SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Centro de Innovacin, Agroindustria y El Turismo REGIONAL ANTIOQUIA Sistema Gestin Calidad

Manual de Funciones y Procedimientos

Lucy Marcela Collazos Hurtado I.I

Cdigo: Fecha: 11/10/12 Versin: 01 11 de 11

TALLER. De manera concreta responda los siguientes enunciados y aplquelos a su proyecto formativo, trabaje en grupos colaborativos. (Consulte otras fuentes) La evaluacin final es individual.

1.

Qu es un Manual de Funciones de o Procedimientos.

R: es lo que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa o de dos o ms de ellas.

2.

Cules son las clases de Manual de Funciones de o Procedimientos, existentes.

R: Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias: Manual de Organizacin. Manual de Polticas. Manual de procedimientos y normas. Manual del especialista. Manual del empleado. Manual de Propsito mltiple.

3.

Cules son las partes que conforman un Manual de Funciones de o

Procedimientos y cules son las limitaciones. R: Identificacin, ndice o contenido, Prologo y/o introduccin, Objetivos de los procedimientos,

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reas de aplicacin y/o alcances de los procedimientos, Responsables, Polticas o normas de operacin, Concepto, Procedimiento, Formulario de impresos, Diagramas de flujo, Glosario de trminos.

Limitaciones de los Manuales: Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe

afrontarse. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su

contenido acarrea su total inutilidad. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que

evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que

sean tiles y suficientemente flexibles. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un

nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

4.

Dentro de un Manual de Funciones deo Procedimientos la identificacin, que

debe contener R logotipo de la organizacin nombre oficial de la organizacin

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denominacin y extensin. de corresponder a una unidad en particular debe

anotarse el nombre de la misma lugar y fecha de la elaboracin numero de revisin unidad de responsables de su elaboracin, revisin y organizacin clave de la forma en primer trmino, las cifras de la organizacin en segundo

lugar administrativa donde se utiliza la forma y por ltimo el numero de la forma.

5.

Dentro de un Manual de Funciones deo Procedimientos El ndice que debe

contener R El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran
los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.

6.

Dentro del Manual de Funciones deo Procedimientos prologo y/o resumen

debe contener R Prologo Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de si revisin y actualizacin. Pude incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.

7.

Dentro de un Manual de Funciones de o Procedimientos, objetivos de los

procedimientos que debe contener. R explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores y facilitar las labores de auditora.

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8.

Dentro de un Manual de Funciones de o Procedimientos, reas de aplicacin

y/o alcance de los procedimientos R cadena de accin que cubre los procedimientos. Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y de sus alcances, procedimientos sectoriales. en: procedimientos macro administrativos y

9.

Dentro de un Manual de Funciones de o Procedimientos, responsables

R unidades administrativas Y/o opuestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

10.

Dentro de un Manual de Funciones de o Procedimientos, polticas o normas de

operacin R se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determina en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participan en los procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos: Se definir perfectamente las polticas o normas que circunscriben el marco

general de actuacin de personal, a efecto de que este no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean

comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los

niveles jerrquicos superiores.

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11.

ciertos, conceptos que debe contener

R palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.

12.

Dentro de un Manual de Funciones de o Procedimientos, procedimientos

como tales a realizar R (descripcin de las operaciones) presentacin por escrito, en forma narrativa y frecuencia, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en que consiste, cuando, como, donde, con qu, y cuanto tiempo se hace, sealando los responsables de llevarlas a cavo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin.

13.

Dentro de un Manual de Funciones de o Procedimientos, formularios de

impresos R formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se ajuntan como apndices. en la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de estas, empleando para ellos nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

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14.

Dentro de un Manual de Funciones de o Procedimientos, diagramas de flujo

que debe contener R representacin grafica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativa (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. A dems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clave brinda una descripcin clave de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto es aconsejable el empleo de smbolos y grficos simplificados.

15.

Dentro de un Manual de Funciones de y/o Procedimientos, glosario que debe

contener Re lista de conceptos de carcter tcnico relacionado con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos.

16.

Crear un Manual de Funciones y Procedimientos del proyecto:Implementacin

del proceso de Gestin Estratgica del Talento humano en las PYMES de la ceja (pg.3) Las preguntas de la 1 hasta la 15 se entregarn completos el 11 de octubre de manera digital, (8:00). La pregunta 16 realizada en un 85% (mnimo) se evaluara en plataforma hasta el xx Octubre a las 12:00m (sin ampliacin de la hora).

Gracias,

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