Manual de Storage 6.3 PDF

Sistema de Gestin Comercial
STORAGE 6.3
SISTEMA DE GESTION COMERCIAL
ORIENTADO A PYMES
Desarrollado por:
CARLOS AREVALO AMENERO
STORAGE es propiedad de MULTISOFT EIRL con direccin comercial en Urb. Cocharcas Alto D-6 Chorrillos Lima Suc. Jr. Tacna 386 Of. 302 Pucallpa Celular 961-908938 RPM *254305 E-mail: multisoft_peru@hotmail.com www.multisoftt.com
LIMA - PERU
Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
INDICE
1. AGRADECIMIENTOS 2. INTRODUCCIN 3. BIENVENIDOS 4. REQUERIMIENTOS E INSTALACION 5. CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES 6. PRIMER VISTAZO 7. EJECUCION DEL STORAGE 8. CONTENIDO DEL STORAGE
1.
AGRADECIMIENTOS
2. INTRODUCCIN
A mis padres, quienes crearon una filosofa viva y nica en mi ser el cual perdurar para siempre hasta el final de mi existencia. Tambin a todas las empresas que adquirieron este software en su versiones anteriores, quienes contribuyeron a mejorarlo de una u otra forma, mediante la solicitud de sus propios requerimientos, haciendo de Storage una potente herramienta en el mercado nacional.
Carlos Arvalo A.
Hoy en da como resultado del gran avance tecnolgico e informtico, las empresas competitivas deben contar con un Sistema Informtico que les permita obtener informacin real y oportuna, tanto a nivel gerencial como administrativo; para as poder tomar decisiones que satisfagan y beneficien sus propios intereses. Por todo ello y pensando en el gerente moderno se cre STORAGE. STORAGE es un Sistema para la administracin de negocios, orientado a pequeas y medianas empresas (PYMES) del sector comercial y de servicios. Es una herramienta muy valiosa con el cual podr llevar a cabo un eficiente control de su empresa. STORAGE est diseado para aplicarse a empresas de diferentes Rubros del sector comercial y prestacin de servicios, cuya funcin especfica es el Control de Existencias (stock de mercaderas). Est diseado para manejar mltiples almacenes y a la vez efectuar transacciones en moneda nacional y en dlares, los procesos de registro de documentos actualizan automticamente los saldos fsicos y cuentas corrientes de clientes y proveedores. La facturacin puede llevarlo a cabo en tiempo real o mediante registro diferido. Pensando en los constantes cambios y evolucin de las empresas competitivas, nosotros tambin mejoramos da a da nuestro Software para brindar un mejor producto a nuestros clientes. El presente manual proporciona informacin sobre el manejo del SISTEMA de una manera sencilla y didctica.
3. BIENVENIDOS
Bienvenidos a STORAGE Multisoft felicita a las personas que participaron en la toma de decisin para la adquisicin de STORAGE, cuyo contenido responde sin duda alguna a las necesidades y requerimientos de su empresa o de la empresa que administra.
STORAGE est diseado con tcnicas y criterios de calidad total, garantizndole un perfecto control y manejo de su Empresa.
4. REQUERIMIENTOS E INSTALACIN Requerimientos Hardware (mnimo) a. Una PC con un procesador Pentium D b. 256 de Memoria RAM o 512 recomendado c. 200 MB de espacio en Disco Duro d. Un CD-ROM o DVD-ROM
e.
Requerimientos Software El sistema se ejecuta bajo sistema operativo Windows 95 y versiones posteriores.
Un monitor Super VGA con resolucin 1260 x 720
1. Configure el archivo APPCONFIG.INI la unidad lgica y las rutas especficas de los archivos y bases de datos. Use esta configuracin para el servidor de red o mquina principal donde se encuentra instalada la base de datos del sistema. CONFIGURACION PARA INSTALACION EN UNA PC O EN EL SERVIDOR DE RED [Defaults] RUTAREDPC = DATA RUTATLIBRES = TLIBRES RUTABITMAPS = BITMAPS IMAGENES = IMAGENES RUTAFORMATOS = FORMATOS RUTATEMPO = D:\TEMPOSTORAGE BACKUPTLIBRES = D:\BACKUP\TLIBRES BACKUPDATA = D:\BACKUP\DATA FONDOMAIN = STORAGE-TRANSP-59.JPG LOGOEMPRESA = LOGOMULTISOFT.BMP STATUSBAR = GEN PRINTFACTBOL_DOS = N PRINTGUIA_DOS = N PRINTRECIBOS = S G_REDONDEOPRECIO = 2 FRASECOTIZACION1 = CTA.CTE S/. 480-1169512-0-35 BCO.CREDITO FRASECOTIZACION2 = CTA.CTE S/. 00-513-000472 BCO.DE LA NACION EMAIL_EMPRESA=multisoft_peru@hotmail.com - multisoft_peru@yahoo.com FAC_GRAFICA = FAC_ARAUCO1.FRX BOL_GRAFICA = BOL_ARAUCO2.FRX GUI_GRAFICA = GUIA_ARAUCO1.FRX CIA_ARTEFACTOS= S SHOWMODELO = S PRINT_PREVI = N IMPUESTOSELECTIVO=N BOTONESGIF = S MANEJARESERVAS= N PRINTTICKETS = N PRINTCORTEPAPEL=S PRINTPARTESVARIOS=S PRINTNOMBRECORTO=N MARCATICKETERA =EPSON MANEJACAJERO_BCP=S
Instalacin desde CD-ROM Inserte el CD de STORAGE, y automticamente se proceder a instalar mediante el AUTORUN, caso contrario hacer doble clic en SETUP.EXE Despus que instale STORAGE:
Nota: Las carpetas DATA, TLIBRES, BITMAPS, IMGENES, REPORTS Y FORMATOS deben estar dentro de la carpeta del sistema. Data contiene la base de datos y las tablas principales y Tlibres las tablas secundarias y/o de configuracin. Guarde en IMGENES todas las fotografas de los productos en FORMATOS los archivos de formatos de los documentos que se emiten (facturas, boletas y guas) y REPORTS contiene los archivos de informes (FRX Y FRT). Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI

CONFIGURACION PARA INSTALACION EN TERMINALES DE RED Similar a la del servidor solo cambia, las dos primeras lneas, las mismas que direccionan a la unidad fsica del servidor. [Defaults] RUTAREDPC RUTATLIBRES Por ejemplo: Para el caso de terminales de RED con servidores dedicados asigne la unidad lgica a la que est conectada la PC. Donde I es la unidad lgica del Servidor y STORAGE\DATA es la ruta o carpeta donde se encuentra instalada la base de Datos del sistema. RUTAREDPC = I:\STORAGE\DATA RUTATLIBRES = I:\STORAGE\TLIBRES = \\SERVIDOR\D\STORAGE\DATA = \\SERVIDOR\D\STORAGE\TLIBRES
2. Crear la carpeta TEMPOSTORAGE en todas las PCs. 3. La carpeta BACKUP crearlo solo en el servidor desde donde se efectuar dicho proceso. 4. Si instal en red eliminar las carpetas DATA Y TLIBRES de las terminales o en todo caso renombrarlos
Carpeta del Sistema
Carpetas y Archivos del Sistema
1. CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES Consideraciones Generales
c) Botones Comunes
F3, para cambiar el tipo de moneda en que est facturando o cotizando F4, activo en el mdulo de facturacin, para cambiar el tipo de documento Fact/Bol/Fact. F5, utilice esta tecla para ver la descripcin completa del tem, costos, precios y tipo de cambio. F6, sirve para activar o desactivar la casilla de INAFECTO a IGV F7, Sirve para ingresar la glosa o detalle de una factura (productos o servicios) F8, Activa la casilla para eliminar los tems no deseados de la lista. F9, elimina los tems marcados de la lista. F10, utilice esta tecla para imprimir cualquier reporte por impresora en modo Matricial. Ctrl-A Acceso directo a Generar documentos como anulados. Ctrl-B Acceso directo a Movimientos Bancarios. Ctrl-D Acceso directo a Configuracin de Documentos y sus correlativos. Ctrl-E Elimina fsicamente un documento de venta ya registrado. Ctrl-F Acceso directo a Facturacin de Mercadera y/o Servicios. Ctrl-G Acceso directo a Guas de Remisin. Ctrl-H Acceso directo a Mantenimiento de Clientes. Ctrl-I Acceso directo a Registro de compras - Proveedores. Ctrl-K Acceso directo a Actualizacin de Costos y Precios. Ctrl-M Acceso directo a Consulta de Precios y Stock. Ctrl-N Acceso directo a Impresin de Notas Contables. Ctrl-P Acceso directo a Mantenimiento de Productos. Ctrl-R Acceso directo a Imprimir documentos de Venta. Ctrl-T Acceso directo a Registro de Gastos x Terceros. Ctrl-X Acceso directo a Transferir correlativo de documentos mal impreso. Ctrl-Z Acceso directo para activar documentos de venta para su re-impresin. Ctrl-W Acceso directo a Pre-Ventas-Cotizaciones. Alt-K Acceso directo a Reporte de Kardex Fsico x tem. Alt-S Acceso directo a Reporte de Stock. Alt-Q Cerrar sesin de usuario, para salir. ESC, pulsando esta tecla puede abandonar o cancelar cualquier operacin o mdulo en ejecucin. Ingresar un Nuevo Dato Modificar Datos
a) Acceso a Mens, Storage presenta un men contextual desplegable, sencillo y prctico, utilice las teclas de direccin o el Mouse para seleccionar una opcin, luego pulse ENTER o haz clic para acceder a ella. b) Teclas Programadas:
Ver Datos Ingresados
Graba o Cancela un movimiento u operacin
Eliminar Datos
d)
Botones Interactivos (en el men principal)
Pre-ventas/Cotizaciones
Tipo de Cambio $
Consultar Stock
Nuevo
e) Botn de Ayuda
Modificar Eliminar Grabar
f) Botones de posicin de Registros
Muestra una ventana con alternativas de respuesta.
Revertir Imprimir
Salir
Facturacin
g) Botones del mdulo de Facturacin al momento de grabar una factura.
Primero
Avanza
Retrocede
Ultimo
2- Consideraciones y Validaciones en los mdulos de movimientos
a) Todos los movimientos de ingresos y salidas auto generan el nmero correlativo de documentos, solo tiene que pulsar ENTER en dicho campo sin antes haber digitado dato alguno. Configure los nmeros correlativos o de inicio de cada documento, utilizando la opcin Documentos del men Mantenimiento / Entidades y Documentos/ Documentos. b) Puede registrar los documentos sin mantener la correlatividad, es decir primero puede registrar la factura 0000001, luego el 0000005 y posteriormente el 0000002, siempre y cuando la facturacin no se lleve en tiempo real. c) Todos los movimientos (ingresos y salidas) pueden ser consultados invocando el nmero de documento con el que fue grabado. En los mdulos de Compras y Pedidos, puede aadir tems en la lista, despus de haber grabado uno o ms artculos. En el caso del mdulo de Compras solo es posible si aun no ha efectuado el ENVIO DE STOCK A ALMACEN. d) Validacin de fechas, todos los movimientos le proporcionan automticamente la fecha del sistema con solo pulsar ENTER en dicho campo. Si est configurada para facturar el tiempo real la fecha no podr ser cambiada. e) Verificacin de Costos y Precios, no podr cotizar o facturar un artculo si este no tiene precio o si el precio es inferior al costo. f) Movimiento sin stock, es posible facturar un artculo sin disponer de stock suficiente en el sistema, modifique los valores en la opcin Tipos de Movimientos del men Mantenimiento/ Configuracin.
g) Validacin de movimientos, el sistema efecta validaciones de Stock, actualizacin de saldos, almacn de procedencia de mercadera, gua de remisin, documento de referencia. Modifique estos parmetros por cada tipo de operacin en el men Mantenimiento / Configuracin / Tipos de Movimiento. Active las casillas de Valida Stock y Actualiza Stock si desea vender nicamente artculos con stock.
3- Recomendaciones Importantes. (Men UTILITARIOS)
h) Todos los Movimientos grabados como ANULADOS, pueden ser REVERTIDOS, en la misma fecha de su creacin. Las cantidades registradas en dichos movimientos actualizan automticamente los saldos tanto al anular como al revertir. i) Solo los documentos de venta pueden ser ANULADOS FISICAMENTE con la finalidad de volverlo a registrar correctamente.
a) Se recomienda efectuar el proceso de indexado de tablas despus de un apagado incorrecto del Servidor de Red o de la PC principal donde est instalado la base de datos del sistema, para efectuar este proceso ejecute la opcin Generar ndices del Sistema del men UTILITARIOS. Si opera en modo multiusuario (EN RED) los dems usuarios debern SALIR del Sistema. b) Efecte VALIDAR BASE DE DATOS del men Utilitarios en caso de apagones intempestivos, o en caso que el sistema no le permita grabar informacin por encontrarse con datos corruptos. Marcar los 2 check c) Efecte BACKUP (copias de seguridad) de las carpetas DATA Y TLIBRES en CD-ROM, mediante los programas NERO o cualquier otro COPIADOR similar. Tambin puede efectuar Backup en el disco duro de manera comprimida utilizando el paquete WINZIP o WINRAR (Crear carpetas de Backup por fechas RECOMEDABLE en la unidad D y que no est congelada con el DEEPFREE). d) Si trabaja en Red, Nunca apague el Servidor si las dems terminales estn usando el sistema. e) Nunca efecte la opcin ELIMINAR INFORMACION del men Utilitarios si no est seguro de hacerlo, caso contrario ya no podr recuperar la informacin por ningn medio. Consultar con el encargado de rea. f) Efecte obligatoriamente el REPROCESO DE SALDO MENSUAL Y GENERAR COSTOS PROMEDIOS POR MES del Men Utilitarios, al cierre de cada mes. g) Tambin ejecute PROCESAR SALDO MENSUAL en caso de tener diferencias de STOCK FISICOS. Pudiendo efectuar desde el mes de enero hasta antes del mes en curso, por ejemplo si esta en el mes de abril reprocese saldo mensual desde enero hasta marzo y luego ejecute la opcin PROCESAR SALDO ACTUAL en el Men Utilitarios. Del mismo modo para casos de manejo de Stock por Series (Artefactos y vehculos) ejecute PROCESAR STOCK DE SERIES ACTUAL. h) Cada fin de ao genere las tablas de stock y series para el nuevo periodo, luego transfiera los saldos finales al periodo o ao siguiente. No se olvide que sus saldos deben estar correctos. Ejecute este proceso en el men Utilitarios.
6. PRIMER VISTAZO Diseo y Caractersticas
STORAGE est desarrollado en VISUAL FOXPRO para plataforma de WINDOWS en todas sus versiones, est diseado para operar con mltiples almacenes o ubicaciones por empresa, es bimonetaria (moneda nacional y dlares), Codificacin de artculos de 1 a 15 caracteres alfanumricos, clasificacin de artculos por familias y lneas, el acceso es parametrizable por usuario; como la accesibilidad a mens, tipos de movimientos, serie de documentos, motivo de movimientos, acceso a almacenes, etc. Tambin le permite abrir mltiples ventanas en forma interactiva sin necesidad de cerrar las ventanas activas y si desea puede operar sin hacer uso del Mouse. 7. EJECUCION DEL STORAGE STORAGE utiliza base de datos y tablas libres DBF con ndices compactos CDX, claves encriptadas que solo pueden ser ledas por el propio Sistema.
Para ejecutar el sistema, ubique el icono de storage en el escritorio; y haz doble clic en el para visualizar la siguiente ventana, luego ingrese el cdigo de usuario y su contrasea; finalmente seleccione la empresa y el almacn o tienda asignada (datos previamente creados por el responsable de rea). El icono puede cambiar de acuerdo a la versin instalada o tambin a la preferencia del usuario.
ICONO DE STORAGE
PANTALLA DE ACCESO (Cdigo y Clave de Usuario)
8. CONTENIDO DE STORAGE (MEN PRINCIPAL)
El sistema contiene 7 mens: Mantenimientos, Facturacin-Vtas., Cuentas por cobrar y Pagar, Compras y Pedidos, Partes y Guas, Informes y Utilitarios.
01. Mantenimientos. Este men contiene mdulos de Tipo de cambio, Clientes, Productos, Proveedores, Zonas, Transportistas, codificacin de almacenes, usuarios, accesos y perfiles de usuarios, configuraciones y parmetros del Sistema, etc.
02. Facturacin - Ventas.
Este men contiene mdulos de facturacin, anulacin, activacin de facturas impresas, correccin de fechas de documentos, eliminacin fsica de facturas y boletas y transferencia de documentos mal impresos. As mismo contiene mdulos de notas de crdito, dbito y proformas.
03. Cuentas por Cobrar y Pagar
Este men contiene mdulos para registrar las cobranzas tanto de facturas como de letras, conocer la situacin de deudas vencidas segn rango de fechas, conocer el estado de letras pendientes, amortizadas y Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
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canceladas. Tambin le informa la situacin del cliente al momento de efectuar la venta, le permite realizar reportes de cobranzas por rango de fechas, vendedor, cliente y zonas. Permite registrar cheques emitidos y devueltos, registrar anticipos de clientes. Le permite registrar todas las facturas y letras por pagar por proveedor, conocer la situacin de deudas vencidas segn rango de fechas, conocer el estado de letras pendientes, amortizadas y canceladas, programacin de Pagos. Le permite realizar reportes de pagos por rango de fechas y proveedor.
04. Compras y Pedidos.
05. Partes y Guas.
Le permite registrar rdenes de Compras y Partes de Ingresos de Mercaderas, actualizando los saldos, costos y precios de venta en tiempo real. Las compras puede efectuarse con prorrateo de gastos (fletes, embalajes, descarga, etc.) aplicando un factor, que le permitir obtener costos netos y reales. Puede parametrizar el registro de costos con o sin IGV, genera reportes de compras por proveedor y por producto.
06. Informes.
Este men contiene mdulos para registrar los ingresos diversos (inventarios, ajustes, traslados por transferencias, etc.) y salidas diversas, como ajustes por inventario, salidas por la devoluciones o cambio de producto. Tambin efectuar guas de remisin por motivos de traslado de mercadera vendida, traslados entre establecimientos, ventas al crdito y otros tipos de motivos que puede crearlo. Este men contiene todos los informes de las diferentes operaciones efectuadas, como ventas, compras, inventarios, cuentas por pagar y cobrar, listas de precios, gastos, liquidacin de caja, movimientos bancarios. Muchos de los informes se envan a Excel.
07. Utilitarios
Este men es de gran utilidad, sirve para actualizar el stock, saldos de cuentas corrientes, validar la base de datos, generar ndices de las tablas, efectuar backup de datos, generar los cierres de saldos mensuales, crear las tablas principales en la base de datos para cada periodo o ao. Que hacer primero? Ni bien ingresa al sistema debe actualizar el tipo de cambio del dlar, y, si desea, ingresar el monto de apertura de caja en soles y dlares.
Actualice el tipo de cambio del Dlar todos los das, es necesario sin ello no podr efectuar los movimientos diarios y tampoco podr actualizar los costos y precios de los artculos que se comercializan en dlares. No se olvide que el tipo de cambio comercial es propio de la empresa, ms no bancario.
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Hacer clic en el botn Nuevo para aadir el tipo de cambio del da y clic en el botn modificar para actualizar o modificar el tipo de cambio ya registrado.
Como Codificar un Producto o Servicio
En este mdulo se codifican familias, lneas y artculos; tambin se consultan y modifican los costos y precios.
Mantenimiento/Productos Familias y Lneas /Mantenimiento de Productos (Ctrl-P)
Consideraciones: a.
b.
La codificacin de los artculos es por Empresa y puede efectuarse de dos maneras: Correlativa y Alfanumricamente; si es correlativa el ancho es de 6 dgitos y si es alfanumrica, puede codificar desde 1 a 15 caracteres como mximo pudiendo aprovechar la codificacin de barra de los productos que lo poseen.
Por defecto el sistema genera cdigos correlativos (00001, 00002, 00003, etc.). Si desea codificar siempre en forma alfanumrica, modifique el cdigo 014 de Parmetros Globales con VALOR N, en el men de Mantenimiento / Seguridad y parmetros / Parmetros Globales. Tambin puede hacerlo activando la casilla de Codificacin alfanumrica o de barra en la misma pantalla de Mantenimiento de productos (Ctrl-P).
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c. Para corregir el correlativo de cdigos de PRODUCTOS y FAMILIAS ingrese a la opcin Mantenimiento / Entidades y documentos / Empresas y pulse el botn Modificar detalle. d. Las familias y Lneas tienen una codificacin correlativa de tres dgitos. e. Para crear un cdigo deber existir necesariamente la familia y la lnea de familia. f. Puede crear cdigos de artculos, servicios, descuentos y pagos a cuenta. Solo los cdigos de mercadera ACTUALIZAN los saldos fsicos. g. Ningn cdigo de familia, lnea y artculo puede ser modificado despus de su creacin h. Puede anular un cdigo de artculo siempre y cuando ste no haya tenido movimiento alguno (facturacin, compras, inventarios, etc.). i. Si desactiva un cdigo este quedar inhabilitado en los mdulos de movimientos (no permite efectuar descargos). j. Puede consultar un artculo digitando su cdigo o digitando parte del nombre del artculo seguido de la coma (,). Ej. y pulse [ENTER] el sistema le mostrar una ventana de ayuda, all busque con las teclas de cursor el artculo deseado y pulse [ENTER] para capturarlo. k. No puede modificar las unidades de venta si este ya tuvo movimiento, porque alterara los saldos, salvo si la presentacin en unidades fuere la misma. (Por Eje: Caja X Paquete o Unidad X Pieza) l. Si desea agregar un artculo similar a uno existente, jale el artculo existente y haz clic en el botn Cdigo Rpido y cambie solamente los datos necesarios (tamao, modelo, unidad de venta, etc.). m. El campo ubicacin sirve para asignar una ubicacin fsica a la mercadera ya sea vitrina, stand, almacn, etc.
Puede insertar imgenes del producto haciendo clic en el icono de la cmara o fotgrafo, debe tener presente que las fotografas debern estar ubicadas en la carpeta IMGENES dentro de la carpeta del sistema. D:\SISTEMAS\STORAGE_HONDA\IMAGENES (ver configuracin de archivo APPCONFIG.INI). Como codificar con el lector de Barra. Capture el cdigo de barra ubicando el cursor en el recuadro de Bsqueda por Cdigo de barra.
Si tiene instalado un lector de cdigo de barra, active la casilla Codificacin alfanumrica o de barra. Luego haz clic en el botn Nuevo y el cursor se ubicar en el campo Cdigo, seguidamente pase el lector por el cdigo de barra del producto y de inmediato efectuar la lectura respectiva. No se olvide que el lector debe estar correctamente configurado para poder capturar el cdigo de barra. Sugerencias: Si trabaja con cdigos correlativos, se recomienda codificar los artculos de manera ordenada estableciendo criterios de: - Descripcin, en orden alfabtico. - Tamao o medida del artculo, de menor a mayor. - Marca, el de mayor a menor rotacin. Ejemplos de cmo codificar (Codificacin Correlativa) 000005 000006 000007 000020 000022 000030 000032 Cordn Mellizo # 12 Indeco Cordn Mellizo # 14 Indeco Cordn Mellizo # 16 Indeco Aceite vegetal Lt. Friol Aceite vegetal 1 Lt. Friol Baygn 550cc Bayer Baygn 870cc Bayer
Ejemplo de codificacin Alfanumrica o cdigos de barra. (CODIGOS CREADO POR EL USUARIO)
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CGL_125 ELITE125
(CODIGOS DEL FABRICANTE)
16076-ND5-004 Anillo de Pistn Honda 52400-HC5-970 AMORTIGUADOR POSTERIOR -HM5-851 08E96-MZ0-A00 ANTENA RADIO DE MOTOCICLETA CB 08E96-MZ0-100 Codificacin de productos que se expenden por Unidad y Cajas o Presentaciones por varias unidades. (ABARROTEROS, FARMACIAS, DISTRIBUIDORAS, MAYORISTAS, ETC.) Solo un cdigo de producto pero con varias presentaciones o unidades de venta. 000100 000100 000100 000200 000200 000200 Leche Gloria x 720ml x Lata Leche Gloria x 720ml Caja x 24 Latas Leche Gloria x 720ml Caja x 48 Latas Azcar Blanca x Kg. Azcar Blanca Bolsa x 10 Kg. Azcar Blanca Saco x 50 Kg. Panadol para nios x Unidad Panadol para nios Caja x 10 Uds.
Motocicleta Honda CGL 125 Motocicleta Honda Elite 125
000300 000300
Descripcin de Botones.
Cdigo rpido.- Este botn le permite aadir nuevos Artculos de modo rpido, tomando como plantilla los datos de un cdigo existente similar. De gran uso para artculos similares o de la misma familia y lnea. Nuevo.- Este botn le permite agregar un nuevo producto o servicio. Ver Datos.- Le permite ver la lista de productos registrados
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Modificar.- Este botn le permite modificar todo el detalle del producto, mas no el cdigo. Eliminar.- Permite eliminar un articulo siempre y cuando este no haya tenido movimiento alguno. Bsqueda por Cdigo o Descripcin.- Permite buscar un artculo por cdigo o por descripcin. Como acceder a un Cdigo? Hay 4 formas de hacerlo: 1. 2. 3. Digitando el cdigo completo del artculo en el mismo campo Digitando parte de la descripcin del artculo mas la coma (,)
En este caso la ventana de lneas mostrar aquellos tems que pertenezcan a la familia seleccionada.
4.
Efectuando filtros por Familias y Lneas, para el caso de farmacias por Laboratorios y Principios activos Si es por filtros pulse ENTER antes de digitar cdigo o descripcin alguna, en este caso el sistema le permitir acceder a tres ventanas alternadamente; la primera corresponde a la Familia, la segunda a las lneas que contiene cada familia y la tercera a los artculos involucrados en la lnea seleccionada, utilice las teclas de movimiento de cursor para seleccionar el artculo deseado. Filtros Dinmicos, filtra solo aquellos productos que contiene dentro de la descripcin la frase o palabra especifica, es lo contrario a la opcin 2 es decir primero digite la coma (,) luego la frase y ENTER. Es prctico para bsquedas de productos que contienen medidas. Por Ejemplo: ,1/8 X 2 filtrar todos aquellos artculos que tienen dentro de su descripcin el valor o frase 1/8 X 2.
Un ejemplo de filtro de la familia Motocicletas Honda y la Lnea Motos Todo Terreno
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Como Crear Familias y Lneas

Mantenimiento/Productos Familias y Lneas /Familias y Lneas Familias y Lneas.- En este mdulo se crean las familias y lneas de los productos. Se entiende por familias al grupo de productos que se identifican dentro de ella, y las lneas son los tipos o clases de productos que pertenecen o se identifican con la familia. Caso Prctico: Familia 001 Herramientas Lneas: 001-001 Martillos 001-002-Palas 001-003-Serruchos. Familia 002 Elctricos Lneas: 002-001 Fluorescentes. 002-002 Interruptores 002-003 Cables Elctricos.
Como crear Marcas.
Nuevo.- Permite crear una nueva familia de artculos y crear una nueva lnea de una familia. Ver Familias/Lneas.- Permite visualizar la lista de familias y lneas. Modificar.- Permite modificar una Familia y/o una lnea. Eliminar.- Permite eliminar una familia y/o lnea.
Mantenimiento/Productos Familias y Lneas /Marcas
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Este mdulo permite crear las marcas de los productos, las mismas que se asocian al momento de crear un cdigo en el maestro de Productos.
Como crear Unidades de Medida.

Mantenimiento/Productos Familias y Lneas /Unidades de Medida
| Vamos a explicar este mdulo mas detalladamente debido a su importancia en el sistema, por que depende de ello se llevar a cabo un registro exacto de los saldos mediante el correcto ingreso de compras y facturacin de ventas de cada producto (para productos con diferentes unidades de venta en abarrotes, libreras, farmacias, etc.). Por ejemplo si tenemos el producto arroz, este se vende por kilos y sacos, entonces deberamos codificar este tem con dos unidades de venta; primero la mnima unidad de venta (kilo) y luego la mayor (saco) indicando la cantidad de kilos que contiene ste.
click
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Como se puede observar la cantidad por presentacin mxima es de 50 kilos y la cantidad mnima a vender de este saco es de 0.50 sea saco (25 kilos). Ahora veamos cmo se muestra este artculo arroz en el Maestro de Artculos.
Codificacin de productos para empresas con Mltiples unidades de venta (Bodegas, farmacias, distribuidoras, etc.) Unidad x 1 , docena x 12 y paquete x 24
Otro caso: Si un producto tuviese tres o ms unidades de venta, como el caso del Yogurt paquete de 24 sache x 100ml y se vende por unidad, docena y paquete x 24, entonces su unidad de medida deber ser de la siguiente manera:
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Como se puede observar la cantidad por presentacin mnima es de 1 unidad y la mxima es de 24 unidades. Ahora veamos cmo se muestra este artculo de Yogurt en el Maestro de Artculos: PUEDE INGRESAR UNIDAD, DOCENA, PAQUETE, ETC. POR CADA PRODUCTO
Como Consultar Precios y Stock

Mantenimiento/Productos Familias y Lneas /Consultar Stock y Precios (CTRL-M)
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Esta pantalla muestra los precios (unitarios y por mayor) y el stock fsico porcada almacn. Si los precios fueron registrados en dlares, tambin le mostrar en moneda nacional al tipo de cambio del da.
Como Actualizar los Costos y Precios

Mantenimiento/Productos Familias y Lneas /Actualizar Precios y Costos (Ctrl-K) Acceso Restringido solo para Usuarios Autorizados Este mdulo sirve para actualizar los nuevos costos y/o precios de venta de los productos, sin ser necesario el registro de una nueva factura de compra. La utilidad mnima sirve para imposibilitar la venta al precio costo y as mantener una utilidad. Ubique el producto que desea actualizar mediante cdigo, nombre o filtros de familia y lnea, luego haz clic en el botn Modificar y proceda a cambiar los valores de costos % utilidad y precios que crea conveniente. El Costo Proveedor puede considerarse con o sin IGV, queda a criterio o poltica de la empresa. El Costo Neto incluye IGV adems fletes si lo crea conveniente, la actualizacin de precios es en base al Costo Neto; queda a criterio de la empresa establecer costo neto igual a Costo Proveedor.
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El sistema maneja dos precios (unitario y por mayor) si no desea ingresar precios por mayor digite valor cero (0) en el campo Precio por Mayor. Para casos de usuarios del rubro ABARROTES, LUBRICENTROS o BOTICAS el sistema maneja hasta 5 precios por artculo segn sea su forma de venta, el mismo que se define al momento de codificar el producto (ver Mantenimiento de Productos).
Pantalla de actualizacin de costos y precios para distribuidoras y/o mayoristas (abarroteros, farmacias, markets, etc.)
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Como crear Clientes

Codifique los clientes por nmero de RUC, DNI o un CORRELATIVO autogenerado por el sistema, el ancho del cdigo es de 8 caracteres para DNI y correlativo y 11 para RUC. Hacer clic en el botn Nuevo. Pulse TAB en los campos que no desea ingresar informacin o en todo caso complete con informacin correspondiente. Es muy importante ingresar todos los datos sobre todo para el manejo de crditos y as poder obtener informacin necesaria para su ubicacin. Puede modificar todos los datos registrados a excepcin del cdigo. NOTA: Si va a efectuar una venta al crdito primero registre al cliente. Men Mantenimiento/Clientes - Acceso rpido (Ctrl-H)
La opcin Bsqueda Rpida te permite ubicar un cliente de 02 maneras: 1 por cdigo y 2 por nombre. 1.- Por Cdigo. Digite el cdigo y presione ENTER, como se muestra e la imagen anterior.
2. Digitando parte del Nombre del Cliente + la (,) y ENTER. como se ve en el ejemplo el sistema muestra todos los clientes que tienen el nombre Cesar. Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
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Nuevo.- Sirve para registrar un cliente Nuevo, donde usted deber ingresar todos los datos correspondientes. Hay algunos datos opcionales de ingreso. Para terminar el ingreso deber seleccionar el Botn Grabar o caso contrario la opcin cancelar.
Ver Datos.- Permite visualizar los datos de un cliente seleccionado de la siguiente manera. Modificar.- Permite modificar los datos de un cliente excepto el cdigo del cliente, como se muestra la siguiente ventana, para terminar la modificacin seleccione grabar o cancelar en caso contrario. Eliminar.- Seleccione un cliente y presione el botn eliminar, el sistema le pedir confirmar la eliminacin; si el cliente ya registra movimiento alguno, su peticin ser denegada. Ejemplo.
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Como crear Proveedores

En este mdulo se registran los proveedores, la codificacin puede ser correlativa o alfanumrica. La codificacin por defecto es correlativa, cambie el cdigo 022 Ingreso de cdigo automtico S/Nde Parmetros Globales a VALOR N (Men Mantenimiento) para codificar en modo alfanumrico. En esta ventana se muestra las opciones del Maestro de Proveedores. Mantenimiento/Proveedores
Como crear Empresas de Transportes En este mdulo se registran las empresas de transportes, vlidos para el registro de la Gua de Remisin. Puede crear, modificar, eliminar y visualizar los datos respectivos. Ejemplo. Men Mantenimiento/transportes
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Como crear Zonas En este mdulo se registran las zonas o con los que trabaja la empresa, y se crea, se modifica, se elimina y se visualiza los datos de las diferentes zonas. Ejemplo. Mantenimiento/Zonas
Como configurar datos de su empresa

Pulse el Botn Modificar e ingrese los datos respectivos, el almacn o ubicacin puede crearlo despus. Correlativos independientes por Empresa. Consulte para mltiples empresas. Cada empresa maneja de manera independiente los correlativos de clientes, familias, cdigo de artculos, cdigo de proveedores y series. Todos los datos pueden ser modificados posteriormente, la tienda o ubicacin se visualiza solo por empresa, en caso de no existir puede aceptar dato en blanco hasta su posterior codificacin. Mantenimiento/Entidades y Documentos/Datos de empresa Ingrese la clave CREAREMPRESAS y luego
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Definicin de Almacenes o Puntos de Venta
Primero debe crear la empresa para poder crear el almacn o puntos de venta, se sugiere asignar cdigos 100, 101, 102, etc, para casos de la empresa 001 o; 200, 201, 202, etc; para la empresa 002. No se olvide que los cdigos de productos, clientes, familias se crean por empresa, aun siendo el mismo producto o cliente.
Definicin de Documentos y Correlativos
Mantenimiento/Entidades y Documentos/Documentos y Correlativos (CTRL+D)
Seleccione un tipo de documento de la Lista y haz clic en Modificar, NO CAMBIE los valores establecidos en las casillas y opciones de registro de ventas, registro de compras, documento de Cta. Cte., y los signos de RV Y RC respectivamente.
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Validaciones del documento: s
CORRELATIVOS
Seleccione una serie luego hacer clic en el botn Modificar Serie. Asigne documentos a cada tienda o almacn indicando el tipo de venta (contado o crdito para facturas y boletas), el numero de correlativo inicial, el nmero de items que contiene dicho formato y active la casilla si la serie debe iniciarse por defecto al momento de hacer un documento. FORMATOS
Active la casilla de Documento de cuenta corriente, si el documento sirve para dar crditos y as obtener informacin de cuentas por cobrar.
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Si la facturacin utiliza impresin de formatos con modo grfico inserte el nombre del formato de la factura, boleta y gua de remisin en el campo NOMBRE DE FORMATO. Estos formatos deben estar ubicados en la carpeta FORMATOS previamente diseados segn el modelo del comprobante que dispone la empresa y configurados segn el modelo de impresora. Archivo generado por el proveedor del sistema. CORRELATIVOS ESPECIALES Sirve para inicializar los correlativos de cdigos autogenerados de: clientes, proveedores, familias, productos, series de artefactos o vehculos y correlativo de lneas de transporte (solo agencias de transporte). CONFIGURACION DEL SISTEMA El sistema posee tablas con valores fijos y tablas con valores parametrizables. Las con valores fijos no pueden ser modificados ni eliminados, ya que podran alterar la operatividad correcta del sistema, salvo que lo considere necesario el responsable de rea. TABLAS FIJAS No pueden ser modificados las tablas de: Tipos de venta, Tipos de pago y Grupo de Operaciones. Monedas Puede modificarse el nombre y signo de la moneda nacional (por defecto NUEVOS SOLES S/.) ejemplo.
Impuestos Puede Modificar el Impuesto General a las Ventas IGV (valor x defecto 1.19) Y otros tipos de impuesto que designe el gobierno. Para modificar lo puede realizar en la siguiente ventana.
TIPOS DE MOVIMIENTO
Puede definir los tipos de movimiento tanto de ingresos como de salidas y con que documento puede efectuarlo y a la vez definir si dicho movimiento actualiza los saldos, verifica stock, si pide almacn, si descarga solo con guas, etc. Usted puede parametrizarlo segn su poltica de negocio. Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
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Los tipos de movimientos tanto de ingreso y salida estn asociados a una serie de validaciones por motivo de movimiento y por tipo de documento, es por ello una vez instalado y configurado el sistema, estos valores ya no deberan ser modificados. Validaciones por Motivo Movimiento: Validacin de Stock Actualizacin de Stock Pide tienda de envo Movimiento solo con guas Validacin de Documento de referencia y Actualizacin de Stock dependiendo del documento de referencia.
Seleccione un tipo de movimiento luego hacer clic en el botn Modificar, donde se mostrar la siguiente ventana.
Validaciones por Tipo de Documento
Seleccione el tipo de documento (principal o de referencia) luego clic en el Botn Nuevo detalle o Modificar detalle de la ventana anterior (tipos de movimiento) para acceder a esta ventana. Active las casillas de verificacin que crea conveniente para dicho documento As mismo digite el tipo de cdigo de cliente (RUC / DNI / Correlativo) que pedir dicho documento por Ej. RC para facturas (RUC y Correlativo), DC para boletas (DNI y Correlativo). Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
Estos parmetros sirven para validar un documento al momento de registrarlo.
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Tipos de Venta
Los tipos de venta ya estn definidos y parametrizados (Contado y Crdito). Configure las formas de pago por cada tipo de venta, por ejemplo si la venta es al contado puede pagar con efectivo, cheque, anticipo, VISA, etc. CONTADO
CREDITO
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Tipos o formas de Pago
Defina los parmetros para cada forma de pago. Por ejemplo si el pago es con cheque deber activar la casilla: Pide banco de referencia. Si es con tarjeta de crdito, deber activar Pide tarjeta de Crdito y as sucesivamente. Tambin puede crear mas formas de pago y asignarles sus respectivos parmetros teniendo en cuenta el tipo de venta (contado o crdito)
Como se puede observar cada tipo de venta tiene sus formas de pago y sus parmetros (pide cliente, permite crear cliente y pide das de plazo de crdito). Puede crear, modificar y eliminar ms tipos de venta y asignarle sus formas de pago.
Tipos de Operaciones de Cobranzas (Ingreso o Egreso de dinero)
En este mdulo se registran los conceptos de ingreso o egreso de dinero. Conceptos aplicados al momento de generar una venta, efectuar cobranzas, registrar adelantos, etc.
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Conceptos de Gastos por Compras
En este modulo se registran todos los conceptos de gastos que se generan al realizar una compra. Estos gastos se prorratean generando as costos netos y reales de un determinado producto.
Feriados.
Esta opcin permite ingresar los das feriados del ao, con la finalidad que al momento de generar letras se corra al siguiente da til la fecha de vencimiento. Podemos eliminar, modificar y desplazarnos con las flechas Ejemplo. TABLAS GENERICAS Puede aadir lista de opciones y valores para las tablas de: rea de origen Bancos Cargos de Personal Tipos de Clientes Estado de clientes Estado de Letras Clave (CHEKCONFIG)
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Lista de Tablas Genricas
Tarjetas (visa) Tipo de Trabajador Marca de vehculos Tipos de documentos Tipos de automviles
Seguridad y Parmetros Como Registrar Usuarios y/o Empleados 1. 2. 3. 4. 5.
Para registrar un usuario debe seguir estos 5 pasos:
Registro de Usuarios y Empleados
Registrar Usuario o empleado Asignar su Password (solo si va a usar el sistema) Asignar una tienda o almacn Asignarle parmetros para facturar (como opcin a modificar precios, dar descuentos, etc.) Dar permisos para efectuar movimientos diversos (como transferencia, inventarios, ajustes)
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Codifique y/o actualice los datos de los usuarios y empleados que laboran en su empresa, asigne el cdigo 10 en el campo Cargo para el personal de Ventas. La codificacin es alfanumrica por Ej. CODIGO: CAREVALO, C001, USU001, ETC.
Password y Perfiles de acceso (clave de acceso)
Asigne un Password (clave) y un perfil (men) de acceso a cada usuario, el password puede ser alfanumrico de 1 a 12 caracteres. Se dispone de varios perfiles, cada uno de ellos conteniendo mdulos especficos a la que tendr acceso cada usuario segn el rango o rea de trabajo. El men de gerente tiene acceso a todo el sistema, el men de vendedor solo puede efectuar facturas y/o boletas, el men de cajero tiene opcin a efectuar ventas y procedimientos para anular, volver a imprimir, generar documentos como anulados, efectuar consultas y reportes relacionados con caja.
ASIGNACION DE CLAVES Y PERFIL DE USUARIO
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Modificacin de Claves Solo el usuario activo puede modificar su clave.
Perfiles de Accesos
Utilice este mdulo para crear o modificar los perfiles de acceso al Sistema. El Perfil es un Men que contiene mdulos especficos de acuerdo a la necesidad de cada rea o usuario. Puede crear nuevos perfiles y asignarle los mdulos que crea conveniente. Si marca Acceso Total obviamente el usuario tendr acceso a todo el Sistema a un teniendo activo un solo mdulo. Perfiles definidos
Almacenes o Puntos de Venta por Usuario
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Asigne a cada usuario el cdigo de tienda, almacn o punto de venta a la que tendr acceso, si no tiene asignado ninguna tienda no podr acceder al sistema. Cada usuario solo podr hacer movimientos en el almacn o tienda asignado.
Puede asignar una serie de documentos para cada usuario pero no es obligatorio. Configure solo si maneja varias series de documentos y si la facturacin es en tiempo real y con varios puntos de ventas (cajas). En este caso cada usuario se convierte en cajero y responsable de sus documentos asignados.
Serie de documentos por Usuario - IMPORTANTE
Por Ejemplo en una Farmacia o Ferretera: Usuario 01= Cajero 1 Usuario 01= Cajero 1 Usuario 02= Cajero 2 Usuario 02= Cajero 2 factura 001 boleta 001 factura 002 boleta 002
Impresora # 1 Impresora # 1 Impresora # 2 Impresora # 2
Sin embargo cada usuario puede tener asignado varias series de documentos.
IMPORTANTE: Si va a designar series a cada usuario primero debe configurar la opcin Parmetros por usuario en el asigne a cada usuario el cdigo de tienda, almacn o punto de venta a la que tendr acceso, si no tiene asignado ninguna tienda no podr acceder al sistema. Cada usuario solo podr hacer movimientos en el almacn o tienda asignado.
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Tipos de Movimiento por Usuario para efectuar partes y guas Los movimientos de ventas y compras no hacen referencia a ningn Motivo de Movimiento, sin embargo los movimientos de Ingresos diversos (PINGV), Salidas diversas (SALINT) y Guas de remisin (GUIA) si lo hacen, es por ello que debe asignar por lo menos a un usuario los tipos de movimiento permitidos para estos documentos caso contrario ser imposible efectuar el registro de los mismos. TIPOS DE MOTIVOS ESTABLECIDOS (valores ya determinados)
Seleccione un usuario de la Lista y aada el tipo de movimiento pulsando el botn
Parmetros para Facturar por Usuario 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07.
Estos parmetros sirven para otorgar permisos en la facturacin, como:
Seleccione un usuario de la lista y asigne los parmetros activando el campo Valor SI.
Serie de Fact. / Bol / NC / ND individual por Usuario en la venta. Modificar Precio Unitario en la Venta. Modificar % de Dscto. por Producto en la Venta. Permitir que el usuario modifique el % de Dscto. mayor al actual en la venta. Permitir mostrar por defecto el % de Dscto. del producto en la Venta. Permitir Seleccionar el %Descuento Normal y Especial Imprimir factura/boleta en impresora Local
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Parmetros Globales (configuracin del sistema)
Configure el sistema de acuerdo a la poltica administrativa de su empresa. Ingrese al men Mantenimiento / Seguridad / Parmetros Globales. Seleccione el tem respectivo y haz clic en el botn Modificar para cambiar los valores establecidos.
A continuacin se detalla los valores establecidos:
001 Permite facturar en DOLARES S/N? 002 PORCENTAJE DE UTILIDAD MINIMA P.PUBLICO 003 Manejar pendientes de despacho en la venta S/N? 004 Efectuar ventas sin tener precios establecidos S/N? 005 Facturar con precios inferior al costo S/N? * 006 Formato de precios en la facturacin (nmero de decimales - 99999.99). 007 Moneda 1=Soles 2= Dlares 008 - GRABAR SIN FORMA DE PAGO (MODO RAPIDO) S/N? 009 - VENDER CON PRECIOS REBAJADOS S/N? 010 Cdigo de Documento de Venta por defecto 001= Factura y 002= Boleta 011 Valor no modificable (10) 012 Pide Vendedor en la factura (S) o (N)
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013 Impuesto general a las ventase (00= impuesto exonerado, 01= 1.19) 014 Si desea codificar los artculos correlativamente cambie el valor por S 015 Si la localidad est exonerada de impuestos cambie el valor a S 016 Si desea trabajar con mltiples formas de pago en la facturacin cambie valor a S 017 Valor no modificable 018 Valor no modificable 019 Valor no modificable 020 - NUMERO DE DIAS DE GRACIA PARA LAS LETRAS 021 - Valor no modificable 022 Ingreso de cdigo de proveedores automtico S/N? 023 Numero de decimales para costear de 3 a 5 024 Costo Neto incluye IGV S/N? 025 Impresin de documentos en tiempo Real S/N? 026 - EFECTUAR VENTAS CON TICKETS (DCMTO CONTABLE)? 027 - REG. COMPRAS CON REINTEGROS TRIBUT. (AMAZONIA)? 028 - GENERAR TRASLADO AUTOMAT. TRANSFER. MERC. S/N? 029 - VISUALIZAR UTILIDADES MENOS IMPTO. RENTA S/N? 030 - PORCENTAJE (FACTOR) IMPTO. A LA RENTA (99.99) 031 - SISTEMA CON CODIGO DE BARRAS S/N? 034 - ACEPTAR FECHA <> SISTEMA (SOLO P/DIGITACION) S/N? 036 - IMPRIMIR FACTURAS/BOLETAS EN FORMATO GRAFICO S/N? 039 - VALIDAR NUMERACION CORRELATIVA DE DOCUM. S/N? 040 - LOCALIDAD AFECTO A IGV S/N? 045 - MANEJA RECARGO AL CONSUMO SELECTIVO S/N?
Como Facturar
Ventas - Facturacin - Acceso rpido (Ctrl-F)
Para acceder al modulo de facturacin ingrese al men Ventas y elija la opcin Facturacin de Mercaderas. Tambin puede acceder de manera rpida pulsando CTRL-F. Para hacer una factura o boleta haz clic en el botn Nuevo, el sistema le mostrar por defecto los siguientes valores: 01. 02. 03. 04. 05. Documento = Factura Tipo de Venta = Contado Plazo de Crdito = 0 das Almacn o Tienda = el cdigo de tienda o almacn a la que ingres. Ubicacin = Local (siempre) opcional
Si desea visualizar un documento ya grabado, haz clic en el botn Consultar e ingrese el tipo de documento y nmero respectivo.
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Cambie los valores que aparecen por defecto, haciendo clic en los botones de ayuda de cada campo, pulse F4 para cambiar el tipo de documento de venta y F3 para cambiar el tipo de moneda. Luego ingrese: a. b. c. d. Cdigo de Cliente ( RUC / DNI / Correlativo ) Nombre ( Nombre del Cliente o Razn Social ) Direccin (opcional para boletas) Vendedor (opcional)
Ingreso de Items. a. b. c. d. e. f. g.
Consideraciones: 1) En el Campo Cliente digite el cdigo (RUC o DNI), si el cliente ya est registrado el sistema mostrar automticamente el Nombre y Direccin del cliente, pudiendo ser modificado esta ultima. 2) Para efectuar una venta al crdito el cliente deber estar previamente registrado, caso contrario deber hacerlo en el men de Mantenimiento / Clientes. 3) Si desea registrar el cdigo de vendedor, deber parametrizar el cdigo 012=Pide Vendedor en la facturacin S/N de Parmetros Globales a VALOR S, caso contrario el sistema asumir como vendedor al usuario activo. 4) Si desea facturar en moneda extranjera pulse F3 y si la empresa factura siempre en dlares cambie el cdigo 007= Cdigo de moneda por defecto en la facturacin de Parmetros Globales a VALOR 2. Cdigo de Artculo o Servicio Descripcin (muestra al jalar cdigo de artculo) Cantidad Unidad de Venta (solo para abarroteros, farmacias y distribuidoras) Precio Unitario (jala el precio establecido al capturar el cdigo) % Descuento Total por tem (clculo automtico)
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Captura de cdigos.- Los cdigos pueden ser ingresados de tres maneras, primero digitando directamente el cdigo (Ej. 000010), segundo efectuando filtros de familia y lnea, para ello pulse ENTER en el campo cdigo sin haber digitado antes valor alguno y efecte la bsqueda con la flecha del cursor en la ventanas de Familia, Lnea y Artculos respectivamente, y tercero, digitando parte de la descripcin del artculo mas el signo coma (,) por Ej. ARROZ, mostrar en la ventana de consultas todos los productos que se escriben con la frase ARROZ. Al capturar el cdigo tambin visualiza el precio unitario y el % de descuento, valores que pueden ser modificados siempre y cuando el usuario (vendedor) est autorizado y disponga de dicho permiso en el sistema. Un producto no puede ser facturado: Si no tiene precio de venta. Si el cdigo se encuentra desactivado. Si no tiene stock suficiente y si est configurado para facturar solo con stock. equivale a 1 unidad equivale a 10 unidades equivale a 100 unidades equivale a 1000 unidades
Ingreso de Cantidad.- Digite la cantidad del producto que va a facturar con valores positivos. 1.000 10.000 100.000 1000.000
Tambin considere: 0.500 equivalente a la mitad (1/2) de metro, kilo, litro, docena, ciento, millar, plancha, galn, etc. 0.250 equivalente a un cuarto (1/4) Kg., Gl., Cto, Mll. 0.125 equivalente a un octavo (1/8) Kg.,Gl. 0.064 equivalente a un diecisis (1/16) Gl. 0.032 equivalente a un treinta y dos (1/32) Gl. Para empresas que distribuyen productos con medidas de , , 1/8, 1/16, 1/32 envasados o empaquetados, debe considerarse como unidad de venta LA UNIDAD, es decir 1/8 de unidad de Gl. o 1/32 de Unidad de Gl., etc. Vale decir que al momento de codificar debe considerarse la medida en la descripcin, por Ej.: DESCRIPCIN PINTURA ESMALTE ROJO 1/32 GL. UNIDAD UND. VTA.
Ingreso del Precio Unitario.- El sistema dispone de dos precios; unitario y por mayor, sin embargo el sistema jala por defecto el precio unitario, siendo posible su modificacin por otro inferior o superior (solo si el usuario tiene permiso para hacerlo). Para jalar los precios establecidos (unitario y por mayor) pulse anticlic dentro del campo Precio Unitario y el sistema le mostrara una ventana con tres opciones para elegir uno de ellos (ferreteras y afines). Para Distribuidoras mostrara 4 precios 2 para minorista y 2 para mayorista al crdito y contado respectivamente. Para abarroteros y farmacias mostrara hasta 5 precios dependiendo las unidades de venta asignadas a cada producto. Ingreso del % Descuento.- Es posible ingresar o modificar un porcentaje de descuento por tem, siempre y cuando el usuario cuente con este permiso, caso contrario el sistema le mostrar porcentaje cero (0), aun teniendo dicho producto un % de descuento establecido. Como Eliminar un tem de la Lista de artculos. Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
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Para eliminar uno o varios items de la lista de detalle, pulsar F8 para activar la casilla de eliminacin luego hacer clic en los items que desea eliminar y finalmente pulsar la tecla F9 para borrar de la lista. Ejemplo:
Como grabar el documento
Despus de haber registrado todos los datos de cabecera (tipo de venta, fecha, cliente, direccin, etc) y el detalle de artculos hacer clic en el Botn Forma de Pago, seleccione el tipo de pago respectivo si la venta es al CONTADO tiene las siguientes opciones de pago: EFECTIVO, CHEQUE, NOTA DE CREDITO, TARJETA DE CREDITO O SALDO A FAVOR (ANTICIPOS), si la venta es al CREDITO tiene 2 modalidades de cancelar con LETRAS Y CREDITO DIRECTO en el caso de seleccionar LETRAS deber hacer clic en botn de Crear Letras ingrese all el numero de letras indicando el plazo y monto por cada una de ellas, luego hacer clic en el botn Grabar / Imprimir el sistema le mostrara una ventana con opcin de Despacho, seleccionar Entregado Totalmente si es el caso, de lo contrario el stock no ser descargado. Finalmente pulse ACEPTAR para grabar el documento y si trabaja en tiempo real el sistema le preguntar si desea imprimir el formato (Fact/Boleta). NOTA: El Botn Forma de pago se configura para mostrar Activado, caso contrario este se mostrar inhabilitado, dando por defecto el tipo de venta Contado y forma de pago Efectivo.
Opcin de Crditos
Si la venta es al Crdito seleccionar la opcin de Crdito en la forma de Pago y si el crdito es con letras seleccionar la opcin LETRAS luego hacer clic en el botn LETRAS para registrar el nmero de letras, plazo en das y monto por cada letra. Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
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Para amortizar o cancelar los crditos ver el men de Ctas. Corrientes de clientes.
PANTALLA DE INGRESO DE LETRAS ( EN CASO DE CREDITOS CON LETRAS)
Como se despacha la mercadera pendiente de entrega ?
Para efectuar el despacho de mercaderas pendientes ir al men de Partes y Guas e Ingresar al mdulo de Guas de Remisin y efectuar la salida por Despacho de Facturas/Boletas pendiente de despacho (opcin 11) haciendo referencia al nmero de documento de venta. Una venta puede ser despachada con varias guas hasta completar la cantidad vendida.
Facturacin de Guas Emitidas por Venta
Utilice este mdulo para generar facturas jalando datos desde una gua de remisin. El procedimiento es similar al mdulo de facturacin, solo deber ingresar el nmero de gua de remisin y confirmar. Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
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Imprimir documentos de Venta CTRL.- R Utilice este modulo para imprimir las facturas y boletas enviadas a cola de impresin. Seleccione el tipo de documento (FACTURA / BOLETA / TICKET), luego pulse ENTER en la fecha y clic en el botn Imprimir primer documento. Finalmente hacer clic en el botn Imprimir caso contrario Cancelar.
Imprimir
Transferir correlativos por error de Impresin
En caso que una factura o boleta fuere mal impresa por falla mecnica de la impresora, atasco del formato en el rodillo, corte intempestivo de corriente, etc., utilice esta opcin para anularlo y al mismo tiempo transferirlo al correlativo siguiente y as no volver a rehacerlo, simplemente tendr que imprimirlo. Si opera en red y la emisin de facturas est dirigida a una sola impresora, debe tener mucho cuidado para no interferir con la creacin de la siguiente factura generada por otro usuario. Luego de efectuar la transferencia al nuevo nmero de documento, remtase al mdulo anterior Imprimir documentos de Venta. Generar documentos como Anulados
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Sirve para registrar los documentos anulados (su uso es exclusivamente para aquellas empresas que no operan con facturacin en tiempo real). Al efectuar este proceso el sistema registra el documento sin tems y automticamente incrementa el correlativo en 1. Activar documentos de venta ya impresos Anulacin Fsica de Facturas y Boletas
Utilice este mdulo para activar un documento ya impreso y volverlo a imprimir. Solo es posible si el documento est en estado OK (activado para volver a imprimir) y si es del presente da.
La anulacin fsica de un documento se refiere a eliminar totalmente un movimiento de la base de datos, es til para anular un documento mal registrado en el sistema. No se olvide que este documento deber ser registrado nuevamente pero con los datos correctos. Al anular un documento por este modulo se actualizan automticamente los saldos de los artculos. No se olvide que el correlativo se mantiene igual, siendo necesario ser modificado para poder rehacer el documento. CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR Hay dos formas de cancelar un crdito:
Como efectuar la cancelacin de crditos.
1. Por documento y 2. Por grupo de documentos (forma masiva)
Los crditos se pueden efectuar con facturas, boletas, tickets y/o guas de remisin, siendo esta ultima factible si su configuracin en el sistema esta activada. 1. CANCELACION DE CREDITO POR DOCUMENTO Estos documentos pueden ser cancelados en su totalidad o amortizados, en ambos casos hacindose uso de recibos de cobranza o recibos de ingreso de dinero a caja.
Ingrese el numero de recibo, luego el numero del documento de venta (f/b/g) y luego hacer clic en el botn Aceptar para mostrar los datos respectivos del documento, luego ingrese el importe a pagar y la forma de pago (efectivo, cheque, VISA, Saldo a favor-Anticipo). Pulse F2 para buscar documentos por nombre del cliente, seleccione uno y luego hacer clic en el botn Aceptar para mostrar todos los documentos por cancelar de dicho cliente, finalmente en dicha ventana seleccione un documento y pulse ENTER para visualizar los datos respectivos del documento.
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Respecto a las formas de Pago.
Si el cliente tiene saldo a favor en la empresa, quiere decir que tiene ANTICIPOS realizados que estn por aplicarse, en este caso tiene la opcin de pagar con el anticipo siempre y cuando disponga del valor suficiente de la compra, caso contrario no podr cancelar dicho documento. Si el pago es con cheque, deber registrar el banco y numero de cheque y si es con tarjeta de crdito VISA deber registrar el tipo de VISA y nmero del voucher. 2. CANCELACION DE CREDITOS MASIVO (valido solo para guas) Si el cliente tiene varias guas de crdito y desea cancelar todas, ingrese en este mdulo todas las guas de crdito a cancelar, siempre y cuando stas no tengan amortizacin alguna. Si las guas van a ser canceladas solo con recibo digitar la serie respectiva del recibo (001, 002, etc.), caso contrario digitar la serie 999 (serie virtual) para casos de empresas que cancelan con factura. Si las guas se cancelan con facturas, deber ingresar el nmero de factura al momento de Confirmar Cobranza, la misma que debe estar registrada previamente y con el monto igual a la sumatoria de guas. IMPORTANTE: 1. 2. 3. 4. 5.
Pantalla de Cancelacin Masiva de Crditos
Para los crditos cancelados sin recibos aplicar la serie 999 de RECIBOS y poner el numero de factura o boleta al momento de Confirmar Cobranza. Se recomienda cancelar cada gua de crdito con un recibo PG (para Librera) La cancelacin Masiva tambin puede ser con cheques, VISA, anticipos. Si despus de la cancelacin de guas de crdito el cliente pide factura, deber hacerse por el mdulo de Facturacin de guas por ventas haciendo referencia solo a una gua y poniendo el monto total de la sumatoria de guas (no vlido para detallar todos los productos vendidos). Si el cliente desea la factura detallada, entonces deber hacerse una factura por cada gua de crdito. El grupo de guas al tener factura quedan CANCELADAS, quedando la factura como crdito pendiente el mismo que ser cancelado por el mdulo PG el da de su cancelacin.
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Los tems pueden ser quitados y reemplazados por otras guas antes de su confirmacin de cobranza. Tambin puede imprimir del detalle de documentos aplicados a dicho recibo haciendo clic en el botn Imprimir. MENU COMPRAS Y PEDIDOS
Registrar Gastos Generar Factor
En este mdulo se registran los gastos que genera una compra, llmese flete, embalaje, gastos administrativos, almacenaje, descarga, etc. con la finalidad de obtener un factor para el prorrateo de costos reales de la mercadera. Si su empresa no considera estos gastos como parte del costo, no es necesario efectuar esta operacin. Obtencin de Factor: A = 200.00 B = 12.00 C=(A+B) / A Donde A es el monto de la factura de compra (sin IGV) y B es el importe neto de Gastos (incluido IGV). Como registrar los gastos
a) Ingresar el importe total de la factura de gastos (flete, seguro, embalaje, etc), en la misma moneda de la factura de compra de mercadera. b) Ingresar el importe de la factura de mercadera sin IGV c) Ingresar el nmero de la factura del proveedor d) Ingresar como referencia el nombre del proveedor y transportista. Luego ingrese el detalle de gastos, pulse el botn Nuevo Item; seleccione el tipo de gasto e ingrese el importe neto del mismo. Puede aadir nuevos conceptos de gastos e imprimir el detalle de gastos por cada compra.
Como registrar las compras de Mercaderas PIC 47

Debe ir al men Compras y Gastos / Registrar Compras - Proveedores. o sin hacer clic en el botn .
Registre las compras facturadas en este mdulo, si desea obtener costos reales primero deber ingresar los gastos que gener dicha compra como flete, embalaje, descarga u otros tipos de gastos; para ello remtase al mdulo de Registrar Gastos por Compras del men Compras y Gastos. INGRESO DE DATOS EN BASE AL DOCUMENTO DEL PROVEEDOR
INGRESO DE DATOS DE CABECERA (Segn documento Proveedor) a.
Hacer clic en el botn y seleccionar la serie del parte de ingreso por compra (PIC) y de modo automtico obtendr el nmero correlativo. b. Ingrese el Tipo de cambio del dlar (venta) correspondiente a la fecha de factura. c. Fecha de Registro (fecha de digitacin). d. Si registr Pedido digite el nmero respectivo, caso contrario dejar en blanco. Si existe el nmero de pedido visualizar de inmediato el detalle de productos registrados. e. Digite la moneda del documento de Compra (1= Moneda Nacional y 2= Dlares) f. Ingrese tipo de documento, serie y nmero. g. Ingrese la Fecha de emisin de la factura. h. Ingrese Gua de remisin del Proveedor. i. Hacer clic en el Botn de Proveedor y luego digite las primeras letras de la razn social para localizarlo en la ventana de ayuda, y si el proveedor no existe codifquelo yendo a la opcin Mantenimiento / j. k. l.
INGRESO DE ITEMS (Detalle del Documento Proveedor)
Proveedores o cliqueando el botn . Si la factura de compra tiene flete o gastos hacer clic en la opcin Con Factor, y jale el nmero de factor generado previamente en el mdulo de Registro de Gastos (factor) del men Compras y Gastos. Este factor prorratea los gastos por cada tem, generando un costo real. Ingrese la condicin de pago de la Factura (contado o crdito). Si es crdito indique los das de plazo y en el campo observacin detalle si es con letras o efectivo. Finalmente cliquear en el botn Grabar para salvar los datos de cabecera y pasar a la pantalla de detalle de productos donde se activar la botonera de tems.
a.
Hacer clic en el botn Nuevo tem y digite el cdigo del artculo o buscar por nombre. Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
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b. Si el producto no existe, debe salir de esta ventana pulsando ESC y luego hacer clic en para codificar el producto, una vez codificada volver a esta ventana de tems (ver como codificar productos). Ingrese la cantidad en unidades mnimas como unidad, metros, kilos, etc. Ingrese el costo unitario del proveedor sin IGV, si registr gastos (factor) automticamente visualizar el costo neto (con flete prorrateado).
c. d. e. f. g. h. i. j.
Si la factura est afecto al IGV active la opcin Ingrese el valor venta sin IGV (parametrizable segn localidad afecto a IGV) Ingrese el porcentaje de descuento al pblico, valor aplicable sobre el valor venta Ingrese el porcentaje de utilidad correspondiente o modifique el valor mostrado, no se olvide que al modificar, automticamente se modificar el valor venta. Si el sistema est configurado para registrar serie de producto, se activar el botn siempre y cuando el artculo est codificado para series. Si maneja series ingresar a una ventana donde registrar la serie del producto en caso de vehculos le pedir serie de chasis, serie de motor, color de vehculo y ao de fabricacin; para equipos y otros artefactos solo registre la serie.
Despus de ingresar la utilidad visualizar la opcin para grabar dicho tem, confirme y prosiga hasta culminar con la totalidad de tems de la factura. Una vez ingresado todos los tems del documento verificar que los datos estn bien registrados para luego
ser cargados al Stock haciendo clic en y si desea puede provisionarlo para llevar el estado de cuenta por pagar. VENTANA DE INGRESO DE ITEMS
Observaciones:
Los costos de proveedor, descuento y utilidad son obtenidos de la base de datos, siempre y cuando ste artculo ya haya tenido movimiento, valores sobre los cuales se puede modificar dependiendo de los nuevos costos de la factura y la utilidad que desea obtener. Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
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Puede Corregir los datos de un tem volviendo a seleccionar el cdigo respectivo y haciendo clic en el botn Modificar. Puede Eliminar un tem para ello debe seleccionar el artculo respectivo y luego hacer clic en el botn Eliminar. Consultar un PIC
Puede Consultar un parte de ingreso ya registrado y efectuar modificaciones respectivas siempre y cuando este no haya sido enviado a stock para ello elija la opcin consultar y visualizar una ventana con todas las compras registradas, seleccione uno de ellos y pulse enter para mostrar en pantalla. Anular / Revertir un PIC Puede Anular y a la vez revertir un parte de ingreso para ello seleccione la opcin Anular e ingrese el nmero de parte respectivo. Debe tener presente que para anular ste parte no debe estar enviado a stock cabe mencionar que al momento de ingresar los tems no se actualiza el stock, sino posteriormente. Si anul un parte de ingreso ya enviado a Stock, deber ejecutar obligatoriamente la opcin Reprocesar Saldos del men Utilitarios. Imprimir un PIC Hacer clic en el botn Imprimir para efectuar la impresin del parte de compra deseado, indicando la opcin por rango de documentos (PIC) o por rango de fechas (de facturas) y si desea de un proveedor en especial hacer clic en el botn de Proveedores, caso contrario seleccionar Todos los Proveedores y finalmente hacer clic en el botn Ejecutar e Imprimir. Provisionar un Pago Hacer clic en el botn Provisionar para registrar la deuda de modo automtico ya sea por compra al contado o al crdito. Para ver esta provisin remtase al mdulo de Registro de Facturas por pagar del men Compras y Gastos. Digite el nmero de provisin generado en el parte de ingreso para ver los datos respectivos. Si desea efectuar la cancelacin del documento (deuda) remtase al mdulo de Amortizacin y Cancelacin de Deudas o cliquear en el botn IMPORTANTE: .
Si la compra ya fue enviado a Stock y efectu correcciones en el campo de Cantidades, le sugerimos nuevamente enviar a Stock y luego ejecutar la opcin de Reprocesar Saldo Actual en el men de Utilitarios.
VENTANA DE INGRESO DE SERIES DE PRODUCTOS
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Ingrese aqu las series de los productos segn las cantidades ingresadas en la ventana de tems, grabe serie por serie y luego hacer clic en el botn salir. Como agilizar el ingreso de series? Si va a registrar varias series puede fijar los valores ingresando la primera serie de chasis o equipo, serie de motor, color y ao de fabricacin del producto, es de gran utilidad cuando existen series que solo cambian los ltimos dgitos o caracteres. En otros casos los colores y ao de fabricacin son los mismos para todos. Cada vez que grabe una serie, estos valores permanecen fijos solo tiene que cliquear en el botn automticamente se pega en el campo respectivo. Puede efectuar modificaciones o borrar series antes de salir.
Como registrar un Parte de Ingresos y Salidas diversas.
Ingresos Diversos (Productos)
Debe ir al men Compras y Gastos / Ingresos diversos (PIV)
Efecte el ingreso de mercadera en calidad de inventarios, ajustes, devoluciones u otros conceptos que no corresponden a una compra.
Este movimiento solo actualiza los saldos no tiene vinculacin alguna con la liquidacin de caja ni deuda con los proveedores.
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Cmo deber registrar un Parte de Ingresos?
a) Hacer clic en el botn Nuevo/Buscar ingrese la serie y el sistema le proporcionar de modo automtico el numero de movimiento. b) Pulse enter en el campo Motivo, seleccione el motivo de Ingreso, cabe mencionar que estos motivos deben estar establecidos y definidos para un usuario. Si no existe ningn motivo para el usuario activo, remtase al mdulo de Seguridad y parmetros / Tipos de movimiento en Partes y Guas del men Mantenimiento y agregue los motivos permitidos segn autorizacin del responsable o administrador de sistemas. c) Ingrese el cdigo de almacn o tienda quien remite la mercadera, (permitido solo para transferencias entre establecimientos). d) Ingrese el cdigo de Proveedor o captrelo desde el botn de ayuda. Ingreso de tems desde la grilla
Ingrese el cdigo de producto o busque por nombre para jalar desde la ventana de ayuda, en caso de no existir el producto deseado remtase al mdulo de Productos y Servicios del men Productos y regstralo.
Ingrese la cantidad de productos en unidades, metros o kilos (segn su unidad de venta) registrada en el maestro de productos. Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
Columna de ingreso de cdigos de productos
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Ingrese el costo y precio de venta solo si el ingreso es por ajuste de inventario o inventario (motivos 009 y 018), caso contrario omtalo dejando valores en cero (0). Efecte la carga de productos hasta completar un mximo de 15 tems por numero de parte de ingreso, luego hacer clic en el botn Grabar para guardar los datos, caso contrario hacer clic en el botn Cancelar. CONSIDERACIONES:
Si ingreso mal los campos de cantidad, costo y precio de un tem, ubquese con el cursor en el tem respectivo y rectifquelo. Casilla de eliminacin Botones de Funcin
Si ingreso un cdigo incorrecto elimnelo y vuelva a ingresar, para eliminar pulse la tecla de funcin F8 luego marque el casillero haciendo clic en el tem y luego pulse F9 para quitarlo de la lista.
Salidas Diversas (Productos)
Debe ir al men Compras y Gastos / Salidas diversas (PS)
Efecte la salida de mercadera por concepto de instalacin de servicio, venta sin facturas (solo con recibo), ajuste de inventarios, devoluciones de prstamos, ajuste por prdida o deterioro, u otros conceptos que ordene el responsable de almacn.
Este movimiento solo actualiza los saldos de los materiales, tampoco tiene vinculacin alguna con la liquidacin de caja ni deuda por cobrar a los clientes. Tambin tiene la opcin de poder imprimir el parte en formato prediseado. La operatividad de este mdulo es similar al mdulo de Ingresos Diversos (PIV), con la diferencia que en ste se efectan descargos de Stock (salidas). El parte de salida puede imprimir las veces que lo requiera. Hacer clic Consultar para jalar el nmero de parte deseado y luego hacer clic en Imprimir. Muy Importante a) Antes de grabar un movimiento debe revisar que los datos sean los correctos ya que despus de ello no podr modificarlo, en todo caso deber anularlo todo el parte y volverlo a generar con otro nmero de movimiento. Tanto los movimientos de ingresos como de salida autogeneran un kardex, con el cual podr verificar los movimientos efectuados por fechas y para que usuario fueron emitidos; dichos productos. Vea reporte de kardex en el men Informes.
b)
Guas de Remisin (G/R)

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Efecte guas de remisin similar a los movimientos de partes y guas, no descarga Stock ni opera con precios, su funcin es nicamente para registrar e imprimir el documento fuente para efectos de traslado de mercadera o quizs llevar un control interno de ventas al crdito. Si es por traslado de Stock, jale el numero del documento de venta como referencia para mostrar los productos contenidos en esta y que se vera en la guia. Registra guas de remisin similar al modulo anterior, SI descarga Stock. Es til para las ventas al crdito, no se olvide que esta gua deber ser facturada en el modulo de Facturacin de Guias emitidas por ventas en el men de Facturacin.
Guas de Remisin por ventas al Crdito (G/R)
Mas sobre Crditos con guas
Puede manejar crditos con G/R denominado en este caso Gua de Crdito, en este caso las empresas que trabajan bajo esta modalidad debern tener en cuenta las siguientes consideraciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Todo crdito de mercadera es con Guas (Documento Descarga Stock) El cliente debe estar previamente registrado (DNI o RUC), sin existe deber registrarlo por el men de Mantenimiento/Clientes. Debe ingresar el plazo de cancelacin en das. Puede manejar con un solo cdigo genrico de mercadera denominado PRODUCTOS VARIOS (000001) siempre y cuando la empresa no lleva control de Stock. En este caso se digita el cdigo de Productos varios, Cantidad = 1.00 y el monto total de la gua en la columna de precio unitario. Si lleva control de Stock debe registrar los productos tal como indica la gua para su descargo respectivo en almacn, indicando cantidad y precio unitario. Si el cliente pide factura o boleta de venta, deber hacerlo por el mdulo de Facturacin de guas por ventas, haciendo referencia al numero de gua emitido, este mdulo NO DESCARGA STOCK. Una factura hace referencia nicamente a una gua, es decir si el cliente tiene 3 guas deber emitirle 3 facturas. Si el caso es por productos varios entonces puede hacer una sola factura por el monto total de las guas haciendo referencia solamente a una gua. Si la factura emitida aun esta pendiente de cancelacin, entonces debe registrarse como factura al crdito
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Men de Facturacin - Facturacin de guas. Emitidas por ventas
CONSULTAS Y REPORTES
Efecte consultas y reportes de compras y stock en este men, para ello simplemente digite los rangos de fecha y/o nmero de documento para obtener dichos reportes. VENTAS Consultar documentos emitidos Utilice este mdulo para consultar los documentos de ventas emitidos. El proceso es por rango de fechas, mostrando el estado de cada documento, cliente, importe, moneda, etc. Reporte diario de Ventas por tipo de ubicacin Reporte Diario de Ventas con formas de Pago
Genera un reporte consolidado de ventas, indicando totales de: importe bruto, descuentos, valor venta, impuestos e importe total. El proceso es por rango de fechas, efectuando filtros personalizados como: Ventas de una o todas las tiendas, Tipo de moneda (soles o dlares), condicin de venta (contado, crdito o ambos). Emite un reporte consolidado de ventas el proceso es por rango de fechas, ubicacin de clientes (Local o Provincias), condicin de pagos (Contado, Crdito y Ambos), tipo de documento (Facturas, boletas, tickets y todos) y moneda (Soles, Dlares y Ambos). Es un mdulo de uso exclusivo para el responsable de Caja, este reporte sirve como informe diario de ventas, ver reporte. Reporte de documentos anulados Registro de Ventas Utilice este mdulo para obtener un reporte de todos los documentos de venta anulados. El proceso es por rango de fechas.
Obtenga el registro de ventas al nivel de empresa. Los importes son en moneda nacional y si existen facturas en dlares, estos son registrados al tipo de cambio del da de su emisin. Puede obtener los reportes por rango de fechas. Rotacin de Artculos General Imprime un reporte consolidando la cantidad total de unidades vendidas de todos los artculos en un determinado periodo (solo aquellos que tuvieron movimientos). Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
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Rotacin de Artculo por Item
Imprime un reporte consolidado de la cantidad total vendida de un artculo en un determinado periodo. Se consideran solamente facturas, boletas y tickets de venta (contado y crdito). Rcord de Ventas por Vendedor Imprime una estadstica de ventas efectuadas por un vendedor tanto en soles como en dlares, mostrando su rcord acumulado y la comisin que gener de acuerdo al porcentaje asignado por tipo de moneda. Si no ingresa cdigo de vendedor el proceso se efectuar para todos los vendedores, en este caso el porcentaje de comisin ser igual para todos sin excepcin. Rcord de Ventas por Cliente Imprime una estadstica de ventas efectuadas a un determinado cliente con opcin de filtros de ventas al contado y al crdito. Este reporte nos permite conocer cuanto compr un cliente en un determinado periodo y en ambas monedas. Reporte de productos consumidos por cliente Reporte de Comisin de Vendedores Resumen de Ventas Netas
Imprime una estadstica de los artculos adquiridos por cliente y en un determinado periodo. Tiene la opcin de procesar por cliente o todos los clientes y efectuar filtros por lneas de productos. Genera un reporte de comisin por vendedor por rango de fechas y segn tipo de moneda. Las comisiones son procesadas nicamente del valor venta.
Genera un reporte consolidado de ventas, indicando totales de: importe bruto, descuentos, valor venta, impuestos e importe total. El proceso es por rango de fechas y por tiendas; ver reporte. Reporte de Utilidades brutas
Genera un reporte de utilidades brutas, producto de las ventas efectuadas en un determinado periodo y en ambas monedas. El proceso se efecta en funcin a los precios de venta y a los costos registrados por cada artculo; cabe mencionar que los costos y precios se consideran sin IGV. Si los costos no son reales, la informacin que obtenga tambin ser real; le sugerimos que verifique y actualice sus costos netos por cada tem. CUENTAS CORRIENTES Reporte de Cobranza de Crditos (RDC) reporte.
Al cierre de caja, el cajero o responsable deber reportar ambos informes (RDV) y (RDC) totalizados, los mismos que darn como resultado el monto neto de dinero en caja; llmese en efectivo, letras, cheques o valores. Reporte de Cuentas Corrientes
Emite un reporte consolidado de cobranzas por ventas al crdito el proceso es por rango de fechas, ver
Emite un reporte por cliente con informacin de pagos por cada documento de venta incluyendo crditos. Este reporte muestra el nmero de documento de venta, fecha de emisin, importe de venta, moneda, referencia de pagos en el caso de ser un cheque, pago a cuenta, tarjeta visa, depsito en banco, etc. Desarrollo de Sistemas a Medida Derechos reservados y protegidos por oficinas de Derechos del Autor e INDECOPI
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Al final le indica el total de ventas efectuadas a dicho cliente, su saldo pendiente (deuda) y su saldo a favor (anticipos) en ambas monedas. REPORTE DE STOCK Kardex fsico y valorizado con costo promedio Kardex por rango de fechas
Este mdulo genera y emite un reporte de kardex fsico por artculo y en modo mensual. Localice el cdigo del articulo y luego ingrese el periodo de movimientos de dicho articulo, este proceso puede efectuarse en cualquier da del ao. Reporte de Stock Fsico y Valorizado Reporte de Stock Inicial Es similar al kardex anterior, pero el proceso es por rango de fechas y muestra solo cantidades.
Genera un reporte de stock valorizado por familias y totalizado, pudiendo ser en moneda nacional o en dlares. No se olvide que para obtener este reporte, deber actualizar los saldos mensuales (inventarios de cierre) y Generar los costos por mes. Genera un reporte de stock fsico y valorizado inicial, clasificado por familias y lneas con filtros personalizados de la situacin de stock. Reporte de Artculos por reponer
En este mdulo se obtiene un reporte de todos los artculos cuyo stock actual se encuentran por debajo del stock mnimo, valor que se ingresa al momento de codificar un artculo. Sirve para efectos de reposicin de stock mediante la ejecucin de compras. El reporte puede efectuarlo por Lneas y Sub-lneas. COMPRAS Reporte de Compras Analtico Resumen de Compras
Imprime una estadstica de cmo, cuanto y a quien se compr un determinado artculo, permitiendo efectuar un anlisis de costos por proveedor y conociendo el importe total invertido en dicho producto. Genera un reporte consolidado de compras, indicando el importe total por cada factura, detallando los costos de proveedor y gastos realizados en dicha compra. El proceso es por rango de fechas, efectuando filtros personalizados como: Compras de una o todas las empresas, Tipos de proveedores (nacionales, extranjeros y ambos), o quizs un proveedor especfico. Usted podr conocer cuanto le compr a un determinado proveedor en un determinado periodo y moneda especfica. Registro de Compras
Obtenga el registro de compras por tienda al nivel de empresa. Los importes son en moneda nacional y si existen compras en dlares, estos montos son registrados al cambio segn la fecha de emisin de factura. Para obtener montos reales de las facturas en dlares, es recomendable que registre el tipo de cambio establecida por SUNAT.
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UTILITARIOS Reprocesar Saldo Actual
Este mdulo solo actualiza el saldo del mes en curso, tomando para tal efecto el stock inicial y todos los movimientos generados en el presente mes del periodo o ao seleccionado. Este proceso puede efectuarlo las veces que crea conveniente Reprocesar Saldo Mensual Cierre de Inventario Mensual Este proceso deber efectuarlo obligatoriamente todos los meses (al iniciar un nuevo mes), para llevar a cabo el cierre de stock del mes seleccionado y a la vez aperturar el stock inicial del siguiente mes o mes en curso. Importante, si actualmente est en el mes de mayo y reproces el saldo de febrero, tendr que reprocesar obligatoriamente los saldos de los meses siguientes (marzo y abril) y luego ejecutar Reprocesar saldo Actual, de lo contrario su stock actual se ver alterado e inconsistente. Generar Costos promedios por mes
Genera el costo promedio de cada artculo para el cierre valorizado mensual, el mismo que se obtiene de las compras efectuadas durante el mes. Si un artculo no se compr en el mes, el sistema arrastra el costo promedio o ltimo costo del mes anterior o del costo registrado en el inventario inicial. El proceso debe efectuarlo mes a mes obligatoriamente, y el tipo de valorizacin y moneda (Costo Promedio o Ultimo Costo, Soles o dlares; respectivamente).
Acerca de STORAGE
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STORAGE es un Producto Peruano diseado y desarrollado Por CARLOS AREVALO AMENERO, cuya primera versin apareci en el ao 1,993 con el nombre de SYSSTOR a solicitud del Grupo Quiroga, Ca. importante del Norte de pas (PIURA) dedicado al Rubro ferretero. De ah a la fecha STORAGE ha ido mejorando constantemente siendo consecuente de los cambios que da a da aparecen en el mercado y sobre todo obedeciendo a los requerimientos de decenas de Empresas y de diferentes Rubros que adquirieron este producto. Por todo ello el Autor agradece infinitamente a cada uno de las Empresas que actualmente vienen laborando con STORAGE y que a la vez incentivan a seguir mejorndolo.
CARLOS AREVALO AMENERO

AUTOR
-----------------------Serie Nro. Visite nuestra pgina web para ver nuestros productos y contactos. www.multisoftt.com Manual Impreso por Multisoft en su versin 6.3 JULIO, 2009
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Sistema de Gestin Comercial

CARLOS AREVALO AMENERO

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Un monitor Super VGA con resolucin 1260 x 720

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Carpeta del Sistema

Carpetas y Archivos del Sistema

1. CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES Consideraciones Generales

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Ver Datos Ingresados

Graba o Cancela un movimiento u operacin

Botones Interactivos (en el men principal)

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Modificar Eliminar Grabar

f) Botones de posicin de Registros

Muestra una ventana con alternativas de respuesta.

g) Botones del mdulo de Facturacin al momento de grabar una factura.

2- Consideraciones y Validaciones en los mdulos de movimientos

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3- Recomendaciones Importantes. (Men UTILITARIOS)

6. PRIMER VISTAZO Diseo y Caractersticas

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PANTALLA DE ACCESO (Cdigo y Clave de Usuario)

8. CONTENIDO DE STORAGE (MEN PRINCIPAL)

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02. Facturacin - Ventas.

03. Cuentas por Cobrar y Pagar

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04. Compras y Pedidos.

05. Partes y Guas.

Sistema de Gestin Comercial

Como Codificar un Producto o Servicio

Mantenimiento/Productos Familias y Lneas /Mantenimiento de Productos (Ctrl-P)

Sistema de Gestin Comercial

Ejemplo de codificacin Alfanumrica o cdigos de barra. (CODIGOS CREADO POR EL USUARIO)

(CODIGOS DEL FABRICANTE)

Motocicleta Honda CGL 125 Motocicleta Honda Elite 125

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Un ejemplo de filtro de la familia Motocicletas Honda y la Lnea Motos Todo Terreno

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Como Crear Familias y Lneas

Como crear Marcas.

Mantenimiento/Productos Familias y Lneas /Marcas

Sistema de Gestin Comercial

Como crear Unidades de Medida.

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Sistema de Gestin Comercial

Como Consultar Precios y Stock

Sistema de Gestin Comercial

Como Actualizar los Costos y Precios

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Sistema de Gestin Comercial

Como crear Clientes

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Sistema de Gestin Comercial

Como crear Proveedores

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Como configurar datos de su empresa

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Definicin de Almacenes o Puntos de Venta