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ARQUIVOLOGIA CONCEITOS E PRINCPIOS TERICOS
Prof. Antonio Victor Boto
CONCEITOS
INFORMAO: resultado do processamento, manipulao e organizao de dados de tal forma que represente um acrscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. SUPORTE: meio no qual a informao registrada. DOCUMENTO: qualquer informao registrada em um suporte.
CONCEITOS
ARQUIVOLOGIA Disciplina da Cincia da Informao.
Revoluo Francesa a Arquivologia cuida da informao, que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de algum evento que ocorreu. Estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso em potencial de informao.
CONCEITOS
ARQUIVOLOGIA a cincia que se encarrega do estudo da organizao dos acervos documentais, desde a produo do documento, seu trmite administrativo e sua posterior destinao, seja ela a eliminao ou recolhimento permanente por valor histrico.
Seu objetivo a organizao e o acesso informao.
CONCEITOS
ARQUIVO: a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio/pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecuo dos objetivos, visando utilidade que podero servir no futuro. Sua finalidade FUNCIONAL.
ARQUIVO: conjunto de documentos, produzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada no mbito de suas atividades e preservados para consecuo de seus objetivos, visando sua utilidade no futuro.
CONCEITOS
LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados e d outras providncias. CAPTULO I Disposies Gerais Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
CONCEITOS
CONARQ CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
SINAR SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS implementa racionalizao das atividades arquivsticas garante a integridade do ciclo documental;
QUESTO DE PROVA ANA 2006
RGOS DE DOCUMENTAO
BIBLIOTECA Biblioteca o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente por estudo, pesquisa, consulta. Sua finalidade CULTURAL. MUSEU Instituio de interesse pblico, com finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjunto de peas e objetos de valor cultural. Finalidade CULTURAL. CENTROS DE DOCUMENTAO E INFORMAO Abrangem algumas atividades prprias de biblioteca e arquivo, sendo seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de toda espcie, com finalidade de coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informao. Finalidade PESQUISA ESPECIALIZADA.
HISTRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO

Importncia dos Arquivos: centro vital de informao; veculo de comunicao;segurana para defesa de direitos; apoio para tomada de decises; Finalidade: servir administrao. Servindo administrao, est constituindo a base do conhecimento da Histria. Funo: guarda e conservao dos documentos e recuperao da informao.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Segundo entidades criadas: Pblicos Federal, Estadual, Distrito Federal e Municipal Privados Comerciais firmas e companhias (com fins lucrativos = bancos, empresas nacionais e multinacionais) Institucionais igrejas, sociedades, associaes, instituies educacionais, instituies filantrpicas (sem fins lucrativos) Familiares ou Pessoais
CLASSIFCAO DOS ARQUIVOS

Estgios da Evoluo: Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Trs Idades (Jean Jacques Valette 1973). Corresponde s fases pelas quais o documento passa, desde sua criao at sua destinao, a distncia entre a administrao e a histria numa seqncia temporal.
Fases Corrente, Intermediria e Permanente

Correntes Tambm chamados de primeira idade, constitudo de documentos em curso ou de uso freqente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas e de fcil acesso. Protocolo: recebimento, classificao, registro e movimentao; Expedio; Arquivamento pp dito; Emprstimo e consulta; CORRENTE; 1 Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; Vivo; De movimento; Em curso; Ncleos de arquivo; 1 Fase; 1 Ciclo;

Intermedirios Tambm chamados de segunda idade, constituindo documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam ou produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de se conservarem e localizarem prximos aos escritrios. A permanncia nesses arquivos transitria. Por isso, tambm so chamados de limbo ou purgatrio. INTERMEDIRIO; 2 Idade; Pr-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo; Purgatrio; Temporrio; Transitrio; 2 Fase; 2 Ciclo;

Permanentes Conhecidos tambm como de terceira idade, constitudo de documentos que perderam o valor de natureza administrativa ou jurdica e que se conservam em virtude de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios para se conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. PERMANENTE; 3 Idade; Histrico; De Custdia; Inativo/passivo; Morto; Esttico; Definitivo; Final; 3 Fase; 3 Ciclo;

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS OU TEORIA DAS TRS IDADES:
CORRENTE INTERMEDIRIA PERMANENTE
TRANSFERNCIA
RECOLHIMENTO
OBS: pode ocorrer recolhimento da fase corrente para a permanente.

Extenso de sua atuao: Arquivos gerais ou centrais Centraliza as atividades de um arquivo corrente. Arquivos setoriais Descentraliza as atividades do arquivo corrente junto aos rgos operacionais.

Natureza dos arquivos: Especial Aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos suportes diferentes, formas fsicas diversas: fotografias, discos, fitas, clichs, microformas, slides e que por esta razo merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao, etc.
Especializado o que tem sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que se apresentam, como por exemplo arquivos mdicos ou hospitalares, arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses arquivos tambm, so chamados, impropriamente, de arquivos tcnicos.

Quanto ao acesso: Franqueados Uso restrito Confidencial
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Gnero Textuais (manuscritos, datilografados ou impressos) Audiovisuais (Filmogrficos = filmes e fitas videomagnticas e Sonoros = discos, fitas audiomagnticas) Cartogrficos (dimenses e formatos variveis = mapas, plantas e perfis ligados geografia, engenharia e arquitetura) Iconogrficos (imagens estticas = fotografias (negativos e ampliaes), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia), cartazes, cartes postais, estampas, diapositivos (slides), partituras. Microgrficos (rolos, microfichas, jaquetas, cartes-janela) Informticos (disquetes, discos rgidos, discos ticos)
QUESTES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008

Espcie Atos normativos = ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas = cumprimento obrigatrio (Medida Provisria, Decreto, Estatuto, Regimento, Lei, Ordem de Servio, etc.) Atos enunciativos = emitem opinio, esclarece sobre certo assunto (Relatrio, Voto, Despacho, Parecer) Atos de assentamento = formados por registro, firmando fatos ou ocorrncia (Apostila, Ata, Termo, Auto de Infrao)

Atos comprobatrios = comprovam assentamentos, decises, apontamentos (Traslado, Certido, Atestado, Cpia Autntica)
Atos de ajuste = acordos firmados entre duas ou mais partes representados por documentos pactuais (Tratado, Convnio, Contrato, Termos) Atos de correspondncia = criados com propsito de os atos normativos serem executados ( Aviso, Carta, Memorando, Mensagem, Edital, Intimao, etc.)
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS
FUNO/ATIVIDADE P/ESPCIE OBS: um contrato de prestao de servios um tipo documental, pois contrato espcie e a prestao de servio uma tipologia.

Natureza dos Documentos Ostensivos - No prejudicam a administrao Sigilosos - Conhecimento restrito 4 Classificaes: Reservados - No devem ser do conhecimento do pblico em geral 5 ANOS Confidenciais - Mdio grau de sigilosidade 10 ANOS Secretos - Alto grau de sigilosidade 20 ANOS Ultra-Secreto - Acarreta dano segurana da sociedade e do estado 30 ANOS OBS: RECLASSIFICAO = MUDA O GRAU DE SIGILO; DESCLASSIFICAO = DEIXA DE SER SIGILOSO, TORNASE OSTENSIVO
PRINCPIOS TERICOS
RESPEITO AOS FUNDOS Os arquivos de uma instituio devero ser organizados por FUNDO, que o conjunto de documentos produzidos/acumulados/recebidos no exerccio de suas atividades e no podero ser arranjados com outros documentos de outras instituies, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam afim, pois a informao se perder. O documento solto no tem valor arquivstico, somente se pertencer a uma srie documental, a qual acumula um conjunto de documentos originados em funo de uma atividade, uma manifestao de uma ao, uma vontade, assumindo um carter orgnico dentro de uma relao hierrquica e ratificando sua criao em funo de um objetivo.
PRINCPIOS TERICOS
PRINCPIO DA PROVENINCIA Est ligado origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, h que se respeitar a origem do documento princpio intimamente ligado ao organograma da instituio. PRINCPIO DA CUSTDIA INTACTA OU SANTIDADE Respeito ordem dos papis na primeira e segunda idade.
PRINCPIOS TERICOS
PRINCPIO DA ORGANICIDADE Todo documento tem uma relao orgnica com a instituio que o criou, em funo de seu propsito;
PRINCPIO DA UNICIDADE O documento nico, mesmo que isso parea um paradoxo, pois apesar de s ter validade pertencendo a um conjunto de outros documentos da mesma instituio, h que se respeitar o documento como unidade; PRINCPIO DA INDIVISIBILIDADE o respeito aos conjuntos documentais que guardam relaes orgnicas entre si, proporcionando arquivologia seu perfil nico e inconfundvel dentre as cincias da informao;
PRINCPIOS TERICOS
PRINCPIO DA INTEGRIDADE preservao sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida de arquivo.
PRINCPIO DA CUMULATIVIDADE formao progressiva, natural e orgnica.
GABARITO
ARQUIVOLOGIA GESTO DA INFORMAO E GESTO DE DOCUMENTOS Prof. Antonio Victor Boto
GESTO DE INFORMAO
INFORMAO E DOCUMENTO termos polissmicos = vrios significados de acordo com a rea que os utiliza. INFORMAO permeia toda estrutura social. o conjunto de dados que so organizados e comunicados. O Valor da Informao: A informao pertence a dois domnios: deve atender s necessidades de uma pessoa ou grupo; organizao papel no processo decisrio; DOCUMENTO qualquer suporte que registre informaes. So produzidos com finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes. Documentos de arquivo - So criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. Diviso de documentao por natureza: comercial; cientfica; oficial;
GESTO DE DOCUMENTOS
Gesto de documentos: o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei n 8.159/91, Art. 3).
GESTO DE DOCUMENTOS
Fases: Produo; Utilizao; Avaliao; Destinao;
GESTO DE DOCUMENTOS
ORGANIZAO DE ARQUIVOS Levantamento de dados; Anlise dos dados coletados; Planejamento; Implantao e acompanhamento;
GESTO DE DOCUMENTOS
VALORAO DOS DOCUMENTOS Valor Primrio: funcional - administrativo; jurdico ou legal; fiscal; Valor Secundrio: histrico probatrio; informativo;
GESTO DE DOCUMENTOS
DIAGNSTICO a anlise dos aspectos relacionados aos arquivos da instituio, de forma a identificar, falhas ou lacunas existentes: instalaes fsicas; condies ambientais; condies de armazenamento; estado de conservao do documento; espao fsico ocupado; volume documental; controle de emprstimos; recursos humanos; acesso informao; gnero dos documentos; arranjo e classificao dos documentos; tipo de acondicionamento;
QUESTES DE PROVA ANA 2006
GESTO DE DOCUMENTOS
INDEXAO Acervo;
Busca de informao; Processo pelo qual relacionam-se descritores e palavras-chave que permitam a recuperao da informao;
GESTO DE DOCUMENTOS
OPERAES DE ARQUIVAMENTO Utilizao otimizada dos documentos pelo usurio; Preciso; Inspeo; Classificao determinao da entrada e das referncias = interpretao dos documentos OBS: ordenar alfabeticamente, numericamente ou alfanumericamente = arranjo nos arquivos correntes Codificao smbolos para representar os documentos = facilita arquivamento e localizao Ordenao agiliza o arquivamento e racionaliza o trabalho Guarda de Documentos arquivamento pp dito
GESTO DE DOCUMENTOS
PROTOCOLO A DENOMINAO ATRIBUDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIO E MOVIMENTAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS. TAMBM O NOME ATRIBUDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
GESTO DE DOCUMENTOS
Rotinas de Recebimento e Classificao Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote ou Correios em mos; Separao da correspondncia oficial da particular; Distribuio da correspondncia particular; Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso; Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus destinatrios; Abertura da correspondncia ostensiva;
GESTO DE DOCUMENTOS
Leitura da correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existncia de antecedentes; Requisio dos antecedentes ao arquivo; Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela empresa e definido pelo arquivista; Carimbo do documento no canto superior direito; Elaborao do resumo do assunto tratado no documento; Encaminhamento dos papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao;
QUESTOES DE PROVA ANA 2006
GESTO DE DOCUMENTOS
ANLISE, AVALIAO, SELEO E ELIMINAO DE DOCUMENTO
ARQUIVOS INTERMEDIRIOS
Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentao por ser de pouco uso administrao, aguarda sua destinao envio para um arquivo permanente por conta da aquisio de valor secundrio (recolhimento) ou sua eliminao. Tem ocorrncia nessa fase, a etapa de Avaliao, utilizando uma Tabela de Temporalidade e Destinao.
DESTINAO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinao Criada pela Comisso Permanente de Avaliao (CPA) Determina prazos de permanncia dos documentos nas fases correntes e intermediria e aplicada na avaliao (fase intermediria) e definir a posterior destinao dos documentos, estabelece tambm critrios para microfilmagem e eliminao
Registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos do rgo Permite eliminar documentos ainda na fase corrente Elementos constituintes: Tipo e/ou assunto Perodo Quantificao Prazos de reteno (arquivos corrente e intermedirio) Destinao (transferncia, recolhimento, microfilmagem ou eliminao) Campo de observaes
CDIGO DE CLASSIFICAO
3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMNIO 050 ORAMENTO E FINANAS 060 DOCUMENTAO E INFORMAO 070 COMUNICAES 080 (vaga) 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
Eliminao = destruio ou expurgo Lista de Eliminao = relao dos documentos a serem eliminados em uma nica operao. Precisa ser aprovada pela autoridade competente. Prazos so estabelecidos em funo do contedo documental e no da espcie ou suporte. Documentos que esgotaram o prazo de vigncia no devem ser descartados de imediato Formas de eliminao = fragmentao; macerao; alienao por venda ou doao; incinerao (no recomendvel)
GABARITOS
ARQUIVOLOGIA ARQUIVOS PERMANENTES
ARQUIVOS PERMANENTES
ARQUIVO PERMANENTE Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentao de carter permanente (valor secundrio) tratada. Tem como atividades: arranjo; descrio e publicao; conservao e referncia; ARRANJO: ordenao dos documentos em fundos (conjuntos de documentos) Respect ds Fonds/Provenance/Respeito aos Fundos, compreende atividade intelectual observao do documento quanto forma, contedo e funo; atividade fsicas acondicionamento e localizao; DESCRIO E PUBLICAO: elaborao de instrumentos de pesquisa para identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumria ou pela analtica, facilitando o acesso aos documentos e a divulgao do acervo. CONSERVAO: medidas de proteo aos documentos e ao local de seu acondicionamento, visando impedir sua deteriorao. REFERNCIA: estabelecer polticas de acesso aos documentos.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
GUIA o mais genrico, informa a totalidade dos fundos existentes do arquivo, finalidade de informar sobre a histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo da instituio. Tem endereo, telefone, horrio de funcionamento, conduo para o local, regulamento de consulta, recursos oferecidos, requisitos exigidos do pesquisador. INVENTRIO sumrio, onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente, reflete o arranjo, sua finalidade descrever a composio do fundo, possui introduo; analtico, onde as unidades de arquivamento so descritas pormenorizadamente, proporcionando ao usurio o conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo.
CATLOGO critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada, sua finalidade agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma poca, digam respeito a mesma pessoa, etc. REPERTRIO trata-se de um catlogo seletivo, descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, os documentos tm valor especfico sobre determinados assuntos, inteno de ressaltar documentos individuais.
NDICE instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemtica, pormenorizada, remete o leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado, pode ser parte da obra ou independente. TABELA DE EQUIVALNCIA instrumento de pesquisa auxiliar, d a equivalncia de antigas notaes, remetendo ao termo atual que tenha sido empregado em virtude de alteraes no sistema de arranjo.
DICAS COMPLEMENTARES
FUNDO ABERTO RECEBE NOVOS DOCUMENTOS;
FUNDO FECHADO NO RECEBE, A INSTITUIO NO SE ENCONTRA MAIS EM ATIVIDADE;

DOCUMENTOS DESAPARECIDOS DE UM CONJUNTO, QUANDO REAPARECEM, PODEM REASSUMIR SEU LUGAR SE FICAR CLARA A SUA ORIGEM;
GABARITOS
ARQUIVOLOGIA TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FSICOS

TCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO

Anteriormente tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados s bibliotecas e centros de documentao especializados. Tcnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Fsicos Automao da Informao, Microfilmagem e Digitalizao de Documentos.

Automao Arquivos como usurio computador identifica sries documentais, registra documentos e controla o acervo. Arquivos como rgo de guarda e tratamento tcnico de informaes computador o prprio suporte da informao = bancos de dados. Recuperao rpida e eficaz descentralizao da informao. Racionalizao da gesto documental.

Microfilmagem
Reproduo de documentos, dados e imagens em pelcula flmica, utilizando graus de reduo. Pode ser de forma fotogrfica ou eletrnica. Economia com espaos fsicos Instrumento de consulta preservar os originais do manuseio Segurana Racionalizao da informao Formas: filme, jaqueta, microficha Possui validade legal LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996 Possuem imagem de abertura e de encerramento Sempre feito filme cpia
LEI 5433 art. 1

2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. 6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de ser arquivados.
DECRETO 1799
Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, da Administrao Indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas.
DECRETO 1799
Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas.
DECRETO 1799
Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original.
QUESTES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES - 2008

Digitalizao de Documentos Captura de imagens scanners Acesso simultneo intranet e internet Documentos digitalizados = cpias criadas a partir de papel sem autenticidade. No possuem validade legal. Documentos digitais = criados em meio eletrnico possuem autenticidade. Incluem-se as cpias e perdem a validade legal se impressos. Workflow GED METADADOS = descritores de informao identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmisso, etc.)

Workflow Localizao do documento dentro da organizao Gerenciamento eletrnico de processos de informao atravs de rotinas e aes pr-definidas = organizao e monitoramento atravs de departamentos da organizao Maior produtividade, segurana e controle.

GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos Converso de documentos em suporte papel ou microfilme para formato eletrnico Representado por figura de uma pgina e gerenciado por software Indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados Pode converter uma imagem em texto OCR Reconhecimento ptico de Caracteres No assegura instituio a eliminao dos originais em papel, nem servem como prova documental

Docs de arquivo que so produzidos em sistemas ambientes de rede, ou seja, docs eletrnicos, incluindo bases de dados; Realizado atravs de um conjunto de elementos (hardware e software) que gerenciam o ciclo de vida dos documentos = criar, aprovar, revisar, processar, arquivar, distribuir;

Gerenciamento eletrnico de documento ou GED a somatria de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar informaes de forma eletrnica, reforando ento que no necessrio que os documentos estejam em meio eletrnico, mas sim, que o tratamento dispensado a estes, ou instrumentos de gesto documental sejam produzidos com o uso destas tecnologias.

Ento: Gesto de documentos + tecnologia = GED
Tecnologia = hardware e software

Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED uso de ferramentas eletrnicas para gerenciar documentos em vrios suportes. diferente de Gerenciamento Documentos Eletrnicos GDE Gerenciar documentos produzidos em meio digital, independente da ferramenta.
GABARITOS
ARQUIVOLOGIA ATIVIDADES DE PRESERVAO E CONSERVAO

ATIVIDADES DE PRESERVAO E CONSERVAO

Preservao = conservar, armazenar e restaurar; Conservao = Estender a vida til dos documentos; Restaurao = revitalizar a concepo original legibilidade do documento;
ATIVIDADES DE CONSERVAO E PRESERVAO

So fatores prejudiciais ao papel: LUZ, AR SECO, UMIDADE (ideal entre 45 e 55%); TEMPERATURA (ideal entre 22 e 25C); POEIRA, GASES E PRAGAS.
MTODOS DE CONSERVAO
So mtodos de CONSERVAO de documentos: Desinfestao: combate aos insetos (fumigao); Limpeza: fase posterior fumigao, usa-se escova ou aspirador de p; Alisamento: documento colocado em cmara e submetido a calor e umidade especficas, depois passado a ferro com presso moderada;
MTODOS DE RESTAURAO
So mtodos de RESTAURAO de documentos: Banho de Gelatina: aumenta resistncia, porm no evita ataque de insetos; Tecido: uso de folhas de tecido fino, conserva melhor, porm no evita ataque de insetos e prejudica a legibilidade e flexibilidade; Silking: tecido em crepeline e mousseline de seda, de grande durabilidade, mas com o uso do adesivo, prejudica flexibilidade e legibilidade, ataque de insetos, difcil execuo e alto custo;
MTODOS DE RESTAURAO
Laminao: envolvimento com papel de seda e acetato de celulose na prensa hidrulica sob presso e temperatura especficas, considerado o mtodo mais prximo do ideal, no altera legibilidade e flexibilidade e evita ataque de insetos. Encapsulao: pelculas de polister e fita adesiva, um dos mais modernos processos de restaurao.
GABARITOS
ARQUIVOLOGIA METODOS DE ARQUIVAMENTO

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
2 GRANDES SISTEMAS DE ACESSO DIRETO que vai direto ao documento INDIRETO - que necessita consulta por algum mtodo de pesquisa (fichrio, tabela ou ndice). Elementos a se considerar nos documentos: NOME, LOCAL, DATA, ASSUNTO.
BSICOS Alfabtico o mais simples, rpido, sistema direto. Vantagens: rpido, direto, fcil e barato. Desvantagens: erros de arquivamento, cansao visual e variedade de grafia dos nomes.
1) Nomes prprios comuns considera-se o ltimo sobrenome seguido de vrgula aps o pr-nome (penltimo sobrenome em letra maiscula ou no) Ex: Luis Antonio Souza SOUZA, Luis Antonio 2 Carmen Ribeiro RIBEIRO, Carmen 1 OBS: quando houver sobrenomes iguais, prevalecer a ordem dos pr-nomes. Ex: Arnaldo Gomes GOMES, Arnaldo 1 Pedro Gomes GOMES, Pedro 2
2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por um hfen, no se separam. Ex: Oswlado Monte Negro MONTE NEGRO, Oswaldo Heitor Villa-Lobos VILLA-LOBOS, Heitor
3) Sobrenomes formados com as palavras SANTO, SANTA e SO, no se separam. Ex: Clarisse Santo Cristo SANTO CRISTO, Clarisse
4) As iniciais derivadas dos pr-nomes precedem classificao de sobrenomes iguais. Ex: C. SANTORO SANTORO, C. 1 Claudia Santoro SANTORO, Claudia. 2 5) Os artigos e preposies como: a, o, os , as, e, de, da, do, d, no so considerados parte integrante do sobrenome. Ex: Lucia dAguiar AGUIAR, Lucia d Jonas de Lucas LUCAS, Jonas de
6) As partculas de sobrenomes estrangeiros, podem ou no ser consideradas, o mais comum considera-las parte integrante quando em maiscula. Ex: Pepino di Capri CAPRI, Pepino di Margareth OBrien OBRIEN, Margareth 7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JUNIOR, NETO, SOBRINHO, so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordem alfabtica. Ex: Manuel da Silva Junior SILVA JUNIOR, Manuel da Mauro Gonalves Filho GONALVES FILHO, Mauro OBS: o grau de parentesco s poder ser considerado na ordenao alfabtica quando servir de elemento de distino Ex: Jose Vieira Filho VIEIRA FILHO, Jose 1 Jose Vieira Neto VIEIRA NETO, Jose 2
8) Os ttulos no so considerados, so colocados aps o nome completo entre parnteses. Ex: Dr. Fernando Figueira FIGUEIRA, Fernando (Dr) General Nelson Teixiera TEIXEIRA, Nelson (General)
9) Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome que corresponde famlia do pai. Ex: Jose Oviedo Y Baos OVIEDO Y BAOS, Jose Francisco de Pea de Mello PEA DE MELLO, Francisco de
10) Os nomes orientais no se alteram. Ex: Farah Diva Ho Tai Che 11) As firmas, empresas, instituies e rgos governamentais, no se alteram. Quando so precedidas de artigos ou preposies so colocados no final entre parnteses.
Ex: O Planeta Dirio PLANETA DIRIO (O)

Companhia Vale Do Rio Doce COMPANHIA VALE DO RIO DOCE
12) Congressos, Seminrios, Conferncias, no se alteram, a no ser por um pequeno detalhe, os nmeros que os compem aparecem no final entre parnteses. Seguidos dos nomes dos lugares em que acontecem e as datas. Ex: II Congresso Brasileiro de Arquivologia em So Paulo 1973. CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (II) SO PAULO, 1973 Quinta Reunio sobre Meio Ambiente, 1980 no Rio Grande do Sul. REUNIAO SOBRE MEIO AMBIENTE (QUINTA), RIO GRANDE DO SUL, 1980
Geogrfico
O sistema direto e utilizado quando o elemento a se considerar a PROCEDNCIA ou LOCAL. As capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso, h necessidade de se utilizar guias divisrias com notaes dos nomes dos estados.
EX:
ESTADO AMAZONAS AMAZONAS RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO SO PAULO SO PAULO CIDADE MANAUS (CAPITAL) ITACOTIARA RIO DE JANEIRO (CAP.) CAMPOS SO PAULO (CAPITAL) LORENA CORRESPONDENTE SOBREIRA, LUIZA SANTOS, ANTONIO J. RODRIGUES, ISA ALMEIDA, JOSE DE CORREA, GILSON SILVA, ALBERTO
CIDADE CAMPOS ITACOATIARA LORENA MANAUS (CAP.) RIO DE JANEIRO (CAP.) SO PAULO (CAP.) ESTADO RIO DE JANEIRO AMAZONAS SO PAULO AMAZONAS RIO DE JANEIRO SO PAULO CORRESPONDENTE SOBREIRA, LUIZA SANTOS, ANTONIO J. RODRIGUES, ISA ALMEIDA, JOSE DE CORREA, GILSON SILVA, ALBERTO
Nesse caso no h necessidade do emprego de divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pelas cidades. imprescindvel porm que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, pois h cidades com o mesmo nome em estados diferentes. Ex: BRASILIA (DISTRITO FEDERAL) Silva, Jackson BRASILIA (MINAS GERAIS) Leite, Edson ITABAIANA (PARAIBA) Santos, Therezinha ITABAIANA (SERGIPE) Souza, Lourdes da Costa e Vantagens: direto e de fcil manuseio Desvantagens: exige duas classificaes, local e nome do correspondente
Numricos So mtodos indiretos, pois h que se consultar ndices alfabticos para fornecer o numero sob o qual o documento ou a pasta foram arquivados. A numerao obedece ordem seqencial, recaindo a escolha sobre os seguintes mtodos: SIMPLES, CRONOLGICO, DGITO-TERMINAL.
1) Simples Atribuio de um nmero a cada cliente ou correspondente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo ordem de entrada, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica, j que o mtodo exige ndice alfabtico remissivo.
OBS: correspondentes eventuais tero sua documentao numa pasta chamada miscelnea, que dever conter de 10 a 20 documentos, constituindo uma srie a parte, podendo sua numerao corresponde a critrios distintos.
2) Cronolgico Mtodo adotado em quase todas as reparties publicas, alem da ordem numrica, observa-se a data. Numera-se o documento e no a pasta, devendo ser preparados ndices auxiliares para facilitar a recuperao do documento. Quando se anula um registro, s se aproveita o nmero quando for na mesma data.
o nico mtodo que dispensa pastas miscelneas por causa de sua rigorosa ordem numrica.
Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros e por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras. Desvantagens: mtodo indireto, obrigando a duplicidade de pesquisa.
3) Dgito-terminal Surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos cuja principal identificao o nmero (INAMPS, INPS, companhias de seguros, hospitais e bancos). Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma p peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Ex: decompondo o nmero 829.319, temos: 82-93-19. o grupo 19 primrio (numero da gaveta), o 93 secundrio (numero da pasta) e o 82 tercirio (numero do documento). O arquivamento feito levando-se em considerao em primeiro lugar o grupo primrio e assim por diante.
NUMERICO SIMPLES 56.212 86.212 94.217 218.703 672.789 972.689 DIGITO TERMINAL 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89
Vantagens: reduo de erros de arquivamento; rapidez na localizao e arquivamento; expanso equilibrada do arquivo em trs grandes grupos; distribuio eqitativa do trabalho entre os arquivistas.
Desvantagens: leitura no convencional dos nmeros; disposio dos documentos de acordo com o sistema utilizado de leitura.
Assuntos ou Ideogrficos Aconselhado para grandes massas documentais e variedade de assuntos. No existe esquemas de classificao de assuntos como na Biblioteconomia como o CDD Classificao Decimal de Dewey e CDU Classificao Decimal Universal.
Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser agrupados em ttulos principais e subdivididos em ttulos especficos, parindo-se sempre dos termos gerais para os particulares.
Alfabticos Dicionrio Mtodo alfabtico simples, obedecendo seqncia de letras. Ex: CURSO DE DOUTORADO CURSO DE ESPECIALIZAO CURSO DE FORMAO CURSO DE MESTRADO CURSO DE PS-GRADUAO EXPOSIES DE PUBLICAES IMPRESSO DE LIVROS IMPRESSO DE PERIDICOS PESQUISAS SOBRE ADMINISTRAO PESQUISAS SOBRE CIENCIAS POLITICAS PESQUISAS SOBRE CUSTO DE VIDA
Enciclopdico Assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente. Ex: CURSOS Especializao Cincia da Informao Ps-graduao Doutorado
PESQUISAS Administrao Cincia Poltica Economia Custo de vida Desenvolvimento econmico Psicologia Aplicada educao Aplicada ao trabalho
Numricos indispensvel a elaborao de um ndice remissivo. Duplex A documentao dividida em classes partindo-se do geral para a espcie e desta para a mincia. Ex: 1. Pesquisas 2. Cursos 3. Publicaes 0 Administrao Geral 1 Pesquisas 1-1 Administrao 1-1-1 Empresa Privada 1-1-2 Empresa Publica 1-2 Cincia Poltica 1-3 Desenvolvimento econmico 1-3-1 Custo de vida 1-3-1-1 Rio de Janeiro 1-3-1-2 So Paulo
Decimal
Baseado no sistema de Melvil Dewey e hoje universalmente conhecido, utilizando uma tabela de 1000 assuntos e um ndice que permite sua rpida localizao.
Ex: CLASSES 0 OBRAS GERAIS 1 FILOSOFIA 2 RELIGIAO 3 CIENCIAS SOCIAI S 4 FILOLOGIA 5 CIENCIAS PURAS 6 CIENCIAS APLICADAS 7 BELAS ARTES 8 LITERATURA 9 HISTORIA E GEOGRAFIA SUBDIVISO DA CLASSE 6 600 CIENCIAS APLICADAS 610 MEDICINA 620 ENGENHARIA 630 AGRICULTURA 640 CIENCIAS E ARTES DOMESTIC 650 SERVIOS GERENCIAIS 660 INDUSTRIAS QUIMICAS 670 MANUFATURAS 680 MANUFATURA-MISCELANEA 690 CONTRUO
SUBDIVISO SUBCLASSE 610 OUTRA SUBDIVISO 610 MEDICINA 616 CLINICA MEDICA 611 ANATOMIA 616.1 CARDIOLOGIA 612 FISIOLOGIA HUMANA 616.2 SISTEMA RESPIRATRIO 613 HIGIENE PESSOAL 616.3 SISTEMA DIGESTIVO 614 SAUDE PUBLICA 616.4 SISTEMA ENDOCRINO 615 TERAPEUTICA 616.5 DERMATOLOGIA 616 CLINICA MEDICA 616.6 UROLOGIA 617 CIRURGIA 616.7 SISTEMA MUSCULAR 618 GINECOLOGIA 616.8 NEUROLOGIA 619 PEDIATRIA 616.9 DIVERSAS DOENAS
A TCNICA DE DEWEY APLICADA A ARQUIVOS 000 ADMINISTRAO GERAL 100 PESQUISAS 110 PSICOLOGIA 111 APLICADA AO TRABALHO 112 APLICADA A EDUCAO 140 ECONOMIA 141 142 142.1 142.2 142.2.1 142.2.2 142.2.2.1 142.2.2.2 142.2.2.3 142.2.2.3.1 142.2.2.3.2
DESENVOLVIMENTO ECONOMICO CUSTO DE VIDA RIO DE JANEIRO SO PAULO CAPITAL INTERIOR CAAPAVA SO JOSE DOS CAMPOS LORENA AREA URBANA AREA RURAL
Vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tpico ficam retidos em grupos; os nmeros classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fceis de reter na memria; expanso ilimitada para subdivises dos assuntos. Desvantagens: limitao de 10 nmeros para classificao; necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio bem como preparo e muita ateno do arquivista.
UNITERMO (INDEXAO COORDENADA)
Sua base a analogia

Fichas em ordem alfabtica 10 colunas em casa ficha (0 a 9) Atribui assuntos (descritores/palavras-chave) de um nico termo
ARQUIVOLOGIA 0 10 30 1 2 3 4 44 54 5 6 16 36 7 77 97 8 9 19
CINCIA DA INFORMAO 0 1 11 21 2 32 3 43 4 5 75 6 7 8 68 9
PADRONIZADOS O mtodo mais conhecido o VARIADEX, o automtico e o soundex no tm aplicao nos arquivos brasileiros, o rneo e mnemnico so obsoletos. O Variadex utiliza a variante alfabtica introduzindo as cores como elementos auxiliares Ex: A-B-C-D-LARANJA E-F-G-H-AMARELO I-J-K-L-M-N-VERDE O-P-Q-AZUL R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-VIOLETA PEDRO CATUZI CATUZI, PEDRO LARANJA MARIO FELIX FELIX, MARIO AMARELO FLAT E CIA FLAT E CIA VERDE RUI BONALDO BONALDO, RUI AZUL GINO PRATI PRATI, GINO VIOLETA As cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial.
ALFANUMRICO
No considerado mtodo bsico nem padronizado, sua aplicao independe de equipamentos e acessrios especiais. Este mtodo trabalha com uma tabela construda com divises do alfabeto, previamente planejadas a critrio do profissional e numeradas em ordem crescente.
EXERCCIOS - MTODOS DE ARQUIVAMENTO
QUESTO
QUESTES 2 E 3
QUESTES 4 E 5
QUESTES 6 E 7
QUESTES 8 E 9
QUESTO 10
QUESTES 11 E 12
QUESTES 13 E 14
QUESTES 15 E 16
QUESTES 17, 18 e 19
QUESTES 20 E 21
QUESTES 22, 23 E 24
QUESTES 25, 26 E 27
QUESTES 28 E 29
QUESTES 30 E 31
QUESTES 32 E 33
QUESTES 34 E 35
QUESTES 36, 37 E 38
QUESTES 39, 40 E 41
QUESTES 42 E 43
QUESTES 44 E 45
GABARITO
1A 2B 3B 4D 5C 6A 7E 8A 9B 10 D 11 A 12 B 13 A 14 C 15 B 16 E 17 A 18 E 19 D 20 B 21 A 22 C 23 C E C C E 24 B 25 D 26 E 27 B 28 B 29 A 30 C 31 D 32 A 33 D 34 D 35 B 36 E 37 C 38 B 39 D 40 A 41 D 42 E 43 D 44 E 45 D

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OBS: pode ocorrer recolhimento da fase corrente para a permanente.

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