0 PREM - Commandes Sur Et Hors Marché - GU - R1.1 PDF

Guide Utilisateur gestion des dpenses dentretien Commandes sur et hors march Commandes entreprise
PRH 2.0 Release 1
VS, RT, OBE20/01/2011
Aareon 2011
Document : PREM_Rclamations_GU_R1.1.docx
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enregistr le 14.06.2012
Table des matires

1 2 3
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9
Finalit .......................................................................................................... 4 Prrequis ...................................................................................................... 5 Organisation des donnes ........................................................................... 6

Les articles ........................................................................................................................ 6 Les marchs ....................................................................................................................... 7 Les tiers fournisseurs......................................................................................................... 9 Les marchs, et les bordereaux de prix ........................................................................... 10 Le bon dintervention ...................................................................................................... 11 Description de la commande entreprise .................................................................... 12 Dtail de la commande .................................................................................................... 13 Affectation budgtaire, analytique et comptable de la ligne de commande ................... 14 Affectation dune ligne de commande un programme dinvestissement ..................... 16
4
4.1
4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5
Description du processus .......................................................................... 17

Traitement du devis jusqu passation de la commande ................................................. 17
Crer une demande de devis ........................................................................................................ 17 Enregistrer les rponses fournisseurs ........................................................................................... 17 Choisir le fournisseur ................................................................................................................... 17 Dtailler la commande ................................................................................................................. 18 Imprimer la commande ................................................................................................................ 18
4.2
4.2.1 4.2.2
Rception de la commande et contrle de la facture....................................................... 18

Rceptionner la commande .......................................................................................................... 18 Contrler la facture avec le bon de commande ............................................................................ 19
4.3
4.3.1 4.3.2
Liquidation de la commande et comptabilisation de la facture....................................... 19

Liquider une commande .............................................................................................................. 19 Classer une commande ................................................................................................................ 19
5
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10
Fiches mmo .............................................................................................. 21

Saisie de lentte dun bon de travaux entreprise............................................................ 21 Cration dune demande de devis ................................................................................... 21 Mise jour dune demande de devis et choix de lentreprise ......................................... 22 Imprimer un rcapitulatif dune demande de devis......................................................... 23 Informations sur lentreprise, choisir une autre adresse de commande .......................... 23 Changement de lentreprise............................................................................................. 24 Classement dun bon de travaux ..................................................................................... 24 Rclamation technique .................................................................................................... 24 Suppression d'un bon de travaux ..................................................................................... 24 Cration dune ligne dengagement ................................................................................ 25
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5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19 5.20 5.21 5.22 5.23 5.24 5.25 5.26 5.27
Modification dune ligne dengagement ......................................................................... 25 Visualisation de toutes les lignes dengagement ............................................................. 26 Visualisation des informations relatives au NCMP ........................................................ 26 Suppression dune ligne dengagement .......................................................................... 26 Apposition dun visa pour permettre limpression du bon.............................................. 26 Suppression dun visa ..................................................................................................... 26 Visualisation de lhistorique des visas ............................................................................ 27 Envoi de la commande .................................................................................................... 27 Impression en masse dattestations ................................................................................. 27 Indication des dates relles de rception des travaux...................................................... 28 Rception dune ligne dengagement .............................................................................. 28 Dsynchronisation HT/TTC ............................................................................................ 29 Indications sur les prix .................................................................................................... 29 Liquidation dun bon de travaux ..................................................................................... 29 Annulation dune liquidation de bon de travaux ............................................................. 30 Bote lettres................................................................................................................... 30 Suivi dune facture rattache un bon ............................................................................ 31
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Finalit
Passer commande des fournisseurs pour des travaux dentretien du patrimoine Engager les dpenses au budget. Rceptionner la commande, contrler la facture et donner le bon payer. Enfin solder et classer la commande.
Lgende :
Chemin daccs dans le logiciel
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Prrequis
Pour aborder le document, le lecteur doit pralablement prendre connaissance des concepts et de la documentation sur : la structure comptable et budgtaire dans PremHabitat la comptabilit des oprations la gestion des marchs et des contrats mixtes les tiers fournisseurs
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Organisation des donnes

3.1 Les articles
Typologie des codes articles et fournitures dans PremHabitat :
Code fourniture ou travaux : lensemble des codes travaux forme une nomenclature de ce qui peut tre achet un fournisseur. Exemple : remplacement dun convecteur, remplacement dune baignoire, disjoncteur 20A, etc., ou de ce qui peut tre consomm dans le cadre dune activit de Rgie Ils sont de deux types : Codes prestations Codes articles
Code prestation : La liste des codes prestations forme un catalogue des prestations dentretien pouvant tre commandes un fournisseur dans le cadre dun contrat dentretien. Cette liste est gnrique. Dune manire gnrale, dans PremHabitat, la prestation correspond des travaux pouvant faire lobjet dun contrat dentretien. Le code prestation est paramtr pour un type de prestation donn, pour un type de garantie donn et pour une nature de travaux donne. Les prestations ne peuvent pas faire lobjet dune commande fournisseur, que ce soit une commande simple, ou une commande entreprise, ou une commande rgie.
Code article : La liste des codes articles forme un catalogue des articles pouvant tre commands. Elle est gnrique. On doit y recenser au moins tous les articles qui peuvent quiper les lments de patrimoine.
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Le code article se caractrise par un code et un libell. Un code article de la nomenclature pourra tre utilis dans plusieurs bordereaux de prix chez plusieurs fournisseurs. Dune manire gnrale, dans PremHabitat, larticle correspond une fourniture, ou des travaux, pouvant faire, ou non, lobjet dun march bordereau de prix. Ils sont eux-mmes de trois types : Articles de type travaux (code T): tous travaux relevant des mtiers du btiment et ne faisant pas lobjet dun contrat dentretien Articles stocks (code S) : toutes fournitures pouvant tre achetes et que lorganisme a dcid de stocker Articles non stocks (code H) : toutes fournitures pouvant tre achetes et que lorganisme ne gre pas en stock. Articles de type moyen (code M) : codifie lensemble des ressources humaines et/ou matrielles de lorganisme pour la valorisation des temps passes dans le cadre de lactivit de rgie. o Main duvre : pour la valorisation des temps de travail (activit de rgie) o Ressources matriel de lorganisme : pour la valorisation de temps dutilisation dun matriel (vhicule, machine, etc.) Seuls les articles de type T ou H peuvent tre commands par une commande simple. Seuls les articles de type T peuvent tre commands par une commande entreprise (sur ou hors march) Seuls les articles de type S peuvent tre commands dans le cadre de lactivit rgie pour la gestion de stock
3.2 Les marchs

Les marchs et contrats, dans PremHabitat sont de diffrents types.
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On distingue : Les marchs comptables qui sont constitus essentiellement des marchs de travaux dans le cadre de travaux dinvestissement. Les marchs techniques qui comprennent : o Les marchs dits bordereau parce quils font lobjet dun bordereau de prix. Encore appel, selon la terminologie de lorganisme : march commandes . o Les marchs articles stocks qui nexistent que dans le cadre de la gestion des stocks rgie. o Les marchs dits articles non stocks pour des commandes simples hors patrimoine o Les contrats forfaitaires utiliss pour lachat de travaux dentretien du patrimoine Les contrats dentretien ayant trait un entretien du patrimoine et qui ont la mme finalit que les contrats forfaitaires. Parmi ceux-l, il existe des contrats mixtes qui permettent dans un mme contrat de combiner la contractualisation de lentretien et lachat de travaux sur bordereaux de prix.
Les commandes entreprise , objets du prsent document ne peuvent tre passes que dans le cadre des marchs dits bordereau ou sur des contrats dentretien de type mixte . Elles peuvent tre galement passes hors march.
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3.3 Les tiers fournisseurs
Tiers : regroupe les salaris, socitaires, organismes sociaux, dbiteurs et crditeurs divers ainsi que lEtat. Parmi les tiers, se trouvent les fournisseurs, cest--dire toute personne, physique ou morale, avec laquelle lorganisme est en relation daffaire. Les comptes auxiliaires sont grs par Tiers.
Type de tiers : entreprise, collectivit, salari, etc.
Corps dtat : spcialit parmi lensemble des mtiers du btiment (charpente, couverture, lectricit, plomberie, etc.).
Adresse : plusieurs adresses peuvent tre associes un mme fournisseur. Lune dentre elles doit tre dsigne comme principale. Un type est associ chaque occurrence dadresse. Ce type dsigne, sil sagit du payeur, de celui qui met la facture, de celui qui commander, etc. Contact : plusieurs interlocuteurs sont identifis avec leur fonction et coordonnes propres (tlphone, fax, adresse de messagerie lectronique).
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3.4 Les marchs, et les bordereaux de prix
March bordereau : accord contractuel pass entre lorganisme et un fournisseur pour la fourniture ou la ralisation dun bien, dun produit ou dune prestation intellectuelle caractre unique. Le march est excut au fur et mesure des commandes et des ralisations comptables Contrat dentretien: accord contractuel pass entre lorganisme et un fournisseur pour des obligations ayant trait un entretien rptitif et planifi, sur une dure reconductible ou non. Le contrat est excut selon un chancier dexcution. Le contrat mixte est un contrat dentretien combinant la fourniture dun entretien caractre rptitif et planifi avec la fourniture de biens ou services caractre unique. Les commandes entreprise peuvent tre passes sur la partie mixte du contrat dentretien.
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3.5 Le bon dintervention
Rclamation (ou Signalement) : demande de renseignement ou toute rclamation ouverte pour un ou plusieurs motifs et exigeant une rponse de la part de lorganisme. La rclamation, en gnral porte sur un ou plusieurs lments de patrimoine : ensemble(s), btiment(s), monte(s) ou lot(s). Sinistre : un dossier est ouvert pour tous les sinistres constats et impliquant lorganisme. Tout sinistre, quil soit dorigine Dgts des eaux , Incendie , Vol , Responsabilit Civile , Dommage Ouvrage .., peut tre gr dans PremHabitat
Bon dintervention : peut tre un bon de rgie, un bon entreprise, un bon sur contrat ou simplement une demande de travaux. Le bon dintervention est mis dans le module rclamations. Les demandes de travaux ou les bons de travaux sont traits dans les modules de gestion de lentretien patrimoine. Le bon dintervention est vu comme directement une commande entreprise ou comme une demande de devis qui est envoye un ou plusieurs fournisseurs.
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3.6 Description de la commande entreprise
Commande entreprise (encore dnomm : bon de travaux entreprise ) : acte par lequel lorganisme commande un fournisseur des travaux dentretien du patrimoine. Les travaux commands nentrent pas dans lentretien courant du patrimoine, ils font suite un tat des lieux, une rclamation, un sinistre ou toute demande formule par une personne dans lorganisme ou extrieure lorganisme. Nature de travaux : quivalent corps dtat
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3.7 Dtail de la commande
. Ligne de commande entreprise : dtail des travaux commands au fournisseur. La ligne de commande se rapporte un code article. Le code article peut faire rfrence, ou non, un bordereau de prix dans le cadre dun march. La ligne de commande peut faire rfrence un article dit libre ; dans ce cas, le libell de larticle est enregistr manuellement sur la ligne de commande. Si le code article ne fait pas rfrence un bordereau de prix, les lments de prix sont enregistrs manuellement sur la ligne de commande ; en tous cas, chaque ligne de commande doit tre valorise.
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3.8 Affectation budgtaire, analytique et comptable de la ligne de commande
Une ligne de commande est ventile en deux primputations comptables analytiques et budgtaires. Lune est la partie rcuprable ( R ) de la ligne de commande ; lautre est la partie non rcuprable (NR ) de la ligne de commande elle permet de codifier lavance la ventilation comptable et analytique de la facture venir. Elle permet dengager la dpense sur le compte budgtaire auquel elle est affecte.
La partie rcuprable de la primputation est codifie sous la forme : Compte budgtaire Code activit Cible (pour processus de rgularisation des charges) Ensemble et code rubrique (si refacturation au locataire) .La partie non rcuprable de la primputation est codifie sous la forme : Compte budgtaire Ensemble patrimonial Code rubrique
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Compte budgtaire : nature de dpense, ou recette, pouvant faire lobjet dune enveloppe budgtaire. Exemple : Espaces verts rcuprables Plomberie non rcuprable Electricit ascenseur Electricit des communs Electricit chaufferie Le compte budgtaire est de 3 types selon le mode de gestion budgtaire adopt par lorganisme : Compte de type rubrique (ou rubrique budgtaire en comptabilit commerciale) : prsent selon une structure hirarchique (comme un plan de comptes), ce compte permet de budgter les dpenses et recettes de lorganisme sans forcment rpartir ces dpenses et recettes entre les entits organisationnelles de lorganisme. En mme temps, le compte type rubrique joue le rle de compte matre pour les comptes structure ou service qui lui sont rattachs. Ainsi, il porte des informations de gestion dont les comptes structure et service hritent ds lors quils lui sont rattachs. Compte de type structure : permettent de budgter les dpenses et recettes de lorganisme en les rpartissant parmi des lments structurs sous une forme reprsentative de lorganisation de lentreprise et de sa structure patrimoniale.
Compte gnral : tel que dans le plan comptable gnral. En termes de paramtrage, le compte gnral est associ une ou plusieurs lignes de ventilation analytique. Chaque ligne de ventilation est lassociation dun code activit avec un code rubrique. Code activit : dtermine le type de gestion analytique. On en distingue 3 principaux : 1. pour la constitution de la fiche de suivi financire et comptable (comptabilit des oprations), 2. pour un suivi analytique par ensemble patrimonial (non concern par les commandes hors patrimoine, sauf pour les btiments du sige), 3. en vue de la rgularisation des charges (non concern par les commandes hors patrimoine). Code rubrique (analytique) : ne pas confondre avec compte budgtaire type rubrique . Cest une nature de dpense ou recette. Il est toujours associ au code activit pour dterminer les ventilations analytiques dun compte.
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Cible : ensemble de lots obissant aux mmes rgles pour le calcul des charges rcuprables.
3.9 Affectation dune ligne de commande un programme dinvestissement
Programme : opration dinvestissement pour la construction ou la rhabilitation dun ensemble immobilier (programme locatif, amlioration dun parc patrimoine, dmolition, acquisition). Le programme dinvestissement est une instance dans une structure budgtaire (structure dinvestissement). Le budget associ chaque programme est enregistr par lot de dpenses, selon une nomenclature des lots paramtrs.
Lien comptable : objet collecteur des cots du programme. Ce collecteur de cot peut tre un lment de patrimoine ; cet lment peut tre un patrimoine existant ou bien un patrimoine futur (qui serait alors prenregistr dans le systme).
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Description du processus
Trois parties : Traitement de devis jusqu passation de la commande au fournisseur Traitement de la commande et contrle de la facture Liquidation de la commande et comptabilisation de la facture
4.1 Traitement du devis jusqu passation de la commande
4.1.1
Crer une demande de devis
4.1.2
Enregistrer les rponses fournisseurs
4.1.3
Choisir le fournisseur
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4.1.4
Dtailler la commande
4.1.5
Imprimer la commande
4.2 Rception de la commande et contrle de la facture
Les commandes ltat T sont connues du module comptable. A rception des factures fournisseurs, elles sont prenregistres dans le module comptable. Elles ne peuvent ltre que si la commande est ltat T .
Une fois la facture prenregistre, un contrle de la facture par rapport la livraison et par rapport la commande est effectu. La commande est ainsi dite excute , cest--dire quelle peut tre liquide.
4.2.1
Rceptionner la commande
Constater la bonne excution des travaux par le fournisseur.
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4.2.2
Contrler la facture avec le bon de commande

Contrler la facture prenregistre par le service comptable et terminer la rception de la commande
4.3 Liquidation de la commande et comptabilisation de la facture
La liquidation de la commande, qui procde dans le mme temps la comptabilisation de la facture seffectue directement dans le module technique, ou dans le module comptable, en fonction de lorganisation choisie par lorganisme. Une facture liquide est considre comme bonne payer. Elle prend ltat L .
4.3.1
Liquider une commande

Comptabiliser la facture
4.3.2
Classer une commande

Il sagit de clturer une commande. La commande passe ltat X .
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Fiches mmo
5.1 Saisie de lentte dun bon de travaux entreprise
1) Cliquer sur Nouveau bon entreprise (ou Menu Fiche Nouvelle) Les champs de saisie sont mis blanc. La date du jour apparat au niveau de la date de saisie du bon. a. Date de saisie du bon b. Visa (si paramtrage activ) c. Origine (critre de tri des natures) d. Nature de lintervention (Corps dtat) e. Sur/hors march ; Numro du march si le bon est sur march (recherche par march ou par entreprise) f. Exercice budgtaire g. Effectuer un rattachement au patrimoine h. Entreprise (si lon ne souhaite pas effectuer une demande de devis) i. Saisir un descriptif (cf Descriptif sommaire) 3) Saisir les diffrentes informations complmentaires, le cas chant : a. Numro de la rclamation associe (ramne en automatique des informations de la rclamation) b. Dates prvisionnelles de ralisation des travaux c. Prvenir le contact / le locataire d. Ajouter une note interne ou sur le bon laide du bloc-note 4) Cliquer sur Enregistrer Rsultat attendu : Le numro du bon entreprise est attribu. Ltat du bon de travaux apparat en haut gauche du numro. Il sagit de ltat (ou Menu Fiche Enregistrer)
2) Saisir les diffrentes informations obligatoires :
(de rdaction).
5.2 Cration dune demande de devis

Cette fonctionnalit permet de grer les demandes de devis auprs des entreprises pour les travaux raliser. Pr requis : Le bon de travaux doit tre ltat , avec aucune entreprise de renseigne
1) Cliquer sur Menu Fiche Demande de devis

2)
Cliquer sur le bouton Crer (feuille blanche)
3) Saisir les donnes suivantes :

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a. c.
Nom de lentreprise Dlai en jours pour recevoir une rponse
b. Date denvoi du devis
4)
Cliquer sur le bouton Enregistrer (disquette) Une ligne est insre dans le tableau
5) Effectuer les tapes 2 4 pour chaque entreprise sollicite 6) Pour imprimer la demande de devis: a. Slectionner une entreprise b. Choisir le nombre de copie ou d'original imprimer c. Cliquer sur le bouton Imprimer
7) Options Patrimoine : actif quand deux lignes de patrimoine sont prsentes Rcap. : Possibilit d'imprimer un document rcapitulatif de tous les Devis
Rsultat attendu : Un bouton D bleu est apparu droite des coordonnes de lentreprise, sur le bon , une info bulle apparat prcisant Lorsque lon passe avec la souris sur le bouton que le devis nest pas encore choisi Un vnement de type Saisie dune demande de devis, Envoi dune demande de devis sont insrs dans le tableau de Suivi
5.3
Mise jour dune demande de devis et choix de lentreprise

, avec aucune entreprise de renseigne.
Pr requis : Le bon de travaux doit tre ltat R
Une demande de devis a d tre faite au pralable.
1) Rechercher le bon 2) Cliquer sur le bouton 3) Slectionner lentreprise pour laquelle un devis a t reu a. Date de rception du devis b. Montant du devis c. N Devis de lentreprise 5) Cliquer sur le bouton Enregistrer
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4) Saisir les valeurs suivantes :
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6) Saisir les autres devis, le cas chant, de la mme manire 7) Si lentreprise ne peut pas encore tre choisie, cliquer sur le bouton Quitter. 8) Si lentreprise peut tre choisie, inscrire une note indiquant les raisons de ce choix. 9) Slectionner lentreprise choisie et cliquer sur le bouton Choisir Rsultat attendu : Le nom et les cordonnes de lentreprise sont ramens en automatique sur le bon. Le bouton D est devenu noir , une info bulle apparat avec la note Lorsque lon passe avec la souris sur le bouton indiquant les raisons du choix Si lon rouvre la fentre des demandes de devis, une croix se trouve dans la colonne Ch. sur la ligne de lentreprise choisie Un vnement de type Rception dune demande de devis, Choix de lentreprise sont insrs dans le tableau de Suivi
5.4 Imprimer un rcapitulatif dune demande de devis

Pr requis :
Une demande de devis a due tre faite au pralable.
1) Rechercher le bon de travaux 2) Cliquer sur le bouton 3) Cocher la case Rcap. 4) Indiquer le nombre de copies 5) Cliquer sur le bouton Imprimer 6) Cliquer sur le bouton Quitter
5.5 Informations sur lentreprise, choisir une autre adresse de commande

Cette fonctionnalit permet dobtenir des informations complmentaires sur lentreprise mandate pour les travaux raliser. Si lentreprise possde plusieurs adresses de commande, le mot Entreprise sur le bon sera en bleu. Le fait de double-cliquer sur le mot ouvrira la fentre dinformations du Tiers. Le fait de double-cliquer sur une adresse de commande, puis denregistrer avec la disquette, lactivera pour le bon de travaux. Pour accder aux informations du Tiers, il suffit de cliquer sur le menu Fiche Informations sur lentreprise
Informations fournies :
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Le nom de lentreprise apparat prcd de son code Tiers. Pour lexercice budgtaire slectionn, les montants disponibles, ralis et engag et la limite entreprise sont indiqus. La zone Indicateur fournit le pourcentage dengagement pour lexercice budgtaire indiqu en fonction de la date du jour et par rapport la limite entreprise.
Dans le tableau sont rcuprs les adresses de commande (type C), de facturation (type F) et du sige (type S) de lentreprise, ses numros de tlphone et de tlcopie saisis dans le module TIERS du domaine Comptabilit.
Il existe la possibilit de saisir une nouvelle adresse de commande pour le bon entreprise que lon est en train de saisir. Attention : Ladresse ajoute ou choisie ne sera valable que pour ce bon.
5.6 Changement de lentreprise

Cette fonctionnalit permet de changer lentreprise mandate pour les travaux raliser lorsque le bon entreprise est encore ltat R uniquement. Cliquer sur le Menu Fiche Changement de lentreprise
5.7 Classement dun bon de travaux

1) Cliquer sur Classement du bon Rsultat attendu : Le bon passe ltat X (classe). Un vnement de type Classement est cr dans le tableau de Suivi (ou Menu Fiche Classement)
5.8 Rclamation technique

La rclamation dite technique sera classe automatiquement lors du suivi des bons de travaux associs.
5.9 Suppression d'un bon de travaux

Pr requis : Le bon de travaux doit tre ltat R, E ou T. 1) Rechercher la fiche supprimer 2) Cliquer sur Supprimer le bon entreprise 3) Confirmer la suppression Rsultat attendu : Le bon de travaux passe ltat S (supprim logiquement). (ou Menu Fiche Supprimer)
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Un vnement de type Suppression est insr dans le tableau de Suivi (il est possible de le chaner un courrier au fournisseur)
5.10 Cration dune ligne dengagement

Pr requis :
Lentte du bon de travaux doit avoir t enregistr dans le systme avec une entreprise de renseigne.
1) Cliquer sur longlet "Command" ou (ou Menu Outils Dtails de la commande) 2) Cliquer sur Nouvelle ligne (ou Menu Lignes Nouvelle ligne) 3) Saisir le lieu dexcution le cas chant 4) Saisir les diffrentes informations obligatoires : a. Dsignation de larticle b. Tva (modifier si le taux ramen en automatique ne convient pas il est mis 5.5% selon le nombre de lots conventionns et selon la date du logement) c. Prix unitaire HT d. Quantit e. Pourcentage de rcupration ou forfait rcuprable auprs du locataire f. Imputation budgtaire g. Imputation analytique h. Type de dpense i. j. Famille Opration Individuelle et si la fonctionnalit de cration de bordereau en Gestion Locative par le module Facture est active) sinon la case Dossier nest pas visible. 5) Cliquer sur Enregistrer la ligne Rsultat attendu : La ligne dengagement est visible dans la 1e ligne du tableau en vert. (ou Menu Lignes Enregistrer la ligne)
k. Dossier locatif (si la ligne est Rcuprable avec activit Rcuprable
5.11 Modification dune ligne dengagement

1) Slectionner la ligne dengagement modifier 2) Modifier les informations accessibles 3) Cliquer sur Enregistrer la ligne Rsultat attendu : apportes. Cette ligne dengagement apparat dans le tableau avec les modifications (ou Menu Lignes Enregistrer la ligne)
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5.12 Visualisation de toutes les lignes dengagement

1) Cliquer sur longlet "Command" ou (Menu Outils Dtails de la commande) 2) Cliquer sur Agrandir la grille
3) Effectuer des crations/modifications, le cas chant. Cliquer sur Rduire la grille
5.13 Visualisation des informations relatives au NCMP

1) Cliquer sur longlet "Command" (ou Menu Outils Dtails de la commande)
Cliquer sur le bouton pour permettre laffichage de lascenseur horizontal. 2) Utiliser lascenseur horizontal pour visualiser les diffrentes informations relatives au Nouveau Code des Marchs Publique (NCMP)
3) Cliquer sur le bouton
pour revenir laffichage prcdent
5.14 Suppression dune ligne dengagement

1) Slectionner la ligne dengagement supprimer 2) Cliquer sur Supprimer la ligne Rsultat attendu : Cette ligne dengagement disparat du tableau (ou Menu Lignes Supprimer la ligne)
5.15 Apposition dun visa pour permettre limpression du bon

Attention : cette fonctionnalit nest pas active par dfaut.
1) Cocher la case Visa 2) Cliquer sur Oui
Rsultat attendu: E) Un vnement est gnr en automatique dans le suivi vnementiel La case Visa est coche et la date du jour est prcise Le bouton de limprimante est accessible Il est impossible de crer/modifier/supprimer des lignes (valable ltat R et
5.16 Suppression dun visa

Pr requis : Le bon doit comporter un visa
1) Cocher la case Visa 2) Accepter la suppression du visa
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Rsultat attendu: La case Visa est dcoche Le bouton de limprimante est inaccessible Un vnement est gnr en automatique dans le suivi vnementiel
5.17 Visualisation de lhistorique des visas

Pour visualiser lhistorique des visas, il suffit de double cliquer sur le mot Visa.
5.18 Envoi de la commande

1) Cliquer sur Imprimer le bon entreprise 2) Slectionner la/les dition(s) voulue(s) : a. Bon standard (bon chiffr) b. Bon muet (bon non chiffr) c. Descriptif sommaire d. Compte rendu dexcution (ditable lorsque les travaux ont t excuts) e. Attestation (ditable si le logement conventionn a plus de 2 ans) f. Courrier au locataire 3) Prciser le signataire du bon (possible selon le paramtrage) 4) Valider ldition slectionne laide du bouton Imprimer 5) Envoyer le bon de travaux lentreprise mandate Rsultat attendu: Le bon de travaux passe ltat E (dit). (ou Menu Fiche Imprimer)
5.19 Impression en masse dattestations

Pr requis :
Lentte du bon de travaux doit avoir t enregistr et le patrimoine rattach doit impliquer un taux de TVA 5.5% (logement > 2 ans). 1) Cliquer sur Menu Fiche Attestations en masse 2) Saisir le code du premier lment attester et le dernier (Edition de toutes les attestations entre ces deux codes) le mme si lon souhaite, comme ici, les attestations des logements dun seul ensemble 3) Cliquer sur pour imprimer ou sur pour pr-visualiser.
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5.20 Indication des dates relles de rception des travaux

Pr requis : Le bon de travaux, pralablement enregistr, a t envoy lentreprise mandate.
Les travaux ont t raliss au moins partiellement.
1) Cliquer sur Suivi du bon entreprise 3) Saisir une date de rception
(ou Menu Fiche Suivi)
2) Saisir les dates de dbut et de fin de travaux 4) Crer des vnements, le cas chant, en effectuant les manipulations dcrites au sous chapitre : Suivi gnration dvnements. 5) Cliquer sur le bouton Enregistrer Rsultat attendu : Le bon de travaux passe ltat T (en traitement). La Rclamation, ventuellement relie au bon de travaux, est classe automatiquement (si le bon est class et se trouve tre le dernier bon non class rattach la rclamation).
5.21 Rception dune ligne dengagement

Pr requis :
Le bon de travaux doit tre ltat (les dates relles de rception des travaux ont t saisies).
1) Cliquer sur longlet Excut ou Dtail excut du bon entreprise Outils Etat davancement) 2) Slectionner la ligne dengagement 3) Modifier ou valider le prix unitaire de larticle 4) Modifier ou valider la quantit darticles commands 5) Rceptionner la ligne en cliquant sur Enregistrer la ligne Enregistrer la ligne)
(ou Menu
(ou Menu Lignes
a. Si la quantit a t modifie (plus petite que la quantit initiale), un message pour la cration dune nouvelle ligne apparat. Si une nouvelle ligne est cre, on se trouve dans le cas dune rception partielle : la nouvelle ligne peut tre cre dans le tableau de lignes de rception ou de commande (selon le paramtrage). Il faudra rceptionner cette ligne puis la liquider pour pouvoir classer le bon. Ce cas est par exemple celui de deux factures pour un bon (cas de travaux effectus en deux temps, par exemple). Attention : selon le paramtrage, cette nouvelle ligne doit tre enregistre (Enregistrer la ligne ) pour tre prise en compte.
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Rsultat attendu : Le bon de travaux reste ltat T (en traitement). Les lignes rceptionnes apparaissent en rose.
Astuces :
Lorsque le bon de commande est compos de plusieurs lignes dengagement et que toutes les quantits et les prix sont justes, il existe la possibilit de rceptionner toutes les lignes en une seule et mme manipulation : Cliquer sur Rceptionner tout le command le command) (ou Menu Lignes Rceptionner tout
De mme, lorsque lon souhaite abandonner une commande, il est possible de dsengager toutes les lignes en une seule manipulation :
Cliquer sur Rceptionner tout 0
(ou Menu Lignes Rceptionner tout 0)
5.22 Dsynchronisation HT/TTC

Cette fonctionnalit permet de dsynchroniser le montant HT du TTC hauteur de +/- 3 centimes. 1) Slectionner une ligne dengagement 2) Cliquer sur Menu Outils Dsynchronisation HT / TTC 3) Modifier les valeurs tarifaires de la ligne 4) Enregistrer la ligne en cliquant sur Enregistrer la ligne Enregistrer la ligne) (ou Menu Lignes
5.23 Indications sur les prix

Cette fonctionnalit permet de connatre des diffrents tarifs des articles prcdemment commands. Slectionner une ligne darticle puis cliquer sur le Menu Lignes Indications sur les prix
5.24 Liquidation dun bon de travaux

Pr requis : Une entte de facture doit avoir t pralablement enregistre, et le lien avec lengagement activ (v. Manuel utilisateurs du module FACTURES du domaine Comptabilit). Le bon de travaux doit tre ltat T sur fond gris (trait) .
Astuce :
Pour voir le lien avec la facture, il suffit de double-cliquer sur ltat gris (cf chapitre suivant). 1) Cliquer sur Liquider (ou Menu Fiche Liquidation)
Aareon 2011
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2) Dans le tableau du haut, slectionner la ligne correspondant lentte de facture concerne 3) Dans le tableau central, slectionner la ligne dengagement insrer dans la facture slectionne prcdemment. Cliquer sur le bouton Insrer. Si lon souhaite insrer toutes lignes dans la mme facture, cliquer sur le bouton Insrer tout. Les lignes de commandes sont insres dans le tableau du bas. 4) Sil ne reste plus de lignes en attente de liquidation, cocher la case Classement du bon aprs liquidation 5) Cliquer sur le bouton Liquider Rsultat attendu : Le bon de travaux passe ltat X (class) liquides. Les lignes liquides apparaissent en jaune Attention : Sil reste des lignes non liquides, le bon de travaux passe alors par ltat L intermdiaire (en liquidation) . , si toutes les lignes dengagement ont t
5.25 Annulation dune liquidation de bon de travaux

v. Manuel utilisateurs du module FACTURES du domaine Comptabilit
5.26 Bote lettres

Cette fonctionnalit permet dafficher la liste des factures, en attente de liquidation, relies des bons de travaux pour lentreprise mandate et le service auquel appartient lutilisateur.
Cliquer sur le Menu Recherche Bote lettres
Informations fournies : 1) Le numro du bon de travaux, 2) le nom de lentreprise mandate, 3) le numro darchive de la facture relie, 4) les codes des services propritaire et destinataire de la facture 5) la date de cration du lien avec lengagement.
Aareon 2011
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5.27 Suivi dune facture rattache un bon

Nota : cette fentre ne permet aucune saisie ni lien avec le module Facture, les informations sont juste titre indicatives. Pr requis : Une entte de facture doit avoir t pralablement enregistre, et le lien avec lengagement activ (v. Manuel utilisateurs du module FACTURES du domaine Comptabilit). Le bon de travaux doit tre au minimum ltat T sur fond gris (trait) 1) Double-cliquer sur ltat du bon 2) Dsignation des colonnes de la grille du haut : a. Numro archive b. Exercice c. Date Rception d. Date Comptable Comptabilit e. Entte Facture f. C, V, M, R, S, P : Libell de la facture : Statut de la facture : Contrle, Valide Mandate, Rattache une facture dannulation, Supprime, Paye : Montant total de la facture : Montant valid de la facture : Numro de la facture : Exercice de la facture : Date de rception de la facture : Date de prise en compte de la facture en .
g. Montant de la facture h. Montant dj valid 4)
3) Slectionner la facture dans la grille du haut pour visualiser le dtail des lignes, Dsignation des colonnes de la grille du bas : a. Numro Bon de commande b. Dsignation c. Imputation d. Analytique e. Total ht f. Total ttc 5) Cliquer sur le bouton Quitter : Numro du bon rattach la facture : Dsignation de larticle : Compte budgtaire associ : Analytique associ : Prix HT de larticle command : Prix TTC de larticle command
Aareon 2011
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Guide Utilisateur gestion des dpenses dentretien Commandes sur et hors march Commandes entreprise

PRH 2.0 Release 1

VS, RT, OBE20/01/2011

Table des matires

Description du processus .......................................................................... 17

Rception de la commande et contrle de la facture....................................................... 18

Liquidation de la commande et comptabilisation de la facture....................................... 19

Fiches mmo .............................................................................................. 21

Organisation des donnes

3.2 Les marchs

3.3 Les tiers fournisseurs

Type de tiers : entreprise, collectivit, salari, etc.

3.4 Les marchs, et les bordereaux de prix

3.5 Le bon dintervention

3.6 Description de la commande entreprise

3.7 Dtail de la commande

3.8 Affectation budgtaire, analytique et comptable de la ligne de commande

3.9 Affectation dune ligne de commande un programme dinvestissement

4.1 Traitement du devis jusqu passation de la commande

Crer une demande de devis

Enregistrer les rponses fournisseurs

4.2 Rception de la commande et contrle de la facture

Contrler la facture avec le bon de commande

4.3 Liquidation de la commande et comptabilisation de la facture

Liquider une commande

Classer une commande

2) Saisir les diffrentes informations obligatoires :

5.2 Cration dune demande de devis

1) Cliquer sur Menu Fiche Demande de devis

Cliquer sur le bouton Crer (feuille blanche)

3) Saisir les donnes suivantes :

Nom de lentreprise Dlai en jours pour recevoir une rponse

b. Date denvoi du devis

Mise jour dune demande de devis et choix de lentreprise

Pr requis : Le bon de travaux doit tre ltat R

Une demande de devis a d tre faite au pralable.

4) Saisir les valeurs suivantes :

5.4 Imprimer un rcapitulatif dune demande de devis

5.5 Informations sur lentreprise, choisir une autre adresse de commande

5.6 Changement de lentreprise

5.7 Classement dun bon de travaux

5.8 Rclamation technique

5.9 Suppression d'un bon de travaux

5.10 Cration dune ligne dengagement

k. Dossier locatif (si la ligne est Rcuprable avec activit Rcuprable

5.11 Modification dune ligne dengagement

5.12 Visualisation de toutes les lignes dengagement

5.13 Visualisation des informations relatives au NCMP

3) Cliquer sur le bouton

pour revenir laffichage prcdent

5.14 Suppression dune ligne dengagement

5.15 Apposition dun visa pour permettre limpression du bon

5.16 Suppression dun visa

5.17 Visualisation de lhistorique des visas

5.18 Envoi de la commande

5.19 Impression en masse dattestations

5.20 Indication des dates relles de rception des travaux

1) Cliquer sur Suivi du bon entreprise 3) Saisir une date de rception

(ou Menu Fiche Suivi)

5.21 Rception dune ligne dengagement

(ou Menu Lignes

Cliquer sur Rceptionner tout 0

(ou Menu Lignes Rceptionner tout 0)