8-1-2013

EMPRESA DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS EMTOPAGA S.A. E.S.P

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005

EMTOPGA S.A. E.S.P NIT: 900321312-5 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3er INFORME PORMENORIZADO FECHA: ENE- 2013 Versin 1

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO.

1.1.

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. ELEMENTOS DE CONTROL: 1.1.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos. La empresa en pro de una Gestin organizacional transparente, actualiz el cdigo de tica que rige el comportamiento y la conducta de los funcionarios de EMTOPAGA, adems, el cual fue construido participativamente entre la gerente, secretaria, fontanero y escobitas. Con esto se busca que el desarrollo de las actividades de cada uno de ellos estn caracterizadas por los principios y valores adoptados, Por otro lado, para que los ciudadanos tambin estn informados de la operacin de empresa estos fueron publicados en el espacio del sitio web del Municipio de Topaga, www.topaga.gov.co .

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano. Para que todos los funcionarios de la empresa alineen sus objetivos laborales con los objetivos institucionales, se realiz un ciclo de capacitaciones en temas de Control Interno, con esto se logr que todo el personal se sensibilizar hacia lo que busca la empresa en cumplimiento de su objeto social, la excelente prestacin de los servicios pblicos domiciliarios, lo que contribuye a un buen funcionamiento reflejado en la satisfaccin de los usuarios. En vista del desconocimiento por parte del personal de sus funciones especficas, se socializ el manual de funciones especficas y por competencias laborales. Este est basado en el formato que el DAFP sugiere, donde se aclara, identificacin, categora, propsito del cargo, funciones especficas, requisitos mnimos en cuanto a experiencia y formacin acadmica. Continuamente se incentiva al personal con charlas de clima y cultura organizacional direccionadas por la gerencia.
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1.1.3. Estilo de Direccin

La gerencia present el Cdigo del buen gobierno donde se definieron las polticas por medio de las cuales es dirigida y liderada la Empresa. Los Principios consagrados all son: PARTICIPACION COMUNICACIN ORGANIZACIONAL JUSTICIA SENTIDO DE PERTENENCIA COMPROMISO: DEMOCRACIA EMPODERAMIENTO

1.2.

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO. ELEMENTOS DE CONTROL: 1.2.1. Planes y Programas. Los planes y programas que desarrolla la empresa tales como mantenimiento de las redes de alcantarillado, ampliacin del acueducto, y aseo en las vas pblicas estn reflejados en el cronograma de actividades ejecutado y el cual ser publicado alternamente en la pgina Web.

1.2.2. Modelo de Operacin por Procesos. El Modelo de Operacin por procesos facilita por las actividades de la empresa, por esto se Dise en mapa de procesos identificando los de direccionamiento estratgico, los misionales y los de apoyo. Adems se tuvieron en cuenta los colores institucionales y desde luego la formulacin de la Misin, la Visin y los objetivos institucionales.

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1.2.3. Estructura Organizacional. La estructura organizacional es la base para la formulacin de polticas, asignacin de tareas y la estructuracin de la estrategia institucional, Por esto la empresa cuenta con su organigrama partiendo de la Junta Administrativa, luego se encuentra la gerencia, la secretaria administrativa, el fontanero y las escobitas.

1.3.

COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO. ELEMENTOS DE CONTROL: 1.3.2. Identificacin, Anlisis, Valoracin y Polticas de Administracin del Riesgo. Los que hace que una organizacin no pueda realizar sus actividades y obtener los resultados esperados son los factores de riesgo que la rodean, por esto su identificacin, anlisis y valoracin hacen parte de la gestin estratgica que la alta direccin debe realizar. Para el control cartilla donde administracin medicin y las publicada en el S.A. de los factores tanto internos como externos se cre una se explica cmo se debe hacer el proceso de la del Riesgo. Esta consta de marco terico, escalas de polticas de la administracin del riesgo. Dicha poltica ser portal del Municipio como parte corporativa de EMTOPAGA

2. 2.1.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. ELEMENTOS DE CONTROL: 2.1.2. Procedimientos. Se cuenta con el manual de procedimientos de la empresa.

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2.1.4. Indicadores. El sistema de indicadores de Gestiona de la empresa se encuentran enmarcados en el anexo de la Resolucin 315 DE 2005 de la Comisin de Regulacin de Agua Potable y Saneamiento Bsico. Donde se definen la metodologa para el diseo de indicadores de control interno de la Empresa. Para dar cumplimiento a esto se ha hecho un aplicativo en Excel donde se cruza la informacin del balance general con los indicadores de primer y segundo nivel respectivamente. Adems se cuenta con indicadores de eficiencia y eficacia donde se tienen en cuenta las cifras relacionadas con los procesos.

2.1.5. Manual de Procedimientos. El manual de procedimientos contiene el mapa de procesos, el inventario de procesos y procedimientos, la caracterizacin de cada proceso destacando las entradas, salidas y recursos necesarios, adems, cada procedimiento se encuentra codificado, con el respectivo registro y diagrama de flujo. Los procesos y procedimientos contenidos all son:

MACROPROCESO ESTRETEGICO

PROCESO Direccionamiento Estratgico

PROCEDIMIENTOS Elaboracin Mapa Estratgico Revisin por la Direccin Elaboracin del plan de Comunicaciones Formulacin y presentacin de planes de Inversin Captacin Tratamiento de agua Almacenamiento y distribucin
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MISIONAL

Acueducto

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Alcantarillado

Aseo Gestin Comercial

Operacin y mantenimiento Alcantarillado Recoleccin y trasporte de Residuos Barrido y Limpieza Facturacin

APOYO

Recaudo Directo Matriculas Nuevas Gestin de la Atencin de Peticiones, Informacin Quejas y Reclamos Tramite de Comunicaciones oficiales Control de Documentos Control de Registros Gestin administrativa Contratacin de Bienes y Financiera y Servicios Tramites de Cuentas Inventario de elementos de consumo Inventario de elementos devolutivos Tramite de informacin contable Elaboracin y modificacin del presupuesto Elaboracin del plan de compras Recuperacin de Cartera Gestin del Talento Seleccin vinculacin Human de personal Induccin Elaboracin del plan de Bienestar Laboral Elaboracin del plan de

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Gestin Tcnica

Evaluacin EVALUACIN

Gestin de la calidad

Capacitacin Evaluacin de Desempeo Suspensiones, Cortes, reinstalaciones y reconexiones Revisiones Elaboracin del plan de mantenimiento Autoevaluacin del sistema de control interno Evaluacin independiente Control de producto y/o servicio no conforme Auditoria interna Accin Preventiva y Correctiva Planes de mejoramiento

2.2.

COMPONENTE INFORMACIN. ELEMENTOS DE CONTROL: 2.2.1. Informacin Primaria, Informacin Secundaria y Sistemas de Informacin.

Es muy importante que la Empresa tenga buena comunicacin con todos los involucrados en sus diferentes procesos, por esto para poder consolidar este subsistema se ha creado una gua de Gestin Documental, explicando los procedimientos que se deben ejecutar en la clasificacin del archivo, adems se dan lineamientos para la creacin de las diferentes tipologas documentales de acuerdo con las tablas de retencin Construidas para la Empresa EMTOPAGA.

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Dentro de esta, tambin se estructur la norma documental, quedando as estandarizado el proceso de produccin de los diferentes documentos en cuanto a formato, tipo de letra, papel, membrete etc. 2.3. COMPONENTE COMUNICACIN PBLICA. ELEMENTOS DE CONTROL: 2.3.1. Comunicacin Organizacional, Comunicacin Informativa y Medios de Comunicacin. La gua descrita en el tem anterior, tambin incluye el manejo del Sistema de peticiones, quejas y reclamos (PQR), quedando este consolidado con la instalacin del Buzn de PQRS a la entrada de la empresa. De otro lado, en Diciembre se public la carta corporativa en el espacio dispuesto en la pgina para la empresa , quedando abierta para la sugerencias de los ciudadanos.

3.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN. Para la evaluacin del sistema de Control Interno, se cuenta con los indicadores de gestin diseados para la misma basados en la CRA 315 de 2005. De all dependiendo su valor se hace el respectivo balance obtenindose as el consolidado o evaluacin a la gestin. Otro medio para evaluar la operacin de la empresa con respecto a la satisfaccin de los usuarios es el Buzn de Sugerencias, donde teniendo en cuenta el nmero de solicitudes resueltas con respecto a las recibidas.

3.3.

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. ELEMENTOS DE CONTROL: De los informes anteriores, se obtiene entonces el plan de mejoramiento a ejecutar en el 2013 con el fin de afianzar la gestin de la actual gerencia y de la planta de personal. El cual ser evaluado terminada la presente vigencia dependiendo de los eventos que ocurran.

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De ac tambin se establecern los controles que permitan mitigar los riesgos que obstruyen de una u otra manera el cumplimiento de dicho Plan.

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