Manual de Prevencin y Control del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo

TECNOLOGO EN GESTION BANCARIA Y ENTIDADES FINANCIERAS

Katherine Acosta Geraldine Snchez Angie Gonzlez Andrea Romero Yeimy Triana Esteban Paramo

FICHA: 361479 GRUPO: D INSTRUCTOR: Ricardo Valenzuela

INTRODUCCIN

El lavado de activos es un problema de proporciones globales con consecuencias sociales devastadoras. La habilidad de los narcotraficantes, los terroristas, el crimen organizado, los funcionarios pblicos corruptos, los traficantes de armas y otros criminales para lavar activos les permite la continuacin de la operacin y la ampliacin de sus empresas criminales. El lavado de activos y la financiacin del terrorismo pueden erosionar la confianza pblica en la integridad de las instituciones financieras. En una economa verdaderamente internacional, cuando la tecnologa permite el movimiento rpido de grandes sumas de dinero por todo el mundo, este delito puede crear inestabilidad financiera y potencialmente socavar las economas nacionales. La lucha contra el lavado de activos y financiacin del terrorismo es realmente un esfuerzo internacional que requiere el compromiso tanto del sector pblico como del privado. Como una compaa que ofrece productos y servicios bancarios, CITOBANK, tienen la obligacin de participar en los esfuerzos para cerrar los canales que puedan ser usados para financiar la actividad criminal.

Citibank as como sus empleados y terceros que acten en su representacin, deben: Proteger a Citibank de ser usada para lavar activos y/o facilitar actividades terroristas Seguir los procedimientos de Conocimiento del Cliente, incluyendo la verificacin apropiada de la identidad del cliente y un entendimiento del origen de fondos y/o fuente de pago. Seleccionar a los clientes de acuerdo con este Manual y los lineamientos de la Lista de Vigilancia de Citibank, segn sea aplicable. Monitorear las cuentas, relaciones y transacciones de los clientes para identificar actividad inusual o sospechosa.

Tomar las acciones apropiadas, cuando una actividad inusual sea detectada, para escalarla a la Gerencia SARLAFT u Oficial de Cumplimiento. Cumplir todas las leyes y regulaciones aplicables sobre prevencin de lavado de activos y financiacin del terrorismo. Contar con un sistema de administracin del riesgo de lavado de activos y financiacin del terrorismo.

Definicin de lavado de activos El lavado de activos es un proceso que toma dinero obtenido ilegalmente (por ejemplo, derivado de actividades de narcotrfico, trata de personas, delitos contra la administracin pblica, entre otros) y lo pone a travs de un ciclo de transacciones o eventos, que hace que el dinero parezca ser de fuentes legtimas y no pueda ser rastreado a su fuente ilegtima. el acto del lavado de activos oculta o encubre la naturaleza o la fuente de los fondos derivados de actividades ilegales. Por lo general, el proceso de lavado de activos involucra tres etapas:

Colocacin: disponer fsicamente del dinero obtenido de la actividad ilegal. los mtodos para lograr esto incluyen depositar el producto ilegal en cuentas bancarias o colocar los fondos en instituciones financieras no bancarias, tales como casas de cambio, casinos o servicio de cambio de cheques. Diversificacin: separacin del producto de la actividad criminal de su fuente a travs del uso de diferentes transacciones financieras. las cuales estn diseadas para entorpecer el registro de auditora, disimular el origen de los fondos, y proporcionar anonimato. algunos ejemplos incluyen el pago de sanciones por prepago de un crdito, transacciones fraudulentas con cartas de crdito, y el uso ilcito de acciones al portador para crear capas de anonimato para el ltimo propietario beneficiario de los fondos. Integracin: colocacin de los fondos lavados de nuevo en la economa de tal manera que entren nuevamente al sistema financiero como fondos aparentemente legtimos.

Definicin de financiacin del terrorismo

Es el apoyo financiero, de cualquier forma, al terrorismo o a aquellos que lo fomentan, planifican o estn implicados en el mismo. El lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo, por lo general, presentan caractersticas transaccionales similares, sobre todo con relacin al encubrimiento. Los lavadores de dinero envan fondos ilcitos a travs de canales legales, para ocultar de esta forma sus orgenes delictivos, mientras que aquellos que financian el terrorismo transfieren fondos, que pueden tener un origen legal o ilcito, de manera tal que cubre su fuente y destino final que es el apoyo al terrorismo.

Definicin del riesgo de lavado y de la financiacin del terrorismo

El riesgo de lavado y de la financiacin del terrorismo (LA/FT) se define como la posibilidad de prdida o dao que puede sufrir City Bank por su propensin a ser utilizada directamente o a travs de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalizacin de recursos hacia la realizacin de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a travs de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto econmico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.

Riesgos asociados al lavado y de la financiacin del terrorismo

Riesgo reputacional. Es la posibilidad de prdida por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la entidad y sus prcticas de negocios, que cause prdida de clientes, disminucin de ingresos o procesos judiciales. Riesgo legal. Es la posibilidad de prdida en que se incurre al ser sancionado u obligado a indemnizar daos como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales.

Riesgo legal surge tambin como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalizacin o ejecucin de contratos o transacciones. Riesgo operativo. Es la posibilidad de incurrir en prdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnologa, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definicin incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores. Riesgo de Contagio. Es la posibilidad de prdida que se puede sufrir, directa o indirectamente, por una accin o experiencia de un vinculado. El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurdicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.

Factores de riesgo Los factores de riesgo son los agentes generadores o fuentes del riesgo de LA/FT. Los factores de riesgo usados como mnimo para evaluar los riesgos de LA/FT son: Cliente / usuarios Productos Canales de distribucin Jurisdicciones

Administracin del riesgo de lavado de activos y de la financiacin del terrorismo Citibank ha implementado un sistema de administracin para gestionar el riesgo de LA/FT que comprende las etapas que se describen a continuacin. Un mayor nivel de detalle puede ser consultado en el Manual de Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo. IDENTIFICACIN DE LOS RIESGOS Metodologas para identificacin de riesgos Se emplearn las siguientes fuentes de informacin: Reportes de operacin sospechosa realizados por la entidad. Documentos de tipologas y seales de alerta publicados por la uiafcolombia.

Informacin de medios de comunicacin. opinin de expertos de la entidad y de consultores externos. oficios de autoridades competentes.

Para identificar si un riesgo se manifiesta en un segmento de un factor de riesgo se realizara un anlisis para cada evento de riesgo, en que segmento se manifiesta y en cual no es posible su ocurrencia. para la realizacin de este anlisis se tendr en cuenta toda la informacin disponible mencionada anteriormente. el resultado de este anlisis se deber plasmar en una matriz que cruce los eventos de riesgo con los distintos segmentos de cada factor de riesgo, digitando un uno (1) donde si aplique y un cero (0) donde no.

MEDICIN DEL RIESGO Metodologa para la medicin del riesgo Como principio de anlisis se tomar la definicin de riesgo como una funcin del impacto y la probabilidad, segn la siguiente frmula: Riesgo = probabilidad x (impacto)2 Para cada uno de los eventos de riesgo identificados se debe determinar el impacto y la probabilidad, los cuales se medirn de acuerdo a las tablas definidas. Para cada evento de riesgo identificado se realizar una medicin de impacto por cada uno de los riesgos asociados (legal, reputacional, operativo y contagio). El impacto total del evento ser el promedio de las mediciones realizadas. Para la medicin del riesgo por cada uno de los riesgos asociados se sumar el riesgo de todos los eventos, teniendo en cuenta nicamente el impacto calculado para el riesgo asociado medido. Para la medicin del riesgo por cada factor de riesgo se sumar el riesgo de cada evento de riesgo para cada segmento del factor, teniendo en cuenta nicamente los segmentos donde puede ocurrir ese evento de riesgo.

Procedimiento para la medicin del riesgo Para la medicin del riesgo se utilizar cualquiera de los siguientes procedimientos: Entrevistas estructuradas Uso de grupos multidisciplinarios de expertos Evaluaciones individuales empleando cuestionarios Uso de modelos y simulaciones

CONTROL DEL RIESGO Metodologa para el tratamiento (Control) de los riesgos Para efectos de aplicar la metodologa de tratamiento de los riesgos, los tratamientos posibles son: Prevencin: La entidad har todo lo que resulte a su alcance, segn los estndares nacionales e internacionales, para prevenir los eventos de riesgo identificados. Deteccin: La entidad har todo lo que resulte a su alcance, segn los estndares nacionales e internacionales, para detectar mediante seales de alerta y otros mecanismos similares, la ocurrencia de los eventos de riesgo identificados. Reporte a las autoridades: La entidad reportar a las autoridades las operaciones que resulten sospechosas de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, segn la legislacin vigente y los manuales internos.

Procedimiento para el control del riesgo. El control de un riesgo involucra la identificacin de un rango de opciones para tratar los riegos, evaluar estas opciones, preparar planes de control e implementarlos El diseo de las medidas del control de riesgos se basa en una comprensin amplia de los riesgos involucrados, que proviene de un nivel apropiado de la medicin del riego. Es particularmente importante identificar las causas de los riesgos de manera que sean controlados y no sean slo sntomas. Usualmente no ser eficaz en cuanto a costo, ni incluso deseable, implementar todos los posibles controles. Para el diseo o rediseo de controles, segn sea el caso, el Oficial de Cumplimiento debe seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Examen de las causas y controles. Paso 2: Objetivos de tratamiento. Paso 3: Diseo detallado de las medidas de tratamiento. Paso 4: Revisin del diseo. Paso 5: Comunicacin e implementacin. La seleccin de las opciones de tratamiento se hace basada en un anlisis costobeneficio. En esta etapa se deben establecer los niveles de exposicin. As mismo determinar el perfil de riesgo (residual) consolidado.

MONITOREO Metodologa para el monitoreo El monitoreo contemplara los cambios en el contexto organizacional, los niveles de los riesgos y la efectividad de los controles. Procedimiento para el monitoreo El monitoreo se har en cuatro niveles: 1. Oficial de Cumplimiento: monitoreo continuo de la eficacia de los controles. Como resultado de este monitoreo continuo, el Oficial de Cumplimiento puede determinar la necesidad de actualizacin, modificacin o adicin del Manual SARLAFT. 2. Responsable del proceso: monitoreo peridico de los sistemas y las actividades del proceso para asegurar de que no han aparecido nuevos riesgos y que las estrategias de tratamiento siguen siendo eficaces y apropiadas. 3. reas de control: auditorias espordicas, para la evaluacin del SARLAFT de acuerdo a la normatividad vigente. 4. Junta Directiva: hacer seguimiento y pronunciarse peridicamente sobre el perfil de riesgo de lavado de activos y financiacin del terrorismo de la entidad.

OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS Todos los funcionarios de City Bank tienen la obligacin de:

Responsabilizarse personalmente de prevenir, detectar y evitar el uso ilegal de los productos y servicios de Citibank. Conocer y cumplir las polticas, procedimientos y procesos de control pertinentes para la prevencin del lavado de dinero y el financiamiento de las actividades terroristas que ataan a sus responsabilidades y actividades comerciales. Informar cualquier operacin que a su criterio y en el desarrollo de sus funciones considere como inusual y o sospechosa al Oficial de Cumplimiento o a la Gerencia SARLAFT. Realizar sus labores dentro del concepto de mejor debida diligencia con el fin de evitar que City Bank pueda ser utilizada en la ejecucin de operaciones ilcitas. Realizar las actividades de capacitacin sobre la prevencin del lavado de dinero y el financiamiento de actividades terroristas que corresponda segn el cargo y las responsabilidades asignadas.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Las funciones del Oficial de Cumplimiento son: Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT. Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes escritos a la Junta Directiva u rgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mnimo a los siguientes aspectos: Los resultados de la gestin desarrollada. El cumplimiento que se ha dado en relacin con el envo de los reportes a las diferentes autoridades. El cumplimiento que se ha dado en relacin con el envo de los reportes a las diferentes autoridades. La evolucin individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, as como de los riesgos asociados. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos, as como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos, as como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT.

Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u rgano que haga sus veces. Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Informacin y Anlisis Financiero UIAF.

NORMAS PARA EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE No se podrn iniciar relaciones contractuales o comerciales con los clientes potenciales hasta completar los pasos que se describen a continuacin: Identificacin de clientes La identidad de los clientes potenciales debe ser establecida con el fin de individualizar plenamente a la persona natural o jurdica que se pretende vincular. Esto tambin es aplicable a beneficiarios finales y vinculados (representantes legales, autorizados, etc.). Si un cliente potencial, beneficiario final o vinculado se niega a entregar la informacin documentacin necesaria para establecer su identidad o sta es inexacta o presenta inconsistencias significativas se debe rechazar la solicitud de vinculacin. Copia de los documentos que evidencien la verificacin de identidad deben ser obtenidos y conservados en papel o medio electrnico.

Los siguientes documentos son aceptables en la validacin de identidad de los clientes, sin embargo se deben atender las polticas de mercado objetivo de cada producto: Persona Natural: Cdula de Ciudadana. Cuando el potencial cliente certifique que ste documento se encuentra en trmite deber anexar otros documentos de identidad emitidos por entidades del Estado que posean foto y preferiblemente huella dactilar (pasaporte, licencia de conduccin, libreta militar, pasado judicial, etc.). Registro Civil de nacimiento. Tarjeta de identidad. Cdula de extranjera. Carn expedido por la Direccin de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores para titulares de visas preferenciales. Pasaporte.

Persona Jurdica: NIT o RUT Certificado de cmara de comercio o documento que acredite existencia y representacin legal expedido por la entidad competente.

La verificacin de la identidad de los clientes puede realizarse a travs de mtodos documentales o mtodos no documentales o preferiblemente una combinacin de los dos. Mtodos documentales: La verificacin de la identidad como mnimo debe incluir la revisin cotejo del documento de identidad original, reteniendo copia del mismo. Mtodos no documentales: Comprende la utilizacin de bases de datos preferiblemente de entidades del Estado o en su defecto bases de datos comerciales reconocidas (centrales de riesgo, etc.), las cuales deben permitir verificar la veracidad de los datos aportados por el cliente potencial (cupo numrico del documento de identidad, fecha de expedicin, fecha de nacimiento, gnero, etc.).

Entrevista Se debe realizar una entrevista presencial de forma previa a la vinculacin definitiva del cliente potencial, esto con el fin de validar los datos consignados en el formulario de vinculacin y entender su actividad econmica y fuente de origen de fondos. Para el efecto, se debe dejar constancia documental del lugar, hora, fecha, resultado de la entrevista y persona que la realiza. Podrn realizarse entrevistas no presenciales o por personal que no tengan la condicin de empleado de la entidad siempre y cuando los factores de riesgo (cliente, producto o canal) involucrados no estn calificados como alto riesgo. Citibank tiene implementadas estas modalidades de entrevista por las siguientes razones objetivas: No presencia de la entidad en la jurisdiccin: El hecho que la entidad no tenga presencia en una determinada jurisdiccin, la obliga a contratar con terceros la realizacin de la entrevista de vinculacin a los potenciales clientes de esa jurisdiccin. Vinculaciones masivas: Ya que Citibank lleva a cabo vinculaciones masivas de clientes y no cuenta con empleados suficientes para atenderlas de forma directa, debe contratar con terceros la realizacin de las entrevistas de vinculacin con miras a cumplir a cabalidad con las polticas y procedimientos de conocimiento del cliente. Especialidad de los terceros: Citibank puede delegar la realizacin de la entrevista de vinculacin de sus clientes en personas que tengan

conocimientos especiales en materia de conocimiento del cliente o de realizacin de entrevistas con el fin de darle la mayor calidad posible al procedimiento. El personal que no tenga la condicin de empleado de la entidad y que realice entrevistas u otras actividades dentro del procedimiento de conocimiento del cliente deber contar con capacitacin en materia de prevencin y control de lavado de activos. Las obligaciones relacionadas con la realizacin de entrevistas y otras actividades dentro del procedimiento de conocimiento del cliente deben estar claramente estipuladas en los acuerdos contractuales celebrados entre Citibank y los terceros contratados para tal fin. Ms adelante se detallan las pautas para recurrir a terceros.

CDIGO DE ETICA Citibank impulsa en sus empleados la cultura en materia de administracin del riesgo de lavado de activos y financiacin del terrorismo con el fin de generar conciencia de la importancia de proteger a la entidad de la ocurrencia de estos riesgos. Es deber de los rganos de administracin y de control de las entidades vigiladas, del Oficial de Cumplimiento, as como de todos los funcionarios de la entidad, asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y dems disposiciones relacionadas con el Sistema de Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo de Citibank. Lineamientos para la prevencin y resolucin de conflictos de inters En trminos generales se entiende por conflicto de inters, toda situacin en la que los motivos particulares del personal o funcionarios de la entidad, son contrarios a los de la misma entidad de forma tal que interfieren con sus deberes o lo llevan a actuar en su desempeo por motivaciones diferentes a la justa y verdadera observancia de sus obligaciones y responsabilidades. Se consideran situaciones que dan lugar a conflictos de inters, entre otras, las siguientes: Anlisis de operaciones inusuales. Se entiende que hay conflicto de inters en el anlisis de operaciones inusuales cuando stas han sido realizadas por cnyuges o compaeros permanentes, parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o de aquellas operaciones en las que la persona encargada de realizar el anlisis tenga algn inters personal o busque el favorecimiento de otra persona.

 Estudio de operaciones sospechosas. Se entiende que hay conflicto de in ters en el anlisis de operaciones sospechosas cuando stas han sido realizadas por cnyuges o compaeros permanentes, parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o de aquellas operaciones en las que la persona encargada de realizar el anlisis tenga algn inters personal o busque el favorecimiento de otra persona. Reportes. Se entiende que hay conflicto de inters cuando en la toma de decisin de la realizacin del reporte se encuentran involucradas situaciones personales de quin realiza el reporte o se trata de operaciones realizadas por cnyuges o compaeros permanentes, parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. Atencin de consultas de informacin por parte de las autoridades. Se entiende que se presenta conflicto de inters cuando la informacin solicitada por alguna autoridad competente, involucra operaciones realizadas por cnyuges o compaeros permanentes, parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

La Junta Directiva como mximo rgano de administracin y direccin, debe determinar los mecanismos para el seguimiento de las reglas sobre conflictos de inters. En caso de que un miembro de la Junta Directiva est implicado en un conflicto de inters, en la reunin de Junta Directiva, debe informar la respectiva inhabilidad y declararse impedido para votar.

Adicionalmente, todos los empleados de la entidad deben: Abstenerse de participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a la ley, a los intereses de la entidad, que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la entidad. Abstenerse de realizar cualquier negocio u operacin con fundamento en sentimientos de amistad, enemistad o relaciones familiares. Todo empleado con acceso a informacin privilegiada, tiene el deber legal de abstenerse de realizar cualquier operacin que de lugar a conflicto de inters en razn de tal informacin. Los directivos y empleados del banco no podrn recibir remuneracin, ddivas o cualquier otro tipo de compensacin en dinero o en especie por parte de cualquier persona natural o jurdica, en razn del trabajo o servicio prestado.

 Los empleados que se encuentren frente a un posible conflicto de inters o consideren que pueden encontrarse frente a uno, deben proceder a dar informacin inmediata y oportuna al jefe de rea por medio verbal y escrito. Ante cualquier situacin que presente duda en relacin con la posible existencia de un conflicto de inters, los directivos y/o empleados estn obligados a proceder como si ste existiera. En toda situacin en la cual sea imposible evitar un conflicto de inters. los directivos y/o empleados a quienes corresponda adoptar la respectiva decisin, deben abstenerse de celebrar el respectivo acto o contrato o de realizar la operacin que genera dicha situacin, salvo autorizacin expresa de la Junta Directiva.