CURSO PLAN DE EMPRESA - 2011. CICLO DELPROYECTO EN DETALLE Nancy Cardona Gmez, Departamento de Economa y Administracin.

CICLO DEL PROYECTO

ETAPAS

FASES

EVALUACION

PREINVERSION

IDEA PERFIL PREFACTIBILIDAD FACTIBILIDAD

EVALUACION EX - ANTE

INVERSIN

DISEO MONTAJE

SEGUIMIENTO

OPERACIN

EJECUCION

CONTROL Y SEGUIMIENTO DURANTE LA MARCHA

LIQUIDACIN

POSTLIQUIDACION

EVALUACION EX POST

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LA ETAPA DE PREINVEERSION

La seleccin de la alternativa que se transformar en el proyecto y la decisin sobre la conveniencia de ejecutarlo requiere seguir una serie de fases. El grado de complejidad que alcanzan los estudios dentro de la pre-inversin depende de la fase en que se est analizando y de la complejidad y costo del proyecto. Se distinguen las siguientes fases: Pre-inversin

Con sus fases de

Idea

Perfil

Pre-factibilidad

Factibilidad

Cada una de las fases mencionadas genera como resultado un documento de proyecto que contiene la informacin requerida para la toma de decisiones, que pueden ser: pasar a otra fase ms avanzada, paralizar temporalmente el estudio o darlo por terminado si en ese punto se considera logrado el nivel de detalle suficiente para tomar la decisin de ejecutar el proyecto o de abandonarlo definitivamente. A travs de estas fases se van precisando el problema por solucionar, los objetivos, los bienes o servicios que sern generados, las alternativas tcnicas ms convenientes y sus respectivos costos y beneficios. Por lo tanto, cada fase constituye un avance en el proceso gradual de adquisicin de certidumbre, donde el nivel de detalle y profundidad de los estudios y por consiguiente sus costos estarn en funcin de la complejidad y el tamao del proyecto.

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La fase de idea

En esta fase, producto de una percepcin y anlisis preliminar, se identifica el problema por resolver, sus causas y efectos, el conjunto de posibles beneficiarios, la localizacin geogrfica y los objetivos que se espera alcanzar con el proyecto. Por ltimo, se generan algunas posibles alternativas de solucin y se decide avanzar o no a la fase de perfil. Es el punto de partida y base del anlisis de la situacin que se pretende modificar, debe responder entre otras a las siguientes preguntas:

Cules son los requerimientos reales de la poblacin? Cules son sus condiciones socioeconmicas? Cul es la demanda del bien o servicio? Qu oportunidades podran aprovecharse? Es posible mejorar la situacin actual sin realizar un proyecto? Cul es el problema central? Cules son las causas y efectos del problema? Qu objetivos se plantearan? Cules son los aspectos legales relacionados con el problema? Qu experiencias previas existen? Cul es la relacin con planes de desarrollo?

La fase de Perfil

En esta fase se incorpora informacin adicional y se da mayor precisin a la proveniente de la anterior. La preparacin del perfil debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos, del mercado, de beneficios y costos, y la evaluacin a este nivel, para la cual se deben utilizar los datos y la informacin secundaria fcilmente disponibles, sin incurrir en costos adicionales para su obtencin. El perfil permite analizar la viabilidad tcnica y econmica de las alternativas propuestas, descartando aquellas que, con la informacin disponible, no son convenientes. Cabe destacar que en la fase de perfil se logra una gran disminucin de la incertidumbre a un costo bastante bajo. Por ello, la preparacin de buenos perfiles de proyectos es de suma importancia ya que puede evitar incurrir en costosos estudios para proyectos no viables. Gran parte de los proyectos bien formulados a este nivel aportan elementos de juicio suficiente para tomar decisiones adecuadas, con excepcin de proyectos con requerimientos de

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inversin considerables que deben avanzar a niveles ms detallados de prefactibilidad y factibilidad. Al culminar esta fase las opciones de decisin pueden ser: cancelar la realizacin del proyecto, pasar a la fase de pre-factibilidad para estudiar ms a fondo variables que no fue posible evaluar con la profundidad requerida, o proceder a la ejecucin del proyecto, si existe la suficiente certidumbre y no se requiere realizar estudios ms avanzados. La caracterstica principal de esta fase es el planteamiento de alternativas de solucin al problema identificado, se hace nfasis en los aspectos tcnicos; se seleccionan algunas de las alternativas sobre las cuales se realizar el estudio de pre-factibilidad. y responde entre otros aspectos a:
Cules son las alternativas que nos permiten dar solucin al problema planteado? Cules son los costos y beneficios aproximados de cada una? Cumplen las alternativas con los requerimientos tcnicos, legales, institucionales organizacionales y ambientales? Existen posibilidades de financiamiento? Cul o cules son las alternativas ms viables? Es necesario continuar los estudios y avanzar a la fase de prefactibilidad? Cul es el costo del estudio de prefactibilidad?

La Fase de Prefactibilidad

Si los resultados del estudio en la fase de perfil no son suficientes para pasar a la ejecucin del proyecto, una de las opciones es avanzar a la fase de prefactibilidad. En esta fase se procesa con mayor detalle la informacin proveniente del perfil y se incorporan datos adicionales que permitan descartar ciertas alternativas y perfeccionar las restantes. Con el conjunto de alternativas preseleccionadas se hacen las evaluaciones tcnicas y econmicas, con el propsito de establecer cual es la mejor alternativa de proyecto y descartar las restantes.

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En esta fase se trata de verificar que por lo menos una de las alternativas de solucin es rentable, adems de ser tcnica y econmicamente viable. Se hace nfasis en el estudio de mercado. con mayor detalle que en la fase anterior a algunos

Y debe responder aspectos como:

Con relacin al mercado

Qu es concretamente lo que se va a ofrecer? (en trminos de produccin de bienes o prestacin de servicios) Cul es la poblacin afectada por el problema? o quienes son exactamente los clientes? Qu beneficios buscan los clientes? Qu precios pagan actualmente y cunto estaran dispuestos a pagar? Cada cunto compran el producto y en qu cantidad? A quin le compran actualmente y por qu? Por qu le comprarn a usted? Qu porcentaje de ellos le comprarn a usted? Qu es lo que est haciendo mal la competencia? Qu medios de promocin utiliza la competencia? Que canales de distribucin utiliza la competencia?

Con relacin a los aspectos tcnicos

Qu etapas debern seguirse para que el producto o servicio est listo para ser entregado a los clientes? Cunto tiempo emplear en ellas? Qu maquinaria, equipos y muebles se requieren? Qu espacio se necesita y en qu condiciones? Dnde se localizar el proyecto? Qu tecnologa es la ms apropiada? Qu materias primas e insumos se necesitan para elaborar cada unidad de producto? En qu cantidades? Dnde comprar estas materias primas y materiales?

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Con relacin a los aspectos legales

Qu normas inciden en la localizacin del proyecto? Que tipo de Sociedad se va a constituir? Qu permisos requiere para iniciar el funcionamiento u operacin? Qu tipo de impuestos deber pagar? Qu forma de contratacin utilizar la empresa? Qu implica lo anterior, en trminos de pago de prestaciones sociales y dems obligaciones laborales?

Con relacin a los aspectos administrativos

Qu actividades generales (en trminos de produccin, mercadeo, investigacin y desarrollo, etc.) se necesitarn realizar en el proyecto? Cules sern las caractersticas de los responsables de las diferentes actividades? Qu infraestructura, muebles y equipos requiere para el desarrollo de estas actividades? Que costos implican para el proyecto, los aspectos administrativos?

Con relacin a los aspectos socioeconmicos Cules son los distintos grupos de poblacin afectados por el proyecto y cules son las condiciones sociales de cada uno de ellos?

Con relacin a los aspectos ambientales

Cules son los impactos del proyecto sobre las especies vivas y sobre las caractersticas fsicas del entorno? De qu manera las caractersticas del entorno afectan el diseo del proyecto?

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Con relacin a los aspectos financieros

Cuntas unidades proyecta vender y a qu precio? Cul es el monto de la inversin necesaria? Cules sern los costos de operacin? Cules sern los costos administrativos? Cules sern las fuentes de financiacin? Utilizar fuentes externas? (crdito) Cules sern los costos de financiacin? Qu estrategias utilizar ante variaciones en produccin, ventas, costos, precios, entre otros?

La Fase de Factibilidad

Si las conclusiones del estudio de pre-factibilidad no aportan la suficiente certidumbre sobre la conveniencia del proyecto, dado el tamao y complejidad del proyecto, existe la opcin de avanzar a la fase de factibilidad. En esta fase el estudio debe enfocarse al examen detallado de la alternativa que se ha considerado mejor en la etapa anterior. Esto significa dedicar el esfuerzo a la medicin y valoracin en la forma ms precisa posible de sus beneficios y costos. Se debe profundizar en el anlisis detallado de aquellas variables que inciden significativamente en el proyecto. Una vez el proyecto ha sido definido y caracterizado, deben precisarse todos los aspectos relacionados con la obra fsica, el programa de desembolsos de inversin, programa de ejecucin, puesta en marcha y operacin, entre los principales aspectos.

Esta fase permite profundizar en la alternativa recomendada como la mejor dados los recursos disponibles y abarca con mayor detalle los aspectos analizados en las fases anteriores. Otro aspecto importante a tener en cuenta en la etapa de PREINVERSION, es la evaluacin ex-ante, con el fin de establecer la bondad del proyecto desde los puntos de vista del inversionista privado y de la sociedad como un todo en trminos de eficiencia y equidad.

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TIPOS DE EVALUACIN EX ANTE ELEMENTOS DE EVALUACION

Precios Medicin

FINANCIERA
Mercado Flujo de dinero

ECONOMICA
Eficiencia Flujo de recursos econmicos reales Tasa social de descuento TSD

SOCIAL
Sociales Efectos redistributivos Tasa social de descuento TSD

Tasa de descuento

Tasa de inters de oportunidad financiera

Fuente: Karen Mokate. Evaluacin financiera de Inversiones.

LA ETAPA DE INVERSIN Comprende

Los diseos definitivos

es decir, la ejecucin del proyecto

La instalacin de la infraestructura y dems recursos

Diseo En esta fase se elaboran los programas arquitectnicos detallados y los estudios de ingeniera, en caso de tratarse de un proyecto con un componente significativo de infraestructura. Para un proyecto relacionado con el mejoramiento de la calidad de gestin administrativa, que no requiere un componente significativo de infraestructura, por ejemplo, esta fase correspondera a la definicin precisa del programa de actividades por ejecutar, ajustado a las especificaciones resultantes del estudio.

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Ejecucin

Corresponde a la fase en que se realiza la materializacin de la obra fsica o la implementacin de las actividades programadas, teniendo en cuenta su preparacin, implementacin y puesta en marcha. Puede pasarse a esta etapa directamente desde perfil, sin haber incurrido en costos de estudios de prefactibilidad y factibilidad si las caractersticas y dimensiones del proyecto permiten, en el perfil, disponer de los elementos de juicio suficientes para tomar la decisin de ejecutarlo.

LA ETAPA DE OPERACIN

Esta etapa corresponde a la generacin de los productos y beneficios estimados en la pre-inversin. En algunos casos, dependiendo del tipo de proyecto, se distingue dentro de esta etapa una fase de puesta en marcha y una de operacin plena del proyecto. En los proyectos relacionados con investigacin, capacitacin, entre otros, que no tengan un componente de infraestructura y equipamiento o ste no sea significativo, las etapas de inversin y operacin no son fcilmente diferenciables, y cada peso que se asigne adicionalmente desde que se inicia la ejecucin, se supone genera un beneficio. En contraste, un proyecto cuyo componente de infraestructura y equipamiento es alto y es necesario haberlo terminado para empezar a operar, como el caso de un hospital, mientras se est en la etapa de inversin (construccin, equipamiento) no se puede atender enfermos. Una vez se disee definitivamente, se instale la infraestructura necesaria, los equipos y dems recursos, y se empiece a operar, es decir a producir los bienes y servicios para los cuales se estructur el proyecto, uno de los aspectos ms importantes es el control y seguimiento de la alternativa seleccionada; el proceso de evaluacin trata de establecer el cumplimiento de los objetivos y metas hasta el momento, la conveniencia de continuar con el proyecto, y recomienda los ajustes necesarios. Para cubrir de manera general todo tipo y tamao de proyecto, a partir de la etapa de operacin, se pueden tener en cuenta otras dos etapas:

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ETAPAS DE LIQUIDACIN Y POSTLIQUIDACIN

Estas dos etapas, es necesario diferenciarlas, porque estn relacionadas con procesos especficos de administracin y evaluacin. La evaluacin que se realiza en estas dos etapas, es la evaluacin ex-post, que busca bsicamente, comparar los objetivos planteados con los resultados logrados, los costos y beneficios que se esperaban y los que realmente ocurrieron. El fin de esta evaluacin, no es juzgar la capacidad de quienes formularon el proyecto o quienes lo ejecutaron, sino valorar con realismo los parmetros y supuestos que se utilizaron en la pre-inversin para no incurrir en errores en el futuro.

LA EVALUACIN DEL PROYECTO

El proceso de evaluacin est presente en cada una de las etapas del ciclo del proyecto. Durante la pre-inversin se efecta la evaluacin ex-ante, basada en valores proyectados de las variables del proyecto (a nivel de perfil, prefactibilidad o factibilidad). La evaluacin ex-ante consiste en la comparacin de los costos y beneficios que se estima generar el proyecto si es ejecutado. Si dicha comparacin se realiza desde el punto de vista de la empresa o entidad que realiza el proyecto ser una evaluacin financiera. En cambio, si la evaluacin se realiza desde la perspectiva de la sociedad en su conjunto, se tratar de una evaluacin socioeconmica. Por su parte, la evaluacin tcnica del proyecto analiza si la alternativa escogida es tcnicamente viable. En la ejecucin, la evaluacin corresponde a un seguimiento fsicofinanciero del proyecto, para conocer si el avance observado est de acuerdo con lo proyectado. El seguimiento fsico financiero debe entenderse como el seguimiento que se realiza a un proyecto durante la etapa de ejecucin en trminos de avance de las obras o acciones (volmenes de obra, servicios brindados, informacin recogida), cronograma y recursos empleados. El objetivo de este seguimiento es detectar desviaciones respecto a la programacin inicial del proyecto que sean resultado de problemas en la ejecucin o de una deficiente planificacin. Lo anterior, con el propsito de adoptar a tiempo medidas que minimicen los efectos negativos (sobrecostos, atrasos) de los problemas que se presenten.

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En la operacin debe efectuarse un seguimiento del proyecto, por una parte, para conocer si se estn generando los productos y los beneficios y si se estn cumpliendo los costos de acuerdo con lo proyectado con fines de control y por otra parte para posibilitar la evaluacin ex-post del mismo Finalmente por evaluacin ex-post se entiende el proceso encaminado a determinar sistemtica y objetivamente la pertinencia, eficiencia, eficacia e impacto de todas las actividades desarrolladas en funcin de los objetivos planteados. Es un proceso evaluativo para mejorar las actividades que se encuentran an en marcha y ayudar a la unidad de administracin del proyecto en la planificacin, programacin y decisiones futuras. En conclusin, toda empresa requiere pensar en trminos de proyecto como un proceso sistemtico de identificacin de oportunidades y resolucin de problemas, midiendo sus posibilidades reales, las restricciones, los riesgos, manejando la incertidumbre, para lo cual existen o se estn desarrollando herramientas adecuadas de anlisis, que deben ser combinadas con una alta dosis de creatividad. En palabras de Jean Pal Sallenave, es necesario desarrollar habilidades contextuales, saber leer el entorno, manejar la complejidad, utilizar la tecnologa para impulsar el cambio, gerencia proactiva, liderazgo y visin, manejo del factor humano y promover la creatividad, el aprendizaje y la innovacin, como bases para manejar la transicin hacia el futuro y construir la ventaja competitiva, a ello contribuyen los proyectos bien diseados.