Redaçao Oficial

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL
Manual de Gesto Documental
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Maio, 2010
Presidente da Repblica Luiz Incio Lula da Silva Ministra do Meio Ambiente Izabella Mnica Vieira Teixeira Secretrio Executivo Jos Machado Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBio Rmulo Jos Fernandes Barreto Mello Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica Silvana Canuto Medeiros
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Diretor de Unidades de Conservao de Proteo Integral Ricardo Jos Soavinski Diretor de Unidades de Conservao de Uso Sustentvel e Populaes Tradicionais Paulo Fernando Maier Souza Diretor de Conservao da Biodiversidade Marcelo Marcelino de Oliveira Equipe Tcnica Responsvel Aline Ramalho Bezerra Borges Lorena Maria Borges da Silva Colaboradores Luciano Luiz de Jesus Marli dos Reis Alves Soares Nataniel Fragoso Ribeiro Adriana Rodrigues Alves Adriane Correia de Souza Projeto Grfico Eduardo Guimares
Manual de Gesto Documental
CDOC
Este material contm informaes importantes para o usurio, orientando como produzir, tramitar e destinar seus documentos de forma padronizada. A modernizao da rea de documentao tambm exposta no manual, dando a dimenso do que est sendo feito para aprimorar o servio e o atendimento ao usurio. Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade Centro de Documentao Tel:(61) 3341-9015 Fax:(61) 3341-9492 01/05/2010
SUMRIO
APRESENTAO........................................................................................................................... 7 DEFINIES..................................................................................................................................8 GESTO DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 10 Definio de Documento......................................................................................................... 11 Produo de Documentos......................................................................................................13 Modelos e Formatao..................................................................................................... 14 CENTRO DE DOCUMENTAO................................................................................................... 16 Protocolo Geral...................................................................................................................... 16 Recepo (Recebimento de documentos). ........................................................................17 Expedio (Servio de Postagem e Malote)..................................................................... 18 Instruo Processual.........................................................................................................21 Processamento Digital. .......................................................................................................... 26 Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades............................. 26 Arquivo Central. ...................................................................................................................... 29 Biblioteca.................................................................................................................................31 Gesto da Informao SGI.................................................................................................. 32 REFERNCIA............................................................................................................................... 34 ANEXO I. .................................................................................................................................. 35 REDAO OFICIAL...................................................................................................................... 37 IDENTIDADE VISUAL. ............................................................................................................. 37 QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL..................... 37 Clareza............................................................................................................................... 37 Coeso...............................................................................................................................38 Conciso............................................................................................................................38 Formalidade e uniformidade............................................................................................38 Impessoalidade.................................................................................................................39
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PADRONIZAO.....................................................................................................................39 Pronomes de Tratamento. ................................................................................................39 Fechos............................................................................................................................... 41 Identificao do Signatrio............................................................................................... 41 Formatao....................................................................................................................... 42 ATOS DE COMUNICAO. ......................................................................................................44 Documentos Padro Ofcio...............................................................................................44 Ofcio..................................................................................................................................46 Ofcio Circular. ...................................................................................................................48 Memorando....................................................................................................................... 50 Memorando Circular.........................................................................................................54 Despacho........................................................................................................................... 56 Fax.....................................................................................................................................60 Correio Eletrnico............................................................................................................. 62 ATOS NORMATIVOS............................................................................................................... 62
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Apostila.............................................................................................................................. 62 Atestado. ............................................................................................................................64 Certido.............................................................................................................................66 Ata......................................................................................................................................68 Portaria. ............................................................................................................................. 72 Nota Tcnica. ..................................................................................................................... 74 Instruo Normativa......................................................................................................... 76 Ordem de Servio.............................................................................................................. 78 Parecer..............................................................................................................................80 Resoluo.......................................................................................................................... 82 REFERNCIAS.............................................................................................................................84 ANEXO II Logomarca ICMBio................................................................................................... 85 ANEXO III Guias de Remessa de Correspondncia e Malote.................................................86 ANEXO IV Quadro de Aes sobre Processos......................................................................... 91 ANEXO V Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao.........................................................93
LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Lei n 8.159, de 8/1/1991
APRESENTAO
O Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade alou o Projeto de Gesto Documental com o objetivo de estruturar a rea de documentao, modernizando suas atividades e servios. O Projeto busca a equalizao das atividades com a implantao de padres para produo, trmite e destinao de documentos com o auxlio de manuais e capacitao, inserindo o usurio em uma nova realidade. A estrutura da rea de documentos :
COORDENAO DE DOCUMENTAO
GESTO DA INFORMAO ATENDIMENTO AO USURIO MODERNIZAO E ANLISE DOCUMENTAL
PROTOCOLO GERAL
PROCESSAMENTO DIGITAL
ARQUIVO CENTRAL
BIBLIOTECA
MEMORIAL
A Coordenao de Documentao ligada Coordenao Geral de Administrao e Tecnologia da Informao CGATI/DIPLAN. Este manual apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que ser aplicado documentao do Instituto, com parmetros e mtodos que iro mudar a cultura e hbitos pr-existentes. As aes j iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores passam a ter capacitao para tratar a documentao. No seu cotidiano ter o controle da informao, dispondo de ferramentas para isso. A Instituio est aprendendo a ter a informao de maneira mais gil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas aes. E neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo precioso em nossa atividade. Coordenao de Documentao/CGATI/DIPLAN
DEFINIES
Assunto - a matria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o contedo de que se trata. Autuao e/ou formao de processo - o termo que caracteriza a abertura do processo. Correspondncia - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Desapensao - a separao fsica de processos apensados. Desentranhamento de peas - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado. Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao e instrues especficas do rgo interessado. Despacho - Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no.
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Diligncia - o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. Distribuio - a remessa do processo ou documento s unidades, sendo direcionado conforme despacho ou informao constante no documento. Documento - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. Espelho de identificao - a identificao visual padronizada de uma caixa ou pasta, com informaes de seu contedo. Gesto de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento. Guia de andamento - uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa, devendo conter o nmero de volumes e o nmero de folhas. Guia de remessa de correspondncia - um formulrio que deve ser preenchido, quando for encaminhada mais de uma correspondncia no mesmo envelope, devendo ser autenticada com a assinatura do seu emissor e do seu receptor. Guia de remessa de malote - um formulrio que deve ser preenchido com informaes
sobre o contedo do malote de correspondncia que esta sendo enviado, devendo ser autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor. Interessado - a pessoa, empresa ou rgo que ser beneficiada com a ao. Juntada - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexao ou Apensao. Juntada por anexao - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/ documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. Juntada por apensao - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico estadual, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal. Numerao de peas - a numerao atribuda s partes integrantes do processo. Pea do processo - o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros. Procedncia - A instituio que originou o documento. Processo - o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. Processo acessrio - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo principal. Processo principal - o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso. Protocolo geral - a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos. Registro - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia e de processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados. Termo de arquivamento e desarquivamento - uma nota utilizada para informar o arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da autoridade competente ou a requerimento do interessado. Termo de desapensao - uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou mais processos apensados.
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Definies
Termo de desentranhamento de peas - uma nota utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um processo. Termo de encerramento - uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo. Termo de juntada de pea - uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo. Termo de ressalva - uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de uma pea. Termo de retirada de pea - uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) do processo. Tramitao - a movimentao do processo e/ou documento de uma unidade outra, interna ou externa, atravs de sistema prprio.
GESTO DE DOCUMENTOS
A Gesto de Documentos foi definida na LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A aplicao desta tcnica permite que a Instituio utilize a documentao de maneira correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituio soluciona os problemas decorrentes da falta de um programa de gesto, como: perda, duplicidade e extravio de documentos; falta de espao; dificuldade no acesso e na localizao da informao; controle manual de fluxo; e falta de padro para elaborao e tratamento de documentos. Na gesto documental considera-se, tambm, o cidado, que na forma desta lei (Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informao, conforme dispe o Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituio no deve se organizar apenas por necessidade prpria, mas tambm para atender as demandas do Governo Federal e os anseios da sociedade. No Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao, tambm exposta a
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necessidade de proteo do acervo documental, referindo-se conservao dos documentos e a preservao da informao. O Art. 25 complementa a informao do art.1 com as penalidades, dispondo: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. A preservao tambm faz parte do projeto de gesto, buscando a conscientizao do usurio no manuseio do documento, dando a devida importncia ao que sua ferramenta de trabalho. As sanes penais podem ser vistas no Decreto-Lei n2.848, de 7 de dezembro de 1940. Cdigo Penal/ Dos crimes contra o patrimnio. A informao em tempo hbil e correta um grande instrumento de trabalho para a Instituio, que deve mant-la atualizada e disponvel.
Definio de Documento
Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada poca ou lugar. Os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, conforme descrito a seguir. a) Caracterizao quanto ao gnero Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos; Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis; Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel emulsionado, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras; Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas vdeo magnticas; Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnticas; Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e carto-janela; Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winshester) e disco ptico.
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Gesto de Documentos
b)
Caracterizao quanto espcie Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei; Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio; Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao; Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica; Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal - parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc.); Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.
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c)
Caracterizao quanto natureza Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional; Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, do Poder Judicirio e da Assemblia Legislativa do Estado (Cmaras Municipais); mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas; pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias para afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia da Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial; Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito; Documentos Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento do pblico em geral.
Produo de Documentos
Na elaborao e/ou produo de documento dever ser considerado os padres da ABNT e da Redao Oficial da Presidncia da Repblica, podendo a Instituio determinar os parmetros a serem adotados.
No Manual de Redao Oficial do ICMBio so relacionados os formatos que devero ser utilizados no mbito da Instituio. Para produzir um documento necessrio entender sua finalidade, e assim, utilizar o melhor instrumento para transmitir a informao. Este esclarecimento precioso para iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo h a definio dos tipos mais utilizados.
ESPCIE/TIPO DE DOCUMENTO
FINALIDADE Modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. O tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e tambm com particulares. Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a particulares. utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. O email institucional j considerado como documento comprobatrio. Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao, requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer tambm despacho de encaminhamento de um rgo para outro. O despacho pode constituirse de uma palavra, de uma expresso ou de um texto mais longo.
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MEMORANDO
MEMORANDO-CIRCULAR
OFCIO
OFCIO-CIRCULAR
FAX
E-MAIL
DESPACHO
Gesto de Documentos
Modelos e Formatao
Os documentos tm padres de formatao que devem ser seguidos, facilitando a sua identificao e o entendimento do seu objetivo. Os mais conhecidos so o Memorando e o Ofcio. Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma. Com o fito de uniformiz-los, ser adotada uma diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. Podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho). Tambm obrigatrio constar o nmero da pgina a partir da segunda. Devem conter as seguintes partes: a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da coordenao, diretoria e rgo que o expede. Exemplo: Memorando n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio Ofcio n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio Nota: A numerao dos documentos padro ofcio recomea a cada ano. b)
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local e data: por extenso, com alinhamento direita logo abaixo do tipo. Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2007. destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. Nota: No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo, cidade, estado e CEP. assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito. Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009. Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores. vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula. Exemplo: Senhor Coordenador de Administrao, texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura: - introduo: apresentao do assunto que motiva a comunicao. No use as formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; - desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio; - concluso: apresentao da posio recomendada sobre o assunto. Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.
c) d)
e) f)
g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior) ou Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior) h) i) assinatura do autor da comunicao. identificao do signatrio.
Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:
CONFIGURAES Fonte Nmero de pginas Tamanho Orientao
PADRO
Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap..
obrigatrio constar a partir da segunda pgina. Todos os tipos de documentos do Padro Ofcio (oficio e memorando) devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm. O documento dever ser impresso como Retrato. Os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em ambas as faces do papel . Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho); A impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes. O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda. Deve ser utilizado espaamento de 2,5cm. Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas. O texto deve ser justificado. O campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0 cm de largura. O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm. O campo destinado margem superior ter 2 cm. O campo destinado margem inferior ter 2 cm. No modelo Ofcio utilizar o Braso da Repblica, nos demais documentos utilizar apenas o smbolo do ICMBio. Todos os documentos produzidos devem apresentar o smbolo da Instituio.
Impresso
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Incio de pargrafo Espaamento entre pargrafos Espaamento entre linhas Alinhamento Margem esquerda Margem direita Margem superior Margem inferior Smbolo
Gesto de Documentos
Identidade Visual
Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais devero possuir a logomarca do ICMBio. Logomarca (Anexo II), a marca que rene graficamente letras do nome de uma instituio e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representao grfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
CENTRO DE DOCUMENTAO
A Coordenao de Documentao tem em sua atribuio planejar, organizar, controlar e coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete Coordenao: auxiliar as Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender a demanda de usurios e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos e elaborar manuais, bem comopromover reciclagem para atualizar o usurio quanto s atividades; desenvolver programas de conscientizao do usurio quanto gesto documental; orientar os profissionais que executam as atividades relacionadas gesto; e buscar continuamente a modernizao de todas as atividades desenvolvidas nas reas do Centro de Documentao, considerando os recursos tecnolgicos.
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Protocolo Geral
O Protocolo Geral est sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar a documentao do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatido no acesso a informao e auxiliando a tomada de deciso. Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) so baseados na Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministrio do Planejamento. A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC (Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento e processos, possibilitando a busca e localizao por qualquer uma das informaes. O sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histrico do trmite, permite ainda cadastrar despachos e comentrio (em ordem cronolgica). No registro de processo o sistema permite a incluso de informaes direcionadas a atividade fim da Instituio. As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, so elas: 1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos; 2. Autuar documento (formalizar processo); 3. Manter a base de dados do sistema de autuao de processos e documentos atualizada; 4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execuo do servio de protocolo;
5. Encaminhar os documentos de mbito externo; 6. Administrar despesas com servios de postagens e malote; 7. Controlar o fluxo das correspondncias enviadas diariamente pelo servio de correios; 8. Atender as demandas dos usurios de forma gil e com exatido;
Recepo (Recebimento de documentos)

A rea de Recepo tem uma funo muito importante na gesto de documentos, pois a forma como o documento recebido no Centro de Documentao definir o tratamento do mesmo. Compete a esta rea: 1. Receber o documento externo, gerando um pr-cadastro no SGDOC, com data e hora exata de entrada, inseridos automaticamente pelo sistema; 2. Receber documentos internos (trmite interno), avaliar todas as informaes do documento, inclusive imagem; 3. Atender as demandas dos usurios internos ou externos de forma gil e com exatido; 4. Organizar o servio de entrega de documentos externos (motoboy); Orientaes ao usurio Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG) Para realizar um bom atendimento, seguem algumas orientaes ao usurio sobre o novo procedimento adotado pelo PG: a) Receber documentos, processos e correspondncias a. Procedimentos: i. Documentos: todo documento ser pesquisado no sistema, no estando cadastrado, o mesmo receber um digital (cdigo de barras) e ser cadastrado, digitalizado e tramitado; 1. O documento que j estiver cadastrado ser identificado com o numero da digital (no canto superior direito), que consta no sistema e ser informado no despacho o trmite dado pelo PG, conforme o que estiver descrito no documento.
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ii.
Processos: o processo ser recebido, estando este com o despacho de encaminhamento, numerado at 200 pginas, com capa em condies adequada. Com exceo das minutas, no ser recebido processo com documento grampeado na capa. Os documentos em suportes como cd, fita, disquete e outros, devero constar como peas do processo.
Centro de Documentao
iii. Correspondncia: No recebimento da correspondncia externas, todas as cartas sero abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais, sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislao vigente.
Expedio (Servio de Postagem e Malote)

A expedio de documentos realizada com a utilizao do contrato de servios de correios, que tem como base o carto de postagem e o servio de malote. Ambos podem ser solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando. A novidade para envio de correspondncias ao ICMBio a Caixa Postal, uma maneira mais eficiente de garantir o recebimento de correspondncias na Instituio em tempo hbil. Para envio de correspondncia ao ICMBio, no espao destinado para informar o destinatrio deve constar apenas o nome da Instituio, a caixa postal e o CEP de identificao, conforme determina o modelo abaixo. Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBIO CAIXA POSTAL 7993 CEP: 70673-970 Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas devero utilizar um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA-GRC (Anexo III), quando houver mais de um documento por envelope, o que facilitar a identificao dos documentos e quantidade enviadas.
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Servio de Postagem
O quadro abaixo apresenta os servios disponveis, com suas definies e prazos. No quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes servios, em Estados localizados nas extremidades do pas. A finalidade que o usurio tenha uma viso do custo x prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos servios so praticamente o mesmo, mas tm uma diferena muito grande de valores. QUADRO DE SERVIOS DE POSTAGEM DISPONVEIS
SERVIO
Carta Registrada Sedex Convencional Sedex 10*
DESCRIO
Carta com n de registro que possibilita rastreamento. Sedex comum com n de registro para rastreamento. Sedex rpido com n de registro para rastreamento. Sedex rpido com n com n de registro para rastreamento.
PRAZO DE ENTREGA
3 a 5dias teis 2 a 3 dias teis entregue at as 10 horas do dia seguinte (considerar dia til). Entrega no mesmo dia da postagem.
Sedex hoje*
SERVIO
PAC Carta simples AR Aviso de Recebimento
DESCRIO
Servio para pacotes, com custo mais baixo. Carta sem n de registro. destinado a documentos s/n ou circulares. Tem baixo custo. AR um formulrio que deve ser preenchido com o remetente e destinatrio, com a finalidade que na entrega da correspondncia, o destinatrio assine o mesmo para comprovar o recebimento, devendo ser devolvido ao remetente. O valor da AR acrescentado no valor da postagem . Servio de envio de mensagem, sendo necessrio apenas a disponibilizao do texto ao Correios.
PRAZO DE ENTREGA
5 a 8 dias teis 3 a 5 dias teis -
Telegrama
4 horas (entre capitais)
Impresso especiais
Servio com foco para os materiais de at 5kg 11 dias (entre capitais) por objeto, com mesmo padro de formato. No pode ser confidencial.
*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do servio para o trecho.
Para rastreamento de correspondncia, o usurio deve acessar o site: www.correios.com.br, o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da pgina. QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO
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SERVIO
CARTA REGISTRADA 3 a 5 dias teis SEDEX CONVENCIONAL 2 a 3 dias SEDEX 10 At as 10 h do seguinte dia til
ORIGEM
Braslia Braslia Braslia Braslia Braslia Braslia Braslia Braslia Braslia
DESTINO
Manaus Porto Alegre Manaus Porto Alegre Manaus Porto Alegre So Paulo Goinia Manaus Porto Alegre Manaus Porto Alegre
PESO
300 gramas 300 gramas 300 gramas 300 gramas 300 gramas 300 gramas 300 gramas 300 gramas 300 gramas 300 gramas 300 gramas 300 gramas
TIPO
Envelope Envelope Envelope Envelope Envelope Envelope Envelope Envelope Caixa Caixa Envelope Envelope
VALOR VALOR Sem AR

R$ 6,00 R$ 6,00 R$ 35,10 R$ 38,30 R$ 55,00 R$ 53,50 R$ 55,50 R$ 28,30 R$ 16,00 R$ 18,00 R$ 3,50 R$ 3,50
VALOR VALOR Com AR

R$8,60 R$8,60 R$37.70 R$40,90 R$57,60 R$56,10 R$58,10 R$30,90 R$18,60 R$20,60 R$6,10 R$6,10
SEDEX HOJE Entrega no mesmo dia
PAC 5 a 8 dias teis Braslia CARTA SIMPLES 3 a 5 dias teis Braslia Braslia
Orientao ao usurio Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG) a) Para o envio da correspondncia: a. O envelope deve estar aberto para conferncia do PG; b. Material enviado deve conter despacho ou documento encaminhando; c. No caso do envio de mais de um documento dentro do mesmo envelope, utilizar a GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA GRC (Anexo III); d. No ser enviada correspondncia de carter particular, apenas recebida. NOTA: As correspondncias particulares, recebidas no Instituto, no devem citar no envelope o nome da Instituio ou cargo, deve conter apenas o endereo e o nome do destinatrio.
Servio de Malote
O servio de malote atende ao envio de documentos agrupados com um destino nico, que no tem carter emergencial e com observao do custo x benefcio. Este servio tem a seguinte logstica: a.
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A documentao deve ser enviada por meio da GUIA DE REMESSA DE MALOTE GRM (Anexo III), onde deve constar a relao de todos os documentos inseridos no malote; A documentao enviada a Sede, tem previso de chegada entre segunda-feira e quarta-feira ao Instituto; As unidades devem encaminhar o malote impreterivelmente s sextas-feiras; Toda sexta-feira so enviados os malotes da Sede para as unidades; a. Regras de funcionamento: i. O Protocolo receber documentos para envio via malote somente at sexta-feira, s 10h30. Os documentos que no forem entregues neste perodo sero enviados na prxima sexta-feira; O limite de peso total do malote de at 30kg; Equipamento ou material frgil no devem ser enviados via malote, dever ser utilizado o servio de postagem; Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em envelopes abertos para conferncia do PG, contendo despacho ou documento encaminhando, principalmente no caso de envio de contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.
b. c. d.
ii. iii. iv.
Definio de Correspondncia
Toda documentao recebida ter sua definio da seguinte forma: Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida. a) Interna e externa A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo. A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Municipal, Estadual e Federal. b) Oficial e particular A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal ou destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas. A correspondncia particular a espcie informal de comunicao utilizada entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal. c) Recebida e expedida A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo geral do rgo ou entidade. A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no mbito da Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal.
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Instruo Processual
Autuao
A instruo processual iniciada com a autuao de um documento ou de um conjunto de documentos. Para proceder autuao dever ser avaliada a necessidade de abertura de um processo, considerando a exigncia de um estudo detalhado, de despachos determinando procedimentos tcnicos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para execuo de procedimentos especficos. Documentos que no so tramitados, no podero ser autuados, como: convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo e outros. Conjunto de documentos que no sero tramitados no podero constituir processo. Neste caso dever ser constitudo um dossi, que tem por finalidade agrupar informaes de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histrico para pesquisa, estudos ou suporte para desenvolvimento de projetos futuros.
As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero tornarse peas de processo. A autuao de processo s poder ser realizada pelo Protocolo Geral ou Unidades Protocolizadoras. A autuao s se dar por meio de documento original. A solicitao dever ser feita mediante memorando com objetivo especfico. No assunto dever constar a seguinte descrio: Solicitao de abertura de processo, e em seguida no corpo do memorando as seguintes informaes: interessado e o assunto do processo. No Anexo IV h um quadro com descrio de todas as aes que podem ser realizadas com o processo aps sua autuao.
Numerao nica de processo

A numerao, ou seja, o nmero de protocolo o que identifica ou caracteriza um processo, conforme Portaria n. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do Ministrio do Planejamento, e atribui valor perante a Administrao Pblica Federal. formada por 15 dgitos, devendo ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV), resultando em 17 dgitos, conforme a seguinte descrio:
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A primeira parte constituda de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo a cada unidade protocolizadora que identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3; 02000 a 02999 = MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE A segunda parte composta por uma numerao seqencial de 6 dgitos, que a cada ano reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formao do processo. A quarta e ltima parte constituda de 2 dgitos, chamados de DV (Dgitos Verificadores), que so calculados automaticamente pelo sistema. A partir da orientao acima, o nmero de protocolo tem sua composio da seguinte forma:
02070.000000/2009-00
Ressalta-se que o seqencial de dgitos dever ser separado conforme padro determinado na Portaria n. 3, seguindo smbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx. De acordo com a PORTARIA N 3, DE 16 DE MAIO DE 2003, Art. 11, Pargrafo nico. Os processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecero tramitando com o nmero de origem, at a deciso final e o seu arquivamento, no sendo permitida a renumerao de processos e documentos no mbito da Administrao Pblica Federal.
Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numerao atribuda pelo Ministrio do Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:
CDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA CDIGO
02629 02030 02031 02032 02033 02034 02036 02044 02045 02057 02061 02062 02068 02071 02083 02073 02074 02096 02097 02098 02090 02100 02101 02102 02103 02104 02105 02106 02107 02108 02109 02110 02111 02130 02112
SIGLA
ITATIAIA CEPENE CEPTA CEPSUL CEPERG CMA CEPNOR TAMAR ORGOS IGUAU CEMAVE CPB CENAP RAN CEPAM FLONA C.BONITO RESEC UNIO/RJ FLONA IBIRAMA PARNA C. GUIMARES ESEC SERRA GERAL PARNA MARANHESES PARNA CANASTRA PARNA CONFUSOES PARNA EMAS APA ARARIPE APA IBIRAIPUTA RESEX MATA GRANDE FLONA CARAJS PARNA CABO ORANGE PARNA C. DIAMANTINA FLONA CHAPEC ESEC GUARAQUEABA RESEX CHICO MENDES ESEC CARACARA REBIO LAGO PIRATUBA
SITUAAO
TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA TRANSFERIDA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADO
CDIGO
02075 02077 02078 02079 02080 02081 02082 02072 02084 02085 02086 02087 02088 02089 02090 02091 02094 02114 02115 02116 02117 02118 02113 02119 02120 02121 02122 02123 02124 02125 02126 02127 02129 02128
SIGLA
REBIO MATA ESCURA RESEC GUARIBAS/PB ESEC CARIJS/SC PARNA APARADOS DA SERRA/RS PARNA CAPARO PARNA ILHA GRANDE PARNA PAU BRASIL/BA IPANEMA PARNA TIJUCA SEMPRE VIVAS FLONA SILVNIA APA GUAPIMIRIM PARNA JURUENA RESERVA BIOLGICA DE SOORETAMA/ES APA NASCENTES DO RIO VERMELHO/GO PARNA SERRA DA BODOQUENA/MS FLONA DE PASSO FUNDO FLONA TAPAJS RESERVA GUAPOR FLONA TEF FLONA HUMAIT APA CIP ESEC TERRA DO MEIO CR1 CR2 CR3 CR4 CR5 CR6 CR7 CR8 CR9 CR10 CR11
SITUAAO
CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA TRANSFERIDA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA CRIADA
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Numerao de Peas
A numerao de peas do processo iniciada no Protocolo Geral, com o carimbo especfico, aposto no canto superior direito da pgina. A folha de abertura do processo (memorando) recebe o numero 1. A capa do processo no ser numerada. Duas peas de um mesmo processo no podem receber o mesmo nmero, no sendo permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um nmero, seguindo um seqencial numrico conforme apresentado no processo. No caso de erro na numerao das peas do processo, apor um X sobre o carimbo que necessita de correo e renumerar as folhas.
Documentos pequenos (Ex.: guias de depsito bancrio, DARF) sero colados no centro da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para no prejudicar informaes constantes do verso.
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Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a partir do processo acessrio. No caso da apensao, os processos continuaro com sua numerao original. No caso de encerramento, o termo dever ser a folha de nmero 200, j na abertura de volumes, as folhas devero ser numeradas seguindo a seqencia do volume anterior.
Diligncia
Quando h necessidade de esclarecimento de um interessado que no integra a Administrao Pblica Federal. O processo dever ser encaminhado ao Protocolo Geral do rgo ou entidade envolvida, para que a mesma faa a convocao do interessado, por meio de correspondncia. No se cumprindo as exigncias o rgo responsvel dever anexar uma cpia da convocao ao processo e devolver o mesmo a esta Instituio.
Encerramento de processo
O encerramento do processo acontece por motivos especficos, so eles: quando o pleito for indeferido, deferido ou forem cumpridas todas as demandas solicitadas; se o interessado desistir da ao ou quando, por omisso, deixar o processo por mais de um ano sem movimentao. Outro motivo que enseja o encerramento do processo o nmero excedente de folhas, sendo necessria abertura de um novo volume.
Abertura de Volume
O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 dever proceder abertura de um novo volume, ressaltando que o ltimo documento no poder ser desmembrado para abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poder ser encerrado com 185 pginas, considerando que o ltimo documento tenha mais de 15 folhas. Dever constar como ltima folha, no primeiro processo, o termo de encerramento e no segundo volume o termo de abertura como primeira folha. A anexao de documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, se dar com a colocao da etiqueta na capa do documento, contendo o nmero do processo e a palavra anexo, no sendo permitida a movimentao em separado destas peas. Tendo a necessidade de inserir a encadernao ou brochura no processo, o mesmo dever estar preparado ao ser entregue para Unidade Protocolizadora.
Reconstituio de Processo
No caso de desaparecimento ou extravio de processo, o funcionrio ao tomar conhecimento do fato dever comunicar a chefia, que promover a imediata apurao dos fatos, mediante a sindicncia ou processo administrativo. Para reconstituir o processo, dever ser colocado em uma capa de processo o documento que deu cincia a chefia sobre o fato ocorrido e a documentao que caracteriza a busca do processo. Apresentar ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, para que autorize ou no a reconstituio do processo. Se autorizado, devero ser resgatadas as informaes, bem como, obter cpia dos documentos que constituam o processo. A primeira folha do processo de reconstituio dever constar a informao que se trata de um processo reconstitudo com todos os dados pertinentes ao mesmo. O processo aberto receber um novo nmero.
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Observaes Gerais (Processos no sistema)

As digitais (documentos) que forem compor um processo devero ser encaminhadas virtualmente para o Arquivo Central e dever ser informado no comentrio da digital o n do processo.
Processamento Digital
A rea de Processamento Digital responsvel por digitalizar os documentos recebidos no Instituto, devendo manter atualizada a base de imagem e providenciar o backup do banco de dados. Tambm responsvel pela tramitao de todos os documentos que do entrada no Protocolo Geral e pela distribuio interna. No futuro, conforme o Projeto de Gesto Documental, a rea auxiliar no tratamento e na tramitao dos documentos eletrnicos. As atividades do Processamento Digital so: 1. Digitalizao 2. Redigitalizao 3. Tramitao (via sistema) 4. Distribuio (fsico) 5. Atualizao banco de imagens 6. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido
Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades

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Os diagramas apresentados abaixo explicam o fluxo que os documentos passam a ter com a aplicao da Poltica de Gesto. Caso 1: Dentro da Diretoria o trmite de documento ser possvel entre todas as reas que a compe.
DIRETORIA
SETOR
COORDENAO GERAL
DIVISO
COORDENAO
Figura 1 Mtodo de Trmite nas Diretorias
Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento outra Diretoria dever tramit-lo virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficar responsvel por tramitar o documento Diretoria de destino.
DIUSP DIREP DIPLAN
DIBIO
PROTOCOLO GERAL
PRESI
Figura 2 Mtodo de Trmite entre Diretorias
Caso 3: A tramitao de documentos entre UC, CR, CE e UAAF ser livre. Estas Unidades visualizaro dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central.
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CR
UC
UAAF
SEDE
CE
Figura 3 Mtodo de trmite dentre Unidades externas e Sede.
NOTA: O trmite fsico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE ser feito pelo Protocolo Geral. No haver protocolo setorial.
Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservao - UC, Coordenaes Regionais - CR, Unidade Avanada de Administrao e Finanas - UAAF e Centros Especializados CE, para Sede, dever obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e virtualmente para o Protocolo Geral.
UC
UAAF
CR
PROTOCOLO GERAL
CE
Figura 4 Trmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.
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Caso 5: A entrada de documentos externos ser realizada no Protocolo Geral, que ficar responsvel por cadastrar o documento, digitalizar e tramitar para rea de destino. A distribuio do documento fsico tambm fica a cargo do Protocolo Geral.
DIPLAN
DIREP
DIBIO PROTOCOLO GERAL DIUSP
RGOS, PESSOAS FSICAS E JURDICAS
UC, CR UAAF e CE
PRESI
Figura 5 Mtodo de Trmite para documentos externos
NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsvel por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informaes pertinentes, mantendo o sistema atualizado. O sistema fonte de consulta e base de informao de todo o Instituto, auxiliando na tomada de deciso e na agilidade de processos.
Arquivo Central
Para entendimento, o Art. 2 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispe que consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. A aplicao da Gesto Documental, influencia diretamente na rea de arquivo, que tem como tarefa tratar toda a documentao gerada no ICMBio. A organizao, conservao e preservao do documento e da informao so focos desta rea, devendo dispensar adequado tratamento fsico, como realizar a higienizao dos documentos, fazer pequenas restauraes, utilizar material adequado para sua conservao, ter cuidado no manuseio de documentos, observar as condies climticas do ambiente e tomar medidas estratgicas para controlar a ao dos agentes fsicos, qumicos, biolgicos e mecnicos. Ser de responsabilidade do Arquivo Central a elaborao do plano de classificao e da tabela de temporalidade da atividade-fim e adequao do plano de classificao da atividademeio do CONARQ, devendo mapear as atividades junto s reas da Instituio. O objetivo o gerenciamento e a recuperao da informao de maneira gil e promover a utilizao racional do espao fsico. Dever considerar a legislao vigente, para o desenvolvimento das atividades. O Arquivo Central tem como atribuies: 1. Recebimento de documentos para Arquivamento pelo Sistema Gerenciador de Documentos e Processos SGDOC 2. Utilizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC) para tratamento tcnico do acervo 3. Arquivamento virtual e fsico 4. Desarquivamento virtual e fsico a. Emprstimo e consultas 5. Tratamento tcnico a. Realizao triagem (tratar ou descartar) b. Higienizao c. Indexao d. Aplicao plano de classificao (classificar) e. Avaliao i. Aplicao tabela de temporalidade
29
f.
Endereamento
g. Arranjo 6. Inventrio 7. Atendimento da demanda ao usurio interno e externo de forma gil e com exatido. A metodologia que ser utilizada para o funcionamento do Arquivo Central definida em trs tpicos: documentos com e sem digital (etiqueta de cdigo de barras) e processo. Este mtodo ser utilizado at a finalizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC). Procedimentos a serem realizados pelo usurio: Arquivamento: 1. Documentos com digital: a. Tramitar a digital para o Arquivo Central; b. Entregar documentos diretamente no Arquivo Central; c. Aguardar recebimento: i. ii. 2. No caso de grandes volumes, ser confirmado o recebimento aps a conferncia de todas as digitais; No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas e imagens (atualizadas).
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Documentos sem digital: a. Preencher a Guia de Arquivamento (Anexo V) e cadastrar a guia no sistema b. Organizar documentao fsica conforme seqencial descrito na Guia; c. Preencher espelho conforme modelo (Anexo V) e identificar a caixa ou pasta; d. Entregar diretamente no Arquivo Central; e. Aguardar recebimento no sistema da digital da Guia e a conferncia do contedo. i. No caso de grandes volumes, ser confirmado o recebimento aps a conferncia de toda a documentao.
3.
Processos: a. No arquivamento de processo dever ser analisados documentos com digital, os mesmos devero ser tramitados para o Arquivo Central e informado no comentrio da digital o nmero do processo. b. O processo arquivado via sistema SGDOC, dever ser tramitado para o Arquivo Central; c. O processo que no estiver cadastrado no sistema SGDOC, ser arquivado por meio da Guia de Arquivamento (AnexoV);
d. Entregar o processo diretamente no Arquivo Central; e. Aguardar recebimento: i. f. No caso de grandes volumes, ser confirmado o recebimento aps a conferncia de todos os nmeros de protocolo; No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas.
Desarquivamento: A solicitao de Desarquivamento dever ser realizada por meio do email arquivocentral@icmbio.gov.br, at a finalizao do Sistema de Arquivo.
Biblioteca
A Biblioteca tem por finalidade reunir o mximo de publicaes voltadas atividade fim do Instituto, tornando-se uma biblioteca tcnica, que ir auxiliar estudos e pesquisas, servindo aos analistas ambientais, usurios internos, pesquisadores e estudantes. O acervo da Biblioteca ser composto de livros, mapas, cd, vdeos, documentrios, relatrios tcnicos, estudos, etc. Ser criada a Biblioteca Virtual, que facilitar o acesso ao acervo, permitindo pesquisa e consultas via internet. A Biblioteca promover eventos culturais para divulgao do acervo e lanamentos de publicaes do ICMBio. Far parceria com Universidades para incentivar pesquisas tcnicas, aproximando o aluno a realidade da conversao da biodiversidade. A Biblioteca compete s seguintes atividades: 1. Coleta e armazenamento de doaes; 2. Catalogao de livros; 3. Emprstimo e consulta; 4. Insero de dados no sistema; 5. Referncia legislativa; 6. Resumo do DOU (Virtual); 7. Suporte aos pesquisadores; 8. Biblioteca Virtual; 9. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido. Para informaes sobre o projeto da Biblioteca e doaes de acervo bibliogrfico entre em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br.
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Gesto da Informao SGI

Esta a rea responsvel pela principal ferramenta no Projeto de Gesto Documental, o Sistema de Gerenciador de Documentos e Processos SGDOC. O SGDoc foi planejado com uma viso futurista, porm factvel, aplicando o princpio do GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos), colocando a disposio do usurio a imagem digitalizada do documento e permitindo seu trmite virtual. Outros pontos que so tratados pelo sistema comunicao entre as unidades por meio da incluso de informaes no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento das aes realizadas pelo documento e seus anexos, e tambm trata a reduo do uso de papel e o maior controle da documentao e agilidade na recuperao da informao, dando celeridade ao usurio no desenvolvimento de suas atribuies. O sistema possui o manual do usurio que informa, passo a passo, como o sistema deve ser utilizado e todas suas funcionalidades. A SGI promove a capacitao individual do usurio, dando agilidade incluso do servidor no sistema. No caso das unidades, ser ministrada a capacitao distncia, utilizando-se da plataforma Moodle e presencial quando necessrio. No ato da capacitao disponibilizado o manual virtual do sistema.
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Orientaes ao usurio Para envio de demandas e contato com os gerenciadores do sistema, deve ser utilizado o SUPORTE TCNICO no prprio sistema. Orientao sobre etiquetas 1. Dever ser solicitado via sistema, Suporte Tcnico, a disponibilizao de digital (etiquetas). 2. No caso de inutilizao de alguma digital, o usurio dever informar o Gerenciador, por meio do suporte tcnico, pois a mesma ser cancelada. Orientao sobre o sistema quando estiver indisponvel 1. Quando o sistema estiver indisponvel, o usurio deve digitalizar o documento com a digital e movimentar o documento fisicamente. O sistema estando novamente disponvel o documento dever ser cadastrado conforme a imagem digitalizada e efetuar o trmite; 2. O usurio que receber o documento dever anotar o digital, o destino e despachar. Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema.
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REFERNCIA
BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao. Coordenao de Gilmar Ferreira Mendes. Braslia : Presidncia da Repblica, 1991. BRASIL. Agncia Nacional de Energia Eltrica. Manual de editorao de correspondncias oficiais e atos administrativos : padres e rotinas. Braslia : ANEEL, 1999. BRASIL. Ministrio da Educao e do Desporto. Normas sobre correspondncias e atos oficiais. Braslia : MED, 2001. BRASIL. Senado Federal. Manual de correspondncia oficial da Subsecretaria de Administrao de Pessoal . Braslia : 2000. BRASIL. Decreto n 4.176, de 28 de maro de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a elaborao, a redao, a alterao, a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da Repblica de projetos de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo Federal, e d outras providncias. BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao. Coordenao de Gilmar Ferreira Mendes. Braslia : Presidncia da Repblica, 2002.
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BRASIL. Agncia Nacional de guas. Manual de Padronizao das Publicaes da Agncia Nacional de guas. Braslia: ANA, 2003. BRASIL. Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR 6023 Informao e documentao Referncia Elaborao. Braslia: ANBT, 2002. BRASIL. Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR 6024 Informao e documentao Numerao progressiva das sees de um documento escrito Apresentao. Braslia: ANBT, 2002. BRASIL. Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Brasil. Portaria n 3, de 16 de maio de 2003. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Destina-se a orientar os rgos da presidncia da repblica, ministrios, autarquias e fundaes integrantes do sistema de servios gerais - sisg, quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e documentos. Brasil. Portaria Normativa N 05, de 19 de dezembro de 2002. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.
ANEXO I
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REDAO OFICIAL
ICMBio
O Manual de Redao Oficial apresenta instrues para produo de documentos oficiais no mbito do Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade.
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REDAO OFICIAL
Redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes com a finalidade de comunicar. A finalidade principal da Redao Oficial comunicar com impessoalidade e clareza para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os cidados. A elaborao de correspondncias e atos oficiais deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto da linguagem, clareza, objetividade, conciso, formalidade e uniformidade. As comunicaes oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser claro, possibilitando imediata compreenso pelo leitor. O uso de papis uniformes e a correta diagramao so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais. O texto deve ser conciso, transmitindo o mximo de informaes com o mnimo de palavras. Aplicam-se s comunicaes oficiais os princpios: impessoalidade, clareza, uniformidade, conciso e uso de linguagem formal. Devem sempre permitir uma nica interpretao e ser estritamente impessoais.
IDENTIDADE VISUAL
Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais, devero possuir a logomarca do ICMBio Logomarca: marca que rene graficamente letras do nome de uma instituio e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representao grfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
37
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL

Clareza
Clareza a qualidade do que inteligvel, facilmente compreensvel. J que se busca, ento, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, preciso que o pensamento de quem comunica tambm seja claro, com as idias ordenadas; a pontuao correta; as palavras bem dispostas na frase; as intercalaes reduzidas a um mnimo; a preciso vocabular uma constante.
Redao Oficial
A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Para ela concorrem: a) uso do padro culto de linguagem: observa-se as regras da gramtica formal e emprega-se um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma. No deve ser usado gria e jargo em documentos oficiais. formalidade: possibilita a uniformidade dos textos. Respeito e impessoalidade pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expresses como Venho por meio desta, Tenho a honra de ou Cumpre-me informar que so artificiais e no cabem em textos oficiais. impessoalidade: evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto. Evite marcas de impresses pessoais do tipo na minha opinio. Lembre-se: em nome do Servio Pblico que voc est falando
b)
c)
Coeso
A coeso a ligao entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases, entre as prprias frases e entre os vrios pargrafos. Texto coeso aquele em que as palavras, as oraes, os perodos e os pargrafos esto interligados e coerentemente dispostos. Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se corretamente os instrumentos da lngua (usar artigos e pronomes que concordem com os tempos verbais de modo lgico etc.) e observando se h relaes de sentido entre as frases, que unidas entre si transmitam de modo claro uma informao, uma opinio, uma mensagem.
38
Conciso
A conciso consiste em expressar com um mnimo de palavras um mximo de informaes. Para que se redija um texto conciso, fundamental que se tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessrio para revis-lo depois de pronto. nessa reviso que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties desnecessrias de idias.
Formalidade e uniformidade
A formalidade consiste na observncia das normas de tratamento usuais na correspondncia oficial. importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, tambm, necessria uniformidade das comunicaes. O estabelecimento de padro exige ateno a todas as caractersticas da redao oficial e cuidado com a apresentao dos textos. O uso de papis uniformes e a correta diagramao do texto so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais.
Impessoalidade
A redao oficial deve ser isenta de interferncia de individualidade de quem a elabora. O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicaes oficiais decorre: a) da ausncia de impresses individuais da pessoa que comunica: independentemente de quem assina um expediente, a comunicao sempre feita em nome do servio pblico; da impessoalidade de quem recebe a comunicao: seja um cidado, seja um rgo pblico, o destinatrio sempre considerado de forma homognea e impessoal; do carter impessoal do prprio assunto tratado: as comunicaes oficiais restringem-se a questes referentes ao interesse pblico; no cabe nelas, portanto, qualquer tom particular ou pessoal.
b)
c)
PADRONIZAO
As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , obedecem a certas regras de forma: alm das j mencionadas exigncias de impessoalidade e uso do padro culto de linguagem, imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. A clareza datilogrfica, o uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramao do texto indispensvel para a padronizao.
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Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento tem concordncia com a terceira pessoa, o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo e no com o pronome. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa. Exemplo: Vossa Senhoria nomear o substituto Vossa Excelncia conhece o assunto
Redao Oficial
DESTINATRIO
Presidente da Repblica Presidente do Congresso Presidente do STF Advogado-Geral da Unio Chefe de Estado-Maior Chefe do Gabinete Civil da PR Chefe do Gabinete Militar da PR Deputado Federal Deputado Distrital Deputado Estadual Desembargador Embaixador Governador de Estado Governador do DF Ministro de Estado Ministro de Tribunal Superior Oficial-General das Foras Armadas Prefeito Municipal Presidente da Cmara Distrital (DF) Presidente de Assemblia Legislativa Presidente de Cmara de Vereadores Presidente de Tribunal Procurador-Geral da Repblica Procurador-Geral de Estado Procurador-Geral do DF Secretrio de Estado (Governos estaduais e do DF) Secretrio-Geral da PR Senador Vereador Vice-Prefeito Municipal Vice-Presidente da Repblica Auditor da Justia Juiz
TRATAMENTO
VOCATIVO
ENDEREAMENTO
Ao () Excelentssimo(a) Senhor(a) Nome Cargo Endereo
Vossa Excelncia
Excelentssimo(a) Senhor(a) + cargo
Vossa Excelncia
Senhor(a) + cargo
Ao () Excelentssimo(a) Senhor(a) Nome Cargo Endereo
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Vossa Excelncia
Meritssimo(a) Senhor(a) + cargo Meritssimo(a) + cargo
Ao() Meritssimo(a) Senhor(a) Nome Juiz(a) d... Endereo Ao() Senhor(a) Nome Cargo Endereo Ao() Senhor(a) Nome Cargo Endereo A Sua Magnificncia o(a) Senhor(a) Nome Magnfico(a) Reitor(a) da Universidade... Endereo A Sua Santidade o Papa Nome Endereo
Presidente de Empresa Pblica, Autarquia ou Fundao Autoridades em geral Funcionrios graduados Oficiais das Foras Armadas Particulares
Vossa Senhoria
Senhor(a) + cargo
Vossa Senhoria
Senhor(a) + cargo
Reitor de Universidade
Vossa Magnificncia ou Vossa Excelncia
Magnfico(a) Reitor(a) ou Excelentssimo(a) Senhor(a) Reitor(a)
Papa
Vossa Santidade
Santssimo Padre
DESTINATRIO
TRATAMENTO
Vossa Eminncia Reverendssima ou Vossa Eminncia
VOCATIVO
Reverendssimo ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal
ENDEREAMENTO
A Sua Eminncia Reverendssima Dom Nome Ttulo Endereo A Sua Excelncia Reverendssima Dom Nome Ttulo Endereo A Sua Reverendssima ou A Sua Eminncia Reverendssima Dom Endereo A Sua Reverncia Ttulo Nome Endereo
Cardeal
Arcebispo Bispo
Vossa Excelncia Reverendssima
Excelentssimo ou Reverendssimo Senhor (Ttulo)
Monsenhor Cnego Superior Religioso
Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima
Reverendssimo Senhor (Ttulo)
Religiosos em geral
Vossa Reverncia
Reverendo (Ttulo)
Fechos
Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatrio, alm de fechar o texto. O documento deve conter a assinatura e identificao do signatrio. H dois fechos diferentes para todas as modalidades do texto oficial. a) Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica; b) Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
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Identificao do Signatrio
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao do signatrio deve ser a seguinte:
(espao para assinatura) NOME EM MAISCULAS E NEGRITO Cargo do Signatrio com Iniciais em Maisculas
Nota: Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para outra pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.
Redao Oficial
Formatao
Os documentos devero apresentar a seguinte formatao: Nota: a formatao apresentada para documentos elaborados no BrOffice.org Writer.
Configurao de pgina
Tamanho de papel: A4 (21 cm x 29,7cm) Orientao: Margens: Retrato Esquerda: 3 cm Direita: 1,5 cm Superior: 2 cm Inferior: 2 cm
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Pargrafo e espaamento entre linhas

Pargrafo (recuo): primeira linha 2,5 cm Espaamento entre pargrafos (acima): 0,5 cm Espaamento entre linhas: simples Alinhamento: justificado
Fonte
Fonte: Times New Roman Tamanho: 12 Tipo: Normal Nota: Casos em que se emprega tipo itlico: a) Em ttulos de publicaes (livros, revistas, jornais, peridicos, etc.) b) Em palavras estrangeiras no incorporadas ao uso comum da lngua.
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Redao Oficial
ATOS DE COMUNICAO
Documentos Padro Ofcio
Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio e o memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. Podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho). Tambm obrigatrio constar o nmero da pgina a partir da segunda. Devem conter as seguintes partes: a)
tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da coordenao, diretoria e rgo que o expede.
Exemplo: Memorando n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio Ofcio n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio Nota: A numerao dos documentos padro ofcio recomea a cada ano.
b)
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local e data: por extenso, com alinhamento direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2007.
c)
destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.

Nota: No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo, cidade, estado e CEP.
d)
assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.

Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009. Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
e)
vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.

Exemplo: Senhor Coordenador de Administrao,
f)
texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

- introduo: apresentao do assunto que motiva a comunicao. No use as formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; - desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio; - concluso: apresentao da posio recomendada sobre o assunto.
Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.
g) h) i)
fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)

ou Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)
assinatura do autor da comunicao. identificao do signatrio.
Informaes Gerais
Para contextualizar todos os usurios, abaixo esto algumas observaes relevantes para no errar na produo do seu documento: Nos modelos de padronizao de documentos que sero apresentados neste manual, as informaes do cabealho de todos os documentos, devem ser substitudas pelo os dados da rea que est produzindo o documento. Todas as unidades externas ( UC, CR, UAAF e CE) do Instituto tero o rodap para inserir logomarcas e endereos nos documentos produzidos, conforme modelos apresentados. Nos modelos oficio e oficio-circular no podero ser utilizados este padro, devendo ser utilizado apenas o endereo do Instituto, conforme modelos. Na utilizao da folha de despacho, deve-se considerar: 1. Que a folha deve ser usada atrs do documento; 2. No caso de anexar nova documentao ao documento principal ou ao bloco documental, devem ser inutilizados os espaos em branco da folha de despacho e inserida uma nova folha atrs do ltimo documento inserido (caso necessrio), respeitando a ordem cronolgica do documento e dos despachos.
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Redao Oficial
Ofcio
Comunicao expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a particulares. O smbolo que deve ser utilizado obrigatoriamente em ofcios o Braso da Repblica. Nota: Todos os setores do ICMBio somente podero produzir ofcios tratando de assuntos de sua competncia. No caso de encaminhamento para autoridades de hierarquias superiores, deve ser encaminhada a minuta para apreciao de seu Diretor ou do Presidente do Instituto, que em casos pertinentes sero produzidos pela prpria Presidncia do ICMBio.
Estrutura
a) b) c) d)
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Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede; Local e data em que foi expedido; Destinatrio: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep; Assunto: resumo do teor do documento em negrito; Vocativo seguido de vrgula; Texto; Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores) ou Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
e) f) g)
h)
Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.
Na prxima pgina h um modelo de ofcio para visualizao das definies acima, considerando o formato a ser adotado.
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Redao Oficial
Ofcio Circular
Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a particulares. Neste caso o smbolo que deve ser utilizado o Braso da Repblica.
Estrutura
a) b) c) d) e) f)
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Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede; Local e data em que foi expedido; Destinatrio: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep; Assunto: resumo do teor do documento em negrito; Vocativo seguido de vrgula; Texto; Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores) ou Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
g)
h)
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Redao Oficial
Memorando
Comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao interna. Neste caso deve ser utilizado o smbolo do ICMBio na Identificao do rgo produtor do documento. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc., a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. No deve ser citado Nome. Exemplos: Sr. Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica Ao Sr. Coordenador de Administrao
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Obs: As unidades externas (CR, UC, UAAF e CE), devero utilizar o rodap para informar seus dados, como nome completo da unidade, endereo/CEP, telefone, email e logomarca, conforme modelo para unidades externas sede. Esta informao deve constar apenas nos modelos memorando e memorando-circular.
Estrutura
a) b) c) d) e) f) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede; Local e data em que foi expedido; Destinatrio: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa; Assunto: resumo do teor do documento em negrito; Texto; Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores) ou Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
g)
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Redao Oficial
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Redao Oficial
Memorando Circular
Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Quanto a sua forma, o memorando circular segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que os seus destinatrios devem ser mencionados pelos cargos que ocupam. Exemplos: Aos Senhores (as) Chefes das Unidades Avanadas de Administrao e Finanas - UAAFs
Estrutura
a) b) c)
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Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede; Local e data em que foi expedido; Destinatrios: grupo a que se destina o contedo do documento, que devem ser mencionados pelos cargos que ocupam; Assunto: resumo do teor do documento em negrito; Texto; Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores) ou Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
d) e) f)
g)
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Redao Oficial
Despacho
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao, requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer tambm despacho de encaminhamento de um rgo para outro. O despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso do administrado. Devem ser emitidos no prprio documento, ou, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, que assegura maior transparncia tomada de decises e permite que se historie sobre o andamento da matria tratada nos documentos. Nota: O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto mais longo.
Despacho Interlocutrio
o meio formal por que uma autoridade administrativa encaminha, apreciao de outra, documento que havia sido submetido a sua considerao.
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Exemplo:
De ordem. Diretoria de Planejamento, Administrao e Logstica, para anlise e pronunciamento. Em 00/00/0000
Nome do Signatrio Setor e Cargo ou funo do Signatrio
Nota: Ser disponibilizada uma guia de despachos no Sistema Gerenciador de Documentos e Processos/SGDOC. O documento depois de produzido tramita por meio de despachos. Cada despacho dever ser escrito dentro dos quadrados da guia de despacho, seguindo a sequncia numrica. Clicar no cone para imprimir a guia de despachos no SGDOC.
Imprimir Despacho
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Redao Oficial
Despacho Decisrios
o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitao recebida ou determina a adoo de providncias sobre o assunto. Resolvem a questo principal, encerrando o processo ou assunto do documento.
Estrutura
a) b) c) d) e) f) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede; Local e data em que foi expedido; Destinatrio: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa; Assunto: resumo do teor do documento em negrito; Texto; Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores) ou Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);

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g)
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Redao Oficial
Fax
Utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de informaes sobre documentos, quando no h condies de envio por meio eletrnico. O fax no substitui o documento original. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma usual. Fax no deve receber despacho, pois ele tem suas informaes apagadas com o tempo, no tendo efeito comprobatrio. O fax no pode constituir ou compor processo. No recomendado o envio de documento via fax, pois no substitui o documento original. Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. O Fax deve conter a folha de rosto, com os dados de identificao da mensagem a ser enviada.
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Redao Oficial
Correio Eletrnico
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial. O campo assunto do correio eletrnico deve ser preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente. Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. Mensagens eletrnicas oriundas de email institucional so consideradas para efeito legal.
ATOS NORMATIVOS
Apostila
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Aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao. A apostila tem por objetivo a correo de dados constantes em atos administrativos ou o registro de alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lotao em outro setor, majorao de vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, dentre outros. Geralmente, a apostila feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto, caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que ser anexada ao documento principal. lavrada como termo e publicada em rgo oficial.
Estrutura
a) b) c) d) ttulo: denominao do documento (apostila); texto: desenvolvimento do assunto; data: por extenso; assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade.
Nota: Nome do signatrio com iniciais maisculas, seguido de vrgula; cargo do signatrio com iniciais maisculas, em negrito, seguido de ponto.
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Redao Oficial
Atestado
Documento do qual se afirma e declara a verdade de um fato, situao ou existncia, de obrigao no necessariamente constante em livros, papis ou documentos. Destina-se, basicamente, comprovao de fatos ou situaes transitrias, passveis de modificaes freqentes.
Estrutura
a) b) ttulo: denominao do documento (apostila); texto: dever conter nome completo, naturalidade, estado civil e domiclio. No texto no deve conter expresses como nada sabendo em desabono de sua conduta, pessoa de meu conhecimento, etc., j que s pode atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistncia de algo que a desabone. data: por extenso assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade.
c) d)
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Redao Oficial
Certido
A certido a transcrio de algo j existente, com base em documento original, objetivando comprovar a existncia de ato ou assentamento de interesse de algum. Por esse ato, limita-se a transladar para o documento fatos ou situaes a ser fornecido ao interessado o que consta em arquivos da administrao. Pode ser de inteiro teor ou resumida, devendo expressar fielmente o contedo original de onde foi extrada. A certido deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Deve ser datada e assinada pelo servidor que a lavrou, conferida pelo chefe da seo e visada pelo diretor. Pode servir de prova de ato jurdico. Sua expedio no prazo de 15 dias improrrogvel conforme a Lei n 9.051, de 18/5/95. Art. 1 - As certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes, requeridas aos rgos da administrao centralizada ou autrquica, s empresas pblicas, s sociedades de economia mista e s fundaes pblicas da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, devero ser expedidas no prazo improrrogvel de quinze dias, contado do registro do pedido no rgo expedidor. Art. 2 - Nos requerimentos que objetivam a obteno das certides a que se refere esta lei, devero os interessados fazer constar esclarecimentos relativos aos fins e razes do pedido.
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Estrutura
a) b) ttulo: denominao do documento (certido); texto: transcrio do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Qualquer engano ou erro poder ser retificado, empregando-se a palavra digo ou em tempo: na linha xx, onde se l xxxxxxx, leia-se xxxxxxxx; data: local e data por extenso; assinatura: nome de quem lavrou a certido, cargo ou funo da autoridade e visto do titular da unidade organizacional que a autorizou.
c) d)
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Redao Oficial
Ata
Registro resumido e claro de fatos, ocorrncias, resolues e decises de assemblias numa sesso de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregaes, ou outras entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim. A Ata documento de valor jurdico. Por essa razo, deve ser lavrada de tal maneira que no possam introduzir modificaes posteriores. Para se evitar fraudes, possvel fazer o registro das atas no Cartrio de Ttulos e Documentos. No se fazem pargrafos ou alneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que, nos espaos em branco, se faam acrscimos. No se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expresso anterior ao mesmo erro. Exemplos:
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Aos dezesseis dias do ms de agosto, digo, do ms de setembro de mil novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o......
Quando se constata erro ou omisses aps a redao, usa-se a expresso em tempo, que colocada aps o escrito, seguindo-se a emenda ou acrscimo. Exemplos: Em tempo: na linha onde se l abono, leia-se abandono.
Em caso de contestaes ou emendas ao texto apresentado, a ata s poder ser assinada depois de aprovadas as correes. Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunio, sua linguagem deve ser simples, clara e concisa. Em geral, a pessoa encarregada de escrever (lavrar) a ata escolhida pelos participantes da reunio ou algum previamente indicado para isso. Essa pessoa redige a ata durante a realizao da reunio e l para os participantes ao seu final. Pode ainda tomar notas e redigir, posteriormente, submetendo aprovao dos participantes na reunio seguinte. Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes reunio ou assinada somente pelas pessoas que presidiram a sesso (presidente e secretrio), e seu contedo dado publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalizao. A ata de uma reunio ser lida e aprovada na reunio seguinte.
Estrutura
a) b) ttulo: denominao do documento (Ata) seguida do nmero da reunio e nome a Diretoria ou Coordenao; abertura: registra a natureza da reunio, a data e o local de sua realizao, informando o nome dos participantes. Nesta parte do documento os nmeros devem ser escritos por extenso; texto: local onde se faz o relato dos principais acontecimentos e das decises tomadas. Deve ser escrito em um nico bloco sem espao entre as linhas, sem a utilizao de pargrafos; fecho: quase inaltervel: nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente declarou encerrada a sesso, de que eu, (nome), Secretrio, lavrei a presente ata, a qual assino com o senhor Presidente. assinatura: do Diretor-geral e demais Diretores presentes.
c)
e)
Nota: Os nmeros so grafados por extenso.
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Redao Oficial
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Redao Oficial
Portaria
Documento de ato administrativo interno que a autoridade competente, expede instrues sobre a organizao e funcionamento do Instituto, que contm instrues acerca da aplicao de leis, regulamentos, recomendaes de carter geral, normas de execuo de servio, gesto administrativa com referncia a pessoal (nomeao, demisso, designao, elogio, punio, etc) ou orientar a aplicao de textos legais e disciplinar matria no regulada em lei, alm de outros atos de sua competncia.
Estrutura
a) b) c) d)
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ttulo: denominao do documento (portaria), nmero e a data de assinatura do ato; ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da portaria, permitindo de modo imediato, o conhecimento da matria legislada. texto: contendo detalhamento dos dispositivos da portaria; assinatura: nome por extenso devendo ser escrito com todas as letras em maisculas.
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Redao Oficial
Nota Tcnica
o instrumento de comunicao interna ou externa que expressa um juzo ou opinio sobre questo tcnica, administrativa ou financeira com vistas a esclarecer dvidas ou indagaes acerca de matrias de interesse do Instituto.
Estrutura
a) b) c) d) e) f) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede; Local e data em que foi expedido; Destinatrio que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa; Assunto: resumo do teor do documento em negrito; Texto; Assinatura e cargo do tcnico responsvel pela expedio do documento juntamente com o de acordo do diretor.
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Redao Oficial
Instruo Normativa
Ato administrativo a respeito do modo e forma de execuo de determinado servio pblico, expedida pelo superior hierrquico, com o intuito de orientar os subordinados no desempenho das atribuies que lhes so afetas e assegurar a unidade de ao.
Estrutura
a) b) c) d) ttulo: denominao do documento, nmero seguido da sigla do rgo que o expede e data de assinatura; ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da instruo normativa; texto: contendo detalhamento dos dispositivos da instruo normativa; assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.
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Redao Oficial
Ordem de Servio
Expediente de carter interno de uma unidade organizacional, mediante o qual seu titular fixa comandos de trabalho. Determinaes dirigidas aos responsveis por obras ou servios pblicos, autorizando o seu incio ou contendo imposies de carter administrativo, ou especificaes tcnicas sobre o modo e forma de sua realizao.
Estrutura
a) b) c) d) ttulo: denominao do documento, nmero seguido da sigla do rgo que o expede e data de assinatura; ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da ordem de servio; texto: contendo detalhamento dos dispositivos da ordem de servio; assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.
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Redao Oficial
Parecer
Expresso de um juzo, contendo pronunciamento, recomendao, determinao ou opinio sobre questo tcnica, jurdica, administrativa ou financeira, sob a apreciao da ICMBio.
Estrutura
a) b) c) d) ttulo: denominao do documento e nmero seguido da sigla do rgo que o expede; ementa: parte do ato que sintetiza o contedo do parecer; texto: contendo detalhamento da deciso do parecer; assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.
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Redao Oficial
Resoluo
Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo ou pelos presidentes de tribunais, rgos legislativos e colegiados administrativos, para disciplinar matria de sua competncia especfica.
Estrutura
a) b) c) d) ttulo: denominao do documento, nmero e data de assinatura; ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da resoluo; texto: contendo detalhamento dos dispositivos da resoluo; assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.
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Redao Oficial
REFERNCIAS
Normas da ABNT - Associao Brasileira de Normas Tcnicas: NBR 5892 Normas para datar NBR 6027 Sumrio NBR 6023 Informao e documentao Referncia Elaborao - NBR 6024 Informao e documentao Numerao progressiva das sees de um documento escrito Apresentao Manual de Organizao de Referncias e Citaes Bibliogrficas para Documentos Impressos e Eletrnicos Gildenir Carolino Santos e Rosemary Passos, Editora Autores Associados Manual de Redao da Presidncia da Repblica Manual de Redao e de Atos Oficiais - ANA
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Manual de Redao da Cmara dos Deputados Manual de Comunicao Escrita Oficial SETR e DER Manual de Redao Oficial do Tribunal de Contas do Distrito Federal Manual de Editorao de Correspondncias e Atos Administrativos da ANEEL Manual de Redao da ANATEL
ANEXO II
Logomarca ICMBio
O Manual de Identidade Visual do ICMBio pode ser encontrado no site com todas as orientaes sobre a formatao da logomarca.
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A logomarca dever ser utilizada em todos os documentos produzidos na Instituio, salvo o caso expresso neste manual.
Logomarca ICMBio
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ANEXO III
Guias de Remessa de Correspondncia e Malote

Neste anexo so apresentadas as GUIAS DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA GRC e GUIA DE REMESSA DE MALOTE GRM. Ser obrigatria a numerao das pginas da guia de remessa. A GRC deve ser usada apenas quando o envelope de correspondncia for usado para enviar mais de um documento. No caso da GRC deve-se observar a seguinte orientao para o seu correto preenchimento no campo N Registro Correio: a. A Unidade deve solicitar na agncia dos correios mais prxima, as etiquetas para carta registrada, sedex, PAC ou outro servio a ser utilizado, tornando possvel etiquetar as correspondncias (envelope) na prpria Unidade. Desta forma ser possvel identificar na GRC o nmero de identificao dos correios, lembrando que est informao obrigatria.
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ANEXO IV
Quadro de Aes sobre Processos
AES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO
AO
O que ?
Termo
Quem pode realizar?
Observaes
Anexao
a unio de dois ou mais processos que no podero ser separados sob nenhuma hiptese, passando a existir apenas o nmero de protocolo do principal.
Juntada por Anexao
Devero ser avaliadas as informaes constantes nos processos e a relao entre eles, considerando Protocolo processo principal Geral e UP e acessrio. Aps anexao, anotar na capa do processo o nmero do processo inserido. No existe a ao DESANEXAR. O processo que tem o pedido fica em segundo lugar e o Termo de Juntada por Apensao no processo mais Protocolo antigo, que ficar Geral e UP em primeiro lugar, onde tambm dever ser anotado o nmero do processo que est sendo apensado. A desapensao s poder ocorre antes do arquivamento do processo. Protocolo A anotao do Geral e UP apenso feita na capa do processo deve ser tornada sem efeito.
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Apensao
a juntada de dois ou mais processos, onde cada um manter o seu nmero de protocolo original, e aps a deciso final, podero ser separados .
Juntada por Apensao
Desapensao
a separao de processos apensados, devendo constar em cada processo o despacho solicitando a desapensao.
Desapensao
Quadro de Aes sobre Processos
AES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO
AO
O que ?
Termo
Quem pode realizar?
Observaes
a retirada de peas do processo, Desentranhamento mediante despacho.
Desentranhamento
Onde estiver o processo
vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo. Conservar a numerao original das peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. No existe a ao Os documentos retirados, devem ser conforme descrito no manual e renumerando suas pginas.
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a separao de parte da documentao de um processo, Desmembramento para formar outro, ocorrendo mediante despacho.
Desmembramento
Protocolo Geral e UP
Encerramento de processo
executado quando finalizado o processo, ou quando exceder o nmero de folhas.
Encerramento
Motivos para encerramento: indeferido ou deferido o pleito, atendimento da demanda, Protocolo desistncia do Geral e UP interessado ou a falta de movimentao, por mais de um ano, por parte do interessado. Os documentos no podem ser desmembrados para abertura de volume. A primeira folha dever ser o termo e numerado seguindo a seqncia do primeiro volume.
Abertura de volume
utilizada quando um processo excede a 200 folhas.
Abertura de Volume
Protocolo Geral e UP
ANEXO V
Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao

Os modelos de guias para uso do servio de arquivo so: 1. Guia de Arquivamento para documentos; 2. Guia de Arquivamento para processos; 3. Espelho de identificao de caixas-arquivo; 4. Espelho de identificao de pastas a-z. A seguir esto os quatro modelos que devem ser usados com padro no mbito do Instituto.
93
Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao
94
95
Guias de Arquivo
96
97
Espelhos de Identificao
Anotaes
98
Anotaes
99
Anotaes
Anotaes
100
Anotaes
101
Anotaes
Anotaes
102
Anotaes
103
Anotaes
Anotaes
104
www.icmbio.gov.br
106

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Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

Manual de Gesto Documental

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Lei n 8.159, de 8/1/1991

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GESTO DA INFORMAO ATENDIMENTO AO USURIO MODERNIZAO E ANLISE DOCUMENTAL

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Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:

CONFIGURAES Fonte Nmero de pginas Tamanho Orientao

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Recepo (Recebimento de documentos)

Expedio (Servio de Postagem e Malote)

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4 horas (entre capitais)

VALOR VALOR Sem AR

VALOR VALOR Com AR

SEDEX HOJE Entrega no mesmo dia

ii. iii. iv.

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Numerao nica de processo

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Observaes Gerais (Processos no sistema)

Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades

Figura 1 Mtodo de Trmite nas Diretorias

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DIUSP DIREP DIPLAN

Figura 2 Mtodo de Trmite entre Diretorias

Figura 3 Mtodo de trmite dentre Unidades externas e Sede.

Figura 4 Trmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.

DIBIO PROTOCOLO GERAL DIUSP

RGOS, PESSOAS FSICAS E JURDICAS

Figura 5 Mtodo de Trmite para documentos externos

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Gesto da Informao SGI

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QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL

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Excelentssimo(a) Senhor(a) + cargo

Ao () Excelentssimo(a) Senhor(a) Nome Cargo Endereo

Meritssimo(a) Senhor(a) + cargo Meritssimo(a) + cargo

Vossa Magnificncia ou Vossa Excelncia

Magnfico(a) Reitor(a) ou Excelentssimo(a) Senhor(a) Reitor(a)

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Vossa Excelncia Reverendssima

Excelentssimo ou Reverendssimo Senhor (Ttulo)

Monsenhor Cnego Superior Religioso

Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima

Reverendssimo Senhor (Ttulo)

Pargrafo e espaamento entre linhas

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destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.

assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.

vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.