UNIDAD V: LA CAPACITACION DEL RECURSO HUMANO Para una exitosa actividad empresarial no basta con una correcta seleccin

del personal y una buena poltica salarial. Quizs el aspecto ms relevante para la empresa es el establecer una poltica eficiente de capacitacin del recurso humano, capacitacin que debe responder a las necesidades de la empresa. Este tema es abordado por esta Unidad. La capacitacin del recurso humano Segn algunos autores la capacitacin es una de las formas que asume la formacin profesional, y puede definirse como aquellas acciones destinadas a llevar a adultos a un determinado nivel de calificacin, mediante cursos o programas preferentemente de habilitacin, formacin acelerada o complementacin. Otros tipos de formacin profesional seran: La que prepara a la persona para la profesin: Formacin profesional, propiamente tal. La que adapta a la persona para una funcin o tarea: Entrenamiento. La que perfecciona o especializa a la persona para una carrera, profesin u oficio: perfeccionamiento o desarrollo profesional. En los diseos sistemticos de la capacitacin en la empresa existen tres etapas interdependientes: La primera es la deteccin de necesidades de capacitacin. La segunda es la formulacin y ejecucin de los programas de capacitacin. La tercera es la evaluacin peridica de las actividades de capacitacin para conocer el grado de eficacia, eficiencia y beneficio que se ha alcanzado con las actividades realizadas. La deteccin de necesidades de capacitacin La deteccin de necesidades es una metodologa de trabajo, que incluye el uso de diversas tcnicas que permiten identificar y agrupar las necesidades de capacitacin que existen en una empresa, segn su naturaleza y poblacinobjetivo. Las tcnicas de deteccin de necesidades se utilizan por las siguientes razones: Para que la gente sea ms productiva en su trabajo actual y tenga la posibilidad de progresar. Porque el xito de la empresa exige un desarrollo ptimo de la labor individual y grupal, lo que requiere que se definan y resuelvan las necesidades de crecimiento y progreso individuales y colectivas, lo que se traduce en capacitacin y desarrollo. Porque todas las personas normales, independientemente de su lugar en la jerarqua, pueden hacer un buen trabajo y lo harn si se les da la oportunidad y los medios para hacerlo. Para no malgastar tiempo ni recursos en esfuerzos de capacitacin innecesarios, que no satisfacen las reales necesidades de la organizacin ni de sus miembros. Existe una enorme variedad de necesidades de capacitacin tales como: las que tienen un individuo, las que tiene un grupo, las que requieren soluciones a mediano y largo plazo, las que derivan de un cambio tecnolgico, las que derivan de cambios en la estructura de la organizacin, las que complementan ajustes o cambios de polticas, las que requieren intruccin sobre la marcha, las que precisan instruccin fuera del 1

trabajo, etc... Por otra parte existen diversos indicadores de necesidades de capacitacin en la empresa, algunos de los mas habituales son: Problemas observables en diferentes reas de la empresa. Errores observables en los trabajadores o grupos de trabajadores durante el desempeo de sus tareas. Vacantes de puestos de trabajo debido a la movilidad o retiros del personal Ascensos del personal a puestos de mayor complejidad, responsabilidad y remuneraciones a travs de lneas de ascensos. Las necesidades de capacitacin se determinan a partir de indicadores especficos. No obstante, no basta definir las necesidades de capacitacin; es preciso relacionarlas con los Propsitos de la capacitacin. Los propsitos de la Capacitacin pueden agruparse en dos clases principales: Los Relacionados Con La Productividad Cuando los objetivos de la capacitacin se relacionan con el logro de los resultados en el rendimiento de un trabajador y el propsito principal de la capacitacin es la disminucin de los errores y de los costos derivados de los errores, estos objetivos estn destinados al incremento de la productividad en la empresa. Los Relacionados con el desarrollo de los trabajadores Cuando los objetivos de la capacitacin son relativos al logro de resultados en la promocin del personal. Tipos de problemas en las empresas que pueden ser indicadores de necesidades de capacitacin, en aspectos de organizacin. Relativos a los Objetivos de la empresa: Cuando existen dificultades en la planificacin organizativa, etc. Y adems existe inters en los empresarios por aprender tcnicas de formulacin de objetivos, de modo que estos resulten mensurables y evaluables. Relativos a las funciones de supervisin y control Existe inters en los empresarios por el mejoramiento en actividades especificas de supervisin y control. Hay problemas a nivel de supervisin, problemas de mtodos de trabajo, costos, produccin, problemas de relaciones humanas, problemas en la elaboracin de informes, problemas de moral de grupo, dificultades en la evaluacin del rendimiento, falta de conocimientos tcnicos, falta de tcnicas de programacin, etc. Relativos a los procesos y procedimientos Hay atrasos en etapas especificas de algunos procesos, se cometen errores frecuentes en cierta etapas, faltan manuales d procedimientos, existen procedimientos inadecuados o errneos, etc. Relativos a las comunicaciones Los canales de comunicacin son inoperantes, se producen atrasos, distorsiones y omisiones en las comunicaciones, la informacin circula parcelada y sesgada, etc. Ejemplos de soluciones mediante la capacitacin 2

 Los problemas relativos a los objetivos y a la funcin ejecutiva requieren modalidades de capacitacin que ensean conceptos y tcnicas utilizables para la solucin de los problemas especficos detectados. Estas modalidades pueden ser: cursos, seminarios, conferencias, juegos de negocios, estudio de casos, discusiones dirigidas, dinmicas grupales y muchas otras modalidades para el desarrollo de ejecutivos. Problemas relativos a las funciones de supervisin y control pueden solucionarse mediante programas diseados especialmente para los empresarios y/o mandos medios en las empresas; pueden adoptar una gran variedad de formas tales como: seminarios, cursos, pasantas, juegos, etc. En problemas relativos a comunicaciones y relaciones humanas, pueden utilizarse modalidades tales como: seminarios y cursos, estudios de casos, simulaciones, dinmicas grupales, juego de roles, tcnicas de dramatizacin, etc. Tipos de problemas que pueden ser indicadores de necesidades de capacitacin en aspectos operacionales Relativos a las funciones operativas Se cometen errores humanos muy frecuentes en ciertos procedimientos y el costo de los errores es significativo para la empresa, existen dificultades en el proceso productivo, hay daos, inutilizacin, malgaste, desperfectos de mquinas, alta frecuencia de accidentes, hay problemas de calidad, problemas en los cambios de lneas de produccin, tiempos excesivos en la ejecucin de las tareas, rendimiento bajo lo esperado, faltan conocimientos y manejo de tcnicas especificas. Relativos a las funciones administrativas Hay problemas de redaccin, dactilografa, ortografa, mala atencin al pblico, omisin y distorsin en las comunicaciones, desconocimiento de manejo de computadores, etc. Estos problemas pueden superarse mediante las siguientes modalidades de instruccin: entrenamiento en el puesto de trabajo, asistencia a cursos, instruccin a distancia mediante cursos por correspondencia, rotacin, induccin y orientacin, demostraciones, simulacin, juegos, etc. Para el anlisis del rendimiento de los trabajadores puede utilizarse la siguientes tcnicas: Observaciones: Sin hacer preguntas y tomando notas o bien observando y entrevistando al trabajador mientras dura el ciclo completo de su trabajo Anlisis de datos estadsticos: Estudio de los ndices de ausentismo y rotacin de personal, frecuencia de licencias mdicas, atrasos en el cumplimiento de los plazos en relacin a los cronogramados, ndice de prdida de materia prima, indicadores de problemas disciplinarios, etc. Entrevistas con jefaturas directas relativas a la evaluacin de desempeos. Aplicaciones de encuestas y cuestionarios, etc. Aplicaciones de tests Tcnicas de anlisis de recursos humanos para inventariar necesidades de capacitacin El anlisis de recursos humanos busca verificar si los recursos humanos son suficientes cuantitativa y cualitativamente para las actividades actuales y futuras de la empresa. Se intenta delimitar hasta que punto, los trabajadores poseen habilidades, conocimientos y actitudes deseados por la empresa; si los trabajadores que ocupan buenas posiciones son capaces de avanzar mediante la capacitacin o si es necesaria la adquisicin de nuevo personal. Generalmente se considera los siguientes datos para realizar estos anlisis: 3

 Dotacin actual o nmero de trabajadores Dotacin necesaria de trabajadores en las distintas especialidades Edad de cada trabajador Nivel de requisitos exigidos por las tareas de cada trabajador Actitud de cada trabajador en relacin al trabajo y a la empresa Nivel de cocimiento y habilidades de cada trabajador para otros trabajos Potencialidades de reclutamiento interno Potencialidades de reclutamiento externo Tiempo de entrenamiento necesario para la mano de obra reclutable Planes de expansin de la empresa y generacin de nuevos cargos, etc. La importancia de definir las necesidades de capacitacin con un buen grado de confiabilidad El xito de capacitacin depender de la calidad de todas las etapas de un diseo sistemtico. Si bien el tiempo de ejecucin de la deteccin de necesidades no debe ser excesivo, sta debe definirse adecuadamente para disear el programa correspondiente. De lo contrario pueden surgir las siguientes dificultades: Trabajadores que se interesan autnticamente en los contenidos de un programa de capacitacin, pero luego los olvidan con facilidad, ya que lo aprendido no se utiliza n la situacin normal de trabajo. Trabajadores que advierten que los contenidos de capacitacin no se relacionan directamente con sus tareas habituales en su situacin de trabajo y pierden el inters y la motivacin. Trabajadores que advierten que los propsitos de la capacitacin no han sido definidos, por ello pierden inters. Programacin de la capacitacin Hecho el diagnostico de las necesidades de capacitacin corresponde elaborar los programas de capacitacin que subsanarn los problemas detectados. La elaboracin de programas de capacitacin requiere responder las siguientes preguntas: Qu debe ser enseado? Quin debe aprender? Cundo debe ser enseado? Dnde debe ser enseado? Cmo se debe ensear? Quin debe ensear? O sea, los programas de capacitacin deben incluir: Definicin clara del objetivo de la capacitacin Definicin de los contenidos de la capacitacin, en cuanto a cantidad y calidad de la informacin o temas a considerar Divisin del trabajo para desarrollarlos en mdulos o ciclos Eleccin de los mtodos de capacitacin a utilizar segn la tecnologa y recursos disponibles Definicin de los recursos necesarios para la realizacin del programa

 Tipo y numero de entrenadores, instructores o relatores Recursos audiovisuales, retroproyectoras, videos, proyectores, grabadoras, mquinas, equipos o herramientas, materiales, etc. Material didctico: libros, apuntes, manuales, etc. Definicin de la poblacinobjetivo, o sea, el personal que debe ser adiestrado y capacitado: considerando: Nmero de personas por tipos de cursos o materiales Disponibilidad de tiempo Caractersticas del grupocurso, o individuo a capacitar respecto a nivel previo de escolaridad, grados de habilidades, conocimientos y actitudes Caractersticas personales del comportamiento y focos de inters. Sitio en el cul se efectuara la capacitacin: dentro de la empresa o fuera de la empresa, en el puesto de trabajo o fuera del puesto de trabajo, etc. poca o periodicidad para la ejecucin del programa, escogiendo el horario mas oportuno o la ocasin ms propicia. Clculo de la relacin CostoBeneficio del programa. Seleccin de los mtodos y sistemas de evaluacin Una de las modalidades de capacitacin utilizadas es el entrenamiento. Algunos autores distinguen dos tipos de entrenamientos segn el sitio y el tiempo: Entrenamiento de induccin o de integracin Entrenamiento despus del ingreso al trabajo, el cual a su vez puede ser de dos clases: Entrenamiento en el sitio de trabajo (en el servicio) Entrenamiento fuera del sitio de trabajo (fuera de servicio) Cada una de estas modalidades reviste caractersticas particulares. Entrenamiento de induccin o de integracin a la empresa Su objetivo es la adaptacin y la ambientacin inicial del nuevo trabajador a la empresa y al ambiente social y fsico donde trabajara. El programa de induccin debe contener lo siguiente: La empresa: historia, desarrollo y organizacin Lneas de producto o servicio Los deberes y derecho del personal Los trminos del contrato de trabajo Las actividades sociales de los trabajadores: beneficios y servicios Nociones sobre la proteccin y seguridad en el trabajo Descripcin detallada del cargo que va a ocupar y su importancia relativa en la empresa, sealando horarios y naturaleza del cargo Presentacin del nuevo trabajador a sus compaeros de trabajo Las ventajas de la induccin son:

 Reduccin del tiempo perdido por el recin llegado. Al ingresar el recibe informacin general sobre las normas, reglamentos y procedimientos que lo afectan en el desempeo de su cargo, para que su ajuste sea lo mas rpido posible. Proporcionar al empresario o jefe, una oportunidad de explicar al nuevo trabajador cual es su posicin real en la empresa y cuales son las reglas del juego, antes de que el reciba informaciones distorsionadas al respecto Proporcionar al nuevo trabajador elementos para vencer el miedo a lo desconocido, que por lo general afecta a todos lo que se enfrentan a una nueva situacin Entrenamiento despus del ingreso en el trabajo Entrenamiento en el sitio del trabajo Constituye probablemente la forma mas comn de transmitir las enseanzas necesarias a los trabajadores, ya que no requiere de instalaciones y equipos especiales y l aprende mientras trabaja. En un tipo de capacitacin ideal para las empresas medianas y pequeas porque no demanda mayores inversiones. En entrenamiento en el puesto de trabajo reviste varias formas: la ms comn es admitir al nuevo trabajador como ayudante durante un plazo suficiente como para aprender el trabajo Para cargos ms importantes lo que se utiliza es designar al Entrenado como asistente de un jefe determinado para familiarizarlo con la mayor parte de los problemas existentes, sin responsabilizarlo de todas las funciones de la jefatura. La instruccin en el puesto de trabajo puede ser dada individual o colectivamente, conjugando al instructor nociones tericas y aplicaciones prcticas Entrenamiento Fuera del sitio de Trabajo La principal ventaja de este entrenamiento es facilitar al entrenado toda la atencin, lo cual no es posible cuando esta involucrado en las tareas de produccin. Este entrenamiento puede ir desde un entrenamiento intensivo para cargos elementales hasta programas de desarrollo de empresarios de varios meses de duracin, revistiendo las ms diversas formas: Entrenamiento dirigido: Recrea las situaciones de trabajo respecto a equipos y materiales, pero en locales apropiados, adecuados especficamente para entrenar. Clases expositivas Pelculas, diapositivas (diaporamas) Estudio de casos: el entrenado recibe por escrito un caso concreto que describe un problema organizacional, debe estudiarlo y proponer la mejor solucin. Dramatizacin: los participantes asumen los papeles y representan las personas involucradas en determinado caso. Ejecucin del programa de Capacitacin El xito de la ejecucin del programa depender principalmente de los siguientes factores: Adecuacin del programa de Capacitacin a las necesidades de la empresa La calidad del material de enseanza presentado 6

 La conciencia y actitud del empresario respecto a que el gasto en capacitacin constituye una inversin que capitalizara dividiendo a corto y mediano plazo y no es simplemente un gasto. La calidad y preparacin de los instructores La calidad de los aprendices o participantes. Evaluacin de la Capacitacin Existen dos tipos de evaluacin relativas a los programas de capacitacin: Evaluacin del desarrollo del programa La evaluacin del desarrollo del programa intenta medir cmo se llev a cabo ste, evaluar la forma y los medios con que se imparti y considera principalmente los siguientes aspectos. El Programa Se encamina al Objetivo? Se cumplen los plazos? Se cumplen los horarios? Se utiliza todo el material preparado, etc.? Los participantes Planillas de asistencia ndices de desercin Controles de aprendizaje Encuesta de opinin relativa al contenido de los cursos, medios utilizados, y calidad de los relatores. Los relatores Cumplen los objetivos? Cmo lo hacen? Entregan material didctico? Qu metodologa utilizan? Costo del programa Se utilizo todo el presupuesto asignado? Se atendi proporcionalmente a todos los niveles? Requiri recursos adicionales por sobre los presupuestados?, etc.

 Evaluacin de los resultados del programa Uno de los problemas ms serios relacionados con cualquier programa de capacitacin se refiere a la evaluacin de su eficiencia. La evaluacin de los resultados debe considerar dos aspectos principales: Determinar hasta qu punto el entrenamiento produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de los trabajadores; y Demostrar si los resultados del entrenamiento presentan relacin con la consecucin de las metas de la empresa. Para evaluar los resultados, se analizan los cambios experimentados en diversas variables como las que se exponen a continuacin, tras un cierto perodo de tiempo: Clima Organizacional: Mejoramiento de las relaciones humanas? Contribuciones de los participantes? Necesidades de supervisin: Disminucin de errores? Disminucin de consultas? Se orientan ahora las preguntas a otros temas? Equipos y maquinas: Eliminacin de tiempos muertos? Optimizacin del uso? Disminucin de reparaciones y daos? Desempeo del personal: Las tcnicas de evaluacin de desempeo sealan mejoramientos despus de la capacitacin Materiales: Disminucin de las prdidas por malos procesos? Mejor aprovechamiento Herramientas: Reduccin del desgaste? Mejora la mantencin? Seguridad: Disminucin de las tasas de accidentes? Productos o servicios: Mejoramiento de calidad? Etc. El Marco Legal de la Capacitacin Las normas que regulan los aspectos relativos a la capacitacin y el empleo en nuestro pas se hallan contenidas en el estatuto de Capacitacin y Empleo, definido en el D.F.L N1 de 1989, publicado en el diario oficial del 27 de septiembre de 1989 y en el reglamento del estatuto publicado en el diario Oficial del 5 de marzo de 1990. En dichos documentos se establecen las siguientes normas; entre otras: Beneficiarios: Trabajadores activos, cesantes y los desempleados que buscan trabajo por primera vez. Capacitacin Ocupacional: Proceso destinado a promover, facilitar, fomentar y desarrollar las aptitudes, habilidades o grados de conocimientos de los trabajadores, con el fin de permitirles mejores condiciones de vida y de trabajo y de incrementar la productividad nacional, procurando la necesaria adaptacin a los procesos tecnolgicos y a las modificaciones estructurales de la economa. La capacitacin ocupacional no puede incluir actividades conducentes al logro de un titulo universitario, profesional o tcnico, o un grado acadmico. Responsables de la Capacitacin: Las empresas y el Servicio nacional de capacitacin y Empleo (SENCE) subsidiariamente. Ejecutores de la Capacitacin: Los organismos tcnicos de ejecucin autorizados por SENCE (OTE) o la propia empresa. Organismos Tcnicos Intermedios reconocidos (OTIR): Organizaciones destinadas a promover, organizar y supervisar programas de capacitacin, deben otorgar facilidades para que las pequeas y medianas empresas se incorporen a ellos, para poder usufructuar de las franquicias que otorga el sistema. Sanciones: El trabajador incurre en falta de probidad para todos los efectos legales, si despus de 8

haber sido inscrito en un curso, hace simple abandono del mismo, sin explicacin de causa. Horario: Se mantienen las remuneraciones durante la capacitacin realizada en la jornada no da derecho a remuneracin. Cobertura: Es Accidente de trabajo si hay lesin durante el curso. Es accidente de trayecto si hay lesin en el mismo. Financiamiento: Las empresas que tributan en primera categora pueden descontar hasta el 1% de los sueldos y salarios imponibles cancelados en el ao. Aquellas empresas cuya suma a descontar sea inferior a 3 ingresos mnimos mensuales, pueden descontar a ese valor. Las empresas debern soportar el 50% de los gastos de capacitacin cuando los participantes sean trabajadores cuyo ingreso mensual sea igual o superior a 10 ingresos mnimos mensuales. El 60% de la remuneracin que se pague a los trabajadores sujetos a contratos de aprendizaje puede imputarse a costos de capacitacin para acogerse a la franquicia del 1%. El tope mximo autorizado por este concepto es el 60% de un ingreso mnimo mensual. El numero de aprendices por el cul se percibe la franquicia no puede acceder del 10% de los trabajadores de la empresa Procedimientos: Las empresas deben solicitar al SENCE la autorizacin para acogerse a la franquicia en forma previa a la realizacin de cursos sealando nombre del curso, cdigo SENCE, nombre del OTE, fecha e inicio de la actividad, valor por participante, nomina de participantes y el porciento de la utilizacin de la franquicia tributaria correspondiente a cada alumno. Otras Franquicias Cuando los cursos son realizados por la propia empresa, se consideran costos directos imputables a la franquicia tributaria en los siguientes: Remuneraciones u honorarios de docentes, e instructores, contratados para impartir los cursos Remuneraciones por conceptos de horas extraordinarias pagadas al personal de la empresa, originadas exclusivamente por su labor como docente e instructor. Material de consumo y elementos fungibles e indispensables para la realizacin del curso Material didctico: apuntes, guas, diapositivas, transparencias, cuadernos, papeles, lpices, etc. Arriendo de local cuando es necesario para el desarrollo de los cursos Arriendo de equipos para la realizacin de los cursos Viticos y gastos de movilizacin de los docente o instructores originados por la capacitacin realizada fuera de su lugar habitual de trabajo Los gastos en viticos y traslados de participantes que asisten a cursos fuera de su lugar habitual de trabajo, pueden ser imputables a franquicias siempre que no excedan del 10% de los costos directos anuales escogidos a franquicia. Puede imputarse a franquicia tributaria, los gastos destinados a la direccin y administracin del departamento. O unidad de capacitacin, siempre y cuando sean equivalentes al 15% de los costos directos anuales acogidos a franquicias. Estos pueden ser: Honorarios, remuneraciones, viticos y gastos de movilizacin del personal de las unidades de capacitacin contratados para desempear dicha funcin Materiales de consumo, elementos fungibles y otros necesarios para las funciones de la unidad de capacitacin Arriendo de local cuando la unidad de capacitacin de la empresa funcione fuera del recinto de la misma. 9

 Se puede imputar a franquicia los gastos destinados al estudio de detencin de necesidades de capacitacin, con un mximo equivalente al 10% de los costos directos anuales acogidos a franquicias, en la medida que producto de tales estudios, se ejecute efectivamente un programa de capacitacin. Para poder sintetizar lo analizado en esta unidad, le solicitamos que realice lo siguiente: Indique las tres etapas que implica el diseo de un programa de capacitacin en la empresa.

________________________________________________________________________________________________ Indique las preguntas que debe responder la elaboracin de un programa de capacitacin

________________________________________________________________________________________________ 3. Escriba los principales factores de lo que depende el xito de la ejecucin de un programa de capacitacin

________________________________________________________________________________________________ 4. Seale los dos tipos de evaluacin de un programa de capacitacin.

________________________________________________________________________________________________ 5. Indique de un modo sinttico las principales normas de capacitacin que se establecen en la legislacin al respecto.

________________________________________________________________________________________________ Una forma de aprender de un modo eficiente es aplicando a nuestra prctica empresarial los conceptos aprendidos en esta Unidad, para lo cual le solicitamos que realice lo siguiente: A continuacin deber usted indicar a lo menos 5 problemas existentes en su empresa, que puedan ser indicadores de necesidades de capacitacin en orden de prioridad Problema N.

________________________________________________________________________________________________ Problema N2

________________________________________________________________________________________________ Problema N3

________________________________________________________________________________________________ Problema N4

________________________________________________________________________________________________ Problema N5

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 En base a los problemas detectados en e punto anterior, como estructurara usted un programa de capacitacin para su empresa? Considere los siguientes aspectos en su respuesta: Urgencias Presupuestos del programa: pueden financiarlos mediante franquicias o requiere fondos adicionales Plazos de ejecucin del programa Numero y calidad de los participantes Objetivos perseguidos

________________________________________________________________________________________________ Para compartir las respuestas que hemos expresado en la aplicacin prctica, reunmonos en pequeos grupos. En el plenario conversen con el instructor las dudas que queden referidas a la puesta en 1. Revisemos Algunos Conceptos 2. Sinteticemos lo visto hasta ahora 3. Apliquemos lo aprendido hasta ahora 4. Compartamos nuestras respuestas

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