Plan de formation : Le volet de la seconde chance

Module option : Gestion quotidienne de la TPE 8 heures

Du carnet de position de trsorerie au suivi du poste client Dure totale 8 heures Dont 4 heures de prsentation pratique des outils et 4 heures de travaux en groupe sur les cas individuels des personnes en formation.

Lobjectif du module de 4 heures est de prsenter les travaux basiques que doivent effectuer le dirigeant et/ou son conjoint dans le cadre dune TPE pour sassurer dune visibilit minimale dans la gestion quotidienne. Le public cible peut tre le conjoint collaborateur ou le chef dune entreprise individuelle ne disposant pas dun comptable demeure. Pour donner un caractre pratique ce module de formation, les exemples seront prsents sur ordinateur (avec un tableur ou un logiciel de comptabilit) ou avec une simple calculette suivant le niveau des groupes.

Ce projet est dvelopp dans le cadre du dispositif La prvention au service des entreprises en difficult ou en retournement bnficiant du soutien financier du Fonds Social Europen.

Le volet de la seconde chance Gestion quotidienne de la TPE 22/03/2004

1. Tenue du carnet de position de trsorerie et rapprochement bancaire rgulier Sur le carnet de position : 1.1. Inscrire lavance les dpenses courantes sur lanne telles que : 1.1.1. Les prlvements qui seront effectus sur le compte au titre :

des chances des emprunts des chances des leasings des chances des contrats de location des chances dassurances des cotisations mensuelles (allocations familiales, retraite, assurance maladie, mutuelles...) autres (par exemple conseils suivant lettre de mission) 1.1.2. Puis inscrire celles connues lavance telles que :

les traites acceptes en rglement des factures fournisseurs les cartes bancaires lorsque celles-ci sont dbites mensuellement. Faire le montant du crdit ds rception du relev mensuel (en gnral au moins 10 jours avant) les agios qui vous sont dbits (selon avis de la banque reu quelques jours avant)

1.2. Puis inscrire au fur et mesure les oprations faites en indiquant le jour :

les chques mis (avec leur numro) les remises faites (chques, remises lescompte ou lencaissement)

1.3. Faire les totaux des oprations et tirer un solde rgulier suivant une priodicit que vous jugez adquate (jour, semaine, quinzaine ou mois).

AVANTAGES :

ne pas mettre de chque si le solde du compte ne le permet pas, en tenant compte des facilits de caisse accordes par votre banquier, et viter ainsi les chques sans provision. Lorsque le carnet de position fait apparatre des problmes de trsorerie court terme, vous disposez dun peu de temps pour envisager de les rsoudre.

Soit en acclrant les remises clients avec des relances fortes au tlphone ou mme en vous dplaant.

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Soit en demandant un fournisseur de repousser exceptionnellement lchance dune traite (attention : compte tenu des dlais bancaires prvenir au moins une semaine lavance). Soit en allant voir son banquier pour lui demander un dcouvert exceptionnel (ou un dpassement de celui-ci sur une dure limite) en dfinissant votre nouveau besoin (impay, niveau du CA, recrutement). Soit en bloquant des prlvements et en prsentant des amnagements avec les cranciers au profit desquels les prlvements taient prvus

1.4. Faire un rapprochement bancaire chaque relev (de prfrence par quinzaine). Le rapprochement permet de : Vrifier labsence dennuis (par exemple une remise de chques revenant impayes) ou de corriger les erreurs du carnet de position par rapport au relev bancaire. Vrifier labsence derreurs de la banque : en gnral assez rare mais pas exclure. Par exemple remise de traites lescompte (crdites sur le compte quelques jours aprs la remise), passes par erreur en remise lencaissement ( lchance de la traite), soit des fonds non disponibles pendant une dure souvent significative : un trois mois Connatre le montant global des chques ou des traites dans la nature , c'est--dire chques ou traites tablis mais non prsents par le crancier et/ou remises dposes mais non prises en compte par votre banque. Pouvoir rpondre des rclamations hypothtiques des cranciers qui demandent un paiement alors quils lont dj reu.

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2. Suivi des clients 2.1. Suivi administratif : Le document contractuel indispensable pour obtenir ensuite un paiement si le client se rvle tre de mauvaise foi : Le bon de commande ou devis dment accept et sign par le client Prvoir dans ce document : Le montant de la prestation HT Le taux de TVA applicable Le dlai de ralisation Les modalits de paiement o Conseil dexpert : inclure un acompte la commande, notamment lorsquil faut acheter du matriel, avec mission dune facture Une clause de rserve de proprit en cas de fourniture de matriel

En cas de travaux supplmentaires ou de modifications dans la date dexcution des travaux, faire signer le client sur un avenant au contrat ou sur le devis dorigine.

Emettre les factures ds que les travaux ou la prestation sont effectus A cela deux raisons : La sensation de satisfaction du client sestompe avec le temps, il paie en gnral plus facilement tout de suite Les dlais de paiement partiront souvent de la rception de la facture

2.2. Suivi du recouvrement du poste client : 2.2.1. La comptabilit nest pas tenue sur place et les pices justificatives sont remises lexpert-comptable mensuellement pour la TVA. Il sagit alors dassurer le suivi du rglement des clients sur un cahier, dans un classeur (avec copie ou pelure de couleur) ou sur informatique, en fonction de la chronologie des factures (date d mission, numro, nom du client, montant TTC et date de rception du rglement). En conclusion trois utilits :

Relance des clients car plus on attend, plus le risque de contentieux est lev.
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Ne pas travailler de nouveau avec un client qui a des arrirs sans avoir dabord rsolu le problme. En fonction des dates de rglement prvues des factures, tablir le prvisionnel des encaissements face aux paiements effectuer dans le mois ou le trimestre venir.

2.2.2. La comptabilit est tenue sur place, dans ce cas de figure les factures clients sont enregistres au quotidien, ainsi que les oprations avec la banque. Le poste client est analys rgulirement partir de la balance ge (document tabli avec les dates dmission des factures). La trsorerie est donc suivie en temps rel , ce qui facilite les anticipations. 3. Fournisseurs facturant par relevs

Conserver les bons denlvement A rception de la facture, pointer les bons denlvement avec ce qui est port sur la facture (jour, dsignation, quantit, prix...)
Les bons denlvement permettent de connatre lencours chez le

fournisseur qui sera stipul dans la facture mensuelle

Cette procdure vitera de vous voir facturer des marchandises ou des

matriels qui ne vous concernent pas

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4. Suivi des temps des salaris ou des sous-traitants dans une activit de prestations de services Collecte des feuilles de temps des salaris et cumul des heures par chantier afin de :

Contrler les temps passs par rapport aux devis pour rapprochement Si le temps pass par le salari est plus lev que le temps prvu lors du devis il y a alors trois possibilits : devis erron : erreur dapprciation : leon retenir pour llaboration du prochain devis ; dpassement imputable au salari : il a t mal dirig par le patron ou son travail est insuffisant. Une solution doit tre trouve, sinon le problme risque de se reproduire lors du prochain chantier ; dpassement imputable des travaux supplmentaires non prvus sur le devis initial et qui nont pas fait lobjet dun nouveau bon de commande. Erreur du salari qui aurait d en rfrer son patron pour signature dun devis complmentaire. (En tout tat de cause, envisager la possibilit de facturer un complment au client.)

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5. ANNEXES Carnet de position : Compte Crdit Agricole

Dates
Reports : 21/12 21/12 21/12 21/12 21/12 21/12 22/12 23/12 23/12 24/12 24/12 27/12 28/12 31/12 31/12 31/12

Dcembre
Justificatif
RB RB Ch 613 Fact Fact CB Fact RB RB RB

2003
Recettes ou CREDIT
7 686,61 6 600,00

SOLDES
Dbiteur
6 835,95

OPERATIONS
RBT PRT Subvention mairie Paye Martino Metro Remise chque n456 EAUX gasoil CME travaux lectricit Remise chque n457 Fsseur BETTINELLI Fsseur PROCAL Remise chque n458 AXA Assurances Remise chque n459 Cumuls

Dpenses ou DEBIT
14 522,56 2 438,40 1 699,00 757,00

Crditeur

9 498,21 139,72 248,46 27 112,42 17 690,34 7 261,30 7 513,86 324,89 2 228,00 8 734,87 63 920,72 Chques non dbits : N 608 N 610 Chques non encaisss : Remise chque n457 Remise chque n459 3 495,46 786,90 50 534,92 13 385,80

4 563,64 8 734,87

Solde de la banque :

22 401,95

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