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GUA PASO A PASO PARA ESTANDARIZAR EL PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE E IVA 1) El contador debe asegurarse de la existencia del Acuerdo de servicio con el cliente y considerar las fechas en que se han programado las entregas de documentos y las fechas en que se deben realizar los cobros. 2) El contador/a debe examinar e interpretar adecuadamente los documentos antes de comenzar a efectuar los registros asignados, con el objetivo de cometer la menor cantidad de errores durante el proceso de registro. 3) La documentacin necesaria debe recogerse por lo menos dos veces al mes, durante los primeros cinco das hbiles de cada quincena. (Este acuerdo debe establecerse con los encargados de la recopilacin de documentos del cliente) 4) Es necesario efectuar una breve Revisin de los documentos (*para ti que eres nuevo, tienes que verificar los registros de meses anteriores para que tengas una idea de lo que vas a hacer). En caso de existir deficiencias en cuanto al control, estas deben comunicarse oportunamente al cliente y debe elaborarse un memorando de observaciones al recibir documentos. Deben considerarse los siguientes elementos: Firmas, Revisado por, Autorizado por, Elaborado por, digitado por, etc. Descuentos: ISSS, AFPs, ISR, en recibos y planillas de sueldo Retenciones y Percepciones de IVA y otros. Cuadratura de Vouchers (Prueba aritmtica). Justificaciones Apropiadas sobre compras y gastos (Documentos de Soporte) (No deben aceptarse vouchers sin justificativos y si existen establecer el porqu de esta situacin) Que la Documentacin corresponda a la empresa y en caso contrario solicitar justificacin del porqu de esta situacin.

A. REGISTROS CONTABLES Este proceso debers realizarlo en el tiempo que se te asigne, este depender de la complejidad de la empresa asignada 5) El proceso contable, en se prepara con la documentacin siguiente: Comprobantes de Remesas aplicadas a las cuentas bancarias de la empresa Vouchers por pagos a proveedores, acreedores, empleados, planillas y otros Cuadruplicados de CCF emitidos y facturas emitidas que fueron cobradas durante el mes. Cuadruplicados de CCF emitidos y facturas emitidas que NO fueron cobradas durante el mes. Triplicados de CCF recibidos por compras de productos y servicios que no se cancelaron al finalizar el mes. Planillas de ISSS, AFP, Sueldos, Declaraciones de IVA, Pago a Cuenta, entre otras. Otros documentos que de acuerdo a la enaturaleza del negocio sean utilizados durante el proceso operativo del negocio (Vouchers de POS, Comprobantes de liquidacin contable, ticket de caja registradora, plizas de importacin, declaraciones de mercancas, retaceos, etc.) 6) De acuerdo a la naturaleza del documento, estos se clasifican como: Partidas de Ingresos. (I-050001) Partidas de Egresos. (E-050001) Partidas de Diario. (PD-05001) Operaciones de Venta y Remesas Gastos, Pagos y cancelaciones Bienes y Derechos devengados u Obligaciones

Debe tenerse muy en cuenta que cada uno de estos documentos debe ser ordenado cronolgicamente del 1 al 30/31 de cada mes. La nomenclatura del cdigo asignado es: Primera letra: I = Ingreso E = Egreso PD = Partida de diario Primeros 2 dgitos numricos: 050001 = mes de proceso ltimos 4 dgitos numricos: 050001 = correlativo de partida

Para iniciar el proceso contable siempre necesitaremos aperturar el ejercicio, entonces estudiaremos este proceso, previo a la elaboracin de las partidas.

B. APERTURA CONTABLE 7) Proceso de Apertura Contable Primero hay que tener preparadas las cdulas en Excel de CLIENTES, CUENTAS, PROVEEDORES, PRODUCTOS, adicionalmente hay que preparar un balance, tambin en Excel con las cuentas que posean movimientos (Cuentas de detalle), para posteriormente alimentar el sistema: Con el balance ya elaborado lo guardamos como Archivo de CSV, Separado por comas, este nos servir para la partida inicial. 8) Primero debemos aperturar el ejercicio anterior 9) Para la partida inicial, entramos al Mdulo de CONTABILIDAD, luego seleccionas PARTIDAS, y darle clic al botn Importar de CSV, seleccionamos el documento generado en el paso 7. 10) Una vez, seleccionado obtendremos nuestra partida inicial, bastar con verificar que las cuentas y aplicaciones sean las correctas para continuar con nuestro proceso. 11) Al finalizar, cerramos el ao y aperturamos nuevo ejercicio, al revisar veremos que la empresa ya cuenta con saldos iniciales. Una vez tenemos listo el sistema, podemos iniciar el proceso de registro de partidas, considerando los siguientes elementos:

C. LAS PARTIDAS DE INGRESOS 12) Estas se pueden clasificar en tres categoras, por ejemplo: a) Cuando se realizan ventas al contado son los Crditos Fiscales o facturas emitidos en el mes y pagados en ese mismo mes.

b) Cuando se realizan ventas al crdito; es cuando se ha emitido un documento de venta pero an no se ha recibido el monto de efectivo correspondiente a tal transaccin, esta pasa a las Cuentas por Cobrar. c) Cuando se cobran Crditos Fiscales que son de meses anteriores y son remesados hasta el mes en que se est procesando la informacin. (Remesas bancarias) 13) Procesamiento de Ingresos: a) Para las VENTAS de productos o servicios con Factura o CCF al crdito o contado, se registrarn desde el mdulo de FACTURACIN E INVENTARIO, siguiendo el proceso indicado:

Facturacin e Inventarios

Transacciones y Procesos

Ventas
Crdito o Contado

Transacciones y Procesos

Contabilizar Ventas y Salidas

b) Para las remesas por cobros de Factura o CCF se registrarn desde el mdulo de BANCOS:
Transacciones Bancarias Abonos a Clientes

Bancos

Procesos

Depsitos

D. LAS PARTIDAS DE EGRESOS 14) Estas se pueden clasificar en tres categoras, por ejemplo: a) Pagos al Contado por compras y gastos con documentos con fecha de un mes y pagados en ese mismo mes. b) Pagos realizados durante el mes procesado, correspondientes a documentos de meses anteriores (Cuentas por Pagar) c) Reconocimiento de compras y gastos generados durante el mes procesado, pero que al cierre de dicho mes no han sido pagados (Cuentas por Pagar) 15) Procesamiento de Cheques:

a) Para las compras al contado de productos y servicios realizadas con CCF y cancelados el mismo mes: debern procesarse desde el mdulo BANCOS.

Bancos

Procesos

Cheques

Ingresar Compra

b) Para las compras realizadas con CCF no olvidar seleccionar la opcin INGRESAR COMPRA para ajustar los datos de IVA correspondientes. (Pag. 94 del Manual SAC) c) Para las compras de Inventarios debe seleccionarse la opcin Compra Afecta los Inventarios dentro de la ventana de Compras d) Para los pagos de honorarios por servicios no es necesario seleccionar la opcin INGRESAR COMPRA ya que estas no afectan los datos de IVA correspondientes. e) Para los pagos de Facturas y CCF del mes anterior: debern procesarse desde el mdulo de BANCOS.

Bancos

Procesos

Cheques

Canc. Docs. Prov

f)

Para la cancelacin de documentos provisionados, no olvidar seleccionar la opcin CANCELACIN DE DOCUMENTOS PROVISIONADOS para actualizar la correspondiente cdula de Cuentas por pagar. (Pag. 94 del Manual SAC)

E. LAS PARTIDAS DE DIARIO: 16) Estas se pueden clasificar en 2 categoras: a) Derechos de la empresa no reclamados durante el mes procesado b) Obligaciones de la empresa, no canceladas durante el mes procesado Entre los derechos y obligaciones a registrar se pueden mencionar:

Compras al Crdito de Bienes, servicios o mercadera Amortizacin de diferidos Intereses devengados Intereses por pagar Depreciacin Ajustes, Traslados y Regulacin de Saldos Provisin Patronal, ISSS, AFPs y otros Provisin de facturas de proveedores y acreedores Liquidacin de IVA Impuestos por Pagar (ISR, etc.) El proceso de registro se describe segn las categoras siguientes:

Compras al Crdito: (Provisiones) 17) Procesamiento de Compras al crdito e importaciones a) Para las compras de Bienes o servicios e Inventarios con CCF, que sean al crdito, se registrarn desde el mdulo de FACTURACIN E INVENTARIO, considerando los siguientes pasos:
Facturacin e Inventarios Transacciones y Procesos Contabilizar Compras e Ingresos

Compras

b) Importante recordar que cuando se trate de Compras de Inventario, se debe seleccionar la casilla que valida que la compra corresponde al INVENTARIO c) Para las Importaciones de Bienes e Inventarios, se registrarn desde el mdulo de FACTURACIN E INVENTARIOsiguiendoel proceso siguiente:

Facturacin e Inventarios

Transacciones y Procesos

Importaciones

Aplicar al Inventario

Contabilizar Compras e Ingresos

Procesamiento de Planillas, ISSS, AFP, Declaraciones de Impuestos: 18) Procesamiento de Planillas y Declaraciones de impuestos Con respecto a las planillas de ISSS, AFP, y las declaraciones de IVA y Pago a Cuenta, se deben registrar desde el mdulo decontabilidad. Realizar una partida tal como se conoce realizando las aplicaciones correspondientes. Para la preparacin de las planillas, previamente estarn configurados los parmetros de sueldos, empleados, etc. El procedimiento es el siguiente:

Planillas

Procesos

Calcular planilla 1y2

Procesos

Generar Partida contable

Seguidamente debe realizarse el registro contable ya que el sistema no lo realiza por s mismo. Ir a PROCESOS, y seleccionar: GENERAR PARTIDA CONTABLE.

Procesamiento de Depreciacin 19) Procesamiento de Depreciacin mensual El clculo de la Depreciacin mensual es muy sencilla basta con programar generar una partida:

Activo Fijo

Procesos

Contabilizar Depreciacin

F. RESPALDO DE INFORMACIN: 20) El respaldo de informacin deber realizarse cada semana, los das sbados en la maana, cada uno de los encargados de las empresas asignadas deber realizar su base de datos, guardar una carpeta con toda la informacin respaldada.

Administracin

Copias de Seguridad

G. CIERRE ANUAL: 21) Se aclara que esta partida de cierre solamente registra los ingresos contra los egresos, para trasladar el resultado a la cuenta de Prdidas y Ganancias, posteriormente se debe realizar las partidas de: Reserva Legal, Impuesto sobre la renta y El reconocimiento de Utilidades, o en su defecto prdidas.

Contabilidad

Procesos Contables

Crear Partida de Cierre

Posteriormente al haber realizado este procedimiento se deben realizar las partidas de cierre mencionadas anteriormente.

H. CIERRE VIRTUAL: 22) Una vez, se hayan realizado los procedimientos anteriormente explicados, se debe realizar el cierre virtual para que no se puedan realizar aplicaciones contables que no correspondan al perodo en ejecucin. El procedimiento es el siguiente:

Contabilidad

Procesos Contables

Cierre Virtual

I.

EMISIN DE LOS REGISTROS DE IVA

Este proceso debers realizarlo durante los primeros siete das del mes 23) Como primer punto, deben Ordenarse y clasificarse los documentos utilizados durante el proceso de registro contable que tengan relacin con la emisin de los libros de IVA, clasificndolos de la siguiente manera:

Ventas/Ingresos LIBRO DE VENTAS A CONTRIBUYENTES: Deben separarse los Comprobantes de Crdito Fiscal (CCF), utilizar el duplicado para los registros de IVA y el cuadruplicado para los asientos contables, asimismo deben incluirse otros documentos contables tales como: Nota de Crdito, Nota de Dbito, Comprobantes de Retencin. Los documentos deben ordenarse por fechas e incluir aquellos CCF del mes anterior que no se han registrado en el mes correspondiente. (Los datos deben introducirse en el formato establecido en el orden que este presenta, es necesario conocer primero los formatos de cada empresa e investigar si existen procedimientos especiales) LIBRO DE VENTAS A CONSUMIDOR FINAL: en este caso se utilizarn las Facturas de Consumidor Final y se incluirn las Facturas de Exportacin (En caso de que la empresa realice exportaciones) y se hace un detalle de exportacin anexo al libro de Ventas a Consumidos final.

Compras LIBRO DE COMPRAS: En este registro se resumen los Comprobantes de Crdito Fiscal Recibidos por las compras y servicios adquiridos en el mes. Asimismo deben incluirse los comprobantes de retencin de IVA (Que emiten los grandes contribuyentes a los pequeos contribuyentes cuando les retienen el 1% de IVA), notas de dbito fiscal por compras, notas de crdito fiscal por compras. Los CCF a utilizar en los libros de compras, deben ser los originales y los triplicados se dejan junto con los vocuchers para su posterior registro en las partidas contables. * Importante: Todo el proceso de registro de IVA se encuentra inmerso en el proceso contable, por lo tanto, la emisin de los libros de IVA no debe de tardar ms de cinco das. 24) Luego de revisar los libros de IVA, se deben de preparar las declaraciones correspondientes en el Sistema DET, Este sistema se encuentra instalado en cada computadora que utilizamos, los documentos a elaborar son: F07 (IVA Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la prestacin de servicios) F14 (PCIR Pago a Cuenta e Impuesto sobre la Renta) F930 (Informe mensual de retencin, percepcin o anticipo a Cuenta de IVA), Existen empresas que requieren de otros formularios como F06, F987, F924, etc.

* NOTAS: Existen ciertas consideraciones que se deben tomar en cuenta al preparar las declaraciones mencionadas; por ejemplo: Declaraciones F07 y F14. Cuando no se paga impuesto solo se imprimen 2 copias y se presenta en el MINI CENTRO EXPRESS del Ministerio de Hacienda, (De preferencia el de Santa Tecla por estar ms cercano). Cuando se paga impuesto se imprimen 3 copias y se presenta, con cheque certificado, o cheuqe a nombre de la Direccin General de Tesorera o en efectivo en cualquier Banco que se pueda efectuar este pago. Estas declaraciones pueden presentarse por Internet, siempre y cuando exista una reserva previa de fondos; las declaraciones que no pagan pueden presentarse sin problemas.

Informe F930. No se paga, solo se sacan 2 impresiones y se presenta en la DGII (MINI CENTRO EXPRESS del Ministerio de Hacienda) 25) Luego de haber concluido con el proceso de revisin de libros de IVA y haber presentado las declaraciones correspondientes, deben Archivarse documentos de IVA (CCF, facturas, etc.) manteniendo el mismo orden de las carpetas de los meses anteriores. NotaEl o la encargado/a de la elaboracin de los libros de IVA y declaraciones es el responsable de que todas las declaraciones sean presentadas oportunamente, salvo excepciones atribuibles al cliente.

J.

EMISIN DE PARTIDAS MENSUAL Y ESTADOS FINANCIEROS MENSUALES

26) Cuando Termines de digitar un mes de Contabilidad, elabora un listado de inconsistencias: es un listado de las partidas digitadas, compralas con la documentacin de soporte y corrige las diferencias o saldos negativos. 27) Luego revisa en pantalla el auxiliar, verifica la razonabilidad de los saldos, significa que estos NO se encuentren en negativo (a excepto de la depreciacin y prdidas), o con saldos excedidos o disminuidos de su promedio (A este proceso se le conoce como Proceso de Control de Calidad) 28) Luego de las correcciones debes emitir nuevo auxiliar en pantalla, si despus de la depuracin del proceso de calidad existen cuentas que aun presentan problemas, se imprimen listados histricos y se hacen anlisis de cuentas. (Consultando a tu jefe inmediato) 29) Despus del anlisis, se deben corregir las diferencias u otras situaciones y proceder a la elaboracin de los registros extracontables: Preparar la Integracin de saldos Emitir las Conciliaciones Bancarias Emitir la Cdula de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar Emitir las Cdulas de Depreciacin de Activos Fijos 30) Impresin de libros contables del sistema

Balance de Comprobacin En el mdulo de CONTABILIDAD, selecciona REPORTES FINANCIEROS, y luego BALANCE DE COMPROBACIN TIPO REPORTE Anexos Al Balance De Comprobacin En el mdulo de CONTABILIDAD, selecciona REPORTES FINANCIEROS, y luego ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Estado de Resultado a Nivel (a) En el mdulo de CONTABILIDAD, selecciona REPORTES FINANCIEROS, y luego ESTADO DE RESULTADOS Libro auxiliar Diario Mayor En el mdulo de CONTABILIDAD, selecciona REPORTES ESTNDARES, y luego LIBRO AUXILIAR DE MAYOR 31) Elaborar e Imprimir los estados financieros mensuales en Excel y libros legales a) Estado de Resultados mensual b) Balance de Comprobacin mensual c) Libro Diario Mayor (Del sistema en papel legalizado) d) Libros de IVA (En papel Legalizado) 32) Preparar Grficas y Datos para Anlisis financiero (Constituyen un resumen sobre las variaciones de Ingresos, Costos, Gastos y el Margen de Utilidad generado durante el ejercicio y un anlisis comparativo del ejercicio actual con el anterior.) 33) Preparacin de archivos contables a) Preparar la carpeta de las partidas contables, este archivo se ordena de la siguiente manera: INGRESOS (en orden correlativo) EGRESOS (en orden correlativo) DIARIO (en orden correlativo)

b) Archivar libros legales, auxiliares, libros de IVA, estados financieros y cualquier otra documentacin necesaria. c) Preparar el legajo de documentos para el proceso de auditora; la documentacin depender de la solicitud del auditor. 34) Enviar informacin al cliente junto con el Correspondiente Comprobante de Crdito Fiscal 35) Deben revisarse los cumplimientos mercantiles y tributarios, y en caso de No haber cumplido con todas las obligaciones, se debe consultar sobre su realizacin y ejecucin, estableciendo un plan de ejecucin de los mismos. Registro de Comercio Alcalda Municipal Direccin General de Estadsticas y Censos Ministerio de trabajo Superintendencia de Obligaciones Mercantiles Ministerio de Hacienda *Para una mejor compresin de este proceso, deben consultarse las guas de cumplimientos mercantiles vigentes.

PROCESO GENERAL DE REGISTRO CONTABLE

Ingresos

Egresos

Compras Credito
Bienes y Servicios Locales
Facturacin e Inventarios Transacciones y Procesos Compras Contabilizar compras e ingresos

Planillas

Provisiones/ Depreciaciones
Provisiones/Contabiliad
Partidas de Diario Liquidar IVA Liquidar Pago a cuenta Otras Liquidaciones

Ventas (Cred/Cont) Facturacin e Inventarios Transacciones y Procesos Ventas Transacciones y Procesos Contabilizar ventas y salidas

Egresos (Contado)
Mdulo: Bancos Procesos Cheques Ingresar Compra

Procesos
Clcular planillla

Remesas
Bancos Procesos Transacciones Bancarias Depsitos Abonos a Clientes

Egresos (Cancelaciones)
Mdulo: Bancos Procesos Cheques Canc. Docs. Prov.

Importaciones
Facturacin e Inventarios Transacciones y Procesos Importaciones Aplicar al Invetario Contabiilizar compras e ingresos

Procesos
Generar Partida Contable

Clculo de Depreciaciones
Activo Fijo Procesos Contabilizar Depreciacin

K. Notas importantes y recomendaciones El SAC es un sistema que ha sido diseado en base a una secuencia lgica en sus procesos por lo que la manipulacin errnea de los mismos puede provocar daos en las bases de datos. El usuario debe de verificar que los datos cumplen con los requisitos necesarios para su correcto funcionamiento, por ejemplo ingresar en un campo de texto campos numricos o viceversa, ya que al hacer lo contrario el sistema presentara errores en su funcionamiento. El servicio de auditora de datos pretende hacer una revisin de la informacin ingresada por los usuarios y corregir posibles errores que se presenten, por lo que es recomendable que cada usuario haga uso de esta herramienta cuando considere que existen datos errneos. El error 114 es uno de los ms comunes y se presenta precisamente por el ingreso no adecuado de datos, de ah que la forma adecuada para solucionar este problema es la auditoria de datos. Las polticas de seguridad del sistema estn diseadas de tal forma que los usuarios puedan acceder a todas las funciones de los mdulos sin mayor restriccin, nicamente se han restringido aquellas funciones que pueden daar el sistema. Cuando un modulo o una funcin presente problemas se recomienda realizar la auditoria de datos, en caso de no poder solucionar el problema de esta forma se debe de comunicar del mismo a la persona encargada del rea informtica. No se deben de manipular los archivos del sistema, es decir realizar funciones como copiar, cortar o pegar sin la debida autorizacin, ni se debe de eliminar archivos de la carpeta pues de lo contrario esto provocara daos en el sistema. Se recuerda que toda la informacin ingresada solamente es guardada cuando el usuario solicita esta accin, de lo contrario toda la informacin es voltil, por lo que el usuario debe de asegurarse de dar clic en guardar siempre que realice un cambio o ingrese un registro. El sistema funciona en base a una INTRANET (red interna), por lo que todos los datos no son guardadas en la PC del usuario sino que en la computadora denominada servidor, esto debe de considerarse a la hora de manipular datos y estar pendientes que las conexiones de red estn en estado optimo para evitar problemas, de lo contrario informar del mismo al administrador del sistema.

Cuando se presentan errores en el sistema con mensajes como no se puede tener acceso a x archivo, esto se debe a fallas en la red por lo que el usuario debe de abandonar el sistema ya que en caso contrario esto puede daar archivos, en caso de presentarse esta situacin comunicar la informacin a el administrador del sistema. Si un usuario encuentra errores en el sistema que infringen los procesos contables estandarizados, primero se debe de verificar la configuracin de la empresa que se est trabajando en caso de no encontrar solucin estos deben de reportarlos al administrador del sistema, se recomienda escribir la descripcin del error para una mejor comprensin. La funcin de lnea de comandos est diseada para la manipulacin de datos, sin embargo esta restringida al administrador del sistema, el uso de esta funcin debe de realizarse con los conocimientos tcnicos necesarios. El usuario debe de estar pendientes de las copias de seguridad o back up de las empresas asignadas las cuales se realizaran todos los sbados en horas de la maana. El administrador del sistema deber realizar un back up del sistema todos los viernes en horas de la tarde. L. Anexo 1: Diagrama General del SAC Al dar clic en este vnculo se puede visualizar el diagrama general del funcionamiento del Sistema de Administracin Contable. Cada color representa un modulo, el objetivo es poder visualizar de una mejor forma la ubicacin de cada uno de los mens del sistema.