INSTRUCTIVO CONTABLE 111 Caja Se carga: a. b. c.

Con la aportacin inicial Con el saldo al principio del ejercicio, y Todos los ingresos de la empresa

Se abona: Con todos los desembolsos de la empresa, es decir: depsitos al Banco, Inversiones, Gastos, etc., y con el saldo al cierre del ejercicio. 112 Caja Chica

An cuando se hayan dado instrucciones de hacer todos los pagos por medio de cheques, es conveniente instituir un FONDO FIJO (CAJA CHICA) para los pagos menores de Q. 10.00 generalmente. El monto de este Fondo Fijo depende de la magnitud de la empresa, para unos sern suficientes Q. 50.00 y para otras Q. 200.00 Q. 300.00. Su creacin se hace por medio de un cheque y se liquida al cierre del ejercicio. Sus liquidaciones peridicas tienen por objeto restituirle los fondos utilizados. Sirven de base para contabilizar Gastos con abono a Bancos. El fondo fijo: se carga: con el valor del cheque inicial; se abona al liquidarla totalmente al cierre del ejercicio. 113 Bancos Se carga con el efectivo depositado en la cuenta de la empresa Se abona con el importe de los cheques emitidos. 114 Documentos por Cobrar

Se carga con el saldo al principio del ejercicio y con los documentos que se reciban a favor de la empresa. Se abona con el valor de los documentos cancelados a la empresa 115 Clientes

Se carga con el importe de las Ventas efectuadas al crdito Se abona con el pago que efectuaron los Clientes a cuenta de facturas de la empresa y con el valor de las mercaderas devueltas, por dichos clientes y con las rebajas concedidas. 116 Deudores diversos:

En esta cuenta se incluyen a todas las personas que no tengan las caractersticas de Clientes. Su movimiento es similar al anterior.

117

Prstamos y Adelantos al Personal Al personal de la empresa no le daremos la calidad de Cliente.

Se carga con las ventas que le hagamos al crdito y con los prstamos que se les dan en efectivo. Se abona con los pagos que efecten cada fin de mes de su sueldo. 118 Inventario de Mercaderas

En vista de que los perodos contables se suceden uno tras otro, el Inventario Final de un perodo siempre es el Inventario Inicial del siguiente. Se carga con el importe de las mercaderas en existencia al final de ejercicio Se abona al cierre del ejercicio, liquidando su saldo por el costo de ventas o bien por prdidas y ganancias.

119

Mercaderas en transito

Se carga con el importe de los gastos efectuados de las mercaderas que an no se han recibido en bodega, especialmente a fin de ejercicio para registrar la obligacin Se abona con el valor de los embarques recibidos debitando la cuenta Compras. 121/124 Activos Fijos

Se debitan por su importe total hasta ponerlas en condiciones de ser utilizadas por la empresa con la nica salvedad de los terrenos que no se deprecian. Se acreditan por su venta o enajenacin al precio de costo. 131/134 Cargos diferidos

Casi nunca se agotan en su totalidad durante el ejercicio aquellos materiales que se adquirieron para consumo o los servicios contratados, y como es lgico slo deberan computarse como gastos del mismo lo que en realidad se hubiesen utilizado. La otra parte que ha de beneficiar a ejercicios posteriores debern diferirse como cargo imputable al futuro. Estas cuentas tienen un carcter misto y si tomamos como ejemplo Seguros , establecemos que la porcin vencida o consumida constituye un gasto del ejercicio que debe cargarse a prdidas y ganancias. 141/145 Cuentas complementarias de activo

Estas cuentas llamadas de Valuacin se abonan: la 141 con el importe del porcentaje aplicado sobre el valor de la cartera al da de cierre o bien sobre las ventas totales de acuerdo con la experiencia en lo que respecta a la incobrabilidad de algunas cuentas de clientes. Se cargan con las cuentas efectivamente incobrables. Las cuentas 142/145 se abonan por el porcentaje o el importe de depreciacin que sufren los valores de activo por el transcurso del tiempo o su uso. Se presentan en el Balance General deducido de sus respectivos valores originales de Activo. Se incluye en este grupo la cuenta de Documentos Descontados. Se abona con el valor nominal de documentos de crdito que se endosan a terceras personas, generalmente un Banco que cobra su comisin de servicio bajo el nombre de Descuentos. Se carga: a. Con el valor nominal de los documentos de crdito endosados, que han sido pagados. b. Con el valor nominal de los documentos de crdito endosados que le sean devueltos al endosante o cedente debidamente protestados por no haber sido pagados. El saldo de esta cuenta existen documentos descontados es Acreedor y representa el importe del valor nominal de los documentos de crdito endosados que an no han sido pagados, y a la vez representa la responsabilidad contingente que tiene el endosante o cedente. Para los efectos de nuestra prctica este saldo debe deducirse de los Documentos por Cobrar en la presentacin del Balance General. 211/220 Partidas a pagar

De conformidad con su clasificacin, se abonan con las obligaciones a favor de terceros y se cargan segn el caso con: a. el efectivo que paguemos a cuenta; b. por mercadera que devolvamos; c. por descuentos que nos concedan; y d. por rebajas que pudieran hacernos. El rubro Cuentas por pagar, se integra con acreedores de diversa ndole y con los Gastos Acumulados por Pagar. 221 Hipotecas

Se agrupan bajo este nombre los derechos condicionales de terceras personas sobre determinadas propiedades del negocio en virtud de prstamos que estn pendientes de cancelacin con la garanta de dichos bienes. Dichas hipotecas se formalizan ante los oficios de un Notario Pblico y se inscriben en el Registro de la Propiedad Inmueble. 222 Deudas a Largo Plazo

Su movimiento es similar al del Pasivo Circulante (flotante) es decir que se abone con el importe de las obligaciones contradas a largo plazo por el empresa y se carga con los pagos parciales o el pago definitivo a cuenta de dichas obligaciones. 3. Capital

XX CUENTA CAPITAL: Se abona con la aportacin inicial: con las entregas adicionales y los incrementos originados en los resultados de cada ejercicio. Se carga con los retiros a cuenta a travs de la cuenta personal, con las prdidas producidas. 5. 51 Ingresos Ventas

Se abona con las ventas, tanto al contado como al crdito y se carga para determinar la ganancia a fin de ejercicio. 52 Devoluciones y Rebajas sobre ventas

Las devoluciones de mercadera y rebaja sobre las mismas a corto trmino, se cargan a esta cuenta, la cual se abona a fin de ejercicio afectan Costo de Ventas o Prdidas y Ganancias. 53 Comisiones Recibidas

Se abona con las comisiones recibidas por la empresa y se carga con abono a prdidas y ganancias al cierre del ejercicio. 54 Ganancia en Venta de Activos

Se acredita con el importe de los Activos que venda la empresa ya sea por renovacin de los mismo o porque no le son tiles. 55 56 Alquileres Ganados Intereses Ganados Se abonan con el ingreso percibido Se cargan al cierre del ejercicio 57 Ingresos Varios

Los ingresos no comprendidos en las cuentas enunciadas, se le abona a esta cuenta y se carga a fin del ejercicio. 61 Compras

En los negocios en que se lleva un libro auxiliar para registrar las Compras, se cargan en el mismo las facturas por este concepto, al crdito y los fletes, y se abona las Devoluciones y Rebajas que concedan a la Empresa operndose en Libro Diario el valor neto de dichas compras al mes, es decir, la diferencia entre cargos y abonos. Si se desea llevar un control ms analtico pueden afectarse las cuentas Fletes sobre Compras y Devoluciones y Rebajas Sobre Compras. 62 Gastos de Venta

Segn la magnitud de la empresa, debe llevarse un libro auxiliar operado en forma tabular con el titulo de las cuentas Nos. 621/627 y un total que servir de base para operar la cuenta de de mayor que en todo momento debe conciliarse con el importe acumulado del libro auxiliar. Si el movimiento no es de importancia pueden llevarse cuentas individuales en el libro mayor para cada uno de los Gastos de Venta. 63 Gastos de Administracin

El mismo procedimiento observado para las cuentas anteriores puede seguirse con los rubros Nos. 631/648. 71 Costo de Ventas Se carga

a. Con el valor del Inventario al inicio del ejercicio contable.

b. Con el importe de las compras netas entendindose por stas las compras del perodo ms los fletes
sobre compras menos las devoluciones y rebajas sobre las mismas. Se abona Con el total de Inventario fsico de mercaderas al cierre del ejercicio computados a precio de costo. El saldo resultante se traslada a Prdidas y Ganancias. 72 Prdidas y Ganancias Se carga: Con el saldo de todas las cuentas que dieron prdida Se abona: Con el saldo de todas las cuentas que produjeron ganancias. La diferencia entre Crditos y Dbitos de esta cuenta constituyen la ganancia o prdida del ejercicio Cuentas de Orden Son cuentas que no modifican en nada el estado econmico de la empresa; en el Balance General se presentan despus de haber cerrado el Activo, Pasivo y Capital CATALOGO DE CUENTAS 1 111 112 113 113.1 113.2 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 131 132 133 134 Activo Caja Caja Chica Bancos Banco "A" Banco "B" Documentos por cobrar Clientes Deudores Diversos Prstamos y Adelantos al Personal Inventario de Mercadera (Inicial y Final) Mercaderas en trnsito

2 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220

Pasivo Mobiliario y Equipo de Oficina Terrenos Documentos por pagar Edificios Cuentas por pagar Vehculos Proveedores Equipo de Computo Sueldos y Salarios por pagar Herramientas Impuesto Sobre La Renta por pagar Cristalera Impuestos Varios por pagar Gastos de Organizacin Retenciones I.G.S.S. Seguros Pagados por anticipados Retenciones Impuesto Sobre La Renta Papelera y tiles de Escritorio Retenciones Banco de los Trabajadores Alquileres pagados por anticipado Cuota Patronal I.G.S.S. Cuentas complementarias Hipotecas Estimacin para Cuentas Incobrables Deudas a Largo Plazo Depreciacin Acumulada Mobiliario y Equipo Crditos Diferidos Depreciacin Acumulada de Edificios Depreciacin Acumulada de Vehculos Documentos Descontados Capital

140 221 141 222 142 223 143 144 145 3

31 32 33 34

XX Cuenta Capital Ganancia Neta del Ejercicio Prdida Neta del Ejercicio Cuenta complementaria de Capital XX Cuenta Personal

REGLAS Caja Debe Cargo 1. Por la aportacin Inicial Abonos Haber

2. Por todos los aumentos, esto es, cobros y partidas de ingreso

a. Por todas las disminuciones, esto es desembolsos o partidas de salida

Cuentas por cobrar (Clientes) Debe Haber Cargo Abonos Cuentas aa. Por el efectivo que nos pagar 1. Por la cantidad que nos deban inicialmente entregue a cuenta Debe Haber Cargo Abonos 2. Por las mercaderas que b. por las mercaderas que nos vendemos al crdito devuelvan 1. Por el efectivo que le paguemos a. Por la cantidad inicial que le a cuenta debamos c. Por rebajas y descuentos concedidos 2. Por mercaderas que le b. Por las mercaderas que nos devolvemos venda al crdito 3. Por los efectos que le entreguemos a cuenta c. Por los gastos incurridos, pendientes de pago Haber

Inventario 4. Por descuentos y rebajas que de Mercaderas nos concedan Debe

Cargo Abonos 1. Por el importe de las mercaderas a. Por traspaso que se hace del en existencia, al trmino del Cuentas deejercicio inmediato, para Gastos ejercicio. determinar el costo de las Debe Haber mercaderas vendidas. Cargo Abonos 1. Por los gastos de explotacin en que incurra el negocio, para desarrollar sus actividades Debe a. Por reclasificaciones a otras partidas de gastos

Cuentas de activo fijo b. Por cierre, con cargo a Prdidas y Ganancias. Haber

Cargo Abonos Por su costo total a la empresa Por su venta o prdida a base del hasta encontrarse en disposicin de Productos costo. Cuentas de precio de ser utilizado Debe Haber Cargo Abonos 1. Por cualquier deduccin de rendimientos acreditados 2. Por cierre con abono a Prdidas y Ganancias a. Por el rendimiento originado en los renglones que generen productos