1. CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BSICOS 2.

FONDOS ACUMULADOS Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningn criterio archivstico de organizacin y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de consulta eficiente. ESTADO DE LA DOCUMENTACIN

3. SOLUCIN A LOS FONDOS ACUMULADOS CONCENTRACIN DOCUMENTAL PARA LA CREACIN DEL ARCHIVO TOTAL Se realizar la concentracin de la totalidad de la documentacin con miras al levantamiento de las Tablas de Retencin Documental. LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIN DE HISTORIAS LABORALES

4. FUNCIONES DEL ARCHIVO Unificar criterios sobre: Mtodos de organizacin de los fondos documentales Sistemas de codificacin y clasificacin usados dentro de la Secretaria La creacin de mecanismos de accin que propenden a la conservacin documental El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.

5. Realizar el anlisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia. Definir las unidades y el sistema de almacenamiento. Creacin y prestacin de los servicios del Archivo. Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentacin en custodia. FUNCIONES DEL ARCHIVO...

6. Rediseo de Servicios de informacin. Creacin de nuevos servicios: Capacitacin al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, organizacin y control de la documentacin que a diario manejan. FUNCIONES DEL ARCHIVO...

7. FUNCIONES DEL ARCHIVO... Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a: La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria. La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental. La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso.

8. FUNCIONES DEL ARCHIVO... Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a: La definicin de la Informacin contenida en los nuevos formatos y su uso. La disposicin final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.

9. ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la Administracin: Gestin y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigacin y la cultura

10. Qu es un ARCHIVO Qu es un Archivo Pblico Qu es Archivo Total Qu es Gestin Documental Qu es Soporte Documental Qu es Documento Original CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BSICOS DESDE LA LEY 594 DE 2000

11. ARCHIVO Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material

12. ARCHIVO PUBLICO Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un Servicio Pblico por entidades privadas

13. ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital.

14. GESTIN DOCUMENTAL Conjunto actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su

origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y Conservacin. 15. SOPORTE DOCUMENTAL Adems de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales empleados. 16. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIN ARCHIVISTICA Disponer de la Documentacin ORGANIZADA Con miras a la RECUPERACIN para su USO ADMINISTRA-TIVO Administracin son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Finalidad de los Archivo Importancia de los Archivos Responsabilidad 17. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS PROCEDENCIA Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece. Los principios que rigen la organizacin de los fondos documentales: ORDEN ORIGINAL Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. 18. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Histrico Cultural Investigacin Cientfico ARCHIVO DE GESTI N ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HIST RICO Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico Valores Primario s Valores secundario s Documentacin Activa Documentacin Semi-activa Documentacin Inactiva 19. Definiciones del Valor Primario Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitacin, la vigencia y el plazo precaucional. Mientras sirven a la Institucin, por ende este valor es transitorio.

20. Aspectos o Facetas del Valor Primario Administrativo Es anlogo al valor Legal, pero solo para el mbito interno de la Institucin. Poseen ste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones. Todo doc. tiene un valor Legal: Los doc. que afecten a la organizacin en su orden general. Los doc. testimoniales. De contratos. Legal Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero. Contable

21. TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR EL COMIT DE ARCHIVO Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

22. TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de Tablas de Retencin y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

23. Hoja N_____de_____ Unidad Administrativa: ___________________________ Oficina Productora: ____________________________ Objeto: ____________________________ Entidad Remitente: ____________________________ Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DE ENTRADA NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS Repblica de Colombia Archivo General de La Nacin FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Elaborado por:_____________________________

Cargo:____________________________________ Firma:____________________________________ Lugar:____________________Fecha___________ Entregado por_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma:___________________________________ Lugar:_________________Fecha_____________ Recibido por:_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma___________________________________ Lugar:____________________Fecha__________ 24. SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN Lo integran: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial) CUALES SON SUS FUNCIONES BUSCAR LA MODERNIZACIN Y HOMOGENIZACIN METODOLGICA EN LA FUNCIN ARCHIVISTICA (COOPERACIN E INTEGRACIN). 25. SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN QUE ES Es el conjunto de Instituciones archivisticas articuladas entre s CUALES SON SUS FUNCIONES 26. LEY 594 DE 2000 27. QUE REGULA QUIEN LA EMITE 28. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS POR JURISDICCIN Y COMPETENCIA SE CLASIFICAN EN: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO 29. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN: ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:

NACIONAL DEPARTAMENTAL DISTRITAL METROPOLITANO MUNICIPAL LOCAL Archivos de nuevas entidades creadas por Ley. Archivos indgenas segn la disposicin de la LEY. 30. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS SEGN LA ORGANIZACIN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN: ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTNOMOS 31. ADMINISTRACIN DE LOS ARCHIVOS Obligatoriedad de conformacin Responsabilidad de la gestin documental. Garanta de espacios Control de los recursos Responsabilidad de los servidores pblicos Secretarios Funcionarios Capacitacin para los funcionarios Uso de nuevas tecnologas Validez documental Custodia documental de entidades liquidadas. 32. CONTROL DE LA SALIDA DE DOCUMENTOS CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS. L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS: MOTIVOS LEGALES PROCESOS TCNICOS EXPOSICIONES CULTURALES 33. CONTROL Y VIGILANCIA VISITAS DE INSPECCIN VERIFICACIN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. CREACIN, ORGANIZACIN O TRANSFERENCIA. CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES TERRITORIALES. 34. CIRCULAR 004 DE 2003 El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad de que todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos. 35. CIRCULAR 004 DE 2003 Con lo anterior en desarrollo del Programa de Renovacin de la Administracin Pblica que viene

adelantando la Presidencia de la Repblica, el Departamento Nacional de Planeacin, el Archivo General de la Nacin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, un plan de contingencia que involucra el acompaamiento y seguimiento de la conformacin de los Archivos. 36. ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES DOCUMENTOS MINIMOS: Acto administrativo de nombramiento o de contrato de trabajo. oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo. Oficio de aceptacin del nombramiento. Documento de identificacin. Hoja de vida (formato Unico de la Funcin Pblica). 37. ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES DOCUMENTOS MINIMOS: Soportes documentales de estudios Acta de Posesin Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaracin de Bienes y Rentas Certificado de Aptitud Laboral Afiliaciones Evaluacin del Desempeo Actos Administrativos 38. ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES Establecimiento de Controles que garanticen las la transparencia de la administracin de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan las actividades propias de la gestin del talento humano. 39. ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su produccin. Los documentos de cada HL debern estar colocados en unidades de conservacin adecuadas (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha ms antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no tendr mas de 200 folios. 40. PREPARACIN FISICA DE LA DOCUMENTACIN Limpieza Ordenamiento Foliacin Almacenamiento Identificacin fondos Documentales Estructura Orgnico-funcional Agrupaciones

Documentales FASES ORGANIZACIN Identificacin de Temas o Asuntos Valoracin Documental Seleccin Inventario Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos. ORGANIZACIN FSICA Revisin de los Procesos desarrollados en las fases anteriores. UNIDAD DE DIGITACIN UNIDAD DE ALISTAMIENTO UNIDAD DE CONTROL DOCUMENTAL TERMINADO FINAL 41. PROCESOS TCNICOS 42. ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS DEPOSITOS PARA ALMACENAMIENTO Independencia, funcional, orgnica o de responsabilidades. Funcional Eficiente,eficaz y econmico Seguro 43. ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS CONDICIONES AMBIENTALES Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%. Control de la luz solar. Evitar daos por decoloracin y envejecimiento.( LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRA ) Equidistante a la Secretara. 44. ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS CONDICIONES ESTRUCTURALES DENTRO DE LA SECRETARIA ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas) CONDICIONES FUNCIONALES 45. ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO. 46. SERVICIOS CAPACITACIN CONSULTA REPROGRAFIA 47. Consulta y prstamo del Archivo de Gestin Consulta y prstamo de Documentos del Archivo Semiactivo SERVICIOS Consulta de las Bases de datos Almacenamiento, Custodia y conservacin de la documentacin Semi e Inactiva Custodia y conservacin de los Acervos Administrativos en Archivo Inactivo

48. SERVICIO DE PRESTAMO GENERALIDADES DEL SERVICIO USUARIOS SOLICITUDES CONTROLES DE PRESTAMO OTROS MANEJOS MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA.