Professional Documents
Culture Documents
Veranderbereidheid kent zijn tijd TOPdesk koppelen met een ander softwarepakket? Communiceer uw SSD naar succes!
rEdacTIONEEl
22
heb ik alles?
Sneeuwkettingen? Check. Zonnebril? Check. Skisokken? Driedubbele check! Ik ben de hele week al aan het inpakken voor mijn allereerste skivakantie. Bij zon vakantie haal je je complete inboedel overhoop en kom je erachter dat je nog ergens lippenbalsem met factor 30 hebt liggen en je ooit snowboots hebt gekocht. Mijn vrienden met wintersportervaring hebben me daarnaast voorzien van handig om mee te nemen-adviezen. Zonder hen waren kneuzingenzalf en thermo-ondergoed nooit op mijn lijstje beland! Net als iedere vakantie maak ik gebruik van een ik-ga-op-vakantieen-ik-neem-mee-checklist. Zo vergeet ik in ieder geval geen belangrijke zaken zoals paspoort of reisdocumenten. Nu ik erover nadenk gebruik ik eigenlijk overal checklists voor. Heb ik alles voor dit magazine geregeld? Check. Heb ik alle boodschappen voor vanavond? Check. Zon lijstje zorgt voor houvast en overzicht. Ook in TOPdesk wordt veel gebruikgemaakt van checklists en overzichten. In dit magazine leest u bijvoorbeeld hoe het St. Elisabeth Ziekenhuis alle systemen en apparaten in kaart heeft gebracht en controleert met behulp van TOPdesk. En onze SaaSspecialisten vertellen over de checklist die zij doorlopen voor de aankomende SaaS-upgrade naar TOPdesk 5. Hopelijk inspireren deze verhalen u om bijvoorbeeld ook uw Middelenbeheer onder handen te nemen. Of te controleren of u alle benodigde stappen in een proces doorloopt. Volgens mij heb ik inmiddels alles van mijn lijstje in huis, maar ik ben toch bang dat ik iets heb vergeten. Het is geen ramp als ik geen zonnebrand meeneem, maar misschien moet ik toch mijn checklist in TOPdesk bijhouden en een barcodescanner aanschaffen. Gewoon voor de zekerheid Veel leesplezier! Nienke Deuss, hoofdredacteur
20
INhOUd maart 13
TEGENWOORDIG DUURT EEN INSTALLATIE NOG MAAR 15 TOT 30 MINUTEN
Erwin Bothof SaaS-cordinator bij TOPdesk
NIEUWS DE DYNAMISCHE INFRASTRUCTUUR VAN HET ST. ElISABETH ZIEKENHUIS VERANDERBEREIDHEID KENT ZIJN TIJD TOPDESK KOPPElEN MET EEN ANDER SOFTWAREPAKKET? HOE WE UW SAAS UPGRADEN COlUMN
Schone schijn
6 10 13 16 19
MOETEN
10
20 22 24 28
MEESPIEKEN MET HET BTA-PROGRAMMA COMMUNICEER UW SSD NAAR SUCCES! SlIMMER WERKEN
Inzicht in bestede tijd en kosten
TIPS + TRICKS
WIllEN
OP DE COVER:
Aart van Stiphout en Hans Boonk van het St. Elisabeth Ziekenhuis in Tilburg.
KUNNEN
Up-to-date blijven?
Voor het laatste nieuws over TOPdesk en servicemanagement meldt u zich aan voor de TOPdesk Nieuwsbrief via info@topdesk.nl of volgt u ons op Twitter via @TOPdesk.
@TOPdesk
Een aantal Twitter-berichten uitgelicht: @JeroenBoks Service Management en System Management gecombineerd: viering implementatie #lANDesk bij #TOPdesk met partner @Axle_IT
@MailPlusNl Tijd voor taart bij MailPlus, om de succesvolle implementatie van @Topdesk 5 te vieren!
@daniel_vicrea @TOPdesk het werkt goed maar ik heb nog wel een aantal ideen, waar kan ik die kwijt?
Tour is het verbeteren van de dienstverlening door samenwerking tussen n binnen dienstverlenende afdelingen. Onze ervaren consultants delen hun kennis
@TOPdesk @daniel_vicrea Ideen zijn altijd welkom! Je kunt deze doorgeven via http:// extranet.topdesk.com > incident aanmaken (feature request)
aan de hand van presentaties, praktijkcases en interactieve sessies. In n middag delen wij onze visie over de toekomst van de dienstverlenende afdeling. Met deze kennis zet ook u de volgende stap naar een betere dienstverlening binnen uw organisatie.
@roelsnijders Gestart om Topdesk te gebruiken als kennissysteem (borgen van kennis) voor applicatie- en technisch beheer #verseon
Op www.topdesk.nl/ontour of www.topdesk.be/ontour vindt u meer informatie, waaronder het tourschema en het programma. Ook kunt u zich via de website direct aanmelden.
NIEUWS
Agenda
Nederland
13 14 15 MRT MRT MRT
Zorg & ICT Jaarbeurs, Utrecht
21 MRT
TOPdesk Spreekuur TOPdesk hoofdkantoor, Delft
16 APR
TOPdesk Spreekuur Hogeschool Windesheim, Zwolle
18 APR
TOPdesk Spreekuur TOPdesk hoofdkantoor, Delft
Belgi
14 MRT
itSMF Conference Building blocks Metropolis, Antwerpen
25 APR
TOPdesk Spreekuur Stichting Pergamijn, Sittard
25 APR
Servicemanagerdag Papendorp, Utrecht
20 21 MRT MRT
Tooling Event Brussels Expo, Brussel
16 MEI
TOPdesk Spreekuur TOPdesk hoofdkantoor, Delft
15 APR
TOPdesk spreekuur Gemeente Evergem, Evergem (regio Gent)
30 MEI
t/m
13 JUN
25 APR
V-ICT-OR shopt IT Hilton, Antwerpen
TOPdesk on Tour
Tsjechi
22 23 24 MEI MEI MEI
European Facility Management Conference Praag
18 JUN
TOPdesk on Tour
6 klant in beeld
klant in beeld 7
De afdeling Informatie en Automatisering (I&A) is de onzichtbare verpleger van het St. Elisabeth Ziekenhuis. Maar het ondersteunen van alle medewerkers en verschillende systemen is niet eenvoudig. Om meer inzicht te krijgen in de dynamische infrastructuur is de CMDB het afgelopen jaar grondig onder handen genomen.
Het St. Elisabeth Ziekenhuis in Tilburg heeft zon 3500 medewerkers in dienst. Voor de afdeling I&A betekent dit: 3500 inlognamen en wachtwoorden, 28 verschillende specialismen met eigen systemen en apparatuur, en 2500 werkplekken waarop iedereen kan inloggen en gebruik moet kunnen maken van uiteenlopende software. Hans Boonk, integratiespecialist bij de afdeling I&A, geeft aan dat de complexiteit sterk is toegenomen: In de afgelopen tien jaar zijn we van achttien naar 350 servers gegaan. We ondersteunen alle werkplekken voor personeel dat administratie moet bijhouden, zoals artsen, assistenten of laboranten die gegevens invoeren in een Elektronisch Patinten Dossier (EPD). In de hal van het ziekenhuis is een complete boulevard gecreerd, met winkels, een apotheek en eetgelegenheden. Wij zorgen dat ook zij van alle voorzieningen gebruik kunnen maken.
8 klaNT IN bEEld
snel alle relevante informatie te vinden voor bijvoorbeeld de impactbepaling, vertelt Van Stiphout. Daarom zijn we een grootschalig project gestart om de CMDB up-to-date te krijgen en nog belangrijker: te houden.
afdeling I&A, vertelt: Bij de voorbereiding op de Windows XP SP3-update kwamen we erachter dat onze CMDB veel incorrecte en onvolledige informatie bevatte; de betrouwbaarheid van de gegevens was ongeveer 45%. Blijkbaar werd apparatuur regelmatig verplaatst en werden mutaties niet goed geregistreerd. Doordat de relationele gegevens in de CMDB vaak niet klopten, verliepen de processen ook minder efficint. Bij een incident, wijziging of probleem was het onmogelijk om
klANT IN bEEld 9
zen om alle objecten in TOPdesk te registreren: alle servers, netwerkcomponenten, printers, software, etc. Wij wilden echter niet alleen vastleggen welke objecten we in huis hadden, ook wilden wij inzicht in de onderlinge relaties van onze systemen. Als een bepaalde server down is, wil je immers weten wat de impact is en welke systemen daar gevolgen van ondervinden. Om de relaties tussen objecten in kaart te brengen, gebruiken veel TOPdesk-klanten configuraties in de module Configuratiebeheer. Normaal gesproken worden configuraties op basis van een medewerker samengesteld: persoon X beschikt over PC 1281-I, telefoon 1455 en laptop Dell3401. Zon configuratie kan bij uitdiensttreding of verhuizing in n keer aan een nieuwe medewerker of een andere locatie gekoppeld worden. Bij het St. Elisabeth Ziekenhuis is TOPdesk vanaf het begin juist niet op de gebruiker ingericht. Van Stiphout: In het ziekenhuis is het niet zo dat een groep bedrijfsmiddelen aan n persoon gekoppeld kan worden. Medewerkers hebben geen vaste werkplek en kunnen gewoon op een willekeurige werkplek inloggen. Daarom hebben Van Stiphout en Boonk besloten de configuraties volledig om te gooien, met de systemen centraal. Alle configuratie-items (cis) zijn nu in een configuratie geregistreerd. Boonk: Hierdoor hebben we een relationele
database van objecten, een soort blauwdruk van onze infrastructuur. In de grafische overzichten kunnen we direct zien welke relaties er bestaan tussen bijvoorbeeld servers en systemen en kunnen we makkelijker inspelen op storingen.
figuratie te koppelen. Om ervoor te zorgen dat de ingevoerde gegevens ook up-to-date bljven, is besloten de systemen decentraal te beheren. De beheerders moeten de beheertaken integreren in hun dagelijkse werkzaamheden voor hun eigen afdeling. Zij moeten wijzigingen of updates aan hun systemen in Incidentbeheer of Wijzigingsbeheer bijhouden, vertelt Boonk. Om het hun makkelijker te maken, is ook de Barcode-module van TOPdesk aangeschaft. Het gebeurt nu eenmaal dat een apparaat of monitor wordt verplaatst. In dat geval hoef je alleen met de barcodescanner langs te lopen en na het scannen wordt de informatie in TOPdesk bijgewerkt. De CMDB moet volgens de doelstelling van het project voor 90% betrouwbaar worden. Van Stiphout: We streven naar 90%, maar het betekent weinig als je op n meetmoment dat percentage haalt. Als blijkt dat het realistischer is om 80% te halen en we dat ook constant kunnen houden, ben ik ook tevreden.
Toekomstige uitdagingen
Het project is nog niet afgerond en de volgende uitdaging dient zichzelf al aan. Het St. Elisabeth Ziekenhuis gaat dit jaar bestuurlijk fuseren met het andere ziekenhuis in Tilburg: het TweeSteden-ziekenhuis, dat ook een locatie in Waalwijk heeft. Het is de bedoeling dat het zorgaanbod wordt geconcentreerd. Daarom worden enkele specialismen over de drie locaties verdeeld. Dit jaar vindt de bestuurlijke fusie plaats, vertelt Boonk. Alle processen en systemen zullen aan elkaar geknoopt moeten worden. Dit betekent ook dat we de werkwijze en tooling af moeten stemmen met I&A van het TweeSteden-ziekenhuis. Van Stiphout vult aan: We weten dus niet of we verder kunnen met deze inrichting van het Configuratiebeheer, of zelfs met TOPdesk. Wel is het duidelijk dat uniformiteit onze kracht moet zijn; we zullen de processen op n lijn moeten krijgen.
IN DE AFGELOPEN TIEN JAAR ZIJN WE VAN ACHTTIEN NAAR 350 SERVERS GEGAAN
Hans Boonk Integratiespecialist I&A
10 Proces en praktijk
irene kruijff
is consultant bij TOPdesk en afgestudeerd arbeidspsycholoog. Irene begeleidt implementaties van TOPdesk en geeft opleidingen.
PRoCEs EN PRAkTIJk 11
Om weerstand te voorkomen of aan te pakken, is het van belang om u te realiseren waar de weerstand vandaan komt. Zo kunt u van tevoren al bedenken waarom u weerstand zou kunnen verwachten en met deze bevindingen weerstand gericht bestrijden. Er zijn grofweg drie verschijningsvormen van weerstand1:
MOETEN
De noodzaak voor de verandering is niet duidelijk bij de betrokkenen.
WIllEN
Mensen zijn niet vanuit zichzelf gemotiveerd om mee te werken aan de verandering, bijvoorbeeld door slechte ervaringen in het verleden of door negatieve emoties.
KUNNEN
Niet alle benodigdheden voor het uitvoeren van de verandering zijn aanwezig.
Van weerstand naar veranderbereidheid van Erwin Metselaar, Anton Cozijnsen, Peter van Delft, 2011
12 proces en praktijk
Veranderbereidheid vergroten
Mocht er bij een TOPdesk-implementatie of ander project weerstand optreden, ga hier dan actief mee aan de slag. In de meeste gevallen verdwijnt weerstand niet vanzelf. De juiste aanpak van weerstand is afhankelijk van de achterliggende oorzaak. Probeer daarom te achterhalen waar de weerstand vandaan komt. Hieronder per eerder genoemde oorzaken een tip om de veranderbereidheid te vergroten.
moeten
moeten
willen kunnen
Meer weten?
Ervaart u weerstand bij uw TOPdesk-implementatie? Vraag naar advies bij uw TOPdesk-consultant. Heeft u geen dagen meer ingepland staan? Neem contact op met de afdeling Planning van TOPdesk en vraag naar de specialisten op verandergebied. Dat kan via telefoonnummer +31(0)15 270 09 00 of per e-mail: planning@topdesk.com.
kunnen
Tool 13
TOPDESK
SOFTWAREPAKKET?
14 tool
Denkt u er ook aan om TOPdesk te koppelen met een ander softwarepakket? Bij TOPdesk krijgen we hier steeds meer verzoeken voor. Hier leest u hoe een koppelingstraject in zijn werk gaat, wat u ter voorbereiding kunt doen en wat de bekende valkuilen zijn.
Zoals uit het diagram blijkt, kunnen functionele experts door u, maar ook door de leveranciers worden aangedragen. Specifieke kennis over het integreren van de softwarepakketten komt vaak wel van de leverancier.
Fase 2: ontwerp
Als de juiste mensen zijn geselecteerd, kan met deze personen worden begonnen aan het opstellen van het ontwerp; een document waarin specifieke koppelingsdetails worden vastgelegd. In deze fase is het handig om stapsgewijs te bepalen wat er later gemaakt dient te worden. Om een ontwerp op te stellen, hanteert TOPdesk een zogeheten top-down-aanpak: er wordt globaal begonnen en met iedere stap worden er steeds meer details uitgewerkt. In het ontwerp worden de volgende onderwerpen vastgelegd: 1. Connectiviteit: de pakketten moeten via een medium met elkaar praten. Dit medium kan bijvoorbeeld een HTTP(S)-verbinding zijn, maar ook e-mailverkeer of bestandsuitwisseling (al dan niet in combinatie met FTP). Is het medium vastgesteld, dan zullen de specifieke instellingen moeten worden vastgelegd. Denk hierbij aan servernamen, URLs, IP-adressen, bestandsnamen, bestandslocaties en mailboxen. Beveiliging is hiervan uiteraard ook een belangrijk onderdeel. 2. Proces: de use cases die de koppeling moet ondersteunen. Denk aan het invullen van de bestede tijd op een incident, waardoor een bericht met bestede tijd, behandelaar en klant verstuurd wordt vanuit TOPdesk naar pakket B. 3. Berichten: berichten worden uitgewisseld tussen de pakketten en bestaan uit verschillende bij elkaar horende data-items. Deze berichten worden doorgaans gedefinieerd in XML, een taal om gestructureerde gegevens in een document op te slaan.
tool 15
Functioneel expert
Functioneel expert
Functioneel expert
Integratieexpert
Integratieexpert
4. Velden: een bericht is opgebouwd uit velden. Velden kunnen bijvoorbeeld behandelaar, bestede tijd of soort melding zijn. Leg vast waar een veld binnen een pakket vandaan komt en waar het heen gaat in het andere pakket. Een veld als bestede tijd in TOPdesk kan bijvoorbeeld worden weggeschreven in het veld quantity in het financile pakket. 5. Waarden: van veld naar veld zullen data-waarden worden verstuurd, maar het kan gebeuren dat de waarden niet overeenkomen. Bijvoorbeeld omdat het ene pakket in het Nederlands is en het andere pakket in het Engels. Dit kan worden voorkomen door bijvoorbeeld alle waarden eerst te vertalen, voordat ze worden verstuurd. Deze maatregelen worden binnen het ontwerp vastgelegd. Let wel: het kan zijn dat tijdens de ontwikkeling pas tegen dit soort issues wordt aangelopen. Op basis van de informatie in het ontwerp kan een accurate schatting worden gemaakt van de kosten van de koppeling. Deze kosten kunnen door u op hun beurt weer naast de baten gelegd worden om te bepalen of er doorgegaan moet worden met het project.
Fase 4: acceptatietest
De acceptatietest dient om formeel goedkeuring te krijgen van de uiteindelijke gebruikers voor de opgeleverde koppeling. Wordt de koppeling geaccepteerd, dan kan deze worden overgezet naar de productieomgeving.
Fase 3: implementatie
Is er een go gegeven voor de rest van het traject? Dan kunnen de mensen zoals gedentificeerd bij fase 1 verder aan de slag. Tijdens de ontwikkeling blijken er doorgaans nog kleine aanpassingen op het ontwerp nodig te zijn. Voor de ontwikkeling is er van ieder pakket een testomgeving nodig. Als deze niet bestaan, dienen deze eerst opgezet te worden.
16 PrOjEcT UITGElIchT
POuYAN DADDEH
is werkzaam als consultant bij TOPdesk. Hij is gespecialiseerd in technische vraagstukken.
Start as a Service
Op het moment dat TOPdesk voor het eerst SaaS verkocht, moesten we nog goed kijken naar de manier waarop we het wilden opzetten. Er werd een team geformeerd van ongeveer vijf personen. Van begin af aan hielden we rekening met de toekomstige groei van SaaS als dienst. We besloten een hostingpartij in de arm te nemen en te betrekken bij het project. Bothof is van begin af aan bij het SaaS-project betrokken. Hij vertelt: De allereerste SaaSomgevingen werden volledig met de hand genstalleerd. Dit kostte ongeveer vier uur. Na verloop van tijd groeide het SaaS-team en
begonnen wij met de automatisering van de installaties. Hierdoor duurde een installatie niet langer vier, maar twee uur. Inmiddels is er een aantal verbeterslagen doorgevoerd en wordt er gebruikgemaakt van een andere techniek. Tegenwoordig duurt een installatie nog maar 15 tot 30 minuten.
en de update werd grotendeels met de hand uitgevoerd. De verwachting is dat de komende upgrade naar TOPdesk 5 van vijfhonderd omgevingen met zes leden van het SaaS-Supportteam een weekend duurt en voor 95% geautomatiseerd kan worden uitgevoerd. We proberen het maximale uit onze hardware te halen om de update zo snel en efficint mogelijk uit te voeren. De belangrijkste reden dat de upgrade niet in n dag kan worden uitgevoerd, is de database-conversie. De databases worden naar TOPdesk 5 geconverteerd, wat bij de grotere databases dusdanig lang duurt dat de upgrade op zondag moet worden afgerond.
Efficinte updates
Bothof vertelt: Door het automatiseren en optimaliseren van de technieken die we gebruiken bij onze updates, worden deze steeds efficinter. De eerste update van vijftig omgevingen heeft met vier leden van het SaaS-Supportteam een volle zaterdag gekost
PRoJECT UITGElICHT 17
den door middel van mailings, ook wordt rond deze upgrade voor het eerst een aantal aanvullende diensten aangeboden. Zo worden er webinars georganiseerd - gratis webconferences van een uur - en zijn er diverse handleidingen en filmpjes beschikbaar. Daarnaast hebben we een kennisitem voorbereid, dat klanten als nieuwsbericht kunnen plaatsen om zo de upgrade aan te kondigen naar hun eindgebruikers.
op basis van scripts, aldus Bothof. Hieruit komt naar voren wat er in welke omgevingen aanwezig is. Vervolgens wordt er op basis van deze inventarisatie een indicatie gemaakt van de benodigde tijd voor de update van al het maatwerk, inclusief het testen ervan. Voor de huidige upgrade is de doorlooptijd hiervoor geschat op zes tot acht weken. Parallel aan het updaten van al het maatwerk worden de scripts voor het installeren en updaten geschreven en getest, licht Bothof toe. Voor het testen ervan maken wij gebruik van een testnetwerk, een identieke kopie van het productienetwerk met uitzondering van de klantomgevingen. Als de scripts zijn goedgekeurd, kunnen allereerst de testomgevingen (in maart), en vervolgens de
Maatwerk is meerwerk
De upgrade zelf brengt vele uren voorbereiding met zich mee. Dit komt voor een deel doordat SaaS-klanten gebruikmaken van maatwerk of een add-on. Om vooraf een goed beeld te vormen van de hoeveelheid en de impact van dit maatwerk, maken we een inventarisatie
SaaS-team: v.l.n.r. Patrick Nigrini, Menno van der Bijl, Xesc Arbona, Arjan s Gravendijk, Sietse Eling en Erwin Bothof
18 PrOjEcT UITGElIchT
TOPdesk-omgevingen. Op deze manier zijn wij direct op de hoogte van eventuele problemen. Als een klant tegenwoordig belt met de melding dat zijn omgeving niet goed functioneert, zijn we daarvan al op de hoogte en wordt er al aan een oplossing gewerkt, vertelt Bothof. Ondertussen ontwikkelt het SaaS-team zich snel binnen TOPdesk. Waar in de beginperiode een handvol mensen zich nauw met SaaS bemoeide, zijn dat inmiddels 26 personen, verdeeld over alle afdelingen. Bothof: De grootste winst zit hem in het feit dat binnen de hele organisatie het besef groeiende is dat er rekening gehouden moet worden met SaaS.
WIST U DAT
TOPdesk 450 SaaS-klanten heeft met 500 omgevingen? de eerste SaaS-klant, McDonalds Duitsland, nog altijd klant is? onze SaaS-servers nog altijd bij dezelfde hostingpartij in Haarlem staan waar we onze eerste servers hebben geplaatst? een tweede hostinglocatie dit jaar in gebruik wordt genomen? de grootste klantdatabase ongeveer 40 GB is? het SaaS-team hard werkt aan het behalen van een ISAE 3402 certificering?
gepgraded.
Tweejaarlijkse update
Minstens n keer per jaar worden al onze SaaS-omgevingen gepdatet, maar we streven ernaar om omgevingen zonder maatwerk twee keer per jaar te updaten. SaaS volgt de versieplanning van TOPdesk: TOPdesk streeft ernaar twee keer per jaar een nieuwe volledige versie uit te brengen. Het SaaS-team wacht vervolgens op het eerste servicepack alvorens te updaten, zodat een volledig stabiele versie kan worden gegarandeerd.
Meer weten?
Op www.topdesk.nl/saas-update vindt u meer informatie over SaaS en kunt u een gratis demonstratie-omgeving aanvragen.
ADVERTENTI E
servicedesk uitbesteden
cOlUmN
JASMIJN MOERMAN
is servicemanagement-consultant bij TOPdesk. Zij combineert haar werkzaamheden als consultant met de cordinatie van facilitaire zaken binnen TOPdesk.
SchONE SchIjN
Uit onderzoek van de Consumentenbond blijkt dat de schoonmaak in veel Nederlandse vakantiehuisjes onder de maat is, aldus de nieuwsdame op de radio. De details worden me, op deze frisse ochtend, helaas niet onthouden.
Keukens lijken op het eerste gezicht vaak schoon, maar uit monsters bleek het aanrecht in de vakantiehuisjes vaak een grote bron van bacterin. Het aanrecht was vaak zelfs viezer dan de wc-bril. Zelfs het schoonste huisje kon nog wel een sopje gebruiken. Het vieste park uit het onderzoek reageert geschrokken en belooft beterschap. Deze schrikreactie herken ik ergens wel. Wanneer ik mijn rechaud, voor die paar keer dat ik hem gebruik, weer eens achter uit het keukenkastje vis bijvoorbeeld. Stof en kruimels lijken zich altijd weer op mysterieuze wijze op en onder de doos te hebben verzameld. Dit gebeurt ook met de bestekbak; het bestek krijgt keurig zijn dagelijkse afwasbeurt. Maar zo nu en dan heb ik keukengereedschap nodig dat ergens dieper in de bak verstopt ligt. Schoon bestek garandeert blijkbaar geen schone bestekbak, zo moet ik dan concluderen. In mijn werk als consultant mag ik bijna dagelijks een kijkje nemen in de keuken van allerlei soorten organisaties. Ook hier zie Ik kwam ooit bij een klant die ik moest helpen met de implementatie van de module Reserveringenbeheer. Op een van mijn eerste vragen, of al hun panden en ruimtes al in TOPdesk waren geregistreerd, werd bevestigend geknikt. Dit bleek inderdaad het geval. Dat het hoofdpand met vijf verschillende benamingen (en daarmee vijf verschillende vestigingskaarten) in de overzichten terugkwam, was een minder leuke constatering. De juiste vergaderruimte terugvinden voor een reservering werd zo vrij lastig. De vakantieparken uit het onderzoek hebben hopelijk geleerd van hun fouten en houden de huisjes vanaf nu beter op orde. Maar dat ze te laat hebben ontdekt dat hun schoonmaakbeurten niet genoeg waren, blijft wel een kwalijk feit. Alle eerdere parkbezoekers die hun boterhammen op een aanrecht met meer bacterin dan een wc-bril hebben moeten smeren, zullen het vast met me eens zijn. De waarheid onder het dunne laagje dat schone schijn heet komt uiteindelijk toch naar boven. Tijd dus om die kastjes en laatjes eens grondig uit te mesten! ik vaak dat zaken niet zo netjes geregeld zijn als ze op het eerste gezicht lijken. Het huisvestigingsbeheer is hier een voorbeeld van. Bij het registreren van een melding of wijzigingsactiviteit hindert een foutieve benaming of dubbele Vestigingskaart het dagelijkse werk niet direct. Tot er een nieuwe afdeling gebruik gaat maken van TOPdesk, processen veranderen of er een nieuwe TOPdesk-versie wordt genstalleerd. Dan blijkt een geordend overzicht van vestigingen en ruimtes opeens van groot belang. Hoeveel printers zijn aanwezig in gebouw X? Werkt deze nieuwe medewerker nu op het hoofdkantoor, hoofdgebouw of hoofdkantoor Nederland? Dergelijke vragen blijven onbeantwoord. U kunt zich wellicht ook voorstellen hoe verwarrend de resultaten in rapportages hierdoor kunnen worden. Voordat we aan de slag konden met de inrichting van het reserveringenproces bij deze klant, moesten de onderliggende zaken dus op orde. Een onverwachte, maar ook onvermijdelijke vertraging van het project.
20 PrOjEcT UITGElIchT
BRAM VERHEIj
Bram Verheij is als technisch product consultant betrokken bij het TOPdesk bta-programma.
PRoJECT UITGElICHT 21
Arno van Turennout en Serge Wol van BRAIN FORCE Het bta-programma duurt enkele weken en bij het uitblijven van eventuele aanpassingen, wordt de nieuwe versie van TOPdesk beschikbaar gesteld aan alle klanten. Om deze periode soepel te laten verlopen, krijgen klanten die de bta-versie in hun productie-omgeving willen gebruiken een vaste contactpersoon bij TOPdesk Support toegewezen. Daarnaast krijgen deze klanten hulp op afstand bij de installatie van de bta-versie en de latere upgrade naar de releaseversie. Klanten die de bta-versie alleen in hun testomgeving willen installeren, krijgen toegang tot de download en kunnen natuurlijk ook hun input leveren op deze versie. het bta-programma. Van Turennout vertelt: Omdat wij zelf software maken, weten we hoe belangrijk het is om klanten te hebben die betrokken zijn bij de ontwikkeling van nieuwe versies. Door deelname aan het bta-programma kunnen we bovendien veel eerder profiteren van nieuwe functionaliteiten en bugfixes. Het implementeren van de bta-versie wordt door BRAIN FORCE professioneel aangepakt. Wol vertelt: Na installatie in de testomgeving laten we enkele intensieve TOPdesk-gebruikers uitvinden of zij dingen tegenkomen die hun dagelijkse werkzaamheden kunnen bemoeilijken. We zijn nog nooit iets tegengekomen dat ons werkproces heeft verstoord, dus zonder veel tijdsverlies konden we de bta vervolgens installeren in onze productie-omgeving. Onze ervaring is dat de TOPdesk-bta-versies gewoon goed werken en stabiel te gebruiken zijn. Van Turenhout gaat hier verder op in: Omdat BRAIN FORCE zelf software maakt, kijken we niet raar op van kleine onvolkomenheden in een btaversie. In die gevallen is het erg fijn dat de begeleiding door TOPdesk Support erg goed is; anders zouden we misschien niet elke keer meedoen. Wij hebben hierdoor echt het gevoel dat onze input serieus wordt meegenomen in het verbeteren van de uiteindelijke release. Een leuke bijkomstigheid van het intensievere contact met TOPdesk Support tijdens het bta-programma is dat we tips krijgen en ideen opsteken over de mogelijkheden van TOPdesk.
22 proces en praktijk
Met een SSD zijn er kortere lijnen tussen serviceafdelingen en klanten, waardoor klanten sneller kunnen worden geholpen. Ook als er niet direct een oplossing is voor een aangemeld probleem, zorgt heldere communicatie hierover voor klanttevredenheid. Met de SSD kunnen klanten de status van hun melding gemakkelijk volgen en weten ze direct waar ze aan toe zijn. Snel geholpen worden is natuurlijk belangrijk, maar ook de wetenschap dt er aan wordt gewerkt, is wel zo geruststellend.
PRoCEs EN PRAkTIJk 23
ZORG DAT DE SSD NIET ALLEEN LIVE GAAT, MAAR OOK BLIJFT LEVEN
kelijk te gebruiken. Bij de meeste organisaties is deze mogelijke weerstand bekend en probeert men het personeel te motiveren. In de praktijk gaat dit vaak per e-mail, een bericht op het intranet of een speciaal ingelaste introductiesessie. Dit werkt aanvankelijk wel, maar versloft ook snel. En dan beland je als organisatie juist weer in de situatie die aanleiding was tot het implementeren van de selfservicedesk.
Communiceer!
De sleutel tot succesvol gebruik van de selfservicedesk is communicatie. Het is handig om nog vr de implementatie van de selfservicedesk rekening te houden met het creren van draagvlak onder werknemers. Hoe gaan we de implementatie en promotie van de SSD intern aanpakken? Hoe creren we het draagvlak dat nodig is voor een vernieuwing in de bedrijfsprocessen? Op dergelijke vragen is het antwoord niet: laten we een mailtje naar iedereen sturen. Tijdens de implementatie is het belangrijk vragen te stellen over de toekomstige gebruikers van de SSD. Wat past in onze bedrijfscultuur en bij onze doelgroepen? Maar ook: wat is nu eigenlijk ons concrete doel van de SSD? Implementatie en communicatiestrategie gaan dus hand in hand.
Powered by
Communiceer in fasen
Het is belangrijk om te blijven communiceren tijdens alle fasen van de SSD-livegang. Vr de livegang kan de nadruk bijvoorbeeld liggen op de aankondiging: De SSD komt eraan!. Eenmaal live is het de uitdaging om de doelgroep, met een andere vorm van communicatie, te activeren. later is het handig ter opfrissing te blijven communiceren, zodat medewerkers doorlopend gemotiveerd blijven om de SSD te gebruiken. Zorg dus dat de SSD niet alleen live gaat, maar ook blijft leven.
Bepaal de middelen
Het is handig om in een vroeg stadium de doelstellingen van de SSD te bepalen. De doelstellingen kunnen immers per organisatie verschillend zijn: minder druk op de servicedesk, meer internationale gebruikers van de SSD die zo via hetzelfde kanaal communiceren, enzovoorts. Als u uw doelstellingen heeft bepaald, kiest u producten (middelen) om deze doelstellingen mee te ondersteunen; denk aan posters, een instructieve bureaukaart, een tutorial of screensaver of een leuke gadget. Een goede manier om de SSD te integreren in uw organisatie is door de interface in de huisstijl van uw organisatie te gieten. Op deze manier wordt uw tool eigen en herkenbaar voor de eindgebruikers. Hiervoor kunt u uw interne marketing- of communicatie-afdeling inzetten of een gespecialiseerd bureau inschakelen.
24 slIMMER wERkEN
PATRICk MACkAAIj
is cordinator informatievoorziening. Hij is gespecialiseerd in technische vraagstukken en het optimaliseren van processen.
Een rapport met de bestede tijd en onkosten In de proceskaarten van TOPdesk kunt u bestede tijd en kosten registreren. Zo kunt u vastleggen hoeveel tijd en geld u kwijt bent aan incidenten en problemen en aan project- , wijzigings- of operationele activiteiten. Deze kengetallen kunt u met de standaard rapportmagirs en widgets per module groeperen. In de pop-up kunt u tijd schrijven op een specifieke behandelaar of behandelaarsgroep. U kunt de registratie van de bestede tijd ook antidateren.
slIMMER wERkEN 25
De waarde Salaris bepaalt het rapport op basis van het uurtarief van de betrokken behandelaar(sgroep) ten tijde van de tijdsregistratie het arbeidsloon. Als u er in de eerste stap voor hebt gekozen om het rapport op een selectie te baseren, dan kunt u alleen de waarden kiezen. Selecties zijn immers per definitie beperkt tot een specifieke module. Stap 3. Groepeer de kengetallen desgewenst op een periode of eigenschap zoals vestiging, budgethouder of afdeling. Daarnaast kunt u gebruikmaken van vrije opzoeklijsten om op bijvoorbeeld projectniveau te rapporteren. Het aantal groeperingsniveaus is standaard drie en kan door uw TOPdesk applicatiebeheerder worden uitgebreid tot tien. In het rapport kunt u straks doorklikken op de groeperingen voor een meer gedetailleerd overzicht. Stap 4. Kies of u een dynamische of statische tabel wilt creren. De dynamische tabel gebruikt u om op het scherm door te klikken in de groeperingsniveaus. De statische tabel geeft alle gegevens in n overzicht weer en is bedoeld om te exporteren naar Excel of PDF.
Rapportinstellingen hergebruiken
Wanneer u regelmatig het overzicht van de totale bestede tijd en onkosten wilt raadplegen, is het handig om een snelkoppeling naar de URl van de add-on toe te voegen aan TOPdesk. U kunt hiervoor de Snelstartbalk aan de linkerkant van TOPdesk gebruiken, of de widget op een Module- of Dashboardpagina. U kunt de snelkoppeling zo inrichten dat deze de stappen van het rapport alvast voor u invult. Met de URl onderaan het gegenereerde rapport kunt u exact hetzelfde rapport snel opnieuw aanmaken zonder de wizard te doorlopen. Kopieer daarvoor de URl en voeg deze aan de Snelstartbalk toe. Als u de parameters beginDate en endDate uit de URl verwijdert dan vraagt TOPdesk u wel om de tijdsperiode. U kunt ook iedere keer alle stappen doorlopen door de snelkoppeling naar de hoofdpagina van de add-on te gebruiken. Als u vaak dezelfde opties kiest in het rapport, dan kan uw TOPdesk-
26 slimmer werken
applicatiebeheerder deze vastleggen op de server. Het rapport vinkt de juiste opties dan alvast aan en u kunt er altijd nog van afwijken tijdens het doorlopen van de stappen.
Colofon
Wilt u meepraten? Kijk op www.scribd.com/TOPdesk
TOPdesk Magazine, ht servicemanagement-platform van Nederland, behandelt onderwerpen die spelen in de wereld van professionele servicedesken bij IT-, facilitaire en overige dienstverlenende organisaties. TOPdesk Magazine is bedoeld voor managers, servicedeskmedewerkers, facilitaire medewerkers, gemeenteloketmedewerkers en iedereen die in de dagelijkse praktijk te maken heeft met het ondersteunen van klanten. Daarbij gaat het zowel om de processen als de techniek achter de dienstverlening.
TOPdesk Magazine is een uitgave van TOPdesk Postbus 559, 2600 AN Delft, +31 (0)15 270 09 00, redactie@topdesk.nl Hoofdredactie: Nienke Deuss Redactionele medewerkers: Nienke Deuss, Timme Hos, Stefanie Klaassen, Milou Snaterse Aan dit nummer werkten mee: Paul Balvers, Pouyan Daddeh, Irene Kruijff, Jasmijn Moerman, Patrick Mackaaij, Bram Verheij Vormgeving: Louise van der Laak Fotograe: Aad Hoogendoorn, Robin Kuijs Eindredactie: Timme Hos, Milou Snaterse Adverteren? In TOPdesk Magazine is ruimte voor advertenties en advertorials. Meer informatie: redactie@topdesk.nl Oplage: 6.000 exemplaren Verschijningsfrequentie: 4 x per jaar Talen: Nederlands, Engels
ADVERTENTI E
Hoe meer aanmeldingen via de SSD, hoe meer tijd en geld u bespaart. Door een promotietraject stijgt het gebruik van de SSD gemiddeld met 40%!
Neem gerust contact op en vraag naar de mogelijkheden voor de promotie van uw SelfServiceDesk.
28 klant in beeld
tips + tricks
Grote aantallen wijzigen in n klik doorvoeren
Er is een truc in TOPdesk waarmee u dezelfde aanpassing met n klik op 100 kaarten doorvoert. Deze truc werkt in alle TOPdesk-versies. Ga als volgt te werk: 1. Maak een HTTP-request* die de gewenste verandering uitvoert. 2. Koppel deze HTTP-request via Gebeurtenissen en Acties aan een actie die optreedt bij de gebeurtenis verplaatsen naar dit type kaart vanuit een gearchiveerde kaart. 3. Maak een selectie van de kaarten die u wilt aanpassen en archiveer deze. 4. Maak een selectie van de gewenste gearchiveerde kaarten en activeer deze. > De HTTP-request wordt nu uitgevoerd en de kaarten worden gewijzigd. Meer informatie en een stappenplan vindt u op de TOPdesk Community: https://community.topdesk.com/showthread.php?t=1337 * De HTTP-request handleiding vindt u in het Kennissysteem op het Extranet en in de handleiding Gebeurtenissen en Acties op de Help & Support-site (PDF).
Mailimport
Wist u dat: de mailimport ook wijzigingen kan aanmaken en bijwerken? de mailimport ook gebruik kan maken van IMAP op SSL? de mailimport ook bruikbaar is in combinatie met Office 365?* u de aanmaker van de kaart kan laten invullen? u op de aanmaker van de kaart de gebeurtenis verlopen tijd kan laten triggeren (zoals het automatisch versturen van een aangemelde e-mail)? * Neem voor meer informatie contact op met TOPdesk Support.
Copyright 2013 TOPdesk Nederland BV. Hoewel dit tijdschrift met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaarden schrijver(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze uitgave.
TOPdesk Nederland BV Martinus Nijhofflaan 2, 2624 ES Delft Postbus 559, 2600 AN Delft t +31 (0)15 270 09 00 f +31 (0)15 257 52 56 e info@topdesk.nl w www.topdesk.nl
TOPdesk Belgium bvba Heilig Hartstraat 14 2600 Antwerpen (Berchem) t +32 (0)3 292 32 90 f +32 (0)3 292 32 91 e info@topdesk.be w www.topdesk.be