SISTEMAS INFORMTICOS EN LAS ORGANIZACIONES.

DISEO E IMPLEMENTACIN EN UNA EMPRESA REAL

Carlos Luis Leporati 1.1 LOS SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES Toda organizacin es un sistema social, cuya estructura refleja de que manera, sta interacta con el medio ambiente. En tanto es sistema, son a los subsistemas que la componen y los condiciona, puesto que les impone su propsito. Es til reconocer estos subsistemas y como interactan entre s, para poder juzgar la coordinacin que es precisa entre ellos y poder actuar con oportunidad e introducir los cambios correspondientes. 1.2 SISTEMAS DE INFORMACIN Como sistema, una organizacin transforma inputs de recursos, bienes, informacin y servicios para obtener un producto. En su estructura se reconocen tres grupos diferenciados: Los sistemas que atienden a la captacin y evolucin de los recursos fundamentales, en conexin con el entorno; Los sistemas que permiten la administracin o gobierno del sistema mayor u organizacin;

Los sistemas que atienden al desarrollo de las tareas que son requeridas por la actividad de la organizacin. El input es captado por los SISTEMAS DE RECURSOS, que son: Recursos Humanos, Recursos Financieros, Tecnolgicos y Logsticos. El procesamiento de los recursos, intersectando personal con operaciones (definidas por los procedimientos), y aplicndose sobre los otros recursos por medio de la tecnologa, constituye la funcin de la empresa agrupada en los SISTEMAS OPERATIVOS, cuya naturaleza corresponde a las necesidades particulares de cada organizacin. Todo el conjunto de recursos y operaciones, tiende a conformar dinmicamente estructuras que son ajustadas tambin dinmicamente por decisiones de la direccin. Esa direccin no se ejerce espontneamente, sino que est a su vez estructurada: El sistema de Administracin, o SISTEMA DE GOBIERNO, que se compone de varios sistemas corporativos, as llamados por tratarse de sistemas que afectan a la totalidad de la organizacin. Estos son el Sistema Decisional, que establece la mecnica por medio de la cul se toman las decisiones, el Sistema de Informacin, que explicita la estructura a travs de la cual se captan y elaboran los datos, el Sistema de Planificacin y Control, que anticipan lo que ocurrir con cierta probabilidad, y evalan lo que ocurri realmente, y que constituyen los aspectos complementarios de la toma de decisiones. Las decisiones se toman juntando datos e informndose a travs del sistema de informacin, y otra vez a travs del mismo se traducen en rdenes o normas para la produccin, que luego se transforman en acciones. El sistema de gobierno esta ah, para que las PERSONAS que dirigen una organizacin puedan hacerlo sistemticamente, que dispongan de informacin organizada para evaluar factores dentro y fuera de la misma, y para que el control de lo actuado sea tan eficaz, como sea posible. La planificacin es una toma de decisiones anticipada, pero, de hecho, implica un sistema para realizarla. Como en ese sistema no se puede prever todo, el control es necesario para la accin correctiva. El sistema de informacin, obra como nexo entre ellos, al transformar decisiones en acciones y los resultados de stas en informacin de control. Las tareas de este ciclo son las siguientes: un ACONTECIMIENTO externo o interno (evento), produce una excitacin que da lugar a un REGISTRO de algunas de las variables afectadas: el DATO. Este se integra en un sistema que conjuntamente a otros datos conforman lo que llamamos BASE DE DATOS. Por medios manuales , mecnicos o electrnicos, el repositorio (la base) es utilizado para el PROCESAMIENTO, dando as lugar a la INFORMACIN. 1.3 INFORMACIN Y DATOS Todas las mediciones que se hagan sobre variables observadas constituyen datos. Claramente, estos carecen de valor si no se cuenta con un contexto contra el cul evaluarlos o contrastarlos. Al aadirle el contexto se le

da valor semntico al dato, es decir, se le elabora adjuntndolo con otros datos, como mensaje. Pero el mensaje tampoco interesa, es decir "informa", si no hay motivo para conocerlo.

Esquema del Ciclo de Informacin

1.4 LOS DATOS COMO ACTIVO DE UNA ORGANIZACIN Toda organizacin recoge y analiza datos. Estos datos son de diferentes orgenes y responden a diferentes propsitos. Por ejemplo la contabilidad de una empresa resume, habitualmente, los datos referidos a las operaciones de la misma medidos en dinero corriente. Las empresas y las organizaciones en general suelen

tambin almacenar datos sobre sus productos, servicios, clientes, agentes, contratistas, proveedores o beneficiarios. Cada una de estas categoras significa un tipo distinto de datos. Las organizaciones, en tanto sistemas, tienen un propsito, fijado por las decisiones determinativas del ms alto nivel de conduccin: El directorio de la empresa. Pero no siempre las organizaciones se estructuran eficientemente para cumplir con sus objetivos, y es notorio que algunas hasta lo hacen manifiestamente mal. Un buen indicio del grado de madurez de una organizacin en su gestin administrativa es el manejo que realiza con los datos. En los ltimos aos, varias organizaciones que llevaron a la prctica una reestructuracin de sus sistemas administrativos en torno a sus objetivos de informacin obtuvieron beneficios que las colocaron delante de su competencia de manera decisiva, casi obligando a aquella a dejar el mercado. Ms que preconizar el monopolio, este argumento pretende afirmar la importancia de la administracin sabia de los datos de una organizacin, an en aquellos casos donde los objetivos slo pueden medirse en el terreno econmico de manera mediata, como en el caso de la salud pblica. Esto implica el reconocimiento, por parte del personal de las organizaciones, de que los datos deben pertenecer a todas las funciones de una organizacin. Las islas de informacin en las que es habitual que se refugien los administradores medios y an altos, impiden de manera terminante la cooperacin requerida para alcanzar este objetivo. Por ejemplo, el gerente de produccin de una planta fabril puede entender el xito de la empresa como la produccin a capacidad plena, el de relaciones laborales como el funcionamiento sin conflictos, el contador como un balance fiscal positivo, y el financista o tesorero como un flujo de caja afortunado. Cada uno tiene, entonces, sus propias necesidades de informacin y su propia visin de la empresa u organizacin. Uniformar esos criterios es tarea de Desarrollo Organizacional, pero las consecuencias sobre los datos deben ser asumidas por el +area de sistemas mucho antes de que un programa de desarrollo organizacional, pueda mostrar avances en ese sentido. Claramente, tal como la organizacin reconoce que sus recursos humanos, tecnolgicos o logsticos requieren un nivel de especializacin en su administracin, an cuando su efecto sobre la empresa resulte global, se debe reconocer que la administracin de los datos de una organizacin, dado el valor que stos tienen para la misma, debe estar en manos de una funcin especializada. La utilidad de los datos de una empresa u organizacin, se materializa en la toma de decisiones correcta y oportuna, en base a los datos que conoce. Si stos resultan poco seguros, imprecisos, inoportunos o simplemente estn fuera del alcance del que tiene que tomar la decisin, el proceso de la misma resulta poco fiable, y la organizacin pierde confianza en el sistema gubernamental, se vuelve rgida y poco manejable y termina convirtindose en una burocracia. El primer paso hacia los proyectos de reingeniera en las organizaciones es reconocer la necesidad de la existencia de una funcin de administracin de datos en cada una de ellas. A partir de all, el Sistema Informtico es la aplicacin de tcnicas de produccin de sistemas automatizados para el mantenimiento y la explotacin de los datos como activo de la Organizacin, o sea los que sta tiene y genera. 1.5 EL PROYECTO DE SISTEMAS Un Proyecto de Sistemas en una organizacin, es un conjunto de actividades ya sea secuenciales o en paralelo, cuyo objetivo es producir un "producto" informtico que se incorpora a la estructura de los procesos de la organizacin que lo gesta. De todos modos, un proyecto se caracteriza por: Se ejecuta una sola vez; Tiene fecha de comienzo y de finalizacin; Tiene un presupuesto operativo; Atiende a uno o ms procesos de la organizacin. En este contexto, un proceso de la organizacin es un conjunto de actividades de la misma cuyo objetivo es producir resultados definidos a partir de datos de ingreso definidos. Estas actividades pueden tener lugar en paralelo o ser secuenciales. Pueden involucrar el manejo de informacin, o las acciones de personas. Una caracterstica de los procesos es que se les puede repetir, en condiciones normales, continuamente. Tambin es posible generar mtodos alternativos para alcanzar los mismos objetivos. El Proyecto de Sistemas de una organizacin trasciende al Proyecto de Software, aunque lo origina. Generalmente, hacemos referencia a un Proyecto de Sistemas cuando se pretende realizar alteraciones en la estructura de trabajo de un rea, pero como sta se refleja profundamente en su Sistema de Informacin, es ste el que resulta modificado. El Sistema de Informacin de la organizacin transforma objetos reales en informacin. Los administradores manipulan luego esos datos, o esa informacin, tal cul si fueran los ojetos reales, para provecho de la organizacin, teniendo en cuenta los objetivos formulados en su creacin y para la que se formul la estructura del sistema de informacin.

o o o o

Los objetivos de la organizacin para la que trabajan escapan al gobierno de los profesionales de sistemas como tcnicos, pero, como administradores que participan en las decisiones de esa organizacin, colaboran en su formulacin. Sin embargo, en cada rea es el administrador especializado el encargado de traducir las necesidades de informacin de la organizacin en necesidades de informacin del sector. Es su responsabilidad que la herramienta sea la adecuada. El sistema de informacin de un rea dada est conformado por flujos formales e informales de datos. Tanto unos como otros son tiles y necesarios, as como valiosos. Los flujos formales a menudo estn soportados (por lo menos en parte) por el conjunto de programas de software de la base de datos y los que explotan o procesan esos mismos datos, pero de todos modos siempre son ms que la suma de estos programas, las normas que los rigen, las personas que los utilizan, alimentan y controlan, son parte del sistema. Adems de los flujos formales, los informales aportan abundante informacin, an cuando los canales que recorra no estn estructurados. No debe entenderse la informalidad como una caracterstica indeseable, sino ms bien como una realidad de la vida, o una constante fsica. Mas an, estos flujos informales brindan el contexto sin el cul nuestros datos jams pasaran a ser informacin. 1.6 EL ROL DE LA COMPUTADORA Las computadoras son capaces de tareas que a la mayora de los seres humanos nos son imposibles, una por una y mucho menos todas juntas. Eso hace que muchas veces, deslumbrados por su capacidad nos preguntemos que puede hacer la computadora en vez de preguntarnos para que sirve una computadora en un rea. Cuando una computadora ha sido utilizada con xito, lo ha sido por una o ms de las siguientes causas: Ha mejorado el rendimiento de un rea en relacin a tareas rutinarias preexistentes; Ha facilitado el incremento de la capacidad de un rea saturada, en relacin a tareas rutinarias; Ha liberado al personal del rea para realizar tareas creativas, de contacto humano o de desarrollo; sustituyndolo en las tareas rutinarias preexistentes; Ha mejorado la toma de decisiones en reas donde la gran cantidad de variables obscurece la decisin humana; Ha contribuido a la toma de decisiones aportando la informacin de manera inmediata y realizando procedimientos humanamente imposibles; Ha contribuido a la mejora de los servicios que ofrece la organizacin realizando procedimientos humanamente imposibles. Como se ve la computadora ha desplazado a las personas de aquellas tareas para los cuales los seres humanos no estamos precisamente bien dotados. Estas "habilidades complementarias" de los seres humanos y las computadoras nos permiten delegar las tareas montonas o complejas (pero normadas) en la computadora y dejar a los seres humanos liberados para el desarrollo de sus puntos fuertes: la creacin de mejoras, nuevas oportunidades y de mejores relaciones con los clientes o usuarios de los servicios. Una organizacin moderna tiene entonces que balancear delicadamente sus recursos humanos e informticos: necesita supervisar a aquellos y controlar a stos. Obviamente, tambin realiza sus tareas a travs de ellos. Considerando que la organizacin es un sistema que se autorregula para actuar, podemos clasificar en dos tipos a las respuestas que se brindan ante la retroalimentacin de informacin, tanto del medio como de los subsistemas, que llamaremos controles: el primer tipo, rutinario, asegura que las cosas se hacen de acuerdo a lo previsto, o que requieren atencin para que se hagan, al que llamaremos Control Reflejo. El segundo, el control que mide los resultados de las estrategias y polticas de la organizacin en el medio al que llamaremos Control Discrecional. Fundamentalmente, la computadora contribuye a la mejora del sistema en el rea del control reflejo, de una manera mas decisiva e importante que en el rea de control discrecional. Sin embargo, las aplicaciones actuales a las organizaciones de tcnicas de Investigacin Operativa, de modelos de simulacin y de sistemas expertos permiten aprovechar con xito las virtudes de la computadora en reas propias del control discrecional. La computadora contribuye a alcanzar objetivos de las reas, pero no los alcanza por s sola. Es una herramienta destinada a facilitar el desempeo de las personas en la persecucin de metas. Ese es el motivo de que la Gerencia de Sistemas brinde SERVICIOS DE SISTEMAS: Est en funcin de las necesidades de las restantes reas. LAS COMPUTADORAS TIENEN XITO CUANDO LA ORGANIZACIN LOGRA CON ELLAS ALGO QUE NO PUEDE LOGRAR SIN ELLAS.

Pero para ello, el usuario debe encarar el proyecto de sistemas a partir de objetivos especficos de su rea, en los que eventualmente, la computadora puede ser su aliada mas importante. 1.7 El PROYECTO DE SISTEMAS COMO DESARROLLO DEL REA Resumiendo lo expresado hasta ahora, un sistema de computadora tiene xito si la organizacin obtiene reales beneficios con sus uso, que de otra manera no podran ser alcanzados. Para que un sistema de computadora efectivamente consiga esos beneficios para la organizacin, debe estar dentro de otro sistema global: los sistemas de computadora son incapaces de hacerlo por s solos, hace falta gente. El sistema global es el que rinde los beneficios, el sistema de computadora la herramienta dentro de l para que stos se alcancen. Para que un sistema otorgue beneficios, es necesario que se persiga, consciente o inconscientemente, un objetivo. Obviamente, a los efectos de controlar la marcha del proyecto, es mejor que ese objetivo se explicite. Si el objetivo explcito se puede cumplir sin que el sistema global sufra modificaciones, no se debe empujar la instalacin de un sistema por computadora. Quizs el objetivo resulte poco ambicioso, pero de todos modos no hay tarea para sistemas. Si en cambio el sistema global debe ser cambiado, es el momento para preguntarse si una computadora puede ayudar. Est claro, entonces, que los usuarios son los que fijan, de manera exclusiva y concluyente, las condiciones de xito o fracaso del sistema informtico: un sistema informtico con objetivos claros, precisos y medibles ser un xito ms all de las falencias en que se incurra en su implementacin, si esos objetivos son realmente beneficiosos para el rea del usuario, y solo son alcanzables con el auxilio de un sistema informatizado. LOS OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN CON EL SISTEMA SON ESTRATGICOS Cuanto mejor definido estn esos objetivos, an si eso demanda mucho tiempo, tanto ms grande es la probabilidad de xito del proyecto. Para definir sus objetivos, el usuario debe ser capz de describir el funcionamiento de su rea con precisin, tanto el actual como el deseado. Este es el diseo conceptual que le permite precisar sus objetivos respecto de la aplicacin de la computadora. El proyecto puede fracasar si el sistema no tiene en cuenta los objetivos, lo que es consecuencia de un diseo disonante, o si no realiza las funciones que el diseo especifica, es producto de un desarrollo deficiente. En cualquier caso, el nico que puede decidir qu informacin le debe brindar el sistema de computadora, y si ste lo hace o no, es el usuario del sistema: no puede, por lo tanto, delegar el diseo en el analista sin ejercer crticamente la supervisin. Sus objetivos dependen de ello. Tampoco el desarrollo puede ser delegado a ciegas, debe participar y supervisar donde le sea posible. De hecho, el sistema de computadora es la herramienta que forja el Departamento especializado para que el propio usuario pueda alcanzar sus metas. ES RESPONSABILIDAD DEL USUARIO CONTROLAR Y SUPERVISAR QUE LA HERRAMIENTA SEA LA ADECUADA El usuario debe estar preparado para supervisar el plan de desarrollo de punta a punta, asistido estrechamente por el profesional de sistemas, quien se encargar de los detalles tcnicos. Los resultados, y no las actividades, deben ser la medida del xito. A la luz de todo lo expresado, el ciclo de vida de un proyecto de Sistemas pertenece al rea de los usuarios. Nace dentro de ella como necesidad para alcanzar un objetivo, y culmina tambin dentro de ella como la herramienta de cambio institucionalizada que permite un nuevo funcionamiento del rea. En general el Proyecto de Sistemas y el Proyecto del Sistema de Informacin se manifiesta en la "traduccin" en la jerga de Software y Sistemas a travs de una serie de seales, tan vagas generadas en un requerimiento tan simple como "Quiero un sistema de Cuentas Corrientes", o necesito que "La Computadora me liquide comisiones". Sera ingenuo de parte de la gente de sistemas considerar estas solicitudes tal como vienen., dado que las mismas esconden necesidades ms profundas. No siempre el mecanismo de planificacin de la organizacin funciona tan adecuadamente como para detectar con anticipacin necesidades de Informacin, y conformarlas en un plan de sistemas. El profesional de sistemas, por lo tanto, debe prepararse para lo que sigue: en realidad, el usuario que se ha acercado a expresar su solicitud est buscando producir un cambio, dado que si estuviera satisfecho con las cosas como estn, no pedira nada. Para cambiar un sistema es necesario o bien cambiar alguna de sus componentes o reorganizarlas de un modo diferente.

1.8

PLANEAMIENTO ESTRATGICO DE LA INFORMACIN

En estos tiempos de nuevas tecnologas y cambios constantes, la mayor competencia en cualquier negocio hace que las empresas se apoyen cada vez ms en soluciones informticas para llevar a cabo sus acciones, ya sea para mantener su actividad como para permitir un crecimiento en sus mercados especficos. Ante esta situacin, aparecen constantes pedidos sobre el rea de sistemas, tanto en la figura de un departamento interno de la organizacin, como el requerimiento apuntado a un proveedor externo, para actividades de desarrollo, implementacin y mantenimiento de sistemas informticos que provean soluciones a los problemas que la empresa u organizacin debe afrontar. Si este trabajo de aporte de sistemas, almacenamiento y procesamiento de datos no se realiza dentro de un marco planificado con antelacin, se est tomando un camino con un nico destino: el caos. El advenimiento de las computadoras personales hizo que el poder del manejo de la informacin pasara de los centros de cmputos al escritorio de cada persona en la organizacin. Esto trae aparejado ciertos problemas como, por ejemplo, la duplicacin y disparidad de datos en cada computadora. El rea de sistemas de la empresa pierde el control de qu, cmo, dnde y cuando los datos son almacenados. Si bien habr un archivo de clientes, no es improbable pensar que dos gerentes de producto tengan una planilla de clculo con sus clientes, ya sean los mismos o algunos potenciales, no incluidos en el conjunto de clientes oficiales que surgen del sistema de facturacin. Por qu planificar La planificacin es una tarea que se lleva a cabo en numerosas actividades: la construccin de una autopista, el desarrollo de una nueva aeronave comercial, la aparicin de un medicamento, etc. Durante mucho tiempo, las organizaciones dieron preferencia al desarrollo de sistemas administrativos que soportan el trabajo rutinario de la empresa en reas tales como contabilidad, sueldos, facturacin y, ltimamente, administracin de produccin. Sin embargo, los datos generados por y para estos sistemas pueden convertirse en informacin para ciertas posiciones, que sirva de soporte a sus decisiones respecto del futuro del negocio. Adems, una vez que los sistemas administrativos (los cuales podemos llamar de base) estn funcionando, se podrn destinar recursos a desarrollos particulares, que estn tomando cada vez ms importancia en esta poca y que se relacionan con el cliente final: atencin telefnica para consultas, toma de pedidos e informacin por fax a pedido; soporte de telemarketing y seguimiento de clientes; bases de datos y consultas para investigacin y segmentacin de mercados, etc. Esta avalancha de aplicaciones, si no se integran en un contexto apropiado, dar lugar a la duplicacin del almacenamiento de datos, redundancias perjudiciales, superposicin de actividades, mala asignacin y uso de recursos humanos y materiales, entre otros inconvenientes. Para evitar tales situaciones, se impone que la empresa lleve a cabo un planeamiento estratgico de la informacin. Lo llamamos estratgico pues implica que ser motivado por una estrategia, entendiendo con este concepto a determinar las situaciones en la que se estar en distintas etapas de ese plan. Adems, para desarrollar el plan se asume que se usarn ciertas tcticas: cmo se encarar cada una de esas etapas para lograr cada meta intermedia. Respecto del desarrollo de software para una organizacin, ser un documento en el cual se establece qu se har en el largo plazo (digamos, 3 a 5 aos): se definen los sistemas informticos necesarios para que la empresa desarrolle su actividad en forma normal, es decir, coordinada e ntegramente. Manos a la obra En general, el planeamiento estratgico de la informacin debe importar a (y ser encargado por) una empresa u organizacin. La idea es estudiar dicha empresa en su conjunto y entender las relaciones entre sus partes, para luego estar en condiciones de preparar el documento donde se presentar la propuesta del plan de sistemas de informacin a desarrollar en el futuro. Definimos a continuacin el concepto de empresa (aplicable tambin a una organizacin): un conjunto de personas que moviliza sus recursos para la sociedad, ofreciendo bienes / servicios, teniendo o no fines de lucro. Por lo comn, toda empresa (u organizacin) cuenta con un organigrama, en el cual encontramos relaciones y jerarquas entre las personas, y que nos permite saber quin es quin dentro de ese conjunto. A su vez, ese organigrama se completa con una descomposicin funcional. En este documento se describen las funciones que cumple cada persona. Hay que tener presente que el organigrama presenta la estructura formal (la que est escrita), pero a medida que se revela y se va conociendo a la empresa por dentro, aparece una organizacin informal, que representa la realidad en cuanto a quin realiza cada tarea. En todo momento debe interesar la descomposicin funcional, que normalmente no coincide con el organigrama, puesto que las funciones son inherentes a la empresa y no a las personas; adems, las funciones trascienden a las personas (por ejemplo, qu pasa con la tarea de liquidar sueldos cuando esa persona de estar en la empresa?; por supuesto, la tarea se realizar de una forma u otra).

Con los elementos descriptos anteriormente, estaremos en condiciones de emprender el estudio, sabiendo a quien debemos preguntar y que podemos obtener durante el proceso. Al momento de comenzar, debe contarse con el compromiso del apoyo de la alta direccin de la empresa, condicin esencial para llegar a buen trmino. El propsito de las diversas entrevistas que se llevarn a cabo con distintos integrantes de la empresa tiene que ser de entender ciertas definiciones bsicas. Estos elementos sern la base del anlisis de la empresa y el fundamento de las decisiones que se tomarn sobre los sistemas a desarrollar, su secuencia, envergadura y las relaciones. Una tcnica muy empleada para dicho anlisis es el estudio de los factores crticos de xito. Dentro de la empresa hay una jerarqua de FCE. Algunos de stos son claves para lo que est haciendo la empresa. Sin embargo, los FCE van cambiando con el tiempo y son puntuales en un determinado momento. El FCE de un nivel se convierte en la meta del nivel inferior, es decir, el cumplimiento de una meta en un nivel influye en el FCE de nivel inferior. Con los datos acumulados hasta el momento, estamos en condiciones de comenzar el anlisis de los futuros requerimientos en cuanto a sistemas, entidades y clases de datos involucrados. Estas decisiones debern tambin estar sujetas a la tecnologa disponible y las capacidades futuras en cuanto a nuevo hardware y software disponible, y la predisposicin de la empresa a nivel global (o grupal) para adoptarlos. Funciones, personas y problemas En el devenir de todos los das, la organizacin formal descripta por el organigrama se diluye y convierte en una trama de relaciones entre las funciones necesarias para llevar adelante el negocio, los problemas que se plantean continuamente (pudiendo ser previsibles o imprevistos) y las personas que realizan esas funciones y resuelven esos problemas. Como siguiente paso, debemos buscar las actividades y decisiones principales para cada uno de los productos o servicios comprendidos en el ciclo de vida de las funciones, hacer un diagrama de precedencias, detectar similitudes y diferencias y relacionar las funciones con la estructura organizativa. Desde el punto de vista del rea de sistemas sirve para saber a quien preguntarle qu cosas. Sin embargo, debe usarse con sumo cuidado puesto que muestra la realidad de las relaciones de las personas con el trabajo. Aqu se demuestra porque muchas veces el organigrama no representa bien a la empresa real. La identificacin de las funciones y los procesos debe ser independiente del organigrama. Las personas cambian, las funciones no. Entidades, clases de datos y sistemas A partir del ciclo de vida de las funciones expresado en los prrafos anteriores, hay que examinar las entidades mantenidas por la empresa. Los datos de inventario son los ms previsibles que aparezcan y se corresponden con los archivos maestros de la empresa (tpicamente clientes, proveedores, productos, empleados, etc.). Luego es ms fcil tratar con los datos transaccionales. Quedan por ltimo, los de planeamiento / estadsticas. As se obtienen los datos que se estn manejando en cada etapa. Agrupando ahora los datos comunes, logramos armar categoras de datos. En este punto no se necesita conocer las entidades en particular sin ver los grupos mayores, que llamaremos clases de datos. Los sistemas disponibles en la empresa pueden clasificarse en rutinarios y no rutinarios. Dentro de estos ltimos podemos distinguir sistemas especiales (para investigacin operativa por ejemplo), de informacin y para soporte en la toma de decisiones. En el caso de los sistemas especiales, se producen soluciones a problemas bien estructurados y cerrados que pueden emplear archivos derivados de otras bases de datos. Permiten experimentar con nuevas metodologas de trabajo. Respecto de los sistemas de informacin, las respuestas son no estructuradas, con consultas impredecibles y producen gran cantidad de listados y reportes. Su objetivo es aportar informacin para mejor toma de decisiones. Se basan en lenguajes de consulta amigables y potentes. Los datos y consultas no son estructurados ni anticipados. No automatizan las decisiones, sino que ayudan a tomarlas, mediante un esquema de simulacin. Pueden tener mucho procesamiento y en general usan una base de datos propia (con mantenimiento a cargo del usuario). Cada vez estamos ms cerca de la etapa de diseo de los futuros almacenamientos que sern la base de los sistemas a proponer en el plan de informacin de la empresa. Dentro de esta etapa habr que distinguir distintos tipos de almacenamientos, archivos o bases de datos: Archivos: independientes para cada aplicacin. Surgen de hacer anlisis estructurado. Al haber ms de un sistema, aparecen muchos archivos independientes. Es un esquema fcil de implementar, pero con un alto costo de mantenimiento. Un cambio en las aplicaciones propaga cambios en los archivos. Es sencillo pero peligroso.

Bases de Datos Aplicaciones: para cada sistema creamos tablas. Hay bases de datos independientes. Potenciamos lo anterior, siendo ms caro de implementar que l, pero ms sencillo que el punto siguiente. Base de Datos Clases: las tablas se crean independientes de la aplicacin y del lugar fsico de uso. Se piensa en un gran repertorio de datos, que necesita ms tiempo para armado y depuracin del modelo de datos, pero conlleva un menor costo de mantenimiento. Conduce a desarrollos rpidos porque los alma-cenamientos ya estn implementados. Implica la figura de un administrador de la base de datos y est pensado para altos volmenes de datos. Base de Datos Informacin: se debe priorizar el acceso a los datos y facilidades para consultas por parte de los usuarios finales. Son fciles de implementar, siendo ms flexibles y cambiantes que las tradicionales bases de datos. Pueden coexistir con el esquema anterior.