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PROYECTO DE GRADO
"DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD EN EL AREA DE PRODUCCION CON BASE EN LA NORMA NB-ISO 9001-2000 EN LA EMPRESA INBOLSA LTDA."
1. Mtodo de los Seis Pasos El Mtodo de los Seis Pasos es una metodologa de identificacin, anlisis y soluciones tentativas a posibles problemas dentro de una empresa, esta metodologa sigue los siguientes pasos secuenciales: Identificacin del Problema.
La empresa cuenta con grandes ventajas competitivas que la hacen nico en el mercado, pero al realizar un anlisis exploratorio, se puede observar que lamentablemente sus procesos no cuentan ni con la documentacin, ni con los registros necesarios para demostrar que sus productos realmente cumplen con las exigencias del cliente. Esto genera que no exista un Sistema de Gestin de Calidad formal, sistema que es recomendado por que presenta grandes beneficios en su implementacin. Descripcin del problema.
Cada operacin realizada dentro el proceso, pasa por alto la documentacin y registro del mismo, esto genera que todo el proceso no tenga informacin almacenada, esto implica algunas veces que la empresa no estara realizando las decisiones correctas basadas en datos reales y no ficticios como ahora. Anlisis de las causas generadoras del problema
Los clientes de hoy en da buscar satisfacer sus necesidades con productos que verdaderamente cumplan con los requisitos mnimos en su elaboracin. Peor an es el hecho para aquellas empresas que adquieren estos productos para utilizarlos como insumos o materias primas, la exigencia es mayor, y lo que se pide es que cuente con todos los requisitos, exigidos en una norma, para su fabricacin. La causa es originada en la poca informacin de los trabajadores de la empresa en temas como calidad, o certificacin.
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Soluciones Opcionales
Las soluciones opcionales siempre pasan por el hecho de demostrar al cliente la calidad ptima de los productos hacia el mercado. Estas soluciones pueden ser desde la promocin y difusin de campaas acerca de la calidad de producto, publicidad con el mismo objetivo anterior, certificaciones nacionales de producto, certificaciones internacionales de producto, certificaciones nacionales de sistemas de gestin de la calidad y buenas prcticas, certificaciones internacionales de sistemas de gestin de la calidad y buenas prcticas, etc. Reiteramos, slo con el fin de crear en el cliente la confianza hacia los productos del mercado. Toma de Decisin
La decisin fue tomada en forma conjunta con la empresa, donde se realiza el presente proyecto, por las ventajas que trae consigo la certificacin internacional ISO 9001:2000. Plan de Accin Preparacin para el registro ISO 9001 No existe una secuencia universal que todas las organizaciones deban seguir para lograr su registro, ya que este proceso depende del estado de la prctica de calidad de cada organizacin. "Los tres requisitos bsicos de la norma ISO 9001 son: Documentar los procesos que afectan a la calidad Conservar los registros y datos que describan la calidad del producto o servicio. Asegurarse de que sus procesos produzcan calidad constante. Diga lo que hace. Haga lo que dice. Demustrelo. Mejrelo! Pasos para el registro Las fases para el registro pueden resumirse en las siguientes: FASE 1 ORGANIZACIN PARA EL REGISTRO. Obtenga el compromiso por parte de la direccin. Establezca un equipo directivo. Su papel es: asignar responsabilidades e identifique los sitios involucrados establecer un presupuesto
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Capacite al equipo clave (seminario externo o interno). Inicie la auditoria interna de calidad. Seleccin un registrador, contacte al representante del registrador, obtenga el paquete de informacin del registrador.
Documente los procesos existentes con los procedimientos de calidad y las instrucciones de trabajo o actividades. Determine si se justifican las exclusiones de ciertas clusulas. Identifique las reas que necesitan ser mejoradas. Adopte los procedimientos de calidad y las instrucciones mejoradas de trabajo o actividades. Prepare el manual de calidad. Solicite a su registrador una auditora; pague la cuota necesaria de solicitud. Entregue el manual de calidad al registrador para su revisin. Organice una preauditora conducida por su registrador (opcional); determine la fecha de la auditora. Responda a las recomendaciones de preauditora. Conduzca una simulacin de auditora del registrador. Entregue el manual revisado al registrador. Modifique y finalice la implementacin de las prcticas de calidad; capacite al personal. Organice que su registrador conduzca la auditora e identifique los hallazgos (discrepancias). Responda a los hallazgos. Entregue al registrador las acciones correctivas que usted tomar para que las revise. Se entrega el certificado de registro. Mantenga la prctica de la calidad para asegurar el cumplimiento continuo. Notifique a su registrador los cambios importantes en la prctica. Organice que su registrador conduzca auditorias semestrales de monitoreo. Contine mejorando"1
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Nota: Una vez se haya conseguido capacitar al personal, el equipo directivo realizar el cronograma de accin para este proyecto. 2. Problemtica Los dos grandes mercados establecidos para la empresa, por el potencial industrial que significan, son las ciudades de La Paz y Santa Cruz. La empresa actualmente cuenta con el monopolio del mercado local, ciudad de La Paz, y El Alto, pues es la nica empresa fabricadora de sacos para productos como: harina, arroz, azcar, papa, cebollas para exportacin, productos de minera, productos metlicos como clavos, etc., trabajando con empresas consagradas en nuestro medio. Pero no es el caso del mercado nacional, la amenaza ha surgido con la existencia de dos empresas competidoras instaladas en la ciudad de Santa Cruz, poseyendo mejores perspectivas dentro de ese mercado, puesto que evita factores determinantes en cualquier empresa, que son los costes de transporte, y los costes de comercializacin, convirtiendo los mismos en pequeas, pero vitales ventajas competitivas. 2.1 Planteamiento del Problema La empresa cuenta con grandes ventajas competitivas actualmente, pero no posee una que es determinante en algunos casos, un Sistema de Gestin de la Calidad, el efecto que representa la certificacin ISO 9001, y los beneficios que incluyen su implementacin. 3. Antecedentes INBOLSA fue creada el ao 1974, desde ese ao hasta ahora viene realizando sus operaciones de forma continua, fabricando envases de Polipropileno de alta calidad, resistencia y bajo costo. Contamos con una moderna planta productiva de SACOS DE POLIPROPILENO equipada con tecnologa de ltima generacin que, ha permitido ampliar la oferta de nuestros productos para el envasado en diferentes rubros, tales como: granos, harinas, azcar, productos qumicos, productos mineros, alimentos para animales, sal, productos agrcolas, telas para construccin, etc.2 La alta calidad, resistencia, y bajo costo a hecho que esta empresa se convierta en la lder del mercado en su rubro sumando a estas cualidades su eficiencia, puntualidad de entrega de productos y responsabilidad en el mercado. La ficha de la empresa es la siguiente:
CUADRO N 1: FICHA, INBOLSA LTDA.
Proyecto de Grado 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Diseo de un Sistema de Gestin de la Calidad Nombre de la compaa INBOLSA LTDA. Cdigo CIIU 6677 Direccin Carretera a Viacha SN frente a Swissport Nmero Telefnico 2831662/81 Fax 283533 Correo Electrnico inbolsa@acelerate.com
Otros Fuente: Elaboracin propia con base en datos proporcionados por gerencia
Debido a las grandes perspectivas que tiene la empresa, es que se piensa solucionar el problema, planteando un Sistema de Gestin de la Calidad basado en la norma NB ISO 9000/2000. "ISO se reconoce como el nombre abreviado de la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (International Organization for Standarization), una agencia internacional que esta compuesta por casi 100 pases miembros. Cada pas (sin importar su tamao) tiene un voto de peso igual." Representan un consenso internacional sobre las buenas prcticas administrativas con el propsito de asegurar que la organizacin pueda colocar en el mercado un producto o un servucto que rena con la calidad que el cliente necesita. El representante acreditado de nuestro pas para ISO es IBNORCA (Instituto Boliviano para Normas de Calidad).
CUADRO N3 : NORMAS DE CALIDAD
NORMAS DE CALIDAD ISO 9000-2000 Ofrece principios y fundamentos de administracin de la calidad, describe de que trata la serie, adems de ofrecer definiciones bsicas y trminos a utilizar por cualquier organizacin ISO 9001-2000 ISO 9004-2000 Ofrece una gua para establecer un sistema de administracin de la calidad que va ms all de los requerimientos ISO 9001 para cumplir y sobrepasar las expectativas del cliente. ISO 19011
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Brinda una gua para y conducir Establece los requerimientos para los sistemas de administracin de la planificar auditorias de calidad. calidad cuando es necesario demostrar que una organizacin es capaz de cumplir eficazmente con los requerimientos de los clientes y los de naturaleza regulatoria.
Fuente: Elaboracin con base en El ncleo de las Normas ISO 9000. El impulsor de la memoria ISO 9000/2000.
"ISO 9001-2000 incluye cinco clusulas principales que contienen 23 subclusulas. Estos requisitos indican lo que una organizacin debe hacer para cumplir con la norma. Muchos de estos requisitos deben ser documentados y controlados."3 Estas clusulas sern desarrolladas con algunas modificaciones en el captulo siete del mismo; justificadas pertinentemente. Muchas empresas ya han realizado este cambio de mentalidad empresarial utilizando esta certificacin, como imagen de su empresa, esto trae consigo muchos beneficios directos e indirectos para la empresa y su entorno, pues realiza una revolucin desde proveedores hasta cliente final. 4. Justificacin 4.1 Justificacin Acadmica El presente proyecto, "Diseo de un Sistema de Gestin de Calidad con base en la Norma NB-ISO 9000-2000 en INBOLSA", corresponde al Area Acadmica de Administracin, cuyas materias contenidas en el mismo son la base acadmica para la realizacin del presente proyecto, y marcarn las destrezas prcticas a realizar dentro de la empresa. 4.2 Justificacin Econmica- Social Los impactos sociales generados con la realizacin del presente proyecto son impactos indirectos, puesto que con la certificacin se realiza una re-valorarizacin de la empresa, tanto en trminos econmicos como en trminos de imagen corporativa, entregando productos con alta calidad y certificados internacionalmente, afectando de sobre manera al crecimiento y formalismo Industrial de nuestro pas, por considerar que la empresa podr realizar sus operaciones fuera de nuestras fronteras, ampliando su mercado y generando mayores divisas . Los impactos dentro de la empresa, sern medidos en trminos de seguridad industrial y salud ocupacional para nuestros empleados. Adems de realizar un cambio en la cultura organizacional.
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4.3 Justificacin Metodolgica El mtodo de investigacin cientfica ser el de Anlisis- Sntesis. Se habla de anlisis cuando, el sistema en estudio es separado en pequeos subsistemas, cada subsistema es analizado independientemente de los otros, cuando se ha logrado entender a cada subsistema se puede entender el comportamiento del sistema. Se habla de sntesis cuando se logra entender el comportamiento del sistema, y con ello dar por entendido el comportamiento de cada subsistema interno. 4.4 Justificacin Legal El presente proyecto basa su aplicacin en la Norma Boliviana NB ISO 9000- 2000, razn por la cual se justifica todo el desarrollo del mismo, sin dudar en algn momento del incumplimiento de la norma o de su legalidad. Objetivos 5.1. Objetivo General
Disear un Sistema de Gestin de la Calidad en el rea de produccin con base en la norma NBISO 9001- 2000, para lograr un beneficio competitivo para la empresa.
Describir el sistema actual de la empresa. Describir el proceso sujeto a certificacin. Comparar el sistema con base en la norma NB ISO 9001- 2000, para definir planes de accin. Coadyuvar con la gerencia en el sostenimiento del proceso de transformacin. Implementar la clusula nmero 4 de la norma NB ISO 9001-2000: Sistema de Gestin de la Calidad. Realizar un sistema de Control de Documentos Realizar un sistema de Control los Registros. Planificar el sistema de Gestin de la Calidad. Coadyuvar para la implementacin de la clusula nmero 5 de la norma NB ISO 9001-2000: Responsabilidad de la Direccin. (Poltica de la calidad, Objetivos, Planes y Programas ) Realizar un Sistema de Accin Correctiva
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Evaluar el sistema para su posterior ajuste. Explorar todos los mtodos utilizados en el pasado, para la optimizacin del proceso en estudio. Proponer las mejoras necesarias para alcanzar los requerimientos planteados en la norma. Evaluar y seleccionar dichas mejoras. Implementar la clusula numero 6 de la norma NB ISO 9001-2000: Gestin de los Recursos Recursos Humanos (competencia, toma de conciencia y formacin). Evaluar la Infraestructura Evaluar el Ambiente de Trabajo. Implementar la clusula numero 7 de la norma NB ISO 9001-2000: Realizacin del Producto Planificacin de la realizacin del producto Procesos relacionados con el cliente Diseo y desarrollo Compras Implementar la clusula nmero 8 de la norma NB ISO 9001-2000: Medicin, anlisis y mejora. Seguimiento y medicin Control de producto no conforme Anlisis de datos Realizar un Manual de Calidad Realizar Auditorias Internas para comprobar el cumplimiento de la Norma. Ver futuros comportamientos del sistema ante cambios en su entorno. Realizar la mejora continua del sistema en estudio.
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5. Marco Referencial "La implementacin de un sistema de calidad por la organizacin es mas eficaz cuando las personas de la misma entiendes su intencin y su funcionamiento, en particular en el rea de sus respectivas responsabilidades y sus interrelaciones con otras partes del sistema"4 Una de las fases ms crticas para desarrollar el proyecto es sin duda el compromiso de la organizacin, lamentablemente en nuestra sociedad existe un rechazo casi intuitivo a la realizacin o implementacin de Sistemas de Control; lo mismo pasa en las empresas, debido a la cultura organizacional de las mismas es poco probable que un sistema de administracin de calidad perdure en el tiempo. Cuando se habla de lograr el compromiso de la direccin, y de capacitar al equipo clave, se trata de romper con esa cultura y de crear otro paradigma en la empresa. Uno de los procesos ms duros con las que se debe atravesar en este cambio es la realizacin de la documentacin. La ISO 9001 distingue entre documentos y registros, y frecuentemente establece diferentes requisitos para cada uno. "Los documentos, como se el trmino en ISO 9000 son causativos y generalmente consisten de una documentacin permanente que describe o define los sistemas, procesos, procedimientos y productos. Algunos ejemplos son las especificaciones de producto y los manuales de calidad. Los registros brindan evidencia actual e histrica de las actividades realizadas. Son informes de los resultados obtenidos o evidencia de las actividades realizadas en un momento dado. Algunos ejemplos son los registros de inspeccin y prueba, los registros que confirman la trazabilidad, la evidencia de verificacin o las acciones preventivas y correctivas."5
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IBNORCA. Normas para la Gestin de Calidad y Aseguramiento de la Calidad, Parte 2,2000, La Paz, Pg.5 Peach, Robert. El Impulsor de la Memoria 9000/2000. EEUU. Editorial Goal/Qpc.2000. Pg 11-14
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A continuacin presentamos un diagrama de flujo del proceso de ISO 9001que basa su estructura en cinco aspectos bien definidos anteriormente: Entender las necesidades del clientes para mejorar el proceso (si es necesario). Decir lo que se hace (en trminos de procesos bien documentados). Hacer lo que se dice Demostrarlo Mejorarlo constantemente. DIAGRAMA N2: Diagrama de flujo del proceso de ISO 9001
INICIO
ENTIENDA LAS NECESIDAD ES DE SUS CLIENTES Y MEJORE SI ES NECESARIO
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Fuente: Elaboracin con base en el manual del Impulso de la memoria 9000/2000 Este diagrama puede ser retroalimentado mediante auditorias internas, que la empresa debe realizar peridicamente para fortalecer su nuevo Sistema de Gestin de la Calidad. La documentacin requerida para la certificacin puede clasificarse en cuatro niveles: Nivel 1: Manual de calidad
No
Emplea la ayuda
Aprueb a?
No
No Aprueb a?
MEJRELO
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Cada uno de estos niveles ser desarrollado ampliamente en posteriores captulos pues representan en su mayora objetivos especficos del presente proyecto. Para la implantacin de nuestro Sistema de Gestin de la Calidad en el rea de Impresin Grfica es necesario el trabajo conjunto con la institucin acreditada para la certificacin, en este caso IBNORCA (Instituto Boliviano de Normalizacin y Calidad). "Certificacin es la actividad consistente en la emisin de documentos que atestigen que un producto o servicio se ajusta a normas tcnicas determinadas. Tambin se puede decir que es una forma de asegurar, afirmar, dar por cierta alguna cosa, sealar con conocimiento seguro y claro alguna cosa. Por lo tanto, la certificacin tiene un enfoque de voluntariedad inicial que se complementa con las pruebas de carcter documental que den validez, a los ojos de terceros, que lo as presentado tiene valores asegurados, mritos ciertos, y es de confianza para la utilizacin o el consumo"6 IBNORCA entiende por certificacin al "proceso mediante el cual un organismo independiente atestigua que el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) establecido por una empresa satisface los requisitos de la norma NB-ISO 9001:2000"7 Adems recomienda la certificacin para el logro de los siguientes beneficios: Externos Mejorar la competitividad de las empresas Posiciona mejor los productos y/o servicios en el mercado Aporta transparencia en la gestin. Es buena herramienta de promocin y ventas. Mejora el relacionamiento con los clientes y logra su satisfaccin.
Internos Mejora las operaciones y los procesos. Promueve y eleva la cultura de la calidad. Detecta oportunidades de mejora Logra la motivacin del personal.
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IBNORCA. Normas para la Gestin de Calidad y Aseguramiento de la Calidad, Parte 2,2000, La Paz, Pg.7 IBNORCA. Certificacion de Sistemas Gestin de la Calidad.,2006, La Paz, Pg.1
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Pero la certificacin no se logra slo mostrando un documento final, al contrario esta presenta un proceso en su elaboracin. A continuacin presentamos el Proceso Abreviado de Certificacin.
DIAGRAMA N3: PROCESO ABREVIADO DE CERTIFICACIN
ACUSE DE RECIBO
SOLICITUD Y CUESTIONARIO
REVISION DE DOCUMENTACION
INFORME DE OBSERVACIO N
PREAUDITORIA
AUDITORIA INICIAL
INFORME DE N C
12 Meses
EVALUACION Y DECISION
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO
INFORME DE N C
EVALUACION Y DECISION
ACCIONES CORRECTIVAS
"Area de Certificacin de Sistema: realiza la solicitud y el Cuestionario Revisin de la solicitud Comprueba si tiene competencia o no (acta en consecuencia) Comprueba si tienen todos los datos, si no es as se piden y se comprueban ms adelante. Se acusa recibo de solicitud Se solicita informacin adicional si es necesario
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Aceptacin o no de la solicitud En caso de aceptacin, designa el auditor lder y este a los auditores. Acuerda fechas con la empresa para la realizacin de preauditora y/o auditoria inicial. Auditor lder y equipo Auditor: realiza la planificacin de la evaluacin. Analiza la documentacin del Sistema de Gestin de la empresa. Elabora el informe de la revisin de la documentacin Coordina las fechas para la auditora. Comit tcnico de la Calidad: evala las acciones correctivas de la empresa y pide aclaracin al auditor lder si corresponde. Direccin ejecutiva: se encarga de la decisin de la certificacin, cumpliendo los criterios de acreditacin (decisin independiente de las personas que realizaron la auditoria). Relaciones Pblicas: realiza la entrega y/o envo del certificado. Seguimiento Preparacin de auditora de renovacin. Envo del plan de auditora Informe de auditoria Acciones correctivas Evaluacin de las acciones correctivas Decisin de la renovacin de la Certificacin. Renovacin Preparacin de auditora de renovacin. Envo del plan de auditora Informe de auditoria Acciones correctivas Evaluacin de las acciones correctivas Decisin de la renovacin de la Certificacin. Auditorias extraordinarias (cuando corresponda) Preparacin de auditora de renovacin. Envo del plan de auditora Informe de auditoria Acciones correctivas
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BIBLIOGRAFA IBNORCA. Documento:Diagrama Abreviado Certificacin Sistemas (4) de Certificacin. IBNORCA. Normas para la Gestin de Calidad y Aseguramiento de la Calidad, Parte 2 IBNORCA. Certificacion de Sistemas Gestin de la Calidad. Peach, Robert. El Impulsor de la Memoria 9000/2000. EEUU.
IBNORCA. Documento :Diagrama Abreviado Certificacin Sistemas (4) de Certificacin. La Paz. 2004
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Estrategia Empresarial
Comparar el sistema con base en la norma NB ISO 9001- 2000, para definir planes de accin.
Implementar Clusula 4 (norma NB ISO 9001-2000): Sistema de Administracin de la Calidad. Administracin Industrial Gestin de la Calidad Control de la Calidad
Implementar Clusula 5 Administracin industrial y de operaciones. (norma NB ISO 9001-2000): Responsabilidad de la Direccin Administracin Industrial
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Proponer las mejoras necesarias para alcanzar los requerimientos planteados. en la norma
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Proponer las mejoras Comparar el sistema con base 6 en la Implementar la clusula necesarias para alcanzar los (norma NB ISO 9001-2000) norma NB ISO 90012000, para requerimientos planteados. Gestin de los Recursos
definir planes de accin.
Implementarla Clusula 5 7 Implementar clusula (norma NB 9001-2000): ISO 9001-2000) (norma NB ISO Realizacin Producto Responsabilidaddel de la Direccin
Implementarla Clusula 4 8 Implementar clusula (norma NB 9001-2000): ISO 9001-2000) (norma NB ISO Medicin, Anlisis, y Mejora. Sistema de Administracin de la Calidad.