2011 IDAT Estructura del Manuel de Organizacin y Funciones

RACIONALIZACIN II Docente: Lic. Arbail Orozco

INTEGRANTES:
ASTUDILLO FARFN, KAREN CARBONEL PUICN, MICHAEL FLORES QUISPE, JUAN MARTNEZ LVAREZ, JESSICA PAREDES BARREDA, RENZO

SECCIN:
30562AA

EMPRESA SVENZA ZONA FRANCA S.R.L. Carsa

Hewlett-Packard

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NDICE
Organigrama ..................................................................................................................................................................... 5 Captulo I Finalidad, Alcances, Aprobacin y Actualizacin .............................................................................................................. 6 Captulo II Base Legal ......................................................................................................................................................................... 7 Captulo III Objetivos ........................................................................................................................................................................... 8 Captulo IV Polticas ............................................................................................................................................................................. 9 Captulo V Lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin ................................................................. 10, 11, 12, 13, 14, 15,16 Captulo VI Funciones Generales ....................................................................................................................................................... 17
1. UNIDADES DE DIRECCIN.............................................................................................................................................. 17 1.1. Gerencia General .............................................................................................................................................. 17 2. UNIDADES DE CONTROL ............................................................................................................................................... 18 2.1. Departamento de Auditoria .................................................................................................................................... 19 3. UNIDADES DE ASESORA ............................................................................................................................................... 20 3.1. Departamento de Asesora Legal .......................................................................................................................... 20 4. UNIDADES DE APOYO .................................................................................................................................................. 21 4.1. Gerencia de Recursos Humanos .................................................................................................................................. 22 4.1.1 Seccin de Administracin de Personal ............................................................................................................ 23 4.1.2 Seccin de Seleccin Formacin y Desarrollo ..................................................................................................... 23 4.2. Departamento de Sistemas .......................................................................................................................................... 24 4.3. Departamento Contable 5.

............................................................................................................................................ 24 UNIDADES DE LNEA .................................................................................................................................................... 24 5.1. Gerencia de Abastecimiento .............................................................................................................................. 25 5.1.1. Departamento de Compras ......................................................................................................................... 25 5.1.2. Departamento de Distribucin Interna ............................................................................................................. 25
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5.2. Gerencia de Comercial .............................................................................................................................................. 26 5.2.1. Departamento de Ventas ................................................................................................................................... 26 5.2.2. Seccin de Comercializacin ................................................................................................................................ 27 5.2.3. Departamento de Marketing 5.2.4. Seccin de Publicidad

............................................................................................................................. 28 ..................................................................................................................................... 28

5.3. Gerencia Finanzas ................................................................................................................................................. 29 5.3.1. Departamento de Tesorera ................................................................................................................................ 30 5.3.2. Departamento de Crditos y Cobranzas .................................................................................................................. 31

Captulo VII Organizacin ................................................................................................................................................................... 32

1. Unidades de Direccin ............................................................................................................................................... 32 2. Unidades de Asesora ................................................................................................................................................ 32 3. Unidades de Apoyo ................................................................................................................................................... 32 4. Unidades de Lnea .................................................................................................................................................... 32

Captulo VIII
Cuadro de Organizacin de personal (CAP)

............................................................................................................................... 33

Capitulo IX
Funciones Especficas a nivel de cargo ...................................................................................................................................... 34
1. UNIDADES DE DIRECCIN ................................................................................................................................................. 34 1.1. Gerencia General .............................................................................................................................................. 34 2. UNIDADES DE CONTROL ............................................................................................................................................... 36 2.1. Departamento de Auditoria ........................................................................................................................................ 3. UNIDADES DE ASESORA ............................................................................................................................................... 37 3.1. 4.1. Departamento de Asesora Legal .............................................................................................................................. 4. UNIDADES DE APOYO ...........................................................................................................................................38

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Gerencia de Recursos Humanos ...................................................................................................................................... 4.1.1 Seccin de Administracin de Personal ................................................................................................................ 4.1.2 Seccin de Seleccin Formacin y Desarrollo ......................................................................................................... 4.2. Departamento de Sistemas .............................................................................................................................................. 4.3. Departamento Contable ................................................................................................................................................ 5. UNIDADES DE LNEA ..............................................................................................................................................43- 54 5.1. Gerencia de Abastecimiento .................................................................................................................................. 5.1.1. Departamento de Compras ............................................................................................................................. 5.1.2. Departamento de Distribucin Interna .................................................................................................................

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5.2. Gerencia de Comercial .................................................................................................................................................. 5.2.1. Departamento de Ventas ....................................................................................................................................... 5.2.2. Seccin de Comercializacin .................................................................................................................................... 5.2.3. Departamento de Marketing ................................................................................................................................. 5.2.4. Seccin de Publicidad ......................................................................................................................................... 5.3. Gerencia Finanzas ..................................................................................................................................................... 5.3.1. Departamento de Tesorera .................................................................................................................................... 5.3.2. Departamento de Crditos y Cobranzas ...........................................................................................................................................................

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GERENCIA GENERAL

AUDITORIA DEPARTAMENTO DE ASESORIA LEGAL

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

SECCION DE ADMINISTRACION DE PESONAL

SECCION DE SELEC CIN - FORMACION Y DESARROLLO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION INTERNA

DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEPARTAMENTO DE MARKETING

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBRANZAS

SECCION DE COMERCIALIZACION

SECCION DE PUBLICIDAD

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CAPTULO I
INTRODUCCIN
1. FINALIDAD:
El presente Manual fue elaborado conforme a Principios y Normas de Organizacin, cuyo propsito es definir la estructura organizacional, las relaciones, responsabilidades, funciones de cada una de las unidades.

2. ALCANCES:
El contenido del presente Manual debe ser cumplido a cabalidad por el personal que conforma SVENZA ZONA FRANCA SRL.

3. APROBACIN Y ACTUALIZACIN:
El presente manual ha sido aprobado por Sesin del Directorio en fecha --------presidida y aprobada por el Gerente General Lic. Fernando Duran. Siendo ste Manual de Organizacin y Funciones un tiempo de duracin de 2 aos.

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CAPTULO II
BASE LEGAL
Decreto Legislativo N 728 (1)(1) Ordenado por el D.S. 002-97-TR.- Texto nico Ordenado del decreto Legislativo 728, Ley de Formacin de Promocin Laboral (27/03/97) (1) Ordenado por el D.S. N 003-97-TR. Texto nico Ordenado del Decreto Legislativo N 728, Ley de Competitividad Laboral (27/09/97). 21/03/97 D.S. N Aprueba Texto nico ordenado del Decreto Legislativo N 728, Ley de Productividad y Competividad laboral. (27/03/97). Texto nico Ordenado del Decreto Legislativo N 728, ley de productividad y Competitividad Laboral. 10/04/2001 L.N 27444 Ley del procedimiento Administrativo General (11/04/2001) Ley N 27444 Norma precisada por el D.S. N 079-2007-PCM, PUBLICADO EL 08/09/2007, se aprueban lineamientos para la elaboracin y aprobacin de TUPA y establecen disposiciones para el cumplimiento de la Ley del Silencio Administrativo. Constitucin Poltica del Per de 1993.

CAPTULO III
OBJETIVOS
Ser lderes en la comercializacin de productos electrodomsticos para el hogar. Generar y mantener en toda la organizacin una cultura de servicio al cliente interno y externo con altos estndares de calidad. Lograr un sistema de otorgamiento de crdito que garantice una cartera sana. Contar con un sistema de informacin que sea la base para lograr una administracin eficiente.

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CAPTULO IV
POLTICA
En Carsa comercializamos productos de alta calidad para el hogar buscando la satisfaccin de las necesidades y expectativas de nuestros clientes socios y comunidad mediante el mejoramiento continuo de nuestros procesos de crdito y cartera, compras y comercializacin en puntos de ventas; desarrollamos nuestra gestin con excelencia en servicio, contando con la activa participacin y apoyo de nuestro talento humano. Es nuestro deber disear y liderar la implementacin del plan de mercadeo de la compaa logrando objetivos de crecimiento y posicionamiento de marcas por consiguiente nuestras directrices estn encaminadas a: Plantear y disear estrategias innovadoras de mercadeo y publicidad. Programar compras de producto segn necesidades de nuestros clientes. Coordinar proyectos de apertura de nuevos negocios y lneas de producto.

CAPTULO V
LNEAS DE AUTORIDAD RESPONSABILIDAD Y DE COORDINACIN

Unidad de Direccin
Gerencia general Lnea de Autoridad y Responsabilidad Cargo Gerente General Categora Lic. en Administracin Ejerce autoridad sobre las Unidad de Apoyo (Gerencia de Recursos Humanos, Departamentos de sistemas, Contabilidad), de la misma forma ejerce autoridad sobre la Unidad de Lnea (Gerencia Abastecimiento, Comercial, Finanzas).

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Unidad de Control
Auditoria Lnea de Autoridad y Responsabilidad Cargo Auditor Categora Contador Publico Goza de autonoma, no es dependiente de ninguna rea, su funcin es de auditora no toma ninguna decisin.

Unidades De Asesora
Asesora Legal Lnea de Autoridad y Responsabilidad Cargo Categora Asesor Legal Abogado

Goza de autonoma, no es dependiente de ninguna rea, su funcin es asesora, no ejerce la toma de decisiones.

Unidades De Apoyo
Gerencia de Recursos Humanos
Gerencia de Recursos Humanos Lnea de Autoridad y Responsabilidad Cargo Categora Gerente de Recursos Humanos Lic. en Administracin

Depende directamente de la Gerencia General, no ejerce autoridad en ningn nivel del organigrama.

Seccin de Administracin del Personal

Cargo Categora Lnea de Autoridad y Responsabilidad Coordinador de Administracin del personal Tcnico en Administracin

Seccin de formacin y desarrollo

Depende directamente de la Gerencia de Recursos Humanos, no ejerce autoridad en ningn nivel del organigrama.

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Seccin de Seleccin Formacin y Desarrollo

Cargo Categora Coordinador de Seleccin Formacin y Desarrollo Psiclogo

Seccin Seleccin Formacin y Desarrollo Lnea de Autoridad y Responsabilidad

Depende directamente de la Gerencia de Recursos Humanos, no ejerce autoridad en ningn nivel del organigrama.

Departamento de Contabilidad
Cargo Departamento de Contabilidad Lnea de Autoridad y Responsabilidad Categora Contador Contador Pblico Calificado

Depende directamente de la Gerencia General, no ejerce autoridad ningn nivel del organigrama.

Departamento de Sistemas
Departamento de Sistemas Cargo Categora Lnea de Autoridad y Responsabilidad Jefe de Sistemas Ing. En sistemas

Depende directamente de la Gerencia General, no ejerce autoridad ningn nivel del organigrama.

UNIDADES DE LNEA
Gerencia de Abastecimiento
Gerencia de Abastecimiento Lnea de Autoridad y Responsabilidad Cargo Categora Gerente de Abastecimiento Ing. Industrial

Depende directamente de la Gerencia General, a su vez ejerce autoridad sobre los departamentos de compras y distribucin interna.

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Departamento de compras
Cargo Categora Coordinador de Compras Ingeniero Industrial

Departamento de Compras Lnea de Autoridad y Responsabilidad

No ejerce autoridad sobre ninguna rea, depende directamente de su respectiva Gerencia de Abastecimiento, la cual depende de la Gerencia General.

Departamento de Distribucin Interna

Cargo Categora Lnea de Autoridad y Responsabilidad Coordinador de Almacn y Distribucin interna Ingeniero Industrial

Departamento de Distribucin interna

No ejerce autoridad sobre ninguna rea, depende directamente de su respectiva Gerencia de Abastecimiento, la cual depende de la Gerencia General.

Gerencia Comercial
Gerencia Comercial Cargo Categora Gerente Comercial Ing. Industrial

Lnea de Autoridad y Responsabilidad

Depende directamente de la Gerencia General, a su vez ejerce autoridad sobre los departamentos de ventas y marketing.

Departamento de Ventas
Cargo Categora Jefe de ventas Tcnico en Administracin

Departamento de Ventas

Lnea de Autoridad y Responsabilidad

Ejerce autoridad sobre la seccin de planeamiento comercial, depende directamente de su respectiva Gerencia Comercial, la cual depende de la Gerencia General.

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Seccin de Comercializacin
Seccin de Comercializacin Lnea de Autoridad y Responsabilidad Cargo Jefe de Comercializacin

Categora Tcnico en Administrador No ejerce autoridad sobre ninguna rea depende directamente de su respectivo departamento de ventas, la cual cumple ordenes de la Gerencia Comercial, a su vez esta reporta a la Gerencia General.

Departamento de Marketing
Cargo Categora Lnea de Autoridad y Responsabilidad Coordinador de Marketing Lic. En Marketing

Departamento de Marketing

Ejerce autoridad sobre las secciones de publicidad y atencin al cliente depende directamente de su respectiva Gerencia Comercial, la cual depende de la Gerencia General.

Seccin de Publicidad
Cargo Categora Lnea de Autoridad y Responsabilidad Asistente de Publicidad Tcnico en Marketing

Seccin de publicidad

No ejerce autoridad sobre ninguna rea depende directamente de su respectivo departamento de marketing, la cual depende de la Gerencia comercial

Gerencia de Finanzas
Cargo Categora Lnea de Autoridad y Responsabilidad Gerente de Finanzas Economista

Gerencia de Finanzas

Depende directamente de la Gerencia General, a su vez ejerce autoridad sobre los departamentos de tesorera y crditos y cobranza.

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Departamento de Tesorera
Cargo Categora Jefe de Tesorera Tcnico en Contabilidad

Departamento de Tesorera Lnea de Autoridad y Responsabilidad

No ejerce autoridad sobre ninguna rea, depende directamente de su respectiva Gerencia de Finanzas, la cual depende de la Gerencia General.

Departamento de Crditos y Cobranzas

Cargo Departamento de Crditos y Cobranzas Categora Lnea de Autoridad y Responsabilidad Tcnico en Administracin Jefe de Crditos y Cobranzas

No ejerce autoridad sobre ninguna rea, depende directamente de su respectiva Gerencia de Finanzas, la cual depende de la Gerencia General.

CAPTULO VI
FUNCIONES GENERALES: UNIDADES DE DIRECCIN
GERENCIA GENERAL FUNCIONES: a) Dirigir y representar legalmente a la empresa. Organizar, planear, supervisar, coordinar y controlar los procesos de la empresa; la ejecucin de las funciones administrativas, tcnicas y la realizacin de programas en el cumplimiento de las normas legales de la Empresa. b) Asignar y supervisar al personal de la empresa los trabajos y estudios que deben realizarse de acuerdo con las prioridades que requieran las distintas actividades e impartir las instrucciones necesarias para su desarrollo. c) Evaluar los presupuestos de ventas mensuales y polticas de incentivo para los vendedores. d) Supervisar, controlar y medir la eficiencia del personal de ventas.
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e) Evaluar mensualmente el crecimiento y Productividad de la organizacin mediante los informes de la Gerencia Comercial y de las unidades de apoyo.

UNIDADES DE CONTROL
AUDITORIA

Que las reas que sern auditadas constituyan las de mayor relevancia para alcanzar los objetivos de la Auditora. El detalle de las principales comprobaciones a ejecutar, incluyendo las verificaciones a realizar dirigidas a constatar que se hayan erradicado las violaciones y deficiencias detectadas en Auditoras anteriores. Que existe una distribucin racional de las tareas a realizar entre los auditores actuantes y los especialistas de otras esferas que participan, as como que los mismos disponen de su plan de trabajo individual. Que el tiempo asignado a cada tarea sea el adecuado, teniendo en cuenta la complejidad de la misma y la experiencia del auditor responsable de su ejecucin. Verificado lo anterior, procede a aprobar el planeamiento. De ejecucin : En esta etapa el supervisor debe visitar la unidad en la cual se est desarrollando el trabajo, comprobando, principalmente, mediante la revisin de los papeles de trabajo; que se estn cumpliendo las Normas de Auditora de acuerdo con la fase del trabajo que se est ejecutando, entre ellas: que se haya o se est realizando un estudio y evaluacin consecuente del control interno (contable y administrativo), cuyos resultados fundamentarn el alcance y la extensin de las verificaciones y comprobaciones ejecutadas o a ejecutar en la Auditora. Adems, debe tener en cuenta: El nivel de cumplimiento de los objetivos fijados y del planeamiento aprobado. Que las comprobaciones realizadas tengan la profundidad adecuada y muestren correctamente los resultados, as como que las evidencias de los hallazgos cumplan con los requisitos de suficiencia, relevancia y competencia. Que las tcnicas de muestreo utilizadas, permitan, a partir de las comprobaciones y verificaciones efectuadas, inferir el estado de las operaciones en el perodo seleccionado como auditable. La evidencia de que se han realizado las reuniones con los jefes de las reas auditadas para informar los resultados de las comprobaciones y verificaciones efectuadas, as como, que se recogen en las Actas de Notificacin de los Resultados de Auditora (parciales) sus opiniones; quedando constancia de ello mediante firma del funcionario de la entidad y la del auditor actuante. Que, de ser posible, la confeccin del informe final de la Auditora se est elaborando paralelamente al desarrollo de la Auditora.
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UNIDADES DE ASESORA
DEPARTAMENTO DE ASESORA LEGAL FUNCIONES: a) Asesorar a la Gerencia General en los asuntos de carcter legal que le sean derivados. b) Asistir a las Sesiones de Comit, cuando as se disponga, apoyando a la Gerencia General en la elaboracin de los proyectos de Actas de Sesiones de Directorio. c) Analizar y emitir opinin sobre consultas de los usuarios internos y sobre los dispositivos legales que tengan incidencia en aspectos operativos y de gestin empresarial. d) Asesorar, conducir y supervisar las acciones judiciales de todo tipo en las que la empresa sea demandada o demandante. e) Representar a la empresa en las gestiones de carcter legal que deba realizar sta ante autoridades e instituciones pblicas o privadas, y dirigir las acciones a adoptar, elaborando, redactando y/o visando todo tipo de documentos de ndole legal en que intervenga la empresa. f) Efectuar otras funciones que le asigne la Gerencia General en el mbito de su competencia.

UNIDADES DE APOYO
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS FUNCIONES: a) Manejo de personal, ocuparse de la utilizacin de las energas, intelectuales y fsicas, en el logro de los propsitos. b) Determinar las necesidades del personal. c) Anlisis de puestos proyectados y estudio de las posibilidades de desarrollo de los trabajadores para ocupar los puestos. d) Inculcar las relaciones e interaccin del personal. e) Determinar programas de capacitacin y desarrollo. f) Lograr que todos los puestos sean cubiertos por el personal idneo. g) Dar todo la informacin necesaria al nuevo trabajador, realizar todas las actividades pertinentes para lograr su rpida incorporacin (proceso de induccin). h) Ampliar, desarrollar y perfeccionar al hombre para su crecimiento. i) Lograr que la remuneracin global que percibe el trabajador sea adecuado a la importancia de su sueldo conforme a su eficiencia.
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j) Satisfacer las necesidades de los trabajadores que laboran en la compaa y tratar de ayudarles en los problemas relacionados a su seguridad y bienestar personal. k) Revisin mensual de la nmina, pagos de aportes (Salud, Pensin , AFP y Cajas de Compensacin) SECCION DE ADMINISTRACION DE PERSONAL a) b) c) d) Asesorar y proponer normas y procedimientos de asuntos de especialidad. Presentar la documentacin pertinente al Ministerio de Trabajo, ESSALUD, AFP y SNP. Administracin de sueldos y salarios (como compensar a los empleados). Proveer incentivos y prestaciones.

SECCION DE SELECCIN FORMACION Y DESARROLLO DEL PERSONAL a) b) c) d) e) f) g) Seleccin de los candidatos al puesto. Anlisis de puesto (determina la naturaleza de cada funcin del empleado). Orientacin y capacitacin a nuevos empleados. Evaluacin del desempeo. Comunicacin (entrevista, asesoramiento y desempeo). Capacitacin y desarrollo. La formacin del compromiso del empleado.

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS a) Coordinar el buen desempeo de los recursos tecnolgicos en la empresa a travs del personal adscrito al departamento b) Mantener y administrar las redes, sistemas y equipos computacionales de la empresa. c) Preparar, ayudar a interpretar y entregar la informacin estadstica de las ventas realizadas diariamente. d) Prestar soporte a usuarios en todo lo relativo a la plataforma computacional de la empresa. e) Formular y ejecutar el plan de contingencias y recuperacin de desastres en los sistemas de informacin, as como proponer y aplicar normas, procedimientos y programas para la administracin y uso eficiente de los sistemas de informacin con que cuenta la empresa. f) Coordinar y supervisar la ejecucin e implantacin de proyectos de: desarrollo de sistemas de informacin, incorporacin de tecnologas de informacin y comunicacin de datos, considerando los procesos crticos y requerimientos de informacin. a) Administrar y soportar los servidores, equipos de seguridad y de comunicacin de datos, determinando niveles de acceso y seguridad suficiente, asegurando continuidad en los servicios de correo, Internet e Intranet.

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FUNCIONES: a) Llevar a cabo el cierre de operaciones contables de forma mensual y anual. b) Emisin de los Estados Financieros que respaldan la operacin de la Entidad, con base en las balanzas de comprobacin, estados de cuenta y anlisis de integracin de saldos y analticos verificando que sean, aplicados con apego a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. c) Revisin y registro de las operaciones contables derivadas de las actividades diarias en las distintas reas de la empresa. d) Anlisis e interpretacin de las cuentas contables. e) Depuracin y conciliacin de las distintas cuentas contables. f) Revisar y analizar las variaciones de gastos, para asegurar la correcta aplicacin contable.

UNIDADES DE LINEA
GERENCIA DE ABASTECIMIENTO a) Estar informado de los comportamientos de los departamentos de compras y distribucin Interna. b) Manejar un status de control y seguridad de la Mercadera. c) Firmar las ordenes de compras y distribucin de mercaderas a sucursales DEPARTAMENTO DE COMPRAS a) Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organizacin. b) Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel mnimo. c) Mantener unas normas de calidad adecuadas. d) Buscar y mantener proveedores competentes. e) Normalizar los elementos que se adquieren. f) Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible. g) Mantener la posicin competitiva de la organizacin. h) Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin. i) Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los ms bajos posibles. j) Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada.

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DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION INTERNA a) b) c) d) e) Control de la exactitud de sus existencias. Entrega de Mercadera a Sucursales Mantener un stock actualizado. Mantenimiento de la seguridad. Conservacin de los materiales y reposicin oportuna.

GERENCIA COMERCIAL a) Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. b) Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participacin en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronostico debe ser lo ms preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores. c) Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien est llamado a estructurar el departamento. d) Conducir el anlisis de costo de ventas. Toda planificacin debe tener incluida un anlisis de costos. Dentro de esos anlisis debe estar definida cual sera el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrir la compaa en el desarrollo de su plan. e) Evaluacin del desempeo de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el desempeo de sus vendedores bsicamente comparando el perodo actual con los anteriores y a los vendedores uno con otros. f) Monitorear el departamento. Es misin del gerente velar porque todo el procedimiento de ventas, se est llevando cabo de la forma idnea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos. DEPARTAMENTO DE VENTAS a) b) c) d) e) f) g) h) Preparar planes de presupuesto de ventas. Calcular la demanda y pronosticar las ventas Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de de ventas Administrar las ventas a nivel Nacional Cumplir con el mnimo de volumen de ventas establecido por ao La definicin de los precios de venta y condiciones de pago Su responsabilidad en la confeccin de pedidos internos y el seguimiento de los mismos A travs de la facturacin y la reclamacin de pagos estar en contacto con los clientes.
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i) La confeccin de cotizaciones debe responder a las necesidades de los clientes, no demorndose en la entrega de las mismas al personal de ventas. j) Dentro de sus atribuciones define el presupuesto anual y el anlisis del costo operativo. SECCIN DE COMERCIALIZACIN a) Desarrollar investigaciones de mercado que permitan detectar necesidades del sector productivo y del consumidor en general, a efecto de disear e instrumentar estrategias de comercializacin adecuadas a cada caso. b) Disear e implantar planes estratgicos en el rea de comercializacin que le permitan a la organizacin desarrollarse y brindar un mejor servicio a sus clientes. c) Desarrollar y mejorar la presentacin de los productos y/o servicios cuidando la integridad de los usuarios. d) Planear e implementar programas o campaas de ventas, promocin, comunicacin comercial y distribucin. e) Detectar oportunidades de negocios nacionales e internacionales. f) Utilizar herramientas informticas y telecomunicaciones que optimicen las actividades de su ejercicio profesional. g) Coordinar al personal asignado a su mando de manera tica y profesional que conlleve al logro de los objetivos asignados a su rea. DEPARTAMENTO DE MARKETING a) Analizar la situacin interna: analizar la capacidad y los recursos (financieros, humanos, tecnolgicos y materiales) con que cuenta la empresa. b) Analiza previamente, y las aspiraciones de la empresa. c) Disear estrategias de marketing que permitan alcanzar los objetivos propuestos: teniendo en cuenta tambin, los anlisis externos e internos. d) Investigacin de mercado. e) Fijacin de precio del producto o servicio. f) Investigacin y desarrollo. g) Eleccin de las estrategias de comunicacin. h) Controlar la distribucin. SECCION DE PUBLICIDAD a) b) c) d) e) f) Fijar objetivos promocionales Determinar los tipos de promociones a realizar Seleccionar y programas medios de publicidad Desarrollar anuncios publicitarios Medir la eficacia de las campaas Determinar territorios y zonas de venta
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g) Llevar a cabo promociones h) Elaborar y distribuir publicaciones y propaganda GERENTE DE FINANZAS a) Planificar, administrar y controlar eficientemente, la calidad presupuestaria y financiera, incluyendo la recuperacin de la mora, con el propsito de brindar informacin oportuna y confiable, para la toma de decisiones de la administracin superior. b) Coordinar la planificacin y administracin del presupuesto econmico y financiero de la institucin. c) Coordinar la administracin de los procesos y registros contables de las operaciones nacionales. d) Coordinar la elaboracin de perfiles de proyecto, en los aspectos financieros, y emitir opinin o dictmenes sobre las inversiones que impliquen tasas de retorno de capital. e) Planificar, administrar y autorizar la correcta administracin de las deudas. DEPARTAMENTO DE TESORERIA a) b) c) d) e) f) Gestin de cobros a clientes y pagos. Control del cumplimiento de las condiciones pactadas con las entidades financieras. Control de las liquidaciones de intereses de las cuentas. Almacenar los soportes de todas las transacciones. Realizar boletines diarios de los fondos de la empresa. Aplicar las medidas necesarias para la prevencin de errores en cuanto al manejo del efectivo, la caja y los bancos. g) Brindar la informacin oportuna sobre la liquidez y de todas las transacciones comerciales y financieras. h) Manejar un libro auxiliar de operaciones, este debe ser llevado claramente y actualizado. DEPARTAMENTO DE CRDITOS Y COBRANZAS a) b) c) d) e) f) g) h) i) Coordinar y supervisar el proceso de recuperacin de cuentas por cobrar, y verificar su registro. Proponer estrategias y disear controles administrativos para la recuperacin de las cuentas por cobrar. Disear, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables. Supervisar y validar las notas de crdito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable. Autorizar los crditos y ampliacin de los mismos a favor de terceros, para la enajenacin de material bibliogrfico. Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento. Efectuar la investigacin crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de crditos. Informar sobre el comportamiento de los clientes morosos. Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al departamento.
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j) Llevar un control documental y electrnico de los clientes acreditados y concesionarios. k) Realizar las dems funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo.

CAPTULO VII
ORGANIZACIN
1. UNIDADES DE DIRECCIN 1.1. Gerencia General 2. UNIDADES DE CONTROL 2.1. Departamento de Auditoria 3. UNIDADES DE ASESORA 3.1. Departamento de Asesora Legal 4. UNIDADES DE APOYO 4.1. Gerencia de Recursos Humanos 4.1.1.Seccin de Administracin de Personal 4.1.2.Seccin de Seleccin Formacin y Desarrollo 4.2. Departamento de Sistemas 4.3. Departamento Contable 5. UNIDADES DE LNEA 5.1. Gerencia de Abastecimiento 5.1.1.Departamento de Compras 5.1.2.Departamento de Distribucin Interna 5.2. Gerencia de Comercial 5.2.1.Departamento de Ventas 5.2.2.Seccin de Comercializacin 5.2.3.Departamento de Marketing 5.2.4.Seccin de Publicidad 5.3. Gerencia Finanzas 5.3.1.Departamento de Tesorera 5.3.2.Departamento de Crditos y Cobranzas Racionalizacin II Pgina 21

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CAPTULO VIII
CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL (CAP)
NOMBRE DE LA UNIDAD GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DEPARTAMENTO DE ASESORIA LEGAL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS SECCION DE ADMINISTRACION DE PERSONAL SECCION DE SELECCIN FORMACION Y ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GERENCIA DE ABASTECIMIENTO DEPARTAMENTO DE COMPRAS DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION INTERNA GERENCIA COMERCIAL DEPARTAMENTO DE VENTAS DEPARTAMENTO DE MARKETING SECCION DE PUBLICIDAD N DE CARGOS 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 DENOMINACION DEL CARGO ESTRUCTURADO Gerente General Secretaria Contador Asistente Asesor Legal Gerente de Recursos Humanos Especialista en planillas Coordinador de Administracin de Personal Coordinador de Seleccin Formacin y Desarrollo Asistente Jefe de Sistemas Asistente Contador General Asistente Gerente de Abastecimiento Asistente Coordinador de Compras Asistente Coordinador de Almacn y Distribucin Interna Asistente Gerente Comercial Asistente Jefe de Ventas Asistente Coordinar de Marketing Asistente Asistente de Publicidad Asistente Gerencia de Finanzas Asistente Jefe de Tesorera Jefe de Crditos y Cobranzas Asistente DENOMINACION DEL CARGO CALIFICADO Lic. en Administracin Secretaria Ejecutiva Contador Pblico Colegiado Tcnico en Contabilidad Abogado Lic. en Administracin Tcnico en Administracin Tcnico en Administracin Psiclogo Tcnico en Psicologa Ing. en Sistemas Tcnico en Sistemas Contador Pblico Colegiado Tcnico en Contabilidad Ing. Industrial Bachiller en Ingeniera Ing. Industrial Tcnico en Ingeniera Ing. Industrial Tcnico en Ingeniera Tcnico Lic. en Administracin Tcnico en Administracin Lic. en Administracin Tcnico en Marketing Tcnico en Marketing Tcnico en Diseo Grafico Economista Tcnico en Administracin y Finanzas Tcnico en Contabilidad Tcnico en Administracin Practicante en Administracin

GERENCIA DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERIA DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBRANZAS

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CAPTULO IX
FUNCIONES ESPECFICAS A NIVEL DEL CARGO
UNIDADES DE DIRECCIN
1. Gerencia Genera 1.1 Gerente General a) Gestionar las operaciones y actividades de la tienda a su cargo, administrando sus recursos y optimizando sus resultados en el tiempo. b) Supervisar el correcto mantenimiento, orden y limpieza de tienda as como de los colaboradores. c) Coordinar con compras y almacn la dotacin oportuna de mercadera. d) Supervisar la recepcin de mercadera en su almacn. e) Manejar los indicadores de gestin producto de las operaciones diarias, semanales y mensuales. f) Guiar en el proceso de venta al equipo de vendedores. g) Realizar el proceso de bsqueda de candidatos para la fuerza de ventas en su localidad. h) Brindar la induccin a los nuevos colaboradores en tienda y realizar seguimiento a su evolucin dentro de la tienda. i) Mantener su equipo de vendedores capacitados con respecto a los productos que se introducen a la tienda, informar los cambios y nuevas directivas que se den por parte de la administracin general. 1.2 a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) Secretaria Recepciona y registrar la documentacin y correspondencia que ingresa a la gerencia general. Clasificar, distribuir y archivar la documentacin que ingresa a la organizacin. Tomar dictado, transcribir y digitar. Llevar el registro de cargos de la correspondencia y documentacin recibida, emitida y tramitada. Redactar y digitar informes, oficios, memorndums y otros documentos de la Gerencia General. Concretar reuniones y preparar documentacin para conferencias. Efectuar llamadas telefnicas y concretar citas. Recepcionar y atender las llamadas telefnicas, atencin al pblico para proporcionar informacin. Clasificar y archivar la documentacin recibida y emitida de la Gerencia General. Mantener al da el Stock de tiles de escritorio, as como el control de los mismos. Controlar y custodiar los bienes y equipos de la Gerencia General. Velar por la seguridad de los diferentes archivos. Realizar los pagos y coordinaciones por de viaje del Gerente a provincias Otras funciones y atribuciones propias de su competencia que le sean asignadas por el Gerente General.
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UNIDADES DE CONTROL
2. Departamento de Auditoria 2.1 Auditor (Contador) a) Realizar peridicamente, auditoras financieras, administrativas, especiales y de Gestin con el fin de fortalecer el desempeo de las funciones que se desarrollan; b) Elaborar el plan anual de trabajo, estipulando tiempos y prioridades, de conformidad con las Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa emitidas por la Contralora General de Cuentas, previendo la ejecucin de auditoras especiales ordenadas. c) Elaborar programas de trabajo para evaluar los procedimientos de control interno, de conformidad con las funciones de cada dependencia con el fin de obtener resultados eficientes. d) Prestar apoyo a las diferentes dependencias de la organizacin, relacionado con Intervenciones, tales como: entrega y recepcin de cargos de Jefes y otros que lo ameriten. 2.2 Asistente a) Elaborar los programas de trabajo, conjuntamente con su superior y sugerir la metodologa a seguir en las intervenciones. b) Velar por el cumplimiento de los controles internos, procedimientos establecidos, de disposiciones y normas legales reglamentarias y de cualquier otra ndole, establecidos en la Empresa para las diferentes reas de actividad. c) Participar en sesiones de trabajo para recibir instrucciones, presentar informes sobre el avance de las intervenciones y cualquier otro asunto de ndole similar. d) Informar oportunamente al superior de las situaciones que se presentan en el transcurso de las intervenciones y que por su trascendencia requieran la participacin de instancias superiores. e) Mantener actualizados archivos y otras fuentes de informacin, de acuerdo con los criterios de seleccin y ordenamiento fijados, a fin de respaldar en forma adecuada las intervenciones efectuadas. f) Recopilar la normativa vigente sobre el asunto auditado. g) Brindar colaboracin en situaciones de riesgo y siniestros que se presenten en la empresa. h) Realizar cualesquiera otras actividades inherentes al cargo que le sean asignadas por su superior inmediato. i) Participar activamente, colaborar y cumplir con todas las polticas, procedimientos y regulaciones relativas al aseguramiento de la calidad que desarrolle e implemente la empresa.

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UNIDADES DE ASESORIA
3. Departamento de Asesora Legal 3.2 Asesor Legal a) Proponer a las autoridades institucionales los cursos de accin ms convenientes dentro del marco legal. b) Asesorar y emitir los dictmenes y resoluciones donde se requiera asesora legal. c) Proponer o recomendar modificaciones legales que mejoren el desempeo de la institucin y de los contratos, de tal manera que se busque siempre la eficiencia y la eficacia. d) Efectuar cualquier otra funcin de carcter legal que requiera la Direccin Ejecutiva .

UNIDADES DE APOYO
4. Departamento Recursos Humanos 4.1 Gerente de Recursos Humanos

a) Administrar los programas de remuneracin, beneficios, seguridad en el trabajo y recreacin. Tambin son funciones del gerente de recursos humanos informar a los gerentes del concesionario en asuntos concernientes a las polticas organizacionales sobre igualdad de oportunidad y abuso sexual y hacer las recomendaciones necesarias si un incidente ocurriera. b) Trabajar con el departamento de personal para identificar las necesidades de los trabajadores, entrevistar y contratar nuevo personal, manejar problemas de falta de personal, administrar los procesos disciplinarios y de despedida en casos necesarios. c) Analizar datos estadsticos e informes para identificar y determinar las causas de los problemas del departamento de personal y desarrollar recomendaciones para mejorar las polticas de personal de la organizacin. d) Determinar las necesidades de entrenamiento para disear programas de desarrollo de trabajadores, salud y seguridad en el trabajo. e) Mantener, registrar y recopilar informes estadsticos concernientes al departamento de personal tales como contratacin, traslados, valoracin del rendimiento de los trabajadores y tasa de ausentismos de estos. f) Supervisar la evaluacin, clasificacin y tasacin de puestos disponibles y puestos ocupados. g) Proveer informacin acerca de las polticas de la empresa, funciones de los puestos, condiciones de trabajo, salarios, oportunidades de ascenso y beneficios para los empleados. 4.2 Especialista en Planillas a) Manejo de la legislacin laboral (Contratos, AFP NET, entre otros) b) Elaboracin de planillas de empleados (quincenas, fin de mes, CTS, vacaciones).
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c) Elaboracin de Liquidaciones. d) Clculo de beneficios sociales, horas extras, etc. 5. Seccin De Administracin De Personal 5.1 Coordinador de Administracin de Personal a) Supervisin del clculo de planillas, sueldos quincenales y/o mensuales, CTS, gratificaciones, utilidades y liquidaciones b) Elaboracin y mantenimiento de perfiles de puesto c) Elaborar propuesta de incrementos salariales en base a la poltica corporativa y metodologa utilizada. d) Valuacin de puestos creados o por crearse. e) Atencin al personal sobre temas de remuneraciones y compensaciones. f) Elaboracin de Indicadores para el grupo. g) Atencin de Inspecciones del Ministerio de Trabajo, SUNAT, etc. 6. Seccin De Seleccin, Formacin Y Desarrollo 6.1 Coordinador de Seleccin, Formacin y Desarrollo a) Supervisar y coordinar los procesos de formacin de los trabajadores. b) Elaborar y desarrollar los planes de evaluacin de desempeo y potencial, desarrollando al talento de la institucin. c) Responsable de contar con indicadores de gestin, que midan el cumplimiento de lo planificado. d) Desarrollar los planes de capacitacin. e) Fortalecer la cultura organizacional a travs de la capacitacin. f) Disear el programa de Evaluacin de Desempeo. g) Responsable de elaborar el plan anual de formacin alienado a las necesidades institucionales, de crecimiento personal de los trabajadores y a las categoras laborales. 7. Departamento De Sistemas 7.1 Jefe de Sistemas a) b) c) d) Capacitar y dar soporte al personal a cargo y/o a usuarios de las aplicaciones. Preparar y conducir la operacin de puesta en funcionamiento de los sistemas y programas informticos. Supervisar el mantenimiento y la actualizacin de la documentacin inherente a los sistemas y programas. Planear, evaluar y dar seguimiento a la implantacin de sistemas informticos integrales, que permitan modernizar, agilizar la operacin y los procesos administrativos. e) Adoptar las medidas necesarias para salvaguardar la informacin, los programas y el equipo computacional que tiene bajo su responsabilidad.
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7.2 Asistente a) b) c) d) Instalacin, soporte y suministro de insumos para Impresoras de Red. Restauracin de Copias de Seguridad a solicitud de los usuarios. Copias manuales diarias del servidor de planos. Apagado de los sistemas informticos en la culminacin de las actividades diarias: Apagado del los Servidores Apagado de los equipos de seguridad elctrica Control y apagado del control de asistencia. e) Realizar las copias de seguridad diaria, mensual de acuerdo a las normas de seguridad interna f) Desarrollo y modificacin de programas, de acuerdo a las necesidades de cada rea, con debida sustentacin y conocimiento al Jefe del departamento. 8. Departamento De Contabilidad 8.1 Contador General a) Emitir estados financieros oportunos, confiables y de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y otras disposiciones vigentes. b) Supervisar, evaluar y controlar la emisin de rdenes de pago. c) Revisar reportes o estados financieros y dems documentos contables resultados de la gestin. d) Revisar conciliaciones bancarias y declaraciones de impuestos. e) Analizar saldos de cuentas contables de aos anteriores requerido por organismos financieros de control. f) Desarrollar e implantar la nueva estructura contable y procedimientos de control que fortalezcan la actividad econmica de la empresa. g) Diseo e implantacin de reportes gerenciales que faciliten la interpretacin correcta de la informacin contable financiera. h) Firmar las declaraciones mensuales y anuales de impuestos y estados financieros para presentar a organismos de control. 8.2 Asistente a) b) c) d) e) f) Recibe, examina, clasifica, codifica y efecta el registro contable de documentos. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. Archiva documentos contables para uso y control interno. Transcribe informacin contable en una base de datos Revisa y verifica planillas de retencin de impuestos. Revisa y realiza la codificacin de las diferentes cuentas bancarias.
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g) Recibe los ingresos, cheques nulos y rdenes de pago asignndole el nmero de comprobante. h) Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

UNIDADES DE LNEA
9. Gerencia De Abastecimiento 9.1 Gerente de Abastecimiento a) Recepciona el Calendario de Compromisos por Programas del mes y los requerimientos consolidados de los diferentes Establecimientos. b) Otorga el visto bueno para las cotizaciones para la adquisicin de la mercadera. c) Construir y desarrollar las capacidades del personal a cargo. d) Aplicar las normas establecidas en el manejo de plizas de seguros para la mercadera. e) Disear y documentar los sistemas y procedimientos de logstica. 9.2 Asistente a) Lleva un control de las rdenes de Compra, requerimientos y otros documentos numerados. b) Remite el informe de Asistencia del personal de Abastecimiento a la Direccin de Administracin. 10. Departamento De Compras 10.1 Coordinador de Compras a) Manejar la gestin de Compra, desde la recepcin de la requisicin hasta la recepcin del material en almacn. b) Mantener los contactos oportunos con proveedores para analizar las caractersticas de los productos, calidades, condiciones de servicio, precio y pago. c) Bsqueda de proveedores alternativos que puedan suministrar los mismos productos o condiciones de plazo, calidad y precio que los actuales. d) Elaborar las proyecciones de compras de productos trimestralmente. e) Disear, planificar, solicitar aprobacin y controlar el cumplimiento del presupuesto de compras. f) Manejo de la gestin de compras nacionales e internacionales g) Emite los pedidos de compra en el plazo adecuado para que su recepcin se ajuste a las necesidades. 10.2 Asistente a) Mantener actualizado el Listado de Proveedores Seleccionados y el Listado de precios y catlogos de los materiales e insumos de consumo general. b) Evaluar y reevaluar los proveedores de la organizacin. c) Establecer contactos con nuevos proveedores.
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d) Investigar formas de negociacin de la competencia. e) Asegurar el cumplimiento de normas, procedimientos y obligaciones definidos en el Proceso de Compras. f) Desarrollar la gestin necesaria para alcanzar los objetivos y metas trazadas dentro del Proceso de Compras 11. Departamento De Distribucin Interna 11.1 Coordinador de Almacn y Distribucin Interna a) Controla el ingreso de materiales al almacn de acuerdo a las rdenes de Compra. b) Garantizar puntualidad, calidad de servicio, eficiencia y confiabilidad en la entrega de productos de todos los almacenes. c) Garantizar el funcionamiento, orden y confiabilidad de los inventarios de los productos. d) Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad industrial e higiene de todos los almacenes. e) Velar por la seguridad interna y externa (monitoreo de alarmas, sistemas satlites, circuito cerrado de televisin, etc.) f) Realizar oportuna y adecuadamente la toma de inventario fsico. g) Manejar el nivel ptimo de inventarios que contribuya a mantener un sano flujo de caja.

11.2 Asistente
a) Efectuar la recepcin e ingreso de los bienes y servicio adquiridos, verificando los requisitos de cantidad, calidad, plazo y condiciones de entrega, especificados en las rdenes de compra y de servicios, respectivos. b) Realizar la distribucin y entrega oportuna de los productos a las diversas tiendas. c) Llevar el control del movimiento fsico de los bienes del Almacn, manteniendo actualizadas las tarjetas control visible de almacn y control valorado de existencias. d) Elaborar la informacin permanente sobre el ingreso y salida de bienes del Almacn. e) Mantener un stock bsico de las existencias de mayor movimiento, solicitando su oportuna reposicin. 12. Gerencia Comercial 12.1 Gerente Comercial a) Mantener un stock bsico de las existencias de mayor movimiento, solicitando su oportuna reposicin. b) Su funcin principal incluye tambin las actividades de promocin y distribucin. c) Define y propone a la Gerencia General los objetivos y polticas comerciales de la empresa y controla su implantacin y sus resultados d) Recibir, filtrar y distribuir los procedimientos y mejoras del sistema de calidad en lo referente al propio departamento. e) Define o har definir y aprobar un plan de progreso en la formacin de las personas de su departamento. f) Analiza las causas de quejas de clientes cuando stas adquieren una importancia suficiente. g) Cumple con su parte en los temas del sistema de calidad de la empresa.
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12.2 Asistente a) Realiza tareas bsicas de almacenamiento y archivo de informacin y documentacin, tanto en soporte digital como convencional, de acuerdo con los protocolos establecidos. b) Recibe, registra, controla, resguarda y levantar los inventarios fsicos de los diferentes productos, equipos, aparatos, materiales y accesorios que la empresa comercialice en las distintas tiendas. c) Reportar los avances de ventas a nivel nacional, as como de la distribucin de la fuerza de ventas. 13. Departamento De Ventas

13.1 Jefe de Ventas a) b) c) d) e) f) g) 14. Establecer las previsiones de venta y fijando los objetivos de los equipos de venta. Realizar un seguimiento de los resultados, de los comerciales y optimizando los mrgenes. Estudiar la competencia y rendir cuentas a la direccin de marketing/ventas. Estructurar su equipo de ventas (cuadros comerciales y vendedores): seleccin, formacin, etc. Servir de punto de unin entre el terreno y la Direccin General y/o Comercial. Asegurar las relaciones y la bsqueda para los contactos importantes (central de compras). Gestionar la logstica y la administracin de ventas

Seccin De Comercializacin Coordinador de Comercializacin

14.1

a) Disear e implantar planes estratgicos en el rea de comercializacin que le permitan a la organizacin desarrollarse y brindar un mejor servicio a sus clientes. b) Desarrollar y mejorar la presentacin de los productos y/o servicios cuidando la integridad de los usuarios. c) Planear e implementar programas o campaas de ventas, promocin, comunicacin comercial y distribucin. d) Detectar oportunidades de negocios nacionales e) Utilizar herramientas informticas y telecomunicaciones que optimicen las actividades de su ejercicio profesional. f) Coordinar al personal asignado a su mando de manera tica y profesional que conlleve al logro de los objetivos asignados a su rea. 14.2 Asistente a) b) c) d) Analizar, valorar y aplicar los componentes del proceso de Comercializacin. Participar en la definicin de objetivos, estrategias y metas en la organizacin de las actividades de comercializacin nacional e internacional. Utilizar tcnicas de diseo grfico en la elaboracin de promocionales y otras herramientas comerciales. Asesorar en la adaptacin de los productos a las necesidades de los clientes.
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e) f) g) h) i) j) k) 15.

Organizar la promocin de la venta. Desarrollar actividades de ventas. Desarrollar cadenas productivas. Investigar las redes y medios de distribucin. Identificar las oportunidades comerciales de la empresa y las necesidades de los consumidores. Participar en la operacin de tecnologa de productos y servicios. Utilizar el marco legal que rige a la actividad comercial. Departamento De Marketing

15.1 Jefe de Marketing a) b) c) d) e) Analizar el entorno: analizar el mercado y la competencia. Analizar la situacin interna: analizar la capacidad y los recursos (financieros, humanos, tecnolgicos y materiales) con que cuenta la empresa. Establecer los objetivos de marketing: teniendo en cuenta los anlisis realizados previamente, y las aspiraciones de la empresa. Disear estrategias de marketing que permitan alcanzar los objetivos propuestos: teniendo en cuenta tambin, los anlisis externos e internos. Disear planes de accin: en donde se establecen los pasos necesarios para implementar o ejecutar las estrategias, as como los recursos a utilizar, los encargados o responsables, los tiempos o plazos, y el presupuesto o la inversin requerida para implementarlas.

15.2 Asistente a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Elaborar y llevar a cabo experimentos de marketing. Observar y analizar el comportamiento del consumidor. Elaborar encuestas. Anlisis de la informacin. Realizacin de test de mercado. Evaluacin de las posibilidades de un mercado. Polticas de Producto. Desarrollar y hacer pruebas de mercado de nuevos productos Modificar o eliminar productos. Creacin de nombres y marcas comerciales. Planear envases, diseos, formas, colores y diseos.

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16. Seccin De Publicidad 16.1 Coordinador de Publicidad a) Elabora y gestiona el presupuesto publicitario de la compaa con las personas responsables de los productos en cuestin. b) Participa en la concepcin de los soportes publicitarios. c) Coordina las campaas y realizar un seguimiento de las mismas d) Determina el presupuesto, elabora los mensajes, elige los medios, programa las campaas, mide la eficacia. e) Es el interlocutor con las agencias de publicidad y las centrales de compra. f) Recepciona y distribuye el material publicitario. g) Verificar la adecuacin del contenido de los spots y material publicitario, a la legislacin vigente. h) Modificaciones (altas, bajas y sustituciones) de la orden de publicidad una vez comenzadas las emisiones. i) Comunicar los cambios de programacin de ltima hora y adecuar la publicidad a dichos cambios. 16.2 Asistente a) Archivar y gestionar el material publicitario hasta su devolucin a las Agencias de publicidad o centrales de compra. b) Comprueba rdenes de publicidad. c) Mantener los datos actualizados en los sistemas de informacin de publicidad en continuidad y emisiones. d) Codifica y prepara todo el material publicitario en acuerdo con el coordinador de publicidad. e) Elabora tarifas publicitarias. f) Certifica la hora real de emisin de la publicidad. Incidencias. 17. Gerencia De Finanzas 17.1 Gerente de Finanzas a) Es el encargado de la elaboracin de presupuestos que muestren la situacin econmica y financiera de la empresa, as como los resultados y beneficios a alcanzarse en los perodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza. b) Negociacin con proveedores, para trminos de compras, descuentos especiales, formas de pago y crditos. Encargado de los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la empresa c) Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de mantener los das de inventario lo ms bajo posibles d) Negociacin con clientes, en temas relacionas con crdito. e) Supervisin de la facturacin de proyectos hecha por bodega bajo lo establecido en los contratos firmados con el cliente.
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f) El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de dinero y capitales, ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en donde se negocian los valores de la empresa, siempre con autorizacin previa del Gerente General. g) Control de costos con relacin al valor producido, principalmente con el objeto de que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable. h) Anlisis de los aspectos financieros de todas las decisiones 17.2 Asistente a) b) c) d) e) f) g) h) 18. Recopila y codifica informacin financiera suministrada por las diferentes unidades. Elabora series estadsticas, cuadros, grficos y proyecciones de tipo financiero. Efecta clculos para la obtencin de ndices financieros. Revisa, clasifica y ordena reposiciones de fondo de trabajo, fondos especiales y cajas asignadas a las diversas unidades. Lleva el registro y control de la disponibilidad presupuestaria. Elabora comprobantes de pago por diversos conceptos. Apoya en el anlisis de ejecucin o modificacin presupuestaria. Hace seguimiento a los compromisos financieros de la Institucin. Departamento De Tesorera

18.1 Jefe de Tesorera a) Analiza y controla el rendimiento por concepto de colocaciones financieras. b) Examina, analiza y evala el movimiento de ingresos y egresos de la institucin. c) Mantiene informado de cualquier irregularidad detectada en el movimiento contable y/o financiero de su rea. d) Recibe, verifica y archiva los reportes de ingresos diarios de la caja y verifica la autenticidad monetaria. e) Dirige el proceso de emisin de cheques de acuerdo a las polticas financieras. f) Gira cheques y prepara los vouchers; Paga a los proveedores y otros. 19. Departamento De Crditos Y Cobranzas

19.1 Jefe de Crditos y Cobranzas a) Otorga crditos a los clientes que deseen comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que estn establecidas por la empresa, teniendo en cuenta el anlisis del mismo a travs de la informacin recopilada, tratando en lo posible de sujetarse al reglamento existente.

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b) Realiza las gestiones de cobranza con los clientes que se muestren un tanto difciles en sus pagos; deber tener en cuenta el motivo de dicho atraso y considerar las medidas que se tomarn en caso de continuar el atraso (negociacin). c) Realiza el arqueo de documentos, el cual permite establecer la exactitud de las cifras de las cuentas de cada cliente, con las tarjetas de cuentas corrientes que son llevadas en el departamento de Contabilidad. d) Presenta informes a Gerencia General, referentes a los crditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o desaprobados, as como el nmero de clientes que los solicitarn. e) Deber pasar cada fin de mes de las cuentas en movimiento, que se tienen en cartera en la seccin cobranzas, y el anlisis de estas en cuanto al atraso f) Se provee de informacin econmico - financiera del cliente para tener una mejor posicin en la decisin de otorgar el crdito. Para personas jurdicas es indispensable analizar los estados financieros, lo que nos permitir considerarlo como un buen crdito o en caso extremo, desaprobarlo.

19.2 Asistente a) b) c) d) e) f) g) h) Reemplazara al Jefe de Cobranzas cuando este lo requiera o se encuentre de vacaciones. Mantiene actualizadas las carpetas de los clientes por intercambio. Mantiene al tanto a los clientes por intercambio de sus deudas realizando la respectiva conciliacin. Ingresa los vales de intercambio al formato de Reporte Diario de Cobranzas Recibe pagos de clientes que cancelan en oficina y entregar al Jefe de rea. Entrega recibos a los cobradores y registrar en un cuaderno. Saca fotocopias a los vales de intercambio y archivar. Archiva los Reportes de Saldo de Facturas Pagadas

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