Qu es Organizacin y Mtodos? Es la parte de la Administracin que busca asegurar la mxima eficiencia en las funciones de las Empresas.

Es decir La forma como se deben agrupar personas y deberes, dividir actividades, organizar procedimientos, llevar a cabo operaciones, establecer las normas, polticas, formularios, sistemas y procedimientos que deben implementarse. De tal manera que los servicios a rendir sean optimizados y su costo reducido. Funciones Generales Analizar y evaluar los procesos y mtodos de trabajo de las diferentes reas de la empresa, proponiendo mejoras con el fin de asegurar las condiciones adecuadas para el desarrollo del trabajo. Colaborar en el desarrollo de proyectos de informatizacin de La Empresa, realizando los estudios previos que correspondan y apoyando los procesos de implantacin de sistemas. Funciones Generales Elaborar los manuales de organizacin, normas y procedimientos internos de La Empresa, asegurando una adecuada realizacin de las diferentes tareas Colaborar en el desarrollo de estudios de reorganizacin requeridos por la Gerencia General. Funciones Generales Realizar estudios y evaluaciones sobre el funcionamiento y organizacin de las reas, con el fin de lograr una adecuada dotacin de medios y recursos y un desarrollo eficiente y eficaz de las actividades que estos realizan Realizar otros estudios y propuestas, dentro del mbito de su competencia, que le sean requeridos por su superior jerrquico. mbitos Respecto a la Estructura de la Organizacin. Estudiar la estructura jerrquica.

Analizar la estructura.

Reordenar los niveles jerrquicos. Crear o suprimir reas Modificar la estructura de dependencia interrelacin. Analizar las Funciones

Fijar la red de

mbitos Asignacin de funciones: El anlisis y determinacin de las funciones. La descripcin del cargo. La descripcin de la red de interrelaciones del cargo. La fijacin de tareas para cada funcin asignada. La autoridad y responsabilidad requerida para la funcin. Cules son sus lmites. El perfil de requerimientos personales o tcnicos para desempaar la funcin. Para asignar las funciones en cada caso es necesario que: La estructura jerrquica est definida. Los procedimientos administrativos estn normalizados. Estn asignadas las reas de responsabilidad. mbitos Respecto a los Procedimientos (Anlisis de los procedimientos) Deteccin de errores respecto a: Control interno Reiteracin de tareas Archivos repetitivos innecesarios Superposicin de funciones

Pasos

mbitos Ordenamiento y Distribucin de Espacios Es una actividad mediante la cual se determina la mejor distribucin fsica de los espacios, amueblamientos, equipos, archivos, medios de comunicacin, etc. de mbitos Diseo de Formatos El formato es una pieza un importante dentro procedimiento por lo tanto su diseo debe ajustarse a su desarrollo, secuencialmente supliendo en su siguiendo avance, casos en la muchos escritas intervenciones tarea.
manera de facilitar la circulacin de personas y actuaciones, determinando tambin la facilidad de acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos. En esta actividad se verifica: Distribucin fsica de oficinas. Circulacin de personas.

Recorrido fsico de la informacin.

Accesibilidad de equipos Espacios de espera. mbitos Medicin del trabajo administrativo Desarrollar tcnicas sistemticas que permitan establecer los tiempos de ejecucin de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organizacin Diferencia entre Proceso y Procedimiento Proceso Procedimiento Procesos Procesos estratgicos Procesos claves Procesos de soporte Procesos - Definicin Procesos estratgicos: Son aquellos que proporcionan directrices a todos los dems procesos y son realizados por la Direccin o por las Gerencias. Guan a la empresa hacia el cumplimiento de su Misin y Objetivos. Se suelen referir a las Polticas, normativas, Ej. Planificacin Estratgica. Control de Gestin. Sistema de Incentivos. Establecimiento de Metas. Etc. Procesos clave: Procesos - Definicin Ataen a diferentes reas del Servicio y tienen impacto en el cliente creando valor para ste. Son las actividades esenciales del Servicio, su razn de ser. Ej. Planificacin de Compras Importaciones Despacho Ventas Etc.

Procesos - Definicin Procesos de soporte: Dan apoyo a los procesos fundamentales que realiza un Servicio. Son los procesos que nos ayudan a la hora de realizar nuestros procesos fundamentales. Ej. Contratacin de Personal Control de Calidad Crditos y Cobranzas Gestin de Tesorera Comunicacin Interna Sistemas de Informacin Publicidad Mantenimiento Eventos y Promociones. Etc. Mapa de Procesos Proceso 1 Sub-proceso 1.1 Actividad 1.1.1 Tarea 1.1.1.1 Tarea 1.1.1.2 Tarea 1.1.1.n Actividad 1.1.n Sub-proceso Sub proceso 1.n Ejemplo: Mapa de Procesos Proceso: Abastecimiento Sub-proceso: Planeamiento Actividad: Revisin de Forecast. Solicitar forecast a las reas. consolidar forecast por producto Anlisis Estadstico Actividad: Revisin de Stocks. Bajar Repoprte del Sistema Llenar cuadro Actividad: Programa de Compras. Sub-proceso: Compras Metodologa Planificacin de Tareas Levantamiento de Informacin Anlisis de Informacin Definicin o redefinicin de mtodos, sistemas, y/o procesos operacionales Diseo, desarrollo e implantacin de los sistemas y procesos operacionales Diseo de Manuales y formatos Informe Final Seguimiento Documentacin de los Procesos Ayuda a:

 Identificar y comunicar las caractersticas de los procesos. Formar al personal. Compartir conocimiento y experiencia. Efectuar la medicin de los procesos. Llevar a cabo auditoras. Analizar, revisar y mejorar los procesos. 21 Manual de Procedimientos Formato Instructivo Diagramas de Flujo del Proceso Diagrama de Flujo Es

la herramienta que permite representar la operatividad de la empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso, con independencia de los lmites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo Permite: Ver un proceso o parte de l Detectar cuellos de botella Detectar ausencia o duplicacin de controles Racionalizar la documentacin Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de realizacin de los procesos Facilitar la elaboracin de la documentacin Otros. 25 Diagramas de Flujo Ejemplo: Diagrama de Flujo

Etapas

Objetivo: Diseo para cada rea de Estructura organizativa. Manuales: Funciones Procedimientos Instructivos Formatos / Pantallas 1 etapa: Levantamiento de Informacin Cmo se realiza el trabajo? Cules son las contingencias previsibles? Documentos que se generan Documentos que ingresan Personas involucradas/ Dotacin requerida Sistemas de Comunicacin Sistemas de Informacin.

Formatos 2 fase: Descripcin de Procesos

3 fase: Mejora Continua de Procesos Pautas a Seguir: 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estndar de diagramacin que permitan emplear un lenguaje comn y realizar comparaciones; ANALIZAR EL PROCESO. MEJORAR EL PROCESO.