Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior Universidad Politcnica Territorial Andrs Eloy

Blanco Aldea Foro Libertador / Convenio AGN-BN Unidad Curricular: Gestin Documental Facilitador: Humberto Chirinos

Descarte y Expurgo

Realizado por: Blanco Francisco Campos Yun Correa Gloria Paz Janeth Caracas, noviembre 2012

El expurgo consiste en una evaluacin crtica de la coleccin a partir de criterios materiales e intelectuales que nos permiten retirar de manera temporal o definitiva una parte de nuestra coleccin para reorganizar el fondo bibliogrfico de nuestra biblioteca y ofrecer un servicio de calidad. Hay que destacar que esta tarea debe ser llevada a cabo por Personal Tcnico y Especializado de la Biblioteca. Las Bibliotecas son servicios dinmicos, que estn en continuo crecimiento, por lo tanto algunos ejemplares de su coleccin van dejando de usarse. Por ello, toda biblioteca debe dotarse de una normativa de expurgo que, a modo de seleccin, sirva de contrapeso a la continua entrada de fondos en la coleccin, evitando que en su fondo bibliogrfico haya documentos de nulo o escaso uso en detrimento de la bsqueda de informacin. Las ventajas de la aplicacin de una normativa de expurgo son:

Mejorar la calidad y accesibilidad de la coleccin, trasladando o eliminando documentos obsoletos.

Construir colecciones relevantes para los intereses de los usuarios, haciendo una oferta bibliogrfica atractiva y manejable.

Ahorrar espacio.

En el mismo orden de ideas, consideramos que el expurgo en una biblioteca generalmente suele ser mal vista, porque existen una serie de aspectos que influyen negativamente para su realizacin como son las barreras psicolgicas del personal que ha de llevarlo a cabo, ya que la tarea del expurgo est muy ligada a destruir, deshacerse o eliminar. Tambin existen las barreras prcticas en el sentido de que no se cuenta con los recursos de personal suficiente, falta de tiempo, de dinero, espacio para el almacenamiento, entre otras. Sin embargo, el expurgo va a ayudar a que nuestra biblioteca se mantenga y siga desarrollando una coleccin viva, y por ende a que nuestros usuarios dispongan de una informacin actual que les anime a seguir utilizando los servicios que presta una biblioteca. Sin duda, para dar cabida a una coleccin lo ms actualizada posible, es necesario que sta se est renovando constantemente. Una vez que la biblioteca decide emprender una tarea de expurgo es fundamental establecer un plan de expurgo en el que queden reflejados todos los pasos que se darn. Por ejemplo:

1. Anlisis de la situacin actual para iniciar una tarea de expurgo.

2. Objetivos que se persiguen. 3. Medios de los que se dispone. 4. Determinacin del fondo que ser sometido a revisin. 5. Criterios generales para establecer si una obra ser o no expurgada. 6. Ejecucin del plan de expurgo o establecimiento de una metodologa de

trabajo. A continuacin, para concluir, se enumeran los criterios generales que se tendrn en cuenta para descartar materiales documentales: 1. Obsolescencia 2. Uso 3. Espacio 4. Redundancia 5. Duplicados 6. Estado fsico 7. Disponibilidad Obsolescencia, una coleccin desactualizada dificulta el uso y frustra a los usuarios. La desactualizacin temtica es variable dependiendo de las disciplinas, incluso, dentro de una misma disciplina, las obras pierden su vigencia en diferentes momentos. La decisin de expurgo variar segn el caso. Tambin el cambio en programas acadmicos o de investigacin puede acelerar el proceso de obsolescencia. Consideraremos que un ttulo es obsoleto y por ello, candidato a anlisis para expurgo, cuando aporta informacin desfasada y por ello, incorrecta en el momento actual y carece de valor histrico o de investigacin. La obsolescencia de los formatos se abordar en Preservacin y Conservacin. Uso, la medida del no uso es un aspecto fundamental en el expurgo. No es igual que un ttulo ya no se use (puede darnos la medida de obsolescencia o de

cambio de inters de los usuarios) que el que no se haya usado nunca (nos llevar a plantearnos si la seleccin no fue acertada). En lneas generales, un material que no se haya usado en los 5 primeros aos desde su adquisicin tiene una posibilidad de usarse de un 2 % y sera objeto de anlisis para expurgo. Evaluacin Espacio, La facilidad de acceso y el aspecto atractivo de las estanteras es importante para el uso. Fundamental para el libre acceso, es adems, dejar espacio suficiente para el desarrollo inmediato y futuro de esa rea. Redundancia, Cobertura de la informacin en otras fuentes impresas o electrnicas ms actualizadas o ms usadas puede ser un criterio relevante. Duplicados, es importante definir la poltica de duplicados de la Biblioteca. La Biblioteca slo dispondr de un ejemplar en cada punto de servicio, a excepcin del fondo de docencia (manuales). Como regla general, cuando un ttulo con mltiples ejemplares no se ha utilizado en los 5 ltimos aos, se retirar del libre acceso, y se conservar en depsito cerrado slo 1 ejemplar, siempre que haya ediciones posteriores. En el caso de que no haya ediciones se mantendr el ejemplar en libre acceso. Estado fsico, los materiales en malas condiciones fsicas dificultan el uso y distorsionan el aspecto general de la coleccin. Disponibilidad, se valorar la existencia de los mismos documentos en otras Bibliotecas, en especial, a las que nos unan acuerdos de cooperacin.