negocio sobre la informacin precargada del Contrato

No se puede modificar off line la informacin ingresada en la ficha por el usuario en www.mercadopublico.cl. Los archivos adjuntos desde la aplicacin web, asociados a la creacin del contrato, slo son visibles en esta pantalla anterior y en la tabla de archivos como muestra a continuacin la siguiente imagen:

La columna Archivos representa la ruta fsica donde quedan los documentos adjuntos y el icono de visualizar permite ver el documento adjunto. 26

Observe

Adjuntar archivos
La aplicacin del Editor de Ficha de Contratos permite adjuntar archivos en su computador personal de la siguiente manera: 1. Seleccione el tipo de documento, esto ltimo depende de la carpeta que tiene seleccionada (por ejemplo, Resolucin).

2. Presionar el cono de la lupa y buscar el archivo que desea adjuntar en su computador.

3. Seleccionar la carpeta, el archivo y presionar Abrir.

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4. El documento ser cargado en la tabla:

Presionando el vnculo en Archivos o bien el cono de la lupa para visualizar, podr ver el archivo. 5. Para eliminar presionar el cono rojo con una cruz.

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5.4 Informacin General

Para navegar sobre las secciones del contrato, haga clic sobre cada una de las secciones del rbol, las que se exhibirn del lado derecho de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen:

Los campos con * son de carcter obligatorio.

Observe

O bien puede presionar los botones Siguiente y Atrs que se encuentran en la parte inferior de las secciones, como se muestra en la siguiente imagen, para navegar por las distintas secciones:

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5.5 Visualizacin Informacin General

El contenido de esta seccin es generado desde la aplicacin web (en ambiente www.mercadopublico.cl) y bajada a disco del computador del usuario de la ficha. 1. Para visualizar la informacin haga clic sobre el ttulo Informacin General del rbol de navegacin. 2. Se mostrar la siguiente pantalla:

Cuando se descarga una ficha de contrato al computador del usuario, sta queda sin poder utilizarse desde www.mercadopublico.cl, hasta que es cargada (o subida) nuevamente a www.mercadopublico.cl. Esto para evitar que dos personas trabajen sobre una misma ficha.

Recuerde

No se puede modificar off line la informacin ingresada en la ficha por el usuario en www.mercadopublico.cl, excepto el campo contacto, en el cual pueden agregarse o actualizar los datos de contacto del proveedor.

Reglas de negocio sobre la Informacin General del Contrato

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5.6 Informacin Contable y Unidad Requirente

Este panel se compone de dos secciones, una que es modificable por parte del usuario y otra que es completada por la aplicacin web al momento de realizar la descarga de la ficha. A continuacin se muestra una imagen de este panel:

Se pueden agregar n cantidad de registros contables, siempre y cuando no excedan el monto total del contrato, ya que la aplicacin valida las cantidades. Los registros contables una vez que son almacenados en la web, y aprobados por el Supervisor de contratos, no son modificables. La informacin de unidad(es) Requirente(s) es slo para visualizar y no se pueden realizar modificaciones sobre ella desde la aplicacin en el computador del usuario. La informacin de administrador del contrato es slo para visualizar y no se pueden realizar modificaciones sobre ellos desde la aplicacin en el computador del usuario.

Reglas de negocio sobre Informacin Contable y Unidad Requirente

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5.6.1 Agregar nuevos registros contables

1. Para agregar nuevos registros contables, presione el botn Agregar registro como se muestra en la siguiente imagen:

Se desplegar la siguiente ventana:

Complete la informacin solicitada considerando que: Nmero de Cuenta es el Nmero de Cuenta Contable, alfanumrico, el cual al menos, debe contener 5 caracteres. Centro de costo puede ser slo nmero o alfanumrico. La aplicacin permite distribuir en diferentes centros de costo el monto de la imputacin. Imputacin Presupuestaria es el Nmero de Cuenta Presupuestaria, alfanumrico. Monto debe registrar slo nmeros con . (punto) o , (coma). Unidad de moneda, en la cual est expresado el monto del contrato a informar.

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2. Luego presione Grabar; si se graba con xito, aparecer el siguiente mensaje:

3. Presione aceptar. 4. La ventana actual se cerrar y la tabla ser refrescada con la nueva informacin, como se muestra en la siguiente imagen:

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5.6.2 Modificar Registros Contables

Recuerde que slo podrn ser modificados aquellos registros contables no publicados en www.mercadopublico.cl. 1. Para modificar un registro contable presione Modificar (en el icono del lpiz), como se muestra en la siguiente imagen:

2. Se abrir la siguiente ventana con la informacin del registro a modificar, como se muestra en la siguiente imagen:

Se muestra la fecha de ingreso del registro. 3. Realice los cambios que estime convenientes y presione Grabar. 4. Aparecer el siguiente mensaje como resultado: 5. Presione Aceptar. 6. La ventana actual se cerrar y la grilla ser refrescada con la nueva informacin, como se muestra en la siguiente imagen:

Observe

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5.6.3 Eliminar Registros Contables

Recuerde que slo podrn ser eliminados aquellos registros contables con estado publicado. 1. Para eliminar un registro contable, haga clic en el icono de papelera que se muestra en la tabla, como se muestra en la siguiente imagen:

2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar el registro contable, si es as presione s:

3. Presione s, y el registro ser eliminado de la tabla como se muestra en la siguiente imagen:

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5.7 Vigencia
La vigencia de un contrato est representada por la duracin inicial del contrato, ms todas las renovaciones asociadas que tuviera este contrato. Al panel de vigencia se accede realizando click sobre el rbol de navegacin, seccin vigencia, como se muestra en la imagen:

El panel de vigencia se presenta de la siguiente manera con informacin que el usuario no puede modificar directamente en la aplicacin, salvo que exista una renovacin.

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5.7.1 Renovacin de un contrato

1. Para agregar una renovacin el contrato debe estar vencido o bien con el umbral de tolerancia ya definido. Si lo anterior se cumple, presione el botn Renovar:

Renovar

Slo podrn ser renovados aquellos contratos que en la aplicacin web (en www.mercadopublico.cl), fueron creados activando la clusula de renovacin. La renovacin de un contrato slo podr realizarse en el plazo de tiempo definido en las alarmas de la aplicacin, dado el umbral de tiempo (alarmas), que configur el usuario. Ver explicacin de archivo de configuracin. La Aplicacin asume que la fecha de renovacin siempre ser la fecha de trmino de un contrato ms 1 da. La fecha de trmino de un contrato no podr ser menor a la fecha de inicio de la renovacin. La unidad de moneda de la renovacin de contrato es la misma que la moneda del monto total del contrato. Una renovacin debe incorporar a lo menos un archivo adjunto. Las vigencias, una vez que son almacenadas en la web y aprobadas por el Supervisor de contratos, no son modificables. Una vigencia est compuesta por 1 o varios archivos adjuntos.

Reglas de negocio sobre Renovaciones

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2. Se mostrar la siguiente ventana:

La moneda del contrato ser heredada y no podr ser modificada. 3. Ingrese la informacin que desee considerando las reglas de negocios definidas en este apartado.

Importante

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Al ingresar la duracin de la renovacin y la unidad de tiempo, la fecha de trmino del contrato ser calculada automticamente. Debe incluir al menos un archivo adjunto. Una vez que se han completado los datos, presione grabar y se mostrar la siguiente informacin:

4. Presione aceptar, los cambios se vern reflejados en la grilla como se muestra en la siguiente imagen:

5. Ntese que el grupo de vigencia en la parte superior actualiza la fecha de finalizacin del contrato y la duracin en das como se muestra en la imagen:

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5.7.2 Modificar Vigencia

Recuerde que slo podrn ser modificadas aquellas vigencias no publicadas en www.mercadopublico.cl. 1. Para modificar la vigencia presione Modificar (con el cono del lpiz) como se muestra en la siguiente imagen:

2. Presione modificar y se mostrar una ventana con un formulario, como se muestra en la siguiente imagen:

3. Modifique la informacin que estime conveniente y presione grabar.

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4. Se desplegar el siguiente mensaje, y presione aceptar.

5. Se actualizarn los datos en la tabla y si modific datos en las fechas de la Vigencia, se vern reflejadas en la parte superior de sta.

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5.7.3 Eliminar Vigencias

Recuerde que slo podrn ser eliminadas aquellas vigencias no publicadas en www.mercadopublico.cl. 1. Para eliminar una vigencia, haga clic en el icono de cruz que aparece en la tabla, como se muestra en la siguiente imagen:

2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar la vigencia. Si es as, presione S:

3. Presione S, y el registro ser eliminado de la grilla como se muestra en la siguiente imagen:

Al eliminar la vigencia, el grupo de vigencias con las fechas es actualizado.

Observe

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5.8 Trmino Anticipado

El trmino anticipado de un contrato est representado por el cambio de fecha de finalizacin de un contrato. El panel de trmino se accede realizando clic sobre el rbol de navegacin, seccin Trmino Anticipado, como se muestra en la imagen:

Se muestra una caja de verificacin que indica si tiene trmino anticipado, y de ser as, se activa el botn de trmino anticipado.

Se puede terminar anticipadamente un contrato en cualquier momento, dependiendo de las condiciones asumidas en el contrato. Podr generarse slo un trmino anticipado. La fecha de trmino anticipado, no puede ser menor a la fecha de inicio del contrato. Un contrato terminado anticipadamente y publicado en www.mercadopublico.cl como terminado, no puede ser modificado. El trmino anticipado una vez que es almacenado en la web y aprobado por el Supervisor de contrato, no es modificable.

Reglas de Negocio sobre Trmino Anticipado

Slo podrn ser terminados anticipadamente aquellos contratos que en la aplicacin web, fueron creados con clusula de trmino anticipado activa.

Importante

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5.8.1 Agregar Trmino de Contrato

1. Para registrar un trmino anticipado de contrato, este se puede realizar en cualquier momento. El contrato debe cumplir con la clusula que habilita que se pueda terminar en forma anticipada. Presione el botn Terminar Contrato:

2. Se mostrar el siguiente formulario:

3. Complete la informacin segn las reglas de negocio definidas. Los campos con * son de carcter obligatorio.

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4. Presione Grabar, y se mostrar el siguiente mensaje:

5. Presione aceptar. Se cerrar la ventana actual y se actualizar la grilla, como se muestra en la siguiente imagen:

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5.8.2 Modificar Trmino Anticipado

1. Para editar un trmino anticipado presione Modificar, presionando el icono del lpiz como se muestra en la siguiente imagen:

2. Se mostrar el formulario desde donde podr realizar las modificaciones que estime conveniente:

3. Realice los cambios que estime convenientes y presione Grabar.

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4. Aparecer el siguiente mensaje como resultado:

5. Se cerrar la ventana actual y se mostrar la informacin actualizada.

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5.8.3 Eliminar Trmino Anticipado

Recuerde que slo podr ser eliminado aquel trmino anticipado no publicado en www.mercadopublico.cl 1. Para eliminar un trmino anticipado, haga clic en el icono de papelera que aparece en la tabla, como se muestra en la siguiente imagen:

2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar el registro contable, si es as presione S: 3. Presione S, y el registro ser eliminado de la tabla.

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5.9 Pagos
Los pagos estn representados en cantidad de cuotas pactadas con el proveedor para el pago del monto total neto del contrato (una o varias cuotas). Se accede al panel de pagos a travs del rbol de navegacin, seleccionando Pagos como se muestra en la imagen:

Pagos

Al momento de ser ingresado un contrato en la aplicacin web se definen la cantidad de cuotas asociadas a un contrato. El nmero de cuotas no podr exceder el nmero definido en www.mercadopublico.cl. La sumatoria de las cuotas no puede ser mayor al monto total neto del contrato. Las fechas de pagos no pueden ser menores a las fechas de inicio del contrato.

Reglas de Negocio sobre Pagos

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5.9.1 Agregar Pago

1. Se puede agregar un pago en cualquier momento, presionando el botn agregar pago.

2. Se mostrar la siguiente ventana:

Este formulario se divide en dos partes: a) La que se encuentra en la parte superior que define informacin estimada del pago.

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b) La que se encuentra en la parte inferior que define informacin de la ejecucin del pago:

Ambas informaciones pueden ser llenadas de inmediato o con desfases de tiempo. Pero al agregar un pago, slo se controla la informacin de la definicin de la cuota como datos obligatorios. En el caso de las rdenes de compra deben estar aceptadas, si no es as, la orden de compra no aparecer en la grilla que se despliega al presionar Buscar OC. 3. Complete la informacin necesaria y presione Grabar. Se mostrar el siguiente mensaje de xito. Presione Aceptar.

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5.9.2 Modificar Pagos y Eliminar Pagos

La modificacin y eliminacin de pagos funciona igual que las eliminaciones y modificaciones de los apartados anteriores.

5.9.3 Ejecutar Pago

La ejecucin de pago hace que se registre la informacin efectiva del pago, por lo tanto, se validarn los datos obligatorios para que se pueda ingresar el pago. 1. Desde la grilla de pagos existe una funcionalidad que es la ejecucin del pago, como se muestra en la siguiente imagen. Haga clic sobre l.

2. Se mostrar el siguiente formulario de ingreso.

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3. Complete los datos que se requieren. 4. Una vez completado, presione Grabar. Se mostrar el siguiente mensaje:

5. Los cambios anteriores se reflejarn en la tabla.

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5.10 Garantas
Las garantas de un contrato son aquellos documentos que permiten respaldar la ejecucin de un contrato. Al panel de garanta se accede haciendo click sobre el rbol de navegacin seccin Garantas. Se muestra la siguiente imagen:

Al momento de ser ingresado un contrato en la aplicacin web se define la cantidad de garantas asociadas a un contrato. El nmero de garantas no podr exceder la cantidad ya definida. La fecha de vencimiento de la garanta no puede ser menor a la fecha del contrato. La fecha de vencimiento no podr ser menor a la duracin del contrato. Una garanta no puede ser retirada si se encuentra cobrada. Una garanta asociada a una sancin no puede ser eliminada ni retirada.

Reglas de Negocio sobre Garantas

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5.10.1 Agregar Garanta

1. Para agregar una garanta al contrato, se puede realizar en cualquier momento, presionando el botn Agregar garanta

2. Se mostrar la siguiente ventana donde solicitar informacin de ingreso de la garanta.

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3. Complete la informacin solicitada. 4. Presione Grabar. Se mostrar el siguiente mensaje y presione Aceptar.

5. Se actualizar la tabla de garantas.

5.10.2 Modificar Garantas y Eliminar Garantas

La modificacin y eliminacin de garantas funciona igual que las eliminaciones y Modificaciones de los apartados anteriores.

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5.10.3 Devolucin de Garantas

Para hacer el registro de la devolucin de garantas, se debe usar la opcin Retirar Garantas. Para esto, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Desde la opcin Garantas, hacer click en el cono Retirar, en la garanta respectiva.

2. Se mostrar la ventana de retiro de garantas:

3. Complete la informacin correspondiente y presione Guardar. 4. Los cambios se vern reflejados en la tabla de garantas.

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5.11 Sanciones
Las sanciones son multas, cobros de garantas y otros, que el organismo aplica sobre un contrato por no cumplimientos o faltas en los plazos de entrega. Al panel de sanciones se accede haciendo clic sobre el rbol de navegacin seccin Sanciones, como se muestra en la siguiente imagen:

Sanciones

Se pueden aplicar todas las sanciones segn se haya especificado en el contrato. La fecha de la sancin no puede ser menor a la fecha de inicio del contrato. Las sanciones que aplican sobre cobro de boletas de garantas, deben quedar reflejados actualizando la fecha de cobro de la garanta. Las sanciones que aplican sobre el cobro de boletas de garantas, equivalen al monto y moneda estipulados en la garanta.

Reglas de Negocio sobre Sanciones

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5.11.1 Agregar Sancin

1. Para agregar una sancin al contrato se puede realizar en cualquier momento, presionando el botn agregar.

Agregar

2. Se mostrar la siguiente ventana donde se solicitar informacin de ingreso de la sancin.

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3. Seleccione el tipo de sancin. En caso de que seleccione cobro de boleta de Garanta, se modificar el actual formulario al que se muestra a continuacin:

4. Presione Grabar. Se mostrar un mensaje de xito y se actualizar la tabla.

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5. Se actualizar la tabla de garantas.

5.11.2 Modificar y Eliminar Sanciones

La modificacin y eliminacin de garantas se realiza de la misma manera que las eliminaciones y modificaciones de los apartados anteriores.

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