Responsabilidad Integral Colombia

Sistema de Gestin de Responsabilidad Integral SGRI Especificacin Tcnica Requisitos

Versin: 03-2010 Fecha de Actualizacin: Diciembre 2010

Especificacin Tcnica del SGRI

Tabla de Contenido

I. INTRODUCCIN ........................................................................................................ 3 II. SISTEMA DE GESTIN DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL SGRI .................. 4 III. ESPECIFICACIN TCNICA REQUISITOS DEL SGRI ....................................... 6 POLTICA Y LIDERAZGO ............................................................................................. 6 PLANEACIN............................................................................................................... 7 IMPLEMENTACIN, OPERACIN Y RESPONSABILIDAD......................................... 8 MEDICIN DEL DESEMPEO - ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ....... 9 REVISIN POR LA DIRECCIN ................................................................................ 11 IV. GLOSARIO DE TRMINOS ................................................................................... 12

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I. Introduccin
La Norma Tcnica del Sistema de Gestin de Responsabilidad Integral SGRI, especifica los requisitos que deben ser puestos en marcha en las Empresas, para la implementacin de la Gestin de Responsabilidad Integral , y son stos, los requisitos auditables del SGRI, para certificacin. Este documento ha sido trabajado por un equipo de trabajo cuyo objetivo inicial es la actualizacin de la especificacin tcnica del SGRI alineado con el documento RCMS 2008 (American Chemistry Council). En la revisin se tuvo en cuenta las siguientes normas de referencia ISO 9001, 14001, 26001, 27001 y 28001, SA 8000, Global Compact, BASC, PBIP, SAICM, NTC 5254, Normas de Desempeo del IFC y GTC 176 Sistema de Gestin de Continuidad del Negocio. La versin 2010 del SGRI trae cambios importantes a nivel de implementacin pues considera el desarrollo de guas sectoriales, las cuales debern estarn disponibles a inicios del ao 2011. La especificacin Tcnica del SGRI versin 2010 hace nfasis en el concepto de la gestin segura de procesos y productos como objetivo fundamental del SGRI.

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II. Sistema de Gestin de Responsabilidad Integral SGRI

Las empresas y asociaciones nacionales de la industria qumica adherentes a Responsabilidad Integral adquieren los compromisos de mejorar continuamente su gestin y de manejar responsablemente sus negocios, de acuerdo con la Principios Bsicos Globales de Responsabilidad Integral , dando una alta prioridad a la proteccin del ambiente, de sus empleados y de la comunidad. Para lograrlo efectivamente, sus programas de Responsabilidad Integral deben ser conducidos mediante un sistema estructurado, en el que se integren el sistema de gestin general y la cultura de la Organizacin. Estos sistemas de gerencia y administracin estn tpicamente estructurados alrededor del modelo Planear-Hacer-Verificar-Actuar (Figura 1), el cual proporciona un motor que orienta la mejora continua del desempeo. El sistema gerencial est definido como un grupo de polticas, procedimientos y prcticas que establecen una serie de compromisos derivados de los objetivos y valores esenciales. Figura 1:

La implementacin del Sistema de Gestin de Responsabilidad Integral - SGRI, provee a las empresas una estructura que les permite desarrollar, de manera efectiva, las actividades relacionadas con la proteccin del ambiente, salud, seguridad industrial, seguridad fsica y de la informacin, seguridad en el transporte, acompaamiento del producto, dialogo con la comunidad y respuesta a emergencias. Los componentes claves del SGRI son: la Poltica, la Planeacin y Establecimiento de Metas, la Definicin de las Responsabilidades, la Medicin, las Acciones Correctivas y el Mejoramiento Continuo. El SGRI especifica igualmente que en la gestin de los procesos se debe incluir la necesidad de implementar efectivamente Responsabilidad Integral El SGRI provee el marco de referencia para la integracin de todas las actividades y programas en los cuales la empresa haya asumido su compromiso, bien sea de manera individual como industria, con la finalidad de mejorar continuamente. La implementacin efectiva de cada

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programa o actividad estar apoyada en el sistema de gestin total. El SGRI est previsto para ser implementado por las compaa adherentes a Responsabilidad Integral . Se espera que las empresas desarrollen una poltica que d respuesta a los requisitos identificados en la seccin de Poltica y Liderazgo de la presente Norma Tcnica del SGRI. La poltica establece el tono de la compaa y debe reflejar la filosofa organizacional, la cultura y el alcance de las operaciones. La Planeacin se centra alrededor de la identificacin de los peligros y riesgos, el conocimiento de los requisitos legales, la comprensin de los puntos de vista de las partes interesadas y sus actividades, la priorizacin de riesgos, el establecimiento de metas y objetivos y la asignacin de los recursos apropiados para reducir el riesgo. La Implementacin, Operacin y Responsabilidad son los elementos del SGRI que se enfocan sobre cmo la empresa alinea sus recursos (personal, programas, entrenamiento, etc.) para alcanzar las metas establecidas en su proceso de Planeacin. Las Mediciones del Desempeo, las Acciones Correctivas y las Acciones Preventivas proporcionan los controles y evaluaciones que la empresa debe establecer para monitorear y evaluar su desempeo. Los mtodos de verificacin interna tales como las auditorias al Sistema de Gestin, auditorias de cumplimiento regulatorio, y la investigacin de incidentes, le permiten a la empresa determinar la eficacia de su SGRI y si ste est operando acorde con las expectativas. Finalmente, a travs del proceso de Revisin por la Direccin, la alta gerencia de la empresa revisa la informacin del SGRI relacionada con los procesos de medicin, acciones correctivas, desviaciones de las metas y objetivos definidos en la Planeacin. Si encuentra desviaciones o no-conformidades, la organizacin necesitar revisar sus procesos y tomar las acciones correctivas apropiadas. A travs de este exhaustivo proceso de Planear-Hacer-Verificar-Actuar se espera que gire la mejora continua en el desempeo de Responsabilidad Integral .

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Especificacin Tcnica del SGRI III. Especificacin Tcnica Requisitos del SGRI
Los siguientes elementos constituyen los Requisitos de la Norma Tcnica del Sistema de Gestin de Responsabilidad Integral . Las empresas adherentes deben implementar el SGRI y adaptarlo a las necesidades de su propia organizacin, operaciones y procesos.

POLTICA Y LIDERAZGO
1.1 La alta direccin debe formular, documentar e implementar una poltica para la organizacin que reconozca a Responsabilidad Integral, y debe comunicarla a empleados y otros partes interesadas. La poltica debe ser apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos de los centros de operaciones, productos y procesos de la organizacin. La poltica debe proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar objetivos y metas para la gestin segura de procesos y de producto, y debe incluir un compromiso de mejora continua. La poltica debe incluir el compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables, requisitos de Responsabilidad Integral y otros que la organizacin suscriba relacionados con la gestin segura de instalaciones y de producto. La poltica debe promover el involucramiento con los partes interesadas. La poltica debe reflejar un compromiso con los Principios Gua de Responsabilidad Integral La poltica debe estar soportada por una demostracin visible de liderazgo, compromiso e involucramiento de la alta direccin y otros niveles de la organizacin con Responsabilidad Integral

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PLANEACIN
2.1 La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimiento(s) para la identificacin continua de los peligros, evaluacin de los riesgos y la determinacin de los controles necesarios asociados a: a) Productos nuevos y existentes b) Procesos nuevos y existentes; y c) Cambios a productos y procesos existentes Incluyendo la distribucin, transporte y uso de materias primas y productos, y actividades asociadas con estas operaciones. 2.2 La organizacin debe monitorear y mantener actualizada la informacin relacionada con los riesgos y peligros propios del negocio que implican: a) Productos b) Procesos c) Actividades asociadas con las operaciones 2.3 La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimiento(s) para identificar, tener acceso y determinar la aplicabilidad de los requisitos legales y dems requisitos aplicables que la organizacin suscriba relacionados con la gestin segura de procesos y productos. La organizacin debe establecer, comunicar y mantener un procedimiento para evaluar los intereses y expectativas de los partes interesadas con miras a desarrollar los intereses comunes y complementarios y minimizar los impactos negativos recprocos. La organizacin debe establecer objetivos y metas de gestin segura de procesos y productos. Los objetivos y metas deben: establecerse en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organizacin ser medibles cuando sea factible y deben ser coherentes con: la poltica del Sistema de Gestin de Responsabilidad Integral de la organizacin; los compromisos para la gestin segura de procesos y productos establecidos por Responsabilidad Integral Colombia; con los intereses y expectativas de los partes interesadas; con el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organizacin suscriba; y con la mejora continua; incluir los plazos y responsabilidades para lograrlos

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La organizacin debe establecer un procedimiento para identificar y evaluar las necesidades y asignar los recursos necesarios para lograr los objetivos y metas de gestin segura de procesos y productos de la organizacin.

IMPLEMENTACIN, OPERACIN Y RESPONSABILIDAD

3.1 La organizacin debe documentar las actividades necesarias para asegurar la implementacin, mantenimiento y control del Sistema de Gestin Responsabilidad Integral. La documentacin debe ser legible, actualizada, fcilmente identificable, disponible y recuperable. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimiento(s) consistente(s) con los Principios Gua de Responsabilidad Integral, para: gestionar sus riesgos significativos de procesos y productos; asegurar las actividades de mantenimiento suficientes para cumplir la poltica, objetivos, metas y programas y mantener sus operaciones seguras; proteger el medio ambiente, la conservacin de los recursos, proteger la salud de los trabajadores y crear un ambiente de trabajo libre de peligro, y gestionar los cambios de productos, procesos y actividades que afecten la gestin segura de procesos y productos. 3.3 La organizacin debe establecer, documentar y comunicar las responsabilidades y autoridades para satisfacer las necesidades de la gestin segura de procesos y productos. La organizacin debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para identificar las necesidades de entrenamiento y proporcionar y mantener una formacin eficaz dirigida a los cargos que se relacionen con el cumplimiento de los requerimientos de la gestin segura de procesos y productos. (relacionados con la actividad y el puesto del trabajo) La organizacin debe implementar y mantener un(os) procedimiento(s) para desarrollar los intereses comunes y complementarios con los empleados y otras partes interesadas y mejorar el desempeo de la organizacin en la gestin de los riesgos de productos.

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3.5.1 La organizacin debe facilitar el flujo de:

a) la informacin de los peligros y de su manipulacin segura a lo largo de la cadena de valor para apoyar la gestin de riesgos de sus productos; b) informacin y/o necesidades de formacin y acompaamiento a lo largo de la cadena de valor para apoyar el conocimiento de los riesgos relevantes y los peligros asociados con los productos, los procesos y actividades de la organizacin, y,

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c) informacin de los riesgos de los productos suministrados por los proveedores de bienes y servicios utilizados por la organizacin.

3.5.2 La organizacin debe contar con un procedimiento(s) para garantizar que la informacin de acompaamiento del producto est disponible para las partes interesadas. 3.5.3 La organizacin debe participar en programas de asistencia mutua y los convenios establecidos por Responsabilidad Integral. 3.6 La organizacin debe involucrar a los empleados en el desarrollo, comunicacin e implementacin de los programas para el logro de los objetivos y metas de la gestin segura de procesos y productos. La organizacin debe establecer, implementar y mantener un programa de incentivos o reconocimientos para los empleados relacionados con su desempeo en la gestin segura de procesos y productos. La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimientos para la respuesta a incidentes mayores y situaciones de emergencia, y para la prevencin, mitigacin y/o recuperacin de los impactos asociados con estas. Estos procedimientos deben incluir: a) la estrategia de comunicacin y las necesidades con las partes interesadas en situaciones de emergencia b) incluir a las partes interesadas en la elaboracin del programa de preparacin para la respuesta de emergencias c) un proceso de respuesta a incidentes mayores acorde a la naturaleza del riesgo. La organizacin debe probar peridicamente estos procedimientos en forma prctica.

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MEDICIN DEL DESEMPEO - ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

4.1 La organizacin debe monitorear y medir regularmente las caractersticas claves de sus operaciones, productos y actividades que pueden tener efectos significativos sobre la gestin segura de procesos y productos. Esto debe incluir el registro de informacin para realizar seguimiento al desempeo, a los controles operacionales relevantes y al cumplimiento de los objetivos y metas de la gestin segura de procesos y de producto de la organizacin y a los establecidos peridicamente por Responsabilidad Integral Colombia. La organizacin debe evaluar peridicamente el cumplimiento de la legislacin aplicable y reglamentacin relacionadas con la gestin segura de procesos y de producto.

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La organizacin debe llevar a cabo auditoras internas a intervalos planificados para determinar si la gestin segura de procesos y productos es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta especificacin tcnica y se mantiene y se ha implementado de manera eficaz. La informacin de los resultados de las auditoras debe ser suministrada a la gerencia. La organizacin debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para evaluar y hacer seguimiento peridico de transportadores, proveedores, distribuidores, clientes, contratistas y maquiladores. Los criterios de evaluacin de desempeo deben ser coherentes con los riesgos de los procesos y productos de la organizacin. La organizacin debe evaluar peridicamente la efectividad de las comunicaciones con los partes interesadas con miras a desarrollar los intereses comunes y complementarios y minimizar los impactos negativos recprocos cuando sea aplicable. La organizacin debe: a) Identificar e investigar: Accidentes e incidentes relacionados con los productos, procesos y actividades asociados a sus operaciones y, casos de no conformidades con el sistema de gestin de Responsabilidad Integral.

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b) Identificar la causa raz, c) direccionar y mitigar cualquier impacto adverso, d) iniciar e implementar acciones correctivas y preventivas, y e) compartir hallazgos clave y acciones correctivas y preventivas asociadas con las partes interesadas internas y externas. 4.7 La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, localizacin y acceso, el tiempo de retencin y la disposicin final de los registros relacionados con el Sistema de Gestin de Responsabilidad Integral de la organizacin.

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REVISIN POR LA DIRECCIN

5.1 La alta direccin debe revisar peridicamente el Sistema de Gestin de Responsabilidad Integral y tomar medidas para asegurar su conveniencia, adecuacin y eficacia. Esta revisin examinar la posible necesidad de cambios en la poltica, metas, objetivos y otros elementos del Sistema de Gestin de Responsabilidad Integral, las circunstancias cambiantes y el compromiso de mejora continua. La revisin por la alta direccin debe incluir: a) coherencia y consistencia entre el enfoque de Responsabilidad Integral y el direccionamiento estratgico de la organizacin b) seguimiento a los compromisos de revisiones por la direccin anteriores; c) seguimiento a la efectividad de las comunicaciones de las partes interesadas, incluidas las quejas; d) los resultados del proceso de consulta y participacin con la comunidad; e) el estado de la investigacin de incidentes f) el estado de las acciones correctivas y preventivas; g) cambios que podran afectar la gestin segura de los procesos y productos h) los resultados de las auditoras internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organizacin suscriba; i) el grado de cumplimiento de los objetivos y metas; j) novedades legislativas que incidan en la gestin segura de procesos y productos, incluyendo el cumplimiento; y k) las recomendaciones para la mejora.

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Especificacin Tcnica del SGRI IV. Glosario de Trminos

Acompaamiento del Producto: Es la prctica de hacer la salud, seguridad y proteccin ambiental una parte integral del ciclo de vida de los qumicos, incluye la evaluacin de riesgos y el desarrollo de acciones para proteger la salud humana y ambiental acorde con esos riesgos (fuente Product Stewardship Guidelines, May 2007). Actividades asociadas con las operaciones: Se refiere a las labores desarrolladas por fuera del proceso tradicional de manufactura. Por ejemplo: un proceso de manufactura puede ser la operacin de producir un lote de producto, mientras que las actividades asociadas con esta operacin podran ser: mantenimiento (planeado, requerido, de emergencia, rutinario y preventivo/predictivo), orden y aseo, entrenamiento, u otras acciones no especficas de produccin. Alta Direccin: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una organizacin. Auditoras Internas: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la Auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. Las auditoras internas se realizan por, o en nombre de, la propia organizacin para la revisin por la direccin y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una auto-declaracin de conformidad de una organizacin. Contratista de Manufactura: Ver Maquiladores Contratista(s): Persona o grupo de personas que prestan sus servicios a la organizacin por contrato, bien sea en cargos operativos y/o administrativos. Existe una gran variedad de tipos de contratistas, como por ejemplo: contratistas operativos (de planta) para prestar servicios de mantenimiento, construccin, operacin, seguridad fsica, jardinera, aseo, etc. Tambin pueden ser contratistas organizacionales como por ejemplo consultores, contratista de apoyo administrativo, de contabilidad entre otros. Contratista para disposicin de residuos: Sub-categora de contratista asociado con la disposicin de residuos de la empresa en rellenos, instalaciones de disposicin de residuos peligrosos, limpieza de tanques y cualquier otra actividad asociada con residuos. Clientes: Generalmente se le identifica como al receptor directo del producto. Sin embargo, en los cdigos de las prcticas de Responsabilidad Integral Clientes se refiere a aquellas entidades o personas a las cuales la Empresa vende directamente sus productos. Distribuidores: Son aquellas compaas o persona natural que son empleados por la empresa para vender sus productos a mltiples clientes.

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Incidentes mayores: son el nmero de fugas, derrames, incendios o explosiones que ocurran dentro de las instalaciones de la organizacin y que satisfagan cualquiera de los siguientes criterios: Muerte o accidente con incapacidad igual o superior a 3 das Fugas o derrames superiores a 50 Kg. para sustancias qumicas peligrosas o superiores a 1.000 Kg. para las sustancias qumicas no peligrosas (equivalente a 5 tambores). Se incluye producto terminado, materia prima, muestras, productos intermedios, desechos, etc. Daos a la propiedad avaluados en sumas equivalentes a 140 veces el salario mnimo mensual legal vigente (SMLV). Perturbacin pblica con duracin mayor de 2 horas o intervencin de los organismos externos para atencin de emergencias. Cubrimiento de medios periodsticos.

Incidente menor: Acontecimiento no deseado, que bajo circunstancias diferentes podra haber resultado en lesin a las personas, dao a la propiedad o dao al medio ambiente. Los incidentes menores relacionados no deben cumplir con ninguno de los criterios establecidos en el numeral anterior. Maquiladores: Tambin se pueden denominar Contratistas de Manufactura. Son compaas empleadas para fabricar todos o parte de productos o apoyar procesos de produccin. Por ejemplo, un Maquilador puede apoyar todo el proceso produccin para abastecer durante un corto periodo, por insuficiente capacidad temporal de planta, puede suministrar servicio de empaque de producto. No Conformidad: Cualquier desviacin respecto a las actividades planeadas dentro del Sistema de Gestin. Por ejemplo: si el sistema de seguimiento a los incidentes de planta establece que los incidentes de seguridad y salud deben ser reportados dentro de las 48 horas despus de ocurridos, cualquier incidente reportado despus de 48 horas debe ser considerado como una No Conformidad. Partes Interesadas: Persona o grupo de personas que pueden ser afectadas, o potencialmente afectadas, por el desempeo de las operaciones de la empresa. Estas incluyen a los empleados, accionistas, proveedores, contratistas, comunidad vecina, organismos de atencin a emergencias, otras industrias, competidores, socios comerciales, pblico en general, ONGs, entidades regulatorias, y todo aquel con inters en las operaciones de la organizacin. Priorizacin de riesgos: Organizar u ordenar los riesgos en orden de importancia Proveedor de tercera parte: Una compaa persona natural asociada a las actividades de la empresa que no se clasifique dentro de las anteriores categoras. Estas pueden incluir por ejemplo bodegas, terminales, agentes, proveedores logsticos, etc.

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Transportadores: Compaas que prestan sus servicios para el transportar los productos y materias primas a travs de ferrocarriles, transporte martimo, areo, carro tanques, tractocamiones y, en algunos casos, lneas de conduccin por bombeo. Gestin segura de procesos y productos: Aplicar estrategias de gestin de riesgos transparentes, amplias, eficaces y eficientes, basadas en los conocimientos cientficos apropiados, incluidos los efectos para la salud y el medio ambiente, y el correspondiente anlisis social y econmico encaminadas a prevenir la contaminacin, reducir y eliminar los riesgos, con inclusin de informacin pormenorizada sobre seguridad de los productos qumicos, para prevenir exposiciones innecesarias y en condiciones de riesgo a esos productos. (SAICM).

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