SIG Arquivo04 (Fases)

Metodologia de Desenvolvimento e Implementao do SIG
Sistemas de Informaes Gerenciais

Prof. M.Sc. Amilton Luiz Novaes
Arquivo 04
Metodologia bsica para otimizar o desenvolvimento e implementao do SIG; Qualquer metodologia sempre vlida; Proporciona sustentao necessria para a execuo das etapas de um processo estruturado;
www.do.ufgd.edu.br/amiltonnovaes Prof. Amilton Novaes
Fases de Desenvolvimento e de Implementao do SIG

Prof. Amilton Novaes
Fases de Desenvolvimento e da Implementao do SIG

Fase 1 Conceituao; Fase 2 Levantamento e Anlise; Fase 3 Estruturao; Fase 4 Implementao e Avaliao;
Fase 1 Conceituao do SIG
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Fase da Conceituao do SIG

Deve-se considerar o desenvolvimento de um SIG que auxilie vrios gestores da organizao, com informaes se sejam:
Confiveis; Na quantidade adequada; Na poca adequada; Com custo compatvel com o volume e o nvel da qualidade das informaes;

O objetivo bsico desta fase obter uma idia preliminar e geral do volume e da complexidade do projeto de desenvolvimento e implementao do SIG na organizao;

O gestor responsvel deve considerar:
Por que estudar o sistema? Que problemas existem? Qual o relacionamento do sistema com os objetivos da organizao? Ou seja, interligar o SIG com os planejamentos estratgicos, tticos e operacionais da organizao; Existem necessidades no atendidas e que deveriam ser preenchidas pelo sistema?

Principais funes do gestor responsvel:
Assessorar os vrios nveis de deciso da empresa; Elaborar o plano de desenvolvimento do SIG, considerando suas prioridades, prazos e alocao de recursos; Elaborar estudos de viabilidade; Aprimorar a estrutura organizacional; Acompanhar as consultorias externas;

De maneira detalhada o gestor deve:
Determinar os objetivos do sistema atual; Estudar o sistema atual a fim de constatar at que ponto corresponde aos objetivos gerais e setoriais da empresa; Analisar necessidades dos usurios e da empresa a fim de estabelecer novos objetivos e metas; Analisar restries impostas pela rea do usurio do sistema considerado;

De maneira detalhada o gestor deve :
Definir as responsabilidades dos usurios em relao entrada e sada de dados e informaes destinados a outros sistemas; Examinar a interao do sistema proposto com outros sistemas da empresa, quer seja existentes ou propostos; Detalhar as necessidades dos usurios, tais como elementos, volume e tempo de resposta dos dados e das informaes;

De maneira detalhada o gestor deve :
Preparar as especificaes do projeto de desenvolvimento e implementao do SIG; Estruturar o detalhamento das fases de desenvolvimento dos projetos e de implementao do SIG; Elaborar um relatrio para a alta administrao, inclusive para que seus membros possam acompanhar o desenvolvimento e a implementao do SIG;

Esta fase procura proporcionar condies para o adequado planejamento do SIG; Planejar SIG buscar uma estrutura de sistemas que proporcione o maior benefcio possvel organizao e que ajude a operar suas atividades de maneira eficaz.

Planejamento do SIG - 4 assuntos bsicos (Bowman e Wetherbe, 1983):
a) b) c) d)

a)
Planejamento do SIG alinhado ao planejamento em nvel estratgico; Arquitetura do SIG; Alocao de recursos para desenvolvimento do SIG e da organizao; Seleo da metodologia de planejamento e dos indicadores de avaliao do SIG;
Planejamento do SIG alinhado ao planejamento em nvel estratgico;

Instrumento de apoio aos objetivos, d suporte a operacionalizao das estratgias; Ausncia de formalizao dos objetivos e estratgias dificulta o alinhamento;

b)

c)
Arquitetura do SIG;
Refere-se estrutura total do sistema; Consiste na definio de demandas bsicas por informao nos diferentes nveis da empresa e no fluxo dessas informaes; Inmeras alternativas;
Alocao de recursos para desenvolvimento do SIG e da organizao;

Consistem em elaborar um oramento e um cronograma;

d)

Pode-se pensar em uma atualizao de um SIG quando ocorre:
O inesperado, provocado principalmente por um evento externo, com elevada influncia; Inovao inerente ao prprio processo; Mudanas na estrutura organizacional e em normas e procedimentos administrativos; Mudanas nas percepes e entendimentos; Ocorrncia de novos conhecimentos e tecnologias;
Seleo da metodologia de planejamento e dos indicadores de avaliao do SIG;

Seleo de uma ou mais metodologias de planejamento entre um conjunto de alternativas;
Fase 1: Conceituao do SIG 1.1 Anlise da situao:
Fase da Conceituao do SIG (Sntese)

- Problemas existentes; - Objetivos do SIG Objetivos da empresa
(estabelecidos no processo de planejamento estratgico);
- Restries do SIG (leis, polticas, recursos);
1.2 Planejamento do SIG:

- Interaes com planejamentos e instrumentos administrativos da organizao; - Arquitetura Geral do SIG; - Alocao dos Recursos; - Estabelecimento de metodologia de desenvolvimento e dos indicadores de avaliao;
Fase 2 Levantamento e anlise do SIG
Fase do Levantamento e da Anlise do SIG

SIG fluem as informaes funcionamento otimizado; Documentos / formulrios / relatrios;
Identificar os focos das decises; Com quais documentos trata as informaes; Processo Decisrio;

Envolvimento de todos (usurios) desde o incio do processo:
Definir com clareza todos os usurios; Usurio externa suas necessidades de forma clara, completa e objetiva; Pode-se conhecer os trabalhos do usurios e seus problemas; Se no foram parte integrante do processo, podero ser relutantes em aceitar o SIG;

Elementos dos Sistemas:
a) Quanto a anlise das sadas:
Necessidades das sadas (o que os gestores / usurios fazem com elas?); Estudo do formato ( o mais conveniente?); Aumento da produtividade e maior simplicidade; Volume e freqncia, bem como suas influncias no processo decisrio;

c) Quanto anlise de processamento, abordar os seguintes aspectos:
Quanto s operaes, considerar sua quantidade, seqncia, distribuio entre os participantes e o mtodo de execuo das operaes; Quanto ao sistema de arquivamento, analisar a distribuio da autoridade para decises e os documentos emitidos (formato, vias e utilizao);
b) Quanto anlise das entradas, analisar formatao, volume e freqncia.


c) Quanto anlise de processamento, abordar os seguintes aspectos:
Quanto a capacidade de processamento, analisar a carga de trabalho de cada participante, a existncia de gargalos e a adequao do equipamento utilizado; Quanto aos equipamentos, considerar o tipo, o investimento, problemas e custo de manuteno; Quanto aos custos do processador, considerar gastos de pessoal, equipamentos e materiais;

Custo versus Benefcio a considerar:
Custos:
Pessoal da rea de sistemas de informao, ou com atuao efetiva nessa atividade; Pessoal usurio; Custos de equipamentos;

Custo versus Benefcio a considerar:
Benefcios:
Economias diretas; Benefcios mensurveis; Benefcios intangveis;

uma anlise bastante abrangente; Quanto mais abrangente for a anlise, maior a possibilidade do resultado final (processo decisrio) apresentar qualidade otimizada;

importante o gestor do SIG estar atento aos possveis problemas a serem encontrados na organizao, adotando medidas corretivas adequadas e em tempo hbil;
Duplicidade de funes ou registros; Relatrios mal planejados; Ambiente de trabalho ou arranjo fsico ruim; Falta de padronizao e etc;

Identificar as informaes correlacionadas s atividades do processo decisrio; Avaliar essas informaes, e estudar, desenvolver, implementar e avaliar novas informaes dentro do contexto decisrio da empresa;

Anlise da adequao da estrutura organizacional:
Entendimento das necessidades de informaes; Identificao das fontes de informaes; Identificao dos usurios das informaes; Anlise da capacitao profissional e decisria dos gestores e profissionais da organizao;

Adequao das questes estratgicas:
Utilizar critrios quantitativos e qualitativos para obteno de informaes; Critrios qualitativos longo prazo;
Principal maneira de consolidar esse processo por meio do desenvolvimento de cenrios;


Cenrios:
Caracterizado como a situao futura que no tem, necessariamente, ligao com situaes presentes e passadas; Cenrio a adequada interao de composies consistentes entre projees variadas de tendncias histricas com postulaes de eventos especfico do ambiente empresarial (Rebouas, 2007);

Tcnicas para Cenrios Estratgicos:
Tcnica Delphi; Painel de Especialistas; Histrica; Brainstorming; Matriz Morfolgica; Tcnica das Lacunas Estratgicas; Tcnica da induo

Tipos de Cenrios:
Macro-cenrios:
Macroeconmico; Estudos abrangentes; Variveis e aspectos globais;

Abordagens dos Cenrios:
Propsitos; Econmicos; Tecnolgicos; Poltico-legais; Socioculturais; Demogrficos;
Micro-cenrios
Microeconmico; Estudos especficos; Caractersticas e implicaes em dimenso especfica;

Roteiro estruturado de entrevistas/questionrios:
Escolha das informaes a serem procuradas; Tipo de questionrio a ser utilizado; Rascunho do questionrio; Reexame e reviso das perguntas a serem feitas; Pr-teste; Reviso do questionrio e adequada aplicao;

Principais Vantagens do Questionrio:
Menos dispendiosos; Carter mais impessoal; Anonimato; Impessoalidade; Menor presso para resposta imediata;

Principais Vantagens da Entrevista:
Possvel para nveis culturais mais baixos; Possibilita maior colaborao; Maior flexibilidade; Maior validade das respostas; Observa-se o como diz; Captar assuntos complexos e emocionais;

Principais finalidades das entrevistas:
Compreender o trabalho desenvolvido; Determinar, por tarefa, o tempo dedicado, o padro do fluxo de trabalho e as quantidades manipuladas; Ouvir opinies, queixas e idias das vrias pessoas envolvidas; Ter bom relacionamento com os usurios;

Roteiro estruturado (principais perguntas):
Quem toma decises com base no relatrio de origem? Quais decises so tomadas? Quais campos so utilizados para a tomada de deciso? Essas informaes so suficientes para se tomarem decises? utilizado algum outro recurso (outro relatrio, formulrio, etc.)?

No relacionamento com usurio pode-se encontrar algumas atitudes:
Nervosismo; Falta de confiana; Falta de interesse; Ocultao de alguns aspectos de trabalho; Hostilidade;
Fase da Estruturao do SIG

O SIG deve ser estruturado respeitando a filosofia da organizao; Uma maneira de analisar a filosofia de atuao da empresa pela postura frente ao risco empresarial;
Fase 3 Estruturao do SIG

Classificao frente ao risco:
Empresas que jogam com o risco; Empresas que tm averso ao risco; Empresas que procuram e exploram oportunidades (interativa com o ambiente); Empresas que procuram riscos;

Condicionantes ou Restries do SIG:
Leis; Polticas administrativas; Estrutura organizacional; Capacidades existentes;

O SIG deve envolver a empresa toda; Facilitar a estruturao:
Subdividir o projeto a longo prazo em projetos menores; Coerente com o potencial humano disponvel; Alocar todos os custos necessrios; Estabelecer plano de carga de trabalho; Fazer grficos de desempenho;

Maneiras de abordar a situao existente:
Aperfeio-la pouco a pouco; Compreender a finalidade e construir um sistema novo;
Processo de seqenciamento:
Anlise do mais abrangente ao mais especfico na estrutura de decomposio; Decomposio do geral ao particular, porm, o desenvolvimento sofre influncia de baixo para cima;
Decomposio Estrutural
Decomposio Desenvolvimento

Critrios de Eficincia:
Simplicidade; Flexibilidade; Economicidade; Confiabilidade; Aceitabilidade; Produtividade;
Equilbrio entre esses critrios
Fonte: Rebouas, 2007

Caractersticas da informao:
Propsito ou finalidade; Modo de transmisso; Freqncia de transmisso; Condio determinstica ou probabilstica; Custo; Valor; Validade;

A estruturao do SIG pode ser efetuada visando aos relatrios gerenciais; A informao deve estar em nvel otimizado de qualidade; A qualidade total da informao a satisfao e a manuteno do usurio da informao;
Qualidade da Informao
Quadrante das Qualidades
Qualidade Sustentada
Questo chave e principal sustentao
QUALIDADE DO DECISOR

Estruturao sustentada em pr-projetos e projetos:
Pr-projeto: estruturar uma idia para debate; Projeto: estruturar um compromisso de ao;
QUALIDADE DA INFORMAO
QUALIDADE DO PROCESSO DECISRIO
Defina alternativas de solues que operacionalizem o objetivo final do SIG;

Avaliar a relao custo versus benefcios; Avaliar os benefcios intangveis; Eleger a alternativa mais exeqvel e preparar programa de trabalho detalhado; Apresentar recomendaes e o programa ao usurio;

Ao final deve-se:
Completar o fluxo geral do sistema de informaes, os componentes das informaes e suas interaes; Identificar o processo de tratamento dos arquivos; Determinar os arranjos fsicos (layout); Especificar a formatao dos documentos e relatrios de entrada, sua freqncia e etc;

Ao final deve-se:
Definir a necessidade de relatrios, volumes, freqncias, distribuio; Desenvolver a estrutura lgica geral do sistema de informaes; Determinar procedimentos e momentos de controle e avaliao; Estabelecer a estimativa do custo do sistema de informaes;

Ao final deve-se:
Elaborar um plano detalhado para a implantao; Documentar todos os aspectos dessa fase do projeto ao coordenador do sistema e aos usurios; Estabelecer a decomposio do sistema em subsistemas para facilitar o seu desenvolvimento e implementao;
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E ainda: Um relatrio final (para aprimoramento); Contendo:
Um esquema geral; Descrio do sistema e subsistemas; Concluses e recomendaes; Resultados e benefcios previstos; Cronograma;
Fase 4 Implementao e Avaliao do SIG
Fase de Implementao e Avaliao do SIG

Nesta fase deve-se:
Preparar a documentao informativa necessria para os diversos usurios; Treinar todos os usurios do SIG; Supervisionar a implementao das diversas partes do SIG; Acompanhar a implementao do SIG consolidando um processo de avaliao, com foco na otimizao de longo prazo;

Verificar:
Como e onde o SIG pode ser melhorado; Compar-lo com os objetivos originais; Analisar as boas e as ms qualidade do SIG;

Teste do SIG na realidade organizacional:
Analisar e testar cada subsistema separadamente, tendo em vista consolidar o todo de maneira otimizada; Executar um processamento em paralelo antes do processamento definitivo; Fazer com que o usurio teste o sistema; Ter efetivo processo de avaliao do sistema;

Processo de implantao:
Em paralelo ou em conjunto; Parcial ou total;
Discernimento para escolher a melhor forma, considerando os objetivos que o sistema deve propiciar.
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Tipos de problemas:
Operacionais:
De responsabilidade dos executores do sistema;

Esquema Geral de Avaliao:
Periodicidade da avaliao; Amplitude de avaliao (o sistema todo ou os subsistemas); Nvel de avaliao; (elevado, mdio ou baixo);
De Sistema:
Provvel responsabilidade da rea de OSM (Organizaes Sistemas e Mtodos);
Custos: a depender do nvel do SIG;

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Perguntas bsicas para a avaliao:
Os relatrios do SIG esto sendo, periodicamente, analisados e avaliados? Os relatrios fornecidos so adequados quanto ao contedo, formato, periodicidade e etc.? Qual a influncia que as informaes fornecidas pelo SIG esto tendo na tomada de deciso Quais as contribuies do SIG para a empresa, para o departamento?

Controle e Avaliao voltados para o Processo Decisrio devem ser:
Motivadores e atender s necessidades de desempenho e resultados das informaes entre reas interdependentes; Critrios de mensurao e registros dos eventos uniformes; Avaliados, direcionados e organizados; Contnuos;

Controle e Avaliao voltados para o Processo Decisrio devem ser:
Foco em resultados e desempenho; Segmentado sem perder a viso do todo; geis, claros e objetivos; Aceitos e sendo parte da cultura organizacional; Viveis economicamente;
Ciclo de Vida do SIG

MATURIDADE UTILIZAO PLENA IMPLEMENTAO IMPLANTAO CONSTRUO CONCEPO
Fonte: Rezende, 2006
DECLNIO MANUTENO
DECLNIO MORTE
SIG / SIE
Erros nas 3 primeiras fases provoca uma morte acelerada;

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Ciclo de Vida do SIG

MATURIDADE UTILIZAO PLENA IMPLEMENTAO DECLNIO MANUTENO
Implementao e Avaliao
IMPLANTAO
MUITO OBRIGADO!!!
DECLNIO MORTE
Estruturao CONSLevantamenTRUO to e Anlise ConceiCONtuao CEPO

Fonte: Rezende, 2006
Prof. M.Sc. Amilton Luiz Novaes

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SIG / SIE
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Planejamento do SIG alinhado ao planejamento em nvel estratgico;

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Alocao de recursos para desenvolvimento do SIG e da organizao;

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Fase 1: Conceituao do SIG 1.1 Anlise da situao:

Fase da Conceituao do SIG (Sntese)

(estabelecidos no processo de planejamento estratgico);

- Restries do SIG (leis, polticas, recursos);

1.2 Planejamento do SIG:

Fase 2 Levantamento e anlise do SIG

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Fase do Levantamento e da Anlise do SIG

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b) Quanto anlise das entradas, analisar formatao, volume e freqncia.

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