I

ARCHIVO GENERAL
DE LA ~ACI6~

IAsunto:

Archivo General de la Nacin Al contestar cite este #: 53 FeCha: 05101/201204:07:34 p.m.

Concepto Tecnico

COLOMBIA

Actividad: envio Anexos: O Fo."os: 2 Remite: 311 Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica A.

311-RadA098/11 Bogot D.C.

Seora ANA MARIA FLOREZ Secretaria Acadmica COLEGIO JUVENILlA secretaria@coleqioiuvenilia.edu.co

Asunto: Concepto tcnico sobre tiempos de retencin de Historias Acadmicas. Respetada seora Ana Maria: En respuesta a su comunicacin de 31 de octubre de 2011 recibida en nuestra entidad, en esta misma fecha, bajo el nmero de radicado 4098, mediante la cual solicita saber cul es la vida til de un archivo en un colegio que contiene las hojas de vida de los estudiantes y que documentos se deben conservar, remito el concepto tcnico en dos (2) folios emitido por el Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica.

Cordialmente,

Anexos: Dos (2) falias Proyect: Andrea L. Garzn Zuluaga, Abogado, Contratista Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Revis: Clara Ins Casilimas RojasCoordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica ?f::: Archivado en: Grupo NOffilatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica, Conceptos tcnicos 311.02.02.

www.archivogeneral.gov.co

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; contacto@archivogeneral.gov.co(ra. 6 N2 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6

Fecha: 2011-11-22

V:S

GD-302-FR-003

ARCHIVO

GENERAL
DE LA ~ACl~

COLOMBIA

Archivo General de la Nacin Al contestar cite este #: 53 Fecha: 05101/201204:07:34 p.m. Asunto: Concepto Tcnico Actividad: envio Anexos: O Folios: 2 Remite:
311 Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica A.

311-RadA098/11 Bogot D.C.

Seora
ANA MARIA FLOREZ

Secretaria Acadmica COLEGIO JUVENILlA secretaria@coleqioiuvenilia.edu.co

Asunto: Concepto tcnico sobre tiempos de retencin de Historias Acadmicas. Respetada seora Ana Mara: En respuesta a su comunicacin de 31 de octubre de 2011 recibida en nuestra entidad, en esta misma fecha, bajo el nmero de radicado 4098, mediante la cual solicita saber cul es la vida til de un archvo en un colegio que contiene las hojas de vida de los estudiantes y que documentos se deben conservar, le informamos lo siguiente: No existe norma jurdica ni tcnica en la cual se indique de manera explcita cul es la vida til de un archivo en un colegio que contiene las hojas de vida de los estudiantes. Si consideramos que cualquier documento tiene un ciclo de vida 1 en el cual se pueden diferenciar tres fases (gestin, central e histrica2), podemos afirmar que los archivos de un colegio tienen diferentes edades, es decir, que hay archivos con diferente utilidad porque estn ubicados en diferentes fases del ciclo vital. La vida til de cualquier documento est determinada al menos por tres factores: las disposiciones legales vigentes, la frecuencia de consulta dentro de los trmites establecidos y la necesidad que tiene la entidad de conservar registros e informacin acerca de sus actividades. As, pues, las historias acadmicas de los actuales estudiantes estn en fase de gestin porque son necesarias para demostrar las relaciones acadmicas y administrativas entre el colegio y el estudiante; pero las historias acadmicas de los estudiantes graduados hace 40 aos se encuentran en fase de archivo histrico porque ya no existen relaciones administrativas ni acadmicas entre el colegio y aquellos estudiantes. No obstante, estas ltimas historias pueden servir para expedir diferentes tipos de certificaciones o para investigar la historia de la comunidad en la cual est inscrita el colegio.

lEn el Reglamento General de Archivos (Acuerdo 07 de 1994) se puede leer la siguiente definicin: ~CICLO VITAl DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin O recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente."
2

Ley 594 de 2000 ~Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTION: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente."

a)

b)

c)

ESTABLECIMIENTO

PBLICO

ADSCRITO

AL

MINISTERIO

DE CULTURA

www.archivogeneral.gov.co

link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; contacto@archivogeneral.gov.coCra. 6 NQ 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6

Fecha:2011-11-22

v: S

GD-302FR-003

ARCHIVO

GENERAL
DE LA NACIN

COLOMBIA

Respecto de los documentos necesarios dentro de cada una de las historias acadmicas, debemos decir que se conservan los que las disposiciones legales (leyes, decretos, reglamentos, etc.) ordenan conservar y los que la entidad (en este caso el colegio) necesita para evidenciar los trmites administrativos y acadmicos entre el estudiante y la institucin educativa. Cuando los documentos han cumplido sus funciones en el archivo de gestin, las cuales se pueden entender como la defensa de derechos y deberes de las partes interesadas, estos mismos documentos se guardan un tiempo prudencial adicional y, finalmente, cuando tambin se han agotado los plazos precautelativos en el archivo central, se aplica la disposicin final sobre estos mismos documentos, la cual consiste en decidir si se eliminan totalmente, se conservan totalmente, se hace una seleccin de los mismos para conservar tan solo una parte representativa, se microfilma o digitaliza. El Archivo General de la Nacin por medio del acuerdo 039 de 2002, establece que los tiempos de retencin en cada una de las fases de archivo y la disposicin final de estas series documentales (Historias Academicas) debe ser registrada en las Tablas de Retencin documental (TRD?, de la entidad Por otro lado usted debe tener en cuenta que el archivo de historias acadmicas, puede ser un archivo de informacin vital, segn la sentencia de tutela T-227-03 en la cual se menciona: "nicamente se puede predicar como protegida la informacin relevante para lograr el ejercicio de otros derechos constitucionales o legales y aquella que guarde relacin directa con el objeto protegido, la dignidad humana." Por lo tanto, ya que su entidad maneja informacin personal de los estudiantes que hicieron parte de su institucin educativa y es deber velar por el cumplimiento del articulo 15 y el articulo 20 de la Constitucin Poltica, usted debe hacer un ejercicio de valoracin tal, que prevalezca la gestin y conservacin de la informacin que usted haya producido para cada estudiante y que conforman su historia acadmica, cuando esta informacin sea relevante para que los estudiantes que hayan estado vinculados en su institucin, logren el ejercicio de derechos constitucionales o legales, tales como el Derecho a la Educacin o el Derecho al Trabajo, pues la historia acadmica en nuestra sociedad es vital para la consecucin de estos Derechos. En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parmetros establecidos en el articulo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo. Cordialmente,

@k&k

(2/fl/O>1 4A

tC../

CLARA /NS CAS/L1MAS ROJAS

Coordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica.

Proyect: Carlos A. Gamboa Ruz .' Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica ArChivst$# Revis: Laura Snchez Alvarado-Grupo de Norrnatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica. Archivado en: Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archvstica, Conceptos tcnicos 311.02.02.

Ver el Acuerdo 039 de 2002, promulgado por el Archivo General de la Nacin, y el libro Tablas de Retencin y Transferencias

Documentales. pUblicado por el ente rector de la poltica en nuestro pas.

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; contacto@archivogeneral.gov.coCra. 6 N 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6 Fecha: 2011-11-22 V: S GD-302-FR+003

www.archivogeneral.gov.co