GUIDE POUR LELABORATION DUN DOCUMENT DE PROJET Projets mis en uvre par une OSC avec une Agence

dexcution (CSOP+EA)
Le prsent guide a t conu pour aider les Organisations de la Socit Civile (OSC) qui ont dcid de sassocier avec une Agence dexcution, dont les propositions ont t approuves en principe par le Fonds des Nations Unies pour la Dmocratie (FNUD), prparer un document de projet dtaill. Cest seulement aprs la ngociation russie dun document de projet dtaill quune subvention sera accorde un candidat. Le document de projet dtaill doit tre termin et envoy au FNUD dans les six semaines suivant la notification dapprobation en principe . Le non-respect de ce dlai peut entraner lannulation de lapprobation du projet par le FNUD. Il est fortement recommand aux Agences de mise en uvre et dexcution de concevoir le document de projet dtaill de faon collaborative et participative et que les deux entits conviennent du produit final. Le document de projet ne doit pas excder onze pages ( lexclusion des annexes) et doit respecter la trame et les modles indiqus. Veuillez lire attentivement ce guide et tre aussi concis et prcis que possible. De mme, veuillez aussi vous assurer que les informations fournies dans les diffrentes sections du document de projet sont cohrentes les unes avec les autres. Une premire version de document de projet bien construite et srieuse facilite la ngociation du projet et acclre le dblocage des fonds. Le document de projet, tous les rapports et correspondance doivent tre rdigs en anglais ou en franais, langues de travail officielles du Secrtariat aux Nations Unies. Aux fins du prsent document, plusieurs termes techniques seront utiliss. Vous trouverez un glossaire en Annexe I de ce guide.

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TABLE DES MATIRES 1. Page de garde 2. Synthse 3. Analyse de situation, stratgie du projet et prennit a. Analyse de situation b. Stratgie du projet c. Prennit 4. Femmes et groupes marginaliss ou vulnrables 5. Cadre de rsultats : activits, rsultats et ralisations/effets 6. Arrangements de gestion 7. Informations relatives aux partenaires et aux autres donateurs a. Bailleurs de fonds b. Partenaires de mise en uvre et contributions 8. Suivi, tablissement de rapports et valuation a. Suivi b. Rapports narratifs et financiers c. valuation et donnes de base/de rfrence 9. Engagements juridiques pour les projets CSOP+EA
10. Budget 3 3 3 3 3 3 4 4 4 5 5 5 5 5 5 6 7 7 8
9 11 12 14 15 16 18

11. Liste de vrification

ANNEXE I: GLOSSAIRE DU DOCUMENT DE PROJET ANNEXE II: PAGE DE GARDE DU DOCUMENT DE PROJET ANNEXE III: CADRE DE RSULTATS (exemple) ANNEXE IV: BUDGET DU PROJET EN DOLLARS US (exemple) ANNEXE V: BUDGET DTAILL DU PROJET PAR CONTRIBUTIONS EN DOLLARS US (exemple) ANNEXE VI: RENSEIGNEMENTS SUR LES PARTENAIRES ANNEXE VII: ENGAGEMENTS JURIDIQUES POUR LES projets CSOP + EA

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1.

Page de garde (une page maximum)

Veuillez utiliser le format de page de garde fourni en Annexe II. Toutes les sections sont complter. Veuillez noter que le rsum du projet doit tre un bref paragraphe denviron cinq lignes contenant le ou les principaux objectifs de votre projet. La page de garde devra tre signe respectivement par la personne habilite au sein de lAgence de mise en uvre et de lAgence dexcution, mais laisse nondate. 2. Synthse (une demi-page maximum)

Veuillez fournir une synthse claire et concise du projet (3 paragraphes) qui pourra tre utilise dans les publications et les prsentations du FNUD. Cette synthse devra donner un aperu gnral du projet et devra indiquer en particulier les lments suivants: - le ou les problmes que le projet tente de rsoudre; - le ou les objectifs du projet, c..d. le but du projet ; - la stratgie du projet ; - les partenaires et co-financeurs du projet, le cas chant. 3. Analyse de situation, stratgie du projet et prennit (deux pages et demie maximum) a. Analyse de situation Cette section doit dcrire : - le contexte dmocratique global (y compris le cadre juridique et institutionnel, le cas chant) ; - le ou les problmes spcifiques au(x)quel(s) le projet tente de remdier (des lments factuels et des statistiques peuvent tre inclus); - les bnficiaires envisags par le projet; - pourquoi ce problme est particulirement important et mrite le soutien du FNUD. b. Stratgie du projet Cette section doit dcrire clairement et de manire dtaille la finalit du projet et la faon dont il prvoit dy parvenir, notamment: - le ou les objectifs du projet; - une prsentation claire des diffrentes tapes de la stratgie de projet propose et une explication de la faon dont ces tapes participeront directement rsoudre le ou les problmes identifis. - une description des principales activits qui seront mises en uvre; - les hypothses sous-jacentes ncessaires la russite du projet; - les facteurs de risques qui peuvent entraner lchec du projet ou de nuire ses objectifs, ainsi que les mesures qui seront prises pour attnuer ou remdier ces facteurs. c. Prennit Cette section doit:

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 dcrire comment les rsultats du projet perdureront au-del de la priode de financement

du FNUD ; dcrire les activits et/ou les tapes planifies pour assurer la prennit du projet et/ou de ses rsultats long terme ; expliquer limpact anticip du projet. 4. Femmes et groupes marginaliss ou vulnrables (une demi-page maximum)

Veuillez expliquer en termes concrets comment le projet abordera les proccupations lies aux femmes et/ou autres groupes marginaliss ou vulnrables et dans quelle mesure ceux-ci en bnficieront, de manire directe ou indirecte. 5. Cadre de rsultats : activits, effets et rsultats

Le cadre de rsultats doit fournir un schma dtaill, logique, chronologique et organis de votre projet. Il constitue la feuille de route dtaille de la mise en uvre du projet. Lapproche du cadre de rsultat fait rfrence des concepts spcifiques. Pour vous aider dans la prparation de ce document, veuillez vous reporter au glossaire situ en Annexe I et vous assurer que votre stratgie de projet est explique comme suit : Activits Rsultats/Produits Ralisations/Effets directs Impact

Veuillez laborer un cadre de rsultats qui expose les activits, les rsultats/produits, les ralisations/effets escompts, le ou les objectifs et les ressources budgtaires du projet. Indiquez le calendrier du projet et le ou les partenaires responsables de la ralisation de chaque activit du projet. Le modle utiliser pour le cadre de rsultats est situ en Annexe III de ce guide.

Les informations contenues dans le cadre de rsultats doivent correspondre la description narrative du projet, section 3. Toute divergence ou incohrence entre la section narrative et le cadre de rsultats entrainera un retard dans la ngociation du projet. Les montants du budget doivent concider avec les budgets fournis, Annexes IV et V. Le cadre de rsultats permettra au FNUD et aux Agences dExcution et de Mise en uvre de dterminer le montant de la subvention ncessaire pour chaque tranche du projet. Bien quil y ait une certaine flexibilit dans la prsentation de la stratgie du projet dans le cadre de rsultats, veuillez noter que tous les renseignements demands doivent tre fournis. Arrangements de gestion (une page maximum)

6.

Cette section doit dcrire en dtail les arrangements de gestion du projet et les responsabilits de lAgence de mise en uvre, de lAgence dexcution et de lensemble des partenaires du projet.

LAgence dexcution sera responsable de la supervision et du suivi de projet et jouera le rle

dagent du FNUD pour la supervision de la mise en uvre et sera responsable de sassurer que toutes les obligations financires, de suivi, dtablissement de rapports et dvaluation sont respectes et honores.

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 LAgence de mise en uvre assumera la responsabilit substantive de la mise en uvre pour la

ralisation des rsultats du projet. LAgence dexcution peut souhaiter passer un accord avec lAgence de mise en uvre en accord avec ses procdures internes. Une brve description de cette procdure ainsi quune proposition de chronologie de la mise en uvre de ce processus dans le cadre de la ngociation du document de projet doit tre incluse dans cette section. LAgence dexcution et lAgence de mise en uvre auront peut tre aussi besoin de dterminer et de spcifier dans le document de projet laquelle dentre elles sera responsable de passer des contrats avec des compagnies ou des individus impliqus dans le projet. Dans la plupart des cas, lAgence dexcution recevra la subvention en deux tranches, une pour chaque anne de mise en uvre, et organisera tous les versements financiers lAgence de mise en uvre ou tout autre partenaire du projet en accord avec les arrangements de mise en uvre ou les chanciers de versement conclus avec eux. Tous ces arrangements de paiement doivent tre spcifis dans le document de projet dtaill au dbut du projet. La premire tranche sera verse la signature du document de projet dtaill. La seconde tranche sera verse la remise des documents narratifs et financiers appropris et condition quun montant significatif de la premire tranche ait dj t dpens. Il est fortement recommand que le budget du projet et les montants des tranches concident avec le cycle de rapports financiers mis en place par le FNUD (voir section 8) afin de minimiser le nombre de rapports additionnels. LAgence dexcution sera normalement autorise recouvrir 7% du cot total du projet (TPC) pour ses frais de gestion au titre de la supervision du projet, sauf accord spcifique avec le FNUD. Ce montant doit couvrir les frais financiers, contractuels, dtablissement de rapports, de suivi, dvaluation et tout autre service relatif au projet. 7. Informations relatives aux partenaires et aux autres donateurs (maximum une page)

a.Bailleurs de fonds Veuillez fournir les coordonnes des autres bailleurs de fonds, en relation avec ce projet, le cas chant. Indiquez le nom du bailleur et le montant des fonds apports, et si les fonds sont sous forme de fonds parallles, complmentaires ou de suivi. Veuillez aussi mentionner tout financement sollicit mais non encore obtenu au moment de la ngociation du document de projet. b.Partenaires de mise en uvre et contributions Veuillez indiquer les coordonnes de tous les partenaires du projet, et leurs rles respectifs dans la mise en uvre du projet. Toute intention didentifier et de travailler avec des partenaires de mise en uvre aprs la ngociation du document de projet devra galement tre prcise. Les coordonnes des partenaires complmentaires de mise en uvre du projet devront tre communiques au FNUD une date ultrieure. Les contributions au projet faites en nature par lAgence dexcution, lAgence de mise en uvre ou les Partenaires de mise en uvre doivent galement tre indiques dans cette section. Enfin, veuillez fournir les coordonnes de tous les partenaires du projet en utilisant le modle fourni dans lAnnexe VI.

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8. a. Suivi

Suivi, valuation et tablissement de rapports (une page et demie maximum)

Le suivi du projet seffectuera de plusieurs manires: 1) LAgence de mise en uvre doit assurer le suivi de ses propres activits. Veuillez indiquer comment ce suivi sera ralis et la personne qui, au sein de lAgence de mise en uvre, agira comme responsable de la coordination et point de contact du FNUD. 2) LAgence dexcution sera responsable du suivi de la mise en uvre des activits principales et de lutilisation des fonds par lAgence de mise en uvre et den faire le rapport au FNUD. Veuillez indiquer comment ce suivi sera ralis et la personne qui, au sein de lAgence dexcution, agira comme responsable de la coordination et sera le point de contact du FNUD. b. Rapports narratifs et financiers Il est de la responsabilit de lAgence dexcution de soumettre un certain nombre de rapports en consultation avec lAgence de mise en uvre. Veuillez indiquer le point de contact qui sera responsable de la soumission des rapports narratifs et financiers annuels, du rapport narratif final, du rapport dvaluation et des tats financiers certifis1. Tous les rapports doivent tre rdigs en anglais ou en franais, langues de travail officielles du Secrtariat aux Nations Unies. Rapports financiers Veuillez noter que lAgence dexcution doit fournir plusieurs rapports financiers durant toute la mise en uvre du projet. Ces rapports doivent respecter les exigences suivantes :

Les rapports financiers doivent reflter les dpenses ralises en regard des sommes reues de la part du FNUD. Tous les rapports financiers doivent tre certifis par un reprsentant habilit de lAgence dexcution et soumis la Division de la Comptabilit du Bureau du Contrleur des Nations Unies (trustfund@un.org) avec le FNUD en copie (democracyfun@un.org). Sauf interdiction stipule dans le rglement financier et les rgles de gestion financire de lAgence dexcution, les rapports financiers doivent inclure les intrts accumuls sur les fonds verss par le FNUD. Aprs lachvement du projet, toute somme non dpense ou non engage devra tre rendue au FNUD, avec les intrts accumuls et conjointement avec le rapport financier final. Le remboursement des fonds non-utiliss, avec les intrts accumuls le cas chant, devront tre dposs sur le compte bancaire des Nations Unies avant le 30 juin de lanne suivant la fin de la priode de mise en uvre. Ce remboursement devra tre rflt dans les tats financiers finaux certifis de lAgence dexcution.

Les rapports financiers suivants doivent tre remis selon la chronologie tablie et en utilisant les modles requis disponibles sur le site internet du FNUD. Aucun autre rapport ne sera accept :
1

Pour des informations complmentaires sur les exigences en matire de suivi et de rapports du FNUD, veuillez galement lire le Guide pour le suivi et ltablissement de rapports troisime cycle de subvention disponible sur le site du FNUD. Le Guide pour le 4ime cycle sera en accord avec ce guide et sera disponible prochainement.

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1. Des tats financiers annuels intermdiaires et certifis couvrant les dpenses effectues entre
le 1er janvier et le 31 dcembre. Ce rapport doit tre remis au plus tard le 31 janvier de lanne suivante, pour chaque anne de projet acheve. 2. Des tats financiers annuels finaux et certifis couvrant les dpenses effectues entre le 1er janvier et le 31 dcembre. Ce rapport doit tre remis au plus tard le 31 mai de lanne suivante, pour chaque anne de projet acheve. 3. Des tats financiers finaux intermdiaires et certifis couvrant toute la dure du projet. Ce rapport est rendre au plus tard trois (3) mois aprs la date de fin du projet. 4. Des tats financiers finaux certifis couvrant toutes les dpenses effectues durant toute la dure du projet. Ce rapport est rendre au plus tard six (6) mois aprs la clture des comptes de lAgence dExcution pour lanne financire durant laquelle la subvention a t dpense ou le projet a t achev, selon le cas. c. valuation et donnes de base/de rfrence Il est de la responsabilit de lAgence dexcution de conduire une valuation la fin du projet. Le cot de lvaluation sera couvert par les frais de gestion de lAgence dexcution. Il est fortement recommand que lvaluation soit conduite par un(des) consultant(s) indpendant(s). Il est de la responsabilit de lAgence dexcution dassurer que les donnes de base/de rfrence utilises aux fins de lvaluation sont collects. Les donnes de base/de rfrence sont collectes avant le dbut du projet et servent de point de dpart pour mesurer la performance. Elles fournissent un moyen de mesure de la situation en place l'origine du projet. Les donnes de base/de rfrence doivent tre en rapport avec les activits du projet : pour certains projets, cela pourra ncessiter des donnes statistiques nationales et pour dautres, des donnes locales. Les donnes peuvent tre collectes sous forme de statistiques ou bien, lorsqu'elles ne sont pas facilement disponibles ni appropries, sous la forme d'une valuation de la situation spcifique laquelle le projet tente de remdier. Dans cette section :

Prsentez les donnes de base/de rfrence collectes pour le projet en cohrence avec ce qui est indiqu dans le cadre de rsultats. Si elles ne sont pas actuellement disponibles, veuillez indiquer le type de donnes et la faon dont elles seront collectes. Fournissez tout renseignement supplmentaire pertinent sur la stratgie dvaluation du projet.

De plus, dans le cadre de rsultats, veuillez indiquer les donnes de base/de rfrence disponibles pour chaque rsultat/produit. Si elles ne sont pas disponibles, fournissez une courte description de la situation. Par exemple : 1) Un projet dont lobjectif est daccrotre le taux de participation des populations autochtones aux lections peut prsenter comme donne de base/rfrence que seuls 10% de la population de la ville X sont inscrits sur les listes lectorales. Le projet permettra linscription des populations autochtones sur les listes lectorales et ensuite, la fin de la mise en uvre, de voir si laugmentation des inscriptions sur les listes lectorales a conduit une augmentation du taux de participation des autochtones aux lections.

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2) Un projet dont lobjectif est le renforcement de la participation des femmes la politique locale peut prsenter comme donne de base le nombre de femmes impliques dans la politique au niveau dune communaut avant lintervention du projet. Aprs la ralisation du projet, il conviendra de voir si ce nombre a augment. 9. Engagements juridiques (une page maximum)

Tous les documents de projet doivent contenir lensemble des engagements juridiques exposs en Annexe VII comme pice jointe finale. Ces engagements ne peuvent tre modifis. 10. Budget (une page obligatoire)

Le budget du projet doit tre prsent de trois manires diffrentes : a) Budget de projet par activit dans le cadre de rsultats (Annexe III) Veuillez vous reporter la section 5 et lannexe III du prsent document pour des renseignements complmentaires. b) Budget de projet par ressource/moyen en utilisant le modle de fichier Excel tlchargeable sur le site internet du FNUD (lAnnexe IV est seulement titre de rfrence; tlchargez et remplissez le modle de fichier Excel disponible sur le site internet du FNUD). Les budgets doivent tre prpars sous format Excel et envoys par voie lectronique au FNUD avec le document de projet. Les budgets par ressource ne respectant pas le format Excel ne seront pas accepts. Lorsque vous remplissez le budget sous format Excel, veuillez : -remplir UNIQUEMENT les colonnes Anne 1 et Anne 2 . La colonne Total sera remplie automatiquement. -utiliser la Case 1 pour vrifier vos donnes. c) Dtail du budget de projet par ressource/moyen (Annexe V) : La version Excel du projet par ressource (Annexe IV) doit tre davantage dtaille, et les diffrentes lignes de ressource/moyen doivent tre dcomposes. Le modle fourni en Annexe V permet de prparer cette version dtaille. Ajoutez autant de lignes que ncessaire pour chaque catgorie. Veuillez noter que : le montant de votre subvention se dcompose comme suit : Montant total de la subvention FNUD = cot total du projet + frais de S&E (10% du TPC)1 Frais de S&E = frais de gestion de lEA et S&E (7%) + FNUD S&E (3% retenus par le FNUD)

Tous les budgets doivent tre exprims en dollars US et ne devront pas dpasser le montant de la subvention accorde. Les fluctuations de taux de change (que ce soit la hausse ou la baisse) nentraneront pas de modification du montant total de la subvention. Veuillez arrondir tous les nombres prfrablement au millier de dollars (US$1.000) le plus proche.

Veuillez vous reporter la section 8 de ce guide pour des informations complmentaires sur la composante de S&E (Suivi et Evaluation)

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Le FNUD finance des projets, pas des OSC, et demande que la majeure partie de la subvention soit alloue la ralisation du projet. En ce qui concerne les affectations budgtaires, le FNUD prvoit que les salaires ne reprsentent quune partie modeste par rapport aux autres lments du budget. Le loyer pour la location de locaux ne doit reprsenter quune partie modeste du budget. Enfin, le FNUD ne finance normalement pas lachat de vhicules motoriss. Des frais de gestion administrative dun maximum de sept (7)% du cot total du projet (TPC) peuvent tre perus par lAgence dexcution. Tous les cots de suivi et dvaluation des Agence dexcution seront couverts par ses frais de gestion. Aucun frais de gestion supplmentaire ne sera autoris pour les Agences dexcution et de mise en oeuvre. Tous les cots associs lappui du projet doivent tre numrs et indiqus dans chaque catgorie du budget. 3% du cot total du projet (TPC) seront retenus par le FNUD pour couvrir les frais de suivi et dvaluation supplmentaires, y compris des valuations par une tierce personne pouvant tre requises dans le cadre dvaluations comparative ou thmatiques.

***Les budgets incomplets, incohrents ou ne respectant pas le format Excel ne seront pas accepts et retarderont lapprobation finale du document de projet. ***
11. Liste de vrification

Une fois votre document de projet finalis, veuillez vous assurer du respect des points suivants:

Avez-vous bien suivi les instructions de ce guide, c'est--dire CSOP+ EA? Vous tes-vous assur davoir inclus toutes les informations demandes en accord avec ce guide ? Avez-vous inclus la bonne page de garde (Annexe II)?
La page de garde est-elle signe par lAgence dexcution et lAgence de Mise en uvre ?

Avez-vous inclus le cadre de rsultats (Annexe III)?

Avez-vous inclus le budget de trois manires diffrentes? 1. dans le cadre de rsultats (Annexe III)? 2. dans le tableau Excel (Annexe IV)? 3. dtaill dans le tableau Word (Annexe V)?

Le total de chacun des 3 budget correspont-il au montant de la subvention du FNUD et sont-ils cohrents entre eux ? Avez-vous fourni les renseignements sur les partenaires (Annexe VI)? Avez-vous inclus les engagements juridiques (Annexe VII)?

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ANNEXE I GLOSSAIRE DU DOCUMENT DE PROJET Activit Hypothse Une action ou un processus spcifique entrepris par une organisation pour convertir des ressources (moyens) en produits ou services (rsultats). Suppositions dduites des facteurs ou conditions externes qui doivent tre satisfaites pour la progression ou le succs dun projet. Les hypothses soulignent des facteurs externes importants pour le succs dun projet, mais qui sont largement voire totalement en dehors du contrle de lquipe de gestion. (Voir galement Risque) Donnes recueillies avant un projet, qui dcrivent la situation laquelle le projet a pour but de remdier et qui servent de point de dpart pour mesurer les performances. Les donnes de base/de rfrence sont recueillies avant le dbut du projet et servent comme base de comparaison et de progression. Elles sont utilises pour dterminer les accomplissements/rsultats et servent de rfrence importante pour lvaluation. Projets mis en uvre par une OSC sans agent dexcution (CSOP). Projets o lOSC (Organisation de la Socit Civile) ou tout autre candidat nest pas partenaire dune Agence dexcution. LOSC est responsable de la gestion densemble du projet et doit sacquitter de toutes les responsabilits substantielles et financires ainsi que des obligations en matire de suivi, dtablissement de rapports et dvaluation. Projets mis en uvre par une OSC avec une Agence dexcution (CSOP + EA). Projets o le candidat agit en partenariat avec une Agence dexcution qui supervise et suit la ralisation du projet, et tient le rle dagent de supervision pour le FNUD. LOSC ou tout autre candidat est responsable de lobtention des rsultats du projet. LAgence dexcution est responsable de la supervision du projet et doit sacquitter des responsabilits financires ainsi que des obligations en matire de suivi, dvaluation et de rapport. Processus qui cherche dterminer aussi systmatiquement et objectivement que possible la pertinence, lefficacit et limpact dun projet termin au vu de ses objectifs et des ralisations/effets escompts. Ceci comprend la conception, la mise en uvre et les rsultats, en vue de donner des renseignements crdibles et utiles, de faon permettre lintgration des leons tires de cette exprience. En gnral une agence de lONU avec laquelle lOrganisation de la Socit Civile (OSC) a dcid de sassocier pour la mise en uvre du projet. Le rle dune agence dexcution est de soutenir et de suivre le projet, et dagir en tant quagent du FNUD pour la supervision du projet. Lagence dexcution sacquitte de toutes les responsabilits relatives au financement, au suivi, ltablissement de rapports et lvaluation du projet en consultation avec lAgence de Mise en uvre. Organisations de la socit civile (OSC) qui ont reu une subvention du FNUD. Dans une organisation de gestion de projet CSOP+EA, les OSC sont responsables de la gestion densemble du projet et doivent sacquitter de toutes les responsabilits substantielles pour la conduite bien du projet. Organisations de la socit civile (OSC) que lAgence de mise en uvre a

Donnes de base/de rfrence

CSOP

CSOP+EA

valuation

Agence dExcution

Agence de mise en uvre Partenaire de mise en

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uvre Moyens/Ressources Suivi Objectif

Ralisation/Effet escompt (outcome) Indicateur de ralisation (outcome indicator) Produits/Rsultats (outputs)

Impact Risque

choisi comme partenaires pour effectuer des activits spcifiques du projet et pour lesquelles lAgence de mise en uvre assume lentire responsabilit vis-vis du FNUD. Ressources utilises dans un projet (par ex. experts, matriel, fonds) Actions visant sassurer que les activits du projet ont lieu conformment au document de projet. Description de la finalit souhaite dun projet impliquant un processus de changement et visant rpondre certains besoins de bnficiaires identifis. Un objectif bien dfini respecte les critres suivants : il doit tre orient vers limpact, mesurable, spcifique et ralisable. Changement rel ou prvu dans les conditions que le projet cherche maintenir. Lunit de mesure dune progression vers la ralisation dun objectif. Laccomplissement ou la ralisation mesurable dun projet. Mesure quantitative ou qualitative utilise pour valuer le degr daccomplissement auquel les ralisations attendues (modifications, performances) ont t accomplies. Produits et services tangibles qui dcoulent des activits entreprises dans le projet pour accomplir les ralisations/effets escompts et atteindre les objectifs attendus du projet. Les rsultats se rapportent laccomplissement des activits. Ils mesurent la quantit des services ou des produits obtenus (peut comprendre une composante de qualit). Leffet long terme ninduit pas les objectifs du projet. Ces effets peuvent tre gnrs directement ou indirectement et ils peuvent tre intentionnels ou involontaires. Apprciation des facteurs extrieurs, des conditions susceptibles de gnrer lchec du projet ou la rvision la baisse de ses objectifs/ralisations. (Voir galement Hypothse).

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ANNEXE II PAGE DE GARDE DU DOCUMENT DE PROJET Numro de projet du FNUD: Titre du projet: Pays/Rgion: Agence dExcution: Agence de Mise en uvre: Partenaire(s) de Mise en uvre: __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ 1. ________________________________________ 2. ________________________________________ Dure: Date de dbut du projet: Date de fin du projet: Cycle de Subvention et anne : 24 mois (insr par le FNUD) ___________________ (insr par le FNUD) ___________________ Quatrime cycle de subvention, 2009

Montant de la subvention du FNUD en $ US: _________________________________________ Projet co-financ: Rsum du projet: Rsumer les objectifs gnraux du projet (5 lignes maximum). Non Oui Montant co-financ : Budget total du projet:

(Agence de Mise en uvre, Nom et Titre du reprsentant habilit et Nom de lorganisation)

(Agence de Mise en uvre, Nom et Titre du reprsentant habilit et Nom de lorganisation) Roland Rich (Directeur Excutif du FNUD)

date

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ANNEXE III CADRE DE RSULTATS (exemple) Titre du projet du FNUD: ______________________________________________________________________________________________ Objectif(s) du projet : Augmenter la conscientisation des communauts marginalises du Pays X au sujet de leurs droits civiques et augmenter leur participation dans les processus dmocratiques. Ralisation(s) attendue(s)/Effet(s) escompt(s)1 Veuillez numroter chaque ralisation/effet. Par ex. 1/ la socit civile est un acteur cl pour sensibiliser et former la population marginalise au sujet de leurs droits civiques et des processus dmocratiques 2/ les communauts marginalises sont consciente de leurs droits civiques et les communauts sont investies pour exercer ces droits 3/ les communauts marginalises participent plus activement aux pratiques dmocratiques() Indicateurs de ralisations : (qualitatifs ou quantitatifs) Par ex. 1/ la capacit et les aptitudes des OSC dans la formation l'ducation civique et les activits de sensibilisation sont renforces, plus dactivits sont mise en uvre pour les communauts marginalises et elles jouent un rle dinterface avec les autorits locales ; 2/ les sessions de formation menes et le manuel distribu dans les communauts ont significativement amlior la connaissance des populations sur leurs droits civiques et les processus dmocratiques, les comits civils locaux ont t crs au sein des communauts pour permettre des discussions pour optimiser la mise en pratique des droits civiques ; 3/ le taux de participation des communauts marginalises aux lections locales a augment de 30% ;() Cocher si Calendrier lactivit est Donnes de Rsultats/produits Activits principales (2 ans Entit(s) Ressources une tape base/rfrence attendus 8 trimestres) responsable(s) budg intermdiaire Q Q Q Q Q Q Q Q taires 1 2 3 4 5 6 7 8 ($ US)
Indiquer pour chaque rsultat les donnes disponibles sur le contexte initial dans lequel sinscrit le projet. Si elles ne sont pas disponibles, dcrivez brivement la situation. Prciser chaque rsultat (qualitatif ou quantitatif) prvu afin de permettre datteindre les ralisations/effets escompts ; Veuillez numroter chaque rsultat. Indiquer les principales activits ncessaires pour produire chaque rsultat/effet. Indiquer quand lactivit doit avoir lieu Prciser qui doit raliser lactivit (lAgence de mise en uvre et les partenaires de mise en uvre) Prciser le montant des moyens/ressou rces ncessaires pour produire chaque activit (arrondi au millier).

Veuillez numroter chaque activit principale.

Moyens: Ressources utilises pour votre projet (experts, ressources matrielles et financires) Activit: une action spcifique ou un processus entrepris par lorganisation porteuse du projet pour convertir les ressources (moyens) en produits ou services (rsultats) Rsultat: produits et services tangibles qui dcoulent des activits ralises avec les moyens investis pour le projet. Les rsultats procdent de lexcution des activits. Ils mesurent la quantit et la qualit des services et produits obtenus. Ralisation (effet direct): Il sagit de lensemble des changements rels ou recherchs par le projet. Cest lunit de mesure des avances concrtes pour atteindre un objectif. Indicateur de ralisation: De nature quantitative ou qualitative, il constitue un moyen de mesurer le degr daccomplissement des ralisations prvues.

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PAR EXEMPLE :
1/ Une cartographie a montr quaucune session de formation en ducation civique ne correspond aux besoins des communauts marginalises 2/ ltude Z montre que 1 CSO sur 10 a la capacit de mettre en uvre des programmes dducation civique.

PAR EXEMPLE : 1/ Un programme de formation en ducation civique pour les CSO a t dvelopp et est prt tre mis en uvre 2/ 10 ateliers de formation de formateurs pour 30 CSO ont t organiss dans le pays Y 32 formateurs forms et prt mettre en uvre la formation dans les communauts marginalises 3/ 30 projets de formation en ducation civique dvelopps et mis en uvre impliquant les communauts marginalises 30 CSO ont appliqu les connaissances apprises durant la formation 45 communauts marginalises (300 personnes) ont t sensibilises ()

PAR EXEMPLE : 1.1/ Recruter 4 experts (2 locaux, 2 internationaux) 1.2/ valuation des besoins et dveloppement du programme 2.1/ Slection des participants (2 par CSO) 2.2/ Ralisation des formations (4) dans les districts a, b, c, d 2.3/ Ralisation des formations (6) dans les districts e, f, g, h 2.4/ valuation

PAR EXEMPLE : X Organisation A X

PAR EXEMPLE 30 000 $ US

X X X X X Organisation A avec lOrganisation C 50 000 $ US

3.1/ Dveloppement de projets de formation 3.2/ Mise en uvre de 30 projets 3.3/ valuation de 30 projets

X X

Organisation B avec les X X X organisations A et X C

70 000 $ US

()

()

()

()
COT TOTAL DU PROJET2

() $ US

Frais de gestion de lAE et S&E $ US S&E du FNUD (retenus par le FNUD) $ US

MONTANT TOTAL DE LA SUBVENTION DU FNUD

$ US

Veuillez vous assurer que le Cot Total du Projet (TCP) et le montant total de la subvention du FNUD correspondent au budget sous Excel (Annexe IV, lignes 7 et 10, et Annexe V).

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ANNEXE IV BUDGET DU PROJET EN DOLLARS US (NOTE: Tlchargez ce document Excel sur le site internet du FNUD: http://www.un.org/democracyfund/Grantees/grantees_R4_FR.html)
BUDGET DE PROJET SUBVENTIONNE PAR LE FNUD - PROJETS CSOP+EA (en dollars US) Agence d'Excution Agence de Mise en Oeuvre : Titre du projet : Dbut du projet (date) : Fin du projet (date): Numro IMIS du projet : Numro de projet pour le FNUD:
Projet Budget Lignes

Inscrire le nom de l'Agence d'Excution Inscrire le nom de l'Agence de Mise en oeuvre Inscrire le titre du projet A remplir par le FNUD A remplir par le FNUD A rempli par le FNUD A remplir par le FNUD

Budget du projet
I II III

Titre des dpenses

Total
$US

Anne 1
$US

Anne 2
$US

Case 1
Entrer le montant de la subvention du FNUD ici:

Dpenses de personnel a Cadres internationaux b Cadres locaux c Personnel administratif local Total
1

0 0 0 0 0 0 S & E (10% of TPC) frais de gestion EA et S&E TPC devrait tre: -

Voyage - Note 1 Billets b Per diems / repas et hbergement Total

2 a

S&E du FNUD 0 0 0 0 0

Services contractuels Partenaire(s) de mise en oeuvre Contrats de service c Consultants Total

3 a b

0 0 0 0 0 0

Dpenses de fonctionnement Runions et formations Runions b Formations c Voyages d'tudes Sous-Total

4 i a ii

0 0 0 0 0 0

Communication/Plaidoyer a Publications, Pamphlets & Brochures Autres moyens de communication (y b compris sites internet) Sous-Total Frais gnraux a Loyer b Divers - Note 2 c Autres - Merci de prciser Sous-total Total Acquisitions Equipement informatique b Autres quipements Total
5 a 6

0 0 0 0 0

iii

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

Bourses et autres soutiens financiers - merci de prciser Contrat avec le(s) partenaire(s) de mise en oeuvre Total Cot total du projet (TPC)

0 0 0 0 0 0 0

7 8

Suivi et valuation - Note 3 Frais de gestion de l'Agence a d'Excution b S&E FNUD Total
9

0 0 0

Montant total de la subvention de l'Agence d'Excution Montant total de la subvention du FNUD

0 0

0 0

0 0

10

Notes

Veuillez remplir les colonnes Anne 1 et Anne 2 . La colonne Total sera remplie automatiquement. Tous les montants doivent tre arrondis au dollar le plus proche. Veuillez noter que les cellules jaunes contiennent des formules et ne doivent pa

1 Cette catgorie traite des voyages et des per diem ( repas et hbergement) de l'quipe de gestion du projet. Les dplacements des
participants aux ateliers ou aux sessions de formations ne doivent pas tre inscrits dans cette catgorie, mais dans la secti

2 Ces dpenses incluent les frais bancaires, les fournitures de bureau ainsi que les frais de tlphone/fax, de frt, d'affranchissement, etc.
3 L'Agence dexcution peut demander des frais de gestion administrative hauteur de 7% du cot total de projet (TPC). Tous les cots de suivi et dvaluation de lAgence dexcution seront couverts par ces frais de gestion. Aucun autre frais de soutien au

ANNEXE V BUDGET DTAILL DU PROJET EN DOLLARS US (exemple)

Description des lignes budgtaires 1 Dpenses de personnel par ex. x Cadres internationaux par ex. x Cadres nationaux par ex. x Personnel administratif national Total 2 Voyage1 par ex. Voyages intrieurs dans un pays donn Total 3 Services contractuels par ex. Contratde service avec X pour la traduction de Y Total 4 Dpenses de fonctionnement 4i Runions et Formations par ex. Atelier national dans la ville X pour 100 participants par ex. Sminaire Internationale dans la ville XX, du pays XX pour 10 participants Sous-Total 4ii Communication/Plaidoyer par ex. Affiches pour la campagne de plaidoyer par ex. Brochures dducation civique pour diffuser linformation par ex. 5 bannires pour la confrence x Sous-Total 4iii Frais gnraux par ex. Loyer par ex. Divers2 Sous-Total Total 5 Acquisitions par ex. Ordinateur par ex. Tlcopieur Total 6- Bourses et autres soutiens financiers merci de prciser 7 Cot Total du Projet (TPC) par ex. Contrat avec le partenaire de mise en uvre X pour la formation Y 8 Suivi et Evaluation (10% du TPC) Frais de gestion de lAgence dExcution et S&E (7%)3 S&E du FNUD (3%)4 Unit xx $/jour xx $/jour xx $/jour Quantit Pendant xx jours Pendant xx jours Pendant xx jours Total en $ US 10 000 15 000 5000 30 000 5 000 5 000 xx $/jour Pendant xx jours 23091 23091

xx $/billet/essence et xx $/per diem

Pendant xx jours

$x par participant $x par participant

x participants x participants

55 000 33 000 88 000

$x/unit $x/unit $x/unit

xx units xx units xx units

20 000 15 000 6 000 41 000 6 000 9 000 15 000 144000 6 000 1 000 7 000

$x/semaine, mois %

x/semaine, mois % pour x mois

Lunit Lunit

209 091

20 909 14 636 6 273

Cette catgorie traite des voyages et des per diem (repas et hbergement) de l'quipe de gestion du projet. Les dplacements des participants aux ateliers ou aux sessions de formations ne doivent pas tre inscrits dans cette catgorie, mais dans la section 4 "Runions et formations". 2 Ces dpenses incluent les frais bancaires, les fournitures de bureau ainsi que les frais de tlphone/fax, de fret, d'affranchissement, etc. 3 L'Agence dexcution peut demander des frais de gestion administrative hauteur de 7% du cot total de projet (TPC). Tous les cots de suivi et dvaluation de lAgence dexcution seront couverts par ces frais de gestion. Aucun autre frais de soutien au programme ne sera permis. Le FNUD retiendra 3% du TPC pour couvrir les frais de suivi et d'valuation complmentaires, notamment pour des valuations par des tiers qui pourraient tre requises aux fins d'valuations comparatives et thmatiques. 4 Ce montant sera retenu par le FNUD.

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9- Montant total de la subvention de lAgence dExcution 10 Montant Total de la Subvention du FNUD1

223 727 230 000

ANNEXE VI - RENSEIGNEMENTS SUR LES PARTENAIRES Dans cette partie, veuillez fournir les coordonnes dtailles pour chaque partenaire du projet : Agence dExcution Nom de lorganisation: Addresse: Tlphone/Fax: Site internet: Point de Contact: Titre: Tlphone/Fax: Site internet: Courriel: Point de contact alternatif: Titre: Tlphone/Fax: Site internet: Courriel: Agence de mise en uvre Nom de lorganisation: Addresse: Tlphone/Fax: Site internet: Point de Contact: Titre: Tlphone/Fax: Site internet: Courriel: Point de contact alternatif: Titre: Tlphone/Fax: Site internet: Courriel: Partenaire(s) de mise en uvre Veuillez fournir les coordonnes de chaque partenaire de mise en oeuvre Nom de lorganisation: Addresse:
1

Cette ligne budgtaire ne doit pas dpasser le montant total de la subvention accorde par le FNUD et doit correspondre au montant prvu par le Cadre de rsultats (Annexe III) et du Budget Excel (Annexe IV).

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Tlphone/Fax: Site internet: Point de Contact: Titre: Tlphone/Fax: Site internet: Courriel:

Contributions au projet
Veuillez indiquer les contributions faites par chaque Partenaire de Mise en uvre (en espces ou en nature)

Agence de mise en uvre Partenaires de mise en uvre

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ANNEXE VII ENGAGEMENTS JURIDIQUES POUR LES PROJETS CSOP+EA NE PAS MODIFIER La signature de ce document de projet engage toutes les parties se conformer aux engagements juridiques suivants : a. Conformment la rsolution 1996/31 du Conseil conomique et social de lONU (ECOSOC) relative au statut consultatif des ONG, ainsi quaux critres tablis par le Dpartement de linformation de lONU pour les ONG associes, les buts et objectifs de lensemble des Agences dexcution et de mise en uvre et des partenaires sont en conformit avec lesprit et les principes de la Charte des Nations Unies. b. Les Agences dexcution et de mise en uvre sengagent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour garantir quaucun des fonds reus du FNUD nest utilis pour fournir un soutien des individus ou entits lis au terrorisme et que le rcipiendaire de fonds provenant du FNUD n'apparat pas sur la liste du Comit de scurit des Nations Unies tablie en vertu de la rsolution 1267 (1999) du Conseil de scurit ; en outre, cet engagement inclut tout contrat de soustraitance conclu par le bnficiaire de la subvention. c. Les Agences dexcution et de mise en uvre nont pas lintention de fournir un quelconque type de soutien tout membre, affili ou reprsentant dune organisation qui dfend ou fait lapologie de lutilisation de moyens violents dans laction politique en gnral, et du terrorisme sous toutes ses formes et manifestations en particulier, tel que dcrit dans le Document final du Sommet mondial de 2005 (81). d. Toutes les OSC partenaires de ce projet doivent tre dment constitues au niveau national ou international et, le cas chant, se conforment la lgislation nationale existante en matire denregistrement officielle et de reddition de comptes. e. Toutes les OSC partenaires de ce projet doivent tre dots de statuts ou de rgles qui tablissent un processus transparent pour la prise de dcisions, pour llection de leurs responsables et des membres de leur conseil dadministration. Lorganisation devra avoir lautorit de parler et dagir au nom de ses membres travers ses reprsentants habilits et identifis dans ce descriptif de projet. f. Toutes les OSC partenaires de ce projet acceptent de se conformer aux Normes de valorisation et visibilit des subventions accordes par le FNUD et toute demande y affrente du FNUD dans toutes les activits et produits du projet, et ce dune manire adapte la politique et au contexte culturel locaux. g. LAgence dexcution accepte la responsabilit de la gestion densemble du projet et doit sacquitter de toutes les responsabilits financires ainsi que dtablissement de rapports, y compris le rapport final dvaluation, conformment au Guide pour le suivi et ltablissement de rapports du FNUD. LAgence dexcution accepte galement la responsabilit des contrats et de tous les arrangements de mise en uvre passs avec tout partenaire de mise en uvre ou individu impliqu dans le projet. h. Toutes les parties sengagent prendre toutes les mesures ncessaires pour faciliter le suivi et lvaluation conformment aux exigences du FNUD ou dun tiers en son nom. i. Tous les fonds seront transfrs du FNUD vers lAgence dexcution dsigne, en dollars US. Le montant de toute transaction effectu en devise autre que les dollars US sera dtermin par application du taux de change en vigueur la date du paiement. En cas de modification du taux de change avant la ralisation complte du projet, qui pourrait avoir un effet sur la capacit de mener bien les activits du projet, il est prvu que lAgence dexcution et/ou lAgence de mise en uvre procdent des ajustements dans la conception du projet, de sorte que celui-ci reste compris dans les ressources disponibles. j. Lensemble de la comptabilit et des tats financiers sera exprim en dollars US. k. Tout intrt acquis sur le montant reu du FNUD sera rapport dans les tats financiers, sauf interdiction par le rglement financier et les rgles de gestion financire de lAgence dexcution, et retourn au FNUD aprs achvement du projet. l. Toutes les parties conviennent de fournir des rapports budgtaires et des tats financiers certifis conformment au Guide pour le suivi et ltablissement de rapports du FNUD disponible sur le site Internet du FNUD. m. Tous les reus et justificatifs des dpenses doivent tre conservs et mis disposition en cas daudit. n. Le FNUD se rserve le droit de mettre fin au projet si les circonstances lexigent du point de vue du FNUD. Aprs rsiliation du projet, aucun fond supplmentaire ne sera vers. o. Les actifs approuvs et achets dans le cadre de ce projet nentrent pas sous contrle financier ou de gestion du FNUD et ce aucun stade de la mise en uvre du projet. Le FNUD nest pas impliqu dans leur acquisition, les dcisions relatives leur accs et nassume aucune responsabilit vis--vis des risques associs ces actifs. Par consquent, lAgence de Mise en uvre est responsable de tous les contrles tant financiers que de gestion et assume lentire responsabilit de ces actifs tout au long du cycle de vie du projet et au-del, en accord avec ses rglements intrieurs. Quatrime cycle de subvention - 2009

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