Lettre de recommandations Suite notre mission daudit de la fonction commerciale de la socit X, nous avons pu dtecter quelques points faibles

s (problmes) qui peuvent entraver lentreprise raliser ses objectifs surtout au niveau de la fonction commerciale qui constitue le noyau dur de lactivit de la socit savoir la commercialisation et la distribution de produits frais. A la suite de la dtection de certaines zones de risques qui peuvent entraver la marche normale de la fonction, il est recommander de : 1. Instaurer une procdure de suivi des rglements clients pour viter tout retard ou non encaissement des crances clients. Ainsi, les rglements clients doivent faire lobjet dun suivi permanent et une mise jour de la fiche du suivi des rglements clients doit tre effectue. 2. Instaurer une procdure de relance des clients en cas de retard de paiement. Les relances doivent tre dclenches ds que le dlai de rglement est dpass et doivent tre effectues par des personnes comptentes et autorises ; 3. Veiller au respect du principe de sparation des fonctions pour viter tout risque doubli, de dtournement ou de fraude ; 4. Vrifier la disponibilit de marchandise en stock avant dautoriser la commande pour permettre le respect des dlais de livraison et rpondre aux exigences des clients ; 5. Mettre en place une comptabilit analytique pour le calcul des cots pour assurer une meilleure fixation des prix. 6. Joindre des bons de commandes avec les factures et les transmettre au comptable pour effectuer les rapprochements ncessaires, au lieu de les effectuer sur la base des seuls bons de livraison. Cela tant, la facture doit correspondre en quantit et en qualit la marchandise livre et commande ; 7. Doter le service comptable du cachet Comptabilis qui doit tre appos sur le verso des factures pour distinguer les factures comptabilises de celles non comptabilises et ainsi viter loubli ou la double comptabilisation des factures ; 8. Avoir un dossier complet contenant toute la correspondance avec le client pour assurer la fiabilit du systme dinformation. Section 3. Phase de Conclusion Dans cette phase nous allons rdiger un Projet de rapport daudit pour permettre la validation gnrale lors de la runion de clture et de validation afin daboutir au Rapport daudit en son tat final. Ainsi, cette phase sest prolonge du 4 au 22 fvrier et contient les tapes suivantes : - Projet de rapport daudit (04/02/2007) ; - Runion de clture (12/02/2007) ; - Rapport daudit (22/02/2007).

1. Projet de rapport dAudit Le projet de rapport daudit est un rapport provisoire . Cest dj le Rapport daudit, ces trois diffrences prs : - Absence de validation gnrale ; - Absence de rponses aux recommandations ; - Absence de plan daction. Ce document va constituer lordre du jour de la runion de clture. 2. La runion de clture :

Elle runit exactement les mmes participants que la runion douverture (laudit, ses collaborateurs et ventuellement sa hirarchie). Lordre du jour de cette runion est constitu par lexamen du Projet de Rapport qui est distribu chaque participant, si possible, quelques jours avant la runion afin den permettre la lecture. Cet examen se fait partir d'une prsentation ralise par les auditeurs, elle permet de rgler les contestations ventuelles et de valider le travail des auditeurs. 3. Le rapport daudit : C'est le document le plus important mis par l'audit, et qui engage le responsable de laudit. Cest un rapport complet, conclusif, crit, final. Le rapport prsente les rsultats de la mission daudit. Aprs une brve introduction rappelant lobjectif de la mission daudit, suivi dun rsum des principaux dysfonctionnements au niveau de lentreprise, la dernire partie concerne les recommandations damlioration des procdures de la dite socit. Mission daudit de la fonction commerciale Socit audite : Socit X S.A.R.L. LOT. AL BASSATINE N00 VAL FLEURI TANGER Tanger, le 12 fvrier 2007 Compte rendu de la runion de clture Ordre du jour : Examen du Projet de Rapport dAudit Approbation des recommandations Dtermination du programme de suivi des recommandations Etaient prsents : - les auditeurs : *A *B - les audits : * Le Directeur Gnral * Le Directeur Administratif et Financier * Le Directeur Commercial * Le Responsable Vente * Le Directeur Technique La runion de clture a eu lieu le lundi 12/02/2007 10 heures au sige social de la socit. Au cours de cette runion les prsents ont procd lexamen du Projet de Rapport dAudit et sa validation gnrale par les audits. Les recommandations sont adresses la Direction gnrale du fait que cest elle qui donne le feu vert de la mise en place des dites recommandations. Quelques contestations relatives au projet sont projetes par les audits mais qui ont eu la rponse avec des claircissements et des mises en scne. Ainsi, les auditeurs prendront compte de ces remarques pour rdiger le Rapport daudit dans son tat final. La date de remise du Rapport daudit est prvue pour le 22 courant. Lordre du jour tant puis, la sance est leve 13 heures.

Les auditeurs

Les audits Tanger, le 22/02/2007

Rapport daudit N 25/07 Audit de la fonction commerciale Socit X S.A.R.L. LOT. AL BASSATINE N00 VAL FLEURI TANGER CONFIDENTIEL Destinataires : - Directeur Gnral de la socit X - Directeur Commercial Rdig par : A&B Valid par : Directeur Gnral Approuv par : Chef de mission

Conformment la mission qui nous a t confie par votre Direction Gnrale, notre responsabilit consiste mettre une opinion sur la fonction commerciale sur la base de notre audit. Cette mission sest droule au sein de la fonction commerciale. Elle a concern non seulement le service commercial mais galement tous les services susceptibles dtre intresss par la fonction savoir le service Rception, Logistique et Comptable. En plus des objectifs gnraux qui rpondent aux objectifs permanents du contrle interne (protection et sauvegarde du patrimoine, qualit des information, respect des rgles et directives et optimisation des ressources), les objectifs spcifiques de la mission se rsument dans les points suivants :  Vrifier la pertinence de la procdure Vente ;  Vrifier lapplication des directives de la procdure par les oprateurs ;  Sassurer que lacceptation des commandes est autorise, elle doit correspondre aux conditions de vente que la socit X sest fixe ;  Sassurer que les marchandises livres correspondent en quantit et en qualit la commande ;  Vrifier que toutes les marchandises sorties de lentreprise sont factures ;  Assurer une facturation rapide et correcte ;  Assurer une comptabilisation immdiate et correcte ;  Veiller ce que les relances soient dclenches ds que le dlai de rglement est dpass ;  Vrifier que les avoirs sont autoriss et tablis sur la base des marchandises retournes. Ces objectifs correspondent aux zones de risques dj dtects tout au long de cette mission qui sest prolonge du 22/12/2006 au 22/02/2007 et lissue de laquelle nous avons relev un certain nombre de faiblesses pour lesquelles nous prsentons les solutions prsentes cidessous.

Faiblesse 1 : Non suivi des rglements clients Recommandation : Instaurer une procdure de suivi des rglements clients pour viter tout retard ou non encaissement des crances clients. Ainsi, les rglements clients doivent faire lobjet dun suivi permanent et une mise jour de la fiche du suivi des rglements clients doit tre effectue. Faiblesse 2 : Lexistence dun nombre important de factures impayes Recommandations : Instaurer une procdure de relance des clients en cas de retard de paiement. Les relances doivent tre dclenches ds que le dlai de rglement est dpass et doivent tre effectues par des personnes comptentes et autorises ; Faiblesse 3 : Non vrification de la disponibilit de la marchandise en stock Recommandations : Vrifier la disponibilit de marchandise en stock avant dautoriser la commande pour permettre le respect des dlais de livraison et rpondre aux exigences des clients ; Faiblesse 4 : Fixation de prix sur la base de lintuition Recommandations : Mettre en place une comptabilit analytique pour le calcul des cots pour assurer une meilleure fixation des prix. Faiblesse 5 : Non rapprochement entre la facture, le bon de livraison et le bon de commande Recommandations : Joindre des bons de commandes avec les factures et les transmettre au comptable pour effectuer les rapprochements ncessaires, au lieu de les effectuer sur la base des seuls bons de livraison. Cela tant, la facture doit correspondre en quantit et en qualit la marchandise livre et commande ; Faiblesse 6 : Absence dun cachet Comptabilis Recommandations : Doter le service comptable du cachet Comptabilis qui doit tre appos sur le verso des factures pour distinguer les factures comptabilises de celles non comptabilises et ainsi viter loubli ou la double comptabilisation des factures ; Faiblesse 7 : Mauvais systme darchivage Recommandations : Avoir un dossier complet contenant toute la correspondance avec le client pour assurer la fiabilit du systme dinformation. Mission daudit de la fonction commerciale Socit audite : Socit X S.A.R.L. LOT. AL BASSATINE N00 VAL FLEURI TANGER Tanger, le 22 fvrier 2007 Lettre du Prsident Destinataire : Directeur Gnral de la socit X Suite nos investigations, droules au sein de la fonction commerciale et les services rattachs, entre le 22/12/2006 et le 22/02/2007, nous prsentons la synthse de nos conclusions dans la prsente lettre.

Les principales forces rsident dans le respect des dlais de livraison, le traitement rapide des commandes et donc la satisfaction de tous les besoins des clients. Toutefois, vu la taille de la socit, il y a un encombrement des tches et par consquent le principe de sparation des fonctions nest pas respect. Labsence, en particulier, dune procdure de suivi des encaissements et des relances et, en gnral, dune procdure du cycle ventes clients constitue galement une faiblesse do un risque de non recouvrement des crances. Egalement, la comptabilit analytique fait dfaut au sein de la socit X do une fixation des prix base sur lintuition. Ainsi, les principales recommandations faire sont les suivantes : 1. Instaurer une procdure de suivi des rglements clients pour viter tout retard ou non encaissement des crances clients ; 2. Instaurer une procdure de relance des clients en cas de retard de paiement ; 3. Veiller au respect du principe de sparation des fonctions pour viter tout risque doubli, de dtournement ou de fraude ; 4. Mettre en place une comptabilit analytique pour le calcul des cots pour assurer une meilleure fixation des prix. Ds lors, un manuel de procdures de la fonction commerciale est indispensable pour assurer le bon fonctionnement de cette fonction et viter les risques qui entravent la bonne marche de la socit et mettent en jeu sa la rentabilit et son image. Do la ncessit dune nouvelle mission destine laborer ledit manuel. Veuillez agrer, Monsieur le Directeur Gnral, lexpression de nos salutations les meilleures.

AUDIT COMMERCIAL Pour auditer sa structure commerciale il convient de se poser un certain nombre de questions. Certaines sont capitales, dautres accessoires. Interne en posant des questions ses commerciaux. Il sagit alors de connatre de faon objective, prcise et claire lanalyse que votre force commerciale a de lorganisation commerciale quelle pratique au quotidien. Ce type daudit permet de dfinir et hirarchiser les actions ncessaires pour amliorer l'organisation et accrotre l'efficacit de l'quipe commerciale. Cest un systme d'analyse, portant sur les 4 fondamentaux de toute organisation commerciale : stratgie, organisation et moyens, management et communication, implication et relations interpersonnelles. 1. Lenvironnement Connatre son march et ses clients est un pralable. Connatre les piges viter aussi. a. Votre march b. Vos clients 2. Votre stratgie