Uso prctico del sistema de Contabilidad Excel

(Parte 1 de 3) Introduccin. En toda Cuba el sistema de computacin conocido como Windows, de Microsoft, es el ms empleado y el referente obligatorio para cualquier usuario que disfrute de las ventajas de la computacin. Dentro de los diferentes programas que como facilidades contiene el sistema de Windows hay una herramienta importante para desarrollar un sistema de contabilidad prctico y eficiente, sin necesidad de ser un conocedor profundo de las tcnicas de programacin. Se trata del sistema Excel, que es un programa computarizado del tipo Hoja de Clculo, que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una tabla de cuadrculas. Este sistema viene incluido entre los programas elementales con que cuenta cualquier versin de Windows que se instale en cualquier servidor, es un sistema til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. En la gestin privada de los nuevos cuentapropistas cubanos, Excel puede ser un ayudante eficaz, por eso recomendamos su uso como el sistema contable ms asequible y eficiente con el que pueda contar el trabajador privado cubano. Pretendemos facilitar el uso de este sistema para personas que por primera vez lo utilicen y que les permita ver cules son los elementos bsicos del programa en su versin ms moderna, Excel2003. Nuestra explicacin parte de cmo se ve el programa en la pantalla, cules son las barras que podemos utilizar, etc., los que les permitir dominar el sistema y saber diferenciar entre cada uno de los formatos que le componen. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear hojas de clculo. La ventana inicial siempre aparece de la manera que mostramos a continuacin, esta es bsicamente la hoja con que trabajaremos siempre. Las explicaciones y descripciones que a continuacin presentemos deben ser comprobadas con la hoja y servirn como instrumento nicamente si se comprueban en la prctica del sistema operativo.

Nos toca analizar entonces las diferentes barras que integran el sistema. Comenzaremos desde la parte superior hacia abajo. Ttulo. Ahora veamos la barra de titulo que aparece en el primer nivel de la hoja y que en el ejemplo aparece como Libro Uno. En este espacio siempre vamos a guardar el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Por ese nombre podremos buscarlo cada vez que necesitemos trabajar con la tabla. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. Mens Desplegables.

A continuacin viene la barra del men, esta lnea contiene las operaciones garantizadas por Excel, que aparecen agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las operaciones ms comunes o habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. En Excel2003 la barra de mens tiene un comportamiento definido como "nteligente, que consiste, bsicamente, en mostrar de los mens slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos- Los que se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas, o el comando Hipervnculo que se activa pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl, Alt y K. Men desplegable de mltiples opciones- Al situar el mouse sobre ste se abre un nuevo men a su lado, con ms opciones. Se distinguen por el tringulo negro que les acompaa al final del nombre. Por ejemplo al situar el mouse sobre la opcin Insertar, aparece una opcin llamada Imagen y al abrir esta opcin aparecen varias opciones que se pueden aplicar. Comando de ventana- Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de dilogo en el que nos pedir que rellenemos algunos datos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico, etc. Si no cuentas con un mouse, los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar. Herramientas Estndar. Luego viene la barra de las herramientas estndar. sta, a diferencia de la anterior tiene conos y no nombres, permite ejecutar de manera inmediata algunas de las operaciones ms comunes y habituales como Guardar, Copiar, Cortar, etc. Formato. Le sigue la barra de formato. Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro. Frmulas. A continuacin viene la barra de frmulas, Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo veremos ms adelante. Etiquetas. La barra de etiquetas es la que nos muestra las diferentes hojas que existen. Nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. La veremos siempre al borde de la pgina y con solo teclear sobre la pagina que nos interesa ver esta se abrir. Desplazamiento. Luego estn las barras de desplazamiento, distinguible por el cursor plano, limitado por un triangulo en funcin de flecha, en cada extremo. Nos permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos. Panel de Tareas. A la extrema derecha de la pgina aparece un redondel con un smbolo compuesto de varios cuadros en diferentes colores. Este botn abre una de las herramientas ms tiles de Microsoft: El Panel de Tareas. Sistema que se ha perfeccionado desde la aparicin de la versin del 2003. El Panel de Tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrar informacin diferente segn lo que estemos haciendo en el momento de abrirlo. Nos ofrece los comandos ms tiles para esa situacin, nos muestra las hojas recientemente abiertas; nos permite crear una nueva hoja a partir de una plantilla, ofrece una gran cantidad de ayuda en lnea, etc. Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas ser diferente y nos mostrar las opciones ms usuales en el trabajo con imgenes. Hay disponibles otros paneles de tareas, como por ejemplo: Portapapeles, Buscar, Insertar imagen prediseada, Nuevo Libro, etc. Para acceder a ellos debes ir al tringulo que hay al lado del ttulo del panel y se desplegar una lista con los dems paneles disponibles. Barra de Tareas de Windows. Esta barra no pertenece a Excel2003, sino a Windows como su propio nombre indica.

La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, conos para iniciar algunos programas, como Internet Explorer, etc., y tambin un botn por cada documento de Excel2003 que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos conos (segn la versin de Windows tendremos varios conos o uno solo que tiene asociada la lista desplegable de todos los documento de Excel abiertos). Ayuda. Todo sistema operativo de Windows tiene la opcin de solicitar ayuda cuando el usuario no sepa que hacer o se sienta desorientado en el uso del sistema. Tenemos varios mtodos para obtener ayuda con el sistema de Excel. La forma ms habitual consiste en utilizar la barra de mens, haciendo clic en el smbolo de interrogacin, lo que despliega varias opciones que podemos utilizar. Veamos estas opciones: La primera opcin especifica que aparece con el nombre de Ayuda de Microsoft Excel nos mostrar una pantalla en la que podremos ver la ayuda a travs de un ndice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural. Mostrar el ayudante de Office, es un grfico animado que nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de clculo nos ofrecer ayuda para ello, etc. Microsoft Office Online, sta es una nueva caracterstica de Excel2003. Abre en el Panel de Tarea un dilogo de bsqueda de ayuda en lnea de Microsoft. Otra manera de obtener ayuda es mediante la opcin de Escriba una pregunta que se presenta en la barra de mens. Para utilizar este mtodo, hacer clic sobre el recuadro, escribir la pregunta a buscar y pulsar la tecla Intro en el teclado. Aparecern diferentes enlaces con posibles ayudas encontradas, de las cuales elegiremos la deseada. LOS LIBROS DE TRABAJO. Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel se archivan con una terminacin especfica que les permite ser identificados, tienen la extensin .XLS al final de su nombre para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel,

en la Barra de Ttulo en la parte superior de la ventana vers cmo pone automticamente el ttulo de Microsoft Excel - Libro1. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Debes tener cuidado y recordar que el nombre asignado automticamente slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado o protegido por la memoria de tu equipo. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2, etc. Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro. LA HOJA DE CLCULO. La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Tambin para llevar la contabilidad de pequeos negocios o el control de economas familiares. Es como una gran hoja cuadriculada conformada por 256 columnas y 65,536 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C, etc. O AA, AB, etc. Cada fila se numera desde 1 hasta 65,536 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma tenemos la Fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es el bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo

tipo de operaciones se realizan a base de rangos. MOVIMIENTO RAPIDO EN LAS HOJAS. Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana del documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar un mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y va a ser necesario moverse por el documento rpidamente. Mediante el sistema de flechas que con smbolos en tringulos, tenemos en el teclado, con ellos podrs moverte en las diferentes direcciones. Para cambiar de pgina estn las teclas Page Up y Page Down. Para introducirte en la primera celda puedes usar las teclas Ctrl e Inicio. Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es utilizando el cuadro de dilogo Ir a que aparece a la derecha. Se escribe en el recuadro Referencia, la direccin de la celda a la que se quiere desplazar. Despus hacemos clic en Aceptar. Para acceder al cuadro de dilogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el teclado con la combinacin Ctrl + I tambin podemos desplegar el men Edicin y seleccionar la opcin Ir a. Tambin puedes utilizar el mouse o ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

MOVIMIENTO RAPIDO EN EL LIBRO. Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto, en el marco de la pantalla aparecen 3 hojas de clculo sealadas como pestaas, aunque el nmero podra cambiarse. Siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones en forma de flechas de la izquierda de dicha barra para visualizarlas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: Ctrl +AvPag para la hoja siguiente y Ctrl + RePag para la hoja anterior.