Procdures A - OBJECTIFS DE CONTROLE INTERNE LAnalyse du systme de contrle interne de la fonction ventes-clients doit permettre de sassurer que : - Les

sparations de fonctions sont suffisantes Tous les produits expdis ou services rendus sont facturs et enregistrs sur la bonne priode - Tous les avoirs mettre sont comptabiliss sur la borine priode. Toutes les ventes (retours) sont relles. Les prix pratiqus (brut, remises, ristournes) sont dment autoriss. Les ventes enregistres sont correctement values. Tous les risques de pertes sur vente sont provisionns. Toutes les ventes (avoirs) enregistres sont correctement imputes Les crances sont recouvres avec clrit. B - SEPARATION DE FONCTIONS Apprcier la sparation de fonction en ce qui concerne : Le traitement des commandes - Lexamen de la solvabilit des clients - Lexpdition des marchandises - La facturation - Le rapprochement bon de livraison/factures - La tenue de journal de ventes - La vrification de lxaustivit de la comptabilisation des factures et avoirs - Le contrle des expditions non factures - La tenue de comptes clients - La prparation de la balance clients - La prparation de la balance clients par anciennet de crances

Rf Oui Non N/A OBSERVATION

Le rapprochement de la balance avec le compte collectif - La centralisation des ventes - Lautorisation des tarifs - Lautorisation des conditions de paiements - Lautorisation des avoirs - La prparation des avoirs - Lenregistrement des titres de paiements reus au courrier - Les remises en banque - Le suivi des litiges. C - APPROBATION DES CONDITIONS GENERALES DE VENTE: - Si les ventes sont faites sur tarif ce tarif est-il rgulirement rvis par des personnes autorises? les mises jour sont-elles formellement communiques aux personnes charges d'tablir les factures? vrifie-t-on rgulirement que les prix pratiqus correspondent au dernier tarif en vigueur? Si les factures sont dites par ordinateur, le fichier permanent contenant les prix est-il rgulirement contrl? S'assure-t-on que toutes tes mises jour sont correctement saisies? L'accs au fichier prix est-il protg ? Si les ventes sont faites sur devis chaque devis est-il approuv par une personnes autorise? les lments constitutifs des devis sont-ils clairement exposs? les devis permettent-ils un rapprochement priodique avec les cots engags? Les conditions gnrales de rabais, ristournes, remises... sont-elles rglements ? Les dlais de paiement accords sontils galement approuvs par des personnes autorises ? Toute drogation ces rgles peut-elle

tre identifie par le service de facturation ? Est elle soumise approbation ? Les conditions de vente aux socits du mme groupe sont-elles les mmes que pour les clients externes ? Sinon l'impact des conditions particulires est-il saisi et rgulirement soumis la direction ? Les commandes des clients sont-elles enregistres sur des bons de commande propres l'entreprise permettant de suivre leur ralisation ultrieure ? de donner tous les lments ncessaires l'expdition et la facturation ? Les commandes sont elles revues et approuves avant acceptation, en Ce qui concerne la disponibilit des marchandises' 7 la solvabilit des clients (voir protection des actifs> ? Si des commandes sont reues oralement, font-elles l'objet d'une confirmation crite ? Les services commerciaux et de fabrication se concertent-ils pour planifier la production ? D - EXPEDITIONS Le service expdition reoit-il un double de tous les bons de commande ? Est-il possible d'expdier des marchandises (ou rendre des services sans bon de commande autoris ? Le service expdition prpare-t-il un bon d'expdition pour toute marchandise expdie ? Pour les services' rendus, est-il tabli un document quivalent ? Si oui, Ces documents sont-ils pr numrots ? Si non, existe-t-il un registre chronologique des marchandises expdies ou services rendus ? Les bons ct/ou le registre sont-ils communiqus au service facturation ? Est-il possible d'mettre ces documents sans que les marchandises

soient expdies ou les services rendus ? E - FACTURATIONS Le service facturation s'assure-t-il qu'il reoit tous les bons d'expdition (ou quivalent) mis (y compris pour les ventes de dchets, rebuts...) ? Les factures sont-elles tablies partir des documents. d'expdition ? Sinon existe-t-il un risque d'mettre des factures alors que les marchandises n'ont pas t livres ou les services rendus ? Les factures originales sont-elles suffisamment diffrentes des copies pour viter des confusions ? La facturation est-elle tablie au jour de l'expdition ? Existe-t-il un rapprochement rgulier entre les documents d'expdition <ou de services rendus) et les factures pour identifier les retards et leurs causes ? Les retards sont-ils utiliss pour passer les critures de rgularisation en fin de priode ? Contrle-t-on que toutes les lignes de bons d'expdition sont factures ? La dduction des acomptes est-elle contrle ? Les factures faisant l'objet de conditions de vente (prix, remises, chances...) diffrentes des conditions normales sont-elles soumises une approbation spcifique ? Les calculs des factures (y compris la TVA> sont-ils vrifis ? Les factures et avoirs sont-ils envoys directement aux clients par le service facturation ? -. Si des factures pro forma sont mises, sont-elles suffisamment diffrentes pour ne pas tre confondues avec les autres ? Contrle-t-on leur remplacement ultrieur par des factures dfinitives ? G - LITIGES Les retours de marchandises sont-ils

saisis sur des bons de retour pr numrots, ds rception ? Les autres contestations des clients sontelles saisies sur des bons de litige pr numrots ? Tous ces bons sont-ils soumis approbation avant mission des avoirs ? Le service facturation s'assure-t-il qu'il reoit tous les bons mis quelle que soit leur origine ? que tous les bons ont t soumis approbation ? - Les avoirs sont-ils tablis partir de ces bons ? avec les factures d'origine ? Existe-t-il une procedure didentifier les liiges nayant pas lobjet l'objet d'un avoir ? Si oui cette procdure est-elle utilise pour provisionner les priode ? Les avoirs sont-ils autoriss avant expdition aux clients ? Les liasses vierges d'avoirs sont-elles protges, leur utilisation est-elle contrle ? H - COMPTABILISATION Les factures et avoirs sont-ils pr numrots ? Si Si oui, cette squence est-elle utilise pour vrifier qu'ils sont tous comptabiliss ? Existe-t-il un contrle permettant de s'assurer que le total du journal des ventes est gal au total des factures et avoirs mis dans la priode ? Les imputations au journal des ventes et aux comptes individuels clients sontelles contrles ? Vrifie-t-on que: la mme facture n'est pas enregistre plusieurs fois? le mme avoir n'est pas enregistr plusieurs fois? Les factures et avoirs sont-ils annuls aprs comptabilisation pour viter les enregistrements multiples ? Y a t il des risques d'erreur de centralisation au grand livre ? Le mode de comptabilisation permet-il de distinguer les ventes aux socits du mme

groupe ? les exportations ? les ventes par catgories de clientle ? les ventes par catgories de produit ? les ventes assorties de conditions particulires ? Les expditions gratis ou les garanties font-elles l'objet d'une facture pour ordre vise pour autorisation ? Les factures annules sont-elles conserves ? I - JUSTIFICATION DES SOLDES Une balance des comptes clients individuels est-elle tablie rgulirement ? Cette balance est-elle rapproche avec le compte collectif ? Les carts ventuels sont-ils analyss et corrigs immdiatement ? Les corrections sont-elle approuves par un responsable ? Les soldes des comptes individuels sont ils lettrs et justifis rgulirement ? Une attention particulire est-elle porte aux soldes crditeurs ? Des relevs de comptes sont-ils envoys rgulirement aux clients ? La TVA sur vente comptabilise et le chiffre d'affaires sont-ils rapprochs rgulirement des dclarations ? J - PROTECTION DES ACTIFS Existe-t-il une procdure permettant de fixer des limites maximales de crdit par client ? Ces limites sont-elles revues rgulirement ? Si oui, les en-cours clients (factures non rgles, effets recevoir y compris ceux qui sont escompts, commandes en cours de livraison) sont-ils suivis et contrls avant acceptation des commandes ? Le service charg de l'acceptation des commandes est-il rgulirement inform des incidents de paiement ? Une balance par anciennet de crance

est-elle tablie rgulirement ? Si oui est-elle prpare en fonction des dates d'chances (surtout Si les dlais de paiement sont diffrents par client) ? Si les dlais de paiement sont diffrents par client) ? Cette balance est-elle rgulirement soumise un responsable ? Cette balance sert-elle de base une procdure de relance systmatique ? Cette procdure de relance est-elle suivie d'une remise rgulire au contentieux des crances douteuses ? Les oprations diverses sur les comptes clients (transferts de compte compte, ex tourne de crances) sont elles approuves par tin responsable ? Garde-t-on la trace des crances annuls ? les factures et avoirs peuvent-ils tre altrs sans autorisation dun responsable ? les conditions de vente sont-elles clairement notifies aux clients ? les ventes au personnel sont-elles contrles ? Si les services (ou travaux) sont rendus sur une priode tendue, procde-t-on des demandes d'acomptes ? K - PROVISIONS: Les provisions pour clients douteux sontelles : calcules rgulirement sur l'anne ? tablies selon des critres clairement dfinis et constants ? Les critres sont-ils prudents et indpendants des critres de dductibilit fiscale ? Le mode de calcul permet-il de dissocier les provisions dductibles fiscalement de celles qui ne le sont pas ?