NOMBRE EMPRESA

APROBADO POR GERENCIA COPIA CONTROLADA DOCUMENTO OBSOLETO

N 1
PROCEDIMIENTO LOGO EMPRESA Generacin, Distribucin y Control de Documentos Pgina 1 de 7 Revisin: 1 Fecha: 03/09

1. OBJETIVO
Establecer una metodologa para generar, aprobar, distribuir y controlar, modificar, reponer y eliminar los documentos generados para el sistema de gestin de calidad de la empresa XXX, con la finalidad de dar conformidad a la norma ISO 9001:2008, asegurando que las ediciones actualizadas de los docuementos apropiados esten disponibles en todos los puntos en que se realizan las operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del sistema de gestin de calidad implementado.

2. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los documentos como manual de calidad, Procedimientos, Instructivos, que requieren ser generados, modificados, distribuidos y controlados como parte del Sistema de Gestin de Calidad de Earthprints.

3. RESPONSABILIDADES
El Coordinador de Calidad es responsable de la aplicacin del presente documento. La gerencia, jefes de rea, encargados de rea, son los responsables de enviar las propuestas de modificacin de documentacin al coordinador de calidad.

4. REFERENCIAS
-Norma ISO 9001:2008, clausula 4.2 -Manual de calidad seccin 4

5. DEFINICIONES
- Documento controlado: Cualquier documento que forma parte del Sistema de Gestin de Calidad. Entre ellos se encuentran el Manual de Calidad, los Procedimientos desarrollados, Instructivos y otros. - Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de calidad (SGC) de la empresa XXX. - N.A.: No aplica.
- Areas: Se entender por reas a las secciones de Ventas, produccin, Calidad, adquisiciones y Bodega.

- SGC: Sistema de Gestin de Calidad.

-Jefe de rea: Se refiere al jefe inmediato de un rea, es decir: Gerente, Administrador de Tienda, Jefe de Cocina.

PROCEDIMIENTO Generacin, Distribucin y Control de Documentos 6. DESCRIPCIN DEL PROCESO ACTIVIDADES NOTAS
INICIO Toda peticin de confeccin y modificacin de los documentos del SGC, deben efectuarse mediante "Solicitud de Modificacin de la documentacin del SGC" (Anexo N 4), la cual puede ser solicitada por cualquier persona al coordinador de calidad. Por lo cual las propuestas de modificacin del manual de calidad, procedimientos e instructivos o registros, se dirigen al coordinador de calidad del SGC, mediante " Solicitud de Modificacin de la Documentacin del SGC" (Anexo N 4), quien coordina con el gerente la revision y aprobacion de la propuesta. Se debe reportar al jefe inmediato del rea, donde se va aplicar, si se quiere modificar un documento o generar uno, lo cual debe ser realizado por el coordinador de calidad. El jefe del rea evala junto al usuario y coordinador de calidad la necesidad de generar o modificar un documento. Si se acepta la modificacin o generacin de un nuevo documento a travs de la "Solicitud de Modificacin de la Documentacin del SGC", se contina el proceso, si no se acepta, el proceso termina y el coordinador de calidad indica las causas del rechazo de modificacin mediante memorandum interno, correo electrnico al solicitante. Los cambios que se generen en la documentacin, se destacarn con letra mayscula y negrita para generar conciencia en el personal del o los cambios generados en el documento y los cambios anteriores volveran a letra normal para no ir sumando en su escritura letra negrita y mayuscula por cada versin de cambio generada. El nuevo escrito reemplazar completamente al escrito eliminado y a la modificacin siguiente del documento se le cambiar la versin y fecha del documento. En el caso de las modificaciones del manual de calidad, por ser un documento que puede ser solicitado por los clientes, no llevara en su secritura destacados los cambios generados en el, por lo tanto, todo el contenido del manual de calidad estara en letra normal, cuyos cambios que se generen deben quedar evidenciados (guardados) en la versin anterior en el gabinete digital o copia impresa, y se debe indicar el punto normativo modificado en la solicitud de modificacin de la documentacin del SGC, Anexo N 4. El documento modificado se mantendr vigente digitalmente y en el listado maestro de documentos, se registrar la nueva versin, y se entregarn las copias controladas a cada uno de los usuarios en sus respectivas carpetas, lo cual ser realizado por el encargado de calidad, dejando evidenciada la entrega de la versin actual en el listado de entrega de documentos del sistema de gestin de calidad, documento N XX. Una vez que el encargado de calidad haga entrega de la versin actual de un documento del SGC, es retirado el documento obsoleto del lugar de trabajo, y se procedera a destruirlo para evitar su uso.
Las copias obsoletas se mantendrn digitalmente, existiendo un registro histrico de las versiones anteriores, en las cuales se resaltar los cambios efectuados a dichos documentos. Los documentos son aprobados por el gerente, quien es el representante de la alta gerencia. La modificacin de procedimientos, instructivos y manual de calidad, ser realizada por el coordinador de calidad.

Pgina 2 de 7 Revisin: 1 Fecha: 03/09 RESPONSABLES

Quien encuentra la necesidad Jefe del rea Coordinador de Calidad

Necesidad de Generar o Modificar un Documento

Reportar Necesidad de Generacin o Modificacin de Documento

Solicitud de Modificacin de la Documentacin.

Evaluar la Necesidad

Coordinador de Calidad

Procede Modificacin o Generacin

Si

No

Se informa al Solicitante el Rechazo de la Silicitud de Modificacin de Documento

Coordinador de Calidad

FIN

Formato de Procedimiento e Instructivo

Modificacin o Generacin de Documento

En caso de generar un nuevo documento, este deber generarse segn el formato de generacin de procedimientos e instructivos que se provee en el anexo N1.

PROCEDIMIENTO Generacin, Distribucin y Control de Documentos 6. DESCRIPCIN DEL PROCESO ACTIVIDADES

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NOTAS
Una vez generada la nueva versin del documento, se debe actualizar en los lugares de trabajo, de acuerdo a control de copias impresas, cambiando la versin antigua por la nueva. La versin obseleta se destruye para evitar su uso no intensionado. En caso de requerir conservar documentos obsoletos, se identifican con un timbre "documento obsoleto". Se debe actualizar el control de copias impresas y listado maestro de documentos del SGC cada vez que se emita una nueva versin. La identificacin de los documentos, se realizar con un nmero correlativo independiente de su tipo y origen, se identificarn por su nombre y su N correlativo.

RESPONSABLES

Coordinador de Calidad

Eliminar las copias Impresas del Documento Modificado Listado maestro de documentos

Distribuir la Nueva Versin del Documento Impreso a quin Corresponda

En las reas donde corresponda el uso de procedimientos, instructivos o manual de calidad, deben existir copias impresas de los documentos generados. Los documentos originales, llevan en el pie de la primera pgina, el timbre "Aprobado por Gerencia", mas la firma del representante de la alta gerencia en seal de aprobacin.
Los documentos impresos se identifican en la primera pgina con un timbre de "copia controlada", cuando son copias de los originales entregados a las reas de alcance del SGC.

Coordinador de Calidad

Control de copias impresas

Ver modelos de timbres autorizados para el control de documentos del SGC, Anexo N 3. Control de documentos externos
Los documentos externos a controlar corresponden a: - Normas, leyes, decretos, ordenanzas municipales - Catlogos de productos - Recetarios de cocina - Otros.

Control de documents externos

La forma de control consiste en: - Tener un listado de documentos externos, documento N XX, y un listado de entrega de documentos externos, documento N XX, que indique: - Nombre del documento - Versin o referencia a ella - Responsable del documento - Lugar de Archivo - Fecha - Estado

Coordinador de Calidad

FIN

7. REGISTROS -Listado maestro de documentos del sistema de gestin de calidad N 0. -Listado de entrega de documentos del sistema de gestin de calidad N XX. -Listado de entrega de documentos externos N XX. 8. ANEXOS
- Formato de Generacin de Procedimientos e Instructivos (N 1). - Matriz de responsabilidades de generacin de documentos (N 2). - Modelos de timbres autorizados para el control de documentos del SGC (N 3). - Solicitud de modificacin de la documentacin del SGC (N 4).

PROCEDIMIENTO Generacin, Distribucin y Control de Documentos (ANEXO N 1) : Formato de Generacin de Procedimientos e Instructivos I.- Los Procedimientos se componen de 8 secciones que se explican a continuacin. II.- Los instructivos se componen de 2 secciones. Objetivo y descripcin de actividades. 1. OBJETIVO:

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Definicin del propsito establecido por el procedimiento o instructivo. Debe responder a la pregunta Para qu se escribe el documento?

2. ALCANCE:
Describe el mbito de aplicacin del documento. Puede referirse a objetos, actividades o personas. Responde a la pregunta A qu se aplica?

3. RESPONSABILIDADES
Indica el cargo responsable de la aplicacin del documento, es decir, la persona que debe hacer que el documento se utilice, lleva el registro que se indica.

4. REFERENCIAS
Corresponden a documentos que complementan el proceso descrito en el documento tales como manuales de operacin, normas, guas u otros procedimientos. Se listan hacia abajo usando un guin. Si no existen referencias para el documento se coloca " Este procedimiento no cuenta con referencias" o que no es aplicable (N.A.)

5. DEFINICIONES
De ser necesarias se debe indicar la definicin para dar una mayor comprensin al documento, cada una de ellas se lista haci a abajo usando un guin al comienzo.

6. DESCRIPCION DEL PROCESO

La descripcin del proceso se realiza explicando las actividades narradas en una tabla de tres columnas como la que se muestra a continuacin. Los Instructivos contienen a lo menos Objetivo y descripcin de actividades. El formato de los registros ser el que se requiere para la actividad a controlar, no tienen un formato nico

ACTIVIDADES
INICIO

NOTAS

RESPONSABLES

Actividades

En esta columna complementen las flujograma.

se ponen aclaraciones que actividades descritas en el

Responsable de la actividad

Decisin

La fuente usada en todas las autoformas es de tamao 8, centrada, tipo oracin. Solo en el caso del INICIO y FIN se usan letras maysculas.

Actividades

Se indican registros

FIN

PROCEDIMIENTO Generacin, Distribucin y Control de Documentos

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A continuacin, se explica el formato utilizado para confeccionar partes del documento que no pertenecen a las secciones antes mencionadas. Encabezado de Pgina: Tipo de documento Logo empresa Nombre del documento Pie de Pgina: EL PIE DE PGINA LLEVA UN TIMBRE CON LA LEYENDA "APROBADO POR GERENCIA" (ANEXO N 3) 7. REGISTROS Colocar nombres de registros. Si no cuenta con registros colocar este documento no cuenta con registro, que no aplica (N.A.) 8. ANEXOS Se incluyen los formularios necesarios y se listan en orden con nmero correlativo. Si no existen anexos se especifica "Este procedimiento/instructivo no cuenta con anexos que no es aplicable (N.A.) Pgina Revisin: Fecha: mes/ ao

(ANEXO N 2):
Matriz de responsabilidades de generacin de documentos

Documento Manual de calidad Procedimientos Instructivos

Realizado por Coordinador de calidad Jefe de rea Coordinador de Calidad Jefe de rea Coordinador de Calidad

REVISADO Revisado por POR Comit de Calidad Gerente Jefe de rea Jefe de rea

Aprobado por

Controla y distribuye

Gerente

Coordinador de calidad

Todos los documentos del SGC, son realizados, revisados, aprobados, controlados y distribuidos de acuerdo a la matriz de responsabilidades de generacin de documentos.

La facultad de cada persona para solicitar modificaciones en la documentacin del SGC, se indican a continuacin: - Manual de calidad: Las personas que pueden sugerir modificaciones del manual de calidad, son gerencia, jefes de rea, coordinador de calidad y ser revisado por el comite de calidad, siendo aprobado por el gerente, como representante de la gerencia.
- Procedimientos e instructivos:

Pueden sugerir modificaciones de los procedimientos e instructivos, cualquier persona que tenga interes o participacin en a lgn proceso o actividad descrita en cada documento, pudiendo ser el representante de la gerencia, jefes de rea, coordinador de c alidad, encargados de rea, personal de las reas de alcance del SGC, hasta un cliente, proveedor, u otro agente externo. Sin embargo , para efectos de aprobacin de un documento del SGC, solo esta facultado el gerente, como representante de la alta gerencia de la empresa XXX.
-Nota: Ningn documento descrito en la matriz de responsabilidades de generacin de documentos, pueden ser rayados, enmendados o modificados con lpiz grafito, lpicera, lpiz de pasta u otro.

PROCEDIMIENTO Generacin, Distribucin y Control de Documentos (ANEXO N 3):

MODELOS DE TIMBRES AUTORIZADOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGC
A.- APROBADO POR GERENCIA:

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B).- COPIA CONTROLADA:

C).- DOCUMENTO OBSOLETO:

PROCEDIMIENTO Generacin, Distribucin y Control de Documentos (ANEXO N 4):

SOLICITUD DE MODIFICACION DE LA DOCUMENTACION DEL SGC

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1. FECHA DE LA SOLICITUD: _______________________________________________________________________________ 2. NOMBRE DEL SOLICITANTE: _____________________________________________________________________________ 3. AREA O DEPARTAMENTO: _______________________________________________________________________________ 4. DOCUMENTO A MODIFICAR: _____________________________________________________________________________ 5. MOTIVO: ____________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 6. SOLICITA CAMBIO: DONDE DICE: _________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________

DEBE DECIR: ______________________________________________________________________________

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_____________________ FIRMA DEL SOLICITANTE

_____________________________ FIRMA COORDINADOR DE CALIDAD

___________________ FIRMA DE GERENCIA

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