ORGANIZACIN Y MTODOS

A. IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS 1. Concepto e importancia La organizacin: la funcin de la organizacin consiste en buscar los recursos aplicables para determinar el grado de eficacia y rentabilidad del servicio o actividad as como su adaptacin al medio externo. Tambin se puede definir como el proceso para identificar y agrupar el trabajo que ha de hacerse; definir y delegar las obligaciones y la autoridad, y establecer relaciones con el fin de hacer posible que las personas trabajen juntas del modo ms efectivo. La organizacin puede reflejarse mediante organigramas de estructura, diagramas de circulacin de documentos, programas de computadoras etc. Los mtodos: se trata de obtener soluciones satisfactorias a los problemas que plantean las actividades encaminadas a la produccin de bienes o servicios. El mtodo no tiene por objeto encontrar directamente las soluciones, sino permitir que se encuentren. El mtodo es la eleccin de un camino; es la forma en que se desarrolla un trabajo, un proceso, una actividad. Sin el mtodo la organizacin esta ciega, sin la organizacin el mtodo no es ms que un ejercicio intelectual desprovisto de alcance prctico. 2. Definicin y alcance Para unos se agrupa bajo el nombre Organizacin y Mtodos el conjunto de tcnicas destinadas a mejorar el funcionamiento de la administracin. Para otros, desde el punto de vista empresarial, Organizacin y Mtodos es un servicio general, cuyo objetivo es el de incrementar la eficiencia administrativa de una organizacin, mediante el mejoramiento en los procedimientos, mtodos y sistemas; las comunicaciones, el control y la estructura orgnica. Su enfoque se orienta hacia los criterios de eficiencia y racionalidad. Para tener un concepto ms amplio se puede afirmar que los objetivos de la funcin O y M pueden ser los siguientes: a) Presentar a la gerencia de la empresa proyectos para el mejoramiento de la organizacin. b) Fijar los lmites de autoridad y responsabilidad.

c) d) e) f) g) h)

Analizar y fijar las funciones de la direccin. Proponer a la direccin sistemas giles de control. Mejorar el rendimiento del personal. Minimizar el despilfarro. Maximizar la utilizacin de equipos. Lograr economa de espacio y tiempo.

3. Ventajas y desventajas El gerente tiene varias desventajas: Es un hombre ocupado que divide su tiempo entre muchos asuntos, los cuales le parecen ms importantes que los problemas de O y M. Un gerente puede estar perjudicado al creer que algo no va mal pero si lo est, se preocupa ms por su departamento y no su enfoque en las mejoras de toda la empresa.

Ventajas de tener un tcnico O y M: Concentra su atencin en 1 o 2 tareas y tiene tiempo suficiente para pensar, no est abrumado por el trabajo. Est en posicin de colocar el trabajo en la perspectiva adecuada. Es independiente en su accin y puede realizar un examen exitoso de cualquier parte de la organizacin. Puede examinar el sistema con su experiencia en reas similares. Tiene experiencia y conoce aspectos relativos al equipo y maquinaria de oficina.

B. NATURALEZA DE LA FUNCION O Y M Y SU PERSONAL 1. Naturaleza de O y M Todas las funciones colectivas de la empresa-produccin, mercadeo, compras, finanzas, relaciones industriales, seguridad etc., se ejecutan por medio de labores

cotidianas que convierten en accin los planes de la direccin de negocios. Cuatro caractersticas fundamentales le darn a la funcin O y M una naturaleza especial: La funcin de O y M es especializada, es decir, que posee normas de aplicacin general y utiliza una metodologa orientada a obtener resultados. La funcin de O y M es permanente, es decir, no tiene ciclo definido de duracin. Su permanencia est dada por la necesidad de mantener un proceso de desarrollo administrativo, si se pretende conservar un nivel de eficiencia y competitividad frente a otras organizaciones similares. La funcin de O y M es consultiva y asesora, donde no se debe tratar de imponer sus actuaciones o soluciones. La funcin de O y M es exclusiva, es decir, como solo la persona encargada debe llevar a cabo las funciones de este tipo, tal como otras funciones en la empresa por ejemplo contabilidad, presupuesto, tesorera etc.

2. La persona encargada de O y M La persona que se especialice en la funcin O y M debe ayudar en la direccin de este campo en todos sus niveles. Las calidades bsicas pueden ser clasificadas en dos grupos: a) Calidades requeridas en cuanto al plano intelectual: dos calidades bsicas para el perfil: la creatividad que supone una capacidad de imaginacin, pensamiento creativo y aptitud, y el pragmatismo como consecuencia de lo anterior. b) Calidades requeridas en cuanto al plano humano: todas las calidades humanas por parte de la persona encargada de la funcin O y M, estn alrededor de una caracterstica: el dominio de las relaciones humanas. Un perfil ideal corresponde a un compromiso ptimo que puede llegar a integrar todas las calidades.

3. Actitudes del analista de O y M No se puede pretender que adems de conocimientos requeridos en el plano intelectual y de las calidades humanas, el analista sea tambin un psiclogo, con aptitudes para aprender a conocer las personas, sus motivaciones, as como tambin las relaciones que pueden esperarse. Sin embargo, estas calidades son muy tiles en la labor del analista. Se encuentran condiciones tales como la sencillez y la humildad, remplazando el excesivo orgullo, la altivez y el engreimiento. El analista debe tener un comportamiento ceido a las normas esenciales de urbanidad y correccin moral. Tambin un espritu de tolerancia frente a los dogmas; saber que sus ideas y conclusiones pueden enriquecerse son sugerencias formuladas por otros individuos. La lealtad es un requisito indispensable en el analista. 4. El mundo del analista O y M Su rea de trabajo comprende el estudio y mejoramiento de los sistemas, la organizacin y los procedimientos de las entidades donde se realizar su trabajo, con el propsito de hacerlos ms rpidos y econmicos, es decir, eficientes. El mundo del analista es muy variado; no en todas partes va a conseguir las mismas clases de individuos ni en las mismas proporciones. En algunos sitios las personas dotadas de conocimientos ser una proporcin mucho mayor, dentro del conjunto, que las encuentre en otros sitios. En otras partes, encontrar personas sumamente renuentes a los cambios, en una proporcin tal que lo desalentara y posiblemente le producir un bloqueo a su trabajo, al buscar por todos los medios que sus recomendaciones no puedan llegar a implantarse. C. REQUISITOS PARA UNA LABOR EFECTIVA DE O Y M La funcin de O y M es mas de persuasin y convencimiento de sus ventajas para el mejoramiento administrativo, que de imposicin jerrquica de los resultados de estudios y anlisis, relativos a la situacin de la organizacin. Por lo tanto, tales requisitos son: 1. Aceptacin y apoyo de alta direccin Implica que el gerente y la persona que tenga a cargo la funcin O y M, debern estudiar el alcance de la funcin, sus responsabilidades especficas, la autoridad que se le otorga y tambin sus relaciones con las dems dependencias de la empresa. Este reconocimiento es importante para que los dems funcionarios de

la empresa se interesen en lograr la asistencia y la asesora de O y M, con el fin de mejorar su eficiencia personal y la de las unidades a su cargo. 2. Apoyo a los dems funcionarios de la empresa: Especialmente por parte de los jefes de las distintas unidades o dependencias, es el apoyo que se obtiene cuando los informes de las unidades que han recibido los beneficios de la funcin O y M son favorables a su labor. Es conveniente realizar visitas instructivas a estas dependencias, en las cuales debe orientarse al personal acerca de los servicios de ofrece O y M.