Sistemas de Control

Lic. Nury Ruiz

En este mdulo usted podr analizar qu significa controlar. Podr adems, analizar la importancia del control, la utilidad que tiene el definir sistemas de control acorde a la empresa, a los recursos, al personal designado a tal fin y las necesidades y evitar gastos innecesarios. El concepto de control est mal concebido en nuestra cultura ya que, en cierto modo, significa reconocer que se ha errado en algo. Pero se lo debe reivindicar porque gracias al control es que se va aprendiendo de las equivocaciones. En culturas como la japonesa, en cambio, cuando se detectan errores dentro de los procesos se los considera como perlas debido a que ese hallazgo le permitir mejorar todo el proceso. Entonces aprendamos de nuestros errores y de que se debe planificar para comparar entre lo previsto y lo real. Por ejemplo si le pregunto, cmo le fue en las vacaciones? Seguramente me responder mire profesora cuando no planifico las vacaciones me va brbaro. Por supuesto que le va a ir muy bien. Porque cuando uno no espera nada lo que venga ser bueno. Entonces planifiquemos nuestras vacaciones y si un ao no nos va como lo planeamos, para el prximo cambiemos algo. Porque como dijo Albert Einstein: "Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo" La planificacin y el control son dos de las funciones inseparables que debe realizar el administrador. Sneca afirm que: Si el hombre no sabe a cul puerto se dirige, ningn viento le es favorable". El control establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. El control, acta en todas las reas y en todos los niveles de una empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo. Preferentemente debe abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados como: Control de marketing. Se efecta mediante el estudio de informes y estadsticas donde se analiza si las metas de mercado se han cumplido o no; comprende reas tales como ventas, desarrollo de productos, distribucin, precio, publicidad y promocin, etc.

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Control de ventas. Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas, etc. Control de produccin. La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto, aplicando tcnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programacin lineal, anlisis estadsticos y grficas, etc. Control de calidad. Se refiere al cuidado que debe hacerse para comprobar una calidad especfica tanto en materias primas como en los productos terminados; establece lmites aceptables de variacin en cuanto al color, acabado, composicin, volumen, dimensin, resistencia, etc. Control de inventarios. Se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacn. Control de compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como: seleccin adecuada de los proveedores, evaluacin de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante, control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material, determinacin del punto de pedido y reposicin, comprobacin de precios, etc. Control de finanzas. Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Control de recursos humanos. Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluacin al reclutamiento y seleccin, capacitacin y desarrollo, motivacin, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones, nivel de desempeo, etc. Si usted recuerda al comienzo de esta asignatura le propuse que pensara la nota que deseaba obtener al finalizar el proceso. Bueno ahora es el momento de analizar este punto en detalle

Sistema y procesos de control

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Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en buen camino. La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos: Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escndalos, etc. Control como verificacin de alguna cosa, para apreciar si est correcto, como verificar pruebas o notas. Control como comparacin con algn estndar de referencia como pesar una mercadera en otra balanza, comparar notas de alumnos etc. Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo. Constituye la ltima etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.

Uno de los aspectos ms importantes que ha de caracterizar al control como proceso, lo constituye el hecho de que el mismo se disee con un enfoque sistmico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a l asociados. Es preciso retomar entonces el concepto de sistema (organizacin, empresa, rea o departamento, etc.), visto esto como un conjunto de elementos interrelacionados entre si, en funcin de un fin, que forman un todo nico y que posee caractersticas nuevas que no estn presentes en cada uno de los elementos que lo forman. Cada elemento que conforma un sistema tiene una funcin especfica bien definida y la obligacin de cumplirla y contribuir de forma sinrgica al correcto funcionamiento y, en definitiva, alcanzar el objetivo determinado. Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interaccin, conocer la situacin de un aspecto o funcin de la organizacin en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella. Algunos autores han estudiado que los sistemas de control deben cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente: Ser entendibles. Seguir la forma de organizacin. Rpidos. Flexibles. Econmicos.

Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una estructura que le permita fluir y obtener de cada una la informacin necesaria para el posterior

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anlisis con vistas a influir en el comportamiento de la organizacin. Habra que agregar a la definicin brindada dos factores importantes. El proceso de control debe contar con una definicin clara de cada centro de informacin. Debe tener bien definido qu informacin es la necesaria y cmo se recoger, procesar y llevar a la direccin para la toma de decisiones. El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas que delinee la organizacin. Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos que se ha propuesto alcanzar la organizacin y que determinan en definitiva su razn de ser. El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos estratgicos de una organizacin, le otorga un carcter eminentemente estratgico, pues estar diseado para pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en funcin del cumplimiento de esos objetivos y a la vez aportar informacin para la toma de decisiones estratgicas. Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las caractersticas del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organizacin. El seguimiento de la evolucin del entorno permite reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en que se lograrn esas metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente. Para lograrlo es necesario que el sistema de control funcione de tal forma que permita obtener la informacin necesaria y en el momento preciso. Debe permitir conocer qu est sucediendo alrededor y tomando como base las vas escogidas para llegar al futuro (estrategias), conocer la reaccin a esos cambios externos. Muchas veces, los cambios externos exigen cambios internos y se hace imprescindible conocer cmo y cundo cambiar. El futuro no se puede prever en los trminos en los que hasta ahora lo hemos entendido, sino que es necesario inventarlo, es por ello que se utilizan las premisas de planeacin que permiten proyectar las variables. Nunca saldremos de lo que somos, personal y organizacionalmente, si no visionamos, al menos como imagen, lo que deseamos ser y trabajamos y luchamos por ello. De all la importancia fundamental de la planificacin y la efectiva determinacin de objetivos estratgicos. Un sistema de control con un enfoque estratgico, debe ser capaz de medir el grado de cumplimiento de esos objetivos. Proceso bsico de control Para Harold Koontz y Heinz Weihrich (1994) todo sistema de control debe atravesar por stas tres etapas: 1. Establecimiento de estndares y puntos crticos. 2. Medicin del desempeo. 3. Correccin de las desviaciones.

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El establecimiento de estndares y puntos crticos, permite a la direccin orientarse directamente sobre indicadores que le informen sobre la situacin (a priori o a posteriori) de la organizacin. Los planes facilitan la comparacin con lo que se ha logrado, pero atentan en contra de la innovacin. En este punto se incluye la determinacin de los objetivos que se traza la organizacin para su superacin pero la poca flexibilidad en el mayor de los casos slo les permite sobrevivir. En base a estos indicadores, se puede medir de forma cuantitativa el comportamiento de los componentes de la organizacin, lo que se define como medicin y evaluacin del desempeo. En cada microentorno u organizacin, existe una serie de aspectos que son especialmente importantes y de los cuales depende, en ltima instancia, su posicin competitiva. Esta valoracin, permite tener una idea de qu y cules son los puntos crticos de la organizacin. Algunos autores definen estos aspectos cmo variables clave, mediante las cuales se debe expresar el funcionamiento interno y la proyeccin de la organizacin. Se considera que la evaluacin del desempeo debe hacerse con un enfoque multidimensional, y medirse a travs de criterios como estabilidad, eficiencia, eficacia y mejora del valor, para los cuales, si se toman como referencia estndares regulados o planificados, expresarn el nivel de efectividad y si se toma como punto de partida la competencia, entonces expresarn el nivel de competitividad de la organizacin. No basta con determinar los criterios para hacer una correcta evaluacin del desempeo, tambin se requiere de una interaccin armnica entre objetivos, estrategias, indicadores. Esto permite hacer anlisis cualitativos y hacerlo en funcin de los objetivos globales y en los procesos locales para hacer posible el anlisis de las causas races del nivel de desempeo alcanzado por la organizacin en general. Despus de efectuada la comparacin entre los indicadores y el real, se analizan las causas de las desviaciones y se toman medidas para corregir el comportamiento, lo que en organizaciones flexibles y abiertas al cambio, podra implicar incluso reorientar el rumbo de la gestin. Grficamente el proceso de control se puede expresar:

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Comparar el desempeo actual con la norma

Se est logrando la norma? No Es aceptable la variacin? No Es aceptable la norma? No Revisar la norma

Si

No se hace nada

Objetivo

Norma o estndar

Medir el desempeo actual

Si

No hacer nada

Si

Identificar la causa de la variacin Corregir el desempeo

Estndares y puntos crticos de control Establecimiento de Estndares: Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresin de las metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos. Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin.

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Por ejemplo: Si el objetivo es vender 1000 unidades en el mes la norma de medida son las ventas (medida en unidades fsicas en funcin del objetivo). Se debe establecer el punto crtico de medicin, es decir el da y hora que se debe medir la variable. Una vez que se mide la misma, se debe seguir el proceso de anlisis del esquema para ver qu sucede en la realidad con respecto a lo planificado.

Tipos de control

Control anticipante, preventivo o preliminar. o Este control tiene lugar antes de comenzar las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las polticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control. Sirve para anticiparse a los errores y permite disminuir los costos de reelaboracin de productos.

Control concurrente o en tiempo real. o Este control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades, segn ocurran. Se va evaluado el proceso a medida que va sucediendo el mismo.

Control de retroalimentacin. o Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estndar aceptable. Es el ms costoso porque implica la reelaboracin del producto.

Grficamente se puede identificar cada uno de ellos en funcin del proceso:

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TIPOS DE CONTROL

Insumos o recursos (Entradas)

Proceso de transformacin

Resultados (Salidas)

Control preventivo o anticipante

Control concurrente o en tiempo real

Control de retroalimentacin

Anticipa problemas

Corrige problemas cuando se presentan

Corrige problemas despus de que ocurren

Requisitos para controles eficaces Medicin de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que estn haciendo los subordinados, la comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil. Pero hay actividades en las que es difcil establecer estndares de control por lo que se dificulta la medicin. Correccin: Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar. Retroalimentacin: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la informacin obtenida causante del desvo. Existen una serie de consideraciones a tener en cuenta para lograr eficiencia en el sistema de control:

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Se debe adapta los controles a los planes y a los puestos de trabajo Adaptar el control a los administradores encargados de aplicarlos Estar seguros que los puntos crticos representan excepciones Utilizar controles objetivos El sistema de control debe ser flexible Adaptacin del sistema de control a la cultura de la organizacin. Utilizar controles econmicos Establecer controles que se orienten a las acciones correctivas.

Bibliografa de la Lectura 12 Koontz, H. y Weihrich, H. (obra citada): captulo 18 y 19

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