Controle de prazos com o ProcessMaker

Comente Por Eric Costa

22 de dezembro de 2008

Use o sistema de fluxo de trabalho gratuito ProcessMaker para manter equipes azeitadas e as tarefas sempre em dia Em equipes de trabalho, ficar de olho na situao das tarefas em curso uma boa forma de manter os prazos sob controle. Uma forma interessante de fazer isso criar um sistema de fluxo de trabalho, que descreve os processos usados pela equipe e avisa cada integrante quando sua vez de entrar em ao. H vrios programas para a implantao desse tipo de controle. Um dos melhores o ProcessMaker, gratuito e com cdigo aberto, que usaremos neste tutorial. Ele roda em praticamente todos os sistemas operacionais que contam com verses de Apache, PHP e MySQL. Um pacote pronto facilita a instalao no Windows (XP ou Vista). 1) Verses

Inicialmente, baixe o pacote completo para instalao do ProcessMaker no Windows. Para isso, acesse o endereowww.info.abril.com.br/download/5427.shtml. O download est hospedado no SourceForge, com vrios arquivos disponveis. Escolha o arquivo com extenso EXE, que o maior entre os itens existentes, por trazer inclusos todos os programas necessrios ao funcionamento do aplicativo. Rode o programa baixado para iniciar a instalao. 2) Instalao

Depois de fazer o download do pacote do ProcessMaker, encerre todos os programas que esto rodando, clique no arquivo executvel e comece a instalao. Clique em Next e escolha a opo I Accept The Agreement, para aceitar os termos de uso, pressionando novamente o boto Next. Selecione agora uma pasta local para armazenar a instalao do ProcessMaker e finalize a etapa clicando em Next. 3) Configurao

Depois de seguir os passos iniciais da instalao, hora de configurar o Apache e o MySQL. Comece escolhendo a porta TCP/IP usada pelo Apache. Se j houver um servidor web na mquina, possvel usar uma porta diferente da 80, que o valor-padro, s para o sistema de fluxo de trabalho. Indicado o nmero da porta, clique em Next e digite uma senha para o usurio Administrator do MySQL, que pode fazer alteraes estruturais no banco de dados. Pressione Next e depois Finish para concluir.

4) Primeiro login

O ProcessMaker abrir o navegador- padro da sua mquina, exibindo a tela de autenticao pela primeira vez. Tecle o nome admin tanto em User como em Password. Clique em Login para continuar. Feito isso, ser exibida a tela de administrao do ProcessMaker e ele estar funcionando corretamente. 5) Usurios

Com o ProcessMaker pronto, hora de criar usurios, que recebero as tarefas do workflow. Para isso, clique em Users > New. Na pgina que surge, tecle os detalhes do novo usurio, incluindo seu e-mail, o nome de login que ele utilizar (no campo User ID) e sua senha, que poder ser alterada por ele depois. No campo Role, escolha se o usurio poder criar novos tipos de fluxo de trabalho e administrar o ProcessMaker (na opo PROCESSMAKER_ADMIN) ou simplesmente receber tarefas (PROCESSMAKER_OPERATOR). Repita essa operao para todos os envolvidos nas tarefas. 6) Novo processo

J temos o sistema e os usurios. Agora, devemos criar o fluxo de trabalho em si, indicando cada tarefa e o responsvel por ela. Para isso, acesse Processes > New. Neste tutorial, montaremos um workflow bastante simples, com aprovaes sucessivas de um documento. Mas vale lembrar que o ProcessMaker permite arranjos mais sofisticados, com criao de formulrios a ser preenchidos ou arquivos enviados a cada passo. Para continuar a criao, tecle um ttulo e uma descrio para o workflow e clique no boto Save.

7) Tarefas

O ProcessMaker define o fluxo de trabalho de forma visual. A tela que surge tem apenas o ttulo dado no passo anterior e botes para a criao do diagrama. Clique com o boto direito na rea em branco e escolha Add Task. Na janela que surge, informe um ttulo e uma descrio para a primeira tarefa, marcando a opo Starting Task, j que essa ser a tarefa inicial. Passe seo Assignment Rules e escolha o usurio que ser responsvel por essa tarefa. Repita a criao de tarefas de forma que seu diagrama fique prximo ao da imagem, usando os botes de seta e End Of Process. 8) Trabalho

Depois de montarmos o fluxo de trabalho, vamos us-lo, simulando o recebimento de um documento para aprovao. Para isso, acesse Case > New. Escolha o workflow que criamos e pressione Start. Verifique a prxima tarefa e clique em Continue. Com isso, o usurio selecionado recebe o item criado em sua lista de tarefas. 9) Afazeres

Ao receber uma tarefa, ela aparece na lista de coisas a fazer do usurio. Para verific-la, ele deve autenticar-se no sistema, acessando http://ip_da_mquina:porta/, onde o ip_da_mquina o endereo IP do computador em que o ProcessMaker foi instalado e porta a porta TCP/IP, se esse nmero foi modificado durante a instalao (se foi usada a porta-padro 80, o nmero pode ser omitido). Tecle o nome de login e a senha do usurio, pressionando Enter em cada autenticao. Ao acessar Cases > To Do, o usurio recebe sua lista de afazeres. Para verificar o estado do workflow, basta clicar em Open em cada item elencado.