MODALIDAD DE

RGIMEN DE CONTRATACIN ESTATAL

CONCURSO DE MRITOS
Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2008

Edicin 2009

Con el auspicio de:

Elaborado por:

RGIMEN DE CONTRATACIN ESTATAL

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CONCURSO DE MRITOS

Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2008

Manuel Snchez Abogados Consultores y Asociados Ltda.

RGIMEN DE CONTRATACIN ESTATAL

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CONCURSO DE MRITOS

Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2008

Bogot D.C, Enero de 2009

ISBN: 978-958-98866-1-8 MANUEL SNCHEZ CASTRO Derechos Reservados de Autor PRIMERA EDICIN ENERO 2009 DISEO Y DIAGRAMACIN DESIGNIA ADV. // Erick Rodrguez R. www.designiaadv.com DISEO PORTADA DESIGNIA ADV IMPRESIN ALTERNATIVA GRFICA LTDA. IMPRESO EN COLOMBIA PRINTED IN COLOMBIA Con el auspicio de: Elaborado por:

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ndice
Presentacin I. Glosario II.Principios de la contratacin estatal
1. Eficiencia 2. Transparencia 3. Economa 4. Responsabilidad

11 13 19
19 19 20 20

III. Concurso de Mritos

Qu es un concurso de mritos y para qu sirve? Cmo puede llevarse a cabo un concurso de mritos? En qu consiste un concurso con precalificacin? Cul es la diferencia entre la lista corta y la lista multiusos? Qu es un concurso abierto? Cmo saber qu sistema utilizar? 1. Procedimiento del concurso de mritos con precalificacin 1.1. Elaborar los estudios y documentos previos 1.2. Conformacin del comit asesor o evaluador 1.3. Expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) 1.4. Solicitud de expresiones de inters para la precalificacin 1.5. Verificacin del cumplimiento de requisitos habilitantes y valoracin de la informacin allegada por los interesados 1.6. Informe del comit asesor 1.7. Conformacin de la lista 1.8. Elaboracin y publicacin de un aviso de Convocatoria para la Contratacin 1.9. Elaboracin y publicacin del proyecto de Pliego de Condiciones

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21 21 21 21 22 22 22 22 29 29 30 30 30 30 31 31

ndice

1.10. Recepcin de observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicacin de las respuestas 1.11. Expedicin y Publicacin del acto administrativo de apertura del proceso de seleccin 1.12. Publicacin del pliego de condiciones definitivo 1.13. Invitacin a presentar propuestas 1.14. Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones definitivo y revisin de los riesgos previsibles 1.15. Expedicin y publicacin de adendas 1.16. Cierre 1.17. Evaluacin de las propuestas 1.18. Traslado del informe de Evaluacin 1.19. Audiencia de apertura y revisin de la propuesta econmica 1.20. Adjudicacin o declaratoria de desierto 2. Procedimiento del concurso de mritos abierto 3. Procedimiento del concurso de mritos para intermediarios de seguros

31 32 32 33 33 33 34 34 35 35 35 39 42

IV. Del Manual de Contratacin Bibliografa

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Rgimen de Contratacin Estatal/Modalidad de Concurso de Mritos, Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2008

Presentacin
Concientes de la importante labor que adelantan las entidades que por una u otra razn se encuentran relacionadas con la aplicacin del Estatuto General de Contratacin Pblica, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2008, entre otros, y atendiendo a su complejidad, se ha diseado el presente texto de consulta con la pretensin de brindar una herramienta de fcil uso y comprensin para adelantar la etapa previa de la actividad contractual en cumplimiento del marco legal mencionado. Es as como este documento recoge algunas definiciones importantes de la terminologa jurdica empleada dentro del esquema contractual de la administracin pblica, que permiten entender las prcticas a que se ven avocadas las entidades estatales por mandato de la norma. Igualmente se encontrar la descripcin sucesiva de los pasos a seguir en desarrollo de cada una de las causales que dan origen a las modalidades de seleccin objetiva de los contratistas de la administracin, fruto de una compilacin de las disposiciones que le son aplicables de manera especial, que viabilizan la obtencin de un proceso selectivo de forma ordenada. En estas descripciones se sealan de manera concreta cmo pueden llevarse a cabo las tareas a realizar en cada paso, con la indicacin del trmino legal aplicable, cuando ste ha sido estipulado expresamente en la norma. Tambin se hacen recomendaciones sobre la forma de proceder, en algunos casos, dentro de los lmites dispuestos en el ordenamiento jurdico. Sin otro particular, sea esta la oportunidad para extender un sincero agradecimiento al Banco de Occidente por patrocinar esta publicacin.

MANUEL SNCHEZ CASTRO

Presentacin

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I. Glosario
Adenda: documento emitido con posterioridad a la apertura de un proceso de contratacin con el fin de aclarar, modificar, corregir o precisar el pliego de condiciones definitivo, razn por la cual forman parte del mismo y del proceso contractual. Estas no pueden expedirse y publicarse el mismo da en que se tiene programado el cierre del proceso de seleccin, ni siquiera para la adicin del trmino previsto para ello. Adjudicacin: es la decisin emanada del ordenador del gasto o su delegado, por medio de la cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia, corresponder, como derecho y como obligacin, la suscripcin del contrato y el cumplimiento de las obligaciones all establecidas. Esta puede desarrollarse mediante una audiencia pblica. Apertura: fecha, hora y lugar a partir de la cual los interesados pueden conocer el pliego de condiciones y presentar propuestas, dentro de los procesos de seleccin objetiva que la entidad estatal decida adelantar para escoger la oferta ms favorable. La apertura se da mediante acto administrativo. Audiencia de aclaracin de pliegos: reunin pblica llevada a cabo entre la entidad, los posibles oferentes y el pblico en general, en la cual se revisa el contenido del pliego de condiciones definitivo, los asistentes presentan sus observaciones al mismo y la entidad da las respuestas y precisiones necesarias o fija un plazo para ello. Audiencia de revisin de riesgos: es el momento en el que, con anterioridad a la presentacin de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarn la asignacin de riesgos con el fin de establecer su distribucin definitiva. Certificado de disponibilidad presupuestal: documento que expide el encargado de presupuesto de la entidad, con el cual garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos. Afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el correspondiente registro presupuestal. Cierre: es el acto pblico mediante el cual se da por finalizada la recepcin de ofertas para un proceso de seleccin, en el lugar, fecha y hora sealadas en el pliego de condiciones.

Glosario

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En este acto se abren las ofertas recibidas, se registran y dan a conocer datos bsicos de la oferta y del proponente. Competencia para contratar: atribucin legal para ordenar y dirigir la realizacin de convocatorias pblicas mediante la implementacin de modalidades de seleccin objetiva de contratistas y, celebrar contratos. Concurso de arquitectura: es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal, previa invitacin pblica y en igualdad de oportunidades, selecciona un consultor entre los Proponentes interesados en elaborar diseos, planos, anteproyectos y proyectos arquitectnicos; puede conllevar labores tcnicas y/o profesionales complementarias de la propuesta, pero siempre su objeto principal ser el diseo integral. Consorcio: es una ficcin jurdica que permite a dos o ms personas en forma conjunta presentar una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato estatal, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que lo conforman.1
1. Numeral 1 del artculo 7 de la Ley 80 de 1993. 2. Artculo 32 de la Ley 80 de 1993. 3. Numeral 18 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993. 4. Artculo 3 del Decreto 2474 de 2008.

de coordinacin, control y supervisin. Tambin son contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos. Contrato estatal: son contratos estatales todos los actos jurdicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonoma de la voluntad.2 Declaratoria de desierta: la declaratoria de desierta de la licitacin nicamente proceder por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarar en acto administrativo en el que se sealarn en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisin.3 Estudio de mercado: son las actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad de bienes o servicios en el mercado, las condiciones en que podran obtenerse, su precio estimado y los posibles oferentes. Estudios y documentos previos: se encuentran conformados por los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboracin de un proyecto de pliego de condiciones, mediante los cuales se analizar la conveniencia e inconveniencia del objeto a contratar con antelacin a la apertura del proceso de seleccin, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad.4

Contrato de consultora: son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas

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 Garanta de seriedad de la oferta: consisten en plizas expedidas por compaas de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantas bancarias y en general, en los dems mecanismos de cobertura de riesgos autorizados, que tienen como finalidad respaldar la seriedad de los ofrecimientos hechos por un proponente durante un proceso de seleccin.5 Intermediario de seguros: los intermediarios de seguros, en cualquiera de sus modalidades, son entidades o personas que, sin expedir plizas ni ser parte en el contrato de seguro, ponen en contacto a las compaas de seguros con los tomadores de las plizas.6 Labores de asesora y de asesora tcnica de coordinacin, control y supervisin: son las llevadas a cabo con ocasin de la construccin, el mantenimiento y la administracin de construcciones de edificios y viviendas de toda ndole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vas urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, telefricos, acueductos, alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, lneas de conduccin y transporte de hidrocarburos; lneas de transmisin elctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniera a que se refiere el artculo 2 de la Ley 842 de 2003.7 Manual de contratacin: es un documento interno de cada entidad que tiene por objeto integrar la informacin bsica relativa a los antecedentes, marco jurdico - administrativo, atribuciones, estructura orgnica, el objetivo y la distribucin de funciones entre las

diferentes dependencias en lo que tiene que ver con la gestin contractual, contribuyendo a la orientacin del personal existente y de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a la temtica contractual estatal y a la vez proporcionndole un esquema funcional de los procesos y procedimientos para seleccionar a los contratistas de la misma. Mercado: es la interrelacin de compradores y vendedores, que posibilitan las actividades propias tendientes al intercambio de valores y mercancas. Modalidad de seleccin: es el procedimiento mediante el cual una entidad estatal decide adelantar la seleccin objetiva de un contratista. Puede ser por licitacin pblica, seleccin abreviada, concurso de mritos o contratacin directa. Oferta con valor artificialmente bajo: es aquella que no corresponde con las condiciones objetivas del mercado y del proponente, cuyo valor es sustancialmente inferior a aquel que arrojo el estudio de mercado realizado por la entidad para establecer el presupuesto oficial de un proceso de seleccin. Oferta ms favorable: la oferta ms favorable es aquella que, teniendo en cuenta los factores tcnicos y econmicos de escogencia y la ponderacin precisa y detallada de los mismos, contenida en el pliego de condiciones o en sus equivalentes, resulte ser la ms ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad constituya factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.8
5. Artculo 7 Ley 1150 de 2007. 6. Corte Constitucional, Sala Plena. Sentencia C / 479 del 7 de julio de 1999. Magistrado Ponente Vladimiro Naranjo Mesa. 7. Pargrafo del artculo 54 del Decreto 2474 de 2008. 8. Numeral 2 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007.

Glosario

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 Ordenador del gasto: es el Representante Legal de la entidad o el funcionario que por delegacin de ste, efectuada a travs de acto administrativo, est facultado para contratar en nombre de la entidad y proferir todos los actos inherentes al proceso de seleccin del contratista, la celebracin, iniciacin, ejecucin, terminacin y liquidacin del contrato respectivo. Perfeccionamiento: los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestacin y, ste se eleve a escrito y se expida el registro presupuestal respectivo. Pliego de condiciones: documento mediante el cual la entidad detalla los requerimientos para la presentacin de la propuesta, las condiciones de participacin, los requisitos habilitantes, los factores de evaluacin y las dems reglas del proceso de seleccin. Portal nico de Contratacin: el Portal nico de Contratacin es la herramienta electrnica mediante la cual las entidades del Estado publican los procesos de seleccin objetiva de contratistas, desde la etapa precontractual hasta la finalizacin de la fase contractual, en cumplimiento del principio de publicidad.9 Propuesta: es el conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurdica o por un grupo de stas, durante un proceso de contratacin, el cual contiene sus ofrecimientos y la acreditacin de los requisitos exigidos por la entidad en el pliego de condiciones. Propuesta Tcnica Detallada (PTD): es aquella en la cual el proponente debe presentar

una alternativa metodolgica para desarrollar los servicios de consultora requeridos. Propuesta Tcnica Simplificada (PTS): es aquella que se presenta con base en los requerimientos tcnicos y metodolgicos predefinidos y suministrados por la entidad para la ejecucin de la consultora, as como el plan y cargas de trabajo para la misma. Registro presupuestal: es la operacin presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiacin, garantizando que sta no sea desviada a ningn otro fin. Registro nico de Proponentes (RUP): es el registro en el que debe estar inscrita cualquier persona natural o jurdica que quiera contratar con el Estado.10 Requisitos habilitantes: son aquellos exigidos por las entidades para participar en un proceso de seleccin, referentes a la capacidad jurdica, condiciones de experiencia, capacidad financiera y organizacin de los proponentes, cuyo cumplimiento es objeto de verificacin, pero no otorgan puntaje. Su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. Riesgo previsible: son aquellas circunstancias o hechos no imputables a las partes del contrato, que en razn a la naturaleza del mismo, son de posible ocurrencia. Pueden presentarse durante la ejecucin del contrato afectando su equlibrio econmico. Sistema de Informacin para la vigilancia de la Contratacin Estatal (SICE): es un sistema de informacin que integra

9. http://www.contratos.gov.co 10. Cmara de Comercio de Bogot. http://camara.ccb. org.co

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todos los datos relevantes del proceso de la contratacin estatal en Colombia, permitiendo su autorregulacin, control institucional y publicidad de las operaciones.11 Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP): instrumento de apoyo a la gestin contractual de las entidades estatales, que permitir la interaccin de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los rganos de control a travs de la articulacin de los servicios electrnicos ofrecidos por el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal (SICE) y los sistemas de informacin relacionados con la contratacin pblica que se encuentren a cargo del Gobierno Nacional. El SECOP tiene como objetivo dar uniformidad a la informacin sobre la contratacin pblica.12 Subsanabilidad: criterio segn el cual en todo proceso de seleccin de contratistas primar lo sustancial sobre lo formal y en consecuencia la entidad no podr rechazar una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones. Tales requisitos o documentos

podrn ser requeridos por la respectiva entidad de condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicacin, o hasta el momento en que se establezca en el pliego de condiciones. Unin temporal: es una ficcin jurdica que permite a dos o ms personas en forma conjunta presentar una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato estatal, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los miembros de la unin temporal.13 Veedura ciudadana: es el mecanismo democrtico de representacin que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer la vigilancia sobre el proceso de la gestin pblica, frente a las autoridades: administrativas, polticas, judiciales, electorales y legislativas, as como la convocatoria de las entidades pblicas o privadas encargadas de la ejecucin de un programa, proyecto, contrato o de la prestacin de un servicio pblico.

11. http://www.sice-cgr.gov.co/ 12. Artculo 1 del Decreto 2178 de 2006. 13. Numeral 2 artculo 7 de la Ley 80 de 1993.

Glosario

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II.Principios de la

contratacin estatal
Son aplicables a la contratacin estatal los principios de buena fe en las actuaciones de los particulares y de la administracin, los principios rectores de la funcin administrativa (igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad), el debido proceso, la primaca de lo sustancial sobre lo formal, la igualdad, la publicidad de las actuaciones de la administracin y el control y responsabilidad por las actuaciones del Estado, las normas de interpretacin de la contratacin, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo. En concordancia con los principios enumerados anteriormente, la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007, taxativamente incluyeron los siguientes: Se refleja en la ley en el establecimiento de modalidades de seleccin objetiva, que se encuentran regladas, incluyendo trminos preclusivos y perentorios, fijando etapas de planeacin para la formulacin de requisitos y caractersticas pertinentes a la finalidad que cada entidad busca cumplir, permitiendo una seleccin oportuna y gil.

2. Transparencia
Mediante este principio se busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de oportunidades en los procesos de contratacin, seleccionar objetivamente a los contratistas, publicar las decisiones adoptadas en los procesos de seleccin, con el fin de que los interesados puedan controvertirlas, socializar la gestin contractual a travs de la realizacin de convocatorias pblicas por modalidades de seleccin objetiva de contratistas, e igualmente divulgar cuales son las razones que sirven de motivacin a las autoridades en sus decisiones contractuales y promover la moralidad administrativa.

1. Eficiencia
Este principio se encuentra ligado al principio de economa, en tanto busca que las entidades estatales obtengan un buen rendimiento dentro de la gestin contractual.

Concurso de Mritos

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3. Economa
En el artculo 25 de la ley 80 de 1993, ste se encuentra como un principio orientador de las actuaciones administrativas dentro de la actividad contractual, impide la interposicin de trmites y/o cargas diferentes de los establecidos en la norma, dndole importancia a los requisitos de fondo y no de forma, pues permite a los oferentes subsanar los errores de forma en la presentacin de sus propuestas, complementado con el artculo 10 del decreto 2474 de 2008, que formula las reglas de subsanabilidad. Tambin se presenta como un elemento intrnseco del gasto pblico, pues mediante ste se impide la apertura de un proceso contractual sin el lleno de los requisitos previos, tales como el anlisis de conveniencia y oportunidad del objeto a contratar, realizado mediante la elaboracin de estudios previos, la consecucin de autorizaciones y aprobaciones necesarias, as como la expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con el plan de inversin de la entidad.

4. Responsabilidad
El artculo 26 de la ley 80 de 1993 recoge la presuncin de legalidad que cobija las actuaciones de la administracin, desde este punto de vista es de tener en cuenta que en concurrencia con la actuacin de la administracin se encuentra la actuacin de sus servidores. Las indebidas actuaciones de los servidores pblicos que intervienen en la gestin contractual, desde el carcter subjetivo de su responsabilidad, generan consecuencias de orden penal, disciplinario y patrimonial; mientras que en virtud de la responsabilidad objetiva de la entidad sta slo asumir el carcter patrimonial de una actuacin antijurdica. Ahora bien, los aspirantes a celebrar un contrato estatal tambin asumen una responsabilidad penal y patrimonial, cuando formulen propuestas con condiciones econmicas y de contratacin artificialmente bajas en la bsqueda de la adjudicacin del contrato y cuando oculten inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones en que estn incursos o suministren informacin falsa. As mismo responden por la calidad de los bienes y servicios ofrecidos.

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III. Concurso de

Mritos

Qu es un concurso de mritos y para qu sirve?

Un concurso de mritos es una de las modalidades de seleccin de contratistas del Estado, que sirve para la escogencia de consultores o proyectos, en la que se utilizan como criterios de seleccin la experiencia, la capacidad intelectual y la organizacin de los proponentes, segn sea el caso.

En qu consiste un concurso con precalificacin?

Un concurso con precalificacin consiste en la conformacin de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de mritos, previa a la iniciacin del mismo o de los mismos. El procedimiento de precalificacin es anterior a la iniciacin del proceso de concurso de mritos.

Cmo puede llevarse a cabo un concurso de mritos?

Un concurso de mritos puede llevarse a cabo mediante la utilizacin de dos sistemas a saber: a. Concurso con precalificacin. Con conformacin de lista corta. Con conformacin de lista multiusos. b. Concurso abierto.

Cul es la diferencia entre la lista corta y la lista multiusos?

El sistema de precalificacin con conformacin de lista corta se realiza cuando se va a seleccionar solo un contratista, mediante la realizacin de un solo concurso de mritos, ya sea que se solicite la presentacin de una Propuesta Tcnica Detallada (PTD) o de una Propuesta Tcnica Simplificada (PTS).

Concurso de Mritos

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El sistema de precalificacin con conformacin de lista multiusos se emplea para llevar a cabo varios concursos de mritos cuando se cumpla con las siguientes condiciones: Los concursos de mritos a realizar se encuentren determinados o sean determinables. Los objetos de los contratos a celebrar sean comunes o similares. Se exija la presentacin de una PTS.

En la seleccin de proyectos de arquitectura siempre se utilizar el sistema de concurso abierto por medio de jurados.

1. Procedimiento del concurso de mritos con precalificacin

Recuerde que un concurso de mritos con precalificacin se adelantar cuando: Usted solicite una propuesta tcnica simplificada (PTS). Usted solicite una propuesta tcnica detallada (PTD), mediante la conformacin de una lista corta. Para llevar a cabo el concurso de mritos con precalificacin, usted debe seguir los siguientes pasos:

Qu es un concurso abierto?
El concurso de mritos abierto es aquel en el cual la entidad no realiza un procedimiento previo de precalificacin de los interesados, permitiendo que todos aquellos puedan presentar su propuesta, conforme a las reglas que se sealan en el pliego de condiciones.

Cmo saber qu sistema utilizar?

El criterio mediante el cual usted puede escoger uno u otro sistema se refiere al tipo de propuesta tcnica que solicite, as: Si solicita una propuesta tcnica simplificada (PTS) puede utilizar cualquiera de los sistemas. Si solicita una propuesta tcnica detallada (PTD) solo puede utilizar el siguiente sistema: a. Concurso con precalificacin. Con conformacin de lista corta.
14. Artculo 3 del Decreto 2474 de 2008.

1.1. Elaborar los estudios y documentos previos

Los estudios y documentos previos deben realizarse con antelacin a la publicacin del proyecto de pliego de condiciones y se pondrn a disposicin en el SECOP de manera simultneamente con ste. Estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, as como el de la distribucin de riesgos que sta propone.14 Deben contener como mnimo los siguientes elementos:

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a. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin

Para describir la necesidad se debe indicar lo que se requiere con asomo de los antecedentes, justificacin y/o definicin tcnica de la forma en que la entidad puede satisfacer dicha necesidad, siempre en el marco de los planes y/o proyectos de desarrollo, compra y/o inversin. Esta justificacin de la necesidad puede obtenerse contestando las siguientes preguntas: Por qu la entidad necesita adelantar el proceso de seleccin? Cul es el estado actual del contexto que encierra el proceso de seleccin? Por ejemplo: si el objeto tiene que ver con la realizacin de un diagnstico, formulacin de proyectos, estudios y diseos tcnicos para implementar programas sociales, puede explicarse cul es el tipo de poblacin a intervenir y porqu se considera que debe realizarse tal intervencin. Mediante que rubro presupuestal se va a cubrir el valor del contrato y por qu?

Alcance: si el objeto del contrato lo amerita, desglose los requerimientos tcnicos del servicio que va a contratar, estos pueden ser: a. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren. b. La descripcin detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrn consistir en informes, diagnsticos, diseos, datos, procesos, entre otros, segn el objeto de la consultora. c. El cronograma de la ejecucin del contrato de consultora. d. El listado y ubicacin de la informacin disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparacin de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, anlisis o documentos definitivos. e. La determinacin del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de mritos. Para identificar el contrato a celebrar se puede indicar: Tipo de Contrato: tipificar el contrato a celebrar, entre otros: consultoria, asesora, interventoria. Plazo de Ejecucin: estimar de manera certera cuanto tiempo se puede tardar el contratista en ejecutar el objeto del contrato. Lugar de Ejecucin: precisar el sitio o lugar de realizacin de los diseos, estudio, proyecto, programa, asesora o control, entre otros. Valor estimado del contrato: definir el valor del presupuesto oficial que se va a destinar para la ejecucin del contrato.

b. La descripcin del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificacin del contrato a celebrar
Para describir el objeto del contrato se puede indicar: Objeto: cul es el diseo, estudio, proyecto, programa, asesora o control que se va a hacer. El objeto debe ser conciso, preciso y de fcil entendimiento.

Concurso de Mritos

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Forma de pago: establecer la manera como se va a cancelar el valor del contrato en detalle; si se consideran anticipos o pagos anticipados, pagos parciales sujetos a entrega de informes de actividades o actas de entrega. Supervisin y/o interventora: concretar quin se encargar de vigilar el correcto cumplimiento del objeto del contrato, sea de manera interna mediante una supervisin y/o de manera externa mediante una interventora. Obligaciones generales del contratista: Determinar detalladamente las prestaciones a cargo del futuro contratista en trminos de lo que tiene que dar, hacer o no hacer; por ejemplo: Cumplir con el objeto del contrato. Ejecutar el objeto del contrato de acuerdo con lo estipulado en el pliego de condiciones y a la oferta presentada por el contratista. Constituir las plizas pactadas en el contrato. Hacer las publicaciones a que haya lugar. Obrar con diligencia y el cuidado necesario en los asuntos que le asigne el supervisor del contrato. Presentar oportunamente las respectivas facturas o cuentas de cobro. Presentar los certificados de pago de aportes parafiscales. Las dems inherentes al objeto del contrato.

modalidad determinada; por ejemplo, para este caso se puede tener en cuenta el siguiente texto: Previo anlisis realizado por la Entidad para establecer la modalidad de seleccin para el objeto definido anteriormente, se determin que el objeto a contratar se enmarca dentro de los servicios de consultora a que se refiere el numeral 2 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993. Por lo anterior, la modalidad de seleccin del presente proceso ser la de Concurso de Mritos, modalidad establecida en el numeral 3 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, prevista para la seleccin de consultores o estudios de proyectos.

d. El anlisis que soporta el valor estimado del contrato

El valor estimado del contrato es el fruto de un minucioso estudio de mercado que la entidad debe realizar no slo con el fin de precisar el valor aproximado de los servicios que requiere, sino para definir de manera ms exacta la naturaleza de los mismos, por lo que dentro del estudio previo se deben incluir sus resultados. Un estudio de mercado es una herramienta de mercadeo que permite y facilita la obtencin de datos, que mediante su anlisis, pueden definir al consumidor la mejor alternativa para satisfacer su necesidad. Usted puede hacer este anlisis, para un contrato de consultoria, con base en los requerimientos tcnicos que realice, contemplando tems tales como personas/tiempo, soporte logstico, insumos, imprevistos, utilidad del contratista, costos de desplazamiento, etc. A continuacin se presenta un ejemplo de cmo puede desagregar tales tems as:

c. Los fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin.

Estos se encuentran compuestos por las normas que le permiten a la entidad llevar a cabo un proceso de seleccin mediante el uso de una

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PERSONAL PERFIL Asesor Profesional Auxiliar

SUBTOTAL

Horas/Mes

Cantidad

Valor unitario

Valor total

INSUMOS CARACTERSTICAS TCNICAS Papel carta bond de 30 gr.

SUBTOTAL

Unidad de medida

Cantidad

Valor unitario

Valor total

COSTOS DE DESPLAZAMIENTO DESTINO Bucaramanga Neiva

SUBTOTAL

Tiquete ida y regreso

Cantidad

Valor unitario

Valor total

OTROS GASTOS DE ADMINISTRACIN UTILIDAD GASTOS CONTINGENTES SUBTOTAL COSTO TOTAL El detalle de este anlisis no debe ser publicado.

e. La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable

El factor que permite identificar la oferta ms favorable en el concurso de mritos es el de mejor

calidad, por lo que deben sealarse los criterios que permitan su calificacin, teniendo en cuenta las reglas que a continuacin se formulan para su ponderacin:

Concurso de Mritos

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No. 1 2 3

CRITERIO EVALUABLE Experiencia especfica del proponente. Propuesta metodolgica y plan con cargas de trabajo. Formacin y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.

% PTD No inferior al No. 2 No inferior al 10% No inferior al 51%

% PTS Inferior al No. 3 No aplica No inferior al 60%

El pliego de condiciones indicar el puntaje mnimo que una oferta debe recibir para ser considerada elegible y las condiciones mximas a acreditar en desarrollo de los criterios evaluables. El precio no puede ser factor de calificacin o evaluacin en el concurso de mritos.

sentido que las personas dan a las circunstancias y hechos particulares de posible ocurrencia que puedan llegar a afectar el equilibrio econmico del contrato, el mtodo es cualitativo. De la mezcla de estos dos podemos obtener un mtodo mixto. Cmo tipificar los riesgos? Para tipificar un riesgo es necesario realizar el anlisis del objeto del contrato a suscribir. De las acciones a ejecutar se pueden desprender circunstancias de posible ocurrencia, que no se encuentran dentro del alea normal de las obligaciones adquiridas por cada una de las partes en la relacin contractual; es decir estas circunstancias son ajenas a las partes, tienen una causa externa a la mismas y, de presentarse su efecto sera la afectacin econmica del contrato variando los valores inicialmente establecidos. Identificado as una o varias circunstancias, de ser estas semejantes, pueden ajustarse a una sola descripcin, esta descripcin o definicin es el tipo del riesgo. A manera de ejemplo, un tipo de riesgo para un contrato de consultara podra ser: servicios adicionales necesarios para la utilidad del objeto contractual.

f. El soporte que permita la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato.
El estudio de los riesgos previsibles del contrato se realiza para contemplar cual de las partes asumir las consecuencias de un hecho daino de posible ocurrencia, que afecte el equilibrio econmico del contrato, con el fin de restablecerlo. Este anlisis puede hacerse mediante la implementacin de un mtodo cuantitativo, cualitativo o mixto, en consideracin a la fuente de que disponga la entidad para valorar cada uno de los eventos que pretenda tipificar como riesgo contractual. Es decir, si la fuente para la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles, esta compuesta por datos histricos el mtodo es cuantitativo. Si por el contrario la fuente es el

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Cmo estimar los riesgos? Una vez identificado el tipo de riesgo a partir de la descripcin que se le ha dado, la estimacin es la evaluacin del impacto econmico que generara la ocurrencia del mismo en los valores inicialmente tasados en el contrato, para lo cual se pueden establecer estndares de afectacin teniendo como punto de referencia la probabilidad de ocurrencia de tal circunstancia, esto con el fin de lograr obtener una unidad de medida que arroje un porcentaje de la afectacin. A manera de ejemplo, se puede fijar una probabilidad de ocurrencia utilizando como OPININ Imposible Improbable Ocasional Moderado Frecuente EXPRESIN EMPLEADA Muy difcil que ocurra Muy bajas posibilidades que ocurra Ha ocurrido pocas veces Ha ocurrido varias veces Alta posibilidad de ocurrencia

unidad de medida un lmite de tiempo, es decir si se fija un lmite de tiempo de cinco aos, la probabilidad de ocurrencia sera alta al considerar el punto mximo de nmero de veces que tal circunstancia se ha repetido en ese lmite de tiempo. Es as como, si durante los ltimos cinco aos el tipo de riesgo descrito se ha producido en cinco oportunidades, ese sera el limite para poder establecer una probabilidad de ocurrencia frecuente; a partir de esta consideracin se pueden fijar rangos de probabilidad de ocurrencia para obtener el porcentaje de las mismas. El resultado de este anlisis se concreta as: APRECIACIN 1 caso en 5 aos 1 caso en 4 aos 1 caso en 3 aos 1 caso en 2 aos 1 caso en 1 ao PROPABILIDAD 1/5 = 0,2 1/4 = 0,25 1/3 = 0,33 1/2 = 0,5 1/1 = 1

Entre ms rangos sean contemplados los resultados obtenidos sern ms exactos. Seguidamente ha de cuantificarse un porcentaje de afectacin estndar para materializarlo en

trminos financieros, a partir del valor del contrato, o de otro valor a consideracin de la entidad, que se relacione con el contrato. Esta cuantificacin puede ser as:

OPININ Insignificante Menor Grave Crtica

CRITERIOS DE LA MAGNITUD DE LA CONSECUENCIA DEL EVENTO

Dao econmico final

Desde el 0% y hasta el 25% del Valor del Contrato Ms del 26% y hasta el 50% del Valor del Contrato Mas del 51% y hasta el 75% del Valor del Contrato Mas del 76% y hasta el 100% del Valor del contrato

Concurso de Mritos

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Finalmente, el valor cuantificado de la probabilidad de ocurrencia por el porcentaje del impacto econmico da como resultado el valor del riesgo. Este ejercicio es el resultado de una consideracin subjetiva de la probabilidad de ocurrencia del riesgo y de su impacto econmico. Si la entidad posee datos sobre la ocurrencia de los riesgos que tipifica obtendra una medida ms aproximada para cuantificar dichas circunstancias. Cmo asignar los riesgos? La asignacin de los riesgos es el sealamiento que propone la entidad al oferente sobre quin debe asumir las consecuencias de la afectacin econmica dado el caso en el que se presente la circunstancia prevista en la tipificacin. TIPO DE RIESGO Servicios adicionales necesarios para la utilidad del objeto contractual

Para asignar el riesgo se propone tener en cuenta las siguientes reflexiones:15 Cul de las partes se encuentra en mejor disposicin de evaluarlos, controlarlos y administrarlos. Cul de las partes dispone de mejor acceso a los instrumentos de proteccin, mitigacin y/o de diversificacin. Cmo plasmar el estudio de los riesgos? El estudio de los riesgos puede concretarse en una matriz de riesgos, en la que se resuman todos los elementos y variables contemplados. A manera de ejemplo esta matriz puede integrase as:

ESTIMACIN Magnitud Probabilidad de ocurrencia Menor Ocasional

Vlr Riesgo Probabilidad de ocurrencia por magnitud

ASIGNACIN Contratista Entidad % %

g. El anlisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasin del proceso de seleccin y del contrato a celebrar.
Garanta de seriedad de la oferta En el desarrollo del concurso de mritos debe exigirse a los proponentes la constitucin de una garanta que ampare la seriedad de los ofrecimientos hechos.
15. Documento Compes 3107

No es obligatorio solicitar una garanta de seriedad de la oferta en los concursos de mritos donde se requieran propuestas tcnicas simplificadas. Garanta nica de cumplimiento En razn a la naturaleza del contrato a celebrar fruto de la realizacin de un concurso de mritos segn el artculo 17 del Decreto 679 de 1994, se podr solicitar una garanta nica que comprenda los siguientes amparos:

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El valor del amparo de anticipo o pago anticipado deber ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo o pago anticipado, en dinero o en especie para la ejecucin del mismo. El valor del amparo de cumplimiento no ser inferior al monto de la clusula penal pecuniaria ni al diez por ciento (10%) del valor del contrato. El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones ser igual cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deber extenderse por el trmino de vigencia del contrato y tres aos ms. El valor del amparo de calidad del servicio, ha de determinarse en cada caso con sujecin a los trminos del contrato. Estas garantas deben cubrir la vigencia del contrato, no obstante lo anterior, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deber ampliarse o prorrogarse la correspondiente garanta. Debe recordar que las garantas no son obligatorias en los contratos del emprstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta, por lo que la entidad debe determinar la necesidad o no de exigirla. El contenido de los estudios y documentos previos podr ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de seleccin; si tal modificacin implica cambios fundamentales se podr revocar el acto administrativo de apertura.

1.2. Conformacin del comit asesor o evaluador

No existe un trmino expreso que mencione la oportunidad en la cual debe conformarse este comit, sin embargo por la funciones que le son encomendadas es recomendable nombrarlo una vez se haya identificado la necesidad a suplir por la entidad. El comit estar encargado de asesorar a la entidad en: El proceso de precalificacin y seleccin. La validacin del contenido de los requerimientos tcnicos. La conformacin de la lista corta o de la lista multiusos. La evaluacin y calificacin de las ofertas tcnicas. La verificacin de la propuesta econmica. Este comit se conformar por un nmero plural e impar de personas adecuadas para tratar el tema objeto del concurso. La entidad puede celebrar contratos de prestacin de servicios profesionales si no cuenta con las personas idneas para conformar el comit. De manera motivada la entidad podr apartarse de las recomendaciones que brinde el comit asesor.

1.3. Expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)

Se debe realizar antes de la expedicin de la correspondiente resolucin de apertura, teniendo en cuenta que no debe publicarse en el SECOP este certificado.

Concurso de Mritos

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El CDP es el garante de que la entidad s cuenta con el presupuesto para pagar al contratista el valor del contrato celebrado y ejecutado.

1.4. Solicitud de expresiones de inters para la precalificacin

Esta solicitud se realizar a travs de la publicacin de un aviso de convocatoria en el SECOP y debe contener la siguiente informacin: a. Fecha lmite para presentar la expresin de inters. b. Indicacin de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos. c. Requisitos habilitantes mnimos que se exigen. d. Criterios que se tendrn en cuenta para conformar la lista de oferentes, los cuales podrn ser: Experiencia general del interesado. Estructura y organizacin del interesado. Tambin se podr tener en cuenta la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prcticas, reconocimientos y/o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad contratante identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultora de que se trate. Este aviso especificar la forma de valorar la informacin allegada por los interesados.

Para la conformacin de la lista de precalificados se verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes mnimos, as mismo se realizar la valoracin de la informacin solicitada a los interesados respecto de los criterios de conformacin de la lista, de acuerdo a lo requerido en el aviso de convocatoria. Cuando se conforme una lista multiusos los soportes que acrediten estas condiciones podrn actualizarse durante la vigencia de la misma, de acuerdo con el manual de contratacin de la entidad.

1.6. Informe del comit asesor

De acuerdo a las funciones que le son inherentes al comit asesor, este preparar un informe que servir para adoptar la decisin sobre la integracin de la lista. Para la conformacin de una lista multiusos no ser necesario contar con este informe.

1.7. Conformacin de la lista

La lista ser conformada mediante un acto administrativo debidamente motivado, susceptible del recurso de reposicin, que ser publicado en el SECOP en la misma fecha de su expedicin o a ms tardar dentro de los tres (3) das siguientes a la misma. Si usted va a conformar una lista corta recuerde las siguientes reglas: Esta deber conformarse con un nmero plural de precalificados. Los precalificados no podrn ser ms de 6 cuando se pretenda obtener una PTD. Los precalificados no podrn ser ms de 10 cuando se pretenda obtener una PTS.

1.5. Verificacin del cumplimiento de requisitos habilitantes y valoracin de la informacin allegada por los interesados

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En el evento en que resulten menos de 2 precalificados se realizarn los ajustes necesarios para iniciar una nueva convocatoria. Si realizada la segunda convocatoria solo se presenta un interesado la entidad deber llevar a cabo todo el proceso de concurso de mritos. Si usted va a conformar una lista multiusos recuerde que est: Deber contener como mnimo 25 integrantes. Tendr una vigencia mxima de 6 meses.

Si por el contrario usted va a solicitar la presentacin de una PTS, deber publicar en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones con 5 das hbiles de antelacin a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso. Esta publicacin se realiza con el propsito de suministrar al pblico en general la informacin que le permita formular observaciones a su contenido. La informacin publicada debe ser verz, responsable, ecunime, suficiente y oportuna. La publicacin de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no genera obligacin para la entidad de dar apertura al proceso de seleccin.

1.8. Elaboracin y publicacin de un aviso de Convocatoria para la Contratacin

Este aviso debe publicarse con anterioridad a la publicacin del proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y deber contener: a. El objeto a contratar. b. La modalidad de seleccin a utilizar. c. El lugar fsico o electrnico donde puede consultarse: El proyecto de pliego de condiciones. El presupuesto oficial del contrato. Los estudios y documentos previos.

1.10. Recepcin de observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicacin de las respuestas

Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben recibirse durante el trmino sealado para su publicacin, es decir durante los 5 10 das hbiles si se tratara de una PTS o de una PTD, respectivamente. Se recomienda responder durante los dos (2) das siguientes al vencimiento del trmino para la presentacin de las mismas, mediante un documento que debe publicarse en el SECOP, el cual debe contener las observaciones y sus correspondientes respuestas, as como las razones por las cuales la entidad las acoge o las rechaza. Las respuestas a las observaciones se deben publicar antes de la expedicin y publicacin del Acto Administrativo de Apertura y del pliego de condiciones definitivo.

1.9. Elaboracin y publicacin del proyecto de Pliego de Condiciones

Si usted va a solicitar la presentacin de una PTD, deber publicar en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones con 10 das hbiles de antelacin a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso.

Concurso de Mritos

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1.11. Expedicin y Publicacin del acto administrativo de apertura del proceso de seleccin
Una vez se encuentre en firme la conformacin de la lista, puede darse apertura al concurso de mritos mediante una acto administrativo que se debe publicar en el SECOP, con antelacin a la publicacin del pliego de condiciones definitivo simultneamente, en la misma fecha de su expedicin o a ms tardar dentro de los tres (3) das siguientes a la misma. Este acto debe estar motivado y suscrito por el representante legal de la entidad o su delegado y sealar, como mnimo, lo siguiente:16 a. El objeto de la contratacin a realizar. b. La modalidad de seleccin que corresponda a la contratacin. c. El cronograma del proceso, con indicacin expresa de las fechas y lugares en que se llevarn a cabo las audiencias que correspondan. d. El lugar fsico o electrnico en que se puedan consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos y definitivos, los cuales estarn disponibles desde la fecha del acto de apertura. e. La convocatoria para las veeduras ciudadanas. f. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas organicas correspondientes.
16. Artculo 5 del Decreto 2474 de 2008. 17. Artculo 6 del Decreto 2474 de 2008.

No existe trmino legal expreso para iniciar el proceso despus de haberse publicado los estudios y documentos previos y el proyecto de pliego de condiciones.

1.12. Publicacin del pliego de condiciones definitivo

Como se dijo en el numeral anterior la publicacin del pliego de condiciones definitivo debe realizarse simultneamente o con posterioridad a la publicacin del acto administrativo de apertura en el SECOP. En el pliego de condiciones se deben establecer los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la seleccin objetiva y deber detallar claramente los requerimientos para la presentacin de la propuesta, definirn reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confeccin de ofrecimientos de la misma ndole. As las cosas el pliego deber contener como mnimo:17 a. La descripcin tcnica detallada y completa del objeto a contratar, y los requerimientos tcnicos de una PTD o una PTS, segn sea el caso. b. Los fundamentos del proceso de seleccin, con las reglas objetivas que gobiernan la presentacin de las ofertas, as como la forma de evaluacin y ponderacin de las mismas, y la adjudicacin del contrato. c. Las razones y causas que generaran el rechazo de la oferta o declaratoria de desierto del proceso. d. Las condiciones de celebracin del contrato (Presupuesto, forma de pago, mecanismo de cobertura del riesgo).

g. Los dems asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de seleccin.

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e. Proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los dems documentos que sean necesarios. Lo referente en el literal a) se deber presentar siempre en documento separable del pliego de condiciones como Anexo Tcnico. El anexo de los requerimientos tcnicos para un contrato de consultoria debe sealar en especial lo siguiente:18 a. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren. b. La descripcin detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrn consistir en informes, diagnsticos, diseos, datos, procesos, entre otros, segn el objeto de la consultora. c. El cronograma de la ejecucin del contrato de consultora. d. El listado y ubicacin de la informacin disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparacin de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, anlisis o documentos definitivos. e. La determinacin del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de mritos. El pliego de condiciones establecer reglas de desempate claras y objetivas reservndose como ltima medida la del sorteo.

enviar una carta de invitacin a presentar propuestas a los integrantes de la lista que contendr: a. El nombre de la entidad contratante. b. La fecha, hora y lugar para la presentacin de las propuestas. c. La indicacin del lugar fsico o electrnico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

1.14. Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones definitivo y revisin de los riesgos previsibles
Se recomienda realizar esta audiencia con el fin de que los precalificados presenten ante la entidad todos los interrogantes que tengan sobre el contenido del documento. De todas formas cualquier precalificado puede solicitar aclaraciones adicionales que deben ser contestadas por la entidad por escrito. De esta audiencia se levantar un acta que debe ser publicada en el SECOP. Como resultado de la audiencia pueden expedirse adendas que contengan modificaciones al pliego de condiciones definitivo, as como una prrroga del plazo para la presentacin de propuestas.

1.13. Invitacin a presentar propuestas

En el momento de expedir el acto administrativo de apertura del concurso de mritos se deber

1.15. Expedicin y publicacin de adendas

Podrn realizarse modificaciones al pliego de condiciones definitivo, siempre que stas no sean
18. Atculo 56 del Decreto 2474 de 2008.

Concurso de Mritos

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sustanciales o afecten el objeto del contrato a celebrar, mediante la expedicin de adendas. Estas deben publicarse en el SECOP en la fecha de su expedicin o, a ms tardar, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes. En el pliego de condiciones definitivo se sealar el plazo mximo para su expedicin. En ningn caso podrn expedirse y publicarse el mismo da en que se tiene previsto el cierre del proceso de seleccin, ni siquiera para la adicin del trmino previsto para ello. Los precalificados deben contar con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.

1.17. Evaluacin de las propuestas

Las propuestas debern ser evaluadas de forma objetiva, aplicando exclusivamente las reglas contenidas en el pliego de condiciones definitivo, que permitan seleccionar la oferta ms favorable. El tiempo que la entidad tome para evaluar las propuestas no podr ser mayor al sealado para la presentacin de las mismas. La evaluacin se realizar as:

a.Verificacin de los requisitos habilitantes:

Se compone por la verificacin del cumplimiento de los requisitos habilitantes contemplados en el pliego de condiciones definitivo. De ser necesario que los oferentes subsanen requisitos habilitantes, se recomienda que dentro del cronograma se contemple un trmino para que la entidad realice tal requerimiento en condiciones de igualdad a todos los proponentes, dentro de aquel dispuesto para la evaluacin.

1.16. Cierre
El lugar, da y hora indicados para la presentacin de propuestas estarn sealados en el correspondiente acto administrativo de apertura. El trmino para presentar propuestas se contar a partir de la invitacin a presentar propuestas. Las propuestas deben ser presentadas en dos sobres sellados, uno de ellos debe contener la oferta econmica y el otro la propuesta tcnica y dems documentacin exigida. De las ofertas recibidas se dejar constancia mediante un acta que contendr la identificacin del proponente. Esta acta se podr publicar en el SECOP. El sobre econmico ser abierto en la audiencia de apertura y revisin de la propuesta econmica.

b. Valoracin de la propuesta tcnica:

El comit asesor valorar los elementos de calidad de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones definitivo, de lo cual entregar un informe de evaluacin, suscrito por todos sus integrantes, que contendr: El anlisis efectuado por el comit. El puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta ser la que obtenga el puntaje ms alto.

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1.18. Traslado del informe de Evaluacin

Los informes de evaluacin de las propuestas permanecern en la secretara de la entidad por un trmino no superior a tres (3) das hbiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes,19 trmino que se contar a partir de la publicacin que del informe se haga en el SECOP. La entidad podr expedir copias de las actuaciones y propuestas recibidas a aquellas personas que demuestren inters legtimo.

Si de la verificacin de la propuesta econmica se identifica que la misma no es consistente con su propuesta tcnica, se dar por terminada la revisin, se rechazar y en consecuencia se proceder a abrir el sobre econmico de la propuesta ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetir el procedimiento de verificacin. La entidad y el proponente elaborarn un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisin, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato.

1.20. Adjudicacin o declaratoria de desierto

La adjudicacin o declaratoria de desierto del proceso se realizar mediante acto administrativo motivado, sin perjuicio de que la entidad pueda llevar a cabo una audiencia pblica de adjudicacin cuando se requiera. El acto de adjudicacin no tendr recursos de va gubernativa a diferencia del acto en virtud del cual se declara desierto el proceso de seleccin, pues contra este ltimo procede el recurso de reposicin. El trmino para que la entidad tome la decisin es el sealado en el cronograma del proceso. El acto administrativo de adjudicacin o de declaratoria de desierto deber publicarse en el SECOP al da siguiente de su expedicin o dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la misma. Si la entidad declara desierto el concurso se podr iniciar de nuevo, prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego de condiciones. Ser posible hacer uso de la lista corta conformada para el proceso fallido en tanto cumpla con las exigencias del nuevo pliego de condiciones para su utilizacin.

1.19. Audiencia de apertura y revisin de la propuesta econmica

Una vez concluida la evaluacin tcnica, la entidad en audiencia pblica, dar a conocer el orden de calificacin de las propuestas tcnicas. En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificacin, la entidad proceder a abrir el sobre que contiene su propuesta econmica. Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma ser rechazada y se proceder a abrir la propuesta econmica del siguiente oferente segn el orden de calificacin, y as sucesivamente. La entidad verificar la consistencia de la propuesta econmica respecto de las actividades descritas en la propuesta tcnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrn modificarse los requerimientos tcnicos mnimos.

19. Numeral 7 del artculo 66 del Decreto 2474 de 2008.

Concurso de Mritos

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Flujograma del procedimiento de Concurso de Mritos con precalificacin.

1 ENTIDAD
INICIO Elaborar Estudios y Documentos Previos y Conformacion del Comit Asesor

2 ENTIDAD
Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
* CDP

* Estudios y Diseos * Presupuesto * Anlisis de Riesgos

10^ ENTIDAD
Responder y Publicar Observaciones
SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS * Observaciones y Respuestas

9 INTERESADOS
Presentar Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones

8^ ENTIDAD
Elaborar y Publicar Proyecto de Pliego de Condiciones
* Proyecto de Pliego de Condiciones

Lmites: este smbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso.

11^ ENTIDAD
Dar Apertura al Proceso de Seleccin
* Acto Administrativo de Apertura

12^ ENTIDAD
Elaborar y Publicar el Pliego de Condiciones Definitivo
* Pliego de Condiciones Definitivo

13^ ENTIDAD
Invitar a Presentar Ofertas
* Carta de Invitacin

SI

NO

Decisin: representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisin. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la direccin del proceso, en funcin de la respuesta real.

20^ ENTIDAD
Declarar Desierto el Proceso
* Acto Administrativo de Declaratoria de Desierta

19^ ENTIDAD
FIN Adjudicacin o Declaratoria de Desierta
* Acto Administrativo de Adjudicacin o declaratoria de Desierta

Lneas de Flujo: lneas que indican un flujo direccional de las operaciones

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4 ENTIDAD
Elaborar y Publicar Aviso de Convocatoria para Presentacin de Manifestaciones de Inters
* Aviso de Convocatoria Pblica

3^ ENTIDAD

Existe Pluralidad de Interesados Habilitados?

NO

Ajuste de Condiciones

5 ENTIDAD
SI Se Repite la Etapa 3

7^ ENTIDAD
Elaborar y Publicar Aviso de Convocatoria Pblica
* Aviso de Convocatoria Pblica

6^ ENTIDAD
Conformar y Publicar Lista Corta o Lista Multiusos de Precalificados
* Acto Administrativo de Lista Corta o Lista Multiusos * Recurso de Reposicin

SI
Se present uno o varios Interesados Habilitados?

Pasa a la Actividad 4

NO

SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS

14^ ENTIDAD E INTERESADOS

Presentar Ofertas (Cierre)
* Ofertas * Acta de Cierre

SI
Se presentaron ofertas?

15^ ENTIDAD
Verificar y Evaluar Ofertas y Publicar el Informe de Evaluacin
* Informe de Evaluacin * Oficios de Solicitud de Aclaraciones

Operacin: representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectngulo.

NO

18 ENTIDAD
Desarrollar Audiencia de Apertura y Revisin de la Propuesta Econmica
* Acta de Audiencia

17^ ENTIDAD
Publicacin de las Observaciones Presentadas al Informe de Evaluacin
* Informe de Evaluacin Definitivo

16 PROPONENETES
Presentar Observaciones al Informe de Evaluacin (Traslado)

Documento: simboliza al documento resultante de la operacin respectiva.

^ Actividades que requieren publicidad en el sistema electrnico para la contratacin pblica (SECOP)

Conector: salida hacia, o entrada desde, otra parte del diagrama de flujo. Se utiliza para evitar un cruce excesivo de lneas de flujo. Los conectores de salida y de entrada contienen claves de letras o nmeros.

Concurso de Mritos

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2. Procedimiento del concurso de mritos abierto

Recuerde que se adelantar un concurso de mritos abierto cuando: a. Se solicite una propuesta tcnica simplificada (PTS). b. Se emplee el concurso de mritos para seleccionar un proyecto de arquitectura. Para llevar a cabo el concurso de mritos abierto, se deben emplear los pasos que se describieron en el numeral anterior omitiendo el desarrollo de los numerales 1.4., 1.5., 1.6., 1.13 y 1.17. que hacen referencia a la precalificacin de los interesados para la conformacin la lista.

tales como edificacin nueva, restauracin, remodelacin, proyectos urbanos, elementos del espacio pblico. Para llevar a cabo el concurso de mritos para seleccionar un proyecto de arquitectura usted debe contar con: Un comit asesor Es el ente idneo en la materia de arquitectura que organiza y disea los aspectos tcnicos del concurso y, acta como coordinador. El comit asesor ser contratado mediante la modalidad de contratacin directa por prestacin de servicios al iniciar el proceso de seleccin de concurso de mritos, este podr ser la Sociedad Colombiana de Arquitectos como Cuerpo Consultivo del Gobierno Nacional y nico organismo idneo que adelanta en cada una de las regiones del pas este tipo de gestiones. Un jurado calificador Es el cuerpo independiente que estudia, califica y recomienda la propuesta ms idnea y favorable que se ajusta a las bases del concurso. El jurado calificador deber estar compuesto por un nmero plural e impar de arquitectos matriculados con experiencia profesional de cinco (5) aos en el tema o materia afines del concurso. El Jurado Calificador deber ser nombrado y conformado antes de la apertura del concurso de mritos.

a. Seleccin de proyectos de arquitectura20

Si se pretende seleccionar un proyecto de arquitectura tenga en cuenta que segn las caractersticas y nivel de desarrollo del concurso, se establecen las siguientes modalidades: De ideas, realizado con el fin de obtener soluciones a nivel de esquema bsico de diseo o conceptos generales de un tema urbanstico y/o arquitectnico. De anteproyecto, realizado con el fin de obtener soluciones a nivel de anteproyecto de un tema arquitectnico y/o de diseo urbano,

20. Decreto 2326 de 1995.

Concurso de Mritos

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Flujograma Procedimiento del concurso de mritos abierto.

1 ENTIDAD
INICIO Elaborar Estudios y Documentos Previos y Conformacion del Comit Asesor

2 ENTIDAD
Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
* CDP

* Estudios y Diseos * Presupuesto * Anlisis de Riesgos

8^ ENTIDAD
Elaborar y Publicar el Pliego de Condiciones Definitivo
SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS * Pliego de Condiciones Definitivo

7^ ENTIDAD
Dar Apertura al Proceso de Seleccin
* Acto Administrativo de Apertura

Lmites: este smbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso.

9 ENTIDAD EINTERESADOS
Presentar Ofertas (Cierre)
* Ofertas * Acta de Cierre

SI
Se presentaron ofertas?

SI

NO

NO

Decisin: representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisin. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la direccin del proceso, en funcin de la respuesta real.

15^ ENTIDAD
Declarar Desierto el Proceso
* Acto Administrativo de Declaratoria de Desierto

14^ ENTIDAD
FIN Adjudicacin o Declaratoria de Desierto
* Acto Administrativo de Adjudicacin o Declaratoria de Desierto

Lneas de Flujo: lneas que indican un flujo direccional de las operaciones

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Rgimen de Contratacin Estatal/Modalidad de Concurso de Mritos, Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2008

3^ ENTIDAD
Elaborar y Publicar Aviso de Convocatoria Pblica
* Aviso de Convocatoria Pblica

4^ ENTIDAD
Elaborar y Publicar Proyecto de Pliego de Condiciones
* Proyecto de Pliego de Condiciones

6^ ENTIDAD
Responder y Publicar Observaciones
* Observaciones y Respuestas

5 INTERESADOS
Presentar Observaciones al Proyecto de Pliegos
SIMBOLOGA DE ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS

10^ ENTIDAD
Verificar y Evaluar Ofertas y Publicar el Informe de Verificacin
* Informe de Verificacin * Oficios de Solicitud de Aclaraciones

11 PROPONENTES
Presentar Observaciones al Informe de Evaluacin (Traslado)

Operacin: representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectngulo.

13 ENTIDAD
Desarrollar Audiencia de Apertura y Revisin de la Propuesta Econmica
* Acta de Audiencia

12^ ENTIDAD
Publicacin de las Observaciones Presentadas al Informe de Evaluacin
* Informe de Evaluacin Definitivo

Documento: simboliza al documento resultante de la operacin respectiva.

^ Actividades que requieren publicidad en el sistema electrnico para la contratacin pblica (SECOP)

Conector: salida hacia, o entrada desde, otra parte del diagrama de flujo. Se utiliza para evitar un cruce excesivo de lneas de flujo. Los conectores de salida y de entrada contienen claves de letras o nmeros.

Concurso de Mritos

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3. Procedimiento del concurso de mritos para intermediarios de seguros

Este se utiliza para seleccionar intermediarios de seguros con el fin de que dicho intermediario le proponga a la entidad un plan integral de seguros que ampare sus bienes, valores, cajas, entre otros, contra posibles riesgos que puedan llegar a afectarlos. Para seleccionar intermediarios de seguros se puede emplear cualquiera de los sistemas consignados anteriormente, es decir: a. Concurso con precalificacin. No. CRITERIO EVALUABLE
1 Experiencia especfica del proponente.

Con conformacin de lista corta. Con conformacin de lista multiusos. b. Concurso abierto. Recuerde que el criterio para seleccionar uno u otro sistema refiere al tipo de propuesta tcnica que se solicite. La seleccin de los intermediarios de seguros debe realizarse antes de que la entidad escoja una aseguradora. Para la escogencia de los intermediarios de seguros usted debe incluir en el pliego de condiciones las siguientes reglas referentes a puntos adicionales a tener en cuenta dentro de los criterios de evaluacin:

ADICIONAL
El manejo de programas de seguros iguales o similares al requerido por la entidad, detallando los ramos y las primas.

COMPONENTES

%
Superior al No. 2.

Propuesta metodolgica y plan con cargas de trabajo.

Plan de administracin de riesgos.

Propuesta de cobertura y condiciones. Programa de prevencin de prdidas.

Superior al No. 4.

Formacin y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo. Oferta de soporte tcnico.

Tiempo y clase de dedicacin del personal al servicio de la entidad estatal, expresada en horas/hombre/mes (permanente, compartida, exclusiva). Comprende el conjunto de recursos, distintos al humano.

40% No inferior al 10%

4.

Pueden seleccionarse hasta dos intermediarios de seguros por entidad, para el manejo del plan integral de seguros, en razn a la necesidad de la misma, por lo que podrn adjudicarse un ramo o grupos de ramos de seguros requeridos.

La vinculacin del intermediario de seguros con la entidad se prolongar hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervencin.

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Rgimen de Contratacin Estatal/Modalidad de Concurso de Mritos, Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2008

IV. Del manual de

contratacin

Una vez estudiados cada uno de los procedimientos de seleccin objetiva de contratistas, es importante sealar que a partir de las reglas establecidas por el Estatuto General de Contratacin Pblica, cada entidad deber tener un manual de contratacin, ajustado a sus propias necesidades de acuerdo a los fines que persiga y al personal vinculado a ella. Entre otros puntos este documento instructivo debe contener:21 Los procedimientos internos. Los funcionarios intervinientes. Los asuntos propios de la realizacin de los procesos de seleccin. La vigilancia y control de la ejecucin contractual. Los mecanismos de publicidad de la actividad contractual. En tal sentido, recuerde que la norma contractual realiza remisiones expresas al manual de contratacin de cada entidad en los siguientes casos: En la contratacin de mnima cuanta.22

En los contratos de prestacin de servicios de salud.23 En los contratos de entidades a cargo de ejecucin de programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin desplazada, proteccin de Derechos Humanos y poblacin con alto grado de exclusin.24 En el concurso de mritos de mnima cuanta.25 Para establecer las reglas de funcionamiento de las listas multiusos dentro del concurso de mritos.26 Para establecer el procedimiento mnimo a seguir en la imposicin de multas.27 El diseo de este documento debe encontrarse acorde con las directrices establecidas por la entidad en el Modelo Estndar de Control Interno (MECI), instrumento que proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestin y la evaluacin en las entidades, cuyo propsito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales en el alcance de los fines esenciales del Estado.
21. Artculo 84 del Decreto 2474 de 2008. 22. Artculo 46 y 54 del Decreto 2474 de 2008 23. Artculo 47 del Decreto 2474 de 2008. 24. Artculo 52 del Decreto 2474 de 2008. 25. Inciso 3o del Artculo 54 del Decreto 2474 de 2008. 26. Inciso 2o del artculo 65 del Decreto 2474 de 2008. 27. Inciso 2o del Artculo 87 del Decreto 2474 de 2008.

Del Manual de Contratacin

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Bibliografa
Ley 80 de 1993 por medio de la cual se expide el Estatuto General de la Contratacin de la Administracin Pblica. Decreto 2326 de 1995 por medio del cual se reglamenta la ley 80 de 1993 en cuanro a los concursos para la seleccin de consultores de diseo, planos, anteproyectos y proyectos arquitectnicos. Decreto 3512 de 2003 por el cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y operacin del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, creada mediante la ley 598 de 2000 y se dictan otras disposiciones. Decreto 2178 de 2006 por medio del cual se crea el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica. Decreto 2474 de 2008 por medio del cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de seleccin, publicidad, seleccin objetiva y se dictan otras disposiciones. Pgina Web de la Bolsa de Valores: www.bvc.com.co Pgina Web Portal nico de Contratacin: www.contratos.gov.co Pgina Web de la Cmara de Comercio de Bogot: www.ccb.org.co Pgina Web del SICE: www.sice-cgr.gov.co REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAOLA. Diccionario de la Lengua Espaola, vigsima segunda edicin, Espasa Calpe. SNCHEZ Castro Manuel Hernando. Regulacin Jurdica de la Contratacin Pblica en Colombia: Cuarta Edicin, enero de 2009. Documento Conpes 3107.

Bibliografa

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