COMMUNITY BASED MICRO ENTERPRISE DEVELOPMENT

THROUGH MAHUA FLOWER BUSINESS

HOST ORGANIZATION

SEVA MANDIR, UDAIPUR

“A report submitted for partial fulfillment of MBA in Rural management”

(MTS-II)

FACULTY GUIDE: PROF. SANJIT KUMAR DASH

SUBMITTED BY:

ASHUTOSH NANDA (70201040)

KIIT SCHOOL OF RURAL MANAGEMENT (KSRM)

KIIT UNIVERSITY, BHUBANESWAR

January 2009

i 
 
 ACKNOWLEDGEMENTS 

I would first of all like to thank Prof. AV Ramana Acharyulu, the MTS Coordinator and
KSRM for providing me an opportunity to understand and work with Seva Mandir for my
MTS-II.

I would like to thank my host organization, Seva Mandir for giving me an opportunity to
work with them and also for providing me with all the needed support. I would like to
mention my special gratitude to Mr. Vivek Vyas, my reporting officer, for his guidance and
help during the study. I am also thankful to Mrs. Nilima Khaten,, Shri Satish Narayan Bhise
,Shri R K Khetarpal and Sailandra sir, who in spite of their busy schedule made it possible for
me to meet and interact with them.

I thank my faculty guide Prof. Sanjit Kumar Dash whose guidance provided me useful insights
and helped me to undertake this study in an objective manner. My special thanks to Prof
V.Venkatkrishnan for his all time support, without his support it was not possible to
accomplish this project in such a successful manner as it has been done

I thank to all the employees of NRD Unit and especially Priti Sikhawat, Mr Arun Pujari,
Kripasankar ji,Firoz Ji, Khatulal Ji and Panalal Ji of Seva Mandir for their support and
cooperation. Last but not the least, I express my thanks to all of my friends volunteers, LIzzy,
Aminaz, Rose, windy, Rimjhim ,Anisha, Sangeeta, Raswmi, Tushar, Abhisekh, Arati
,Samrat,sandeep and Subhashree for their Moral support during this study.

KSRM, KIIT University                                                                                    Ashutosh Nanda 

ii 
 
 EXECUTIVE SUMMARY

I. Title : Community Based Micro enterprise through Mahua Flower initiative.

II. Organization : Seva Mandir
III. Reporting officer: Mr. Vivek Vyas, Development Professional, Seva Mandir
IV. Faculty guide : Prof. Sanjit Dash
V. Students name : Ashutosh Nanda( 70201040)

The objective of the study is substantial analysis of current business in financial, operational and
marketing aspect of the organization’s initiative on NTFP trading. The study was conducted
using structured interviews and semi structured interviews, formal discussions, and informal
chats with villagers at various levels within the village, Forest department and it includes use of
different financial tool and operational tool for planning of the up gradation Seva Mandir’s
initiative. The study also attempted to identify the organizational activities , work breakdown
structure and how the NTFP initiative has evolved over the years and the problem faced during
this journey.

The outcome of this study is,  the  members  of  the  FPCs  will  get  proper  prices  for      the 
collected NTFPs (Mahua with major Focus) and their labor days spent while doing it. And 
maximizing profit through introducing economies of scale through pooling of the produce. 
This study enables various possible Value addition of the pooled produce in such a way so 
as  to  fetch  the  best  possible  price  for  the  NTFP.  The  basic  stategy  adopted  here  is 
collectivization of NTFP and make the business in sustainable manner, 
 
This  study  also  addresses      the  questions  such  as  whether  to  go  and  strengthen  the  old 
institution, which of them already exist or to form a new village level institution for NTFP 
trading in a forest area. From the research a clear understanding developed that the best 
possible institutions for NTFP trading are Cooperative, FPC (Forest protection Committee) 
and GVK. The study gives a clear differentiation between various institutions prospects and 
constraints.  A detail planning, starting from collection to commercialization has been done 
for five villages with in Jhadol Block of Udaipur district in this paper. 

iii 
 
 LIST OF ABBREVIATION

NTFP: Non Timber forest Produce 

MFP: Minor forest produce 

FPC: Forest protection Committee 

CIG: Common interest group 

LAMPS: Large Multi Purpose Society 

SHG: Self Helf Groups 

GVK: Gram Vikash Kosh (A unit of Seva Mandir) 

SAMUHA:  Village unit of GVK 

Rajas Sangh: NTFP Trading Authority of Rajasthan 

Mahua: Flowers of Madhuca indiaca tree 

Dolma: Seeds of Mahua tree 

NRD: Natural Resource Development Unit of Seva Mandir 

NGO: Non government organizations 

MSP: Minimum Support Price for selected NTFP 

BEP: Break Even Point 

CC: Collection Centers 

Bakhara: Storage point 

DRDA: District Rural Development Agency 

WBC: Work Break down Structure 

iv 
 
 TABLE OF CONTENTS 

  Particulars  Page No 

SL NO 

1  INTRODUCTION    1 

1.1 Organization Overview  2 

1.2 Objectives   3 

2  METHODOLOGY:    3 

  2.1 Location  3 

2.2 Data Requirements  3 

2.3 Sources of Data  4 

2.4  Limitation  4 

3  RATIONALITY OF THE PROJECT    5 

4  PROPSED BENIFTS FROM THE    6 

  PROJECT 
4.1Tangible Benefits   6 

4.2 Intangible Benefits   6 

4.3 Advocacy Rights:  6 

5  PROJECT BACKGROUND: PAST    7 
EXPERIENCE OF MAHUA 
BUSINESS AT VILLAGE SOM  5.1 Problem in Storage and                  8 

  weight Loss: 

  5.2 Problem in Accounting & Record  8 

  keeping: 

5.3Problem in Profit Sharing:  9 

5.4 Problem in Price Fixation:  9 

v 
 
6  PLANNING FOR NTFP BUSINESS    10 
IN THE CLUSTER FOR 2009‐10 
FINANCIAL YEAR  6.1   objective  10 

6.2   Core service:   10 

6.3   Support Service  10 

6.4   Business Model:   11 

6. 5   Procurement Policy:  11 

6.6    Risk Bearing:  11 

6.7 Possible Source of Value Addition  12 

6.8  Developing  the  Proper  13 

Marketing Channel: 
    6.9  Profit  Distribution  or  Profit  14 
Sharing: 

6. 10 Planning For the Cluster and its 14 
Details 

7  POSSIBLE   INSTITUTIONAL MODELS   FOR NTFP BUSINES  15 

8  GOVERNANCE STRUCTURE OF    17 
FPC  BUSINESS: 
8.2 Operating   structure  18 

19 
8. 3 Benefits from the centre  

9  ORGANIZING  CLUSTERS    20 

    9.1Work Break down Structure  21 

vi 
 
       

10.  CLUSTER DEVELOPMENT   22 

10. 1 Identification of Area  22 
 
 

10. 2 Production   Estimation  22 

10. 3 Discussion with GVK Unit   24 

10. 4 Linkage with Rajas Sangh and  25 
other Private Players: 

10.5 By Laws Formation:  25 

10.6 Membership Terms:  26 

10. 7 Procurement Rules:  26 

10.8 Payment Mode:  27 

10. 9 Storage Mechanism:  27 

10. 10 Profit Distribution:  27 

10. 11 Membership Registration  28 

10. 12 Price Fixation Mechanism:  28 

11  ESTABLISHMENT ACTIVITIES:    30 

11.1 Purchasing weighing Machine  30 

11.2 Building of Storage Point  30 

11.3 Purchasing Office Administrative 
Cost 

vii 
 
    11.4 Appointing Managers:  32 

11.5 Training for Record keeping:  32 

12  PROCUREMENT OF RAW    33 

MATERIAL 
12.1 Purchasing of raw material:  33 
 
12.2 Guide Lines for Procurement   33 

12.3 Grading and SUN Drying:  34 

12.4 Record Keeping/ Book Keeping  34 

13  STORAGE /VALUE ADDITION    35 

13.1 Oil Extraction  35 

13.2  Linkage  with  Soap  Making  35 

Industries 
13.3  Using  Mhaua  Seed  Cake  as  36 
fertilizer 
13.4 Time Utility: 36 

37 
13.5 Primary Value Addition 

14  TRADING OR MARKETING    38 

  14.1 Option 1: Rajas Sangh  38 

14.2 Option 2: Traders other than  38 
Rajas Sangh 

14.3 Option 3: Trader + Rajas  39 

14.4 Option4: Selling to villager  39 

14.5 Supportive Activities for  39 
effective Marketing: 

viii 
 
 14.6 Cost of Transportation   40 

    41 

15  FINANCIAL ANALYSIS: 

  15.1 Fixed Cost:  42 

For 50 Quintal NTFP Business 
15.2 Variable Cost   42 
for 50 Quintal Business 

15.3 Break Even Point Analysis  43 

15.4.Fixed Cost:   44 

For 100 Quintal NTFP Business 
15. 5 Variable Cost   44 
for 100 Quintal Business 

15.6 Opportunity Mapping   46 

15. Opportunity Mapping (100Q)  48 

16.8Cost Sheet for300 Quintal NTFP Business  50 

ANNEXTURE 1:       Activity Chart of NTFP Business Institution‐ Page 52 

ANNEXTURE: 2:        Production Estimation‐ Page 55 

ANNEXTURE: 3:       Formats of Card System and Stock Resister‐ page 56 

ANNEXTURE: 4:       Job Profile of Co‐Operative Coordinator‐ page ‐57 

LIST OF CHARTS AND GRAPHS 

Chart‐1 Business Process Flow: Page 11 

               Chart: 2 Possible Value Addition in NTFP: Page 12 

               Chart‐3 Proposed Marketing Channel of Mahua at Udaipur: Page 13 

               Chart‐4 Showing Organization structure: page 17 

Chart‐5 showing Work Break Down Structure: page 

ix 
 
  List of Tables: 
 

Table ‐1                Study Area Details: District Udaipur………………………………………...….…4 

Table ‐2                Showing financial Status of GVK…………………………………………………..14 

Table‐3                  Showing Comarigion between Various Institutional Models…….….15 

Table 4:                 Production Estimation for the Cluster (Selected Village)………..…….23 

Table 5:                 Target Quantity for the Cluster to Start the Business…………….……..23 

Table 6                   Showing responsibility allocation…………………………………….………...29 

Table 7                   Showing Estimated Budget of different village of the cluster……....30 

Table 8                   Showing logistics details of Storage point………………………….……..…31 

Table 9                   Showing Purchasing Details of Administrative work…………………...31 

Table10                    Details of Managers Responsibility……………………………………………..32 

Table 11                 Procurement Guide line of Mahua………………………………………….….33 

Table 12                    Price fluctuation in Market………………………………………………...………36 

Table 13                    Details of Packaging material with Price……………………………….…....39 

Table‐14                 Details of wage for Loading in trucks……………………………………...…40 

Table‐15                 Details of transportation……………………………………………………….......40 

Table: 16 &17         Details of Fixed Cost and Variable cost for 50 Quintal Business…....42 

Table 18&19           Details of Fixed Cost and Variable cost for 100 Quintal Business….44   

Table: 20 & 22        Showing Operational Cost per Kg.........................................................…........46 

Table 21 & 23         Shows Viably of the Business………………………………………………47 &49 

x 
 
1. INTRODUCTION 
 
 Rajasthan is 11% of the country's geographical area. It is situated in the northwestern part 
of the Indian Union and lies between 23º30´ and 30º 11’ North latitude and 69º 29’ and 78º 
17’ East longitude. It has only 9.5 % of total geographical area recorded as forest. The state 
is  girdled  by  Punjab  and  Haryana  states  in  the  north,  Uttar  Pradesh  in  the  east,  Madhya 
Pradesh in the southeast and Gujarat in the southwest. The forests of Rajasthan are spread 
unequally in Northern, Southern,  Eastern and South Eastern parts. The forests are mostly 
adapho‐climatic climax forests. The extent of Natural Forest in Rajasthan is not only one of 
the  lowest  in  the  country  but  also  the  lowest  in  terms  of  productivity  of  forest.  NTFP 
collection and selling is an important source of livelihood for the forest dwellers of Udaipur 
District, Rajasthan. In the last decade, the NTFP management system in the area has gone 
through  a  lot  of  changes.  The  study  tries  to  analyze  the  past  years  experience  of  NTFP 
business  (especially  Mahua)  and  various  dimensions  of  it.  Mahua  (Madhuca  indica)  is  a 
large  deciduous  tree  growing  widely  under  dry  tropical  and  sub  tropical  climatic 
conditions. It is an important tree for poor tribal peoples of  Udaipur district as they have 
great value for its flowers and its seeds known as  Dolma. The trees with the best girth in 
the  forest  are  often  protected  and  cared  for  by  forest  dwellers.  The  tree  with  its  useful 
flowers and multipurpose fruits can be a great relief to poor people when an unusual dry 
spell  can  destroy  most  other  crops.  In  rural  areas  of  the  state,  tribal  and  other  forest 
dwellers depend so much on the Mahua flower during days of scarcity period. 
                   As part of the Management Traineeship Segment, a study of business analysis in 
both  financial  and  operational  aspect  of  NTFP  Commercialization  was  carried  out  to 
understand  the  various  initiatives  taken  by  Seva  Mandir  (NRD  Unit).  In  order  to  identify 
challenges for the organization in current and future context different concepts that were 
learnt  in  the  classroom  were  utilized.  The  period  of  the  study  was  from  the  14th  of 
September to the 20th  of January 2008. It is an occasion for the organization to assess its 
success over the past year following the efforts taken by NRD Unit. 
 
 
 
1|Page
 1.1 Organization Overview: 
 

                 Seva  Mandir was  established  in  1968  by  Dr  Mohan  Sinha  Mehta,  an educationist 
from Udaipur in Rajasthan, India. Seva Mandir operates in the southern part of Rajasthan in 
the  form  of  a  NGO.  Seva  Mandir's  work  area  encompasses  626  villages  and  56  Urban 
Settlements.  Majority  of  these  villages  are  located  in  Udaipur  District.  In  total  the 
organization  reaches  out  to  around  70,000  households,  influencing  the  lives  of 
approximately  3,  60,000  persons.  Seva  Mandir  began  its  work  in  the  field  of  adult 
education, later expanding to encompass a wide variety of interventions spanning natural 
resource management (NRM), primary and continuing education, health systems, women’s 
empowerment,  early  child  care  and  development  (ECCD),  alternative  income  generation 
activities (IGAs), and people’s institutions at the village level. Seva Mandir’s philosophy of 
development is based on the Gandhian concept of constructive work, in which people are 
able to achieve ‘development’ or swaraj only through the very process of working for their 
own  development.  This  places  communities  at  the  centre  of  the  development  process, 
rather than merely as beneficiaries of externally driven agendas. Thus, at the very core of 
Seva  Mandir’s  work  is  a  participatory  process  that  seeks  to  bring  people  together  in 
dialogue  on  the  issues  that  affect  them  and  to  engage  in  collaborative  efforts  to  address 
them 
                Seva  Mandir’s  work  on  restoring  and  enhancing  productivity  of  the  natural 
resource  base  in  its  work  area  dates  back  to  the  1970s.  Land,  water  and  forests  play  a 
major role not only in strengthening sustainable livelihoods but also in contributing to the 
development of social solidarity. Indeed, many of the strongest village institutions that Seva 
Mandir  works  with  are  those  that  have  collectively  resolved  conflicts  over  their  common 
lands.  At  present  the  work  includes  afforestation  –  on  both  private,  common  and  forest 
lands; developing water resources for agricultural, livestock and human needs; promoting 
sustainable agricultural practices to improve crop productivity and diversity; and engaging 
in  policy  advocacy  and  networking  to    share  lessons  and  insights  with  the  rest  of  the 
development sector. 
 

2|Page
1.2 OBJECTIVES OF THE PROJECT  
 
¾ To help the people/members of the FPCs to get proper prices/ of the collected 
NTFPs (Mahua with major Focus) and their labor days spent while doing it. 
¾ To introduce economies of scale through pooling of the produce. This will also 
enable Value addition of the pooled produce in such a way so as to fetch the best 
possible price for the NTFP. 
¾ To  enhance livelihood portfolio through collective action 
¾ To strengthen Van Utthan Sangh as well as the forest protection committees as an 
institution capable of providing incentives which it has been promising. 
 

Strategy: The strategy adopted to achieve the above objective is:

¾ Understanding the current supply chain of the Mahua,
¾ Identifying the various stakeholders involved in the value chain,
¾ Designing a financially viable model which gives benefits to farmers by giving them
proper value for their produce and
¾ Exploring the possible value addition options for Mahua flower and seed.

2. METHODOLOGY: 
2.1 Location: 
The  location  constitutes  a  cluster  of  six  villages  namely  Som,  Bhamti  and  Garanvas  and 
Mangara,  Nayakhola  and  Dala.  The  reason  for  these  villages  being,  they  had  descent 
productivity of Mahua and enjoyed good connectivity with the markets. All these areas are 
coming under jhadol Block of Udaipur District.  
2.2 Data Requirements:  
To get sensitized regarding the production potential of the village and to know the ground 
realities of the village life it is very much necessary to know the demography, social structure 
and  dynamics,  infrastructure  facilities,  agro‐climatic  resources,  forest  Resource  and  other 
village economy, village organizations and people’s institutions etc. so various data related to 
it were collected. We divided it into two major classes: Quantitative and Qualitative.  

3|Page
 2.3 Sources of Data 
 Primary Sources:  
Interviews,  case  studies,  Meetings  with  villagers,  Focus  group  Discussion  of  the  village  and 
sample survey formed our primary data sources. 
Secondary Sources: 
 The  data  collected  from  NRD  Department  of  Seva  Mandir  and  ,  data  collected  from  the 
Forest Department . To ensure the production and to know the marketing channel  we have 
collected data from various Traders operating in the cluster 
 
Table ­1                                     Study Area Details: District Udaipur 
Village Names    GVK Fund(Rs) ***           Block  Forest Range 

SOM   200490   Jhadol  Phalasia 

Bhamati   681406   Jhadol  Phalasia 

Garanvas   14781   Jhadol  Phalasia 

Mangara   48229   Jhadol  Phalasia 

Nayakhola   176458   Jhadol  Phalasia 

*** All those data taken from GVK unit. The data shows the 2008 July Check list of GVK Unit,
Seva Mandi 

2.4 Limitations:

The limitations remain in this study due to certain field based constraints such as:

• Limited sample size due to language constraint.

• Unavailability of precise data towards the quantity of the produce.
• Limited availability of literature on the topic and secondary data.
• Lack of presence and interaction with villagers towards community meetings because of
Rajasthan State Election.
• The limited time frame available

4|Page
3. RATIONALITY OF THE PROJECT: 

This study could impact on intuition in the capacity building of tribal and forest dependant 

people.  It  will  also  helpful  for  the  traders  and  organization  working  for  NTFP  marketing. 

This  intervention  can  be  apparent  in  from  of  developing  policy  and  legal  framework  for 

channelization of NTFP in national markets. It will avoid or eliminate the middle man from 

the  NTFP  trading  so  that  the  poor  tribal  people  will  be  in  a  position  to  enhance  their 

income  in  various  seasons.    The  main  aim  of  this  project  is  to  compare  all  the  possible 

intuitional  model  for  NTFP  Commercialization  and  choosing  the  best  among  them  for 

Business.  This  study  also  helpful  to  different  NGO’s  for  their  developmental  work  and 

promotion of livelihood planning in long term basis. It will also helpful to know the impact 

of  NTFP  collection  in  the  ecology    and  biodiversity  Conservation.  At  the  village  level 

multiple buyers system (LAMP) has failed to trade NTFP in all forest areas. The old traders 

and  their  networks  still  continue  in  the  NTFP  trade.  Thus  in  most  situations  the  primary 

gatherers are left with little option to sell their produce. So here the study tries to develop a 

village level institution through which NTFP trading will be done without exploitation and 

the tribal’s will get better price. 

 
 
 

5|Page
4. PROPSED BENIFTS FROM THE PROJECT

 
4.1 Tangible Benefits (monetary)  
 
As on date the monetary benefits accruing from the project shall be in the form of the 8 % 
commission  that  the  Agent  shall  get  through  the  Rajas  Sangh  for  selling  the  collected 
produce. Therefore the net rate of return from the investment turns out to be 8%. 
 
4.2 Intangible Benefits (Social Benefits) 
 This shall be in the form of reduced exploitation: ­ 
 
• The fair prices/returns that the average collectors shall get due to directly 
selling at    the rates specified.  
• Correct weighing practices will lead to the correct accrual to the collector. 
• Benefits of the economies of scale shall accrue to the committee in the form of 
lesser administrative costs etc. 
 
4.3 Advocacy Rights: 
Once the FPCs start dealing in the produce they can also look into advocacy issues  
• Ownership Rights. 
 
• Issue of transfer of revenue from the Rajas Sangh to the collectors. 
 
• Ensuring a decent price for the collectors so that they are not caught in the 
vicious web of the middlemen. In many cases the declared prices of the NTFPs 
does not reach the collector due to false weighing etc. 
 
• Training and capacity building of the collectors regarding the correct methods of 
collection and harvesting of the NTFPs. 

6|Page
 5. PROJECT BACKGROUND: PAST EXPERIENCE OF MAHUA BUSINESS AT 
VILLAGE SOM 
 
Som is situated in the Jhadol Block of Udaipur district in Rajasthan. Som is well‐known for 
its natural resources. Many people in Som depend on natural resources and especially on 
Forest. But the forest dwellers were exploited for many years by various middleman and 
traders. They never got the fair price for NTFPs or the MSP provided by the Government.  
The  government  (Rajesh  Sangh)  collect  NTFP  through  LAMPs  but  it  has  also  many 
limitations  and  constraints.    So  Seva  Mandir  thought  to  intervene  in  the  NTFP 
commercialization  work  to  help  the  people  to  get  there  minimum  price  through  its  NRD 
unit.  The  basic  principle  followed  in  this  was  collectivization  of  NTFPs.  Before  going  to 
intervene  in  this  domain  a  pilot  study  was  taken  by  Mr.  Vivek  Vyas1  (Seva  Mandir)  and 
other  staff  members  to  know  the  feasibility  of  such  an  intervention.  Initially  the  role 
allocation  and  responsibility  distribution  work  started  in  the  village  for  NTFP  Collection 
and  storage.  The  FPC  took  the  responsibility  to  look  at  all  activities.  The  initial  grant 
provided  by  Seva  Mandir  was  Rs  75000  to  the  FPC  account.  It  was  decided  to  collect  50 
quintals on an experimental basis. The price fixation mechanism started in the village with 
discussions by the members of FPC. It was decide that the price should be more than the 
local market or the trader’s price offered. With common concerns it was decided to collect 
NTFP (Mahua) at a rate of Rs 8.50 per kg (This was fixed by considering the Local market 
price  of  Mahua  Rs  8.00  per  kg).  Initially  the  decision  was  made  to  make  two  collection 
centers  and  building  the  storage  point.  Then  the  storage  point  was  constructed  in 
Shambhulal  ji’s  house2.  But  unfortunately  it  was  collected  in  one  collection  center.  But 
during all those activities FPC faced many problems because of  the haste with which they 
carried out all the activities. The collection was good and it crossed more than 55 quintals. 
Then the collection stopped and the remaining NTFP was stored in the storage point. After 
that  the  institutional  linkage  was  done  and  all  material  was  sold  to  Rajas  Sangh.  All 
operational expenses were adjusted from the grant money provided by Seva Mandir. At last 

1
Mr. Vivek Vyas is Working as Development Professional in NRD Unit of Seva Mandir
2
Shambulal JI is one of the Member of FPC in SOM Village and actively associated with Seva Mandir.

7|Page
the FPC committee received Rs. 59000 from Rajas Sangh for the 55 quintal material sold. 
After  the  final  calculation  it  was  felt  that  FPC  had  a  profit3  of  Rs.  8000.  So  the  profit  was 
again redistributed among the primary collectors( Actually when . Being our first attempt 
in Mahua Flower trading various problem and difficulties were faced . Some of these were: 
 
 
5.1 Problem in Storage and weight Loss: 
 
Storage  and  value  addition  is  the  most  important  thing  in  the  whole  process.  During  the 
pilot we did not have enough guidelines to ensure good quality material and also we lagged 
in  storage  mechanism.  We  stored  it  without  regards  of  the  pest  control  activities  in  the 
building made for storage. But we need more storage practices for this, we will discuss this 
issue more in next chapter. Basically we have to take greater care for the weight loss and 
pest attack by adding  natural pesticides or preservatives, if we are thinking to store Mahua 
for a longer time and sell it in the market at a higher price.  
 
5.2 Problem in Accounting & Record keeping: 
 
Being the 1st year, accounting and records could not be maintained properly due to lack of 
proper  training  for  which  the  committee  faced  problems  in  the  settling  of  accounts  and 
payments.  In  last  year  business  FPC  did  not  have  any  receipt  system  for  payment  these 
payments  ware  done  informally.  There  was  no  proper  track  record  of  the  payments.  The 
FPC did not have also any counter receipt of payments made in its procurement activities 
nor  the  villagers  who  gave  their  commodity.  The  stock  book  maintenance  was  not 
systematic, that is why FPC faced some  problems like, profit sharing and monitoring. Last 
year  there  was  no  format  to  record  the  shareholders  names  and  business  activities.  So 
when  the  profit  was  redistributed  family  wise  then  the  problem  of  recognizing  who 
belonged to which family became an issue. So we need an accounting system where we will 
have  a  sufficient  database  and  official  records  of  our  procurements  and  payments  of  the 

3
The MSP price is Rs 10 .00 per Kg. Initially we offered 8.50per kg of Mahua, so the rest amount 1.50@kg
adjusted from the amount Rs 8000. And when we are doing business with Rajas Sangh the net profit is very less

8|Page
business.  This  would  then  make  things  easier  at  the  time  of  profit  distribution  and  also 
audit work in the long term and for better transparency 
 
 
5.3Problem in Profit Sharing: 
 
During procurement it was decided that, If any profit will be earned that will be distributed 
among the villagers. If any loss will occurs then that was to be faced by SevaMandir but not 
by the villagers. During procurement activity the villagers were paid 8.50 (with respect to 
the local market price) per kg of Mahau flower. After procurement the  Mahua flowers were 
sold  to  Rajas  Sangh  at  the  MSP  and  Rs  59000  revenue  received  from  Rajas  Sangh.  It  was 
decided  that  the  villagers  should  get  the  MSP  fixed  by  the  Rajas  sang,  so  they  should  get 
1.50 /kg more for the Mahua flower. Then it was decided by NRD unit to give Rs 1.5 per one 
kg in equitable manner. But some  suggestion comes to distribute the amount in an equal 
manner. But this issue resolved by the villagers and profit distributed in equitable manner. 
So from the beginning of the business the bylaw of profit distribution should be cleared and 
standardized.  
 
5.4 Problem in Price Fixation: 
The  main  challenge  in  the  NTFP  commercialization  work  is  fixating  the  price  of  the 
commodity  (NTFP)  and  offering  to  the  forest  dweller.  There  is  no  certain  fixed  price  for 
Mahua in the market. The price fluctuate day to day basis and season to season. So last year 
it was decided by FPC and Seva Mandir that we should offer a price rate which should be 
slightly more than the local market price. The objective behind this decision was to collect 
and creating interest among the NTFP collector to sell their produce to FPC Committee nor 
to the traditional Traders. The problem is NTFP collector’s wants instant money, when we 
do procurement activities. Rajas sangh will provide  MSP after procurement but that is after 
three month of procurement. The NTFP collector cannot wait for such a long time. So if we 
will not provide good price than the traders, then NTFP collectors will sell to the Traders. 
So here we have to watch the price of Local market and Big Mandi Markets of Udaipur. 
 
9|Page
 6. PLANNING FOR NTFP BUSINESS IN THE CLUSTER FOR 2009­10 
FINANCIAL YEAR 

The objective of the project was to construct a marketing model for the trading of the NTFP 
(Mahua) for the villages Som, Bhamti, Mangara, Nayakhola and Garanvas,. For this, first of 
all it was required to find out the feasibility of such a project taking into consideration the 
social aspects, the financial analysis and most importantly; the willingness of the people to 
undertake  such  a  project.  This  required  a  detailed  discussion  with  the  villagers  of  all  the 
five  villages  as  well  as  the  traders  to  know  the  intricacies  of  the  trade  and  gauge  the 
potential of the villages towards a co‐operative trading body.  

6.1 The main objective of the NTFP Commercialization Planning is:­ 
 
• Facilitating the process of cooperative formation, management and business 
• Exploring new territory and strengthening broad territories 
• Capacity Building  through Market Facilitation 
• Arranging  working  capital  from  revolving  fund  established  at  its  level  at  very  low 
interest rates. 

6.2 Core service:  
 
These  cooperatives  have  been  formed  exclusively  with  NTFP  gatherers  to  address  their 
common  need  of  proper  marketing  of  their  produce  and  thereby  earn  a  fair  return.  Core 
service of these cooperatives is shaped on the aforesaid common need. 
 
6.3 Support Service 
 
o Forest Management and Biodiversity Conservation awareness 
o Sustainable Harvesting 
o Introducing Scientific storage Mechanism 

10 | P a g e
6.4 Business Model:  
 
These  cooperatives  follow  commodity  pooling  based  model  of  procurement,  which  seeks 
low  working  capital  requirement  and  can  better  withstand  the  vagaries  of  market.  The 
produces brought by the members are kept with the cooperative and not ‘purchased’ and a 
pooling advance is being given. Final distribution price is arrived at only after completion 
of sale of the produce. Even out of their due advance members leave 20% of it as ‘running 
share’ in order to keep requirement of working capital low. 
Chart­1 Business Process Flow  Rajas Sangh
 
 
Primary FPCs FPC (Value
Collectors Add) Whole Seller
  Seva Mandir
 
 
Tribal’s Membership Technical Support Retailer/
  Retailing
Women Profit Sharing Forward and
  Backward Linkage
Child
  Fund Availability
Individual
  family Human resource
Procurement
 
  Storage

  Value Addition
 
6. 5 Procurement Policy: 
 
Each cooperative formulates a season‐wise, commodity specific procurement policy, which 
guides  the  cooperative  business.  The  procurement  policy  speaks  of  quality  standards, 
verification  methods,  storage  methods/  place,  procurement  time,  sustainable 
harvesting  principles,  roles  &  responsibilities,  advance  rate  fixation  procedure, 
payment system and record maintenance. 
 
 
11 | P a g e
6.6 Risk Bearing: 
  
The  collective  business  has  enhanced  the  risk  bearing  capacity  of  the  member’s  manifold 
who all live below the poverty line and have negligible capital base. 
 
6.7 Possible Source of Value Addition: 
 
 

March- May Flowers Village level

Flower
Price- Rs 6 to 7 Drying
Nearest Market
Grading
June- July
Flower Storage
Price Rs 8-10 Block HQ
Application of
Preservatives
Aug- September
Flower Liquor Nearest City
Price Rs 10- 12

Sept- January Edible Purpose

Price-Rs 14-18 Outer market

 
Chart: 2 Possible Value Addition in NTFP  
¾ Time Utility 
This refers to the increase in value due to storage of the produce. This is already being 
done in some cases like Mahua. Traders store the excess produce of  Dolma seeds and 
sell it in the months of winter when they are in short supply. Thus they benefit through 
sale of the produce in the off‐season  
 
 
 

12 | P a g e
 ¾ Form Utility 
 This entails change in the form of the produce through processing so as to bring about 
increase  in  the  value.  But  it  is  very  difficult  I  the  context  of  Mahua  change  in  value 
addition and add value 
¾ Place Utility  
This  helps  in  fetching  better  price  for  the  produce  through  transportation  of  the 
produce to such areas where it is in greater demand such as Udaipu 
 
 
6.8 Developing the Proper Marketing Channel: 
 

  LAMP Agent      Rajas Sangh 
Traders            Option‐1 
 
Primary  Village Level  
Collectors  Micro Enterprise  (Value Addition)  Auction 
Direct selling 

Nearest Market  Big Players in Udaipur, 
Trader  Ahmadabad: Option‐2 
(Big Trader) 
Option 3 

  Open Market 
      Consumers    Udaipur District 
  Consumers 

Chart-3 Proposed Marketing Channel of Mahua at Udaipur

13 | P a g e
6.9 Profit Distribution or Profit Sharing: 
 
Profit  distribution  will  be  done  to  the  members  only.  And  the  main  agenda  of  profit 
distribution is to share the profit in equitable manner but not in equal manner. This means 
the  profit  will  be  divided  on  the  basis  of  patronage  in  the  total  amount  purchased  or 
collected.  The  profit  per  kg  will  be  calculated  and  accordingly  we  can  give  the  amount  to 
the  stake  holders.  The  profit  sharing  will  be  done  family  wise  not  individual  wise.  Anthe 
family  enrolled  under  the  FPC  or  Cooperative  has  the  right  on  Profit.  Those  people  don’t 
have  membership  but  participated  in  the  business  they  will  not  allowed  to  get  the  profit 
amount Now we will discuss in details how we should approach from the beginning of the 
entire process. For this we have to prepare the work break down structure and the activity 
chart of each and every activity. So that that chart will be act as the guideline to do every 
single activity 
 
6. 10 Planning For the Cluster and its Details4: 
Village Target No of Estimated GVK Fund(Rs) Possibility
Names Quantity CC Budget
(Rs)
Total FD Saving Cash in
Hand
SOM 100 1 59000 200490 75197 68113 57180 well

Bhamati 50 1 59000 681406 620521 55963 4939 well

Garanvas 50 1 59000 14781 0 13540 1241 Fund

Deficit
Mangara 50 1 59000 48229 35000 13229 0 Fund
Deficit
Nayakhola 50 1 59000 176458 150000 26458 0 well

Total 300 6 295000 923364

quintal
Table No -2 Showing financial Status of GVK
Interpretation

4
All those data taken from GVK unit. The data shows the 2008 July Check list of GVK Unit, Seva Mandir

14 | P a g e
 7. POSSIBLE INSTITUTIONAL MODELS FOR NTFP BUSINESS
Parameters  Self­help groups  Cooperatives  FPC   GVK  CIG 
 
Size/ base  Limited size  Broad‐based;  Limited   opened  Limited 
(10‐15 members)  Open ended   
( more than 15 ) 
Vision  Limited  vision.  Definite  set  of  Primary focus is     
Basic  orientation  principles,  norms  to look JFM and 
has  been  on  thrift  having  a  vision  forest protection 
&  credit.  Being  followed  by   
small  in  size  it  different  mission  Secondary  
normally  starts  to  do  trading  of  objective is NTFP 
with  saving  NTFP  Trading 
operation,  which 
is easier. 
Legal entity  No legal back‐up  Recognised  as   Recognised by  No Legal  No legal 
Except Banks   body  corporate  law  Back ‐Up  Back‐Up 
under law 
Membership  Limited/  Open  to  eligible  Not concern for  Limited  Limited 
  restricted    not  persons.  And  the whole 
concern  for  the  concern  for  the  community 
community  whole 
community. 
Economy  of  Very difficult  Can be achievable  Can be  Can be  Difficult 
Scale  Cannot  be  achievable  Achievable 
achievable 
Participatio ¾ Less Concern  ¾ More Concern  ¾ Well  Well  Well 
n  in  Participation 
   
business   
¾ Many  time  ¾ Competitive  ¾ No 

15 | P a g e
 confined  to  ness  to  earn  compulsion 
female  profit   
membership  ¾ No Mandatory 
 
only  ness 

Viability  Less viable  Viable  Viable  Viable  Not Viable 

Role of govt.  More  interference  Non‐interfering    Least  Least 

in  absence  of  facilitative role as  ****** 
clearly  defined  enshrined  in  the 
legal position.  governing act. 
Fund  ¾ Deposits  ¾ Can  be  taken  ¾ No Financial  *******  ******** 
Availability  against  from  the  support from 
Saving  Banks  Bank for 
NTFP trading
¾ Bank  ¾ Rajash  Sang 
¾ Grant based 
another 
¾ MFI  funding by 
Alternative 
NGO 
¾ Loan from 
¾ Grant  based   
Funding 

Ownership  Limited to 10‐15  All Members  All members who  Open  Limited 

people  are under FPC 

Profit  Equal  Equitable  Equitable  Equitable  Equial 

sharing 
Supervision  Less         Less  More  More  Most 
Monitoring 
Support  Limited  Well   Well  Well  Less 
Service e.g.   
Health camp 
Risk Bearing  Less  Well  Less  Well  well 
Table­3: Showing Comarigion between Various Institutional Models 

16 | P a g e
7.1 Interpretation 
These are the possible institutional model we can opt for possible collective action of NTFP 
Commercialization.  Apart  from  it  Government  arrangements  are  also  working  for  NTFP 
through LAMPs. So now the question is whether to go and strengthening the old institution 
which are already existing or forming a new village level institution for NTFP trading. This 
table  gives  a  clear  understanding  regarding  the  various  drawbacks  and  strength  of 
institutions.  From  the  above  comaragion  we  get  a  clear  understanding  that  the  best 
possible institutions for NTFP trading are Cooperative, FPC (Forest protection Committee) 
and GVK.  But the dilemma is whether Forest department will give transit pass to all those 
institution  or  not.  It’s  clear  that  the  forest  protection  Committee  and  cooperative  will  be 
not  a  problem  with  respect  to  transit  pass  and  legal  back‐up.  So  further  discussion  is 
required  at  Policy  level  to  take  the  appropriate  institutional  model.  Whatever  the  model 
will  be  the  operational  process  will  be  almost  same  in  NTFP  trading.  So  Looking  all 
parameters  we  thought  that  the  FPC  and  Cooperative  institution  are  the  good  option  for 
doing business. 

8. GOVERNANCE STRUCTURE OF FPC /COOPERATIVE NTFP

BUSINESS: 
 

 
Chart­4 Showing Organization structure 

17 | P a g e
The governance structure will consist of the people who will have the decision making authority.
This may be formed by the FPC members involved in setting up centers for collection of selected
villages where centers are set up. It will consist of one representative from each hamlet of village
where centers have been set up. In order to ensure maximum participation and due representation
from the entire centre’s, representatives will be replaced after a fixed duration. This body will
decide upon the pattern of profit distribution every season. This body will also consist of a Zonal
worker employed by Seva Mandir who will be the link between the centre and the market. His
job will be to:

• Be updated himself about the latest market prices of Mahua and inform the sanchalaks
about the same from time to time

• Determine the procurement price for each day based on market information

• Monitor for proper functioning of centers

• Ensure that correct entries are being made at every centre

• Ensure that the norms regarding loan and interest repayment to GVK are met for every
centre

8. 2 Operating structure-the implementing body

It will consist of the entire elected member who will run the centers. Details process we will
discuss in the subsequent chapter. One procurement manager will be appointed for the
procurement and payment activity Minimum qualifications for a person to become a centre
procurement manager are as follows:

• He/she should not be attached to Seva Mandir in any programme directly

• He/she should be at least 10th pass

• Preferably he/she should be the one who is unemployed and not working anywhere else

• He/she should have attended one day training module at the zone office

18 | P a g e
His/her job will be to:
• Carry out the collection after confirmation of price by the Secretary

• Maintain adequate stock of stationary, packing bags and essential items like weights for
measurement

• Distribute the profit among the villagers in proportion to their patronage

• Keeping daily record of quantity collected and number of people who sold the fruit

• Act as link between the governing body and the beneficiaries

8. 3 Benefits from the centre

y Increase in economic profit  

y It will also help to build entrepreneurial skills among the villagers

y It will help in increasing the credibility of Seva Mandir over a period of time

y Will improve the living standard of people

y Ultimately, this type of arrangement will help in building an institution which will
increase the binding among villagers

19 | P a g e
 9. ORGANISING MICRO ENTERPRISE IN CLUSTER LEVEL 

20 | P a g e
9.1Work Break down Structure: For NTFP Business Development:

Chart-5 showing Work Break Down Structure

21 | P a g e
 10. CLUSTER DEVELOPMENT  
 
10. 1 Identification of Area 
Identification of Area is the most important job in the whole process. Initially availability of 
raw material and production estimation are the important task to be done. For this activity 
we have to go and see the availability of tree species (especially the Mahua trees) and its 
ownership.  During  cluster  identification  another  important  component  is  to  decide  the 
operational area and its nearest market. Also we have to know the level of exploitation and 
the willingness of the villagers to carry out the business. In cluster identification a detail list 
of  the  various  existing  institution  working  on  that  area  should  be  analyzed  for  better 
intervention.  In  this  step  initial  market  research  is  also  required  for  all  sub  activities  to 
know the external and internal environment. So basically we have to gather data of the last 
couple of year’s price in the nearest markets of the operational area and detail list of the 
private players present on that cluster and the value chain of the Product 

10. 2 Production   Estimation/ Target Fixation for the Selected Village   : 
Once it will decided to work in the selected Village. The next  step is to estimate the total 
production and the target quantity for that particular village. Last year in village  SOM the 
target  quantity  was  estimated  for  collection  of  50  Quintal  Mahua  flower.  It  is  crucial  to 
decide  the  target  quantity  in  the  very  fast  year.  In  the  initial  year  the  feasibility  of  the 
project  is  not  guaranteed  and  secondly  traders  may  not  accept  this  type  of  intervention 
.Traders may form Cartel and hamper the Business.  So in the initial years we will have to 
start the business with very carefully. The Quantity in the new village should be maximum 
82 Quintals and in SOM it can be up to 100Quintals. The Collection quantity also dependant 
on  the  fund  available  in  GVK  of  the  village.  During  production  estimation  we  have  to 
analysis the various operational costs and BEP5 of our business.  
 
 
 

5
For Details of BEP (Break Even Point) please see the Annexure.

22 | P a g e
Table 4: Production Estimation for the Cluster (Selected Village) 
Village Names  Minimum Production(Quintal)  No of Trader  Nearest Market 
SOM  216  12  Phalsia 
Bhamti  100  6  Phalsia 
Garanvas  192  10  Phalsia 
Mangara  195  5  Phalsia 
Nayakhola  180  10  Phalsia 
Total  883  43  Phalsia 
Source: Primary Market Survey

These data’s were collected from the primary market survey in the cluster. We have taken 
the  average  of  production  of  last  three  years.  The  village  wise  data  collected  with  the 
interaction with village traditional traders. 

Table 5 : Target Quantity for the Cluster to Start the Business 

Village Names   Target Quantity  No of Collection Centres  Estimated Budget(Rs) 

SOM  100  1  59000 

Bhamti  50 1  59000 
Garanvas  50 1  59000 
Mangara  50 1  59000 
Nayakhola  50 1  59000 
Total  300 quintal  6  295000 
  Source: Taken as Assumption 
 
It  is  the  responsibility  of  the  Zonal  worker  with  Professional  (NRD  Unit)  to  decide  the 
collection  and  the  production  estimation  for  the  village.  Figure  of  Collection  Quantity 
should be available to the Committee for better decision making. 
 
 
23 | P a g e
 10. 3 Discussion with GVK Unit and Samuha for Fund Arrangement 
(Fund, interest rate, Time limit) 
 
Fund availability is one of the important factors for every business activity. During financial 
year  2007‐08  an  amount  of  Rs  75000  fund  was  given  to  the  FPC  as  a  grant  from  Seva 
Mandir to FPC SOM to do the NTFP Business. But Seva Mandir will not be in a position to 
provide  grant  to  the  whole  cluster.  Every  time  when  we  will  upgrade  our 
commercialization activities to larger scale, we will have to arrange more working capital. 
So we have to arrange that amount from some other source. The possible options for fund 
are  money  available  with  GVK  Fund.  But  GVK  fund  cannot  be  taken  as  grant  amount.  So 
certain rate of interest we have to charge on FPC for the fund. Now it is very difficult to say 
that every time the FPC will have profit in NTFP business. The GVK fund is the property of 
whole village but in NTFP business it may happens that whole villagers will not participate. 
Only the forest dwellers will participate in the process. So if loss occurs we cannot give the 
loss burden to the whole village, the burden should be carried out the stakeholders of NTFP 
business. That’s why it is important to discuss with the villagers investing the GVK fund in 
NTFP business. Points to be considered during the Discussion: 
1: Availability of Fund 
2: Amount with Saving Account and in Hand 
3: Interest Rate for the Financial Year 
4: Pay Back Period of the Fund 
5: Contribution to GVK if any profit earned  
In general we can take loan from GVK with common concern with a interest rate of 4% per 
annum provided all villagers will agreed to the proposal and participate in the Process. It 
may also happen that the GVK will not charge any interest on the loan amount in the initial 
year for starting the business.  
 
Responsibility: 
  
The main responsibility to take the decision is with the villagers on the issue. The process 
of decision making will be facilitated with the Block Coordinator with the GVK in charge of 
24 | P a g e
the Block. In this process of facilitation the main agenda should be the decision to take the 
fund of GVK and invest it in the NTFP business and the second agenda should be the rate of 
interest should be charged to NTFP FPC/ Cooperative for the business,. The time frame is 
required  be  discussed  in  the  meeting.  During  this  process  the  all  details  of  GVK  must  be 
discussed, like the amount availability, the amount in the form of fixed deposit, the amount 
availability in Bank as current savings and etc. 

10. 4 Linkage with Rajas Sangh and other Private Players: 
 
After  the  process  of  meetings  and  fund  availability  work  finished,  we  need  to  link  our 
program with Rajas sangh. Because without linkage to Rajas Sangh it will be very risky to 
carried out the business in the cluster. Basically we need to link our intervention with Rajas 
Sangh  having  two  objective  that  are,  the  first  one  is  we  have  to  hedge  our  risk  of  NTFP 
business.  The  second  one  is  to  achieve  the  legal  support  for  our  business  from  forest 
department. Once we will link our program to Rajas Sangh then the FPC or any form of the 
village level institution have the legal authority to carry out the business. So the FPC has to 
apply to Rajas Sangh for taking the permission of NTFP trading. The Rajas Singh’s MSP will 
be  counted  as  the  benchmark  price  for  the  villagers.  If  any  disturbance  happened  in  the 
market  price  on  the  financial  year  then  also  we  have  less  risk  regarding  our  product. 
Because we can sell it to Rajas Sangh. 
 
10.5 By Laws Formation: 
 
By laws formation is the next step of institutional building. The FPC/ Cooperative have to 
fix some by laws and guideline for successful business activities. Previous year it was felt 
that  there  was  no  such  strong  rules  and  regulation  regarding  the procurement  and  other 
Mechanism like storage and profit sharing. So before venturing the whole process it should 
be very clearly decided and convinced to the entire interested stake holder. Once they will 
agree  on  those,  then  it  will  easier  to  enroll  them  as  the  member  of  Forest  user  group/ 
Cooperative. So during fixing the bylaws some points to be considered that are described 

25 | P a g e
below.  It  varies  from  village  to  village  and  depends  on  the  context  of  business.  Thje  key 
points to be discussed are: 
 
10.6 Membership Terms: 
 
 For membership we will fixed some criteria. 
• The members should have dependant on the forest for  their livelihood.  
• Commitment   towards the FPC and various role perceptions regarding the business. 
• Once the member discontinues from the Institution he/she will not be allowed to 
share the profit of the Business 
• Membership fee should be collected during registration 
• Membership Card should be provided by FPC after registration to Head of the 
enrolled family 

10. 7 Procurement Rules: 
 
• The Pooling Quantity to Collection Center must be more than 5kg in Quantity in every 
time by individuals or by Family 
• The Quality of Mahua should be Grade‐A(1) and Good Color in nature 
• The CC will not receive Black Colored Mahua from Members 
• The CC will not receive wet Mahua  from the Members 
• If wet Mahua with Good quality procured then the price will be lesser for the 
commodity  
• No Pest attacked or fungus attacked material will be acceptable 
• In case of child of the family brought Mahua, then the price will be provided on 
his/her name and the quantity will be with the family account. 

 
 
 
 

26 | P a g e
10.8 Payment Mode: 
• The payment will be given in every seven days/every day by  Card system 
• The payment will be paid to Individual family wise( not individual wise) 
• The payment will  be given according the Grade of the material( Grade given by the 
Manager/President of Collection Center  will be final decision ) 

10. 9 Storage Mechanism: 
 
• The material will stored in Cool and dried place 
• If  possible then Bamboo Baskets will be used for storage purpose 
• From all side of the Bamboo basket or place  should be air tighten 
• After one month if Possible one  hard sun draying is required(three days) 
• The Polythene cover should be  covered from all side 
• Application of preservative will be done with presence of President and Block officials 
• The  Final material in godown should be  matched with the Stock Book Records 
• The Manager and watch man will be responsible  for any change in quantity except 
the storage weight loss( max up to 10% with one Business cycle of 12 months) 
• Terms and commission  terms of Storage Points( if constructed in somebody Home) 

10. 10 Profit Distribution: 
 
• The profit realized (if any) will be distributed by equitable manner 
• The Profit will be shared at the end of the business cycle 
• The profit will be calculated after paying the interest rate or any other unpaid 
expenses 
• Profit will be distributed to only the enrolled members 
• Non members do not have any claim over the Profit of the business 
• Only in case of Rajas Sangh trading it may be happen that they will get the MSP 
• The FPC will decided the amount to be kept in GVK from the Profit will be final 

 
 
27 | P a g e
10. 11 Membership Registration 
 
Once  all  the  bylaws  formation  work  will  be  finished  by  FPC  members,  we  have  to  keep 
those by laws in front of all interested villagers. If the villagers agreed on these bylaws then 
they  will  be  registered  under  the  membership  with  an  amount  of  50/100  Rupees  with 
common agreement. The basic idea behind the membership fee was  to raise some fund in 
the form of equity for the self sustainability of the institution. And in future this institution 
can  be  enrolled  itself  under  cooperative  society  act  and  became  a  independent  self 
sustainable organization. Processes of membership registration are 
• Awareness regarding  various By laws 
• Clears understanding of Rules and regulations 
• Depositing the Membership fee 
• Issuing the membership Card 
• Updating the membership Card 
• All details documentation of the family and family member 

 
The main responsibility will be taken by the FPC committee and basically by the president 
of FPC committee for membership. The process will be facilitated by the zonal worker and 
all technical details will be handled by the zonal worker for easier process. 
 
10. 12 Price Fixation Mechanism: 
 
Price is determined by the market every time. The demand and supply of material actually 
finalized the price. So we do not have much control over pricing mechanism in the market. 
For our business context MSP will be the minimum bench mark for trading. But the risk is 
in  value  addition  and  to  sell  it  in  outer  markets  of  Udaipur  and  Himmatnagar  instead  of 
sailing to Rajas sangh. Then it will be highly challenging to determine the price. According
to initial research6 the prices remain in the range of Rs. 8-10 during the Mahua collection season
(mid April to May) and go up to Rs. 15 to 20 in the off-season. When it is traded back to these

6
Research carried out by IIFM students and Vivek Vhyas

28 | P a g e
tribal villagers for meeting their liquor demand the price increased by 50%. So many a time
fluctuations in price will cause heavy loss and the vice-versa. So it will be better for us if we will
offer the minimum price at the time of initial procurement and after the business cycle we will
redistribute the net profit if any realized out of the business. But the major constraint in this
operation is, it may not be accepted by the villagers or members to sell their product if we (FPC)
will provide the price lesser than the trader provide in new clusters. The villagers will not think
about long-term benefit, they simply believe that trader is giving more money so they should
give them. In the intervened village like Som we can convince the people from our previous
business experience but it will be highly challenging to convince the members of new areas. So
we have to offer the price which is slightly more what the trader proving in the local market.

Responsibility Allocation 
 
A detailed discussion is required regarding the structure of official body to be constituted 
with the collection and the trading rights and absolute legal validity too. The villagers have 
to suggest names for this work and its should be undertaken by the persons who have well 
understanding of Mahua. After a brief discussion on who would be they, we have to chek 
the willing ness to operate those elected members.We cannot do all those activities by our 
self or taking all members. It is not also possible to take the concern of individual member’s 
every  time  for  the  decision  making.  So  once  the  membership  activities  finished  we  will 
have  to  do  a  small  election  among  the  members  to  choose  Some  person  for  certain 
responsibilities. We have to do like this:‐ 
 
   1.Building of Storage Point  ‐ Responsibility goes to” Elected Members X, Y, Z” 

2.Purchasing of weighing Machine‐ Responsibility goes to – President+ Zonal worker 

3.Supervision of Procurement‐ Responsibility goes to‐ Elected Members A, B, C 

4.Packaging and Loading in Trucks‐ Y+B+ Zonal worker 

5, Overall Coordination and Decision Making‐  President +X+A+ Zone Worker 

Table 6 Showing responsibility allocation 

29 | P a g e
 11. ESTABLISHMENT ACTIVITIES: 

11.1 Purchasing weighing Machine 
 
Before the Procurement starts we have to be ready with all supporting activities. So during 
the  procurement  the  first  thing  is  to  weight  the  raw  materials  brought  by  the  primary 
collectors and give them the price according to the weight of the material. So Purchasing of 
weighing machine is nessecery after cluster development work. 
 
Village Names   No of Collection    Centres   Estimated Budget 

SOM  1  5200   
Bhamati  1  5200   
Garanvas  1  5200   
Mangara  1  5200  26000 
Nayakhola  1  5200 
Total  6  26000 
Table­7                                  Showing Estimated Budget of different village of the cluster. 
11.2 Building of Storage Point 
 
Building of the storage point is also required before we start out procurement activities. So 
we have to go through following steps before going to build the storage point 
 
 11.2.1 Construction Plan: 
 
Before going to prepare the construction plan we have to check the decision taken by FPC 
regarding  the  estimated  collection  Quantity.  Keeping  our  Collection  Quantity  we  have  to 
design the capacity of out storage unit (Bakhara). In construction plan some critical points 
should be considers that are:‐ 
 

30 | P a g e
 ¾ The length and breadth of the (Bakhara) 
¾ The height of the Bakhara 
¾ The  Storage unit should be free from Water resource or Rain 
¾ The storage point should be above the Ground( min  one meter) to avoid the 
problem of Seepage and percolation problems 
¾ Bamboo covering or wooden or Cement Brick  use and quantity 

11.2.2 Logistic arrangement 
 
Once the plan is prepared the next step is to arrangement all accessories required for the 
building of storage point. The material and cost involved in all those activities are 
Building Expense in Rs  Total(Rs) 
    
Transportation        1000 5000
Brick  1250 2 2500 5000
Cement  250 2 500 2500
Hardware     600 600 3500
Labor (@100 Rs/Lab)  12    1200 6000
Covering Polythene  2 400 600 3200
Total Capital Investment        11600 51200
Table­8  Showing logistics details of Storage point 
11.3 Purchasing Office Administrative Cost: 
 
Office and Adm Expense  Unit  Cost  Total Per  For Five  Total
Village  Village   
Registers  4  25  100  500   
Rubber Stamps  2  50  100  500   
Telephone Expenses      100  500   
Salary of the Staff    0  0  0  1750
Stationary(Pen/Penil/Eraser)      50  250 
Office rent         
Total  350  1750 
 
Table­9 Showing Purchasing Details of Administrative work 
 
 

31 | P a g e
 11.4 Appointing Managers: 
 
 Appointing  the  storage  manager/  procurement  manager  is  necessary  before  starting  the 
procurement activities. For this work one person is required who is relatively qualified and 
good in numbers. He has to do the weighing and have to do record keeping of all financial 
activities.  So  he  should  be  well  trained  in  the  procurement  activities  before  doing  the 
business. The duties of procurement manager are: 
3.1 Purchasing  of raw material  Weighing,  
3.2  Grading of raw material  Good Quality checking 
3.3 Drying of raw Material  If  Good Quality wet Mahua will be there 
3.4 Storing in the Storage Box  Transfer the Raw material to storage box 
3.4 Payment @ weighing  Giving payment to primary collectors 
3.5 Receipt Issuing to Member  Also provide receipt for quantity purchased vs Amount 
3.6 Stock Book Updating  Book Keeping( Total Collection/Cash inflow and outflow)/day 
3.7  Reports of Accounting   Reporting to Zone worker every seven days 
3.8 Track Record of Cash Flow   
Table‐10 Details of Managers Responsibility 
11.5 Training for Record keeping: 
 
Training should be given to the procurement manager and Zonal worker by NRD unit 
professional or other agency regarding these issues, like 
o How to issue the receipts and  make entry of details of slips in the Record Book 
o To measure the cash inflow and out flow 
o Every day stock register maintain 
o Updating the Card of the Members 
o Regular tracking of  market information  
o Quality checking and book keeping 

 
 

32 | P a g e
 12. PROCUREMENT OF RAW MATERIAL 
 
12.1 Purchasing of raw material: 
 
Purchasing of raw material will be done by the procurement manager which will be trained 
by Seva Mandir in accounting. His job is to procure the material (Mahua) from the members 
or from the primary collectors. The time will decide by the FPC members who are in charge 
of  supervision  and  with  the  time  suitability  of  Procurement  managers.  The  Procurement 
manager  will  purchase  the  raw  material  on  the  price  fixed  by  the  committee  previously. 
The Committee is supposed to give the price list and criteria to the Procurement managers 
for  easy  and  effective  procurement.  It  is  also  the  manager’s  duty  to  update  the  cards  of 
every member and give receipt for every transaction. 
12.2 Guide Lines for Procurement  
SL NO  Date   Named of MFP  Grade  Price  Special Order 
1    Mahua  Grade I  8.50   
2      Grade II  8   
3      Grade I( wet)  8   
Table: 11 Procurement Guide line of Mahua 
• This  format  chart  always  should  be  kept  with  the  procurement  manager  with 
Collection Center 
• If Possible the market price also we can show 
• Issuing Receipt to the members and make entry in Cash Book 

It is the whole responsibility of procurement manager to look all procurement activities. It 
is also his responsibility to look the weighing machine and other valuable property of FPC. 
The  procurement  manager  is  responsible  for  all  financial  transaction.  The  supervision 
committee  consisting  of  members  A,  B,  and  C  will  facilitate  the  process  and  help  the 
Procurement  activities.  They  are  responsible  any  problem  if  happens  in  the  Collection 
Center. 
 
 
33 | P a g e
12.3 Grading and SUN Drying: 
After procurement of Mahua flowers we need to differentiate the good pest free Mahua 
flowers from the pest attacked flowers.  We can grade like the whole materials like this: 
Grade 1: Yellow Dried Pest free 
Grade 2: Yellow Wet Pest Free 
Grdae3: Wet Mahua 
Grade4: Black Mahua 
 
12.4 Record Keeping/ Book Keeping 

Accounting is a vital process in running any business efficiently and profitably. The main
objective includes all four stages of accounting processes starting from recording financial
transactions in the books of business, classifying the transactions into meaningful and orderly
types, summarizing the accounting data into useful reports and interpreting the financial data to
for better decision making and learning’s. the format of the stock register is as follows The
procurement manager is supposed to update the stock book every day and make entry of all
details of the day transaction. And the stock book should be rechecked and audited in every
seven / fifteen days by the zonal worker for better activity scheduling. The stock book
calculation should be done every day

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

34 | P a g e
 13. STORAGE /VALUE ADDITION 
 
In form Utility particularly we do not have much option or scope to do. Most of the people 
use  Mahua  for  preparation  of  country  liquor.  But  we  cannot  go  for  this  because  it’s 
unethical from our part. And it is not socially accepted. So preparing liquor out of Mahua 
flower  and  Marketing  is  not  viable  in  case  of  village  level  institution.  But  yes  we  have 
option for the Mahua fruit called Dolma. We can  go for Oil extraction out of those collected 
seed. If we will collect the Mahua seeds in the same procedure as like Mahau flower and go 
for value addition then that may be one source of value addition in the form. 
 
13.1 Oil Extraction 
 
Setting up a small size oil as a SSI(Small scale industry)  would cost Rs. 1 to 1.25  including 
filtration set up required at a central  level. DWCRA and DRDA schemes could be explored 
for this. KVIC also has schemes that could help setting up of a SSI. Assuming that 3 Kgs of 
ripe gully will result in 1 kg of oil and average price of oil as Rs. 27 a Kg, the returns to the 
primary  collector  per  kg  of  gully  would  be  Rs.  7/  Kg  again  assuming  a  Rs.  2  per  Kg  of 
processing  cost  of  the  gully.  The  percentage  of  oil  content  is  varies  from  30  to  40% 
maximum. 

13.2 Linkage with Soap Making Industries: 

Many industries are coming with various new product. And all industries are now want to 
minimize their cost in both operational and with the raw material. In this context Mahua 
seed oil is one the best substitute of other soap making oil. So if we can link with some Soap 
or  lubricant  making  industry  and  sell  them  directkty,  then  it  will  be  one  possible  value 
addition to the product 

35 | P a g e
13.3 Using Mhaua Seed Cake as fertilizer: 

The  remnants  of  extraction  can  be  used  for  Organic  manure  in  the  field.  In  the  domestic 
market the demand of organic manure is growing day by day. So if the FPC/ Village level 
institution  can  think  on  this  and  have  market  linkage  with  Organic  manure  Producing 
Company , then we can sell directly to those company and get the benefit. Another option is 
we  can  sell  it  directly  in  Udaipur  and  Himmatnagar  Mandies.  So  that  it  will  enhance  the 
livelihood portfolio of the members of FPC. 

13.4 Time Utility: 

The time factor brings with itself one more effect on the revenue to be realized. The Mahua 
flower on being stored starts losing weight and tends to dry up. This is good as far as its 
longevity or shelf life is concerned as the flower would get blackened and catches germs etc 
if  moisture  above  a  certain  level  remains  in  that.  But  it  has  a  negative  impact  since  the 
weight of the commodity doesn’t remain same as it was bought a  few months ago. On an 
average, the Mahua flower loses 5 to 6 % of weight over a storage period of 5 months. Out 
of this, the first three months account for about four percent  of the weight loss. Similarly 
the revenue to be realized also decreases in the same proportion. But since the increase in 
demand and thus the price overcomes the effect of weight loss,  therefore the net effect is 
still of increase in profit only. For example, the approximate rates at Himmatnagar market 
during these time frames are (figures chosen are the most conservative ones obtained from 
the survey conducted with local traders): Table­12 Price fluctuation in Market 
Month  May  June  July  August  September  October  Nov‐
December 
Quantity  100 kg  98 kg  97 kg  96 kg   95 kg  94 kg  94 kg 
Price  13/kg  13/kg  13.5/kg 14/kg   15/kg  16/kg  16/kg 
Revenue  1300  1274  1309  1344  1425  1504  1504 

Actual Price  13  12.74  13.09  13.44  14.25  15.04  15.04 

The actual price of the materials is less because of the weight loss of flowers over a period 
of time. 

36 | P a g e
13.5 Primary Value Addition 

13.5.1 Spreading polythene Cover: 

Once  the  procurement  activity  will  be  finished  the  it  the  duty  of  the  Manager  and  the 
Concern person from the FPC will cover the polythene cover over the Storage material in a 
manner that the raw material will be kept air tightened. The polythene cover should not be 
damaged one or with low quality. The checking work should be done by the FPC president. 

 13.5.2 Collection of Neem Leaf and Addition of Neem Leafs 

We have to also look that the whole stock should be disease and pest free. It was proven 
that  neem  leafs  acts  as  good  preservative  against  pest  and  fungus.  So  we  have  to  collect 
Neem leafs and twigs to add those in our stock point. Its usually require 20 to 30 kg Neem 
leaf will be sufficient for the 100 quintal material. Neem leafs act as a natural repellent to 
kill the fungus and various pests. 

13.5.3 Purchasing of preservative & Application of preservative 

Chemical preservative is the not advisable for Mahua. But in case of Sevier pest attack we 
have to add some chemical preservative. Chemical preservative addition will be done very 
carefully  with  appropriate  quantity  and  dosages.  During  chemical  preservative  or 
insecticide application experts should be there to guide this operation. 

13.5.4 Watch and guard of Storage: 

Its  natural  that  the  amount  will  dry  and  loose  weight.  But  for  better  transparency  and 
accountability we have to take care the watch and guard of the raw material. So the storage 
point  should  be  well  locked  or  sealed.  And  when  ever  supervision  work  should  be  then 
with presence of  concern members of the FPC. 

37 | P a g e
 14. TRADING OR MARKETING 

Financial  success  often  depends  on  marketing  ability.  Marketing  is  an  organizational 
function  and  a  set  of  processes  for  creating,  communicating  and  delivering  value  to 
customers  and  for  managing  customer  relationships  in  a  way  that  benefits  the 
organization. Marketing is a mix of product, price, promotion, and place. So here we have a 
clear understanding what the areas and possible option where we have to emphasize more 
are let’s see 
 
14.1 Option 1: Rajas Sangh

Here, it has to be taken care that this option is feasible only if the MSP (minimum support price)
provided by the Sangh is higher than the average procurement price paid per Kg. by the firm.
Sometimes the MSP remains lower than the average price provided by the traders throughout the
season. Since, in case of pricing the firm needs to compete with the local traders also; therefore
the prices would definitely remain higher than the MSP and in such a case selling off to Rajas
Sangh would incur losses only. Presently the rate being offered by the Rajas Sangh is Rs. 10 per
Kg. and going by their trend in the past; it would remain the same for at least the next two
seasons. In addition to that, since the VFPMC undertaking the activity would be registered as
their agent, it would also get a commission of 8%. Therefore in this option the risk factor is
minimum.

14.2 Option 2: Traders other than Rajas Sangh

Here, we have two major options again, one is to sell at the Udaipur market and the other
remains to sell at the Himmatnagar market. On a dialogue with the villagers it was found that in
the belt we have chosen (village Som and the cluster of neighboring villages); it is much more
profitable to sell at the Himmatnagar market owing to the better returns it provides even after
taking into consideration the transportation cost. But in this alternative risk factor is very high.

38 | P a g e
14.3 Option 3: Trader + Rajas Sangh:

Here we have the option that we can sell our produce to both Rajas Sangh and to the private
players. The aim behind this decision is to minimize the risk and to get better price from the
private Players. But in this model we will minimize the transportation cost and get better Profit.
This option is the best option from the point of profit maximization of our Business. All financial
we will see below.

14.4 Option4: Selling to village traders in the off season 

Also, the existing laws permit such a firm run by the VFPMC to trade back the whole or a part of
the stock to the villagers themselves. During interaction with the villagers at Som, it was known
that the Mahua is traded back to the villagers themselves at the cost of about Rs. 18 per Kg.
during the off-season. Now, if the co-operative sells the produce to the traders at Rs. 16 per Kg.
and the traders then sell some part of that produce back to the villagers at Rs. 18 per kg. then this
whole process can be replaced by the co-operative itself selling it back to the villagers at the rate
of 16 per kg. This would mean that the co-operative would realize the revenue it would have
earned by selling to the traders and at the same time, the villagers would earn Rs. 2 per Kg. as

indirect income through saving: 

14.5 Supportive Activities required for effective Marketing:

14.5.1 Packaging: 
 
We have to pack the dried Mahua flowers in the sac and stitched it properly. Because all the 
traders/Rajas   sangh wants the raw material in packed form. So for this activity we need to 
arrange labor and made sure that all the materials were packed well. 
Particular  Units  Rate  Price@ one Village  For Five Villages 
Thread  1.2  50  50  250 
Sacs  100  12  1200  6000 
Table­13 Details of Packaging material with Price 

39 | P a g e
 
14.5.2Labor for Loading to Trucks: 
 
Once  it  decided  and  the  trucks  will  be  arranged  then  it  the  responsibility  of  the    FPC 
members to arrange the labor for loading the material in the truck. The wages will be paid 
by  the  manager  or  by  the  zonal  worker.  But  the  arrangement  duty  will  be  of  the  FPC 
members. The cost incurred in the loading process will be charged in the whole lot of raw 
material and deducted from the profit amount if any 
 
Particular  Quantity  Price@ one Village  For Five Villages 
Labor  50 Quintal  1000  5000 
Labor  100 Quintal  2000  10000 
Table‐14  Details of wage for Loading in trucks. 
14.6 Cost of Transportation and Economy of Scale: 
 
In case of the Mahua marketing effort at Som, this quantity comes out to be 50 quintals. The 
transportation from there to the nearby markets of either Himmatnagar or Udaipur can be 
carried  out  through  trucks  or  smaller  loading  vehicles  which  charge  a  minimum  basic 
amount for any quantity up to 50 quintals. If an amount of 50 quintals is transported, the 
average cost comes around Rs. 0.5 per Kg. and as the quantity of transportation decreases 
the  average  cost  would  increase  to  Rs  0.833  for  30  quintals  and  would  go  as  high  as  Rs. 
1.25 per Kg for a quantity of 20 quintals. For example; while transporting to Himmatnagar, 
the average cost pattern with different quantities would be: 
Quantity transported  Total Cost /Truck(Rs.)  Average Cost (Rs./Kg.) 
50 quintals  2500  0.5 
60 quintals  5000***  0.833 
70 quintals    5000  0.714 
80 quintals  5000  0.625 
100 quintals  5000  0.5 
Table­15              
****Details of transportation is given in opportunity Mapping Analysis 
 
 

40 | P a g e
 
 
 

15. Financial Analysis:

41 | P a g e
15.1 Fixed Cost: For 50 Quintal NTFP Business 
     Fixed Cost( Capital Investment)       
          
Sl No  Particular  Unit  Cost   Total (Per One Village) 
1  Weighing Machine  2  2500  5000 
2  Additional weights        100 
3  Building Expense          
   Transportation         1000 
   Brick  1250  2  2500 
   Cement  250  2  500 
   Hardware     600  600 
   Labor (@100 Rs/Lab)  12     1200 
4  Covering Polythene  2  300  600 
   Total Capital Investment        11500 
Table: 16 
15.2 Variable Cost for 50 Quintal Business 
 B.1  Direct Cost(Fixed Cost)   Unit/kg   Rate    
 +  Purchasing of Raw Material  5000  8.5  42500 
 +  Direct Labor(Packaging loading)      1000 
   PRIME COST       
 B.2  Indirect Costs       
 +  Storage Rent  0  0  0 
 +  Thread  1.2  50  50 
 +  Sacs  100  12  1200 
 +  Neem Leafs      300 
 +  Salary of Procurement Manager      2000 
   Factory Cost      47050 
Table: 17 

42 | P a g e
 15.3 Break Even Point Analysis:

Here Total sales: 54000 
(10.80@ one kg * 5000 kg = Rs 54000) 
We know that Contribution= Sales‐ variable Cost= Rs  6950 
Per unit Contribution= 1.39 
Now BEP= Fixed Cost/ Contribution 
Once we will get the contribution we can calculate the BEP of the collection 
So the BEP is    11500/1.39= 8273 Kg that mean  82 Quintal 
 
BEP is the equilibrium point where the industry do not face any loss nor any profit. So 
if we will be in position to collect 50 Quintals then our Collective business is in loss. So 
a minimum amount of 82 Quintal required for  attending the BEP So it is realized that 
we need have to collect minimum 32 Quintal more with 50 quintals what we have 
target But in the first year of Business No Industry or Micro enterprise will attend its 
BEP. 
****BEP: 
In economics & business, specifically cost accounting, the break‐even point (BEP) is the 
point at which cost or expenses and revenue are equal: there is no net loss or gain, and one 
has "broken even". Therefore has not made a profit or a loss. in other words The Break‐Even 
Point is where Total Costs equal Sales. In the Cost‐Volume‐Profit Analysis model, Total 
Costs are linear in volume. the break-even point is one of the simplest yet least used analytical
tools in management. It helps to provide a dynamic view of the relationships between sales, costs
and profits.
15.3.1 Findings:
In last year Business we have collected only 55 Quintal Raw materials for the NTFP
Business. But that amount is less than the BEP amount. So our business is not incurring
any profit last year. So when we are planning for this year our minimum target should be
more than 80 Quintals.

 
43 | P a g e
15.4.Fixed Cost: For 100 Quintal NTFP Business 
     Fixed Cost( Capital Investment)       
          
Sl No  Particular  Unit  Cost   Total (Per One Village) 
1  Weighing Machine  2  2500  5000 
2  Additional weights        100 
3  Building Expense          
   Transportation         1000 
   Brick  1250  2  2500 
   Cement  250  2  500 
   Hardware     600  600 
   Labor (@100 Rs/Lab)  12     1200 
4  Covering Polythene  2  300  600 
   Total Capital Investment        11500 
Table:18 
 
16. 5 Variable Cost for 100 Quintal Business 
 B.1  Direct Cost(Fixed Cost)   Unit/kg   Rate    
 +  Purchasing of Raw Material  10000  8.5  85000 
 +  Direct Labor(Packaging loading)      2000 
   PRIME COST       
 B.2  Indirect Costs       
 +  Storage Rent      500 
 +  Thread  1.2  50  100 
 +  Sacs  100  12  2400 
 +  Neem Leafs      500 
 +  Salary of Procurement Manager      3000 
   Total Cost Incured      93500 
Table:19

44 | P a g e
 Here Total sales: 108000 
(10.80@ one kg * 10000 kg = Rs 108000) 
We know that Contribution= Sales‐ variable Cost= Rs  14500 
Per unit Contribution= 1.45 
Now BEP= Fixed Cost/ Contribution 
Once we will get the contribution we can calculate the BEP of the collection 
So the BEP is    11500/1.45=80 Quintal  

45 | P a g e
 15.6 Sensitivity / Opportunity Mapping Analysis
  For 50 Quintals           Option 1       Option 2  Option 3
6% weigh loss Assumption      Rajas Sangh   Private Trader  Rajash + Private
    Amount  Cost/Unit  Amount  Cost  Amount Cost

  Revenue  54000  10.80  70500  15  64500

 
  Cost Incurred         

  Raw Material Cost  42500 8.5  42,500 8.50  42,500 8.50 

  Initial capital Invest  1275  0.25  1275  0.25  1275  0.25 

(Rs 10,000=Establishment 
Cost) 
  Salary of Manager  2000  0.4  2000  0.4  2000  0.4 

  Labour for Packaging &  1000  0.2  1000  0.2  1000  0.2 

Loading 
  Sac and needle   1200  0.24  1200  0.24  1200  0.24 

  Storage Cost  500  0.1  500  0.1  500  0.1 

  Adding Preservative  0  0  1000  0.2 

  Interest rate from GVK/Bank  0  0  2400  0.5  2400  0.5 

  Transportation Cost  0  0  2500  0.5  1500 0.3

  Cost incurred   48475  9.695  54375  10.87  52375 10.47

  Profit  5525  1.10  16125  3.22  12125 2.42

Operational Cost    1.2    2.37  1.9

Table: 20 Showing Operational Cost per Kg

46 | P a g e
*** The yellow component is the initial capital investment and converted to per kg unit. The
initial fixed investment depreciated in 10 years and charged for every year. One may not take
initial capital investment as the liability when calculating the profit.

Bar Graph-1 Comparing Profit with operational Cost

Interpretation:
Option Rajas Sangh Private Player Private+ Rajas
Profit less -10 Pc More 0.85 More 0.52
Operational Cost More Less Less
Viability NO Yes but Risky Viable

Table: 21

47 | P a g e
 16.7 Sensitivity Analysis for 100 Quintal Business
  For 100 Quintals           Option 1       Option 2  Option 3
6% weigh loss Assumption      Rajas Sangh   Private Trader  Rajash + Private
    Amount  Cost/Uni Amount  Cost  Amount Cost
t 
  Revenue  108000  10.80  141000  15  129000
     
  Cost Incurred         

  Raw Material Cost  85000  8.5  85000  8.50  42,500  8.50 

  Initial capital Invest  1275  0.25  1275  0.25  1275  0.25 

(Rs 10,000=Establishment 
Cost) 
  Salary of Manager  4000  0.4  4000  0.4  4000  0.4 

  Labour for Packaging &  2000  0.2  2000  0.2  2000  0.2 

Loading 
  Sac and needle   2500  0.24  2500  0.24  2500  0.24 

  Storage Cost  500  0.05  500  0.05  500  0.05 

  Adding Preservative  0  0  1000  0.1 

  Interest rate from GVK/Bank  0  0  4800  0.5  4800  0.5 

  Transportation Cost  0  0  5000  0.5  2500 0.25

  Cost incurred   95275  9.52  106075  10.60  102576 10.25

  Profit  12725  1.27  34925  3.5  26424 2.64

Operational Cost    1.14    2.24  1.39

Table:22 

48 | P a g e
  
Graph­2 
Interpretation: 
Option Rajas Sangh Private Player Private+ Rajas
Profit More +0.13 Pc More 1.26 More 1.25
Operational Cost More Less Less
Viability Yes Viable Yes but Risky Yes Viable
Table­23 
 
 
 
 
 
 
 

49 | P a g e
16.8 Cost Sheet for 300 Quintal NTFP Business: For the Whole Cluster: 
Fixed Cost for 300 Quintal NTFP Business
Sl No  Particular Total (Per One  Five Village
Village) 
1  Weighing Machine  5000 25000
2  Additional weights  200 1000
3  Building Expense    
   Transportation  1000 5000
   Brick  2500 5000
   Cement  500 2500
   Hardware  600 3500
   Labor (@100 Rs/Lab)  1200 6000
4  Covering Polythene  600 3200
   Total Capital Investment 11600 51200
   Cost sheet for 300 Quintal NTFP Trading    
      Unit in Kg  Rs/kg  Cost 
 A  Total Revenues  29000 10.8  313200
 B.1  Direct Cost(Fixed Cost)          
 +  Purchasing of Raw Material  30000 8.5  255000
 +  Direct Labor  0 0  0
   PRIME COST        255000
 B.2  Indirect Costs          
 +  Storage Rent(6% per kg)***          
 +  Thread        400
 +  Sacs  600 10  6000
 +  Neem Leafs        500
 +  Niddle        150
   Factory Cost        262050
 B.3  FPC Adm Expense          
 +  Registers  10    500
 +  Rubber Stamps  10    250
 +  Telephone Expenses        300
 +  Salary of the Staff        4000
 +  Stationary(Pen/Pencil/Eraser)  10    100
 +  Office rent  0    0
   Cost of Production        267200
 B.4  Selling and Distribution          
 +  Transportation Charge        0
 +  Mahua Packaging  600 1  600
 +  truck Loading  500 4  2000
   Cost of Goods Sold        269800

50 | P a g e
 A‐B  Profit/loss        profit 
 
Table­24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

51 | P a g e
 ANNEXTURE 1 
Activity Chart of NTFP Business Institution 
 
Responsibility 
Activity  Budget  Time   NRD  BLOCK  FPC  Manager 

1.Cluster Development    Jan‐March  

1.1 Identification of Cluster  ‐   

1.2 Initial Meetings  ‐   

1.3 Production Estimation  ‐   

1.3 Discussion with FPC & GVK 
‐           
(Fund, interest rate, Time limit) 

1.4.Linkage with Rajash Sangh  ‐   

1.5 By Laws Formation   ‐   

1.6 Membership Registration  ‐   

1.7Administrative Body Formation  ‐   

1.8 Price Fixation Mechanism ‐   

1.8. Storage Point Identification  ‐   

1.9 Guideline Formation(Quality)  ‐   

1.10Talk on Mode of Profit sharing  ‐   

2.Establishment  Activities    February(30)  

2.1 Purchasing weighing Machine  5000   

2.2 Building of Storage Point     

2.2.1 Construction Plan     

2.2.2 Transportation of material  2500   

2.2.3 Logistic arrangement  4200   

2.2.4 Labor for Construction  1200   

52 | P a g e
2.2.5 Payment to the Labor  ‐   

2.3PurchasingOfficeAdministrative  300   

2.4 Purchasing Polythene Cover  400   

2.5 Appointing Managers  2000   

2.6 Training for Record keeping Tr  500   

15th  March‐
3.Procurement of Raw Material           
May 15th 

3.1 Purchasing  of raw material  42500  

3.2  Grading of raw material  ‐   

3.3 Drying of raw Material  ‐   

3.4 Storing in the Storage Box  ‐   

3.4 Payment @ weighing  ‐   

3.5 Receipt Issuing to Member  ‐   

3.6 Stock Book Updating  ‐   

3.7  Reports of Accounting   ‐   

3.8 Track Record of Cash Flow  ‐   

May15th  –
4. Storage /Value Addition           
July1st week 

4.1 Spreading polythene Cover  100   

4.2 Collection of Neem Leaf  200   

4.3 Addition of Neem Leafs  100   

4.4 Purchasing of preservative  1000   

4.5 Application of preservative  100   

4.6 Watch and guard of Storage  500   

4.7 Regular checking of flower      

4.8 Purchasing of Sac  1200   

53 | P a g e
4.8  
300         
Purchasing of Thread and Niddle    

July  2nd  week 

5.Processing/ Trading           
–Aug 2nd week 

5.1 Packaging  300   

5.2 Stacking     

5.3Labor for Loading to Trucks  500   

5.4 Weighing the truck load  ‐   

5.5 Transportation fee  ‐   

6 Transaction     August 30th  

6.1  Collection  of  Money  from 

‐           
opposite party 

6.2 Deposit it in Bank  ‐   

6.3 Calculation of total  profit  ‐   

6.4 Payment of due interest or any   
‐           
other miscellaneous work 

6.5 Calculation of Net Profit  ‐   

6.6 Equitable distribution  ‐   

10%  of  September 

6.7 Contribution to GVK         
profit  5th 

54 | P a g e
 ANNEXTURE:2
Production Estimation

Production Estimation in SOM in Quintals

Sl No Name of Trader Year 2008 2007 2006 Average

Quintals Collected

1 Deepak Choudhary 30 50 30 36.66667

2 Badrilal Ahari 25 50 30 35

3 Vouralal Jain 20 40 35 31.66667

4 Nathulal Darangi 20 30 30 26.66667

5 Ratanlal Khrari 10 12 5 9

6 Shankarji Kharari 10 10 5 8.333333

7 Raton Promod 10 18 8 12

8 FPC 55 0 0 18.33333

9 Phalasia Market 20 30 25 25

10 Lamps 0 0 40 13.33333

11 Total Production 200 240 208 216

Production Estimation Garanvas in Quintals 
Sl No  Name of the Trader  Year 2008  2007 2006  Avarage 

1  Sankar Baranda  40 40 40  40

2  Lala Singh  20 25 30  25

3  Manji bhai Baranda  30 30 10  23.33333

4  Kawaram Baranda  25 30 15  23.33333

5  Hiralal Aahari  15 20 15  16.66667

6  Sarhad Khumari  12 20 10  14

7  Phalasia Market   60 50 40  50

8  Lamps  0 0 0  0

8  FPC  0 0 0  0

9  Total Production  202 215 160  192.3333

55 | P a g e
 ANNEXTURE: 3 CARD FORMAT FOR MEMBERS

Individual Member Wise( Front Side )

Name of the members: Silp no:

Name of the collection center: Advance:

Name of
the Total Amount
Sl no Date commodity Quantity(kg) Rate per kg Rate Paid Sign
Grade- Grade- Grade-
Grade-1 2 1 2

Special Comments:
Signature of Head of the Family Signature of Representative Signature of In charge of CC

Guide Lines or Membership

Terms ( Back Side Card)

1
2
3
4
5
6
7
Name of the family
members…………………………………………………………………………………………

56 | P a g e
DAILY COLLECTION REGISTER

Collection center Date-

Collection
slip no
Sl Name of the Total
no member Quantity(kg) Amount Paid Amount Paid

Grade- Grade- Grade-

1 2 1 Grade-2

Total

57 | P a g e
ANNEXTURE:4
JOB PROFILE OF CO-OPERATIVE COORDINATOR

o To coordinate the field level facilitation support to the cooperative process in Jhadol
Block (prospective operational area of the Union).

o To maintain proper coordination with employees of cooperative union.

o To document and record major events and processes under cooperative work with special
emphasis on process documentation.

o To coordinate monthly planning and reporting in collaboration with the Union.

o To help design and implement training programmes,work shops on cooperative process.

o To help identify other thematic issues in the operational area and provide support to
concerned thematic team as per commonly agreed plan.(WCD,EDUCATION or GVK)

o To liaison with local line departments/ PR institutions/ other support agencies.

o To ensure proper field office management – maintenance of attendance registers/ log

book/ cash book

o To undertake monthly bill settlement as per procedures.

o To report to the team leader (Concern person from NRD) and the organization as per the
laid procedures.

o To facilitate entire cooperative business in proper collaboration with the cooperative

union in Jhadol Block.

o To develop business and marketing skills of cooperative members, facilitators and

workers.

o To develop/ help develop business and marketing literature relating to cooperative

business.

o To facilitate market and business development activities of the cooperatives.

o To help design and implement training programmes on cooperative business.

o To develop and maintain proper database on marketing and business 
 
************   THANK YOU   ************* 
 

58 | P a g e
 
 
Prepared By: Ashutosh Nanda, MBA (Rural Management), B.Sc (Forestry)KSRM. 
Email Id: ashutosh40@gmail.com or ashu_forestry@yahoo.co.in 
Host Organization: Seva Mandir, Udaipur, Rajasthan 
 

59 | P a g e