Que fait Alfresco ?

10 cas d'usage pour bien comprendre

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25 octobre 2012 1.0

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STARXPERT - Sige social : 100 rue des Fougres 69009 LYON SAS au capital de 40 000 - Siret : 449 436 732 00035 - NAF : 723Z

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Table des matires

1 Collaborez avec vos partenaires via un extranet.................................................3 2 Aidez vos utilisateurs grer efficacement leurs documents grce lintgration d'Alfresco la bureautique MS Office et OpenOffice.org.................5 3 Mobilit : Intgrez des Smartphones et tablettes la GED Alfresco.................6 4 Collaborez autour des documents et grce aux Rseaux Sociaux d'Entreprise..................................................................................................................7 5 Facilitez les usages par une GED transversale dans le secteur public............8 6 Organisez les documents dans l'entreprise (Plan de classement, Mtadonnes et Recherche).......................................................................................9 7 Comment fonctionnent les Workflows et les Rgles ?.....................................10 8 Comment fonctionnent la dmatrialisation et l'archivage lgal ?..................11 9 Grer des documents multi-mdia...................................................................... 12 10 Grer des documents pour des centaines de milliers d'utilisateurs ou des centaines de millions de documents (Tenue la charge et volumtrie).............13

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1 Collaborez avec vos partenaires via un extranet

Un extranet coupl Alfresco permet des utilisateurs issus de plusieurs socits indpendantes d'changer des informations, des donnes, des fichiers. Il devient alors le lieu de partage des documents mais aussi des changes, grce notamment aux diffrents outils collaboratifs disponibles dans Alfresco (wiki, blog et discussions). La collaboration autour d'un chantier pour la construction d'un mtro ou d'un btiment donne un exemple trs concret de cet usage. Des partenaires traditionnels de la matrise d'ouvrage et la matrise d'uvre (typiquement des socits diffrentes) collaborent ainsi. Le projet peut regrouper de nombreux acteurs et ncessite de stocker les donnes un endroit commun, pratique, constituant une base unique de documents que tout le monde partage. L'organisation des donnes s'effectue selon le plan de classement, qui est dfini pralablement. Dans le cas de gros documents (des fichiers Autocad, par exemple, peuvent dpasser les 100 Mo de donnes), l'envoi par mail est impossible. Avec Alfresco, l'utilisateur peut les tlcharger sur son poste ou les consulter grce une visionneuse Autocad, laquelle permet aussi d'effectuer des modifications. Il est facile, si le projet le ncessite, de rendre inaccessibles certaines zones de l'extranet en fonction du profil des utilisateurs, soit pour des raisons de confidentialit, soit pour ne pas noyer l'utilisateur sous les documents alors qu'un certain nombre ne le concernent pas. Ces manipulations peuvent tre faites directement par un chef de projet non informaticien. L'extranet coupl Alfresco permet de partager les informations, chacun est autonome, peut poster et tlcharger, est guid grce aux droits d'accs, et peut traiter de gros documents qui ne seraient pas communicables par email. Les droits utilisateurs permettent de scuriser l'accs, ce qui est particulirement important dans le cas d'changes avec des socits externes au rseau de l'entreprise. La solution classique, qui consiste effectuer demande de ftp auprs du service informatique, ncessite l'intervention d'un informaticien. Alors que dans le cas d'Alfresco, la personne qui met les documents sur l'extranet n'a pas besoin d'tre informaticien : Alfresco possde une interface facile utiliser et scurise. Une fois que l'extranet est mis en place, il peut tre utilis pour tous les projets, il ne s'agit pas d'un produit spcifique un projet en particulier. Le ROI est alors maximis. Alfresco rpond aux besoins d'un projet intgrant un extranet avec peu de personnalisation ncessaire, et sans avoir faire de dveloppements supplmentaires. La gestion des droits des utilisateurs ncessite de rflchir au plan de classement l'avance, afin de concevoir l'extranet de faon intelligente (les documents seront alors rangs l'endroit le plus logique, et donc le plus simple, pour les utilisateurs). Exemple de cas d'un client de StarXpert : une socit dans l'ingnierie des infrastructures de transports publics (lignes grande vitesse, lignes ferroviaires classiques, mtro, tramway et autres modes). Cette socit accompagne ses clients dans les projets, de la conception la ralisation, de la construction la maintenance : tudes de faisabilit, matrise duvre, intgration de contraintes lies la protection de lenvironnement, essais, mises en services, formations. La socit suit des projets travers le monde, et possde un fond documentaire important. La socit travaille avec des partenaires/clients extrieurs l'entreprise. Alfresco est organis par cop (communaut de pratique). Les utilisateurs collaborent grce aux forums, wiki, liens, documents, et calendriers au sein d'Alfresco. En mode projet, des discussions sont lances sur certains documents, ainsi que des workflows de validation. La socit a personnalis Alfresco pour rpondre ses besoins par les envois de mails, qui doivent tre effectu de faon trs spcifique (les emails regroupant plusieurs informations sont envoys en fin de journe plutt qu'au fil de l'eau, ce qui perturbe moins. Les utilisateurs peuvent s'abonner des flux.). De mme, les recherches sont enregistres, de faon ce qu'un nouveau rsultat s'affiche pour une recherche dj effectue, et qu'une notification soit envoye par mail lorsque les rsultats de la recherche ont chang.

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La fonction de cration d'espaces collaboratifs (les cop) est rserve a des utilisateurs spcifiques, qui seuls ont les droits associs leur profil. Les cop sont des sites privs, pour des raisons de confidentialit de certains projets. Il est trs facile de rendre un site priv dans Alfresco, auquel cas il n'est pas visible par ceux qui n'ont pas les droits, ceux-ci ne savent mme pas que le site existe.

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2 Aidez vos utilisateurs grer efficacement leurs documents grce lintgration d'Alfresco la bureautique MS Office et OpenOffice.org
Pour grer efficacement les documents de l'entreprise, il est pratique de pouvoir crer un document directement, partir d'un modle, sans avoir quitter Alfresco pour aller ouvrir MS Office ou OpenOffice.org/LibreOffice. La question du stockage des documents ne se pose plus. Cest Alfresco qui gre les emplacements et les recherches. Cet usage se rvle particulirement pratique pour les utilisateurs qui crent et ditent en ligne rgulirement. StarXpert a dvelopp une extension, appele OPAL (OpenOffice.org Plugin for Alfresco), permettant les usages bureautiques avec diffrents accs depuis OpenOffice.org ou LibreOffice. OPAL facilite ainsi l'dition des documents qui se trouvent dans un espace collaboratif (un site ). OPAL permet de faciliter l'dition des documents : Dans LibreOffice/OpenOffice.org, l'utilisateur peut ouvrir un document qui se trouve dans un espace collaboratif sur Alfresco sans avoir ouvrir Alfresco, et cela par le biais du menu Opal qui est install dans LibreOffice/OpenOffice.org. Le menu OPAL comporte les fonctionnalits suivantes : ouvrir, documents ouverts, enregistrer. OPAL gre le hors-ligne. Dun autre ct OPAL permet galement d'accder des applications bureautiques depuis Alfresco. Il suffit alors de slectionner un document puis de cliquer sur editer qui lance LibreOffice/OpenOffice.org et ouvre le document sans sortir d'Alfresco. Lors de lenregistrement, tout est mis jour automatiquement dans Alfresco qui gre les diffrentes versions, ainsi que les droits des utilisateurs. Un exemple de projet ralis avec OPAL peut tre le suivant : Un utilisateur souhaite crer un compte-rendu. Il ouvre Alfresco et saisit dans un formulaire personnalis les principales informations (mta-donnes) caractrisant son compte-rendu. Un widget calendrier permet d'ajouter la date. En une seule opration, ces donnes sont intgres un modle de compterendu ouvert sur le poste de l'utilisateur. Ce dernier-ci n'a plus qu' saisir son contenu puis enregistrer. Les nombreux avantages immdiats concernent le classement, la gestion des versions, la simplification des recherches ultrieures ou larchivage possible. Lutilisation systmatise de modles aide crer des documents toujours correctement formats, Alfresco devient alors un composant majeur de l'environnement bureautique des utilisateurs et remplace les serveurs de fichiers devenus obsoltes. De la mme faon, Microsoft Office sintgre Alfresco grce l'implmentation du protocole Sharepoint. Le mme processus peut tre mis en place.

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3 Mobilit : Intgrez des Smartphones et tablettes la GED Alfresco

Il existe une application Alfresco mobile pour smartphones et iPad. La version Android sera disponible partir du mois de novembre 2012. De plus en plus souvent les utilisateurs dapplications informatiques sont nomades. Ils ont alors besoin de travailler en dehors du bureau. Ils souhaitent consulter au moins en lecture les documents contenus dans la GED, recevoir immdiatement une notification lorsque de nouveaux documents sont disponibles, saisir des commentaires, si possible sans avoir sortir un ordinateur portable et une cl 3G. Ainsi, concrtement les commerciaux veulent consulter une liste de tarifs, les techniciens itinrants recherchent des documentations. Un entrept centralis permet toujours d'accder la dernire version et donc de consulter toujours le bon document et il vite galement les duplications lors des mises jour. Un tel entrept unique assurant la gestion des versions, reste un fonctionnalit de base d'Alfresco. Les utilisateurs possdent tous aujourd'hui au moins un smartphone ou une tablette. Ils deviennent trs demandeurs d'accs mobiles la GED. Ils ont besoin d'un document sur le moment, et ne peuvent plus attendre de retourner au bureau. Ils souhaitent accder leurs documents de la mme faon qu'ils accdent leurs mails, simplement et en toute circonstance. L'accs mobile devient incontournable. De plus, l'augmentation rapide de l'usage des tablettes en environnement professionnel permet de disposer d'un outil la fois moins encombrant qu'un ordinateur portable et offrant plus de possibilits et de souplesse qu'un smartphone. Au-del des problmatiques daccs, ce sont alors de nouveaux usages qui apparaissent.

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4 Collaborez autour des documents et grce aux Rseaux Sociaux d'Entreprise

L'poque du stockage anarchique des documents en entreprise est rvolue. Aujourd'hui, les collaborateurs sorganisent en groupes de travail, par centres d'intrts ou d'expertises. Cette nouvelle collaboration en entreprise permet de rassembler les documents et les personnes concernes autour d'un centre dintrt, d'un projet. Les documents sont ainsi centraliss puis les Rseaux Sociaux d'Entreprise ajoutent une valeur fonctionnelle aux documents, mettant en avant les plus populaires (le j'aime de Facebook), permettant de ragir immdiatement sous forme de commentaires. Il devient ais de suivre en temps rel les activits des autres membres dun groupe de travail. Les RSE prsentent de nombreux avantages. Ils fluidifient la circulation de l'information tant en soulageant les messageries. En effet, trop souvent les utilisateurs ne sont pas en copie des changes qui les concernent forcment. De plus, lorsque qu'un collaborateur quitte l'entreprise sa boite mail disparait et avec lui, tous les changes qu'elle contient. La connaissance rsidente dans une boite mail n'est jamais capitalise. Les RSE facilitent laccs aux donnes, sans saturer les intervenants d'informations comme avec une messagerie. Les RSE simplifient les recherches. L'information reste disponible quand et o le besoin existe. Ensuite et au-del des documents, il est simple didentifier les personnes qui produisent les contenus intressants puis de suivre ce qu'ils produisent. La fonctionnalit suivre est ainsi directement intgre dans Alfresco. Les RSE en rendant la communication plus efficace, plus naturelle, plus fluide permettent de capitaliser sur l'information. Ils permettent d'identifier aisment les experts. Ils se rvlent particulirement utiles dans le cas d'une population clate gographiquement, qui uvre au sein d'une mme structure et surtout ds que lon atteint une certaine taille. Les RSE facilitent galement lcriture. En effet, souvent les collaborateurs possdent des connaissances mais ont tendance les garder pour eux, plutt que de les crire, ce qui les rend irremplaables. Les RSE en mettant en avant ceux qui partagent leur savoir et incitent donc tous les autres collaborer. Les documents stocks dans les RSE proviennent de sources multiples : messagerie, dmatrialisation, cration directe des utilisateurs, chaines de publication, archives numriques ou sources internet. Les producteurs et les consommateurs de contenus sont multiples et contribuent tous une forte valeur ajoute des donnes de lentreprise sans risquer la dissmination. De plus, un RSE efficace repose souvent sur une solution ECM pour permettre de vraiment tirer la quintessence des gisements dinformation.

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5 Facilitez les usages par une GED transversale dans le secteur public
Les organismes du secteur public utilisent beaucoup d'applications mtier, lesquelles produisent de nombreux documents. Ces derniers ncessitent immdiatement un systme de gestion documentaire pour pouvoir les classer, les rechercher, les archiver, les partager, etc. Il reste videmment prfrable d'utiliser une seule GED pour toutes ces applications mtiers, plutt qu'un ensemble htrogne de GED. Au-del des conomies ralises sur l'acquisition de la solution, un seul profil de comptence est alors ncessaire. Alfresco sadapte idalement une utilisation en tant que GED transversale dans le secteur public, tout d'abord en raison de : sa capacit grer un nombre trs important de donnes et/ou d'utilisateurs puis supporter la monte en charge, sa puissance pour assurer la scurit des donnes, sa large ouverture au travers des standards, sa facilit s'intgrer avec des applications mtier diverses. Par ailleurs, Alfresco comporte l'ensemble des mcanismes ncessaires aux applications avec lesquelles il doit tre interfac, notamment : les mcanismes de workflows, mtadonnes, gestion de versions, rgles de gestion, des API permettant dintgrer dans Alfresco les documents crs avec les applications mtiers. Alfresco supporte ainsi un grand nombre de protocoles : webdav, ftp, rest, webscripts, soap, CMIS, etc... l'usage des Web Services permettant de crer une interface avec les applications mtier. Enfin chaque document est associ une url unique, ce qui permet de toujours pouvoir l'identifier, mme si le document est dplac dans l'arborescence. Elle permet tout moment d'appeler un document prcis. Alfresco est un produit open source et un site web regroupant les extensions (le site Alfresco Addons) reste la disposition des dveloppeurs et intgrateurs. Il simplifie la mutualisation, le partage des dveloppements dj raliss par d'autres organisations. Le mode de souscription d'Alfresco est fonction du nombre de CPU, ce qui avantage l'usage largit plusieurs applications comme dans le cas d'une GED transversale. Au-del de sa fonction de gestion documentaire, Alfresco permet aux utilisateurs de collaborer autour des documents, et de remplacer le serveur de fichiers classique, mal adapt une volumtrie documentaire importante. De nombreux diteurs de progiciels du secteur public ont dj interfac leur produit avec Alfresco, reconnaissant son importance sur le march de la GED. Pour exemple, il existe des parapheurs lectroniques, des logiciels de gestion des dlibrations, de gestion du courrier, qui sont interfacs avec Alfresco. Dans le cadre d'une approche transverse, Alfresco devient l'entrept de rfrence qui permet de mutualiser et consolider les contenus non-structurs, la manire d'une base de donnes pour les donnes structures. Parmi les apports notables dAlfresco dans ce contexte, il limite la prolifration des silos d'information qui nuisent aux efforts de rationalisation et de mutualisation.

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6 Organisez les documents dans l'entreprise (Plan de classement, Mtadonnes et Recherche)

Alfresco rpond la problmatique permanente dans lentreprise de savoir o se trouve le bon document juste au moment o un utilisateur en a besoin. Dans le cas d'un serveur de fichiers classique, ces derniers perdent normment de temps rechercher des donnes. Puis, lorsquils trouvent un document, ils ne savent pas s'il s'agit de la dernire version, ou mme de la bonne version ou encore si le document a bien t valid. De plus, un autre utilisateur peut tre en train d'effectuer des modifications sur le document. Alfresco associe des mtadonnes un document pour le qualifier. Elles permettent alors d'effectuer des recherches et donc de trouver le bon document, de grer les versions, le checkin/check-out, les flux de validation, de savoir concrtement s'il s'agit d'un brouillon ou d'une version approuve. De plus en plus d'organisations dfinissent galement des notions de validit dans le temps, par exemple pour un an, ce qui signifie qu'un an plus tard, le document devra tre vrifi et rapprouv. Parfois cest mme la lgislation qui limpose, par exemple dans les secteurs de la banque ou de lassurance. Un contenu se compose alors dun document et de l'ensemble des donnes qui le caractrisent. Les mtadonnes deviennent aussi importantes que le document lui-mme (besoin de recherche, d'audit, de validit, de validation, etc.) en particulier dans les industries fortement rglementes. Une mtadonne peut aussi par exemple contenir une rfrence client, dans le cas d'une facture. Ainsi, Alfresco sert classer les contenus mais il gre galement les droits des utilisateurs. Dans la cadre dun plan de classement, souvent dfini par service, le responsable du service devient mme de grer les droits daccs des intervenants de son service. Il dcide, au plus proche des contraintes fonctionnelles, ce qui est partag ou non, ce qui est interne ou externe l'entreprise. Un plan de classement correspond logiquement une arborescence et les mtadonnes sont intgres automatiquement, en fonction de ce plan, grce des rgles. Il existe deux mthodes simples pour entrer un document dans la base Alfresco. Soit lutilisateur dpose le fichier dans le bon dossier, et Alfresco ajoute automatiquement les mtadonnes correspondantes. Soit lintervenant associe des mtadonnes un document et Alfresco le classe automatiquement dans le bon dossier. Ces mtadonnes deviennent trs utiles au fil du temps quand l'arborescence devient trop longue pour envisager des recherches manuelles. Elles se constituent de valeurs fermes (une liste de pays, des noms de clients, des types de documents (contrat, ressource, date), ce qui vite d'avoir diffrentes syntaxes pour la mme valeur. Elles acceptent galement des valeurs ouvertes qui permettent ensuite d'effectuer des recherches plein texte. La combinaison des deux autorise des recherches multicritres trs efficaces. Le plan de classement doit galement tre conu en anticipant les besoins de recherche des utilisateurs. L'intrt principal d'Alfresco est alors d'viter les erreurs, grce aux mtadonnes appropries. De plus, le classement des donnes ncessite galement moins d'oprations, ce qui rduit considrablement les erreurs. Ds qu'un organisme atteint une certaine taille, avoir une quipe qui rentre les donnes devient trs vite rentable en permettant l'ensemble des collaborateurs de gagner beaucoup de temps. Enfin, Alfresco peut tre utilis pour grer les vieilles archives qui n'ont pas t numrises parce que peu utilises. Si un utilisateur recherche un ancien contrat, une mtadonne indique, par exemple, la bote d'archivage o le document est stock.

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7 Comment fonctionnent les Workflows et les Rgles ?

Les entreprises certifies ISO doivent imprativement documenter leurs procdures l'aide de notes qualit, et avec des processus (workflows) de validation garantissant que toutes les personnes devant avoir accs aux documents y ont accs, et sont informes des mises jour. StarXpert a ainsi mis en place Alfresco pour une socit spcialise dans la gestion des risques industriels. Cette socit effectue des tests (explosions, etc.), puis les collaborateurs rdigent des documents dcrivant les procdures et les risques. Certains sont documents publics, d'autres sont privs. Chaque service possde un responsable de la qualit. Chaque document qualit est initi par le responsable, un premier rdacteur rdige le document qui est ensuite pass en revue par d'autres acteurs chaque tape du workflow de validation. La validation finale seffectue par le responsable, qui s'assure que le document est conforme aux procdures et accessible aux bonnes personnes. Les utilisateurs peuvent, tout moment, accder la liste des documents rattachs la liste de diffusion dont ils font partie. Chaque responsable qualit peut automatiquement consulter la liste des documents antrieur une date prcise et vrifier les dlais de premption. Ce processus s'appelle, dans Alfresco, la revue de documentation. Il trouve ces documents automatiquement et gre les versions pour que les utilisateurs sachent toujours quel est le document vivant. Un autre exemple de workflow dans une caisse de retraite, cliente galement de StarXpert, met en vidence les fonctionnalits dAlfresco dans ce domaine pour grer les demandes de dveloppement d'applications. Un document, le cahier des charges, est associ chaque demande de dveloppement. Un workflow fait avancer ce document qui passe successivement en mode en dveloppement , recette , puis production . Il avance au mme rythme que le dveloppement. Si un bug est identifi une fois le dveloppement en production, le document doit galement rester accessible dans le dossier production , mais un nouveau workflow est relanc sur le document pour le remettre en mode dveloppement . En effet, une rgle spcifique autorise alors de relancer le processus de dveloppement. Lorsque le document revient dans le dossier production , il acquiert une nouvelle version. La version visible tout moment reste la plus rcente et il faut effectuer une action spcifique pour voir les antrieures. Autre exemple chez un client de StarXpert, une entreprise franaise de 20,000 personnes rparties dans 103 usines travers 28 pays au monde et spcialise dans la fabrication de produits en matire plastique pour l'industrie automobile (pare-chocs...) et l'environnement (poubelles...). Cette socit utilise Alfresco pour grer les demandes d'achat du groupe. A laide de StarXpert, Alfresco est paramtr pour rpondre ces besoins spcifiques. Les mtadonnes, nom du client, du projet, du dossier, le prix sont associes aux documents. Toutes les donnes prsentes autrefois sur le format papier doivent naturellement se retrouver dans Alfresco, et donc tre renseignes la saisie d'une nouvelle demande d'achat. Le demandeur envoie une demande au validateur, puis l'acheteur va effectuer l'achat si la demande rpond aux critres qui lui sont impartis. Dans le cas du client cit, certaines machines-outils cotent plusieurs millions d'euros, auquel cas le workflow de validation suit des tapes plus complexes. Un dernier exemple frquent de dmatrialisation concerne la gestion des diffrentes tapes d'un appel d'offre public. Alfresco gre les droits des utilisateurs pouvant crer et/ou valider un nouvel appel d'offre. Une fois la validation passe, Alfresco gre l'accs aux rponses qui sont reues. Les crateurs n'ont pas le droit de voir les rponses des prestataires, pour des raisons videntes de confidentialit et dimpartialit. Par contre, lorsque le prestataire est retenu, le march public change d'tat et le(s) crateur(s) du march peuve(nt) voir toutes les rponses. Alfresco sert ainsi au stockage des documents et la gestion des droits sur les rponses.
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8 Comment fonctionnent la dmatrialisation et l'archivage lgal ?

Alfresco permet de dmatrialiser les documents de l'entreprise dans le but d'viter l'usage intempestif du format papier, des saisies, des impressions ou du stockage. Ceci facilite galement le partage, les croisements des informations en les centralisant. Ces donnes deviennent rapidement et aisment accessibles tous les collaborateurs qui en manifestent le besoin, voir aux partenaires externes. Au final les cots d'exploitation baissent considrablement. De plus, Alfresco tant open source et particulirement personnalisable, il permet aux entreprises de crer leur outil de dmatrialisation ; celui qui correspond vraiment leurs besoins. Il se rvle capable de grer des millions de documents sans impact pour les utilisateurs et l'architecture supporte parfaitement la monte en charge. Les usages classiques de la dmatrialisation concernent les demandes d'achat, le parapheur lectronique ou e-parapheur , par exemple la dmatrialisation des arrts RH dans les collectivits locales et territoriales, intgrant un workflow de validation. Concernant la dmatrialisation complte du courrier papier, les documents sont immdiatement numriss leurs arrives dans lentreprise et les collaborateurs reoivent l'intgralit de leur courrier au format lectronique. Souvent dans le secteur de la banque ou de lassurance, le format papier n'est quasiment plus utilis. En outre, la dmatrialisation complte facilite grandement le stockage des documents. Le schma reste le mme pour tout type de dmatrialisation mme si des workflows peuvent tre intgrs par exemple pour la validation ou lenrichissement des donnes. Pour la cration et la consultation d'un annuaire contenant les coordonnes des clients, un service assure la saisie, par exemple le secrtariat, tandis qu'un autre se charge de complter. Alfresco permet la cration de modles de donnes. Un modle de donnes est un ensemble de mtadonnes qui seront associes un document, et qui facilitent les recherches. Alfresco permet galement de crer une interface avec un scanner, un annuaire, une application mtier. Tout est prvu pour tre hautement configurable. Un dossier peut regrouper toutes les pices jointes, emails, pdf, documents scanns, etc. associs un projet. La dmatrialisation des documents implique ensuite leur archivage. Or, la notion d'archivage classique s'ajoute celle de l'archivage lgal, un sujet de plus en plus important pour les entreprises. En effet, les collectivits et les entreprises sont soumises des rgles internes et la certification ISO exige de dmontrer l'existence de procdures parfois imposes par la loi. L'archivage ne concerne pas seulement le stockage long terme, certains documents doivent tre conservs pendant une dure dtermine, ou bien tre dtruit aprs une certaine date. Le document lectronique a une existence lgale, qui peut aller jusqu' servir de preuve. Ds lors, il faut le manipuler selon des rgles strictes et garantir l'intgrit du document. Il sagit de vrifier qu'il n'a jamais t manipul et que la version prsente est bien celle qui existait au jour j de stockage. De plus, cela permet de conserver toutes les traces des modifications et de leurs auteurs respectifs pour des audits raliss selon une lgislation de plus en plus prcise. Ainsi le secteur de la banque ou de lassurance reste trs norm, mais de plus en plus de structures de petites tailles doivent justifier de leurs procdures dans le cadre par exemple de la norme ISO 9001.

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9 Grer des documents multi-mdia

Le document mdia (photos numriques, vidos, audios) reprsente une part de plus en plus importante du fond documentaire, ce qui implique de les classer pour pouvoir les retrouver. Les services marketing ou les muses reprsentent deux exemples trs typiques d'utilisateurs intensifs de documents multi-mdia. Les volumes de ces fonds mdias savrent de plus en plus importants et les problmatiques tant de stockage que de recherche se posent concrtement. Lorsqu'un utilisateur recherche une illustration, une photo trs prcise, il utilise alors des mots cls dcrivant l'image, l'appareil photo, la date de prise de vue, la golocalisation. Alfresco permet facilement d'associer ces mta-donnes aux documents multi-mdia. Un autre type d'exemple concerne la gestion de sinistres sur le terrain. Alfresco simplifie alors le lien entre un dossier de sinistres et les photos associes. A l'inverse, il se rvle simple galement de slectionner une image pour retrouver l'endroit de la prise de vue. Cette fonctionnalit intresse galement les collectivits territoriales pour la gestion du patrimoine. Alfresco cre automatiquement des vignettes, photos miniatures, pour prvisualiser les documents sans tlcharger les vidos et les photos. La grande majorit des nombreux formats existants dans ce domaine est supporte. Il est facile de les convertir pour crer par exemple automatiquement une copie de taille plus rduite dans un format plus courant, laide de rgles dans Alfresco. L'utilisateur n'aura alors pas besoin d'avoir un outil spcialis comme Photoshop pour ouvrir le fichier ou mettre l'image dans une plaquette. Un exemple concret est celui d'un client qui stocke 1,8 millions de documents, reprsentant plusieurs traoctets de donnes. Ces documents correspondent 283,000 mdias, photos de tableaux ou de sculptures, soit l'inventaire des uvres d'une quarantaine de muses en France. Pour chaque image stocke, le document d'origine pse entre 10 Mo et 100 Mo. Une rgle dans Alfresco gnre automatiquement 5 miniatures de diffrentes tailles, de sorte qu' chaque uvre correspondent un total de 6 photos. L'utilisateur peut alors visionner le document dans un format jpg de plus petite taille, plus facile manipuler. Dans la pratique, lorsquun collaborateur dpose les nouveaux documents dans une bibliothque Alfresco centralise, le systme de GED s'assure que les mtadonnes (nom de l'uvre, du muse) sont correctes. Chaque muse rcupre en local la partie des mdia qui l'intresse, uniquement ses propres uvres, grce une gestion des droits. Les donnes ne peuvent jamais se perdre car Alfresco interdit la suppression des documents. Alfresco s'accorde trs bien de cet usage, puisqu'il conserve le document d'origine puis ajoute les nouvelles versions. Des sauvegardes permettent de raliser un clone immdiat des donnes, lesquelles sont alors facilement r-installables. Dans le cas de sauvegardes classiques, le back-up ne sait pas indiquer si les documents ont chang depuis la dernire fois, alors qu'Alfresco sait identifier les documents contenus au dpart et peut tre configur pour tout conserver.

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10 Grer des documents pour des centaines de milliers d'utilisateurs ou des centaines de millions de documents (Tenue la charge et volumtrie)
Alfresco gre la bibliothque multimdia d'une quarantaine de muses en France avec 1,8 millions de documents. Ce cas comporte 30 installations dAlfresco, une principale et 29 satellites rpliqus. Cette architecture permet d'viter les temps de latence. En effet, en raison du nombre important d'utilisateurs simultans, la meilleure architecture reste d'utiliser plusieurs petits serveurs plutt qu'un gros. Ce mode dcentralis permet chaque muse client d'avoir son propre serveur. Un autre cas de figure est celui d'quipes situes dans diffrents pays. Alfresco sinstalle galement facilement dans un cloud priv ou public pour optimiser son accessibilit. Il peut sagir dun Alfresco en interne rpliqu sur le cloud mme si en gnral les donnes confidentielles ne doivent pas se trouver sur le cloud, que celles-ci soit utilises par les nomades ou les clients hors du rseau de l'entreprise. C'est pourquoi le cloud hybride prsente une solution intressante, en permettant de contrler finement l'accs depuis l'extrieur l'Alfresco de l'entreprise. Un autre exemple concerne une universit franaise et ses 80,000 utilisateurs. Alfresco permet aux enseignants de diffuser leurs cours (TD, TP, pdf), les rsultats des examens; et l'administration de communiquer les emplois du temps, les changements de salles ou dintervenants extrieurs. Les tudiants dposent leurs devoirs, rapports, projets, rapports de stage et Alfresco se montre beaucoup plus fiable que le mail, en vitant les pertes des donnes. L'enseignant est directement notifi lors de l'ajout dun document quil reste seul pouvoir visionner. L'tudiant prvisualise son document avant de l'envoyer et l'enseignant connait la date exacte laquelle le document a t remis. Au sein d'Alfresco, un site est cr par tablissement (universit, IUT...), par matire, etc. Les tudiants et les enseignants peuvent galement discuter grce aux blogs, aux wikis. L'architecture globale se dcompose en un systme de clusters Alfresco rparti sur trois serveurs avec un total de 20 machines virtuelles. Plusieurs instances accdent la mme base mais permettent de faire les calculs sur 3 serveurs. Il est galement possible d'en ajouter un quatrime, pour permettre l'administrateur d'effectuer des requtes. La base de donnes est galement rplique car le contenu change en permanence, ces utilisateurs gnrent beaucoup de donnes. Le cluster est actif-actif. Alfresco est utilis par 80,000 utilisateurs, sans aucun problme de tenue la charge. L'architecture assure la haute-disponibilit, un accs 24h/24 ainsi que la scurit des donnes. Alfresco fonctionne en permanence, mme lors des sauvegardes.

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