TAREA LOGISTICA

TEMA: La Perfeccin Logstica

Ejemplo: Cambio de sistema tecnolgico de informacin y administracin de control acadmico y econmico de estudiantes en la UCSC.. Acuerdo con el cliente: Se propone una modernizacin tecnolgica de la administracin estudiantil, con miras a consolidar un sistema de informacin adecuado a las necesidades actuales y futuras de la Universidad, que apoye la docencia y las labores administrativas asociadas a ella, orientado francamente a los usuarios (clientes) y que permita generar informacin relevante para la toma de decisiones, bajo un diseo tipo cliente-servidor. Con ello se busca crear las condiciones tecnolgicas de optimizacin de procedimientos administrativos relacionados con la atencin al estudiante y el servicio a la docencia. As, por tanto, la mejora se busca en los aspectos relacionados con la programacin de cursos, la inscripcin de cursos, el control curricular, las calificaciones, las certificaciones acadmicas, el otorgamiento de ttulos y grados y la generacin de informacin sobre el proceso acadmico en general. Acuerdo con Proveedores: El proveedor generar la transformacin del actual sistema de informacin centralizado con la tecnologa descrita, en uno de administracin de un sistema de base de datos en tiempo real y en lnea con las Unidades Acadmicas, crear las condiciones de disponibilidad de informacin acadmica consistente en las Secretaras Acadmicas, que potencie su labor de atencin del estudiantado y la toma de decisiones en todo nivel (polticas y administrativas). Planificacin a Largo plazo: Este proyecto, globalmente, consiste en: 1) La adquisicin y adecuacin de software para la actualizacin y procesamiento de la informacin relacionada con la admisin, el registro y control curricular y la administracin de los cursos y actividades acadmicas; 2) Una actualizacin del hardware central y de los equipos perifricos de uso central acorde con los nuevos requerimientos; 3) La adecuacin de la red de conectividad interna, congruente con los nuevos requerimientos; 4) La migracin de los datos a una base de datos relacional. 5) La capacitacin de los administradores del sistema y de los usuarios. 6) Actualizacin contina de los cambios estudiantiles. Integracin de Funciones: Para esta etapa, el personal completo de la DARA, se volc a aprender y asumir reas determinadas de este proceso. Un ejemplo claro y muy simblico fue el momento en que debimos entre todo el personal administrativo, simular una inscripcin de asignaturas, y matrcula por admisin va PSU, para ver si el servidor existente era capaz de contener un nmero masivo de alumnos conectados al mismo tiempo. Ya no manejbamos solo nuestra parcela, sino que el macro de nuestra Direccin. Esto ayudo adems que todos hablramos el mismo idioma al momento de responder preguntas de nuestros clientes, los alumnos, pues habamos sido nosotros mismos los que vivimos la experiencia concreta. Progreso continuo: La importancia de este proyecto para el desarrollo de la institucin rebasa

los aspectos puramente tcnicos y administrativos y est principalmente en el elevamiento del perfil de las Facultades como el espacio natural de desenvolvimiento de la vida estudiantil, teniendo estas a los servicios centrales como un apoyo que, las ms de las veces, debe resultar transparente para el estudiantado y los docentes. El Plan de Desarrollo Institucional de la Universidad, contempla la mejora tecnolgica de apoyo a la docencia y la administracin. Uno de los aspectos a mejorar es el del sistema de informacin acadmico-estudiantil, que no puede ir desfasado de los restantes sistemas estudiantiles. No obstante, tambin debe considerarse que otras metas que se ha planteado la Universidad para el perodo mencionado, sern difciles de cumplir sin contar con sistemas de informacin rpidos y eficientes. Movilizacin de personal: En esta etapa, se requiri crear nuevos cargos, y es aqu en donde se le dio la oportunidad a cargos medios, a asumir tareas ms complejas, con una mejora en sus remuneraciones por el tipo que labor que realizaran. Esto se pudo llevar a acabo, en atencin a que estas personas, conocan todo el lenguaje acadmico y administrativo. Hoy esas personas ocupan cargos de asesores del departamento de Gestin Institucional, encargado de seguimiento de egresados, etc. Sistemas de informacin integrados: La implementacin del nuevo sistema ha implicado la conciliacin y documentacin de procedimientos, aunque en esta etapa falta an camino por recorrer. Indicadores de optimizacin: Para desarrollar esta etapa, nuestro departamento desarrollo su planificacin estratgica, la cual busca saber reforzar nuestra misin de servicio hacia la comunidad universitaria. Es aqu donde realizamos nuestro anlisis FODA y de all saber donde y como mejorar nuestro servicio continuo. Es aqu donde las encuestas de servicio de nuestros clientes han dado claves para mejorar, crecer y futurizar nuestra institucin.

CONCLUSIN Como conclusin, se puede determinar que es necesario mirar ms all de lo establecido como vlido, pues si nos arriesgamos a mejorar lo que hasta hoy no es malo, sacaremos un valioso provecho de las herramientas tecnolgicas, personal humano comprometido, en pro del buen servicio hacia nuestros alumnos y/o docentes.

Queda de manifiesto que siempre encontraremos la forma de cmo, cundo y dnde debemos hacer mejor el trabajo, y es aqu dnde la LOGSTICA se hace presente, en la eficiencia, el desarrollo y la eficacia de los objetivos propuestos y logrados en este proyecto.

Claudia Cuevas Beltrn